KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse om kjøp av vikartjenester 2015

Transkript

1 Konkurranse om kjøp av vikartjenester 2015

2 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 2 AV 17 Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON KUNNGJØRING OPPDRAGSGIVER KONTAKTPUNKT HOS OPPDRAGSGIVER I KONKURRANSEPERIODEN KORT OM TJENESTEN AVTALENS FORMÅL OG OMFANG AVTALENS VARIGHET SPRÅK PROSEDYRE GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OFFENTLIGHET TAUSHETSPLIKT KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED KONKURRANSEN FREMDRIFTSPLAN FORHANDLINGER TILDELING AV KONTRAKT RETT TIL Å AVLYSE KONKURRANSEN RETT TIL Å FORKASTE TILBUD ALTERNATIVE TILBUD KRAVSPESIFIKASJON OM TEKNISKE SPESIFIKASJONER ABSOLUTTE MINSTEKRAV SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR KONTRAKTSVILKÅR ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER SOSIALE BESTEMMELSER ØKONOMISKE BESTEMMELSER VALG AV LEVERANDØR MINSTEKRAV KVALIFIKASJONSKRAV UTVELGELSESKRITERIER TILDELINGSKRITERIER OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET UTARBEIDELSE AV TILBUD KONTAKTPUNKT HOS TILBYDER I KONKURRANSEPERIODEN INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING OG MERKING TILBUDSFRIST FORBEHOLD OG RESERVASJONER VEDLEGG TIL KONKURRANSEN VEDLEGG 1: AVTALE, UTKAST VEDLEGG 2: TILBUDSBREV (MAL)

3 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 3 AV 17 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 KUNNGJØRING Konkurransegrunnlag med vedlegg er kunngjort på OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er Grimstad kommune. 1.3 KONTAKTPUNKT HOS OPPDRAGSGIVER I KONKURRANSEPERIODEN Kontaktperson: Organisasjon Grimstad kommune Navn Øyvind Takle Telefon KORT OM TJENESTEN Stilling Seniorrådgiver oyvind.takle@grimstad.kommune.no Konkurransen gjelder kjøp av følgende tjenester: Kjøp av vikartjenester i helse- og omsorgsektoren. 1.5 AVTALENS FORMÅL OG OMFANG Tjenesten beskrives i det etterfølgende. 1.6 AVTALENS VARIGHET Avtalen gjelder perioden 2 år fra kontraktsignering, med opsjon på 1+1 år. Oppdragsgiver har ensidig rett til å prolongere avtalen med de tilbudte opsjonsårene. 1.7 SPRÅK Tilbudet skal i sin helhet innleveres på norsk, jf FOA 3-9.

4 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 4 AV 17 2 PROSEDYRE 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Totalverdien av anskaffelsen/avtalen er under EØS-avtalens terskelverdi for varekjøp og tjenestekjøp. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser. Heretter benevnt LOA og FOA. Det forutsettes at tilbyder har nødvendig kunnskap om dette regelverket ved innlevering av tilbud. Forskriftenes regler for del I og II gjelder. Konkurransen gjennomføres med forhandling, jf FOA 4-2, bokstav d. 2.2 OFFENTLIGHET For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova, jf FOA Offentleglova og innsyn i tilbud Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Etter valget av leverandør er gjennomført, vil tilbudene være offentlig tilgjengelig for allmennheten. Dersom det fremmes spørsmål om innsyn, aksepterer tilbyder for egen regning å medvirke til å sladde innlevert tilbud for eventuelle taushetsbelagte opplysninger. 2.3 TAUSHETSPLIKT Oppdragsgiver og dennes ansatte, jf FOA 3-6, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 13. Dersom det fremmes spørsmål om innsyn, skal tilbyder for egen regning medvirke til å sladde innlevert tilbud for eventuelle taushetsbelagte opplysninger. 2.4 KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbyder som inngir seg på kontraktsforhandlinger, eller annen forberedende kontakt med avtale som siktemål, bærer selv egne kostnader i den forbindelse. Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. 2.5 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED KONKURRANSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til foranstående anviste kontaktperson. Siste frist for mottak av spørsmål er 10 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.6 FREMDRIFTSPLAN Det tas sikte på følgende fremdriftsplan for konkurransen: Utlysing av konkurranse: februar 2015 Behandling av tilbud: mars 2015 Avtaleinngåelse: mars 2015 Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. 1 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser mv, med etterfølgende endringer 2 Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 mv, med etterfølgende endringer

5 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 5 AV FORHANDLINGER Konkurransen gjennomføres etter forhandlinger, jf FOA 11-8, 2. ledd. Ved forhandlinger vil følgende retningslinjer bli benyttet: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: o forretningsmessige vilkår o pris, omfang og tekniske spesifikasjoner. Forhandlingsmøter ledes av en representant fra oppdragsgiver. De som møter fra tilbyder skal ha de nødvendige fullmakter, eller framskaffe disse på kort varsel. Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter, etter oppdragsgivers behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret full konfidensialitet og likebehandling. Forhandlinger kan gjennomføres i ordinære møter, telefonmøter eller skriftlig via brev, telefaks eller e-post, etter oppdragsgivers behov. 2.8 TILDELING AV KONTRAKT Kontrakt tildeles den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud, jf FOA 13-2, 1. ledd. Med kontrakt menes en gjensidig bebyrdende avtale som inngås skriftlig mellom oppdragsgiver og en eller flere leverandører. 2.9 RETT TIL Å AVLYSE KONKURRANSEN Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn, jf FOA 13-1 (1) RETT TIL Å FORKASTE TILBUD Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf FOA 13-1 (2) ALTERNATIVE TILBUD Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud, jf FOA 11-4.

6 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 6 AV 17 3 KRAVSPESIFIKASJON 3.1 OM TEKNISKE SPESIFIKASJONER Standarder og spesifikasjoner ved vare- og tjenestekontrakter, jf FOA 4-3: En spesifikasjon fastsatt i et dokument, som fastsetter de egenskaper, ved en vare- eller tjenestekontrakt, som oppdragsgiver krever. Dette omfatter for eksempel kvalitetsnivå, miljøkrav, universell utforming, overensstemmelsesvurdering, funksjonsdyktighet, bruken av produktet, sikkerhet, dimensjoner, herunder forskrifter som gjelder handelsbetegnelse og terminologi for produktet, symboler, tester og testmetoder, emballering, merking og etikettering, bruksanvisning, produksjonsprosesser og -metoder, samt prosedyrer for overensstemmelses vurdering. Utformingen av tekniske spesifikasjoner er innenfor oppdragsgivers innkjøpsfaglige skjønn Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet Et tilbud skal avvises når det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, jf FOA 11-11, 1. ledd. 3.2 ABSOLUTTE MINSTEKRAV Generelt Kravspesifikasjonen i herværende konkurranse angir absolutte minstekrav for den ytelse som skal leveres og skal bekreftes i tilbudet. Spesifikasjonene er en del av kontraktsvilkårene for leverandøren Omfang Språk Det skal leveres løpende vikartjenester etter oppdragsgivers behov. Vikartjenestene er hovedsakelig i sommerferie og ved høytider. Utover dette skal nødvendige akuttbehov dekkes. Det skal leveres ordinære helse- og omsorgstjenester til alle aldersgrupper. Tjenesten omfatter å gi tjenester til pasienter med somatiske diagnoser og psykiatriske diagnoser. Alle vikarer skal kunne lese, skrive og kommunisere på norsk. Dersom tilbudt personell er fremmedspråklige, skal de ha tilfredsstillende norskkunnskaper, de som kan dokumentere Bergenstesten vil bli foretrukket Bilsertifikat Vikarer som skal jobbe i natt- eller hjemmetjenesten ute skal ha førerkort klasse B eller tilsvarende sertifikat for å kunne kjøre personbil lovlig i Norge Vikarens taushetsplikt Leverandøren skal sørge for at innleid personale skal underskrive på erklæring i henhold til lov om taushetsplikt før utførelse av arbeid på oppdragsgivers tjenestested Reise og opphold

7 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 7 AV 17 Leverandøren dekker alle reisekostnader for eget personell. Leverandøren er selv ansvarlig for å innkvartere eget personell og dekker alle kostnadene ved dette. Innkvarteringen skal være lovlig, med forsvarlige og alminnelige fasiliteter som sikrer gode bo- og hvileforhold for vikarene Tjeneste Leverandøren skal tilby følgende fagdisipliner: Sykepleiere med norsk autorisasjon. Helsefagarbeidere med norsk autorisasjon. Legestudenter (min 4. års studenter). Sykepleierstudenter. Assistenter Bestillingsrutine Fra Oppdragsgivers bestilling, skal leverandøren levere tjenesten operativ virksom på oppdragsgivers tjenestested innen 1 virkedag, kl Oppdragsgiver vil benytte telefon eller e-post ved bestilling av vikartjenester. Alle bestillinger skal uten ugrunnet opphold bekreftes av leverandøren i henhold til tilbudets angitte responstider. Leverandørens bekreftelse skal inneholde: Bestillende enhet/avdeling. Navn på bestiller og ressursnummer. Vikarkategori som er bestilt. Periode for innleie. Timepris for vikaren(e). Leveringsdato. Oppmøtested. Navn på vikaren(e). Førerkortklasse (natt- og hjemmetjeneste). Bekreftelsen skal også vedlegges følgende: Kopi av autorisasjonsdokumentene til vikaren(e). Kopi av taushetserklæring, jf Kopi av arbeidsavtale(ne). Kopi av CV til vikarene. Kopi av språktest for vikarer som er fremmedspråklige. Kontaktinformasjon (telefonnummer) til vikaren(e) for et enkelt telefonintervju etter behov. Dette for å bekrefte at vikaren(e) behersker språket Avbestillingsrutine Oppdragsgivers skal kostnadsfritt kunne avbestille tjenesten inntil 48 timer før levering av tjenesten.

8 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 8 AV 17 4 SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR 4.1 KONTRAKTSVILKÅR Utkast til kontrakt følger vedlagt. Kontrakten skal tilpasses alle krav som følger av konkurransen. 4.2 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER Lovkrav Leverandøren forplikter seg til å utføre tjenesten i tråd med lover og regler som gjelder for tjenesten. Leverandøren forplikter seg også til å følge gjeldende lover og regler under driften av sin virksomhet Aktivitetsplikt Avtalen innebærer ingen aktivitetsplikt for oppdragsgiver til å kjøpe tjenester Oppsigelsestid Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 2 måneder Møtevirksomhet i kontraktsperioden Gjennom kontraktsperioden vil det være behov for dialog med partene. Leverandøren dekker selv sine kostnader ved møtene. Faste møter med Leverandørens bemyndige representant: Ved kontraktsinngåelse skal det gjennomføres oppstartsmøte. Tilsvarende dersom kontrakten forlenges ved bruk av opsjon. Det skal være faste og regelmessige oppfølgingsmøter med Leverandøren, minimum en gang pr halvår. Leverandøren har plikt til å stille på alle nødvendig møter oppdragsgiver kaller inn til Leverandørens taushetsplikt Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, er undergitt taushetsplikt etter bestemmelsene i forvaltningsloven 13. Dessuten finnes det bestemmelser om taushetsplikt i særlovgivningen. Arbeidstakere som utfører tjenester på vegne av kommunen plikter å hindre at opplysninger meddeles videre til utenforstående i saker som er taushetsbelagt. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet i kommunene. Brudd på bestemmelsene om taushetsplikt kan medføre straffeansvar jf straffeloven Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av FOA, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 40 nr. 3. Der forvaltningsloven ikke direkte kommer til anvendelse, gjelder reglene i forvaltningsloven 6 til 10 tilsvarende. 4.3 SOSIALE BESTEMMELSER Lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren skal avlønne vikaren etter gjeldende lov- og avtaleverk.

9 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 9 AV 17 Leverandøren skal betale sine vikarer overtidstillegg i henhold til tariffavtale (50% og 100%). Uten ugrunnet opphold og på oppdragsgivers oppfordring, skal leverandøren fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver anser nødvendig, for å kunne kontrollere at leverandøren oppfyller sine lovpålagte forpliktelser overfor sine ansatte. Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatt hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår en det som følger av tariffavtale, regulativ eller det som er normalt på det stedet arbeidet utføres og for vedkommende yrke. Det er daglig leder av virksomheten som er ansvarlig for at denne kontrakts bestemmelsen blir etterlevd. Alle avtaler leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden Underleverandører Oppdragsgiver ønsker klarhet i ansvar og gjennomføring av kontrakt. Bruk av underleverandører er ikke tillatt Etiske krav til leverandørkjeden ILO (International Labour Organization) er et organ i FN (Forente nasjoner) som arbeider med å fremme muligheter for kvinner og menn for å få anstendig og produktivt arbeid i forhold til frihet, likhet, sikkerhet og menneskelig verdighet. Dersom tjenesten medfører levering av varer- eller produkter, som er produsert utenfor EU, krever oppdragsgiver at leverandøren går god for at eventuelle varereller produkter er produsert under arbeidsforhold som ikke er dårligere enn de kravene som følger av ILO konvensjonene: Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILO-konvensjon nr 138 og 182). Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO-konvensjon nr 29 og 105). Diskriminering (ILO-konvensjoner nr 100 og 111). Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO-konvensjon nr 87 og 98) Vandel Leverandøren skal bekrefte at virksomheten ikke er rettskraftig dømt for: Deltakelse i en kriminell organisasjon. Korrupsjon. Bedrageri. Hvitvasking av penger. Virksomheten er videre ikke ved rettskraftig dom kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel og har ikke i sitt yrke gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje. Oppdragsgiver skal avvise leverandører som har gjort seg skyldig i ovennevnte straffbare forhold, jf FOA bokstav e. 4.4 ØKONOMISKE BESTEMMELSER Oppgjør

10 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 10 AV 17 Faktura skal sendes oppdragsgiver senest den 20. i påfølgende måned etter utført oppdrag. Faktura er å anse som foreldet seks måneder etter utført oppdrag. Faktura stiles slik: Grimstad kommune, fakturamottak, postboks 123, 4891 Grimstad Faktura skal merkes med enhet og ressursnummer iht til bestilling av tjenesten. Faktura skal utstedes med betalingsbetingelser netto 30 dager, regnet fra dato på korrekt faktura. Leverandøren skal tilpasse sin faktura etter oppdragsgivers ønske, slik at elektronisk fakturabehandling kan gjennomføres.

11 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 11 AV 17 5 VALG AV LEVERANDØR Alle tilbydere til denne konkurransen må oppfylle minstekravene og kvalifikasjonskravene. Minstekrav er regulert i FOA og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dette betyr en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell kontrakt. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av kontrakt vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 5.1 MINSTEKRAV Tilbyder skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, jf FOA 3-3. HMS-egenerklæring, jf FOA 3-4. Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMS-egenerklæring, vil kunne bli avvist. 5.2 KVALIFIKASJONSKRAV Tilbyder skal bekrefte at alle krav som følger av konkurransegrunnlaget aksepteres. Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å levere tjenesten. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre kontratrakten. Kvalifikasjonskravene er absolutte minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, vil bli vurdert likt i den videre konkurransen. Tilbyder skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet for å dokumentere teknisk kapasitet: Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling krav Firmaattest. Tilbyder skal være lovlig registrert firma. Godkjenning/konsesjon. Tilbyder må være godkjent av faglig register/ tilsynsmyndighet som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. Tilbyder skal legge ved godkjenning/konsesjon for å drive med vikarutleie utstedt av nasjonal tilsynsmyndighet Leverandørens finansielle og økonomiske stilling krav dokumentasjon

12 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 12 AV 17 Tilbyder skal være kredittverdig. Tilbyder skal ha økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten. Oppdragsgiver vil kunne gjennomføre en kredittvurderingsanalyse av tilbyderne under konkurransen. Oppdragsgiver benytter eller egne kredittvurderinger / analyser til formålet. Oppnås ikke kredittverdighet, vil tilbyder bli avvist fra deltakelse i konkurransen. Tilbyder skal fremlegge de siste tre års regnskap, eller utdrag (minimum resultat og balanse) av dette. Kun konsernets eller moderselskapets regnskap aksepteres ikke. Revisorberetning skal medfølge Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner krav Forsikring. Tilbyder skal til enhver tid opprette/ha forsikring som er tilstrekkelig til å dekke krav fra oppdragsgiver eller tredjemann som følge av leverandørens ansvar eller risiko i henhold til avtalen. dokumentasjon Bekreftes i tilbudet. 5.3 UTVELGELSESKRITERIER Konkurranse med forhandling kan forløpe i flere faser for å redusere det antall tilbud som det skal forhandles om, jf FOA 11-8, 1. ledd. Oppdragsgiver vil føre forhandlinger med minimum 3, maksimum 4 tilbydere. Utvelgelse blant de kvalifiserte tilbydere, med hensyn til hvem det vil gjennomføres forhandlinger med, gjøres etter følgende kriterium: Tilbydere som oppdragsgiver vurderer å ha best forutsetning for å levere tjenesten som etterspørres med hensyn til tildelingskriteriene Utvelgelse etter dette kriterium er kun aktuelt dersom antall kvalifiserte tilbydere overskrider det antall på minimum 3, og maksimum 4 tilbydere som det vil bli gjennomført forhandlinger med. Dersom det kun er 2 kvalifiserte tilbydere vil oppdragsgiver gjennomføre forhandlinger med disse. Ved kun 1 tilbyder vil eventuell forhandling bli vurdert mot FOA TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som har levert inn et korrekt tilbud som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, har gjennomført forhandlinger og fremsatt et endelig tilbud, vil konkurrere videre på grunnlag av følgende tildelingskriterium: 1. Pris (vektes 80 %). 2. Kvalitet (vektes 10 %). 3. Samarbeidskompetanse (10 %). Tildelingskriteriene står i prioritert rekkefølge Tildelingskriterium pris

13 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 13 AV 17 Tilbyder skal fylle inn priser i vedlagte tilbudsbrev (mal). Samtlige priser, eks mva, skal fylles inn på anvist sted. Det er ikke tillatt å gjøre endringer i oppsettet Tildelingskriterium kvalitet Kvalitet vurderes ut fra den beskrivelse tilbyder fremsetter i tilbudet, forhandlingsmøter og endelig tilbud. Nedenstående forhold skal beskrives i tilbudet: Kompetanse og erfaring. Tilbyder skal beskrive: o Egen organisasjon mht antall ansatte, antall år virksomheten har levert tjenester på det området tjenesten omfatter. Øvrig kompetanse og erfaring hos tilbyder. Den tilbyder som etter oppdragsgivers skjønnsmessige vurdering tilbyr best kompetanse og erfaring for gjennomføring av oppdraget vil få størst uttelling. Kapasitet. Tilbyder skal beskrive: o Kapasitet for å kunne levere autoriserte sykepleiere og helsefagarbeidere. Den tilbyder som etter oppdragsgivers skjønnsmessige vurdering tilbyr best kapasitet vil få størst uttelling. Miljø. Tilbyder skal beskrive: o Hvorledes en tenker å organisere oppdraget med minst mulig miljøbelastning. Den tilbyder som etter oppdragsgivers skjønnsmessige vurdering tilbyr best organisering med minst mulig miljøbelastning for gjennomføring av oppdraget vil få størst uttelling. Forholdene nevnt over er ikke i prioritert rekkefølge Tildelingskriterium samarbeidskompetanse Samarbeidskompetanse vurderes ut fra følgende forhold: Tilbyder skal ha gode samarbeidsegenskaper. o Forhandlinger. Det forutsettes at man før tildeling av kontrakt gjennomfører minst en forhandling, jf konkurransegrunnlagets punkt 2.6, med aktuelle tilbydere, der formålet er å avklare samarbeidsrelasjoner hensett konkurransens tildelingskriterier. o Referanser. Tilbyder som kommer til forhandling, skal oppgi 2 referanser, med nødvendig kontaktinfo, der oppdragsgiver forbeholder seg rett til å kontakte referansene ved behov. Oppdragsgiver vil spørre referansene om deres opplevelse av leverandøren relatert til hva som ble tilbudt og avklare eventuelle avvik mot faktisk leveranse. Den tilbyder som etter oppdragsgivers skjønnsmessige vurdering har den beste samarbeidskompetansen vil få størst uttelling. Forholdene nevnt over er ikke i prioritert rekkefølge. 5.5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Pris. Laveste totalpris gir størst uttelling. Totalpris, eller hvordan det i denne konkurransen skal beregnes totalpris, fremkommer av prisformatet i vedlagte tilbudsbrev (mal). Lavest totalpris pris gir 5,00 poeng. Totalpriser mellom laveste og inntil det dobbelte av totalprisen gis en lineær reduksjon på mellom 5,00 og 0,00 poeng. Totalpriser som er det dobbelte av laveste totalpris, eller høyere, får 0,00 poeng. Tilbudene vurderes relativt mot hverandre.

14 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 14 AV 17 Kvalitet og samarbeidskompetanse. Den tilbyder som etter en samlet skjønnsmessig vurdering av de ovennevnte forhold innenfor hvert tildelingskriterium; tilbyr best kvalitet, gis 5,00 poeng, tilbyr best samarbeidskompetanse, gis 5,00 poeng. Tilbudene vurderes relativt mot hverandre Avgjørelse av konkurransen Hvilken tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet avgjøres ved rangering av den tilbyder som oppnår størst samlet total poengsum etter vekting i nedenstående tabelloppsett: Tilbyder nn poengsum tildelingskriterium vekting (poengsum x vekting) pris 80 % x kvalitet 10 % y samarbeidskompetanse 10 % z Total poengsum Sum x+y+z

15 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 15 AV 17 6 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET 6.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet skal fremsettes og leveres ved bruk av oppdragsgivers tilbudsbrev (mal). Det er ikke tillatt å gjøre endringer i oppsettet. Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Alle punkter som er etterspurt i konkurransegrunnlaget skal besvares. Hvis et punkt ikke er relevant, eller ikke kan besvares, må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 6 måneder fra tilbudsfrist. 6.2 KONTAKTPUNKT HOS TILBYDER I KONKURRANSEPERIODEN Følgende informasjon skal oppgis: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internettadresse. Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon. 6.3 INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING OG MERKING Tilbudet skal være skriftlig og leveres som ett komplett utskrevet og undertegnet eksemplar, samt en komplett og ordnet elektronisk versjon på minnepenn. Dette gjelder også eventuelt brosjyremateriell. Samtlige elektroniske filer skal være i pdfformat. Tilbudet organiseres med vedlegg i henhold til vedlagt tilbudsbrev (mal). Papirversjonen skal ikke stiftes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør scanning av tilbudet for elektronisk arkiv. Egnet leveringsmåte er ringperm eller mappe. Årsmeldinger og annet tilsvarende trykt materiale kan kun leveres som elektroniske filer på minnepenn sammen med tilbudet, alternativt med henvisning til nettsider/url, for å begrense innlevert papirmengde. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig versjon gjelde før elektronisk. Det gjøres spesielt oppmerksom på at tilbudet, med unntak av årsmeldinger og annet tilsvarende trykt materiale, ikke kan leveres på e-post, da dette ikke oppfyller forskriftens krav om konfidensiell behandling av tilbud, jf FOA 7-3. Komplett underskrevet tilbud, inkludert tilhørende elektronisk utgave på minnepenn, skal leveres i lukket nøytral forpakning. Ikke bruk logo eller andre kjennemerker som kan være med på å identifisere hvem som er tilbyder før tilbudet åpnes. Tilbudet skal sendes eller leveres til følgende adresse: Grimstad kommune Øyvind Takle Postadresse Leveringsadresse Postboks 123, 4891 GRIMSTAD Arendalsveien 23, 4878 GRIMSTAD Tilbudet skal merkes Tilbud kjøp av vikartjenester, vår sak 2015/23.

16 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 16 AV TILBUDSFRIST Tilbudet skal være Grimstad kommune i hende innen kl Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er Grimstad kommune i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid, jf FOA 11-11, 1. ledd. 6.5 FORBEHOLD OG RESERVASJONER Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget, og eventuelle forbehold vedrørende kontraktsvilkår. For å likestille tilbudene, skal alle forbehold spesifiseres og prissettes med henvisning til hvilket punkt i konkurransegrunnlaget, eller kontraktsvilkårene, forbeholdet gjelder. Henvisning til tilbyders egne avtalebestemmelser er å betrakte som forbehold, dersom disse avviker fra konkurransegrunnlaget. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Ved manglende prissetting vil oppdragsgiver prissette forbehold etter eget skjønn. I henhold til FOA 11-11, 1. ledd bokstav d, e og f, skal oppdragsgiver avvise tilbud som; inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, eller inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurranse grunnlaget, det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Dersom forbehold eller avvik ikke kan prisfastsettes av oppdragsgiver, vil tilbudet bli avvist.

17 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 17 AV 17 7 VEDLEGG TIL KONKURRANSEN 7.1 VEDLEGG 1: AVTALE, UTKAST. 7.2 VEDLEGG 2: TILBUDSBREV (MAL).