MØTEINNKALLING. Eventuelt forfall meldes til tlf eller Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Transkript

1 Skånland kommune MØTEINNKALLING Utvalg: Fellesnemnd Møtested: Rådhuset på Evenskjer. Møterom 101 Møtedato: Tid: 10:00-00:00 Eventuelt forfall meldes til tlf eller Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 10/18 18/285 GODKJENNING AV PROTOKOLL FELLESNEMNDA OG /18 17/988 POLITISK STRUKTUR - TJELDSUND /18 17/1002 ØKTE RESSURSER PLANLEGGING REVIDERING AV FELLESNEMNDAS BUDSJETT 13/18 18/283 INTERKOMMUNALT SAMARBEID TJELDSUND /18 18/287 REFERATSAKER FELLESNEMNDA /18 18/73 ORIENTERINGER/DRØFTINGER FELLESNEMNDA Evenskjer, Liv Kristin Johnsen leder

2 Sak 10/18 GODKJENNING AV PROTOKOLL FELLESNEMNDA OG Saksbehandler: Liv Marit Torbergsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 18/285 Saksnr.: Utvalg Møtedato 10/18 Fellesnemnd Innstilling: Protokoll fra møtene i fellesnemnda og godkjennes Vedlegg: Bakgrunn: Saksutredning: Konsekvens Tjeldsund 2020: Rådmannens vurdering: Side 2 av 18

3 Sak 11/18 POLITISK STRUKTUR - TJELDSUND 2020 Saksbehandler: Liv Marit Torbergsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 17/988 Saksnr.: Utvalg Møtedato 11/18 Fellesnemnd Innstilling: Vedlegg: Høringsutkast for politisk organisering av Tjeldsund Utkast rammevedtekter kommunedelsutvalg. Bakgrunn: Kommunestyrene vedtok i kommunestyremøter avholdt på Fjelldal samfunnshus henholdsvis sak 31/17 og 34/17 Kommunesammenslåing Skånland og Tjeldsund - Godkjenning av intensjonsavtale og valg av Fellesnemnd mv Fellesnemndas mandat: Fellesnemnda vil blant annet jobbe med å vedta politisk og administrativ organisering: Ta avgjørelse i valg av hovedmodell for den politiske organiseringen av den nye kommunen. Fellesnemnda nedsatte et arbeidsutvalg bestående av Liv Kristin Johnsen, Helene Berg Nilsen, Einar Aune og Ove Berg, med personlige varamedlemmer: Gunhill Andreassen, Odd Are Hansen, Christine Killie og Lill Grete Bakkland Arbeidsutvalget la fram sitt forslag til politisk hovedmodell for fellesnemnda i møte Fellesnemnda fattet følgende vedtak i sak 4/18: 1. Det vises til vedlagt høringsutkast fra arbeidsgruppa for politisk organisering av Tjeldsund Dokumentet legges ut til offentlig høring i to uker, samt til høringsbehandling i kommunestyrene i Tjeldsund og Skånland 3. Høringsuttalelsene fra kommunestyrene og allmenheten for øvrig legges fram for fellesnemnda i møtet 22. mars for endelig behandling. Saksutredning: Saka ble lagt ut til offentlig høring på begge kommunenes hjemmeside samt på Tjeldsund 2020 den 2. februar, med høringsfrist 19. februar slik at ev innspill kunne refereres i kommunestyrene. Ingen høringsspill innkommet. Utkastet ble behandlet i kommunestyrene i Tjeldsund og Skånland 20. februar. Side 3 av 18

4 Sak 11/18 Vedtak i KST Tjeldsund, sak 9/18 POLITISK ORGANISERING TJELDSUND HØRING Høringsutkastet tas til orientering med følgende endringer/tillegg: Punkt 3.6.1: Siste setning, «i saker som gjelder ungdom.» - fjernes. Punkt 3.6.2: Siste setning, «i saker som gjelder eldre.» - fjernes. Punkt 3.6.3: Siste setning, «i saker som gjelder personer med funksjonsnedsettelse» - fjernes. Politisk organisering kompletteres med planutvalg. Vedtak i KST Skånland, sak 8/18 POLITISK ORGANISERING TJELDSUND 2020 HØRING 1. Nye Tjeldsund kommune skal ha planutvalg. 2. Organisering prosess for utnevning av representanter og fastsetting av ansvarsområder / fullmakter vedrørende kommunedelsutvalg vedtas av kommunestyret i nye Tjeldsund kommune 3. Gjennomgående representasjon: Formannskapet 7 representanter Kontrollutvalget 2 representanter fra kommunestyret, 5 totalt Levekårsutvalget 5 representanter PSU: 2 representanter fra kommunestyret, 5 politisk oppnevnte representanter totalt Planutvalget 5 representanter Begge kommunestyrene ønsker planutvalg i tillegg til foreslått modell. Kommunestyret i Skånland foreslo i sitt punkt 3 fordeling av representanter i utvalgene, deri at foreslått levekårsutvalg reduseres fra 7 til 5 personer.. Arbeidsgruppas modell: Kommunestyret 21 representanter Kontrollutvalget 5 repr., 2 fra KST Formannskapet 7 representanter fra KST Økonomiutvalg, planutvalg, næringsutvalg, klientutvalg, klageutvalg, valgstyre Partssammensatt utvalg 5 politisk oppnevnte repr., fra KST. 2 ansatte repr. Levekårsutvalget: 7 representanter fra KST Side 4 av 18

5 Sak 11/18 Modell i henhold til vedtak i kommunestyret i Skånland, inklusive planutvalg som også er vedtatt av kommunestyret i Tjeldsund: Kommunestyret 21 representanter Kontrollutvalget 5 repr., 2 fra KST Formannskapet 7 representanter fra KST Økonomiutvalg, næringsutvalg, klientutvalg, klageutvalg, valgstyre Planutvalget 5 representanter fra KST Partssammensatt utvalg 5 politisk oppnevnte repr., derav 2 fra KST. 2 ansatte repr. Levekårsutvalget: 5 representanter fra KST Konsekvens Tjeldsund 2020: Fagutvalg også for fordypning i behandling av plansaker vil lette formannskapets arbeid. Man vil også på det området få representanter med økt kompetanse på området. Hvor stor arbeidsbelastning som gjenstår for formannskapet med både levekårs- og planutvalg har vi i dag ingen oversikt over, siden levekårsutvalg er et nytt utvalg. En røff gjennomgang av sakskartet for 2017 viser følgende fordeling av sakstyper dersom vi også hadde hatt et levekårsutvalg: Kommune Godkjenninger / referatsaker / orienteringssaker Levekårsutvalg (ferdigbeh. eller innstilling til KST) Planutvalg (ferdigbeh. eller innstilling til KST Formannskap som Økonomiutvalg, næringsutvalg, klientutvalg, klageutvalg, Skånland Tjeldsund Totalt I oversikten er det bare tatt med saker som ville blitt ferdigbehandlet i utvalgene eller der utvalgene innstiller til kommunestyret. Saker med økonomiske konsekvenser som ville gått videre fra utvalget til formannskapet for avgjørelse eller innstilling til kommunestyret er ført under formannskapet. Side 5 av 18

6 Sak 11/18 Godkjenninger / referatsaker og orienteringssaker gjøres for hvert møte og vil ikke medføre dobbel saksmengde. Også øvrige saker for utvalgene og formannskapet behandles i begge kommunene, slik at man heller ikke her kan benytte sum saker som resultat for arbeidsbelastningen. Tabellen er ment som en oversikt over fordeling av saker på det enkelte område. Økte kostnader i form av flere møter møtegodtgjørelser, tapt arbeidsfortjeneste mv FSK Skånland PLU Skånland FSK/PLU Tjeldsund Frekvens på møtene er avhengig av delegasjonsreglementet om delegasjonen fra nåværende administrasjon i Tjeldsund trekkes tilbake til nivå med Skånlands delegasjon kan det bli nesten månedlige møter. Om man beholder Tjeldsunds delegasjon vil det bli færre saker og færre møter, derav lengre behandlingstid. Dette er også et av punktene som rådmannen i Tjeldsund i sitt saksframlegg for kommunestyret trekker fram: Avslutningsvis vil rådmannen peke på intensjonsavtalens pkt. 2.3 c. Gode demokratiske prosesser tar ofte tid, og kan bety lengre beslutningsveier, økt tidsbruk, og ikke minst økte kostnader. Det velges her modeller utover de minimumsløsninger som loven krever, både mht. utvalg (levekårsutvalg og eventuelt planutvalg), økt antall representanter både i kommunestyret, formannskap, samt kommuneutvalgsråd. Dette har en kostnadsside som den nye kommunen må dekke. Rådmannens vurdering: Organisering av kommunedelsutvalgene funksjon og valg har kommunedelsutvalgene vært gjenstand for en del diskusjon. Arbeidsgruppa la fram et forslag med direktevalg av representantene samtidig som ordinært valg ble avholdt. Samtidig ønsket man en bredest mulig representasjon, slik at flest mulig av bygdene var representert. Kst. rådmann i Skånland hadde betenkeligheter for hvorvidt det ble en gunstig måte å gjennomføre valget på: Dette vil ha administrative og økonomiske konsekvenser knyttet til valggjennomføring. Forslaget sier at det skal utarbeides egne valglister hvor organisasjoner, lag, foreninger, interessegrupper og enkeltpersoner kan inngi forslag. Det forstås slik at det vil være et kommunalt organ (valgstyret?) som setter opp valglister. Kommunestyre- og vararepresentanter har ikke anledning til å være medlem i kommunedelsutvalgene. Det tas sikte på at man ved sammensetningen av utvalgene får en bred og representativ sammensetning. Det bør vurderes om kommunedelsutvalg bør velges som øvrige utvalg etter at kommunestyret er konstituert. Det vil si at kommunestyret oppnevner medlemmer i kommunedelsutvalg ut i fra en forutgående prosess tilsvarende den som arbeidsgruppa har beskrevet for valglistene. Dette vil også ivareta en bred og representativ sammensetning, uavhengig av valgdeltakelse etc. Man vil også da ha oversikt over kommunestyrerepresentanter og vararepresentanter. Et annet innspill er at det stort arbeidspress og mye som skal fases inn i forbindelse med sammenslåingen pr Et høyt ambisjonsnivå fra starten av den nye kommunen kan komplisere prosessen. Side 6 av 18

7 Sak 11/18 Kommunedelsutvalgene er vedtatt av begge kommunestyrene gjennom intensjonsavtalen. Prosjektrådmannen ser at man ved å følge rådmannen i Skånlands forslag om at kommunestyret oppnevner medlemmene i kommunedelsutvalgene bedre sikrer en geografisk bred representasjon i kommunedelsutvalgene enn man kan få til ved ordinære valg. Administrasjon av disse valgene ville også komme på toppen av første gjennomføring av valg til felles kommune, noe som ville bety et større arbeidspress og mer å ta høyde for ved gjennomføringen av valget. For neste periodes oppnevning vil erfaringer som høstes fra drift av og arbeid i utvalgene være førende for hvordan man organiserer valg til kommunedelsutvalg. Usikkerhet om kommunedelsutvalgenes mandat har også vært framme i debatten. Det er utarbeidet et forslag til rammevedtekter for kommunedelsutvalget etter mal fra Bodø kommune. Utkastet er ikke ferdig, det vil være naturlig at dette blir en del av arbeidet med å utarbeide forslag til politisk reglement, jfr. fellesnemndas mandat, men utkastet vedlegges for bedre å belyse rollen kommunedelsutvalgene skal ha. Prosjektrådmannen viser videre til arbeidsgruppas forslag samt kommunestyrenes vedtak i høringsrunden. Prosjektrådmannen fremmer ingen forslag til innstilling i saken. Side 7 av 18

8 Politisk organisering Tjeldsund 2020 Høringsutkast av Arbeids utvalg et for politisk organisering Tjeldsund 2020

9 Innhold 1. Innledning Gjeldende organisering: Rammer for organisering intensjonsavtalen og lovverket Framtidig organisering Hva skal særprege nye Tjeldsund - Hvordan bygge den nye kommunen? Formannskapet Kontrollutvalget Partssammensatt utvalg Levekårsutvalg Rådgivende organ Ungdomsråd Eldreråd Rådet for funksjonshemmede Aktivt lokaldemokrati / kommunedelsutvalg Kommunedelsutvalg Lokaldemokratiprosjektet Skisse til styringsmodell

10 1. Innledning Kommunestyrene i Skånland og Tjeldsund vedtok i kommunestyremøtene henholdsvis kstyresak 68/16 og 85/16 å slå seg sammen. Kommunestyrene vedtok i kommunestyremøter avholdt på Fjelldal samfunnshus henholdsvis sak 31/17 og 34/17 Kommunesammenslåing Skånland og Tjeldsund - Godkjenning av intensjonsavtale og valg av Fellesnem n d mv Fellesnemndas mandat: Fellesnemnda vil blant annet jobbe med å vedta politisk og administrativ organisering: Ta avgjørelse i valg av hovedmode ll for den politiske organiseringen av den nye kommunen. Ta avgjørelse i valg av hovedmodell for administrativ organisering, samt godkjenne detaljerte bemanningsplaner og tilsette lederstillinger i den nye kommunen. Fellesnemnda kan delegere tilsettingsmy ndighet til et eget ansettelsesutvalg for øvrige stillinger. Fellesnemnda opprettet arbeidsutvalg for arbeidet i sak 10/17 POLITISK ORGANISERING I NYE TJELDSUND: 1. Fellesnemnda vedtar å sette ned et arbeidsutvalg som får i oppdrag å gjennomgå dagens polit iske organisering i Tjeldsund og Skånland og fremme et forslag til helhetlig politisk struktur/organisering for nye Tjeldsund, basert på Intensjonsavtalens mål og intensjoner for lokaldemokrati. 2. Arbeidsutvalget består av de samme medlemmene som er valgt s om politiske representanter i PSU. Fungerende prosjektleder eller den han utpeker fungerer som sekretær for utvalget. 3. Arbeidsutvalget skal fremlegge sin anbefaling innen Medlemmer i uvalget har vært Medlem: Fra Tjeldsund Liv Kristin Johnsen Ove Berg Fra Skånland Helene Berg Nilsen Einar Aune Varamedlem: Gunhill Andreassen Lill Grete Bakkland Odd Are Hansen Christine Killie Dessuten prosjektrådmann Torbjørn Simonsen. Liv Marit Torbergsen har fungert som sekretær for utvalget. Fellesnemnda legger frem a r b e i d s u t v a l g e t s høringsutkast med forslag til prinsipper for overordnet politisk struktur og skisse for hvordan organiseringen skal være for nye Tjeldsund for kommunestyrene i Tjeldsund og Skånland. Etter at kommunestyrene i de to kommunene har behandlet saken, vil fellesnemnda få saken til ny behandling, slik at nemnda kan konkludere. 3

11 1.1. Gjeldende organisering: Kommunen e har i dag forskjellig politisk og administrativ organisering. Politisk organisering Tjeldsund kommune

12 Den størs te f orskjell en i politisk struktur er at Skånland valgt e å videreføre planutvalg et etter endring i Plan og bygningsloven (PBL) i 2008 selv om utvalget ikke lenger var lovpålagt. Planutvalget behandler saker etter PBL, jordloven, konsesjonsloven og skogbruk sloven. Tjeldsund valgte å la formannskapet behandle saker etter disse lovene. Utvikling i Plan - og bygningsloven PBL av 1985 Bygningsråd (lovpålagt organ for byggesaker). Behandling av søknader om byggetillatelse Kontroll med byggearbeider, besiktigelse. U tferdigelse ferdigattest PBL av 1992 Bygningsråd ikke lenger lovpålagt organ. Bygningsrådets oppgaver kan delegeres til rådmannen Planutvalg (lovpålagt organ for plansaker og dispensasjoner) PBL av 2008 Planutvalg ikke lenger lovpålagt organ. Planutvalg ets tidligere oppgaver kan ivaretas av formannskapet eller rådmannen (ikke prinsipielle saker, jf. kl 23) 5

13 2. Rammer for organisering intensjonsavtalen og lovverket I intensjonsavtalen som Tjeldsund og Skånland inngikk er det gitt noen premisser for politisk organisering nedfelt under to punkter i avtalen (punktene 2 og 7). Arbeidet tar utgangspunkt i disse føringene. Under punkt 7. Lokaldemokrati er følgende intensjoner nedfelt: Intensjoner og prinsipper for politisk organisering: Nytt ko mmunestyre skal ha 21 representanter Formannskap med 7 medlemmer En videre politisk organisering som gjør at samtlige kommunestyrerepresentanter skal være involvert i politisk arbeid. Det skal etableres organer for nærdemokrati med kommunedelsutvalg etter modell slik Harstad/Bjarkøy gjennomførte sammenslåingen. Politisk ledelse og styring skal være brukerorientert, og fokuserer på beslutninger av prinsipiell betydning. Politisk nivå har ansvar for strategisk utvikling av den nye kommunen. Intensjone ne for politisk organisering sikrer målsetting 2.3. Med unntak av formannskap, k ontrollutvalg og administrasjonsutvalg er ikke p olitiske utvalg under kommunestyret obligatorisk, jf. kommuneloven. Begrunnelsen for å ha utvalg er: - Behov for arbeidsdeling og spesialisering for de folkevalgte - Mulighet for bred og dyp deltakelse i pågående politiske beslutningsprosesser - Behov for raskere og grundigere behandling på spesifikke områder Lovpålagte organ: Etter kommuneloven Formannskap KL 8 (alle må sitte i komm unestyret) Kontrollutvalg KL 77(minst 1 må sitte i kommunestyret) Partssammensatt utvalg KL 25(kommunestyret selv velger kommunens representanter) Ny b estemmelse i kommuneloven 10 b, sannsynligvis fra 2019: Råd for eldre og personer med funksjonsnedse ttelse skal velges, jfr gjeldende lovverk i dag, råd for ungdom eller tilsvarende representasjonsordninger for ungdom kan opprettes Etter andre lover: Klageutvalg (forvaltningsloven) Valgstyre (valglova) Eldreråd (særlov)- lovhjemmel flyttes over til ko mmuneloven, tidspunkt for iverksettelse ikke vedtatt Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne (særlov) lovhjemmel flyttes over til kommuneloven, tidspunkt for iverksettelse ikke vedtatt 6

14 3. Framtidig organisering 3.1. Hva skal særprege nye Tjeldsund - Hvord an bygge den nye kommunen? Målsettinger i intensjonsavtalen: Den nye kommunen vil utnytte beliggenhet som ett av sine strategiske fortrinn. Den nye kommunen skal være det esentral foretrukne alternativet som bo -, arbeids - og service område mellom byene Narvik og igital H arstad. Skånland og Tjeldsund kommune har gode og desentraliserte tjenester i dag og disse ffektivt skal videreutvikles og profileres som tjenestetilbud positivt grunnlag og virkemiddel for økt bolyst og næringsetableringer i hele kommunen. lektrisk Den nye kommunen legger opp til høy g rad av brukermedvirkning og innbyggerinvolvering, og det skal utvikles gode kommunikasjonsstrategier rettet mot innbyggerne. Den nye kommunen skal prioritere digitale tjenester og e - kommunikasjon. Den nye kommunen vil i tiden frem til kommunene blir slått sammen fra starte samkjøring av kommunal planstrategi og kommunalt planverk. Intensjonsavtalens punkt viser hvordan målsettingen e foreløpig er konkretisert : 2.1 Yte gode tjenester til innbyggerne. a. Innbyggerne skal etter en sammenslåin g ha gode tjenester fra kommunen. Folkehelseperspektivet skal ligge til grunn for all aktivitet administrativt og politisk. b. Kommunale tjenester skal sikres gjennom tilstrekkelig kapasitet innenfor de ulike tjenesteområdene, relevant kompetanse med større fagmiljøer, god ledelse samt god internkontroll. c. Kommunens tjenester skal oppfattes som naturlig tilrettelagt, gjennom objektivitet, nærhet og felles identitet. d. Kommunens tjenester skal harmoniseres gjennom felles kvalitets - og tildelingskriterier/ stand arder. 2.2 Ha god tilgjengelighet til kommunen a. Nærhet til innbyggerne vil vektlegges. Innbyggerne skal oppleve et eierskap til den nye kommunen (legitimitet), få god service og det skal være korte beslutningsveier/ - linjer. b. Tilgjengelighet vil i framt iden ha et annet innhold på grunnlag av teknologiske tjenester enn det som er i dag. Digitalisering blir et prioritert satsningsområde. c. Eksisterende bygningsmasse/infrastruktur skal utnyttes, hvilket innebærer at design og struktur på kommunens tjenester og funksjoner skal tilpasses dette. 7

15 d. Desentraliserte tjenester skal videreføres. 2.3 Ha et levende lokaldemokrati a. Høy politisk deltakelse med et aktivt lokaldemokrati og tydelige medvirkningsorganer, herunder å etablere 4 kommunedelsutvalg (ref Harstad/ Bjarkøy). b. Sikre innbyggerne god og reell innflytelse via valg. c. Korte beslutningsveier. d. Utvikle gode systemer og kulturer for innbyggerdeltakelse og brukermedvirkning. e. Sikre for et godt engasjement blant innbyggerne rundt kommune og lokalpolitikk. 2.4 Skape vekst og utvikling a. Sikre en god og hensiktsmessig kommunikasjon internt i kommunen. b. Legge til rette for bærekraftig utvikling og vekst i hele kommunen for å opprettholde bosetting og sikre arbeidsplasser og kompetanse. c. Legge til rette for spredt boligbygging i den nye kommunen. Tilrettelegging av kommunale tomtefelt må tilpasses og skje i forhold til vekst i næring/virksomheter og etterspørsel generelt. 2.5 Ha økonomisk sunn drift a. Effektiviseringsgevinster som oppstår når to kommuner blir til e n skal benyttes til å gi bedre tjenester for innbyggerne, samt legge til rette for vekst og utvikling. b. Organisering og dimensjonering av de kommunale tjenestene skal skje innenfor den til enhver tid disponible økonomiske ramme. c. Skånland og Tjeldsund skal i fellesskap gjennomgå økonomiplanene med sikte på å omforene og gjennomføre hensiktsmessige investeringer som den nye kommunen kan bygge videre på. For å oppfylle målsettingene må vi bla: Utfordre organisasjonen, tørre og tenke nye tanker Bygge fleksib el løsninger Samfunns - og bygdeutvikling i hele kommunen Synliggjøre for innbyggerne i hele kommunen - at de får bedre løsninger i en større kommune Saksbehandle / utrede der innbyggerne er, og hvor produksjonen skjer saksbehandlerne drar ut og møter f olk, innbyggerne slipper å kaste bort tid på reisevei. Saksbehandling preges av at saksbehandlerne ser muligheter og veileder dem som søker om tjenester / tillatelser til å omformulere søknaden slik at den kommer innefor regleverk og gitte dispensasjoner i stedet for å innstille på avslag på søknaden. Samhandling og brukerdeltakelse Desentralisert kommune struktur der tjenester og tilbud er der folk bor. P olitisk og administrativ organisering må tilpasses for å gjør e det mulig. Hvilke premisser bør Tjeldsund kommunes politiske organisering bygges på fra for å nå vår visjon? 8

16 1. V idereføre / - utvikle Tjeldsund kommunes politiske struktur / organisering? 2. V idereføre / - utvikle Skånland kommunes pol itiske struktur / organisering? 3. En alternativ organi sering som tar opp i seg og er rigget til å møte den utviklingen vi ser komme og som ivaretar de intensjoner som kommunestyrene har lagt i Intensjonsavtalen? A r b e i d s u t v a l g e t legger fram et forslag som ta r utgangspunkt i tilnærming 3 av flere grunner : 1. Samfunn sutviklingen som Tjeldsund selv utgjør, kombinert med en besluttet og planlagt utbygging i næringsliv og offentlige arbeidsplasser og en storstilt utbygging av infrastruktur i regionen, øker behovet for en koordinert og helhetlig politisk styring innen øko nomi, planlegging, næring og utvikling. Det nødvendig å legge forholdene til rette for at formannskapet kan være det styrings - og samfunnsutviklingsorgan et som formannskapet bør og skal v ære. Formannskapet får dermed rollen som økonomiutvalg, planutvalg, n æringsutvalg, klientutvalg, klageutvalg og valgstyre. 2. Arbeidsutvalget ser behovet for et nytt fagpolitisk organ levekårsutvalg. Utfordringene vi skal møte er store og kompliserte innenfor folkehelse, oppvekst, tidlig innsats og forebygging tidlig i livsløp et. I nnenfor helseområdet skal en betydelig økning av eldre ivaretas. Det vil da være nyttig å være politisk rigget slik at helhetlig og tverrfaglig innsats og tjenester kan møte en politisk arena som er tettere på og tidlig i politiske beslutningsprosesse r. Et levekårsutvalg vil kunne avlaste formannskapet og kommunestyret. 3. Synliggjøre og tydeliggjøre de rådgivende organene, der ungdomsråd/ungdommens kommunestyre, i tillegg til eldreråd og råd for funksjonshemmede fortsatt har direktelinje inn i kommune styret med møte -, tale - og forslagsrett.. 4. U tvikling av nærdemokratiet var et av premissene i intensjonsavtalen. Kommunedelsutvalgene vil kunne utgjøre viktige roller som høringsorganer på hele det kommunale samfunnsoppdraget og tjenestespekteret. Kommuned elsutvalgene vil også kunne være viktig e som rekrutteringsa r ena for politisk deltakelse og engasjement. Nye Tjeldsund har utvikling av hele kommunen i fokus og kommunedelsutvalgene vil være særdeles viktig in n enfor steds - og nærmiljøutviklingen Forman nskapet I henhold til intensjonsavtalen skal formannskapet i Tjeldsund 2020 ha 7 medlemmer. Arbeidsutvalget foreslår at f ormannskapet fungerer som planutvalg etter PBLs 3-3, som i dagens Tjeldsund. Bygningsråd/planutvalg har ikke vært lovpålagt etter at Plan og bygningsloven ble endret i 1992 / 2008, og mange kommune r har som Tjeldsund valgt å la formannskapet fylle rollen som planutvalg. Arbeidsutvalget ser fordelen med at formannskapet gis et samlet ansvar for alle plansaker som behandles etter plan - og by gningsloven. Dette gjelder ikke bare kommunal planstrategi og den overordnede kommuneplanen samfunnsdel og arealdel, men også 9

17 kommunedelplaner og juridisk bindende reguleringsplaner (områdereguleringer og detaljreguleringer). I sin vurdering har Arbeidsutvalget lagt vekt på muligheten dette gir for økt samordning og styringskraft for formannskapet som organ. Med i vurderingen er det også lagt vekt på at mange arealplaner har en ikke ubetydelig økonomisk side som bør ivaretas av formannskapet som har et lovpå lagt ansvar for kommunens samlede økonomi. Formannskapet vil da være kommunestyrets økonomiutvalg, planutvalg, næringsutvalg, klientutvalg, klageutvalg og valgstyre. Man vil få et uvalg med et helhetlig ansvar for strategisk planlegging for utvikling av T jeldsund for framtida, og som behandler saker som vedrører økonomi, plan, utvikling, næring, og innstiller til KST. Ved at formannskapet kan benytte de verktøy som ligger i ansvar for økonomi, plan og næring har de mulighet for å være et strategisk og fra mtidsrettet utvalg. Det vil styrke mulighetene for å oppfylle intensjonsavtalens målsettinger om å utnytte beliggenhet som et t av sine strategiske fortrinn for å gjøre den nye kommunen til det foretrukne alternativet som bo -, arbeids - og service område me llom byene Narvik og Harstad Kontrollutvalget Kontrollutvalg skal forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på kommunestyrets vegne. Kontrollutvalget er lovpålagt, jfr kommunelovens 77. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyre t velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Utvalgets leder har møte - og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. Tjeldsund kommune har i dag tre medlemmer som fastsatt i lovens minstenorm, Skånland kommune har fra 2015 hatt 5 medlemmer. Intensjonsavtalen bygger på at kontrollutvalget i Tjeldsund 2020 skal ha 5 medlemmer. Arbeidsutvalget anbefaler at 2 av dem velges blant kommunestyrets medlemmer Partssammensatt utvalg Partssammensatt utvalg (PSU)/ administrasjonsutvalg opprettes av kommunestyret i medhold av kommuneloven 25, jf. Hovedavtalen del B 4, og behandler saker som gjelder forholdet mell om kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Fellesnemnda opprettet eget PSU i sak 2/17 og vedtok reglement for utvalget i sak 8/17. Tjeldsunds administrasjonsutvalg består av formannskapets 5 medlemmer samt 2 medlemmer fra arbeidstakersiden. Skånlands ad ministrasjonsutvalg har 5 medlemmer fra kommunestyret samt 2 representanter fra de ansatte. De ansattes medlemmer utpekes av og blant de ansattes organisasjoner i henhold til hovedavtalens bestemme lser. De politisk oppnevnte representantene er valgt for he le valgperioden. Arbeidsutvalget anbefaler hovedtrekkene for PSUs arbeidsområde videreføres : Utvalget skal foreslå og behandle overordnende retningslinjer for kommunens personalpolitikk. Eksempler kan være tiltak for likestilling og inkluderende arbeidsliv, o g kvalitets -, fornyings - og utviklingstiltak i kommunen. Utvalget skal også behandle reglementer innenfor personalområdet, og behandle enkeltsaker av prinsipiell karakter. 10

18 Arbeidsutvalget anbefaler at PSU skal ha 5 politisk valgte representanter fra kommunest yret, samt at 2 medlemmer utpekes av og blant de ansattes organisasjoner i henhold til hovedavtalens bestemmel ser Levekårsutvalg Målsettingene i intensjonsavtalen framhever at Skånland og Tjeldsund kommune har gode og desentraliserte tjenester i dag og d isse skal videreutvikles og profileres som positivt grunnlag og virkemiddel for økt bolyst og næringsetableringer i hele kommunen. For å videreutvikle våre desentraliserte tjenester, samt ha ansvar for driften av eksisterende tjenester anbefaler Arbeidsutvalget at man oppretter et nytt utvalg - levekårsutvalget. «Kommunestyret kan selv opprette faste utvalg for kommunale formål eller for deler av den kommunale virksomhet. Slike utvalg skal ha minst tre medlemmer.» (kommuneloven 10 nr.1) «Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv området for de faste utvalgs virksomhet. Slike utvalg kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov.» (kommuneloven 10 nr.2). L evekårsutvalg et kan avlaste formannskap og kommunestyre i saker som angår folkehelse, barnehage, skole, helse, helse - og omsorg, sosialtjeneste og kultur. Et eget utvalg for å håndtere driften av tjenestene gir større mulighet til fordypning i og grundig behandling av saker som vedrører områdene, noe som vil være en n ødvendighet for å iverksette tiltak for å bedre oppvekstvilkår for barn og unge samt møte utviklingen med en stadig eldre befolkning. Arbeidsoppgaver for det nye utvalget kan bla være: være ansvarlig for tjenesteutvikling, samordning og planlegging av dr ift og forvaltning innen virksomhetsområdene folkehelse, skole, barnehage og kultur samt forebyggende, kurativt og rehabiliterende arbeid for fagenhetene helse, helse - og omsorg og sosial. legge forholdene til rette for kulturelle aktiviteter, friluftsliv og ivaretaking av kulturminner i kommunen. ha koordinerende ansvar for saker som behandles i eldreråd, rådet for funksjonshemmede, overformynderiet og andre råd, utvalg og stiftelser innenfor utvalgets ansvarsområde Utvalget bør ha beslutningsmyndighet innenfor budsjettet s rammer for overstående sektorer, samt innstille til kommunestyret i sa ker innenfor eget ansvarsområde og til formannskapet i saker som innebærer økonomiske konsekvenser. Arbeidsutvalget anbefaler at utvalget har 7 medlemmer, valgt blant kommunestyrets representanter 11

19 3.6. Rådgivende organ N y pargraf i kommuneloven, tilføyd ved lov 16 juni 2017 nr. 62 (ikr. fra den tid Kongen bestemmer) vil være styrende for lovpålagte, rådgivende organ. Vedtatt, ikke ikrafttrådt paragraf lyder som følger: 10 b. Råd for eldre, personer med funksjonsnedsettelse og ungdom 1. Kommunestyret og fylkestinget skal selv velge et eldreråd og et råd for personer med funksjonsnedsettelse. Flertallet av medlemmene i e ldrerådet skal på valgtidspunktet ha fylt 60 år. 2. Kommunestyret eller fylkestinget kan selv velge et ungdomsråd. Ungdomsrådet skal ha en valgperiode på inntil to år. Medlemmene i ungdomsrådet skal på valgtidspunktet ikke ha fylt 19 år. 3. Rådene er rådgivende organer for kommunen eller fylkeskommunen og har rett til å uttale seg i saker som gjelder henholdsvis eldre, personer med funksjonsnedsettelse og ungdom. 4. Kommunestyret eller fylkestinget kan selv etablere en annen medvirkningsordning for ungdom enn et ung domsråd. Andre ledd andre og tredje punktum og tredje ledd gjelder tilsvarende for funksjonstiden og oppgavene til en slik annen medvirkningsordning og valgperioden for representanter til ordningen. 5. Departementet gir forskrift om oppgaver, organisering og saksbehandling for rådene og en annen medvirkningsordning for ungdom Ungdomsråd Tjeldsund kommune har ungdomsråd med 2 representanter med møte - og talerett i kommunestyret. Ungdomsrådet har 7 faste medlemmer og 2 varamedlemmer. Barne - og ungdomslederen i kommunen er veileder for ungdomsrådet. Veilederen kaller inn til møter. Det gjennomføres faste møter i forkant av hvert kommunestyremøte og i tillegg har rådet møter som er tilknyttet prosjekter og arrangementer. Skånland kommune har hatt ungdomsråd, m en det er ikke lenger aktivt. Ordningen fungerer godt i Tjeldsund, og anbefales videreført dersom det ikke framkommer nye former for medvirkningsordninger gjennom lokaldemokratiprosjektet. Ungdomsrådets representanter har møte -, tale - og forslagsrett i ko mmunestyret i saker som gjelder ungdom Eldreråd Skånland kommune har et eldreråd med en representant fra hver pensjonistforening, samt en representant oppnevnt av kommunestyret, totalt 5 representanter. Ordfører er representant oppnevnt av kommunestyret, og gir nødvendig politisk forankring. Eldrerådet s leder/representant for eldrerådet har møte, tale og forslagsrett i kommunestyret. Eldrerådet i Tjeldsund har 5 faste medlemmer med varamedlemmer. Ordfører + 1 medlem + 3 medlemmer fra pensjonistforeninger/t ilsvarende fora. Eldrerådet har møte - og talerett. Rådet er lovpålagt. Det anbefales at eldrerådet utvides med t re medlemmer, totalt 8, slik at alle pensjonistforeningene kan bære representert, og videreføres med møte -, tale - og forslagsrett i kommunestyre t i saker som gjelder eldre. 12

20 Rådet for funksjonshemmede Skånland kommune har 3 medlemmer i Rådet for funksjonshemmede, to politisk oppnevnte og en fra NFPU. Tjeldsund har felles råd med Evenes, hvorav to representanter fra Tjeldsund. Tjeldsund kommune har 2 medlemmer i rådet for funksjonshemmede. Rådet for funksjonshemmede s leder/representant for rådet har møte, tale og forslagsrett i kommunestyret i Skånland, møte og talerett i Tjeldsund. Rådet er lovpålagt. Det anbefales at rådet for funksjonshemmede utvi des med to medlemmer, 4 politisk oppnevnte representanter og 1 representant fra brukerforeninger, totalt 5 medlemmer. Også i Rådet for funksjo nshemmede bør ordføreren være et av medlemmene. Ordningen med møte -, tale - og forslagsrett i kommunestyret i saker som gjelder personer med funksjonsnedsettelse videreføres Aktivt lokaldemokrati / kommunedelsutvalg I henhold til intensjonsavtalens punkt 2.3 skal Tjeldsund 2020 ha a) Høy politisk deltakelse med et aktivt lokaldemokrati og tydelige medvirkningsorganer, he runder å etablere 4 kommunedelsutvalg (ref Harstad/Bjarkøy). b) Sikre innbyggerne god og reell innflytelse via valg. c) Korte beslutningsveier. d) Utvikle gode systemer og kulturer for innbyggerdeltakelse og brukermedvirkning. e) Sikre for et godt engasjement blant in nbyggerne rundt kommune og lokalpolitikk Kommunedelsutvalg I avtalen ligger det at nye nærdemokratiske ordninger skal etableres for å styrke lokaldemokratiet og sikre lokal påvirkning av innbyggere i deres bo - område. Opprettelse av kommunedelsutvalg kan bidra til: Opprettholde nærheten til politiske beslutningstakere Økt deltakelse Bedre lokalt tilpassede beslutninger Fremme stedstilknytning og lokal identitet Utforme et styringssystem som kobler mellom nærdemokratiske ordninger og kommunestyret Kommune delsutvalgene kan navngis etter skolekretsene; Ramsund, Kongsvik, Skånland. I Tjeldsund nord vil det være to skolekretser Grov og Sandstrand, der begge inngår i navnet: Grov/Sandstrand. Representantene for kommunedelsutvalget velges for 4 år av gangen og følger kommunevalget. Representantener direktevalgte, med like mange varamedlemmer i rekkefølge. Valgbar er alle personer over 18 år med bostedsadresse innenfor gjeldende kommunedel og som har bekreftet at de stiller til valg Det utarbeides egne valg lister hvor organisasjoner, lag, foreninger, interessegrupper og enkeltpersoner kan inngi forslag. Listene legges ut i valglokalene i kretsen det enkelte kommunedelsutvalget har. Alle listene legges ut i lokaler der det foregår sentral forhåndsstemming. Ve d lokal forhåndsstemming medbringes kun listene for gjeldende krets. 13

21 Det tas sikte på at man ved sammensetning av utvalgene får en bred representasjon fra alle / de fleste bygdene i kretsen. Ved stemmelikhet foretas loddtrekning. H vert kommunedelsutvalg har 5 medlemmer. Kommunestyre - og vararepresentanter har ikke anledning til å være medlem i kommunedelsutvalgene. Kommunedelsutvalgene skal bidra til en helhetlig og koordinert samfunnsutvikling i nye Tjeldsund Hvilke oppgaver kan kommunedelsutvalget h a? Høringsinstans (rådgivende) Uttalelse/medvirkning tidligst mulig i en utrednings - /arbeidsprosess for plansaker og andre saker som spesielt berører kommunedelsutvalgets område Ivareta og fremme lokalområdets interesser overfor kommunens politiske organe r. Være kontaktledd mellom den kommunale forvaltning og lokalmiljøet. Samfunnsutvikling utarbeide strategier og foreslå organi sering for å bedre tjenestene, søke prosjektmidler til utvikling av lokalsamfunnet, etablere prosjekter. (initierende) Ordninge n må evalueres jevnlig og videreutvikles. Suksesskriterier / forutsetninger: o Forankring og kobling til det representative demokratiet (folkevalgte; kommunestyre, formannskap og levekårsutvalg) o Tydelig ansvar og myndighet og ressurser til å forestå oppgave ne o Ressurser: m øtelokaler og sekretærressurs med rett kompetanse o Tydelige forventninger og rolleavklaringer o Deltakelse må ha en effekt og synliggjøres o Saker må være relevante for innbyggerne o Mange og åpne kanaler for kommunikasjon og medvirkning o Identitet: lokal stedsidentitet, o Stedsanalyse som utgangspunkt for rekruttering og arbeidsplaner o Samtidig ikke bidra til segmentering av gamle mønstre Kommuneutvalgsråd: Sammensatt av ledere i hvert kommunedelsutvalg, samt ordfører og rådmann en eller den han bem yndiger. Nestlederne er vararepresentant. Kommuneutvalgsrådet er en arena for utveksling av erfaringer, samordning og idemyldring. Rådet har møte minimum 2 ganger årlig, og ellers ved behov. Rådets medlemmer har møte og talerett i kommunestyret i henhold til reglementet. Rådet har ikke myndighet til å sile saker fra kommunedelsutvalgene. 14

22 Lokaldemokratiprosjektet Fellesnemnda vedtok høsten 2017 å søke Kommunal - og moderniseringsdepartementet (KMD) om deltakelse i «Prosjekt fornyelse og utvikling av lokalde mokratiet». Nye Tjeldsunds lokaldemokratiprosjekt skal være rettet mot ungdom og medvirkning i lokaldemokratiet herunder etablering av ungdommens kommunestyre, ungdomsråd og digitalisering av kommunikasjonsformer og kommunikasjonsplattformer i et fremtidsp erspektiv. KMD har godkjent prosjektet og gitt kr i prosjektstøtte til gjennomføringen. Prosjektgruppe er nedsatt og er nå i oppstartfasen. Prosjektgruppen består av barne - og ungdomsleder Tjeldsund Linn - Eva Sæther, kultur - og folkehelsekoordinator Tjeldsund Silje Elvenes Liseth, kultur - og folkehelsekoordinator Skånland Janne Johansen og fagsjef for oppvekst Skånland Trude Hagland. Gruppen skal utvides med ungdomsrepresentanter og representanter fra Fellesnemnda. Prosjektgruppen har gitt prosjektet følgende navn «Lokaldemokrati UNG». Prosjektet skal være en del av hovedprosjektet som går på å styrke lokaldemokratiet. Målet med dette prosjektet er å få ungdommens syn og perspektiver inn i kommunens samfunnsutvikling og drift, og dette vil være en sto r styrke i fremtidens nye Tjeldsund. Det er overensstemmende med Intensjonsavtalens føringer. Prosjektgruppen ser og muligheten for å knytte ungdomsrådet opp mot kommunedelsutvalgene. 15

23 4. Skisse til styringsmodell Intensjonsavtalen legger føringer for at al le 21 representantene skal være involvert i politisk arbeid. Politisk organisering Styrende organ Rådgivende organ Kommunestyret 21 representanter Eldrer åd Kontrollutvalg 5 repr., 2 fra KST Formannskapet 7 representanter Økonomiutvalg, planutvalg, næringsutvalg, klientutvalg, klageutvalg, valgstyre Råd for funksjonshemmede Ungdomsråd Ungdommens kommunestyre Partssammensatt utvalg representanter AMU Levekårsutvalg 7 representanter Nærdemokratiske organer (også rådgivende) Kommuneutvalgsråd Kommunedelsutvalg Kongsvik Kommunedelsutvalg Ramsund Kommunedelsutvalg Evenskjer Kommunedelsutvalg Grov/ Sandstrand Arbeidsutvalget s høring sutkast gjelder bare hovedstrukturen i den nye kommunen. Det vil bli opprettet et påfølgende politisk delprosjekt som skal jobbe videre med politisk organisering, basert på den vedtatte hovedstrukturen. Dette prosjektet skal blant annet utrede følgende for hold: 16

24 - Reglementer, herunder godtgjøringsreglement - Øvrig utvalgs - og nemndsstruktur - Delegasjon av myndighet - Forberedelser til kommunestyrevalget

25 Rammevedtekter for kommunedelsutvalg i Tjeldsund kommune Rammevedtektene vedtatt i kommunestyret i Tjeldsund i møte..-, sak Kommunedelsutvalget skal ta vare på interessene til innbyggerne i en sak som er viktig for lokalmiljøet. Det kan for eksempel være saker som omfatter bosetning, samferdsel og næringsutvikling. Utvalgene skal være bindeledd mellom den kommunale forvaltningen og innbyggerne. De skal også ta initiativ til egne saker. Alle personer over 18 år med bostedsadresse innenfor det aktuelle nærområdet kan velges. Medlemmene velges for 4 år av gangen ved kommunevalget. Lag, foreninger og enkeltpersoner kan komme med forslag på kandidater. RAMMEVEDTEKTER FOR KOMMUNEDELSUTVALG 1 Forankring Kommunedelsutvalgene opprettes med hjemmel i kommune lovens Myndighet og rolle Kommunedelsutvalget er et initierende og rådgivende organ for administrasjon og øvrige politiske organer i Tjeldsund kommune, slik at endelige beslutninger kan fattes på et best mulig grunnlag. Kommu nedelsutvalget er ikke eget forvaltningsorgan og kan derfor ikke delegeres beslutningsmyndighet. For øvrig kan kommunestyretillegge kommunedelsutvalgene oppgaver eller myndighet etter nærmere vurdering. 3 Arbeidsområder Lokalutvalgets viktigste arbeid sområder er: Uttalelse/medvirkning tidligst mulig i en utrednings -/arbeidsprosess for p lansaker og andre saker som spesielt berører kommunedelsutvalgets område Ivareta og fremme lokalområdets interesser overfor kommunens politiske organer. Være kontaktle dd mellom den kommunale forvaltning og lokalmiljøet. Utarbeide strategier og fremme forslag til utvikling av lokalmiljøet på områder som: Bosetting, oppvekstmiljø, helse, omsorg, arealdisponering, kommunikasjon, service, sysselsetting, næringsutvikling, - og på øvrige områder av interesse for lokalbefolkningen. Nye driftstiltak, prosjekter og investeringer skal godkjennes og forankres i kommunens økonomiplaner og godkjennes av kommunestyret. 4 Sammensetning, valg og valgordning Antall medlemmer i kommu nedelsutvalget ses i forhold til folketallet i det aktuelle kommunedelsutvalget. Representantene er direktevalg te, med like mange varamedlemmer i rekkefølge. Valgbar er alle personer over 18 år med bostedsadresse innenfor gjeldende kommunedel og som har bekreftet at de stiller til valg Det utarbeides egne valglister hvor organisasjoner, lag, foreninger, interessegrupper og enkeltpersoner kan inngi forslag. Ved stemmelikhet foretas loddtrekning. Rådmannen tilrettelegger for sekretærfunksjon og foretar de t praktiske i forbindelse med listeforslag, varsling av kandidater og gjennomføring av valget generelt. Kommunedelsutvalget forestår valgoppgjør og kandidatkåring. Funksjonstid følger kommunevalgperioden.

26 Leder og nestleder i kommuneutvalgene danner et ko mmuneutvalgsråd som jobber opp mot ordfører for samordning av tiltak / aktiviteter og informasjonsutveksling 5 Konstituering representasjon Kommunedelsutvalget kan gi andre instanser møte - og talerett. Kommunedelsutvalget innkalles når leder eller min st 3 av medlemmene krever det. Utvalget er beslutningsdyktig når minimum 4 av utvalgets medlemmer er til stede. 6 Administrasjon Rådmannen stiller med sekretærressurs for å ivareta øvrig e administrative oppgaver tilknyttet kommunedelsutvalget. Rådmannen ivaretar arbeidsgiveransvaret og er koordinerende ledd for kommunedelsutvalgene. 7 Kommuneutvalgsråd Ledere i hvert kommunedelsutvalg utgjør et kommuneutvalgsråd f or utveksling av erf aringer, samordning og idemyld ring. Det skal 2 ganger årlig eller ved behov avholdes kontaktmøter med ordfører, rådmann og kommunal sjefe r. 8 Godtgjørelse Valgte medlemmer av kommunedelsutvalgene ytes møtegodtgjørelse i h.h.t. godtgjøringsreglementer og får dekket sine utgifter etter kommunalt regulativ. 9 Rapportering, taletid Kommunedelsutvalgene utarbeider årsmeldinger som legges fram for kommunestyretil orientering. Kommunedel sutvalgslederne har møte og talerett i formannskap, der de kan gi inns pill og kommentarer til saker relevante for sine utvalg og som skal opp til behandling i møtet. Ønsker meldes minst to dager før møte t til ordfører / leder eller sekretær. Kommunedelsutvalgslederne gis også mø te - og talerett i kommunestyret. Ønsket om å delta meldes minst to dager før møte til ordfører eller formannskapssekretær. I tillegg er kommunedelsutvalgene invitert til en årlig presenta sjon av sitt arbeid i kommunestyret. 10 Endring av vedtekter Disse vedtekter gjelder fra kommunestyret s vedtaksdato. Endringer kan kun gjøres av kommunestyret i eget vedtak.

27 Sak 12/18 ØKTE RESSURSER PLANLEGGING REVIDERING AV FELLESNEMNDAS BUDSJETT Saksbehandler: Torbjørn Simonsen Arkiv: 150 Arkivsaksnr.: 17/1002 Saksnr.: Utvalg Møtedato 12/18 Fellesnemnd Innstilling: Fellesnemnda vedtar revidert budsjett slik det foreligger: Budsjett engangskostnader Sum Fellesnemnd Partssammensatt utvalg Fellesnemnd kirkelig fellesråd Prosjektledelse Prosjektmedarbeidere/-organisasjon Prosjekt videregående skole Prosjektkostnader drift/utviklingstiltak Finansiering planleggerstilling Frikjøp kommunene Frikjøp tillitsvalgte Sum Midler til engangskostnader Til Fellesnemndas disp Vedlegg: Formannskapet i Skånlands vedtak sak 28/18. Bakgrunn/saksutredning: Det er etablert en felles forståelse i Fellesnemnda om at Skånland og Tjeldsund må gjøre felles grep om planleggingsarbeidet og prioritere ressurser inn mot dette arbeidet. Dette fremkom spesielt på samlingen Fellesnemnda hadde og som Fylkesmannen også særskilt påpekte Tjeldsund 2020 måtte fokusere på. Prosjektrådmannen har i møte med ordførere, rådmenn og planansvarlige skapt fellesskap om å prioritere et eget prosjekt «Operasjon planlegging». Tilførsel av kompetanse og kapasitet er nødvendig, og det gjøres i disse dager tilsettinger av planleggere i begge kommunene. Prosjektrådmannen initierte en mulighet for å delfinansiere denne satsningen gjennom bruk av tilførte midler til engangskostnader for kommunesammenslåingen. Side 8 av 18

28 Sak 12/18 På bakgrunn av dette fattet Skånland formannskap vedtak som følger: 1. I forbindelse med arbeidsoppgaver knyttet til Tjeldsund 2020, styrkes planleggingsressurser med 1,0 årsverk. 2. Stillingen forutsettes finansiert gjennom frikjøpsressurser fellesnemda. 3. Vedtak er fattet i medhold av delegert hastekompetanse Rådmannens vurdering: Prosjektrådmannen fremlegger med henvisning til ovennevnte revidert budsjett for Tjeldsund 2020 hvor det avsettes midler til planleggerstilling og anbefaler Fellesnemnda å gjøre følgende vedtak: Fellesnemnda vedtar revidert budsjett slik det foreligger: Budsjett engangskostnader Sum Fellesnemnd Partssammensatt utvalg Fellesnemnd kirkelig fellesråd Prosjektledelse Prosjektmedarbeidere/-organisasjon Prosjekt videregående skole Prosjektkostnader drift/utviklingstiltak Finansiering planleggerstilling Frikjøp kommunene Frikjøp tillitsvalgte Sum Midler til engangskostnader Til Fellesnemndas disp Side 9 av 18

29 Saksprotokoll Utvalg: FORMANNSKAPET Møtedato: Sak: 28/18 Resultat: Innstilling vedtatt Arkivsak: 18/249 Tittel: SAKSPROTOKOLL - ØKTE RESSURSER PLANLEGGING Behandling: Ny sak framlagt i møtet. Formannskapet vedtok å behandle saken. Prosjektrådmann Torbjørn Simonsen orienterte om saka. Innstillinga enstemmig vedtatt Vedtak: 1. I forbindelse med arbeidsoppgaver knyttet til Tjeldsund 2020, styrkes planleggingsressurser med 1,0 årsverk. 2. Stillingen forutsettes finansiert gjennom frikjøpsressurser fellesnemda. 3. Vedtak er fattet i medhold av delegert hastekompetanse. Postadresse: Besøksadresse: Pb 240 Telefon: EVENSKJER EVENSKJER Telefaks:

30 Sak 13/18 INTERKOMMUNALT SAMARBEID TJELDSUND 2020 Saksbehandler: Torbjørn Simonsen Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 18/283 Saksnr.: Utvalg Møtedato 13/18 Fellesnemnd Innstilling: 1. Fellesnemnda viser til pågående prosess og vurderinger av hvilke samarbeidsløsninger Tjeldsund har behov for fra Fellesnemnda anmoder Tjeldsund og Skånland kommuner om å si opp alle samarbeidsavtaler med Evenes kommune, hvor personell inngår, samt gjennomføre personaloppfølging der dette blir nødvendig og er i hht inngåtte avtaler. Dette gjelder for følgende avtaler som Tjeldsund kommune har med Evenes kommune: Skatt og økonomi, Plan og utvikling, Bostøtte. Dette gjelder for følgende avtaler som Tjeldsund og Skånland kommuner har med Evenes kommune: ETS medisinske senter, ETS barnevern, ETS fysioterapi, ETS kulturskole, ETS kommunefysioterapeut, ETS ruskoordinator, ETS SLT-koordinator, ETS kreftsykepleier og ETS jordmortjeneste. 3. Fellesnemnda inviterer Evenes med på følgende samarbeidsløsninger og ber prosjektrådmannen ta initiativ til å etablere følgende avtaler med Evenes: Vertskommuneavtale om Helsetjenester. I avtalen inngår fysioterapitjenester (avtalehjemler), kommunefysioterapeut, kreftsykepleier, helsesøster-/helsestasjon, jordmortjeneste, kommunepsykolog og legetjenester. Tjeldsund er vertskommune. Vertskommuneavtale om barnevern. Avtalen forutsetter at tjenesten flyttes til Tjeldsund kommune og at Tjeldsund overtar vertskommuneansvaret. Vertskommuneavtale om NAV. Jf igangsatt prosjekt etableres felles NAV-kontor. NAV-kontoret lokaliseres til Tjeldsund og Tjeldsund er vertskommune. Vertskommuneavtalen skal beskrive hvordan partnerskapet skal involvere begge kommunene, oppgaver som skal inngå mv. Vertskommuneavtale om skatt og arbeidsgiverkontroll. Avtalen forutsetter at tjenesten er lokalisert i Tjeldsund som i dag og at Tjeldsund kommune er vertskommune. Vertskommuneavtale om kulturskole. Avtalen forutsetter at tjenesten er lokalisert i Tjeldsund (Skånland) som i dag og at Tjeldsund kommune overtar vertskommuneansvaret. Tjenesteavtale innen byggesak og oppmåling. Avtale etableres som en tjenestekjøpsavtale hvor Tjeldsund ansetter/holder kompetanse og kapasitet innen byggesaksbehandling og oppmålingstjenester, for å dekke opp for Evenes kommunes behov på tjenesteområdet og som Evenes kommune betaler for. Tjenesteavtale innen landbruk. Avtale etableres som en tjenestekjøpsavtale hvor Tjeldsund ansetter/holder kompetanse og kapasitet innen landbrukstjenester, for å dekke opp for Evenes kommunes behov på tjenesteområdet og som Evenes kommune betaler for. Side 10 av 18

31 Sak 13/18 På de tjenesteområder Evenes kommune ønsker lokale tjenester/utekontordager organisert nær egne brukere/innbyggere så inngår disse ikke i spleiselaget, og Evenes kommune må da selv tilrettelegge og betale kontorhold og tjenesteuttak. Dette må beskrives i de enkelte avtalene hvordan skal praktiseres. 4. Fellesnemnda vil legge til rette for virksomhetsoverdragelse og arbeidsgiverpolitisk oppfølging av de ansatte som inngår i avtaler nevnt under punkt 3 og som blir ansatte i Tjeldsund kommune fra det tidspunkt avtaler trer i kraft. 5. Fellesnemnda vil komme tilbake til og søke avklart øvrige samarbeid som ikke her er nevnt innen Vedlegg: Sammenfatning av interkommunale samarbeidsløsninger for Tjeldsund og Skånland kommuner. Prosjektrådmannens presentasjon og vurdering av interkommunalt samarbeid i fremtiden Rådmannen i Evenes kommune presentasjon og vurdering av interkommunalt samarbeid i fremtiden «Drøfting av pågående interkommunalt samarbeid og eventuell videreføring» Bakgrunn/saksutredning: Samarbeidsløsninger er et grundig debattert tema i kommunereformen. Senest ved seminar/samling for Fellesnemnda, møter i Fellesnemnda og møte med Evenes kommune. Intensjonsavtalen setter klare og tydelige føringer på handlingsrommet som Fellesnemnda skal fatte beslutninger under og prosjektrådmannens presentasjoner, vurderinger og analyser av samarbeidet foreligger bl.a. i presentasjoner som forutsettes kjent. Det er og utarbeidet oversikter over de interkommunale samarbeidene, jf. eget vedlegg. På møtet med Evenes presenterte kst rådmann i Evenes den administrative tilnærmingen til fremtidig samarbeid og på hvilke områder Evenes kommune ser for seg behov for tjenestesamarbeid, innhold og struktur. Prosjektrådmannen oppsummerte i møtet aktuelle tjenesteområder å «prosessere» videre herunder Landbruk, byggesak og oppmåling? Skatt og arbeidsgiverkontroll Kulturskole Barnevern Helsesamarbeid sammenfatning i en avtale Vedrørende beslutninger og beslutningspunkter ble følgende oppsummert: Alle samarbeidsavtaler må sies opp (gamle Tjeldsund og Skånland må gjøre det). Ingen fiendtlig handling! Men en formell handling som KMD/Fylkesmannen har definert! Nye samarbeidsavtaler må reforhandles/etableres på nytt (nye Tjeldsund må gjøre det) Side 11 av 18

32 Sak 13/18 Fellesnemnda 22. mars Evenes kommunestyre 25. april Nye avtaler inngått politisk behandlet 14. juni i fellesnemnda. Kommunestyremøte i Evenes 20. juni. Rådmannens vurdering: Prosjektrådmannen viser til at saken vedrørende samarbeidsløsninger har vært gjennomgående debattert fra kommunereformen startet i juni Kommunestyrene i Tjeldsund og Skånland har siden sammenslåingsvedtaket ble gjort i desember 2016 og vedtaket om intensjonsavtale ble fattet i juni 2017, vært på det rene med at noen interkommunale avtaler ville utgå og noen fremstå i en ny form. Hele hensikten med å slå Tjeldsund og Skånland sammen til en kommune har vært å etablere en mer robust, selvgående, effektiv kommune, og til en kommune med et styrket lokaldemokrati, økt innbyggerinvolvering og oppfølging. Mao en kommune med mindre behov for samarbeid for å levere tjenester og med mer politisk styring og kontroll over de tjenester man som kommune har ansvar for, men også være en kommune med tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å utøve en forventet myndighetsutøvelse og til å drive en aktiv samfunnsutvikling. På denne bakgrunn anbefalte fylkesmennene sammenslåingen, Kommunalog moderniseringsdepartementet støttet seg til fylkesmannens vurderinger og Stortinget gjorde endelig vedtak om sammenslåingen 8. juni På samme bakgrunn foreligger det nå en forventning til Tjeldsund 2020 om å levere og dokumentere en handlings- og styringsevne mest mulig på egen kjøl. Grunnsteinene i vår handlings- og styringsevne (politisk organisering, interkommunalt samarbeid og administrativ organisering) ligger derfor til grunn i den prosess Fellesnemnda og prosjektrådmannen nå fører an denne vinteren/våren og hvor sentrale beslutninger i byggingen av ny kommune skal vedtas og gjennomføres. Prosessene om samarbeidsløsningene Noen av områdene vi skal samarbeide om må reguleres i en vertkommuneavtale i tråd med Kommunelovens 28, dvs der hvor myndighetsutøvelse, vedtak og styring av tjenesten er lagt til en vertskommune. Andre samarbeid kan reguleres som avtalebasert samarbeid (tjenestekjøpsavtaler). Det er nå viktig å lande denne saken slik at kommunesammenslåingen opprettholder rett fokus og ikke forsinker fremdrift. Vi har ikke god tid! På denne bakgrunn fremlegger prosjektrådmannen en innstilling som gir retning på Tjeldsund kommunes fremtidige samarbeidsbehov og som samtidig utgjør et signal og tilbakemelding til Evenes kommune, og som Evenes i sin tur politisk kan ta stilling til i sitt kommunestyremøte 25. april. Innholdet i fremtidige samarbeidsavtaler må konkretiseres videre etter at nevnte beslutninger er fattet. Planlegging og tekniske tjenester Prosjektrådmannen har i sin vurdering og presentasjon for Fellesnemnda lansert mulighet og potensiale for å tilby Evenes å inngå i et samarbeid innenfor planlegging og samfunnsutvikling, og har lansert gode begrunnelser for dette i et områdeperspektiv som vil ha helhetlig betydning. Isolert sett skal ikke Tjeldsund 2020 ha behov for å samarbeide for å løse sine oppgaver innen teknisk område med ett unntak brann og redning som må løses i et fremtidig større samarbeid regionalt. Side 12 av 18

33 Sak 13/18 På bakgrunn av rådmannen i Evenes saksutredning til kommunestyret og seneste presentasjon initierer den administrative tilnærmingen seg til å ønske et videre tjenestesamarbeid innenfor landbruk, byggesak og oppmåling. Tjeldsund 2020 bør derfor møte dette samarbeidsønsket på dette nivået, og ikke helhetlig innenfor plan og utvikling. Planarbeid organiserer Evenes på annen måte, og Tjeldsund 2020 etablerer nå en egen robust tjeneste innen plan, næring, samfunnsutvikling og beredskap. Oppbyggingen av dette er allerede i gang med tilsettingen av 2 planleggere i Skånland, 1 (0,5) planlegger i Tjeldsund og 3 prosjektstillinger innen planlegging, næring, utvikling og beredskap i tillegg til allerede etablerte ressurser/stillinger. Økonomitjenester Tilsvarende potensiale for å tilrettelegge og tilby økonomitjenester har prosjektrådmannen også lansert gjennom å åpne opp for muligheten til å tilby Evenes tjenestekjøpsavtale innenfor lønn, regnskapstjenester, skatt, arbeidsgiverkontroll og innfordringstjenester. Behovet definert fra Evenes utgjør et samarbeid om skatt og arbeidsgiverkontroll. Dette er i hovedsak en tjeneste som kommunene gjør på vegne av staten (Skatteetaten) og har ved flere anledninger de senere år (senest 2016) vært forsøkt statliggjort og effektivisert. Prosjektrådmannen vurderer det som en god ide å sammen i et regulert samarbeid drive felles skatt og arbeidsgiverkontroll med Evenes kommune. Prosjektrådmannen ser ellers bare et positivt potensiale i at Tjeldsund har en effektiv, resultatorientert og robust økonomitjeneste i egen regi i fremtiden, og ser ikke et faglig og økonomisk begrunnet grunnlag for å måtte samarbeide med andre kommuner for å drive god økonomistyring og økonomisk planlegging i fremtiden. Landbruk Både Tjeldsund 2020 og Evenes har små stillingsressurser (underkant av 2 årsverk) til oppfølging av landbruket. Det vil derfor være en god ide å samarbeide om dette i fremtiden. I Tjeldsund 2020 vil det være naturlig å koble planlegging, utvikling, næring og kultur sammen med landbruk og se dette i en helhetlig og samkjørt samfunns- og næringsutvikling. Barnevern Når det så gjelder barnevern så vil denne tjenesten utgjøre en nøkkelfunksjon i fremtidens Tjeldsund kommune. Barnevern, fokus på tidlig innsats og forebygging vil ha nasjonal og lokal prioritet og fokus i fremtiden. Dette ansvaret må ivaretas og det påhviler Tjeldsund 2020 som større og sammenslått kommune å innrette sin virksomhet mot nettopp slikt fokus og prioritet! Prosjektrådmannen har fremstilt dette grundig og faktabasert i presentasjoner og vurderinger for Fellesnemnda tidligere. En tjeneste som basert på tjenestemessig innhold og basis har så stor tyngde i Tjeldsund 2020, må styres og forvaltes av Tjeldsund kommune i fremtiden. Tjenestemessig, brukermessig, forvaltningsmessig og tilsynsmessig taler alle samlet for nettopp det. Prosjektrådmannen ser og behovet for å skape en bedre tjenestemessig dynamikk og tverrfaglig samarbeid og koordinering med å i fremtiden integrere barnevernet med oppvekst og forebygging. Prosjektrådmannen oppfatter og de politiske signalene tydelig på at Tjeldsund må ta over vertskommuneansvaret. Overtar man vertskommuneansvaret så må tjenesten og organiseres, ledes og styres i Tjeldsund! Prosjektrådmannen går og så langt i sin vurdering og konklusjon, om at dersom ikke Evenes aksepterer å avgi vertskommuneansvaret til Tjeldsund 2020, så må man politisk ta det direkte ansvaret for Tjeldsund kommunens barn og unge og Side 13 av 18

34 Sak 13/18 etablere eget barnevern og orientere samarbeidet mot Harstad. Prosjektrådmannen viser her til Intensjonsavtalen som er tydelig på dette punktet (se vedlegg). Helsetjenester Evenes, Tjeldsund og Skånland har hatt gode tradisjoner på helsesamarbeid de senere år. Mange etablerte enkeltavtaler bærer bud om dette, og nye er i ferd med å komme til (kommunepsykolog med lovkrav til kommunene). En sentral målsetting i kommunereformen var å etablere mer effektive kommuner. Derfor fremstår ideen som fremkom på møtet med Evenes god mht å etablere en samarbeidsavtale på helsetjenester som omfatter fysioterapitjenester (avtalehjemler), kommunefysioterapeut, kreftsykepleier, helsesøster- /helsestasjon, jordmortjeneste, kommunepsykolog og legetjenester. Når det gjelder tjenesteinnholdet i avtalen er helsesøster/helsestasjon og kommunepsykolog nye samarbeidsområder som ønskes etablert. I dagens organisering har Tjeldsund og Evenes samlokalisert helsesøstertjenesten, men det foreligger ingen konkret samarbeidsavtale utover dette. Helsesøstertjenesten i kommunene har over mange år ønsket seg en samlokalisert tjeneste. Til denne avtalen vil det etter prosjektrådmannens skjønn ikke være ulike syn på vertskommuneansvaret og hvor dette skal ligge, og prosjektrådmannen ser bare gode formål med å få en mer effektiv og samordnet tjenestestruktur på dette området etablert. I denne samarbeidsløsningen ligger flere mindre samarbeid (stillinger) som Tjeldsund 2020 med naturlighet ville videreført også uten Evenes. NAV Det pågår et NAV-prosjekt med formål å etablere felles NAV-kontor mellom Tjeldsund 2020 og Evenes. Kommunestyret i Evenes har vedtatt å gå inn i slikt samarbeid og styringsgruppen for prosjektet vil gjøre viktige avklaringer om fremdrift og innhold Prosjektet skal være ferdig til 1.5. og nytt NAV-kontor Tjeldsund/Evenes skal være i drift fra på Evenskjer. Vertskommuneavtale for de kommunale oppgavene må og etableres og gjennomføres nå samtidig med øvrige avtaler som skal etableres. Vertskommuneavtalen omfatter i dag 1,5 årsverk i Skånland og ca 2 årsverk i Tjeldsund/Evenes som danner rammen for dette samarbeidet. Kulturskole Vertskommuneavtalen for kulturskolen må som øvrige avtaler sies opp, og ny må etableres mellom Tjeldsund 2020 og Evenes kommune. Denne avtalen må fortsette som en vertskommuneavtale med bakgrunn i at det gjøres enkeltvedtak gjennom opptaket. I dag er Evenes vertskommune, og samarbeidet og løsningen har fungert fint. Prosjektrådmannen ser det som naturlig å nå når vi bygger ny kommune «rydde» i strukturen, og derfor følge det prinsipp om at der (kommunen) tjenesten skal ligge der utøves vertskommuneansvaret. Ansvaret for å tilby kulturskoletilbud ligger på alle kommuner likt. For dette samarbeidet og denne tjenesten, som for flere andre, ville naturlig blitt videreført i Tjeldsund også uten Evenes. --- Side 14 av 18

35 Sak 13/18 Videre prosess vil som innstillingen indikerer inneholde a) en avvikling av samarbeidsløsninger som påligger rådmennene i Tjeldsund og Skånland å ta initiativ til og å effektuere. Her er avtalene som er inngått styrende for personaloppfølging mv. b) Parallelle prosesser for reetablering av avtaler, virksomhetsoverdragelser og personaloppfølging koordineres av prosjektrådmannen og gjennomføres i samarbeid med rådmennene i alle tre kommunene. I sistnevnte prosess vil retningslinjer for omstilling være styrende for personaloppfølging mv. En realistisk målsetting bør da være å kunne lande nye samarbeidsavtaler til politisk behandling i hhv fellesnemnda og kommunestyret i Evenes 14. og 20. juni. Prosjektrådmannen har innkalt rådmennene i Skånland, Tjeldsund og Evenes til møte 3. april for å starte arbeidet med avtaleverket som nå skal etableres/re-etableres. Evenes tok i møtet opp muligheten for å få etablert tjenestetilbud i egen kommune, dvs nært egne brukere. Dette samsvarer for så vidt godt med hvordan Tjeldsund 2020 tenker om fremtidens tjenester og tjenesteproduksjon. Utekontordager og annen tilstedeværelse vil helt sikkert være mulig å få til. Dette må inn i de enkelte avtalene og det må der fremgå at dette ikke inngår i spleiselaget men dekkes direkte av Evenes. Med henvisning til ovennevnte fremlegger prosjektrådmannen slik innstilling overfor Fellesnemnda: 1. Fellesnemnda viser til pågående prosess og vurderinger av hvilke samarbeidsløsninger Tjeldsund har behov for fra Fellesnemnda anmoder Tjeldsund og Skånland kommuner om å si opp alle samarbeidsavtaler med Evenes kommune, hvor personell inngår, samt gjennomføre personaloppfølging der dette blir nødvendig og er i hht inngåtte avtaler. Dette gjelder for følgende avtaler som Tjeldsund kommune har med Evenes kommune: Skatt og økonomi, Plan og utvikling, Bostøtte. Dette gjelder for følgende avtaler som Tjeldsund og Skånland kommuner har med Evenes kommune: ETS medisinske senter, ETS barnevern, ETS fysioterapi, ETS kulturskole, ETS kommunefysioterapeut, ETS ruskoordinator, ETS SLT-koordinator, ETS kreftsykepleier og ETS jordmortjeneste. 3. Fellesnemnda inviterer Evenes med på følgende samarbeidsløsninger og ber prosjektrådmannen ta initiativ til å etablere følgende avtaler med Evenes: Vertskommuneavtale om Helsetjenester. I avtalen inngår fysioterapitjenester (avtalehjemler), kommunefysioterapeut, kreftsykepleier, helsesøster-/helsestasjon, jordmortjeneste, kommunepsykolog og legetjenester. Tjeldsund er vertskommune. Vertskommuneavtale om barnevern. Avtalen forutsetter at tjenesten flyttes til Tjeldsund kommune og at Tjeldsund overtar vertskommuneansvaret. Vertskommuneavtale om NAV. Jf igangsatt prosjekt etableres felles NAV-kontor. NAV-kontoret lokaliseres til Tjeldsund og Tjeldsund er vertskommune. Vertskommuneavtalen skal beskrive hvordan partnerskapet skal involvere begge kommunene, oppgaver som skal inngå mv. Vertskommuneavtale om skatt og arbeidsgiverkontroll. Avtalen forutsetter at tjenesten er lokalisert i Tjeldsund som i dag og at Tjeldsund kommune er vertskommune. Side 15 av 18

36 Sak 13/18 Vertskommuneavtale om kulturskole. Avtalen forutsetter at tjenesten er lokalisert i Tjeldsund (Skånland) som i dag og at Tjeldsund kommune overtar vertskommuneansvaret. Tjenesteavtale innen byggesak og oppmåling. Avtale etableres som en tjenestekjøpsavtale hvor Tjeldsund ansetter/holder kompetanse og kapasitet innen byggesaksbehandling og oppmålingstjenester, for å dekke opp for Evenes kommunes behov på tjenesteområdet og som Evenes kommune betaler for. Tjenesteavtale innen landbruk. Avtale etableres som en tjenestekjøpsavtale hvor Tjeldsund ansetter/holder kompetanse og kapasitet innen landbrukstjenester, for å dekke opp for Evenes kommunes behov på tjenesteområdet og som Evenes kommune betaler for. På de tjenesteområder Evenes kommune ønsker lokale tjenester/utekontordager organisert nær egne brukere/innbyggere så inngår disse ikke i spleiselaget, og Evenes kommune må da selv tilrettelegge og betale kontorhold og tjenesteuttak. Dette må beskrives i de enkelte avtalene hvordan skal praktiseres. 4. Fellesnemnda vil legge til rette for virksomhetsoverdragelse og arbeidsgiverpolitisk oppfølging av de ansatte som inngår i avtaler nevnt under punkt 3 og som blir ansatte i Tjeldsund kommune fra det tidspunkt avtaler trer i kraft. 5. Fellesnemnda vil komme tilbake til og søke avklart øvrige samarbeid som ikke her er nevnt innen Side 16 av 18

37 Interkommunale samarbeidsløsninger

38 Dagens ETS - samarbeid Først en oversikt over samarbeidsområdene og ressursene som inngår og hvor alle tre kommunene er med: (ruskoordinator, SLT-koordinator og kreftkoordinator er alle midlertidige stillinger og er tilskuddsfinansierte helt eller delvis) Samarbeidsområde Bemanningsressurser som inngår (årsverk) ETS Medisinske senter 16,6 (hvorav 6 fastleger (næring)) Skånland ETS Barnevern 9,5 Evenes ETS fysioterapi 4,0 (4 driftstilskuddshjemler) Skånland ETS kulturskole 2,58 Evenes ETS kommunefysioterapeut 1,0 Skånland ETS ruskoordinator 1,0 Skånland ETS SLT-koordinator 0,5 Skånland ETS kreftsykepleier 0,5 Tjeldsund ETS jordmortjeneste 0,3 stilling som leies inn fra UNN Skånland Vertskommuneansvar Samlet 35,78 årsverk

39 Dagens ET-samarbeid I tillegg samarbeider Evenes og Tjeldsund direkte om følgende: Samarbeidsområde Bemanningsressurser som inngår (årsverk) Vertskommuneansvar Evenes sentralkjøkken 2,93 Evenes (Er sagt opp av TK. Ny løsning med privat leverandør er etablert.) Skatt og økonomi 6,65 Evenes Plan og utvikling (teknisk) 22 Tjeldsund NAV ET 2 Tjeldsund (Er sagt opp av TK. Prosjekt felles NAV Tjeldsund/Evenes er under avklaring) Bostøtte 0,3 Tjeldsund Samlet 33,88 årsverk

40 Samarbeidsløsninger Skånland har utover ETS Politisk/administrativt samarbeid: Sør-Troms regionråd Rådmannskollegiet i Sør-Troms Vertskommunesamarbeid (strek under vertskommune): Krisesenter (Skånland, Harstad, Kvæfjord, Ibestad) Her inngår også Tjeldsund Samarbeid om PP-tjenester (Skånland, Kvæfjord, Gratangen, Ibestad og Harstad) KAD-senger/øhjelpssamarbeid (Skånland, Kvæfjord, Lødingen, Ibestad og Harstad) Her inngår også Tjeldsund Samarbeid om stillinger/tjenester : Felles skogsjef (Skånland, Kvæfjord og Harstad) Kjøp av brannfaglig kompetanse/brannsjeffunksjon/feiing (Skånland, Harstad og Kvæfjord) Samarbeid om veterinærvakt (Skånland, Harstad, Evenes, Kvæfjord) Her inngår også Tjeldsund Legevakttsentral/formidling/Nødnett (Skånland, Evenes, Harstad, Kvæfjord, Lødingen) Her inngår også Tjeldsund

41 Andre samarbeidsløsninger Skånland har (hvor også ETS er inkl helt/delvis) Vann og renovasjon: Kvitfors Felleskommunale vannverk (Skånland og Evenes) Slamtømming felles avtale (ETS) HRS (10 kommuner) Her inngår ETS Annet: Innkjøp (Harstad, Kvæfjord og Skånland) Newtonrommet (kommunene i Sør-Troms) Div fagnettverk/muv i omsorgssektoren (ETS) UKM (ETS) Akuttforurensing: Sør-Troms Interkommunale akuttforurensingsutvalg.

42 Samarbeidsløsninger Tjeldsund har utover ETS Evenes/ Tjeldsund har følgende samarbeid i tillegg til det som Skånland har notert: Brannsamarbeid/ beredskap: Kjøp av tjenester feiing Ofoten Brann IKS (4 års avtale) Kjøp av brannberedskaps/ slokkehjelp Hinnøysiden - Harstad brannvesen - løpende oppsigelig avtale Oljevernsamarbeid Ofoten IUA Narvik havn som vertskommune Samarbeid om brannforebyggende Lødingen, løpende oppsigelig avtale Samarbeidsavtale med Ramsund Orlogstasjon på brannberedskap Havn: Havnesamarbeid med Narvik Havn Kartverk/ Winmap: Samarbeid med ET - Kvæfjord. Skal vi slås sammen med Skånland må enten Skånland eller Tjeldsund skifte kartløsning som blir en større sak. I antall stillinger som inngår i samarbeidet, så er renholdstillingene i PLU ikke medtatt siden de kun har ansvar for Tjeldsund. De utgjør omtrent 7 hele stillinger. I tillegg 38 brannmannskap i deltidstillinger.

43 Samarbeidsløsninger Tjeldsund har utover ETS Interkommunalt arkivsamarbeid i Nordland (Evenes er med, kanskje Tjeldsund også?) Komrev Nord IKS, revisjonstjenester (her er kanskje også Skånland med?) PPT Ofoten RKK Ofoten Innkjøpssamarbeid i Ofoten (vertskommune, Narvik) Ofoten regionråd avtale sagt opp overgang til Sør-Troms 2018 Ofoten friluftsråd Flyplassutvalget for Harstad/Narvik lufthavn? ETS-rådet NAV ET

44 Fremtiden og fremtidige oppgaver I utgangspunktet så må jo en TS kommune levere alt av tjenester selv, spørsmålet vil være om tjenestene skal produseres i egen regi, gjennom interkommunalt samarbeid eller kjøpes inn. Dersom Evenes blir sammenslått med Narvik vil jo ETS samarbeid «forsvinne». Noe av dette vil jo naturlig dimensjoneres ned ved at det blir færre brukere, slik at en TS kommune vil kunne videreføre det som i dag er ETS i egen regi. Ut i fra dagens oppgaver til kommunene vil man da være avhengig av å kjøpe tjenester tilsvarende det som Skånland gjør i dag, jfr. ovenfor. Kanskje økt volum kan redusere tjenestekjøp på brann feks? Skånland og Tjeldsund har og helt sikkert komplementære funksjoner/ressurser innenfor flere felter som ikke er beskrevet., for eksempel ungdom, folkehelse, næring, helsesøster mfl. Når det gjelder eventuelt framtidige oppgaver, så er jo dette usikkert. Med bakgrunn i kommunereformens «suksess» så vil det jo være et spørsmål om utstrekningen på overføring av nye oppgaver til kommunene. Et ansvarlig Storting må jo legge den aktuelle kommunestruktur til grunn i fordeling av oppgaver. Det som ligger innenfor ROP/DPS, barnevern vil være vanskelig å løse innenfor TS (dette er omtalt i intensjonsavtalen). Til det som er spilt frem vedr barnevern omfatter dette i all hovedsak alle oppgavene tilknyttet fosterhjemmene, hvorpå en større struktur vil påkreves (kanskje på størrelse med HRS omfang (10 kommuner). Øvrige oppgaver ses løst med den bemanning TS i dag har i ETS.

45 Tjeldsund 2020 D esentral D igital E ffektiv e lektrisk Mål og visjoner for ny kommune

46 I n t e r k o m m u n a l e s a m a r b e i d s l ø s n i n g e r h va n å?

47 Sentrale milepæler dette halvåret (Fellesnemnda behandler) Politisk organisering 22. mars 2018 Administrativ organisering 3. mai 2018 Interkommunale samarbeid 22. mars 2018

48 Prosjektrådmannens presentasjon «bestilt av Fellesnemnda og presentert på samling » Nye Tjeldsund og omverdenen - hvordan best pleie et godt naboskap? Regional utvikling hvilken rolle skal Tjeldsund ha? Hva skal være våre ambisjoner? Interkommunalt samarbeid i fremtiden. Hva skal Tjeldsund klare selv og hvilke samarbeidsområder vil vi ha behov for? Vi går igjennom og vurderer alle de interkommunale samarbeidene. Lager en oversikt over hvert samarbeid hvorfor og hvordan skal vi samarbeide?

49 Gru n n l eggen de foru tsetn in ger Felles for alle kommuner som er i sammenslåingsprosess: Alle samarbeidsavtaler må sies opp ( gamle Tjeldsund og Skånland må gjøre det) Nye samarbeidsavtaler må reforhandles/etableres på nytt ( nye Tjeldsund må gjøre det) (kategorisk understreket av Fylkesmennene for Fellesnemnda )

50 Lovfestede modeller for interkommunalt samarbeid

51 Fra I nten sjon savtal en Tjel dsun d 2020 «Samarbeidsavtaler om interkommunale tjenester gås igjennom med sikte på at kommunen, der det er rasjonelt selv produserer tjenester til sine innbyggere og ellers søker samarbeidsløsninger med andre kommuner. Samarbeidsavtaler/ - ordninger som i dag er gjeldende mellom ETS som helhet og ET og ES separat vil bli gjennomgått og evt reforhandlet etter at kommunesammenslåingen er vedtatt av Stortinget.»

52 Tjeldsund 2020 og omverdenen «Den nye kommunen ligger sentralt mellom bykommunene Harstad og Narvik med grense til flere mindre kommuner. Dette gir rom for at kommunen kan samarbeide om tjenester/løsninger i flere retninger. Utfra kommunens beliggenhet vil større samarbeidsløsninger med Harstad være mest naturlig. «Sitater fra Intensjonsavtalen for Tjeldsund 2020

53 Overordn et fokus og gru n n l eggen de spørsm ål Hva skal prege Tjeldsund 2020? Hva er Tjeldsund 2020 sine behov? Hva skal Tjeldsund 2020 gjøre selv? Hva MÅ, BØR eller KAN Tjeldsund 2020 samarbeide om og med? Hva er Tjeldsund 2020 sine styrker og svakheter? ETS samarbeidet «et barn av sin tid» eller er det svaret på fremtidens utfordringer? Økonomi bortfall av fellesadministrative kostnader vil medføre millionkostnad for nye Tjeldsund som må hentes inn på øvrige tjenesteområder barnehage, skole, helse etc.

54 Hva Tjeldsund og Evene samarbeider om?

55 H va Tje l d s u n d, Sk å n l a n d o g E ve n e s s a m a r b e i d e r o m? Samarbeidsområde Bemanningsressurser som inngår (årsverk) Vertskommuneansvar ETS Medisinske senter 16,6(hvorav 6 fastleger (næring)) Skånland ETS Barnevern 9,2 Evenes ETS fysioterapi 4,0 (4 driftstilskuddshjemler) Skånland ETS kulturskole 3,18 Evenes ETS kommunefysioterapeut 1,0 Skånland ETS ruskoordinator 1,0 Skånland ETS SLT - koordinator 0,5 Skånland ETS kreftsykepleier 0,5 Tjeldsund ETS jordmortjeneste 0,3 stilling som leies inn fra UNN Skånland Samlet 36,28 årsverk

56 Prosjektrådmannenes vurdering av de ulike samarbeidene

57 Sentralkjøkken E T Avtale sagt opp av Tjeldsund jf budsjett Anbud vurderes? Anbud frem til 2020 kan inngås. Samordnet effektiv løsning må være snarest mulig tjenestesamarbeid med Skånlands etablerte felleskjøkken på Sandstrand. Bruke og etablere energi på logistikk om ombringingstjenester.

58 Skatt og økon om i E T Evenes tatt (rådmannens forslag) initiativ til oppsigelse av avtale. Dette samarbeidet bør avsluttes i den form «vertskapsmodell» den i dag har. Økonomi er en grunnleggende basisfunksjon som en kommune bør ha på egen kjøl. Tjeldsunds etablerte controllerfunksjon er et uttrykk for nettopp dette økonomistyringen kan ikke settes til en annen kommune! Skånland i dag, eller Tjeldsund 2020 i fremtiden vil ikke ha behov for å samarbeide om en økonomitjeneste. Skatteoppkreverfunksjonen («på oppdrag» fra Skatteetaten) ligger i dag til kommunen (i Skånland utgjør 70 %, i Tjeldsund 50 %) Hvis fremtidig interesse for tjenestekjøp kan Tjeldsund i fremtiden selge lønn, regnskapstjenester, skatt, arbeidsgiverkontroll, innfordringstjenester til Evenes.

59 P l a n o g u tvi k l i n g Evenes tatt (rådmannens forslag) initiativ til oppsigelse av avtale. Dette samarbeidet bør avsluttes i den form «vertskapsmod ell» den i dag har. Dagens løsning ET; drift hver for seg, plan og utvikling 50/50. Tjeldsund har arbeidsgiveransvar for alle ansatte. Skånland i dag, eller Tjeldsund 2020 i fremtiden vil ikke ha behov for å samarbeide om tekniske tjenester. En videreføring vi l h a styrke i et samfunnsutviklingsperspektiv hvor oppgaver henger tett sammen ressurs - og kapasitetsmessig i et felles utviklingsområde. Tekniske tjenester er som økonomi en grunnleggende basisfunksjon som en kommune bør ha på egen kjøl. En delt løsning etter vertskommunemodellen er krevende mht oppfølging/kontroll med saksproduksjon og restanser. På driftssiden kan anskaffelsespolicy skape ulikhet og utilsiktethet ved kontraktsansvar. Delegasjon av myndighet vil bli komplisert. Nye Tjeldsund vs Evenes tilsier en ny vektfordeling 75/25. Vertskommunemodellen med likeverdighet vil skape utfordringer i drift og oppgaveløsningen. En evt videreføring bør i stedet tuftes på en tjenestekjøpsmodell ala økonomiområdet. To alt vurderes A) tekniske tjenester organiseres i to driftsenheter areal, plan og byggesak og kommunalteknisk drift og eiendom. Brann og re dni ng i samarbeid med Harstad videreføres for hele kommunen. Ingen samarbeidsløsninger etableres/reetableres med Evenes B) som A, Evenes inviteres til samarbeidsløsning om areal, plan og byggesak. Organiseresom tjenesteavtale og ikke som likev erd ig vertskommuneavtale. Ingen samarbeidsløsning for kommunalteknisk drift og eiendom. Tjeldsund organiserer dette i egen regi.

60 N AV E T Tjeldsund sagt opp alle samarbeids - og driftsavtaler med Evenes fra Evenes invitert med i prosess for etablering av felles NAV - kontor med nye Tjeldsund. Evenes ga desember 2017 tilbakemelding i styringsgruppen at de skulle avklare om de ville gå med innen Rådmannen i Evenes anbefaler kommunestyret ikke å inngå i felles NAV med nye Tjeldsund, men i stedet ga sammen med Narvik, Ballangen og Tysfjord. Kommunestyret i Evenes gjør sin endelige avklaring Trer Evenes ut fra vårt NAV - prosjekt trer de og ut av styringsgruppen videre. NB! Dette anses som avklart med Evenes kommunestyres vedtak om å danne felles NAV - kontor. NAV Tjeldsund blir uansett etablert på Evenskjer i Hjørnegården etter all sannsynlighet og fra

61 Bostøtte Tjeldsund har alt bostøttearbeidet for Evenes og Tjeldsund kommune. Det er beregnet 30 % stilling til dette arbeidet, hvor 20 % av disse belastes Evenes. Dette med bakgrunn i at de har flest bostøttesaker. Mange av disse sakene gjelder bosatte flyktninger, og dette er ofte kompliserte saker som tar mye tid. Konsekvens av kommunesammenslåingen; Et samarbeid som naturlig fases ut. Tjeldsund organiserer sitt og Evenes sitt bostøttearbeid. Ansatt/funksjon løses av Tjeldsund i fremtidig oppgaveløsning. I Skånland er bostøttearbeid pt ivaretatt av NAV.

62 E TS m edi sin ske sen ter Regionen største legekontor (+: samlet fagkompetanse, god tilgang på leger, nærhet til helsestasjon/jordmor) (-?: utnyttes potensialet godt nok, optimal organisering kommunale oppgaver) Konsekvens av kommunesammenslåingen: Relativt små; fastlegeordningen fortsetter som før og må dimensjoneres løpende mht omfang av tjenesten, kommunale oppgaver/ressurser kan bli justert) ETS medisinske senter blir til Tjeldsund/Evenes medisinske senter evt Tjeldsund medisinske senter Reetablering av samarbeidsavtale med Evenes med Tjeldsund som nye parter. Trekker Evenes seg fra samarbeidet må kontorets tjenester og dimensjonering naturlig tilpasses innbyggertall etc

63 E TS b a rn evern Barnevernet er som utgangspunkt godt dimensjonert årsverk Kvalitet i tjenesten dokumenterer over år en svak profil spes for Skånland <400 i Kommunebarometeret. Tjeldsund inn i samarbeidet 2013, har noe bedre tall150/200. Tjenesteomfang 2016 E - T - S: Meldinger: Undersøkelser: Tiltak: Under omsorg: Fra 2017 bærer Skånland over 50 % av kostnaden i tjenesten. Forvaltnings - og tilsynsansvar: Fylkesmannen i Nordland Vertskommuneansvar delegert rådmannen i Evenes, fatter vedtak etc Ansvar for barna ligger uansett til rådmennene i Tjeldsund og Skånland (individuelt, tverrfaglig etc ) Tjenesten er i Evenes administrativt organisert i nivå tre: Rådmann - helse og omsorgsleder - barnevernfaglig leder

64 E TS b a rn evern Konsekvenser av kommunesammenslåingen: Vektfordelingen endres Ca 75 % av innbyggerne i Troms og fylkesmannens forvaltningsregion Tjenesteomfang 2016 E vs T+S: Meldinger: dvs 16/ 84 % Undersøkelser: dvs 16/ 84 % Tiltak: dvs 31/ 69 % Under omsorg: dvs 42/ 58 % Mao tjenstens oppgaveomfang og fordeling blir reell og synlig Hvis samarbeidsavtale skal videreføres: Ny samarbeidsavtaletableres Tjeldsund/Evenes barnevern Tjeldsund overtar vertskommuneansvaret Fylkesmannen i Troms ivaretar tilsynsansvaret Tjenesten flyttes til Tjeldsund En fremtidsrettet organisatorisk tilknytning vil i Tjeldsund være til oppvekst, tidlig innsats og nærmere rådmannen Egen barneverntjenste i Tjeldsund kan og etableres samarbeidsavtale om akuttberedskap, kompetanseutvikling, ressurs, hospitering etc med Harstad el Kvæfjord bør undersøkes

65 E TS fysioterapi 4 hjemler privatpraktiserende fysioterapeuter Velfungerende tjeneste som har funnet sin form. Som for fastlegeordningen fungerer og «markedet» slik at pasienter søker tjeneste på tvers av kommuner. Konsekvens av kommunesammenslåingen: Ny samarbeidsavtaletableres Tjeldsund/Evenes fysioterapi Trekker Evenes seg fra samarbeidet må tjenester og dimensjonering av hjemler naturlig tilpasses innbyggertall etc

66 E TS ku l tu rskol e (+: Godt innarbeidet tjeneste, vekst i tilbudet, U KM) (-?: optimal beliggenhet, organisatorisk oppkopling kultur el skole/oppvekst) Konsekvenser av kommunesammenslåingen: Hvis samarbeidsavtale skal videreføres: Ny samarbeidsavtaletableres Tjeldsund/Evenes kulturskole Tjeldsund bør av naturlige årsaker overta vertskommuneansvaret ettersom kulturskolen ligger i/vil ligge i Tjeldsund kommune Trekker Evenes seg fra samarbeidet må tjenester og dimensjonering av hjemler naturlig tilpasses innbyggertall etc Viktig drøftingspunkt vil være hvordan kulturskolen skal utvikles videre? Nye Tjeldsund skal gi et enda bedre tjenestetilbud, hvordan? Fremtidig plassering/lokaliteter bør vurderes i forhold til utviklingspotensiale og samlokaliseringsløsninger!

67 E TS kommunefysioterapeut 100 % stilling Samarbeidsavtalen tilsier fordelt tjeneste nå etter 50/25/25 Fysioterapi/forebyggende helse i Tjeldsund vil også i fremtiden ha prioritet. Hvorvidt Evenes vil kjøpe tjeneste tilsvarende 25 % stilling/9 t/u er underordnet tjenestens videre skjebne og behov. Stillingen vil med høy grad av sannsynlighet videreføres og vil fylles helt med oppgaver i Tjeldsund.

68 E TS ruskoordinator 100 % stilling Finansiert 100 % med tilskudd fra Fylkesmannen i Troms til rusforebyggende tiltak. Stillingen er naturlig at opphører når tilskuddet opphører. Rus/psykiatriområdet vil være dekket alternativt i fremtiden.

69 E TS SLT - koordinator 50 % stilling Effektfull og «praksisnær» stilling Prosjektperiode på 3 år som utløper august SLT - koordinator slutter i stillingen juni Videreføring, ny form, nytt prosjekt? Bør drøftes i politirådene(et) og tilpasses hva politiet ser for seg av forebyggende tjenester som skal bygges opp gjennom nærpolitireformen i Tjeldsund

70 E TS kreftsykepl eier 50 % stilling 2017 var sjette år i samarbeidet med Kreftforeningen. Fra dekker Kreftforeningen 20 % av lønnsmidlene, kommunene 80 %. Samarbeidsavtalen tilsier fordelt tjeneste nå etter 50/25/25 Kreftsykepleie i Tjeldsund vil også i fremtiden ha prioritet, også etter at en samfinansiering fra Kreftforeningen vil opphøre på et tidspunkt. Hvorvidt Evenes vil kjøpe tjeneste tilsvarende 12,5 % stilling/5 t/u er underordnet tjenestens videre skjebne og behov.

71 E TS jordmortjeneste 30 % funksjon hvor Skånland administrerer avtalen med UNN Fordelt tjeneste nå etter 50/25/25 Tjeldsund vil uansett i fremtiden ha en jordmortjeneste så lenge samarbeidsavtalen med UNN løper. Hvorvidt Evenes vil kjøpe tjeneste tilsvarende 7,5 % stilling er underordnet tjenestens videre skjebne og behov.

72 Oppsu m m ert 1 Hva tar TK2020 over i egen regi ikke behov for tjenestesamarbeid Kjøkkentjeneste sentralkjøkken fra 2020 samarbeidet med Evenes allerede avsluttet Økonomitjeneste inkl skatt Bostøtte inngår i NAV Tekniske driftstjenester og plan, areal og byggesakstjeneste * (se oppsummert 3) Kommunefysioterapeut Kreftsykepleier Jordmortjeneste

73 Op psu m m ert 2 Hvilke samarbeidsavtaler med Evenes justeres/tilpasses: ETS fysioterapi Tjeldsund og Evenes fysioterapi avtalemessig justering Tjeldsund ny vertskommune ETS - medisinske senter Tjeldsund og Evenes medisinske senter nye avtalemessig justering Tjeldsund ny vertskommune. ETS kulturskole - Tjeldsund og Evenes kulturskole Tjeldsund overtar som vertskommune fra 2020 / Dersom ikke omforent løsning så etablerer Tjeldsund sin egen kulturskole fra ETS barnevern Tjeldsund og Evenes barnevern Tjeldsund overtar som vertskommune fra 2020 / Dersom ikke omforent løsning så etablerer Tjeldsund sitt eget barnevern fra 2020.

74 Oppsu m m ert 3 Hvilke nye samarbeidsavtaler med Evenes kan etableres TK2020 organiserer sine tekniske tjenester todelt Kommunalteknisk drift og eiendom og Plan, areal og byggesak. TK2020 tilbyr Evenes å inngå tjenestekjøpsavtale for tjenester knyttet til Plan, areal og byggesak. NAV Tjeldsund/Evenes etableres fra Dersom ikke omforent løsning så etablerer Tjeldsund sitt eget NAV - kontor fra Kommunepsykolog tas inn i Tjeldsund/Evenes medisinske senter

75 Oppsu m m ert 4 Hvilke avtaler avsluttes ved opphør av finansiering Ruskoordinator SLT - koordinator Begge ses opp mot oppbyggingen av TK2020 rus, psykiatritjeneste og politikontaktens forebyggende rolle

76 1852 Tjeldsund og 1913 Skånland rir nå inn i solnedgangen Og 5412 Tjeldsund oppstår!

77 Vi er i skarp rute! Om 2 år er nytt kommunestyre i arbeid. Første kommunestyremøte i 2020 er gjennomført To lønnsslipper har vi og fått Om litt over 1 år er ledelse og administrasjon igang med klargjøringen av nye Tjeldsund... Om mindre enn 1 år er rådmannens ledergruppe avklart, dvs rekruttert... I den nærmeste tiden

78 Besl u tn i n ger og besl u tn i n gsp u n kter Alle samarbeidsavtaler må sies opp ( gamle Tjeldsund og Skånland må gjøre det). Ingen fiendtlig handling! Men en formell handling som KMD/Fylkesmannen har definert! Nye samarbeidsavtaler må reforhandles/etableres på nytt ( nye Tjeldsund må gjøre det) Fellesnemnda 22. mars Evenes kommunestyre 25. april Nye avtaler inngått politisk behandlet 14. juni i fellesnemnda. Kommunestyremøte i Evenes 20. juni.

79 Tjen esteom råder vi m å «prosessere» videre Landbruk, byggesak og oppmåling Skatt og arbeidsgiverkontroll Kulturskole Barnevern Helsesamarbeid sammenfatning i en avtale

80 Fellesmøte ETS-kommunene Drøfting av pågående interkommunalt samarbeid og eventuell videreføring Et debattinnspill, står for egen regning

81 Kommunestyrets vedtak Evenes kommune har gjennomført en omfattende prosess om kommunereformen og kommunestruktur, og konkluderer denne med å fortsette som egen kommune. 2. Evenes kommune ser at vi ikke kan løse alle kommunale basistjenester i egen regi, og vil løse disse gjennom interkommunalt samarbeid og kjøp av tjenester.

82 Dette betyr Rådmann og ordfører har selvsagt prioritert å sjekke ut interesse hos nåværende samarbeidspartnere, før kontakt med evt. nye Har vært langvarig prosess hvor vi har avventet avklaringer Fordi: Vi har ansvar for tjenester og ansatte Fint at vi nå er i gang

83 Dette betyr også Hele det politiske miljø i Evenes har respektert vedtaket om kommunestruktur Ingen tendenser til omkamp Forventer også at andre respekter vedtaket, jf. «Dere har jo valgt å stå utenfor» «Dere vil jo ikke være sammen med oss»

84 Noen prinsipper Vi er primært opptatt av tjenesteinnhold og kvalitet, ikke av «retning» for samarbeidet Velger løsninger som best tjener våre innbyggere I så måte «shopper» vi Interkommunalt samarbeid er mellom likeverdige parter, uavhengig av størrelse Tjenestekjøp fra kommune er som fra enhver annen ekstern aktør

85 Forventning til i dag - og videre Bør ha en konkret gjennomgang av den enkelte ordning Søke å konkludere i fellesskap helst i dag Lage felles strategier for innfasinger og utfasinger Lage omforent personalstrategi ta ned hverandres overtallighet m.m. ETS-rådets rolle? AU for videre prosess?

86 Rus og SLT Rådmenn i ETS: SLT: Fases ut når gjeldende arbeidsavtale går ut Rus: Arbeidsavtale forlenges til Anbefales fulgt opp med evt. nødvendige politiske vedtak

87 Skatt og økonomi (ET) Omhandler regnskapskontoret (ikke økonomistyring), skatt og arbeidsgiverkontroll Foreslås utfaset i nåværende form Koordinere utfasing med innfasing av tilsvarende funksjoner i nye Tjeldsund Det tas opp drøftinger om samarbeid for skatt og arbeidsgiverkontroll Evenes er åpen for større samarbeid om arbeidsgiverkontroll

88 Plan og utvikling (ET) Dekker bredt spekter, korresponderer ikke med dagens organisering i Skånland Foreslår at samarbeidet utfases i nåværende form Koordinere utfasing med innfasing av tilsvarende funksjoner i nye Tjeldsund Tas opp drøftinger om ETS-samarbeid på enkelte tjenesteområder

89 PLU (2) Ønsker planfaglig kapasitet i eget hus Brann: ETS for liten. Evenes åpen for at ETS drøfter et større samarbeid i fellesskap Landbruk: Åpen for samarbeid Næringene samarbeider tett, særlig i ET med flere felles organisasjoner Byggesak: Ønsker samarbeid med en profesjonell aktør med størrelse til å takle variasjoner i oppdrag. ETS stor nok? Rådmenn gis i oppgave å utrede nærmere

90 ETS medisinske senter Åpen for fortsatt samarbeid, videreføres i ny avtale Ønsker snarlig prinsippavklaring fordi: Rådmann ønsker å utrede annen løsning for KAD Grunner til å knytte helsestasjon tettere opp mot legetjeneste Jordmor bør inn i avtalen sammen med psykolog

91 ETS kulturskole Er positiv til videreføring og ytterligere videreutvikling av tilbudet Vi påtar oss fortsatt driftsansvar og vertskommuneansvar Dagens lokalisering anses god mht. dekningsområdet

92 ETS fysioterapi Positiv til videreføring, både: Klinisk praksis, og Kommunefysioterapeut Foreslår ikke endring av vert og lokalisering

93 Kreftsykepleie (ETS) Tjeldsund vertskommune i dag Samarbeidet vurderes som tjenlig for alle kommuner, derfor: Anbefaler samarbeidet videreført

94 NAV og bostøtte Kommunestyret valgt løsning med ETS Forhandles videre om interkommunal samarbeidsavtale Forhandles om partnerskapsavtale Bostøtte er del av NAV-avtalen som er sagt opp Åpen for å avvikle bostøtte ila 2018

95 ETS barnevern Usikkert hvor lenge ETS barnevern er robust nok til å takle framtidige nye oppgaver Ligger an til at bemanning reduseres i tiden framover, jf. status mht. barn og økonomiplan Jf. kvalitets- og strukturreformen Forslag til endringer i loven Er trukket, men forventes å komme i ny form Endringer i oppgavemeldingen, regionreformen

96 ETS barnevern (2) En flytting til nye Tjeldsund er større prosess enn bare å flytte et kontor og ny arbeidsgiver Skal fases inn i ny organisasjon, og innpasses ift. samarbeidende tjenesteområder Skal barnevernet løses opp og gjennomgå en ny prosess, bør vi samtidig vurdere større enhet / samarbeidsområde

97 ETS barnevern (3) Evenes er villig til fortsatt å påta vertskommuneansvar Skal barnevernet brytes opp bør Evenes sammen med ETS eller alene vurdere annen løsning som kan takle framtidige oppgaver Et alternativ kan være ETS-samarbeid om kjernebarnevern og større organ for komplekse oppgaver

98 Videre prosess Vi drøfter og får prinsipielle avklaringer i dag Kommunestyret foretar prinsipielle valg 25. april Behandling av personalstrategi Omforent plan for koordinert ut- og/eller innfasing av samarbeidsområder Kommunestyret behandler samarbeidsavtalene før sommeren Hvordan matcher dette Tjeldsund og Skånland?

99

100 Sak 14/18 REFERATSAKER FELLESNEMNDA Saksbehandler: Liv Marit Torbergsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 18/287 Saksnr.: Utvalg Møtedato 14/18 Fellesnemnd Innstilling: Referatsakene tas til orientering Vedlegg: Referatsakene Saksutredning: Følgende dokumenter legges fram som referatsaker til fellesnemndas møte / ADM/RDG/LMT /18 Kommunal- og moderniseringsdepartementet 18/ STATSBUDSJETTET TILSAGN OM PROSJEKTSKJØNNSMIDLER - KAPITTEL 571, POST 64, PROSJEKTNUMMER , FORNYI NG OG UTVIKLING AV LOKALDEMOKRATIET I KOMMUNER MED VEDTAK OM SAMMENSLÅING 2. 18/ ADM/RDG/LMT 033 & /18 Troms Fylkeskommune HØRINGSBREV - STRATEGI FOR UNGE I TROMS / ADM/RDG/LMT /18 Evenes Kommune NAV - MELDING OM VEDTAK EVENES KOMMUNE Rådmannens vurdering: Side 17 av 18

101 Skånland kommune Tjeldsund kommune Deres ref Vår ref 18/ Dato 26. februar 2018 Statsbudsjettet Tilsagn om prosjektskjønnsmidler - kapittel 571, post 64, prosjektnummer , Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) viser til deres nye kommunes deltakelse i prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing. KMD gir med dette tilsagn om tilskudd til nye Tjeldsund kommune til arbeid med fornying og utvikling av lokaldemokrati med kroner , over statsbudsjettets kapittel 571, post 64 i Prosjektets mål Målet med prosjektet er å mobilisere og legge til rette for at kommuner med vedtak om sammenslåing arbeider med å utvikle og fornye sitt lokaldemokrati som en viktig del av utformingen av den nye kommunen. Målet med tilskuddet er å bidra til at prosjektets mål nås. Vilkår for bruken av tilskudd Tilskuddsmidlene som tildeles nye Tjeldsund kommune skal i sin helhet brukes til arbeidet med å utvikle og fornye lokaldemokratiet for den nye kommunen. Det forventes at alle resultater fra prosjektet kan gjøres offentlig tilgjengelig, blant annet ved at beskrivelser av tiltak som kommunen (planlegger) å gjennomføre, relevante rapporter og lignende kan legges ut på departementets hjemmesider, Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Avdeling Kommunalavdelingen Saksbehandler Cathrine Sørlie

102 KMD forventer at nye Tjeldsund kommune vil gi forskerne som gjennomfører underveisevalueringen den informasjonen og tilgangen som er nødvendig for å gjennomføre evalueringen. KMD forventer at nye Tjeldsund kommune vil bidra til å formidle erfaringer fra prosjektet i sammenhenger der dette er naturlig, for eksempel på samlinger og konferanser for erfaringsutvekslinger i regi av departementet. I tillegg gjelder de vilkår som fremgår av dette brevet og av Retningslinjer for tilskudd til prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing, pkt. 5. Utbetalingsordning Vi gjør oppmerksom på at midlene bare kan benyttes i Tilskudd utbetales på grunnlag av en utbetalingsanmodning fra den kommunen som skal motta tilskuddet på vegne av kommunekonstellasjonen/den nye kommunen. Utbetalingsanmodningen sendes i vanlig brev til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Utbetalingsanmodningen skal inneholde følgende: - prosjektnavnet: Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing - det sekssifrete prosjektnummeret: saksnummer: 18/467 - informasjon om hvilken kommune i denne konstellasjonen tilskuddsmidlene skal utbetales til og kontaktperson - kontonummer som pengene skal overføres til Utbetalingsanmodning skal sendes departementet innen 1. november Kontroll av bruk av tilskuddet Nye Tjeldsund kommune skal kunne dokumentere at midlene blir brukt i overensstemmelse med vilkårene for tilsagnet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet kan velge å kontrollere at vilkårene i dette tilskuddsbrevet og i Retningslinjer for tilskudd til prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing, pkt. 5 er oppfylt gjennom å be om ytterligere opplysninger og den dokumentasjon som er nødvendig for kontrollen. KMD forutsetter at kommunerevisor i sin gjennomgang vil inkludere tilskuddsmidlene fra departementet i sin revisjon. Utbetaling, tilbakebetaling og avkortning av fremtidige utbetalinger Dersom kommunen ikke har sendt en utbetalingsanmodning til departementet innen fristen 1. november 2018, kan departementet holde tilbake midlene og stoppe videre utbetalinger. Side 2

103 Dersom kommunen ikke har brukt tilskuddet i samsvar med vilkårene i dette tilskuddsbrevet eller Retningslinjer for tilskudd til prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing, pkt. 5, kan KMD velge å: a) kreve at kommunen betaler tilbake hele eller deler av det utbetalte tilskuddet b) avkorte fremtidige utbetalinger tilsvarende hele eller deler av det utbetalte tilskuddet Adgang til å kontrollere at vilkårene for tilskuddet er oppfylt og konsekvensene av dette fremgår av Retningslinjer for tilskudd til prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing, pkt. 6. og 7. Kommunal- og moderniseringsdepartementet ønsker lykke til med det viktige arbeidet med å fornye og utvikle lokaldemokratiet for den nye kommunen. Dersom dere har spørsmål, ber vi om at dere tar kontakt med seniorrådgiver Anne-Karin Ødegård på telefon eller e-post Anne-Karin.Odegard@kmd.dep.no. Med hilsen Sølve Monica Steffensen (e.f.) ekspedisjonssjef Cathrine Sørlie seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Side 3

104 Adresseliste Skånland kommune Postboks EVENSKJER Tjeldsund kommune Rådhuset 9444 HOL I TJELDSUND Side 4

105 Utdanningsetaten Adressater jf vedlagte liste Vår ref.: Saksbehandler: Arkiv: 16/ Hanne Sofie Roaldsen B33 SAKSARKIV Løpenr.: Tlf. dir.innvalg: Deres ref.: Dato: 11827/ HØRINGSBREV - STRATEGI FOR UNGE I TROMS Fylkesrådet i Troms har vedtatt at det skal utarbeides en strategi for unge i Troms. Vedlagt følger forslag til strategiplan på høring med frist for innspill 6. april Planen vil bli lagt fram til endelig behandling i fylkestinget i Troms i juni (uke 24) i år. Bakgrunn Ungdomssatsingen har hatt stor betydning som læringsarena for medvirkning og for politisk saksbehandling, men det er behov for en samordnet plan i fylket. Denne planen vil ikke ta for seg fylkeskommunens lovpålagte oppgaver knyttet til ungdom, men setter søkelyset på utviklingsoppgaver og områder der fylkeskommunen kan ha en sentral rolle. Fylkesrådet har vært styringsgruppe for arbeidet med ungdomskoordinator som prosjektleder. En egen tverretatlig arbeidsgruppe med representasjon fra alle etatene har bidratt i arbeidet med strategien. I tillegg har det vært en ressursgruppe med representasjon fra ungdommens fylkesråd, elev -organisasjonen i Troms, samt ombudene. Formålet med strategi for unge i Troms Formålet er å utvikle en helhetlig strategi for ungdomssatsingen i fylket. Gjennom mål og strategier trekker planen opp langsiktige utviklingsstrategier, angir prinsipper og legger føringer for prioriteringer av innsats. Strategien vil ligge til grunn for samarbeid og samvirke mellom sentrale utviklingsaktører. Det vil bli utarbeidet årlige handlingsplaner for oppfølging av strategiplanen. Strategiplanen vil kunne bli gjenstand for revidering i forbindelse med fylkessammenslåingen mellom Troms og Finnmark fra Vi ber om at høringsuttalelser sendes til Troms fylkeskommune, postboks 6600, 9296 Tromsø eller postmottak@tromsfylke.no Besøksadresse Telefon Bankgiro Org.nr. Strandveien Postadresse Postboks 6600, 9296 TROMSØ Epost mottak postmottak@tromsfylke.no Internettadresse

106 2 Med vennlig hilsen Sedolf Slettli Fylkesutdanningssjef Dette dokumentet er godkjent elektronisk og krever ikke signatur. Vedlegg: Adresseliste Etatssjefene i Troms fylkeskommune Kommunene i Troms KS Troms Regionrådene i Troms Eldrerådet i Troms Fylkesrådet for funksjonshemmede Fylkesrådet for ungdom, UFR TROBUR Alle videregående skoler i Troms Ungdomsrådet på UNN Ungt Entreprenørskap SUPU

107 Strategi for unge i Troms

108 Strategi for unge i Troms, Innledning Troms fylkeskommune har vært et foregangsfylke når det gjelder satsing på de unge. Vi skal fortsette å fornye og videreutvikle ungdomssatsingen for å sikre at arbeidet blir et viktig bidrag til utviklingen av Troms. I rollen som samfunnsutvikler har fylkeskommunen ansvar for å bidra til koordinering og stimulering av viktige innsatsområder. Strategi for unge i Troms er et bidrag til dette området. Strategien er et sentralt styringsdokument for de som jobber med unge i Troms og skal bidra til et bredt samfunnsengasjement hos unge for å gi disse en mulighet til å bli sett og hørt. Å arbeide med måloppnåelse og strategier vil imidlertid være et generelt ansvar for alle ansatte i Troms fylkeskommune. Denne strategien skal være et praktisk verktøy til inspirasjon i vårt daglige arbeid, og den skal sikre riktig retning og måloppnåelse. Strategiene under de fire fokusområdene; samfunnsdeltakelse, livsmestring, medbestemmelse og valgfrihet, har sin forankring fra fylkestinget i forbindelse med Regional planstrategi Strategi for unge i Troms skal være fellesnevneren som handlinger og tiltak for unge bygger på, og som sikrer grunnlaget for et rikt liv i Troms. Strategien er utarbeidet med god medvirkning fra ungdommens fylkesråd i Troms, og med støtte fra en tverretatlig ressursgruppe. FNs barnekonvensjon ligger til grunn for Strategi for unge i Troms. 2

109 Samfunnsdeltagelse Mål: Unge i Troms har rett til å bli hørt, si sin mening og skal forstå og medvirke i demokratiske prosesser. (FN barnekonvensjon, art 12) Unge i Troms skal, i tråd med demokratiske prinsipper, gis kunnskap og ferdigheter til å møte utfordringer. De skal forstå dilemmaer som ligger i å anerkjenne både flertallets rett og mindretallets rettigheter. En viktig målgruppe for fylkeskommunen er unge, og derfor ønskes det å legge til rette for at unge kan delta aktivt i samfunnslivet uavhengig av sosial og økonomisk status. Unge må i større grad være aktive deltakere i planlegging av kulturtilbud, idrettsarenaer og andre former for organisasjonsarbeid. Unges medvirkning i fylkeskommunale beslutningsprosesser og deltakelse i elevdemokrati og frivillige organisasjoner er «en skole i demokrati». Derfor er gode medvirkningsprosesser viktige. Strategier Målet skal nås ved å: sikre at unge i Troms får arenaer for politisk medvirkning ved etablering av Troms og Finnmark Fylkeskommune. involvere unge aktivt i forberedelse, gjennomføring og evaluering av skolevalg. sikre ungdomsmedvirkning i fylkeskommunale saker. bidra til at alle kommuner har et aktivt og fungerende ungdomsråd. støtte opp om de næringsrettede ungdomssatsingene i regi av næringslivet, kommuner og regionråd. bidra til å forsterke det regionale samarbeidet av ungdomsorganisasjoner. videreutvikle grenseoverskridende samarbeid i Barents, Arktis og Europa 3

110 Livsmestring Mål: Unge i Troms skal forstå og kunne påvirke faktorer som har betydning for mestring av eget liv. Livsmestring handler om å ruste unge mennesker til å mestre motgang, takle følelser og håndtere utfordringer sammen med andre. Det handler også om å kunne sette grenser og respektere andres valg og verdier. Det å leve og realisere egne muligheter og forventninger i livskraftige samfunn i Troms, skal ikke bare bidra til arbeid og god levestandard, men også bidra til positive opplevelser av livskvalitet og egen utvikling. Dette forutsetter en god infrastruktur for kulturelle opplevelser og muligheter for å formalisere og bygge opp egen kompetanse. Troms er et mangfoldig samfunn, dette skal gjenspeiles i den informasjon og de tilbud som gis til unge i fylket. Det er i barne- og ungdomsårene at grunnlaget for god helse blir lagt. Troms skal ha et godt og systematisk helsefremmende og forebyggende arbeid på de arenaene hvor unge befinner seg. Strategier Målet skal nås ved å: tilby unge gode veiledningstjenester som grunnlag for bevisste valg for egen fremtid. utvikle helsefremmende tiltak og fokus på psykisk helse, livskvalitet og rusforebyggende arbeid i all opplæring. bidra til gode levekår for unge og legge til rette for deltakelse uavhengig av bakgrunn. bidra til sosial likhet. ivareta brukermedvirkning av unge med funksjonsnedsettelse. sikre at elever får tilpasset undervisning. styrke samisk og kvensk språk og kultur. 4

111 Medbestemmelse Mål: Unge i Troms skal ha et større eierskap til de beslutninger som tas. Dagens unge utgjør morgendagens fremtid. Troms er avhengig av at dagens unge er fornøyd med sin oppvekst i fylket, og selv velger å etablere seg her. Å sikre unge reell medbestemmelse og innflytelse bidrar til å skape samfunnsengasjement, og er et viktig mål i ungdomspolitikken. Reell medvirkning medfører at unge får et større eierskap til de beslutninger som tas, og at beslutninger blir bedre forankret og lettere å gjennomføre. Unge må få større innflytelse i saker som har betydning for deres utvikling, trivsel og oppvekstkår. Å få innflytelse ivaretar og stimulerer unges evne til engasjement, ansvar og nytenkning. Det at deres meninger blir hørt og brukt, styrker også selvfølelsen. Å gi unge mulighet til reell medbestemmelse i ulike beslutningsprosesser kan bidra til nye ideer og innspill til den politiske dagsorden og øker kvaliteten på tilbud rettet mot de unge. Strategier Målet skal nås ved å: sikre politisk medvirkning fra ungdomsrådene i kommunene. gjennomføre undersøkelser om helse, levekår og oppvekst. gi unge tilgang til god utdanning. involvere barn og ungdom i beslutningsprosesser som angår fritids-, idretts- og kulturtilbud. ivareta medvirkning fra unge i programrådet for den kulturelle skolesekken. bidra til godt samspill mellom næringslivet og utdanningsaktører i landsdelen. stimulere til innovasjon og entreprenørskap. 5

112 Valgfrihet Mål: Unge skal ha mulighet til å ta selvstendige og ansvarlige valg Unge i Troms skal utvikle kompetanse som gjør dem i stand til å ta ansvarlige valg og handle etisk og miljøbevisst. De skal få forståelse for at handlingene og valgene til den enkelte har betydning for dem selv, de rundt seg, og neste generasjon. Temaet rommer blant annet problemstillinger knyttet til miljø, klima, fordeling av ressurser, konflikter, helse, likestilling, demografi og utdanning. Strategier Målet skal nås ved å: gi unge muligheten til å delta på samfunnsarenaer som bidrar til kritisk tenkning. sikre unge like fremtidsmuligheter ved hjelp av ny teknologi. være med på å utforme klima- og miljømål for å sikre at Troms blir et attraktivt fylke. sikre at unge har et godt og sikkert kollektivtilbud. gi unge mulighet til å påvirke sin egen arbeidsfremtid. legge til rette for økt vekstkraft og bostedsattraktivitet i by- og regionsentrene. 6

113 Evenes kommune Rådmannen SKÅNLAND KOMMUNE Postboks EVENSKJER Vår dato: Vår ref: /355 F00 Deres dato: Deres ref: Saksbeh: Saksbeh. tlf: Stine Fedreheim NAV - melding om vedtak Evenes kommune Viser til styringsgruppemøte om nye NAV Tjeldsund og Evenes. Det er bedt om en avklaring i saken fra Evenes innen Evenes kommunestyret har behandlet saken og fattet følgende vedtak: «Evenes kommune ønsker et samarbeid med Tjeldsund og Skånland kommune om felles drift av NAV tjenester fra årsskiftet og ber rådmannen forhandle fram forslag til samarbeidsavtale» Det ble i styringsgruppemøtet foretatt en gjennomgang av forslag om interkommunal avtale. Evenes kommune ønsker om mulig å få tilsendt den redigerte avtalen. Vi ser frem til et konstruktivt samarbeid. Med hilsen Stine Fedreheim Kst. rådmann Postadresse: Postboks 43 Telefon: Bankgiro: E-post: postmottak@evenes.kommune.no Telefaks: Org.nummer: Besøksadresse: Rådhuset, Bergvikveien 11, 8539 Bogen i Ofoten

114 Sak 15/18 ORIENTERINGER/DRØFTINGER FELLESNEMNDA Saksbehandler: Liv Marit Torbergsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 18/73 Saksnr.: Utvalg Møtedato 15/18 Fellesnemnd Innstilling: Orienteringene tas til orientering Vedlegg: Saksliste kommunestyret i Tjeldsund Saksliste kommunestyret i Skånland Prosjektplan Nye Tjeldsund versjon 8 Saksutredning: Orienteringer vil bli gitt i møtet Konsekvens Tjeldsund 2020: Rådmannens vurdering: Side 18 av 18

115 Saksnr PS 1/18 PS 2/18 PS 3/18 PS 4/18 PS 5/18 PS 6/18 Innhold GODKJENNING AV MØTEINNKALLING/SAKSKART GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE REFERATER OG ORIENTERINGER Interkommunal plansamarbeid om kystsoneplan for Midt- og Sør- Troms. Delegering av planmyndighet, valg av representanter til interkommunalt kystplanutvalg HÅLOGALANDSBRUA AS - SALG AV AKSJER MEDLEMSKAP I SØR-TROMS REGIONRÅD PS 7/18 STRATEGI FOR VEKST OG UTVIKLING I SØR-TROMS PS 8/18 SØKNAD OM PERMISJON FRA POLITISKE VERV PS 9/18 POLITISK ORGANISERING TJELDSUND HØRING

116 SAKSLISTE KST SKÅNLAND KOMMUNE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel PS 1/18 18/78 TILSTANDSRAPPORT GRUNNSKOLEN 2017 PS 2/18 18/55 STRATEGI FOR VEKST OG UTVIKLING I SØR-TROMS PS 3/18 18/122 SØKNAD OM KOMMUNAL GARANTI VARDOBAIKI AS PS 4/18 18/19 BOLIGER TIL VANSKELIGS TILTE I GROVFJORD - FASTSETTELSE AV HUSLEIE - GODKJENNING AV LEIEAVTALE MELLOM SKÅNLAND KOMMUNE OG KALVSKINNET UTLEIEBOLIGER AS PS 5/18 15/1014 ENDRINGER AV MIDTRE HÅLOGALANDS FRILUFTSRÅDS VEDTEKTER (TIDLIGERE OFOTEN OG SØR-TROMS FRILUFTSRÅD) PS 6/18 18/39 HØRING - FORSLAG TIL ENDRINGER I SELSKAPSAVTALEN FOR HRS IKS PS 7/18 18/131 AVTALE MED TROMS 110-SENTRAL PS 8/18 18/123 POLITISK ORGANISERING TJELDSUND HØRING PS 9/18 17/62 SØKNAD OM Å TILRETTELEGGE FOR PARKERING, REKLAME OG SEPTIK PS 10/18 17/582 SALG AV TOMT 16/654 OG 16/188 PS 11/18 17/674 OPPRETTELSE AV EIENDOMSSELSKAP PS 12/18 18/42 VANNOMRÅDEUTVALG I SØR- OG MIDT-TROMS UTNEVNELSE AV KOMMUNAL REPRESENTANT FO 1/18 18/165 Side 3 av 16

117 SITUASJONEN FOR JORDBRUK ET I SKÅNLAND KOMMUNE FO 2/18 18/165 GRUNNGITT SPØRSMÅL VEDRØRENDE BREDBÅND/FIBERUTBYGGING KOMMUNESTYRET RS 1/18 18/158 REFERATSAKER KOMMUNESTYRET Side 4 av 16

118 Prosjektplan Versjon

119 Innhold 1. Bakgrunn Organisering og mandat for prosjektet Mål og mandat for Fellesnemnda Sammensetning og konstituering Om Fellesnemnda i Intensjonsavtalen: Myndighet og organisering Arbeidsgiverspørsmål og partssammensatt utvalg Involvering av ansatte og arbeidsgrupper Tiden frem mot Mandat for prosjektleder Skisse prosjektorganisasjon Til frikjøp administrasjon, ledelse til arbeidsgrupper/delprosjekter og prosjektstøtte til prosjektrådmannen disponeres følgende: Frikjøp av hovedtillitsvalgte og hovedverneombud Revisjon: Aktivitetsplan Delprosjekter og gruppesammensetning Delprosjekter som igangsettes i 2017: Delprosjekter som igangsettes i 2018: Budsjett engangskostnader... Feil! Bokmerke er ikke definert. 2

120 1. Bakgrunn Kommunestyrene i Tjeldsund og Skånland har fattet gjensidige vedtak om sammenslåing 11. desember 2016 og med likelydende vedtak 21. juni 2017 hvor intensjonsavtale ble godkjent, Fellesnemnd nedsatt og revisor ble valgt mv. Stortinget fattet nasjonalt vedta k om sammenslåing av Tjeldsund og Skånland 8. juni Kommunal - og moderniseringsdepartementet fastsatte 27. oktober 2017 nye kommune - og fylkesnummer, som vil gjelde fra 1. januar Nytt kommunenummer for Tjeldsund kommune blir Kommunal - og m oderniseringsdepartementet fastsatte videre 19. desember forskrift for sammenslåingen på bakgrunn av kongelig resolusjon som ble vedtatt 27. oktober Fellesnemnda hadde sitt konstituerende møte 9. august Liv Kristin Johnsen ble valgt til leder a v fellesnemnda og Helene Berg Nilsen ble valgt til nestleder. I samme møte ble Partssammensatt utvalg valgt og med påfølgende valg av tillitsvalgte til utvalget. Leder og nestleder av Fellesnemnda har samme roller i Partssammensatt utvalg. Fellesnemnd ans atte i møte 11. oktober 2017 Torbjørn Simonsen som prosjektrådmann/rådmann i nye Tjeldsund. Prosjektrådmannen tiltrådte funksjonen 1. november og gikk fra samme tidspunkt ut av stillingen som rådmann i Skånland. 2. Organisering og mandat for prosjektet 2.1 Mål og mandat for Fellesnemnda Kommunestyrene i Tjeldsund og Skånland har i sine likelydende vedtak 21. juni 2017 vedtatt følgende mandat for Fellesnemnda: Sammensetning og konstituering Sammenslåingsprosessen er politisk styrt av en fellesnemnd. Fellesnemnda består av formannskapene i Skånland og Tjeldsund. Intensjonsavtalen ligger til grunn for Fellesnemndas mandat Om Fellesnem n da i Intensjonsavtalen: Kommunestyrene vil våren 2017 vedta intensjonsavtalene og velge Fellesnemnd. Det vil bli søkt Fylkesmann/KMD om dispensasjon fra kravet om å avholde felles kommunestyremøte, ettersom grunnlaget for å etablere nye Tjeldsund er avklart, og at kommunene legger opp til å komme raskest mulig i gang. Det vedtas og nedsettes en fellesnemd med represe ntanter fra begge kommunene som skal arbeide med prosessen fram til endelig sammenslåing. Inndelingslova 26 slår fast at Fellesnemda skal gjenspeile folketall i de enkelte kommunene. Fellesnemnda forutsettes å bestå av formannskapene i Skånland og Tjelds und. Fellesnemnda velger selv leder og nestleder. Det skal søkes å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Ved uenighet skal 3

121 Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsettes til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvend ig å ta stilling til avgjøres med alminnelig flertall. Fellesnemnda vil blant annet jobbe med: Vedta politisk og administrativ organisering Ansette prosjektleder/rådmann i den nye kommunen Nedsette utvalg/arbeidsgrupper som skal jobbe med ulike områder In formasjon I perioden fra Fellesnemnd er nedsatt og fram til endelig sammenslåing skal kommunene gjensidig orientere hverandre gjennom Fellesnemda om aktuelle investeringsprosjekt med en kostnadsramme på over 1 mill. kr. Dette gjelder også andre v esentlige endringer i kjent politikk. Informasjon skal skje senest 14 dager før et endelig vedtak. Hver av kommunene har i perioden fram til sammenslåing ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør drøftes i fe llesnemnda før endelig vedtak i de respektive kommunestyrer. Dette gjelder spesielt nye tiltak knyttet til kommunens kommuneplan og handlingsprogram/økonomiplan. Kommuneplanen samordnes gjennom å etablere en felles prosess. Investeringer må vurderes spesie lt Myndighet og organisering Fellesnemnda skal tilstrebe enighet i alle saker. Fellesnemnda skal: Gjennomgå og vurdere alle prinsipielle forhold vedr sammenslåingsprosessen. Videre kan fellesnemnda fatte vedtak i alle saker som er nødvendig for å etablere den nye kommunen med mindre dette påvirker en eller begge av de eksisterende kommunene. Inngå avt aler for den nye kommunen. Dette kan være alt fra nye driftsavtaler på data, til kommunesamarbeidsavtaler for den nye kommunen. De gamle kommunene må si opp alle avtaler selv. Nemnda disponerer engangstilskudd og reformstøtte fra staten i forbindelse med kommunesammenslåingen. F ellesnemnda vedtar selv budsjett for sin virksomhet. Det forutsettes at Fellesnemnda holder seg innenfor den tildelte engangstilskudd og reformstøtte. Fellesnemnda har selv ansvar for å besørge regnskapsføring og revisjon for sitt r egnskap. Kommunale regnskapsprinsipper gjelder. Ta avgjørelse i valg av hovedmodell for den politiske organiseringen av den nye kommunen. Ta avgjørelse i valg av hovedmodell for administrativ organisering, samt godkjenne detaljerte bemanningsplaner og tilsette lederstillinger i den nye kommunen. Fellesnemnda kan delegere tilsettingsmyndighetil et eget ansettelsesutvalg for øvrige stillinger. Utarbeide et utfyllende mandat for prosjektleder/ny rådmann og iverksette en ansettelsesprosess i løpet av høst en Fellesnemnd ansetter prosjektleder/rådmann. 4

122 Fastsette arbeidsgiverpolitikk for den nye kommunen i tråd med medbestemmelses - ordningen i hovedavtalen og arbeidsmiljøloven. Nedsette felles partssammensatt utvalg. Fellesnemndas medlemmer skal også u tgjøre arbeidsgivers representanter i partssammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen. Utarbeide omstillingsdokument som legger grunnlag for arbeidsgiverpolitiske spørsmål under sammenslåingsprosessen. Fremlegge forslag til budsjett og økonomiplan for de t nye kommunestyret. Foreslå nye satser for offentlige avgifter, gebyrer og egenbetalinger. Tar stilling til revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalgene i begge kommunene. Utarbeide forslag til delegeringsreglement som beh andles og vedtas av det nye kommunestyret. Utarbeide forslag til politisk reglement, godtgjørelsesreglement og øvrige reglement som skal vedtas av kommunestyret. Fastsette godtgjørelser for fellesnemndas virksomhet og andre oppnevnte utvalg underlagt felle snemnda. Utarbeide forslag til beredskapsplan for den nye kommunen Ta stilling til organisering av pensjonsordninger for den nye kommunen. Utarbeide en helhetlig informasjonsstrategi for arbeidet med kommunesammenslåingen. Tidlig sette i gang et kulturprosjekt for å bygge felles identitet og kultur i den nye kommunen Arbeidsgiverspørsmål og partssammensatt utvalg Forholdet mellom nye Tjeldsund kommune som arbeidsgiver og de ansatte skal behandles i et partssammensatt utvalg (Administrasjons utvalg). Utvalget skal avgi uttalelse i saker som vedrører overordnede politisk spørsmål, retningslinjer og planer i sammenslåingsprosessen. Prosessen for ansettelse av prosjektleder/ny rådmann og øverste administrative ledelse skal behandles av det partss ammensatte utvalget. Det partssammensatte utvalget skal drøfte hvordan tillitsvalgte skal involveres i henhold til Hovedavtalens og Arbeidsmiljølovens bestemmelser, herunder ha møte og talerett i Fellesnemnda Involvering av ansatte og arbeidsgrupper Når nye Tjeldsund kommune skal bygges skal hele organisasjonsstrukturen og tjenestene gjennomgås. Denne involveringen vil bli tilrettelagt slik at det vil nedsettes en rekke med arbeidsgrupper med tildelte mandater og tjenesteområder som ønskes belyst og gitt innspill til hvordan nye Tjeldsund skal løse sine samfunnsoppdrag i fremtiden. Arbeidsgruppene vil bli satt sammen av ansatte fra både Skånland og Tjeldsunds nuværende kommuner Tiden frem mot 2020 Funksjonstiden for kommunestyrene i Skånland og Tjeldsund varer inntil tidspunktet for iverksetting av sammenslåingen. I perioden fra konstituering av nytt kommunestyre til sammenslåingen trer i kraft, er kommunestyrenes ansvar og fullmakter likevel avgrense til det som er nødvendig for å avslutte vir ksomheten i de eksisterende kommunene. Om ansvar og myndighet for øvrig i sammenslåingsprosessen, se punkt 1. 5

123 Det første kommunestyret i nye Tjeldsund kommune har sitt konstituerende møte i oktober 2019, jf Inndelingslova 27. Her vil formannskap, utvalg og posisjoner velges. I desember 2019 gjennomføres første ordinære møte i kommunestyret i nye Tjeldsund kommune for å vedta budsjett for 2020 og økonomiplan Formannskapet i nye Tjeldsund kommune har sitt første møte i november 2019 for å kunne avgi innstilling til budsjett/økonomiplan. Fellesnemnda har da forut sørget for nødvendig politisk, administrativ og partsmedvirkning til det som skal vedtas. 2.2 Mandat for prosjektleder Fellesnemnda har i møte 13. september vedtatt følgende mandat for prosj ektleder med tilhørende ansvars - og arbeidsområde: 1. Prosjektleder delegeres myndighet til å treffe beslutninger i alle saker som er innenfor fellesnemndas ansvarsområde, med følgende begrensninger: a ) Saker som er av prinsipiell karakter skal legges fre m for fellesnemnda. Ved tvil om en sak er å anse som prinsipiell, avklares dette med fellesnemndas leder. b) Saker som fremgår av Fellesnemndas mandat og reglement for partssammensatt utvalg. c) Ansettelse av den nye kommunens øverste ledelse, det vil si rådmannens ledergruppe, skal legges fram til folkevalgt behandling. d) Beslutninger med økonomiske konsekvenser må være i samsvar med fellesnemndas budsjettvedtak. Videre må beslutningenes økonomiske videreføringskonsekvenser være innenfor rammene av de to kommunenes økonomiplaner. 2. Prosjektleder gis myndighet til å innstille i alle saker som legges frem for fellesnemnda, for partssammensatt utvalg og for folkevalgte utvalg som fellesnemnda har opprettet. Som prosjektrådmann ha følgende oppgave og ans varsområde: planlegge, organisere og lede sammenslåingsprosessen konkretisere aktivitets - og tidsplan for prosessen(e) sikre nødvendige ressurser til sammenslåingsarbeidet etablere og følge opp nødvendige delprosjekter i samsvar m ed vedtatte styringsdo kumenter forberede saker og sikre løpende forankring politisk, administrativt og hos tillitsvalgte sørge for bred og god informasjon ut i kommunene bidra til at to organisasjonskulturer blir enhetlige og entusiastiske med klare mål og verdier for fremtid en foreta t ilsetting i sentrale stillinger 6

124 Hovedverneombudene i T og S har møte - og talerett i PSU. 2.3 Skisse prosjektorganisasjon Partssammensatt utvalg (PSU) Arbeidsutvalg (AU) Fellesnemnd Hovedtillitsvalgte fra PSU og hovedverneombudene i T og S har møte - og talerett i Fellesnemnda. Rådmennene i T og S også møte - og talerett i Fellesnemnda. Politiske arbeidsgrupper Mandat gis av fellesnemnda og medlemmer oppnevnes av fellesnemnda. Administrative arbeidsgrupper Prosjektrådmann Prosjektmedarbeidere Medlemmene i arbeidsgruppene forespørres/oppnevnes i samråd med rådmennene. Arbeidsgruppene rapporterer til prosjektrådmann. Lederforum Omstillings - utvalg Kontaktmøte tillitsvalgte/verne - ombud Rådmann Tjeldsund Rådmann Skånland Felles omstillingsutvalg består av prosjektrådmannen, begge rådmennene og personalansvarlige fra arbeidsgiversiden. Arbeidstakerrepresentantene i PSU velger en tillitsvalgt fra hver av de to kommunene til å representere de ansate i omstillingsutvalget. Kommunestyre Tjeldsund Kommunestyre Skånland 7

125 Fellesnemndas mandat framgår ovenfor. Deres myndighet er avklart gjennom egen sak, 21. juni 2017, vedtatt i begge kommunene. Fellesnemnda skal styre oppbyggingen av ny kommune fram mot 1. januar Dette gjøres via prosjektplan som det rapporteres på til nemnda på hvert møte, vedtak underveis og vedtak som fattes i det enkelte kommunestyre når delegeringsreglementet ikke er dekkende. Felles nemnda er det øverste organet for sammenslåingsprosessen. Hovedtillitsvalgte (dvs de to som sitter i PSU) samt hovedverneombudene (en fra hver kommune) har alle møte - og talerett i Fellesnemnda. P S U er forkortelse for partssammensatt utvalg. Politiske medlemmer er valgt i Fellesnemnda 9. august 2017 og er i tillegg sammensatt med 2 tillitsvalgte (en fra hver kommune). Begge hovedverneombudene (en fra hver kommune) har også møte - og talerett i PSU. P S U skal gis mulighet til å uttale s eg om alle saker som berører de ansatte før fellesnemnda behandler saken. For å sikre at det skjer, får de alle saker som fellesnemnda skal behandles til vurdering om det skal gis uttalelse. AU er forkortelse for arbeidsutvalg. AU består av Fellesnemnda s leder og prosjektrådmannen, nestleder av Fellesnemnda møter ved behov. A U s hovedoppgave er å fastsette agenda for fellesnemndas møter. I tillegg kan arbeidsutvalget drøfte status i enkeltsaker som ikke er av prinsipiell karakter samt drøfte egnede spørsmål for Felles nemnda. Fellesnemndas leder skal lede møtene i nem n da. Saker som er av prinsipiell karakter skal legges frem for fellesnemnda. Ved tvil om en sak er å anse som prinsipiell, avklare r prosjektrådmannen dette med fellesnemndas l eder. Politiske arbeidsgrupper opprettes og gis mandat av fellesnemnda. Medlemmene velges av og blant fellesnemndas medlemmer. AU kan oppnevnes som arbeidsgruppe og må da gis en særskilt utredningsoppgave av nemnda. De politiske arbeidsgruppenes utrednin ger skal legges fram for nemnda for beslutning. De har ingen egen beslutningsmyndighet. Prosjektrådmann er de folkevalgte organers kontaktpunkt mot administrasjonen i prosjektet og i kommunene. Prosjekt rådmann skal lede og sørge for framdrift i sammensl åingsprosessen. Prosjekt rådmannen er gitt et bredt mandat som framgår av egen sak. Prosjekt rådmannen har ansvar for å utrede, tilrå og legge fram de saker nemnda med tilhørende organer vil ha framlagt. Prosjektrådmannen har ellers ansvar for å legge fram og revidere budsjett og framdriftsplan for prosjektet på hvert møte. Prosjekt rådmannen skal gi rådmennene den informasjon de trenger for å følge opp i sin kommune og ellers bistå rådmennene med informasjon når de ber om det. 8

126 Involvering av tillitsvalgte må fortløpende vurderes på alle nivå i prosjektet for å ivareta nødvendig drøftingspli kt, medbestemmelse og eventuelle forhandlinger. Begrepet «tidligst mulig» som framgår av Hovedavtalen vil være førende for hvordan dette ivaretas. Prosjektrådmann avholder jevnlige Kontaktmøter med tillitsvalgte/verneombud for å sikre informasjons -, drøfti ngs - og forhandlingsrettigheter og plikter blir ivaretatt på en tillitvekkende måte. Rådmennene i kommunene sitter i et eget lederforum sammen med prosjekt rådmannen. Personalansvarlige forutsettes også å inngå. Formålet med det er at de skal være så godt informert som mulig om prosjektet og om de saker som utredes. Der har de anledning til å komme fram med sine synspunkter. Rådmennenes formelle kontaktpunkt mot fellesnemnda er prosjekt rådman n. De har ellers møte og talerett i fellesnemnda. Prosjekt råd mann og rådmenn må spille på lag slik at framdriften sikres. Prosjekt rådmann er avhengig av at rådmennene gir tilgang til personell og kunnskap i den enkelte kommune ved behov. Det er rådmennene i kommunene som er prosjekt rådmannens kontaktpunkt mot den en kelte kommune. En tillitsvalgt og ett hovedverneombud inviteres til å møte i lederforum ved behov. Omstillingsutvalg. Begge kommunene etablerer fra 1. januar 2018 et felles omstillingsutvalg. Felles omstillingsutvalg består av prosjektrådmannen, begge rådmennene og personalansvarlige fra arbeidsgiversiden. Arbeidstakerrepresentantene i PSU velger en tillitsvalgt fra hver av de to kommunene til å representere de ansatte i omstillingsutvalget. De to kommunene skal ikke utlyse ledige nøkkel -/lederstillin ger i de to kommunene før ledige stillinger er behandlet i felles omstillingsutvalg. Dette gjelder leder -/nøkkelstillinger innenfor administrasjon og ledelse, og innenfor ikke stedbundne tjenester i de øvrige tjenesteområdene/sektorene. Omstillingsutvalge t skal vurdere om stillingene skal utlyses internt i de to kommunene eller eksternt. Ansettelser i den enkelte kommune skjer i henhold til den enkelte kommunes delegeringsreglement. Administrative arbeidsgrupper oppnevnes for å utrede spørsmål som administrasjonen besitter kunnskap om. Det er prosjekt rådmannen som gir oppdrag til arbeidsgruppene. Oppdraget kan komme fra prosjekt rådmannen selv, eller være initiert av fellesnemnd eller rådmenn. Rådmennene oppnevner medlemmer fra sine kommuner på fores pørsel fra prosjekt rådmann. Arbeidsgr uppene rapporterer til prosjektrådmann. 9

127 2.4 Til frikjøp administrasjon, ledelse til arbeidsgrupper/delprosjekter og prosjektstøtte til prosjektrådmannen disponeres følgende: Overføring/finansiering fra engangsstøtt e Tjeldsund Skånland 2018 Generelt frikjøp, arbeidsgrupper ( 57 % st) 1000 timer a 500, Prosjektmedarbeider/sekretariat (30% st) 525 timer a 500, Regnskap fellesnemnd/prosjektregnskap (10% st) 175 timer a 500, Prosjekt -/utviklingsrådgiver 50 % stilling Generelt frikjøp, arbeidsgrupper ( 50 % st) 875 timer a 500, Prosjektmedarbeider/sekretariat ( 20 % st) 350 timer a 500, Regnskap fellesnemnd/prosjektregnskap (10% st) 175 timer a 500, Midlene o verføres som akonto januar 2018 og januar 2019 og avregnes mot prosjektregnskaper for reell medgått ressursbruk Som medgått ressursbruk regnes tid medgått til møter i prosjekt -/arbeidsgrupper, delprosjektledere skrive -/dokumentasjonsarbeid og avtalt tid til studieturer/kompetanseheving knyttet til det konkrete prosjekt. Øvrige kostnader til evt vikarinnleie dekkes av ordinær drift i Tjeldsund og Skå nland kommuner. 2.5 Frikjøp av hovedtillitsvalgte og h ovedverneombud Tjeldsund Organisasjon NAVN Opprinnelig frikjøp i egen kommune Frikjøpressurs Tjeldsund 2020(fra ) Samlet Delta Bente Pettersen 11,2 8%(hh v 5% for arbeid som vara i PSU og 3% generell belastning) 19,2% Fagforbundet(inkl NSF etter gitt fullmakt) Sandra Ranang % 33% Nito Elias Balto 0 Søke perm m/lønn 0 10

128 Hovedverneombud Bente Pettersen 10% 10% 20% Utdanningsforbundet Anne Bergersen 12% lokalt, 20% sentralt +3% generell belastning 35% Naturviterne 1 person har ingen HTV 0## Søke perm m/lønn 0 Ergoterapeutforbundet 1 person har ingen HTV 0### Søke perm m/lønn 0 Econa 1 person har ingen HTV 0 Søke perm m/lønn 0 ## Medlem N aturviterne lar seg representere av Nito ### Medlem Ergot er apeutforbundet lar seg representere av Delta Skånland Organisasjon NAVN Opprinnelig frikjøp i egen kommune Frikjøpressurs Tjeldsund 2020(fra ) Samlet NSF Annett Vibeke Fløistad 5% +3% generell belastning 8% NITO Ivar Hartviksen 0 Søke perm m/lønn 0 Akademikerforbundet Mona Lilleng 0 Søke perm m/lønn 0 Fagforbundet (inkl. FO) Ella Haldorsen 92,5% +7,5% 100 Den norske legeforening Marius Kristensen 0 Søke perm m/lønn 0 Utdanningsforbundet Jan Hugo Olsen 24%(sentralt, refunderes) 8%(hhtv5% for arbeid som vara i PSU og 3% generell belastning) 32% Hovedverneombud Vera Kingswick 20% 20% 40% Frikjøpsordningen som nå er avtalt forutsetter gjeldende rolle og medlemstall Frikjøp benyttes så langt det gjelder, deretter permisjon med lønn hvis behov. Frikjøpsordningen gjelder for Ny drøfting til høsten 2018, da for året 2019 Organisasjoner som har få medlemmer gis ikke frikjøp som fast ordning; de må søke permisjon m/l ønn for deltakelse i kontaktmøter. Søknad om permisjon med lønn behandles av nærmeste leder/leder med personalansvar. Dokumentasjon: møteinnkalling. 11

129 Organisasjonene som har fullmakt til å representere andre organisasjoner (sammenslutningmodell) må fremlegg e dokumentasjon på dette Dersom et møte faller på en F1, vil denne erstattes fullt ut med ny fridag. Tidspunktet for erstatningsfridag må avtales med arbeidsplassens leder Dersom et møte faller på en annen fridag erstattes denne med fri time for time som møtet varer. Virkningsdato: inntil Revisjon : Komrev Nord er vedtatt engasjert som revisor for prosjektet, innenfor revisjonsoppdraget de gjør for Skånland kommune. 3. Aktivitetsplan Aktivitetsnavn Ansvar Frist/tid Etablere ny kommune Tjeldsund og Skånland Fellesnemnda Kommunestyrene fatter gjensidige vedtak om kommunesammenslåing Kommunestyrene Stortingsvedtak (nasjonalt vedtak) om ny kommune og fylkestilhørighet Stor t inget Kommunestyrene fatter likelydende vedtak om intensjonsavtale, fellesnemnd mv Kommunestyrene Kongen i Kongelig resolusjon om kommunesammenslåingen til nye Tjeldsund statsråd /Kommunal - og kommune og Forskrift om sammenslåingen av Tjeldsund og Skånland moderniserings / fastsatt. departementet 2017 Oppstart innledende oppgaver/formelle forhold og kartlegging og oppstart av langvarige delprosjekter 4 Fellesnemnda konstituert Fellesnemnda Partssammensatt utvalg (PSU)valgt og startet opp PSU Reglement partssammensatt utvalg og ansattes medvirkning nye Tjeldsund kommune Fellesnemnda Reglement for godtgjørelser fellesnemnda, PSU og arbeidsgrupper Fellesnemnda Oppnevning av representant kirkelig fellesnemnd Fellesnemnda Budsjett Fellesnemnda Fellesnemnda 11 Tildele budsjett kirkelig fellesråds fellesnemnd Fellesnemnda Avklar t frikjøp av tillitsvalgte PR / / Tilsetting prosjektleder/rådmann Fellesnemnda Frikjøpe/tilsette prosjektmedarbeidere PR / 15 Retningslinjer for omstilling F ellesnemnda Møte med Troms fylkeskommune og Fylkesmannen i Troms om problemstillinger knyttet til at Tjeldsund skifter forvaltningsregion Leder / nestleder FN/PR /

130 17 Løypemelding KS Strategikonferanse PR Deltakelse i finansieringsordningen for digitaliseringsprosjekter KS PR/Fellesnemnda Delprosjekt - informasjonsstrategi, hjemmeside PR Delprosjekt - fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet - fokus på barn og unges medvirkning PR/Fellesnemnda Delprosjekt - infrastruktur og digitalisering PR Delprosjekt - politisk organisering PR/Fellesnemnda Delprosjekt - prosess fastsetting av det samiske navnet på Tjeldsund kommune PR /Fellesnemnda Delprosjekt - felles NAV nye Tjeldsund og Evenes PR/Egen styringsgruppe Delprosjekt - system, arkiv og digital sammenslåing PR / Delprosjekt - geodata, kart og matrikkel PR 27 Delprosjekt - felles identitet, kultur og profilering PR / 28 Delprosjekt - administrativ organisering PR 2 9 Kartlegge interkommunale avtaler, selskap og forpliktelser. Vurdere videreføring eller oppsigelse Fellesnemnda/PR /RM 21./ Møte Evenes kommune vedr fremtidige samarbeidsordninger Fellesnemnda/PR/RM Avklare fremtidig samarbeid med Evenes kommune Fellesnemnda Etablere administrative arbeidsgrupper på tjenester og fagområder PR Delprosjekt videregående opplæringstilbud i kommunen, jf Int.avt Fellesnemnda/PR Oppstart Delprosjekt «Operasjon planlegging» PR Delprosjekt - kartlegging ansatte /kompetanse PR Delprosjekt gjennomgang av avtaler, retningslinjer og reglementer 36 på personalområdet PR 37 Delprosjekt - avklare fremtidig bruk av lokaliteter PR 38 Delprosjekt - valg til ny kommune 2019 Fellesnemnda/PR 39 Delprosjekt - økonomi - og virksomhetsstyring i ny kommune PR 40 Delprosjekt boligstiftelser og fremtidig struktur PR/Styrer Delprosjekt kommunikasjonstilbud/buss, logistikk og trafikksikkerhetstiltak Politisk arbeidsgruppe 42 Delprosjekt samisk undervisning og kultur Politisk arbeidsgruppe 43 Delprosjekt skatteoppkreverfunksjon og samarbeidsløsninger 44 Fellesnemnda vurderer og beslutter opprettelse av politiske arbeidsgrupper Fellesnemnda 45 Lage "skyggebudsjett" ny kommune PR/Rådmenn 46 Avklare eiendomsskatteordning ny kommune Fellesnemnda/PR PR 13

131 47 Rekruttere og ansette i rådmannens ledergruppe PR 4 8 Oppstart 2019 Gjennomføre alle ansettelser i ny kommune/virksomhetsoverdragelse PR/Personalledere 49 Implementere og klargjøre politisk organisering, kommunedelsutvalg mv Fellesnemnda/PR 50 Harmonisere kommunale avgifter PR/Rådmenn 51 Inngå bankavtale PR 52 Avklare revisjonsordning for ny kommune PR 53 Inngå avtaler om interkommunalt samarbeid, tilpasse IKS - avtaler mv Fellesnemnda/PR 54 Tilpasse kommunalt eierskap i selskaper (AS'er) mv Fellesnemnda/PR 55 Delprosjekt - Skilting ny kommune - bygg og veier PR 56 Gjennomgang, tilpasning ROS - analyse ny kommune PR Delegeringsreglement politisk og administrativt - utarbeide forslag til behandling 2020 Fellesnemnda/PR 58 Administrative forberedelser Kommunal planstrategi til behandling 2020 PR Utarbeide budsjett - og økonomiplan Fellesnemnda/PR 60 Ordne fysiske fasiliteter/bygg PR Ny kommune etablert Til de aktuelle delprosjektene vil det utarbeides prosjektbeskrivelser, fremdrifts - og milepælsplaner og budsjetter. 4. Delprosjekter og gruppesammensetning Grønn skrift: Avklarte grupper Rød skrift: Grupper under avklaring 4.1 Delprosjekter som igangsettes i 2017: Infrastruktur og digitalisering Prosjektgruppe: Hugo Losvik (PL), Bente Solvang, Henrik St røm, Mats Levi Olsen, Kristina Lindahl Informasjonsstrategi, hjemmeside Prosjektgruppe: Bente Johanne Nygård (PL), Kristine Storelv, Mats Levi Olsen (ved behov) 14

132 Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet - fokus på barn og unges medvirkning Prosjektgruppe: Linn Eva Sæther (PL), Silje Elvenes Liseth, Janne Johansen, Trude Hagland + ungdom srepresentanter Politisk organisering Prosjektgruppe: Liv Kristin Johnsen (PL), Helene Berg Nilsen, Ove Berg, Einar Aune, prosjektrådmann Torbjørn Simonsen Prosess fastsetting av det samiske navnet på Tjeldsund kommune Prosjektgruppe: Prosjektrådmann Torbjørn Simonsen Felles NAV nye Tjeldsund og Evenes Styringsgruppe: Avdelings direktør NAV Troms Oddrun K. Johansen, avdelings direktør NAV Nordland Erik Seljeås, prosjektrådmann Torbjørn Simonsen, kst rådmann i Evenes Stine Fedreheim, rådmann Monika Amundsen, kst rådmann Bjørn Tore Sørensen (repr partnerskapet frem til sammenslåing), Hilde D. Fjellheim ( TV ), Robin Solsem (TV) Prosjektgruppe: Reidar Hansen (PL), Eli Tyldum + 2 tillitsvalgte System, arki v og digital sammenslåing Prosjektgruppe: Mona Lilleng (PL), Linda Noble, L ill - Grethe Bakkland, Kristine Storelv, Hugo Losvik, Mats Levi Olsen (deltar ved behov) Geodata, kart og matrikkel Prosjektgruppe: Ole Øystein Lindebø (PL), Dag E. Grønnerød, Hans Martin Fløystad, Jan Egil Strand Felles identitet, kultur og profilering Prosjektgruppe: Kristina Lindahl (PL), Linn - Eva Sæther, Rigmor Wangen, Janne Johansen, Solbjørg Borgan, Lars Moen Administrativ organisering Prosjektgruppe: Prosjektrådmann Torbjørn Simonsen (PL), Liv Kristin Johnsen, Helene Berg Nilsen, Ove Berg, Einar Aune, Sandra Ranang, Ella Haldorsen 15

133 Videregående opplæringstilbud i kommunen, jf Intensjonsavtalen Prosjektgruppe: Liv Kristin Johnsen (PL), Helene Berg Nilsen, Rigmor Wangen, Trude Hagland 4.2 Delprosjekter som igangsettes i 2018: Kartlegging av ansatte og kompetanse Prosjektgruppe: Lars Moen (PL), Kristina Lindahl, Elias Balto (HTV), Anett Fløystad (HTV) Avklare fremtidig bruk av lokaliteter Prosjektgruppe: Prosjektrådmann (PL), prosjektrådgiver, Gerd Larsen + Lederforum Valg til ny kommune Prosjektgruppe: Gerd Larsen (PL), Liv Marit Torbergsen, Lill - Grethe Bakkland, Kristine Storelv, Økonomi - og virksomhetsstyring i ny kommune Prosjektgruppe: Henrik Strøm (PL), Bente Solvang, Monika Amundsen, Bjørn Tore Sørensen Boligstiftelser og fremtidig struktur Prosjektgruppe: Bjørnar Pettersen (PL), Helene Berg Nilsen, Henrik Strøm, Bente Solvang + ekstern stø tte Økoråd/BDO Kommunikasjonstilbud/buss, logistikk og t rafikksikkerhetstiltak Prosjektgruppe: Politisk arbeidsgruppe Fellesnemnda velger Samisk undervisning og kultur Politisk arbeidsgruppe Erik Hanssen, Odd - Are Hansen, Liv Kristin Johnsen, Helene Berg Nilsen Skatteoppkreverfunksjon og samarbeidsløsninger Prosjektgruppe: Anita A a rsund (PL), Knut Bjarne Simonsen, Bjørn Tore Sørensen, Monika Amundsen 16

134 og Stine Fedreheim (rådmann i Evenes) Gjennomgang av avtaler, retningslinjer og reglementer på personalområdet Prosjektgruppe: Kristina Lindahl (PL), Lars Moen, Bente Petter sen (HVO), Vera Kingswick (HVO), Sandra Ranang (HTV) og Ella Haldorsen (HTV) Operasjon planlegging (Samfunnsplan, arealplan, helhetlig ROS, planstrategi ) Prosjektgruppe: Jan Egil Strand (PL), Ole Øystein Lind ebø, mfl. 4.3 Arbeidsgrupper på tjenesteområder Følgende arbeidsgrupper ble nedsatt på felles ledermøte 5. mars 2018: Styrere (Rigmor/Trude H innkaller) Rektorer (Rigmor/T rude H innkaller) Gruppene kan og ses samlet som oppvekstgruppe Helse/omsorgsledere (Per Eivind innkaller) Kultur, næring og folkehelse (Silje innkaller) Tekniske tjenester (Jan Egil innkaller) Kultur, næring o g folkehelse kan og ses i sammenheng med tekniske tjenester og planlegging som naturlige kontakt og samarbeidsflate. Administrasjon (Monika/Bjørn Tore innkaller) N AV (prosjektgruppe er allerede nedsatt og i gang) Arbeidsgruppene som her er nedsatt må gå seg litt til, og det kan bli aktuelt at grupper går sammen av hensyn til tjen e steområdene som skal dekkes. Vi er i en tidlig fase slik at gruppenes hovedfokus nå i starten vil være å bli kjent, etablere samarbeidsarenaer, lære av hverandre, kartlegge organisere felles opplæring osv. Forhold som berører organisering og innhold i tjen estene i fremtiden skal avventes til den administrative organiseringen er avklart. I en travel hverdag hvor organisasjonener presset på tid og hvor ditto flere ledere og ansatte er involvert i prosjektgrupper av mer spesifikk art så må det økonomisere s m ed tidsbruken i gruppene. Arbeidsgruppene tilbakerapporterer om sitt arbeid på felles ledermøter. 17

135 5. Økonomi (revidert pr ) Budsjett engangskostnader Sum Fellesnemnd Partssammensatt utvalg Fellesnemnd kirkelig fellesråd Prosjektledelse Prosjektmedarbeidere/ - organisasjon Prosjekt videregående skole Prosjektkostnader drift/utviklingstiltak Finansiering planleggerstilling Frikjøp kommunene Frikjøp tillitsvalgte Sum Midler til engangskostnader Til Fellesnemndas disp Øvrige midler som det vil rapporteres særskilt på: Reformstøtte Tilskudd til infrastruktur og digitalisering Tilskudd til lokaldemokratiprosjekt «Lokaldemokratiet U NG»