KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse om kjøp av tjenester for energimerking av bygg 2015

Transkript

1 Konkurranse om kjøp av tjenester for energimerking av bygg 2015

2 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 2 AV 18 Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON KUNNGJØRING OPPDRAGSGIVER KONTAKTPUNKT HOS OPPDRAGSGIVER I KONKURRANSEPERIODEN KORT OM TJENESTEN AVTALENS FORMÅL OG OMFANG AVTALENS VARIGHET SPRÅK PROSEDYRE GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OFFENTLIGHET TAUSHETSPLIKT KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED KONKURRANSEN FREMDRIFTSPLAN FORHANDLINGER TILDELING AV KONTRAKT RETT TIL Å AVLYSE KONKURRANSEN RETT TIL Å FORKASTE TILBUD ALTERNATIVE TILBUD KRAVSPESIFIKASJON OM TEKNISKE SPESIFIKASJONER ABSOLUTTE MINSTEKRAV SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR KONTRAKTSVILKÅR BESTILLINGSRUTINER ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER SOSIALE BESTEMMELSER ØKONOMISKE BESTEMMELSER VALG AV LEVERANDØR MINSTEKRAV KVALIFIKASJONSKRAV UTVELGELSESKRITERIER TILDELINGSKRITERIER OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET UTARBEIDELSE AV TILBUD KONTAKTPUNKT HOS TILBYDER I KONKURRANSEPERIODEN INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING OG MERKING TILBUDSFRIST FORBEHOLD OG RESERVASJONER VEDLEGG TIL KONKURRANSEN VEDLEGG 1: AVTALE, UTKAST

3 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 3 AV VEDLEGG 2: LISTE OVER BYGNINGSPORTEFØLJE SOM SKAL ENERGIMERKES VEDLEGG 3: TILBUDSBREV (MAL)

4 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 4 AV 18 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 KUNNGJØRING Konkurransegrunnlag med vedlegg er kunngjort på OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er Grimstad kommune. 1.3 KONTAKTPUNKT HOS OPPDRAGSGIVER I KONKURRANSEPERIODEN Kontaktperson: Organisasjon Grimstad kommune Navn Øyvind Takle Telefon KORT OM TJENESTEN Stilling Seniorrådgiver oyvind.takle@grimstad.kommune.no Konkurransen gjelder kjøp av følgende tjenester: Rådgivertjenester vedrørende energimerking av bygg. 1.5 AVTALENS FORMÅL OG OMFANG Tjenesten beskrives i det etterfølgende. Omfang, inklusive verdien av opsjoner, er inntil kr 1,55 mill, eks mva. 1.6 AVTALENS VARIGHET Avtalen gjelder perioden 2 år fra kontraktsignering, med opsjon på 1+1 år. Oppdragsgiver har ensidig rett til å prolongere avtalen med de tilbudte opsjonsårene. 1.7 SPRÅK Tilbudet skal i sin helhet innleveres på norsk, jf FOA 3-9.

5 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 5 AV 18 2 PROSEDYRE 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Totalverdien av anskaffelsen/avtalen er under EØS-avtalens terskelverdi for varekjøp og tjenestekjøp. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser. Heretter benevnt LOA og FOA. Det forutsettes at tilbyder har nødvendig kunnskap om dette regelverket ved innlevering av tilbud. Konkurransen gjennomføres med forhandling, jf FOA 4-2, bokstav d. 2.2 OFFENTLIGHET For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova, jf FOA Offentleglova og innsyn i tilbud Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Etter valget av leverandør er gjennomført, vil tilbudene være offentlig tilgjengelig for allmennheten. Dersom det fremmes spørsmål om innsyn, aksepterer tilbyder for egen regning å medvirke til å sladde innlevert tilbud for eventuelle taushetsbelagte opplysninger. 2.3 TAUSHETSPLIKT Oppdragsgiver og dennes ansatte, jf FOA 3-6, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 13. Dersom det fremmes spørsmål om innsyn, skal tilbyder for egen regning medvirke til å sladde innlevert tilbud for eventuelle taushetsbelagte opplysninger. 2.4 KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbyder som inngir seg på kontraktsforhandlinger, eller annen forberedende kontakt med avtale som siktemål, bærer selv egne kostnader i den forbindelse. Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. 2.5 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED KONKURRANSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til ovenfor anviste kontaktperson. Siste frist for mottak av spørsmål er 10 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.6 FREMDRIFTSPLAN Det tas sikte på følgende fremdriftsplan for konkurransen: Utlysing av konkurranse: april 2015 Behandling av tilbud: mai 2015 Avtaleinngåelse: juni 2015 Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. 1 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser mv, med etterfølgende endringer 2 Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 mv, med etterfølgende endringer

6 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 6 AV FORHANDLINGER Konkurransen gjennomføres etter forhandlinger, jf FOA 11-8, 2. ledd. Ved forhandlinger vil følgende retningslinjer bli benyttet: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: o forretningsmessige vilkår o pris, omfang og tekniske spesifikasjoner. Forhandlingsmøter ledes av en representant fra oppdragsgiver. De som møter fra tilbyder skal ha de nødvendige fullmakter, eller framskaffe disse på kort varsel. Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter, etter oppdragsgivers behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret full konfidensialitet og likebehandling. Forhandlinger kan gjennomføres i ordinære møter, telefonmøter eller skriftlig via brev, telefaks eller e-post, etter oppdragsgivers behov. 2.8 TILDELING AV KONTRAKT Kontrakt tildeles den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud, jf FOA 13-2, 1. ledd. Med kontrakt menes en gjensidig bebyrdende avtale som inngås skriftlig mellom oppdragsgiver og en eller flere leverandører. 2.9 RETT TIL Å AVLYSE KONKURRANSEN Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn, jf FOA 13-1 (1) RETT TIL Å FORKASTE TILBUD Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf FOA 13-1 (2) ALTERNATIVE TILBUD Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud, jf FOA 11-4.

7 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 7 AV 18 3 KRAVSPESIFIKASJON 3.1 OM TEKNISKE SPESIFIKASJONER Standarder og spesifikasjoner ved vare- og tjenestekontrakter, jf FOA 4-3: En spesifikasjon fastsatt i et dokument, som fastsetter de egenskaper, ved en vare- eller tjenestekontrakt, som oppdragsgiver krever. Dette omfatter for eksempel kvalitetsnivå, miljøkrav, universell utforming, overensstemmelsesvurdering, funksjonsdyktighet, bruken av produktet, sikkerhet, dimensjoner, herunder forskrifter som gjelder handelsbetegnelse og terminologi for produktet, symboler, tester og testmetoder, emballering, merking og etikettering, bruksanvisning, produksjonsprosesser og -metoder, samt prosedyrer for overensstemmelses vurdering. Utformingen av tekniske spesifikasjoner er innenfor oppdragsgivers innkjøpsfaglige skjønn Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet Et tilbud skal avvises når det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, jf FOA 11-11, 1. ledd. 3.2 ABSOLUTTE MINSTEKRAV Generelt Kravspesifikasjonen i herværende konkurranse angir absolutte minstekrav for den ytelse som skal leveres og skal bekreftes i tilbudet. Spesifikasjonene er en del av kontraktsvilkårene Beskrivelse av tjenesten Rådgiver skal levere en komplett tjeneste i henhold til forskrift om energimerking av bygninger og energivurdering av tekniske anlegg (F energimerkeforskriften). Med komplett tjeneste menes her alle forutgående handlinger som til for å fremlegge oppdragsgiver energiattest for hvert enkelt bygg. Leverandøren får tidsbegrenset og eksklusiv tilgang til oppdragsgivers web-system for innhenting av nødvendige data: Facilit. Los. Nødvendig opplæring vil bli gitt fra oppdragsgiver (antatt 1-3 timers varighet). Leverandøren bekoster selv egen tid for denne opplæringen Omfang Leverandøren skal levere som vist: 2015 ca kr eks mva 2016 ca kr eks mva 2017 ca kr eks mva Det tas forbehold om justering og endringer som følge av politiske vedtak. Oppdragsgiver skal markere de bygg som skal energimerkes i Vedlegg 2, basert på tilbudets enhetspriser og innenfor år/omfang som vist over. Oppdragsgiver er ikke budet av å måtte ta ut et minimumsomfang.

8 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 8 AV Enova Leverandøren skal bistå oppdragsgiver med utarbeidelse av søknader til aktuelle støtteordninger. Slik bistand skal avtales særskilt og honoreres etter medgått tid. Ved tidspunkt for utarbeidelse av herværende konkurranse, vil følgende bistand være aktuell: Emballasje Enova, kartleggingsstøtte til eksisterende bygg, Eventuelle nye støtteordninger som vi i dag ikke er kjent med. Leverandør som benytter emballasje, skal fremlegge dokumentasjon på deltakelse i returordning, eller oppfyllelse av forpliktelsen gjennom forvaltning av egen returordning, med ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte, Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende.

9 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 9 AV 18 4 SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR 4.1 KONTRAKTSVILKÅR Utkast til kontrakt følger vedlagt. Kontrakten skal tilpasses alle krav som følger av konkurransen. 4.2 BESTILLINGSRUTINER Bestillingsrutine Fra Oppdragsgivers skriftlige bestilling, skal leverandøren levere tjenesten operativ virksom på oppdragsgivers tjenestested innen 3 virkedager, kl Alle bestillinger skal uten ugrunnet opphold bekreftes av leverandøren i henhold til tilbudets angitte responstider. Bekreftelse skal inneholde spesifikasjon av: Bestillende enhet/avdeling. Navn på bestiller og ressursnummer. Bygningsobjekt som skal energimerkes. Pris iht tilbud for komplett energimerking. Leveringsdato. Navn på ansvarlig utførende personell Avbestillingsrutine Oppdragsgivers skal kostnadsfritt kunne avbestille tjenesten innen 3 virkedager, kl Tilleggsbestillinger Det må ikke leveres tjenester som ikke er bestilt eller avtalt eller som ikke er i samsvar med de spesifikasjoner og den dokumentasjon kontrakten er basert på uten forutgående godkjenning av oppdragsgivers kontaktperson oppgitt i kontrakt Endringer eller kansellering av tjenesten Oppdragsgiver har full rett til å foreta endring eller kansellering av tjenesten, dersom det foreligger saklig grunn for dette. Endringer skal varsles skriftlig av oppdragsgiver med minimum 1 ukes varsel. Slike endringer gir ikke rett til oppgjør. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å endre avtalen dersom der er nødvendig av hensyn til lovendringer eller som følge av nye bestemmelser og retningslinjer framsatt av kommunestyret. 4.3 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER Møtevirksomhet i kontraktsperioden Gjennom kontraktsperioden vil det være behov for dialog med partene. Leverandøren dekker selv sine kostnader ved møtene. Faste møter med Leverandørens bemyndige representant: Ved kontraktsinngåelse skal det gjennomføres oppstartsmøte. Tilsvarende dersom kontrakten forlenges ved bruk av opsjon. Det skal være faste og regelmessige oppfølgingsmøter med Leverandøren, minimum en gang pr halvår.

10 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 10 AV 18 Leverandøren har plikt til å stille på alle nødvendig møter oppdragsgiver kaller inn til Leverandørens taushetsplikt Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, er undergitt taushetsplikt etter bestemmelsene i forvaltningsloven 13. Dessuten finnes det bestemmelser om taushetsplikt i særlovgivningen. Arbeidstakere som utfører tjenester på vegne av kommunen plikter å hindre at opplysninger meddeles videre til utenforstående i saker som er taushetsbelagt. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet i kommunene. Brudd på bestemmelsene om taushetsplikt kan medføre straffeansvar jf straffeloven Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av FOA, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 40 nr. 3. Der forvaltningsloven ikke direkte kommer til anvendelse, gjelder reglene i forvaltningsloven 6 til 10 tilsvarende. 4.4 SOSIALE BESTEMMELSER Lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatt hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår en det som følger av tariffavtale, regulativ eller det som er normalt på det stedet arbeidet utføres og for vedkommende yrke. Det er daglig leder av virksomheten som er ansvarlig for at denne kontrakts bestemmelsen blir etterlevd. Alle avtaler leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden Underleverandører Oppdragsgiver ønsker klarhet i ansvar og gjennomføring av kontrakt. Bruk av underleverandører er ikke tillatt Lærlinger Norske leverandører kan pålegges å bruke lærlinger, dersom det er et klart behov for lærlingeplasser i bransjen, jf FOA 3-11, 3. ledd Etiske krav til leverandørkjeden ILO (International Labour Organization) er et organ i FN (Forente nasjoner) som arbeider med å fremme muligheter for kvinner og menn for å få anstendig og produktivt arbeid i forhold til frihet, likhet, sikkerhet og menneskelig verdighet. Dersom tjenesten medfører levering av varer- eller produkter, som er produsert utenfor EU, krever oppdragsgiver at leverandøren går god for at eventuelle varereller produkter er produsert under arbeidsforhold som ikke er dårligere enn de kravene som følger av ILO konvensjonene: Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILO-konvensjon nr 138 og 182). Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO-konvensjon nr 29 og 105). Diskriminering (ILO-konvensjoner nr 100 og 111).

11 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 11 AV 18 Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO-konvensjon nr 87 og 98) Vandel Leverandøren skal bekrefte at virksomheten ikke er rettskraftig dømt for: Deltakelse i en kriminell organisasjon. Korrupsjon. Bedrageri. Hvitvasking av penger. Virksomheten er videre ikke ved rettskraftig dom kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel og har ikke i sitt yrke gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje. Oppdragsgiver skal avvise leverandører som har gjort seg skyldig i ovennevnte straffbare forhold, jf FOA bokstav e. 4.5 ØKONOMISKE BESTEMMELSER Oppgjør Faktura skal sendes oppdragsgiver senest den 20. i påfølgende måned etter utført oppdrag. Faktura er å anse som foreldet seks måneder etter utført oppdrag. Faktura stiles slik: Grimstad kommune, fakturamottak, postboks 123, 4891 Grimstad Faktura skal merkes med ressursnummer: Faktura skal utstedes med betalingsbetingelser netto 30 dager, regnet fra dato på korrekt faktura. Leverandøren skal tilpasse sin faktura etter oppdragsgivers ønske, slik at elektronisk fakturabehandling kan gjennomføres.

12 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 12 AV 18 5 VALG AV LEVERANDØR Alle tilbydere til denne konkurransen må oppfylle minstekravene og kvalifikasjonskravene. Minstekrav er regulert i FOA og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders juridiske, økonomiske og finansielle stilling. Dette innebærer en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell kontrakt. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av kontrakt vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 5.1 MINSTEKRAV Tilbyder skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, jf FOA 3-3. HMS-egenerklæring, jf FOA 3-4. Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMS-egenerklæring, vil kunne bli avvist. 5.2 KVALIFIKASJONSKRAV Tilbyder skal bekrefte at alle krav som følger av konkurransegrunnlaget aksepteres. Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å levere tjenesten. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre kontratrakten. Kvalifikasjonskravene er absolutte minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, vil bli vurdert likt i den videre konkurransen. Tilbyder skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet for å dokumentere teknisk kapasitet: Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling krav Firmaattest. Tilbyder skal være lovlig registrert firma. dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund Leverandørens finansielle og økonomiske stilling krav Tilbyder skal være kredittverdig. Tilbyder skal ha økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten. Oppdragsgiver vil kunne gjennomføre en kredittvurderings- dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge inntil de siste tre års regnskap, eller utdrag (minimum resultat og balanse) av dette. Kun konsernets eller moderselskapets regnskap aksepteres ikke.

13 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 13 AV 18 analyse av tilbyderne under konkurransen. Oppdragsgiver benytter eller egne kredittvurderinger / analyser til formålet. Oppnås ikke kredittverdighet, vil tilbyder bli avvist fra deltakelse i konkurransen. Revisorberetning skal medfølge Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner krav Kompetansekrav for å utføre energimerking. Tilbyder skal oppfylle kompetansekravene iht 18 i forskrift, F energimerkeforskriften. Kompetansekrav for å utføre energivurdering. Tilbyder skal oppfylle kompetansekravene iht 19 i forskrift, F energimerkeforskriften. dokumentasjon Dokumentasjon iht samme forskrift. Dokumentasjon iht samme forskrift Andre kvalifikasjonskrav krav Forsikring. Tilbyder skal til enhver tid opprette/ha forsikring som er tilstrekkelig til å dekke krav fra oppdragsgiver eller tredjemann som følge av leverandørens ansvar eller risiko i henhold til avtalen. dokumentasjon Skal bekreftes i tilbudet. 5.3 UTVELGELSESKRITERIER Konkurranse med forhandling kan forløpe i flere faser for å redusere det antall tilbud som det skal forhandles om, jf FOA 11-8, 1. ledd. Oppdragsgiver vil føre forhandlinger med minimum 3, maksimum 5 tilbydere. Utvelgelse blant de kvalifiserte tilbydere, med hensyn til hvem det vil gjennomføres forhandlinger med, gjøres etter følgende kriterium: Tilbydere som oppdragsgiver vurderer å ha best forutsetning for å levere tjenesten som etterspørres med hensyn til tildelingskriteriene Utvelgelse etter dette kriterium er kun aktuelt dersom antall kvalifiserte tilbydere overskrider det antall på minimum 3, og maksimum 5 tilbydere som det vil bli gjennomført forhandlinger med. Dersom det kun er 2 kvalifiserte tilbydere vil oppdragsgiver gjennomføre forhandlinger med disse. Ved kun 1 tilbyder vil eventuell forhandling bli vurdert mot FOA TILDELINGSKRITERIER

14 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 14 AV 18 Tilbydere som har levert inn et korrekt tilbud som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, har gjennomført forhandlinger og fremsatt et endelig tilbud, vil konkurrere videre på grunnlag av følgende tildelingskriterium: 1. Pris (vektes 80 %). 2. Kvalitet (vektes 10 %). 3. Samarbeidskompetanse (10 %). Tildelingskriteriene står i prioritert rekkefølge Tildelingskriterium pris Tilbyder skal fylle inn priser i vedlagte tilbudsbrev (mal). Samtlige priser, eks mva, skal fylles inn på anvist sted. Det er ikke tillatt å gjøre endringer i oppsettet Tildelingskriterium kvalitet Tilbyder skal levere en tjeneste som oppfyller kravspesifikasjonene tilhørende kontraktsgjenstanden (Absolutte minstekrav, jf avsnitt 3.2). Kvalitet vurderes ut fra den beskrivelse tilbyder fremsetter i tilbudet, forhandlingsmøter og endelig tilbud. Nedenstående forhold skal beskrives i tilbudet: Gjennomføring. Tilbyder skal beskrive: o Oppgaveforståelse. o Hvordan oppdraget tilbys løst. o Hvordan oppdraget vil bli organisert. o Hvordan leveringssikkerheten vil bli ivaretatt. o Hvordan oppdragene prioriteres i forhold til andre oppdrag. o Tilbyder skal oppgi hvordan uforutsett mangel på personell løses, og hvilke løsninger som tilbyder har tilgang til. Den tilbyder som etter oppdragsgivers skjønnsmessige vurdering tilbyr best gjennomføringskompetanse vil få størst uttelling. Kompetanse og erfaring. Tilbyder skal beskrive: o Hvilken særskilt erfaring personell som tilbys for oppdraget innehar. o Hvordan man sikrer at tilbudt personell til enhver tid er faglig oppdatert på området tjenesten angår. o Egen organisasjon mht antall ansatte, antall år virksomheten har levert tjenester på det området tjenesten omfatter, og annen relevant informasjon som beskriver virksomhetens kompetanse og ressurser, inkludert eventuelle samarbeidspartnere som er relevante for tjenesten. Den tilbyder som etter oppdragsgivers skjønnsmessige vurdering tilbyr best kompetanse og erfaring for gjennomføring av oppdraget vil få størst uttelling. Service. Tilbyder skal beskrive: o Her skal fremgå rutiner for mottak av henvendelser fra oppdragsgiver, kundebehandling og oppfølging. o Tilgjengelighet og responstid overfor oppdragsgiver. Den tilbyder som etter oppdragsgivers skjønnsmessige vurdering tilbyr best service for gjennomføring av oppdraget vil få størst uttelling. Miljø. Tilbyder skal beskrive hvorledes en tenker å organisere oppdraget med minst mulig miljøbelastning. Den tilbyder som etter oppdragsgivers skjønnsmessige vurdering tilbyr best organisering med minst mulig miljøbelastning for gjennomføring av oppdraget vil få størst uttelling. Forholdene nevnt over er ikke i prioritert rekkefølge.

15 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 15 AV Tildelingskriterium samarbeidskompetanse Samarbeidskompetanse vurderes ut fra følgende forhold: Tilbyder skal ha gode samarbeidsegenskaper. o Forhandlinger. Det forutsettes at man før tildeling av kontrakt gjennomfører minst en forhandling, jf konkurransegrunnlagets punkt 2.6, med aktuelle tilbydere, der formålet er å avklare samarbeidsrelasjoner hensett konkurransens tildelingskriterier. o Referanser. Tilbyder som kommer til forhandling skal oppgi 3 referanser, som tilbyder mener er mest relevant for herværende oppdrag med nødvendig kontaktinfo. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å kontakte referansene ved behov. Oppdragsgiver vil spørre referansene om deres opplevde erfaring med leverandøren relatert til hva som ble tilbudt. Eventuelle avvik innenfor fag og oppgaveløsning avklares mot faktisk leveranse. Den tilbyder som etter oppdragsgivers skjønnsmessige vurdering har den beste samarbeidskompetansen vil få størst uttelling. Forholdene nevnt over er ikke i prioritert rekkefølge. 5.5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Pris. Laveste totalpris gir størst uttelling. Totalpris, eller hvordan det i denne konkurransen skal beregnes totalpris, fremkommer av prisformatet i vedlagte tilbudsbrev (mal). Lavest totalpris pris gir 5,00 poeng. Totalpriser mellom laveste og inntil det dobbelte av totalprisen gis en lineær reduksjon på mellom 5,00 og 0,00 poeng. Totalpriser som er det dobbelte av laveste totalpris, eller høyere, får 0,00 poeng. Tilbudene vurderes relativt mot hverandre. Kvalitet og samarbeidskompetanse. Den tilbyder som etter en samlet skjønnsmessig vurdering av de ovennevnte forhold innenfor hvert tildelingskriterium; tilbyr best kvalitet, gis 5,00 poeng, tilbyr best samarbeidskompetanse, gis 5,00 poeng. Tilbudene vurderes relativt mot hverandre Avgjørelse av konkurransen Hvilken tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet avgjøres ved rangering av den tilbyder som oppnår størst samlet total poengsum etter vekting i nedenstående tabelloppsett: Tilbyder nn poengsum tildelingskriterium vekting (poengsum x vekting) pris 80 % x kvalitet 10 % y samarbeidskompetanse 10 % z Total poengsum Sum x+y+z

16 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 16 AV 18 6 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET 6.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet skal fremsettes og leveres ved bruk av oppdragsgivers tilbudsbrev (mal). Det er ikke tillatt å gjøre endringer i oppsettet. Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Alle punkter som er etterspurt i konkurransegrunnlaget skal besvares. Hvis et punkt ikke er relevant, eller ikke kan besvares, må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 6 måneder fra tilbudsfrist. 6.2 KONTAKTPUNKT HOS TILBYDER I KONKURRANSEPERIODEN Følgende informasjon skal oppgis: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internettadresse. Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon. 6.3 INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING OG MERKING Tilbudet skal være skriftlig og leveres som ett komplett utskrevet og undertegnet eksemplar, samt en komplett og ordnet elektronisk versjon på minnepenn. Dette gjelder også eventuelt brosjyremateriell. Samtlige elektroniske filer skal være i pdfformat. Tilbudet organiseres med vedlegg i henhold til vedlagt tilbudsbrev (mal). Papirversjonen skal ikke stiftes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør scanning av tilbudet for elektronisk arkiv. Egnet leveringsmåte er ringperm eller mappe. Årsmeldinger og annet tilsvarende trykt materiale kan kun leveres som elektroniske filer på minnepenn sammen med tilbudet, alternativt med henvisning til nettsider/url, for å begrense innlevert papirmengde. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig versjon gjelde før elektronisk. Det gjøres spesielt oppmerksom på at tilbudet, med unntak av årsmeldinger og annet tilsvarende trykt materiale, ikke kan leveres på e-post, da dette ikke oppfyller forskriftens krav om konfidensiell behandling av tilbud, jf FOA 7-3. Komplett underskrevet tilbud, inkludert tilhørende elektronisk utgave på minnepenn, skal leveres i lukket nøytral forpakning. Ikke bruk logo eller andre kjennemerker som kan være med på å identifisere hvem som er tilbyder før tilbudet åpnes. Tilbudet skal sendes eller leveres til følgende adresse: Grimstad kommune Øyvind Takle Postadresse Postboks 123, 4891 GRIMSTAD Leveringsadresse Arendalsveien 23, 4878 GRIMSTAD

17 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 17 AV 18 Tilbudet skal merkes Tilbud kjøp av tjenester for energimerking av bygg, vår sak 2015/ TILBUDSFRIST Tilbudet skal være Grimstad kommune i hende innen kl Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er Grimstad kommune i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid, jf FOA 11-11, 1. ledd. 6.5 FORBEHOLD OG RESERVASJONER Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget, og eventuelle forbehold vedrørende kontraktsvilkår. For å likestille tilbudene, skal alle forbehold spesifiseres og prissettes med henvisning til hvilket punkt i konkurransegrunnlaget, eller kontraktsvilkårene, forbeholdet gjelder. Henvisning til tilbyders egne avtalebestemmelser er å betrakte som forbehold, dersom disse avviker fra konkurransegrunnlaget. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Ved manglende prissetting vil oppdragsgiver prissette forbehold etter eget skjønn. I henhold til FOA 11-11, 1. ledd bokstav d, e og f, skal oppdragsgiver avvise tilbud som; inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, eller inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurranse grunnlaget, det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Dersom forbehold eller avvik ikke kan prisfastsettes av oppdragsgiver, vil tilbudet bli avvist.

18 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 18 AV 18 7 VEDLEGG TIL KONKURRANSEN 7.1 VEDLEGG 1: AVTALE, UTKAST. 7.2 VEDLEGG 2: LISTE OVER BYGNINGSPORTEFØLJE SOM SKAL ENERGIMERKES 7.3 VEDLEGG 3: TILBUDSBREV (MAL).