KONKURRANSEGRUNNLAG. Leie av kontorlokaler 27-samarbeidet mellom Arendal og Grimstad kommuner

Transkript

1 Leie av kontorlokaler 27-samarbeidet mellom Arendal og Grimstad kommuner

2 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 2 AV 16 Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON KUNNGJØRING OPPDRAGSGIVER KONTAKTPUNKT HOS OPPDRAGSGIVER I KONKURRANSEPERIODEN KORT OM KONKURRANSEN PROSEDYRE GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE AVLYSNING OG AVVISNING SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE I KONKURRANSEPERIODEN FREMDRIFTSPLAN FORHANDLINGER OFFENTLEGLOVA OG INNSYN I TILBUD TILDELING AV KONTRAKT KRAVSPESIFIKASJON GENERELT FORMÅL OG OMFANG AV TJENESTEN KRAV TIL UTLEIEOBJEKTET ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER VALG AV LEVERANDØR MINSTEKRAV KVALIFIKASJONSKRAV UTVELGELSESKRITERIER TILDELINGSKRITERIER AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET UTARBEIDELSE AV TILBUD KONTAKTINFORMASJON I TILBUDSPERIODEN TILBUDSMAL INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST TILBUDSFRIST FORBEHOLD OG RESERVASJONER VEDLEGG TIL KONKURRANSEN... 16

3 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 3 AV 16 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 KUNNGJØRING Konkurransen er kunngjort i Agderposten og Grimstad Adressetidende. Konkurransegrunnlaget er i sin helhet lagt ut på OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er Grimstad kommune. 1.3 KONTAKTPUNKT HOS OPPDRAGSGIVER I KONKURRANSEPERIODEN Kontaktperson: Organisasjon Grimstad kommune Navn Øyvind Takle Telefon KORT OM KONKURRANSEN Stilling Seniorrådgiver oyvind.takle@grimstad.kommune.no Grimstad og Arendal kommune skal etablere samarbeid etter kommunelovens 27. Oppgavene som skal samordnes er lønn, regnskap og arkiv. Konkurransen omhandler leie av kontorlokale for omtalte tjenester.

4 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 4 AV 16 2 PROSEDYRE 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsen gjelder leiekontrakt i et eksisterende bygg, med den klare forutsetning at det ikke skal foretas vesentlig ombygging eller tilpasning. Konkurransen omfattes derfor ikke av forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, jf unntaksbestemmelsen i forskriften 1-3 annet ledd bokstav b). Konkurransen vil bli gjennomført i henhold til de grunnleggende krav i lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 5, samt de prosedyrereglene som fremgår av dette dokumentet. 2.2 KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE Enhver kostnad tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. 2.3 AVLYSNING OG AVVISNING Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det er saklig grunn for det. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Ethvert avvik eller forbehold fra konkurransegrunnlaget med vedlegg innebærer en risiko for at tilbudet vil bli avvist. 2.4 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE I KONKURRANSEPERIODEN Alle henvendelser i forbindelse med konkurransen skal fremsettes skriftlig til ovenfor anviste kontaktperson. Siste frist for mottak av spørsmål er 14 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.5 FREMDRIFTSPLAN Det tas sikte på følgende fremdriftsplan for konkurransen: Kunngjøring av konkurranse: april 2014 Behandling av tilbud: juni/august 2014 Avtaleinngåelse september 2014 Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. 2.6 FORHANDLINGER Konkurransen gjennomføres etter forhandlinger. Ved forhandlinger vil følgende retningslinjer bli benyttet: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer, forutsatt at kravene i kravspesifikasjonen ikke forringes. Forhandlingsmøter ledes av en representant fra oppdragsgiver. De som møter fra tilbyder skal ha de nødvendige fullmakter, eller framskaffe disse på kort varsel. Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter, etter oppdragsgivers behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring.

5 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 5 AV 16 Oppdragsgiver utarbeider referat fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret full konfidensialitet og likebehandling. Forhandlinger kan gjennomføres i ordinære møter, telefonmøter eller skriftlig via brev, telefaks eller e-post, etter oppdragsgivers behov. 2.7 OFFENTLEGLOVA OG INNSYN I TILBUD Etter valget av leverandør er gjennomført, vil tilbudene være offentlig tilgjengelig for allmennheten. Dersom det fremmes spørsmål om innsyn, aksepterer tilbyder for egen regning å medvirke til å sladde innlevert tilbud for eventuelle taushetsbelagte opplysninger. 2.8 TILDELING AV KONTRAKT Kontrakt tildeles den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud etter nærmere anviste kriterier i konkurransegrunnlaget.

6 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 6 AV 16 3 KRAVSPESIFIKASJON 3.1 GENERELT Kravspesifikasjonen er funksjonsbasert med anvisning av absolutte minimumskrav på hva oppdragsgiver ønsker tilbud på. Kravspesifikasjonene inngår som del av kontraktsbestemmelsene, følgelig benevnes Oppdragsgiver som Leietaker og tilbyder som Utleier i dette kapittelet. 3.2 FORMÅL OG OMFANG AV TJENESTEN Grimstad og Arendal kommune skal etablere samarbeid etter kommunelovens 27. Oppgavene som skal samordnes er lønn, regnskap og dokumentsenter/arkiv. For etablering av samarbeidet søkes hensiktsmessige lokaler leid av eiendomsbesitter, heretter kalt Utleier. Utleier skal stille til rådighet en komplett og innbydende kontorlokalitet som skal medvirke til trivsel og godt arbeidsmiljø for Leietakers ansatte. Antall ansatte: 60 ansatte Avtalens varighet Leieavtalen gjelder i 5 år fra kontraktsignering. Leieavtalen skal gjelde fra Opsjon: Leietaker har ensidig rett til å prolongere avtalen i 5 år Oppsigelse Leieavtalen kan fritt sies opp av partene, dog med tolv -12- måneders skriftlig varsel. Utleier kan ikke kreve økonomisk kompensasjon for gjenværende del av leieperioden. 3.3 KRAV TIL UTLEIEOBJEKTET Utleier skal til enhver tid stille lokalene til rådighet for Leietaker gjennom hele leieperioden. Utleier er ansvarlig for at lokalene til enhver tid tilfredsstiller alle krav som er hjemlet i det lovverk som utleien/utleieobjektet omfattes av. Spesielt gjøres oppmerksom på: Arbeidsmiljølov med underliggende forskrifter. Brann- og personsikkerheten skal til enhver tid være forsvarlig. Arkivlovens kapittel IV, som omhandler Oppbevaring og sikring av offentlige arkiv. I den grad det skulle oppstå uenighet om deklaratoriske bestemmelser i kontrakt, vil husleielovens bestemmelser gjøres gjeldende. Utleier skal holde bygningen som sådan forsikret Beliggenhet Kontorkalitetene skal ligge i gangavstand fra kollektivaksen (RV 420) mellom Grimstad og Arendal Universell utforming Utleier er ansvarlig for at lokalene, herunder tilhørende fellesareal og uteareal, skal være universelt utformet og være tilrettelagt for at mennesker med nedsatt funksjonsevne kan arbeide eller besøke lokalitetene. Universell utforming betyr at produkter, byggverk og uteområder som er i alminnelig bruk skal utformes slik at alle

7 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 7 AV 16 mennesker skal kunne bruke dem på en likestilt måte så langt det er mulig, uten spesielle tilpasninger eller hjelpemidler. Norm og veiledning for utforming følger av hjemmesidene til Direktoratet for Byggkvalitet (tidligere Statens bygningstekniske etat), se hjemmeside Romprogram Romprogrammet beskrives med følgende krav: Kontorarbeidsplassene skal være lyse, trivelige og være i én bygning. Lokalene skal være fleksible og enkle å tilpasse. Det skal være mulighet for cellekontor, kontorlandskap og stillerom. Skal være minimum to møterom for inntil 12 personer. Nødvendig pause- og hvilerom. Kantine eller fasiliteter for å tilberede enkle lunsjretter/varmmat. Kjønnsdelte garderobe- og toalettfasiliteter. Dusjmulighet. Dokumentsenter/arkiv: o Postsorteringsrom. Låsbart pga taushetsbelagte opplysninger, minst 60 m². o Scanning- og maskinrom. Støyisolert, minst 40 m². o Rekvisitarom, minst 20 m². o Dagsarkiv. Plass til 3 fagarkiv/rullearkiv for fagsystemene m/utvidelsesmuligheter, minst 75 m². o Bortsettingsarkiv, minst 70 m². Minglekrok / uformell møteplass Kontormøbler Leietaker besørger selv kontormøbler Innemiljø Lokalene skal ha et forsvarlig klima- og innemiljø og til enhver tid følge de retningslinjer som er anvist i Arbeidstilsynets veileder: Lyd- og akustikk Lokalene skal ha forsvarlig akustikk. Minstekravene til kontorer i NS 3475 skal følges. Ventilasjonsanlegg skal ikke avgi generende støy i lokalene Dagslys Lokalene skal ha gode dagslysforhold og være utstyrt med forsvarlig belysning. Det skal være forsvarlig utvendig solavskjerming Renhold Leietaker skal selv besørge renhold av leid areal. Opsjon: Utleier skal til enhver tid levere forsvarlig og tilfredsstillende renhold iht NS INSTA 800: Renholdsklasse 4, alle rom. Renholdsklasse 5, sanitærrom.

8 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 8 AV Snømåking mm Utleier besørger snømåking og strøing av alle utvendige arealer Adkomst, parkering mv. Det skal være tilfredsstillende parkeringsløsning for ansatte, besøkende og eventuelle rullestolbrukere. Det skal være tilfredsstillende lademulighet for el-bil. Det skal være tilrettelagt for å sykle til arbeid, med 0,3 sykkelparkeringsplasser pr ansatt. Det skal tilbys gode fasiliteter for post- og varelevering utvendig som innvendig i bygget Skilting Utleier besørger og bekoster all utvendig skilting i samråd med Leietaker IKT-infrastruktur Utvendig. Utleier skal besørge fremført nødvendige fiberkabler frem til Leietakers areal. Leietaker skal benytte TDC eller LOS som leverandør for fiberkabler. Innvendig. Leietaker skal ha full anledning til å installere, kable, oppføre og drifte nødvendig it-teknisk/av infrastruktur. Utleier skal medvirke dersom det må gjøres bygningsmessige tilpasninger. Det skal være gode signaler for bruk av mobiltelefon i hele det leide arealet Tilpasninger av lokalet Utleier skal besørge og bekoste nødvendige tilpasninger av lokalet. Her nevnes opplegg av nødvendige stikkontakter og mindre røropplegg etter Leietakers behov Løpende kostnader - avgrensning Leietaker skal kun besørge løpende kostnader for fast telefoni, datatrafikk og innboforsikring. Utleier bekoster alle øvrige løpende kostnader til strøm, oppvarming, kommunale avgifter, eiendomsskatt, bygningsforsikring, felleskostnader, renovasjon og eventuelle andre kostander som tilhører leieobjektet. Foranstående opplisting er ikke uttømmende Vedlikehold Utleier skal besørge og bekoste alt løpende vedlikehold av leiearealet. Utleier skal utarbeide en vedlikeholdsplan for arealene som leies. Følgende gjelder for vedlikeholdsplanen: Utleier skal innkalle Leietaker til befaring i tidsrommet 3-6 måneder etter kontrakt er inngått. Vedlikeholdsplanen skal inneholde krav til årlige befaringer med representanter fra Utleier og Leietaker. Befaringen skal protokolleres, og protokollen skal signeres av begge partene. Mangelfullt vedlikehold fra Leietakers side skal protokolleres for å kunne gjøres gjeldende. Utleier plikter å innkalle til slik befaring senest 1 måned før befaring planlegges, og senest 13 måneder etter forrige befaring. Unnlatt befaring medfører at Utleier ikke kan påberope seg mangelfullt vedlikehold fra Leietakers side i perioden. Utleier skal innkalle til ny befaring når manglene er utbedret. Befaringen skal protokolleres med eventuelle mangler, og protokollen skal signeres av begge partene. Mangler skal utbedres snarest.

9 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 9 AV Leietakers rettigheter Leietaker har rett til å montere normal fast innredning som følger av driften av Leietakers virksomhet. Andre forandringer i husrom eller på eiendommen for øvrig, kan ikke foretas uten Utleiers samtykke. Slikt samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn Utleiers rettigheter Utleier har rett til å foreta de arbeider som Utleier finner påkrevd for bygningens forsvarlige vedlikehold eller forandringer både i og utenfor de leide lokaler. Ved slikt arbeid skal Leietaker varsles senest 3 måneder før arbeidet planlegges påbegynt, og plan for gjennomføring av arbeidet skal settes opp i samråd med Leietaker. 3.4 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER Utleier forplikter seg til å samarbeide positivt med Leietakers ansatte Endringer hos Utleier Utleier plikter å informere Leietaker skriftlig om endringer på eiersiden Møtevirksomhet Gjennom leieperioden vil det være behov for dialog med Utleier. Utleier har plikt til å stille på alle møter Leietaker kaller inn til. Utleier dekker selv sine kostnader ved møtene. Faste møter med Utleiers bemyndige representant (er): Ved kontraktsinngåelse skal det gjennomføres oppstartsmøte. Tilsvarende dersom kontrakten forlenges ved bruk av opsjon. Det skal være faste og regelmessige oppfølgingsmøter med Leietaker, minimum en gang pr halvår. Utleier skal stille på alle nødvendig møter Leietaker kaller inn til som følge av leieforholdet Lønns- og arbeidsvilkår Utleier skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatt hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår en det som følger av tariffavtale, regulativ eller det som er normalt på det stedet arbeidet utføres og for vedkommende yrke. Det er daglig leder av virksomheten som er ansvarlig for at denne kontraktsbestemmelsen blir etterlevd. Alle avtaler Utleier inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom Utleier ikke etterlever klausulen, anses dette som mislighold av leieavtalen, og gir da oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av husleien til det er dokumentert at forholdet er i orden Bestilling av tjenester etter kontraktsinngåelse. Kun representanter med fullmakt for Leietaker har rett til å bestille tjenester med rettslig virkning for Leietaker. Ingen bestilling eller ordre skal anses bindende for Leietaker med mindre det foreligger skriftlig bestilling underskrevet av bemyndiget representant Oppgjør Gjennom hele leieforholdet skal Utleier utstede elektronisk faktura. Faktura skal sendes senest den 20. i påfølgende måned, etter nærmere anvisning. Faktura skal utstedes med betalingsbetingelser netto 30 dager, regnet fra dato på korrekt faktura.

10 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 10 AV 16 Faktura skal kun omhandle ytelser i henhold til kontrakt og eventuelle tilleggs bestillinger. Faktura skal være spesifisert slik at det er mulig å identifisere og kontrollere grunnlaget Taushetsplikt I leieobjektet vil det bli oppbevart taushetsbelagt informasjon i henhold til offentlige lover og forskrifter. Utleier, og hans underleverandører er forpliktet til å sikre at ingen taushetsbelagt informasjon tilveiebringes av utenforstående, og skal sørge for rutiner for å ivareta dette hos eget og innleid/kontrahert personell. Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, er undergitt taushetsplikt etter bestemmelsene i forvaltningsloven 13. Dessuten finnes det bestemmelser om taushetsplikt i særlovgivningen. Arbeidstakere som utfører tjenester på vegne av/til kommunen, plikter å hindre at opplysninger meddeles videre til utenforstående i saker som er taushetsbelagt. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Brudd på bestemmelsene om taushetsplikt kan medføre straffeansvar jf straffeloven 121.

11 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 11 AV 16 4 VALG AV LEVERANDØR Alle tilbydere til denne konkurransen må tilfredsstille minstekravene og oppfylle kvalifikasjonskravene. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av kontrakt vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 4.1 MINSTEKRAV Samtlige tilbydere skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring, skal ikke være eldre enn 6 måneder. Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMS-egenerklæring, vil kunne bli avvist. 4.2 KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å gjennomføre kontrakt. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre avtalen. Kvalifikasjonskravene er minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, vil bli vurdert likt i den videre konkurransen Dokumentasjon omkring økonomisk og finansielle stilling Tilbyders økonomiske og finansielle stilling vurderes på bakgrunn av følgende punkter: Økonomisk stilling Krav: Tilbyder skal være i stand til å gjennomføre kontrakten. Oppdragsgiver vil kunne gjennomføre kredittvurdering/- analyse av tilbyderne. Lav score, < 30 av 100 poeng eller tilsvarende, på slik kredittvurdering/-analyse vil kunne medføre diskvalifisering av tilbyder. Oppdragsgiver benytter Experian AS og/eller Dun&Bradstreet Norge AS til slike analyser. Dokumentasjon: Tilbyder skal vedlegge de siste tre års regnskap, eller utdrag (minimum resultat og balanse) av dette. Kun konsernets eller moderselskapets regnskap aksepteres ikke. Revisorberetning skal medfølge. Foretaksregistrering/firmaattest Krav: Tilbyder skal være lovlig registrert firma Dokumentasjon: Firmaattest fra foretaksregisteret i Brønnøysund. 4.3 UTVELGELSESKRITERIER Oppdragsgiver vil føre forhandlinger med minimum 2, maksimum 3 tilbydere. Utvelgelse blant de kvalifiserte tilbydere, med hensyn til hvem det vil gjennomføres forhandlinger med, gjøres etter følgende kriterium:

12 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 12 AV 16 Tilbydere som oppdragsgiver vurderer å ha best forutsetning, i henhold til tildelingskriteriene, for å levere de lokaler som etterspørres. Utvelgelse etter dette kriterium er kun aktuelt dersom antall kvalifiserte tilbydere overskrider det antall på minimum 2, og maksimum 3 tilbydere som det vil bli gjennomført forhandlinger med. Dersom det kun er ett tilbud, vil det bli vurdert å forhandle alternativt avlyse konkurransen. Utvalgte tilbydere vil bli vurdert mot de etterfølgende tildelingskriteriene. 4.4 TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som har levert inn et korrekt tilbud som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, har gjennomført forhandlinger og fremsatt et endelig tilbud, vil konkurrere videre på grunnlag av følgende tildelingskriterium: 1. Pris (vektes 40 %). 2. Kvalitet (vektes 50 %). 3. Samarbeidskompetanse (vektes 10 %) Tildelingskriterium pris Samtlige priser, eks mva, skal fylles inn på anvist sted i vedlagte tilbudsmal. Det er ikke tillatt å gjøre endringer i oppsettet. Følgende priser skal oppgis: P1 - husleie i leieperioden. P2 - opsjon forlengelse. P3 - opsjon renhold Tildelingskriterium kvalitet Kvalitet vurderes ut fra den beskrivelse tilbyder fremsetter i tilbudet, forhandlingsmøter og endelig tilbud. Nedenstående forhold skal fremkomme av tilbudet: Tilbudt løsning, tilbyder skal: o Beskrive hvorledes alle forhold som er fremmet i kravspesifikasjonen, jf kp 3,2 og 3,3, vil bli ivaretatt. Dersom det tilbys avvikende løsninger, skal avvikene tydelig fremkomme av tilbudet. o Levere et tegningsforslag som viser hvorledes romprogrammet i kravspesifikasjonen er løst. o Beskrive hvilken fleksibilitet som ligger i de tilbudte lokalene. o Beskrive hvorledes det kan sikres forsvarlige arbeidsplasser for alle ansatte, herunder fordeling av antall kontorarbeidsplasser i cellekontor/landskap. o Tilbyder skal beskrive parkeringsløsning/fasiliteter og nærmere om fasiliteter knyttet til varelevering/postlevering for dokumentsenteret. o Beskrive lokalenes materialbruk for gulv/vegg/himling/våtrom. Den tilbyder som etter oppdragsgivers vurdering tilbyr best løsning vil få størst uttelling. Gjennomføring, tilbyder skal: o Vedlegge utkast til vedlikeholdsplan for hele leieperioden og beskrive rutiner for denne. o Beskrive hvordan oppdragsgivers medvirkning vil bli ivaretatt gjennom leieforholdet.

13 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 13 AV 16 Den tilbyder som etter oppdragsgivers vurdering tilbyr best gjennomføringsevne vil få størst uttelling. Service, tilbyder skal beskrive: o Rutiner for mottak av henvendelser fra oppdragsgiver, kundebehandling og oppfølging. o Rutiner for håndtering og oppfølging av avvik leieperioden. Den tilbyder som etter oppdragsgivers vurdering tilbyr best service vil få størst uttelling. Miljø, tilbyder skal beskrive: o Hvorledes en tenker å organisere utleieforholdet med minst mulig miljøbelastning. Her skal fremgå hvilket miljøfokus Utleier har for bygningsdrift. o Varme- og energiforbruk pr m²/år for arealene som tilbys. o Renovasjon- og kildesorteringsordningene i bygget. o Opsjon. Miljørenhold (bruk av kjemikalier) og renholds metodikk. Omfang og frekvenser oppgis. Den tilbyder som etter oppdragsgivers vurdering tilbyr best organisering og med minst mulig miljøbelastning vil få størst uttelling. Forholdene nevnt over er ikke i prioritert rekkefølge Tildelingskriterium samarbeidskompetanse Samarbeidskompetanse vurderes ut fra følgende forhold: Samarbeidskompetanse. Tilbyder skal ha gode samarbeidsegenskaper. Det forutsettes at man før kontrakt gjennomfører et forhandlingsmøte med aktuelle tilbyderne som er valgt ut, der et av formålene er å avklare samarbeidsrelasjoner. Her vil oppdragsgivers subjektive oppfatning av tilbyders opptreden, personkjemi, løsningsfokus og personlige holdninger bli vurdert. Tilbyder skal oppgi 3 referanser, med nødvendig kontaktinfo, der oppdragsgiver forbeholder seg rett til å kontakte referansene ved behov. Den tilbyder som etter oppdragsgivers vurdering har den beste samarbeidskompetansen vil få størst uttelling. Forholdene nevnt over er ikke i prioritert rekkefølge Oppdragsgivers behandling av tilbudene Lavest totalpris pris gir 5,00 poeng. Totalpris mellom laveste og inntil det dobbelte gis en lineær reduksjon på mellom 5,00 og 0,00 poeng. Totalpris som er det dobbelte av laveste totalpris, eller høyere, får 0,00 poeng. Tilbudene vurderes relativt mot hverandre. Kvalitet og samarbeidskompetanse. Den tilbyder som etter en samlet skjønnsmessig vurdering av de ovennevnte forhold innenfor hvert tildelingskriterium; tilbyr best kvalitet, gis 5,00 poeng, tilbyr best samarbeidskompetanse, gis 5,00 poeng. Tilbudene vurderes relativt mot hverandre. 4.5 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Hvilken tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet avgjøres ved rangering av den tilbyder som oppnår størst samlet total poengsum etter vekting i nedenstående tabelloppsett:

14 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 14 AV 16 Tilbyder nn poengsum tildelingskriterium vekting (poengsum x vekting) pris 40 % x kvalitet 50 % y samarbeidskompetanse 10 % z Total poengsum Sum x+y+z

15 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 15 AV 16 5 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET 5.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 6 måneder fra tilbudsfrist. Alle punkter som er etterspurt i konkurransegrunnlaget skal besvares. Hvis et punkt ikke er relevant, eller ikke kan besvares, må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget. 5.2 KONTAKTINFORMASJON I TILBUDSPERIODEN Følgende informasjon skal oppgis: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internettadresse. Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon. 5.3 TILBUDSMAL Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle tilbydere har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet skal fremsettes og leveres ved bruk av oppdragsgivers tilbudsmal. Det er ikke tillatt å gjøre endringer i oppsettet. 5.4 INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST Tilbudet skal være skriftlig og leveres som ett komplett utskrevet og undertegnet eksemplar, samt en komplett og ordnet elektronisk versjon på minnepenn. Dette gjelder også eventuelt brosjyremateriell. Årsmeldinger og annet tilsvarende trykt materiale kan leveres kun som elektroniske filer på minnepenn sammen med tilbudet, alternativt med henvisning til nettsider/url, for å begrense innlevert papirmengde. Papirversjonen skal ikke stiftes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør scanning av tilbudet for elektronisk arkiv. Egnet leveringsmåte er ringperm eller mappe. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig versjon gjelde før elektronisk. Komplett underskrevet tilbud inkludert elektronisk utgave på minnepenn sendes/leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal sendes eller leveres til følgende adresse: Grimstad kommune Øyvind Takle Postadresse: Postboks 123, 4891 GRIMSTAD Leveringsadresse: Arendalsveien 23, 4878 GRIMSTAD (Rådhuset) Tilbudet skal merkes på utsiden av emballasjen med: Tilbud leie av lokaler 27-samarbeidet, vår sak 2014/464.

16 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 16 AV TILBUDSFRIST Tilbudet skal være Grimstad kommune i hende innen kl Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid. For sent komne tilbud vil bli avvist. 5.6 FORBEHOLD OG RESERVASJONER Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget og forbehold vedrørende avtalevilkår. Alle forbehold skal spesifiseres og prissettes, med henvisning til hvilket punkt i konkurransegrunnlaget forbeholdet gjelder. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Ved manglende prissetting vil oppdragsgiver prissette forbehold etter eget skjønn. Oppdragsgiver skal ha full anledning til å forkaste ethvert tilbud som etter oppdragsgivers vurdering innebærer uklare forbehold og avvik vedrørende avtalevilkår/kravspesifikasjon. 5.7 VEDLEGG TIL KONKURRANSEN Vedlegg 1: Tilbudsmal. Vedlegg 2: Utkast til kontrakt.