Innkalling. Møte i styret for Felles studentsystem. Tid: Onsdag 13. november 2013 kl 10:00-15:00. Møterom 8. etg., USIT, Forskningsveien 3b, Oslo

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i styret for Felles studentsystem Til: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Gunn Rognstad, HiG Kjetil Solvik, NMH Monica Bakken,UiO Aud Magna Gabrielsen, NTNU Joar Nybo, KD Torill Vangen, SSB Ingunn Cowan, Lånekassen Anne-Lise Lande, USIT Agnethe Sidselrud, USIT Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Tina Lingjærde, USIT Tid: Onsdag 13. november 2013 kl 10:00-15:00 Møtested: Møterom 8. etg., USIT, Forskningsveien 3b, Oslo Kart, veibeskrivelse

2 Dagsorden Sak 1 Møte i styret for FS FS Sak 2 Referatsaker a. Møte i Planleggingsgruppen b. Møte i ekspertgruppen for Doktorgradsmodulen c. Møte i ekspertgruppen for Undervisningsmodulen Muntlig FS Ettersendes, ev. muntlig Sak 3 Orienteringssaker a. Internasjonale søkere til master, møte i Helsinki b. Ny nasjonal godkjenningsdatabase c. FS-Brukerforum d. SUHS e. Sammenslåing av FS og SO f. Arbeidsgruppe mal for vitnemål og vitnemålstillegg i regi av UHR Drøftingssaker: Sak 4 Sak 5 Sak 6 Sak 7 Forberedelser til årsmøtet: Utkast Arbeidsoppgaver 2014 Utkast Budsjett 2014 Saksfremlegg budsjett 2014 Utkast Årsberetning 2013 Kravspesifikasjon for saksflytsystem Saksfremlegg Vedtakssaker: Anskaffelse av nytt rapport- og presentasjonsverktøy Unntatt offentlighet Eventuelt FS FS FS FS FS FS Hilsen Christen Soleim Leder for FS-styret Anne-Lise Lande Daglig leder FS

3 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i styret for FS 17. oktober 2013 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Aud Magna Gabrielsen, NTNU Kjetil Solvik, NMH Observatører: Ingunn Cowan, Lånekassen USIT/FS: Anne-Lise Lande, USIT Agnethe Sidselrud, USIT Tina Lingjærde, USIT Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Styremedlemmer: Gunn Rognstad, HiG Monica Bakken, UiO Observatører: Torill Vangen, SSB Joar Nybo, KD Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Aune Moe og Anne-Lise Lande Dato: 17. oktober 2013 Sist endret:

4 Dagsorden 1. Møte i styret for FS 6. september Referatsaker 3. Orienteringssaker 4. Søknad fra Atlantis Medisinske Høgskole om å ta i bruk FS 5. Overføring av ansvar for drift 6. Ny prosjektleder for STAR 7. Eventuelt FS Referat fra møte i styret for FS Side 2

5 Det var ingen merknader til innkalling/dagsorden. Ingen saker ble meldt til eventuelt. 1. Referat fra møte i styret for FS 6. september 2013 Merknader som var sendt inn, er tatt med i referatet. Det var ingen ytterligere kommentarer til referatet. Referatet ble godkjent. 2. Referatsaker a. Møte i Planleggingsgruppen 3. og 4. september Muntlig referat ble gitt på forrige møte. Skriftlig referat forelå til dette møtet. Styret hadde ingen kommentarer til referatet. b. Møte i ekspertgruppen for StudentWeb 17. september Skriftlig referat forelå til møtet. Styret hadde ingen kommentarer til referatet. c. Møte i ekspertgruppen for Godkjenningsmodulen 1. oktober Skriftlig referat forelå til møtet. Styret hadde ingen kommentarer til referatet. d. Møte i ekspertgruppen for Doktorgradsmodulen 14. oktober Muntlig referat fra møtet ble gitt. De viktigste punktene var - Hvordan forholde seg til den nye vitnemålsmalen, der PhD-utdanningen ikke er tatt med. Gruppen skal utarbeide et forslag til hvordan malen bør utformes. Forslaget vil deretter bli sendt ut på høring. Det må også avklares hva FS skal tilby rundt malen. - Bedre støtte for forskerskoler. Gruppen skal utarbeide en prosessanalyse. Skriftlig referat vil foreligge til neste møte. 3. Orienteringssaker a. RUST Arbeidet er nå i siste utviklingsfase. Utviklerne jobber med å få de siste koblinger på plass. Driftsavtale med USIT, konsesjonssøknad til Datailsynet og finansieringsmodell for forvaltning av RUST er under arbeid. Presentasjon av RUST er et av punktene på FS Brukerforum, som holdes 28. og 29. oktober. b. Ny nasjonal godkjenningsdatabase Arbeidet er høyt prioritert, og første versjon er planlagt klar for demonstrasjon til møtet i arbeidsgruppen 13. november. Et statusmøte med Kunnskapsdepartementet og NOKUT ble avholdt 25. september. Ansvaret for forvaltning av systemet er pr. i dag ikke avklart. Det vil bli gitt en kort orientering om arbeidet med godkjenningsdatabasen på FS Brukerforum. FS Referat fra møte i styret for FS Side 3

6 c. Sammenslåing av FS og SO Rapporten som arbeidsgruppen har sendt til Kunnskapsdepartementet, var sendt til styret til orientering. Arbeidsgruppen har hatt fokus på god brukermedvirkning. Etter anbefaling fra KD, har gruppen tatt utgangspunkt i vedtektene for CRIStin til å utarbeide en mal for vedtekter. Gruppen er ikke enig i hvordan FS/SO skal organiseres. NPH og UiO ville ikke ta et endelig standpunkt i saken, mens resten av gruppen gikk inn for en samlet organisasjon. KD har i sitt budsjett for 2014 foreslått en tildeling på kr 1 mill. til arbeidet med sammenslåingen av SO og FS. Styret har satt av 9. desember til et ekstraordinært årsmøte. d. Erasmus Without Paper 13. september Reiserapport forelå til møtet. Møtet ble holdt for å initiere et prosjekt for utvikling av standarder for digital utveksling av studieinformasjon i forbindelse med studentmobilitet, med støtte fra Erasmus. e. NordForum 17. og 18. september Reiserapport forelå til møtet. På forumet ble det gitt presentasjoner av planer for digital utveksling av studentinformasjon, status fra Sverige om Ladok3, fra Danmark om STADS, fra Finland om Oodi og fra Norge om FS. Arbeidet med nordisk resultatutveksling skal videreføres. Arbeidsgruppen ledes av Tor Fridell og øvrige deltakere er Michael Berglund, Anne-Lise Lande, Geir Vangen, Anders Bjøgeberg Hansen og Antti Mäki. Søknad om midler fra Nordisk Råd skal lages innen februar Neste møte holdes i april 2014 i København. f. Møte i ecampus om digital eksamen 19. september ecampus ser på den tekniske delen av digital eksamen. Formatene for utveksling av data mellom FS og eksamenssystem er på plass og det er klart for å starte utvikling av en slik integrasjon. Til dette trenger man en pilotinstitusjon, og UiA har sagt seg villig til å bidra.det arbeides videre med generelle løsninger for hvordan slik integrasjon skal foregå. UiA har ikke kjøpt inn et bestemt system, men er i gang med å vurdere flere av systemene som tilbys. UiA regner med at det må kjøpes inn flere systemer. Det er trolig mest hensiktsmessig å isolere de ulike prosessene i eksamensgjennomføringen, og avklare hvilke typer systemer som gir best støtte for den enkelte delprosess.. g. Møte i arbeidsgruppen for digital eksamen 15. oktober Norgesuniversitetet i samarbeid med UHR, har satt ned en arbeidsgruppe for å se på ulike aspekter knyttet til gjennomføringen av digital eksamen og vurderingsform. Gruppen skal også arbeide med det norske begrepsapparatet for vurdering, mulige løsninger for vurdering og se på juridiske aspekter med digital eksamen. Gruppen skal ferdigstille sitt arbeid innen Det vil bli arrangert et seminar ved UiB november om temaet. FS Referat fra møte i styret for FS Side 4

7 h. Anskaffelse av nytt rapport- og presentasjonsverktøy Det var fire leverandører som leverte inn tilbud i anbudsrunden. Samtlige tilbud ble avvist. Prosjektgruppen holder nå på med en evaluering sammen med leverandørene. Når samtalene er gjennomført, vil det kjøres en ny konkurranse med forhandlinger. Tilbudsgrunnlaget vil bli lagt frem på styremøtet 13. november. Med denne prosessen bør verktøyet være på plass innen påske Styret presiserte at det viktigste er å anskaffe det verktøyet institusjonene har behov for. 4. Søknad fra Atlantis Medisinske Høgskole om å ta i bruk FS Søknad fra Atlantis Medisinske Høgskole (AMF) om å ta i bruk FS fra høsten 2014 samt bekreftelse på en fadderavtale med Høgskolen i Oslo og Akershus, forelå til møtet. AMH er en privat høgskole som tilbyr akkrediterte bachelorstudier innen ernæring og helsefag. Skolen holder til i Oslo med en mindre avdeling i Spania, og tilbyr også nettstudier. Ut i fra innsendt dokumentasjon og dialog med AMH, vurderes kriteriene for å ta i bruk FS som tilfredsstilt. Vedtak: Styret for FS innvilger søknad fra Atlantis Medisinske Høgskole om tilknytning til FS slik at de kan benytte FS fra høsten Overføring av ansvar for drift, ny driftsløsning Forslag til vedtak og notat fra USIT-drift, var sendt til styret. I følge USIT-drift må dagens løsning oppgraderes innen 18 måneder. Prosjektgruppen har kommet opp med to ulike løsninger for sentral drift av FSklienten. Begge er terminalbasert, der bruker må logge inn på en server for å starte FS-klienten. Løsningene dette gjelder er Citrix eller Remote Desktop Services (RDS). RDS er et produkt levert av Microsoft. Forslag A går ut på at at den administrative overgangen skjer pr og den tekniske overgangen til RDS skjer så snart som mulig. Institusjonene skal benytte dagens løsning inntil de er over på ny løsning, den eksisterende løsningen vil driftes så lenge det er nødvendig. Forslag B går ut på at det ikke gjøres tekniske endringer ved dagens Trofast-løsning. Det vil si at FS blir driftet på samme plattform og opplegg som i dag. Support og kundehenvendelser skal pr gå direkte til FS-support, uavhengig hvilken løsning som velges. FS Referat fra møte i styret for FS Side 5

8 Styret stilte spørsmål til hvordan data ville bli sikret i overgangsfasen. Endringene som gjøres involverer ikke FS-klienten og databasene direkte, og dagens Citrixløsning beholdes så lenge behovet er til stede. Sluttbrukeren vil ikke merke stor forskjell. Styret ber om at prosjektet fortsetter arbeidet, men tydeliggjør i prosjektdokumentasjonen følgende punkter: - Sikkerhetsaspektet tydeliggjøres - Tydeliggjøre hvordan kostnadene vil være et 3 år - Tydeliggjøre hvorfor det er middels risiko ved løsning For å få et best mulig tilbud til brukere, best mulig support og billigere løsning på sikt, anbefales det at Samarbeidstiltaket FS går inn for en ny driftsløsning som skissert i Plan A. Vedtak: Styret for FS går enstemmig inn for en ny driftsløsning som skissert i alternativ A. 6. Ny prosjektleder for STAR Nåværende prosjektleder Anette Wigaard slutter ved UiO, og det er derfor behov for å oppnevne en ny prosjektleder. For å sikre viktig kompetanse og kontinuitet i gruppen, foreslås det at Ingvild Greve, UiB, oppnevnes som ny prosjektleder. Hun har vært med i STAR-prosjektet fra starten. Vedtak: Styret for FS går inn for at Ingvild Greve, UiB, erstatter Anette Wigaard, UiO, som prosjektleder for STAR. Greve frikjøpes 20 % fra sin stilling ved UiB. 7. Eventuelt Ingen saker under eventuelt. Neste møte: Onsdag 13. november på USIT, Forskningsveien 3b FS Referat fra møte i styret for FS Side 6

9 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i Doktorgradsgruppen Til: Steinar Heldal, AHO Terje Valentinsen, NTNU Merethe A. Bremer, UiO Kristin Kalvik, UiB Øyvind Nystøl, UiA Thor Anti, UMB Gølin Irene Larsen, UiT Geir Vangen, USIT Anne Lise Lande, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Forfall: Referent: Kathy Foss Haugen, USIT Dato: Sist endret: 1

10 Dagsorden 1. Godkjenning av referat fra møte Vitnemål for PhD 3. Forskerskoler og utveksling av data mellom dem. 4. Fremvisning av mobilitet 5. Gjennomgang av innkomne ønsker til doktorgradsmodulen.. 6. Eventuelt FS Referat fra møte i Doktorgradsgruppen 14. oktober 2013 Side 2

11 1. Godkjenning av referat fra møte Referatet ble godkjent. 2. Vitnemål for PhD UHR har laget felles mal for hvordan bachelor og mastervitnemål skal se ut og hva vitnemålene skal inneholde. De har ikke skrevet noe om hvordan PhD-vitnemål skal være. Doktorgradsgruppen mener at PhD-vitnemål bør være så like bachelor og mastervitnemål som mulig, men de må inneholde viktig informasjon i forhold til PhD-graden. Vi gikk igjennom alle sider i vitnemålet. Side 1 - Forsiden: I UHRs mal så skal side 1 inneholde følgende felt i FS: Gradkode, gradnavn og gradtittel studieprogramnavn, studieprogramnavn_org Studieretningsbetegnelse og studieretningsnavn Navn Dato oppnådd, utskrevet Faknavn Stednavn Fdato/Fdato2 Oppgavetittel Saksbehandlernavn Gruppen mener at det er ikke behov for tilpasninger for PhD på side 1. Denne siden vil altså være lik for alle grader. NTNU viser i dag frem navn på fag. Dette er ikke foreslått videreført, da fag er lokale koder, og at det da ikke er konsistens i bruken av fagbegrep mellom de norske institusjonene. Det vil gjøre det vanskeligere for eksterne aktører å lese vitnemålet. Side 2: Inneholder følgende: Generell informasjon om graden Studieprogrammets målsetting, innhold og organisering Kandidatens læringsutbytte På punkt 1 vil det være felles tekst fra FS, mens institusjonene selv skriver teksten til de to andre punktene.. Gruppen mener at det heller ikke på denne siden er nødvendig med tilpasninger til PhD. FS Referat fra møte i Doktorgradsgruppen 14. oktober 2013 Side 3

12 Side 3 Grunnlag for vitnemål I UHRs mal så skal følgende informasjon vises på side 3: Lærested: <navn på lærested>(høyrejustert) Navn: <navn på innehaveren> (venstrejustert) Fødselsnummer: <ddmmyyyy-xxxxx> (høyrejustert) Grad: <navn på grad> (venstrejustert) Studieprogram: <navn på studieprogram med spesialisering/ev. studieretning>(venstrejustert) Oppnådd grad: <ddmmyyyy> (høyrejustert) Videre skal side 3 vise informasjon om emner og ekstern utdanning som er grunnlaget for vitnemålet: Det skal være egne kolonner for emnekode, navn på emne, studiepoeng, semester og karakter Grunnlaget skal så langt det er mulig gjenspeile gradens struktur Større skriftlige arbeider føre inn som Masteroppgave, Tittel, Emnekode, omfang, semester og oppnådd karakter føres inn i de egnede kolonner Ekstern utdanning: Navn på institusjon (på originalspråk hvis mulig) og antall studiepoeng. Dersom det er lange navn og flere eksterne utdanninger, så kan stednavnene komme som fotnoter. Institusjonen skal ikke føre resultater fra andre institusjoner. Unntak for fellesgrader og kun dersom det utstedes bare ett vitnemål. Det angis totalsum for antall studiepoeng (helst likt med studiepoengkravet til graden). Nederst felt for merknader som kan brukes ved behov Side 3 og eventuelt side 4 skal begge dateres og signeres. Tittel på person som signerer er Saksbehandler. Samme dato som utstedelsesdato for vitnemålet. I tillegg til dette så må følgende informasjon vises på PhD-vitnemål: Forskerskoler Tittel på prøveforelesning Datofelter for prøveforelesning, kreering og disputas Navn på veiledere Navn på medlemmer i bedømmelseskomite (valgbart) I dagens vitnemål for PhD, variant 5, så vises også starttermin. Gruppen foreslår at den ikke tas med i nytt vitnemål. For Dr. philos må også følgende vises på vitnemålet: Tittel og dato for selvvalgt forelesning Tittel på dato for oppgitt forelesning Navn på medlemmer i bedømmelseskomite (det skal ikke være valgbart for Dr.philos) Det var en diskusjon om muligheter for vitnemål på latin. FS er ikke tilrettelagt for det annet enn at gradtitler kan tas med vitnemålet og at det er mulighet å registrere kjønnsformer av gradtitlene i FS. Gruppen ønsker ikke at det tilrettelegges for vitnemål på latin. UiT fortalte at de lager en diplom på latin til kandidatene, og så får de et ordinært vitnemål i tillegg. FS Referat fra møte i Doktorgradsgruppen 14. oktober 2013 Side 4

13 USIT lager utkast til mal for vitnemål, som først sendes til doktogradsgruppen og deretter på høring til alle institusjoner. Utkastet bør helst vise grafisk hvordan vitnemål vi se ut og hva de skal inneholde. Det er i ferd med å bli opprettet en vitnemålsgruppe innenfor UHR. Dersom denne gruppen også skal vurdere vitnemål for PhD vil forslaget bli sendt også til dem. 3. Forskerskoler og utveksling av data mellom dem Det finnes 16 nasjonale forskerskoler som er finanasiert av forskningsrådet. I tillegg finnes det andre forskerskoler som ikke mottar støtte annet en egen finansiering fra institusjonen. Forskerskoler dannes ved at to eller flere institusjoner går sammen for å kunne ha felles opplæring av PhD-studenter. Studentene er tatt opp ved institusjon, men tar emner, kurs og seminarer som er holdt av partnerne i forskerskolen. I dag er det utfordrene å administrere studentene på forskerskolene, da de må opprettes som studenter og fremvise dokumentasjon på opptak til et PhD-studieprogram for å kunne ta emner ved andre institusjoner innenfor forskerskolen. USIT vil se på en løsning hvor institusjonen kan nominere egne studenter til forskerskolen, mens vertsinstitusjonen registrerer om de blir tatt opp eller ikke til forskerskolen.de studenter som tas opp kan da få en tidsbegrenset studierett ved alle institusjoner som deltar i forskerskolen. Vertsinstitusjonen har behov for en rapport over alle deltakere i forskerskolen. Rapporten må også kunne vise hvem og hvor mange som har disputert, da dette skal rapporteres til NFR. 4 Fremvisning av mobilitet Det er mange PhD-studenter som reiser som en del av studiet. Institusjonen rapporterer hvor mange som reiser ut. I dag er det en underrapportering av mobilitet, da det er mange som ikke sier i fra og dermed blir ikke oppholdene registrert. UiO har sammenliknet reiseregninger med mobilitetsdata fra FS, og funnet ut at det er en stor andel reiser som ikke blir rapporter. I StudentWeb3 skal det legges til rette for at studenter både skal kunne se hvilke opphold som er registrert på dem, og selv ha mulighet til å registrere opphold. Informasjon som skal vises frem og registreres er: Sted Dato fra til Formål Datane om mobilitet skal kunne endres frem til de er rapportert. Etter hvert er det ønskelig at data om mobilitet kan overføres til Cristin, slik at de kan rapporteres derfra. FS Referat fra møte i Doktorgradsgruppen 14. oktober 2013 Side 5

14 5 Gjennomgang av innkomne ønsker til doktorgradsmodulen 1. Forenkling av tidskonto: To saker a) Endring av permisjon Etter forrige møte i gruppen hvor denne saken også ble diskutert, så har det nå kommet en knapp i FS for å oppdatere tidskontoen for en gitt permisjon. Denne knappen fungerer godt. Brukerdokumentasjonen må oppdateres med hvordan denne knappen fungerer. b) Forenkling Saken gjelder oppfølging av sak 4c) fra oktobermøtet 2010 i ekspertgruppa for dr.grad, Ønske om forenklet funksjonalitet for tidskonto. Det er svært vanskelig å registrere dette riktig for fakultetene ved 100% permisjon og samtidig arbeidsplikt. USIT endrer dette slik at arbeidsplikten fryses når det registreres permisjon, og så blir arbeidsplikten tilsvarende forskjøvet etterpå. Dersom det ikke er full permisjon, så forskyves tilsvarende prosentandel arbeidsplikt. 2. Nettotid frem til dagens dato (NTNU) Ph.d-reglementene på universitetene inneholder en maksimaltid på hvor lenge ph.d.-studentene kan forske/studere før studieretten deres blir terminert. Derfor må fakultetene følge med på netto tidsbruk når det begynner å nærme seg, og de trenger et verktøy for å holde rede på dette. Den blå linjen nederst i i tidskonto viser studentenes nettotid. Men dette er nettotid fram til slutten av siste registrering i tidskonto, og er derfor uegnet til formålet. Vi har derfor behov for en nytt tall på den blå linjen som viser nettotid fram til dagens dato. Gruppen støtter dette forslaget. 3. Cotutelle-avtaler a) Fra NTNU Det er ulik praksis for registrering av gradsoppnåelse for kandidater på Cotutelleavtaler. Ved NTNU registreres kandidater som disputerer ved et annet lærested i gradsprotokollen, mens UIO ikke gjør dette. Siden disse studentene ikke skal rapporteres til NSD betyr det at NTNU må inn å endre på et felt i FS før rapportering, og så endre tilbake etter rapportering. Dette er ikke heldig. Samtidig er det et behov for å synliggjøre antall kandidater som ikke gir uttelling i finansieringsmodellen. FS Referat fra møte i Doktorgradsgruppen 14. oktober 2013 Side 6

15 Doktorgradsgruppen forslår at denne saken sendes til UHRs nye vitnemålsgruppe, slik at de kan vurdere om institusjonene bør ha lik praksis på dette området. b) Fra UiO - Ny nasjonal felleskode «Studierettstatus»: COTUTELLE Denne saken skal også sendes til UHRs vitnemålsgruppe. 4. Fjerne Fag/disiplin Gruppen foreslår at Fag/disiplin erstattes med NUS-koder. Fag er som tidligere nevnt en lokal kode og bruk av fagbegrepene varierer fra institusjon. Gruppen syns det derfor er mest hensiktsmessig at fag/disiplin blir erstattet av NUS-koder. Det vil føre til lik bruk av fagnavn, og gjøre vitnemål mer lesbart for eksterne. 5. Sortering av Fag i underbildet Fag/ Student samlebilde, (NTNU) I Student samlebilde undervindu Fag kan man enten velge fagkoden fra nedtrekksmenyen, eller dobbeltklikke i fagkode-feltet og søke fram ønsket fag. Fagene som kan velges i nedtrekksmenyen er sortert etter fagkode. Denne er lite hensiktsmessig å søke på, siden fagkoden kun består av forkortede bokstavkombinasjoner eller tall (på NTNU). Vi foreslår derfor at listen sorteres etter fagnavn. Dersom fag blir erstattet av NUS-kode så er denne saken ikke aktuell, men dersom Fag videreføres så bør listen sorteres etter fagnavn. 6. Forslag til forbedring av rapporter i doktorgradsmodulen (NTNU) Det ble ikke tid til å se på denne saken. Den tas på neste møte. 6 Eventuelt UiB ønsket å ta opp en sak som ble nevnt på forrige møte om NæringsPhD. De ønsker at det opprettes to nye finansieringstyper: NæringsPhD og Offentlig PhD, da de skal rapportere studenter på disse typene.. Doktorgradsgruppen støtter dette forslaget. Neste møte holdes mandag 10. februar kl i Forskningsveien 3b FS Referat fra møte i Doktorgradsgruppen 14. oktober 2013 Side 7

16 <sideskift>

17 Arbeidsoppgaver 2014 Felles Studentsystem Innholdsfortegnelse GENERELT... 1 HOVEDAKTIVITETER I SYSTEMVEDLIKEHOLD BRUKERSTØTTE OG DOKUMENTASJON NYE HØGSKOLER WEBSERVICE VIDEREUTVIKLING PÅ PRIORITERTE OMRÅDER STUDENTWEB SØKNADSWEB NOMINATION FAGPERSONWEB ETTERUTDANNINGSMODUL MED EVU-WEB EMNEPLANLEGGING PÅ NETT EPN RUST DATAVAREHUSET OG STAR FS - SEKRETARIATET FS Arbeidsoppgaver 2013 Page 0

18 Generelt Med utgangspunkt i strategi for FS, utarbeidet i 2013 og risikoanalyse av FS gjennomført i 2010 og 2011, har styret vurdert og prioritert arbeidsoppgaver for FS i Funksjonalitet Følges opp i aktivitet 11, FS-sekretariatet gjennom Kontaktforum, oppfølging av ønskeliste, Planleggingsgruppe, deltakelse i ekspertgruppene og kontakt med andre aktører i sektoren. 2. Forenklet drift Ferdigstille arbeid med innføring av VPD, se aktivitet 1 Systemvedlikehold 3. Integrasjon med andre systemer Utvikle flere webservice-tjenester. Det er en egen aktivitet (4 Webservice) for dette arbeidet i Utviklingsverktøy Nyskriving av StudentWeb med nytt verktøy. Dette strategipunktet følges opp i aktivitetene 6 StudentWeb. 5. Datavarehus Eget prosjekt for datavarehus fortsetter i 2014, se aktivitet 13 Datavarehuset STAR 6. Ensartet bruk av FS og god datakvalitet Under prosjektet Datavarehuset STAR, aktivitet 13, skal kontrollrapporter utvikles. Gjennom utvikling av brukerdokumentasjon og interaktiv kursdokumentasjon, se aktivitet 2 og gjennom å få satt i gang arbeide med felles rutiner, ligger under aktivitetene 2 og 14 legges grunnlag for mer lik og riktig bruk av FS og derav også god datakvalitet. 7. Samarbeid og kommunikasjon med andre enheter Følges opp under aktivitet 14. For tiden er både KD, SSB og Lånekassen observatører i styret for FS. På FS-Brukerforum blir aktuelle aktører involvert/representert. På et eget seminar for kontaktpersoner blir spesifikke tema diskutert mer detaljert. 8. Organisering FS sekretariatet og FS styret vil videreføre arbeidet med organisering av samarbeidstiltaket i 2014, se aktivitet Standardisering FS utviklingsleder deltar i Europeisk samarbeid i regi av CEN og RS3G og i norsk samarbeid i regi av Standard Norge, i tillegg til norsk samarbeid om fellesarkitektur. FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 1

19 Oppsummert oversikt over oppgaver planlagt i 2014: o Digitalisering av eksamenprosessen o Starte arbeidet med digitalisering av vitnemål og karakterutskrift o Starte arbeidet med et nytt saksflytsystem o Tilrettelegge for digital datautveksling i forbindelse med mobilitet o Flere tjenester på webservice o Datavarehusprosjektet STAR o Videreføre arbeid med felles rutiner o Videreføre arbeid med nyskriving av StudentWeb o Innføring av felles mal for vitnemål o Videreføre arbeid med ny versjon av godkjenningsmodul o Brukerdokumentasjon o Superbrukerkurs o Web-baserte FSkurs o Felles VPD-databaser o Fusjon av institusjoner o Nye høgskoler For 2014 videreføres ressursinnsatsen på brukerstøtte og dokumentasjon. I 2012 startet et prosjekt for gjennomgang av all brukerdokumentasjon. Prosjektet skal utrede og få på plass rutiner og systemer for produksjon av brukerdokumentasjon for FS, med tanke på å fornye og forbedre de løsningene som brukes i dag. Prosjektet fortsetter i Digitalisering av prosessene rundt eksamen og sensurregistrering er veldig aktuelt. Disse sees på i aktivitet 4 Webservice og 9 FagpersonWeb. Det vil også gjøres en satsing på nettbasert opplæring (FS-opplæring på nett), i samarbeide med institusjonene. Satsingen på datavarehus STAR fra 2013 er videreført i budsjett for Plan for 2014 og risikoanalysen I henhold til risikoanalysen som ble gjennomført i 2010 er det knyttet størst risiko til følgende områder: - Nøkkelpersoner ved USIT Tiltak: Scrum som arbeidsform vil videreføres i 2014, og kompetanse innenfor områder som webutvikling og web-service er i all hovedsak dublert innenfor denne arbeidsformen. Vi vil i 2014 fortsatt arbeide med å få dublert kompetanse på databasesiden og saksbehandlerklienten. - Kompetanse lokalt ved institusjonene: brukerkompetanse, lederengasjement, lover og regler, ansvar og roller Tiltak: Dokumentasjon, FS-opplæring på web, FS-Brukerforum og FS-kontaktforum, se aktivitet 2 og aktivitet 14. FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 2

20 - Datakvalitet Tiltak: STAR, dokumentasjon og FS-opplæring på web. Se aktivitet 2 og aktivitet Ulik bruk av FS (rutiner utvikles forskjellig ved institusjonene) Tiltak: Felles rutiner, FS-opplæring på web, FS-Brukerforum og FS-kontaktforum, se aktivitet 2 og aktivitet Dokumentasjon og Systemdokumentasjon Tiltak: Utvikle brukerdokumentasjon og systemdokumentasjon. Følges opp under aktivitetene 1 og 2. Det er økt innsats på brukerdokumentasjon, og det er lagt til egen aktivitet for beskrivelse av rutiner ved distribusjon av nye systemer og versjoner. - Riktige prioritering for utvikling - Tiltak: Ekspertgrupper og Planleggingsgruppen. Se aktivitet 2 og Samhandling/integrasjon med andre systemer Tiltak: Oversikt over aktuelle systemer og arkitektur, Standardiserte grensesnitt for datautveksling (WebService), følges opp under aktivitet 4 WebService. - Flere driftsformer Tiltak: Det er økt innsats på brukerdokumentasjon, og det er lagt til egen aktivitet for beskrivelse av rutiner ved distribusjon av nye systemer og versjoner. Se under aktivitet 1 og 2. Dette dokumentet inneholder også FS-sekretariatets oppgaver. Ettersom vi i dette dokumentet også ønsker å vise hvordan de ulike strategiområdene satses på i arbeidet gjennom året og en viktig del av sekretariatets oppgaver er å følge opp strategiplan for FS, har vi valgt å også inkludere FS-sekretariatets oppgaver og planer i dokumentet. Dette er satt opp i aktivitet 14. FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 3

21 Hovedaktiviteter i 2014 De enkelte aktiviteter er beskrevet senere i notatet. ARBEIDSOPPGAVER Aktivitetsnavn Vedlikeholdsoppgaver Planlagte timer i 2013 Systemvedlikehold VPD-løsning Brukerstøtte og dokumentasjon Sum vedlikeholdsoppgaver Utførte timer i 2013 Planlagte timer i 2014 Nye høgskoler* Brukerstøtte og prosjektledelse 0 Konvertering 0 Sum nye høgskoler 0 Videreutviklingsoppgaver WebService Videreutvikling på prioriterte områder StudentWeb SøknadsWeb 450 Fagpersonweb 200 Etterutdanningsmodul med EVU-web 200 Emneplanlegging på Nett - EpN Datavarehus og STAR Sum videreutviklingsoppgaver TOTALT FS utvikling FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 4

22 Aktivitetsnavn Planlagte timer i 2013 Utførte timer i 2013 Planlagte timer i 2014 FS sekretariat FS sekretariat Sum FS sekretariat Sum FS utvikling Sum FS sekretariat TOTALT inklusive FS-sekretariat FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 5

23 1. Systemvedlikehold Ansvarlig for aktiviteten Geir Vangen Systemvedlikehold i FS omfatter alle delsystemene som FS består av, FS-database, saksbehandlerklient, StudentWeb, SøknadsWeb, faglærerweb, EVU-web, EpN, LIST og FS WebService. Brukerstøtte, feilretting og tilpasninger/endringer skal gjøres fortløpende. Systemvedlikehold kan deles opp i følgende aktiviteter: Feilmeldinger Feilretting er en løpende aktivitet. Oppgradering og testing i forbindelse med nye versjoner av verktøy Tegnsettet for databasen ble opprinnelig planlagt oppgradert til UTF-8 i Denne er forskjøvet i påvente av oppgradering til felles VPD, da oppgradering til UTF-8 i den enkelte base er ressurskrevende. I 2014 skal det legges planer og starte innføringen av UTF-8 i databasen. Systemdokumentasjon Det arbeides videre med utvikling av systemdokumentasjon. Mindre tilpasninger Opplagte forbedringer blir gjort i den grad det er tid til det. Andre ønsker blir notert på en ønskeliste. Ønskene blir så behandlet i Planleggingsgruppen. Ekstern rapportering Alle institusjonene skal rapportere til NSD, BIBSYS, NIFU og Lånekassen. Denne rapporteringen skal skje direkte fra FS. Lånekassen legger om sine systemer, og dette medføre behov for endringer i kommunikasjonen mellom FS og Lånekassens systemer. VPD - Virtual Private Database Det tekniske arbeidet med omlegging til VPD ble ferdigstilt i 2012, og er produksjonssatt i alle databaser. Dette inkluderer også tjenestene for web-applikasjonene. For 2013 er 3 av 5 grupper produksjonssatt felles VPD. Institusjonsfusjoner Det skal i 2014 gjennomføres tre institusjonsfusjoner av FS-basene: HiVe og HiBu FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 6

24 UMB og NVH UiT og HiFm I denne forbindelse skal det gis støtte/konsulentbistand. Dette dekkes utenom budsjett. Rutiner ved innføring av nye systemer og oppgradering av eksisterende Ved utsending av nye versjoner og nye delsystemer for FS foretas det en test- og godkjenningsprosess både fra utviklingsgruppa og fra institusjonenes side. Det er behov for å forbedre disse rutinene. Dette gjelder rutiner for test og godkjenning ved innføring av nye systemer og ved oppgradering av eksisterende løsninger. Rutinene må utarbeides sammen med dem som drifter systemene og institusjonene representert ved Planleggingsgruppen. Arbeidet er påbegynt 2012, og skal fullføres i Standardisering Aktiv deltakelse i standardiseringsarbeid fortsetter i Det gjelder både nasjonalt (i regi av DIFI, Uninett og Standard Norge) og internasjonalt. I 2013 ble det utviklet utkast til ny spesifikasjon for utveksling av resultatinformasjon, basert på CEN-standarden ELM. Denne spesifikasjonen er utviklet i regi av CEN. I 2013 vil formatet videreutviklet og testes innenfor FS. Det vil bli gjort et arbeid for å promotere formatet internasjonalt. Arbeidsinnsats: 5250 timer (3,5 årsverk) FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 7

25 2. Brukerstøtte og dokumentasjon Ansvarlig for aktiviteten Anne Kathrine Foss Haugen Det er våren 2014 planlagt kurs i følgende moduler: Rapportering, Lokal opptak, NOM-opptak, Nomination, Eksamensplanlegging og Godkjenning ). Alle kurs holdes i utgangspunktet 2 ganger dersom interessen er stor nok. Det har i praksis vist seg at mange av institusjonene har problemer med å holde interne kurs. Vi vil derfor i 2014 også tilby ordningen med at FS sentralt tilbyr kurs og workshops hos institusjonene mot betaling. Timer til bestillingskurs og workshops kjøpes spesielt og er derfor ikke satt opp med timer i dette dokumentet. Det er en institusjon, Atlantis, som skal ta i bruk FS i løpet av I 2012 startet vi et prosjekt for gjennomgang av brukerdokumentasjon. Prosjektet skal utrede og få på plass rutiner og systemer for produksjon av brukerdokumentasjon for FS, med tanke på å fornye og forbedre de løsningene som brukes i dag. Vi har utarbeidet maler for brukerdokumentasjon. Prosjektet fortsetter i 2014 med valg av verktøy. Planleggingsgruppen har tatt initiativ til å starte prosjektet FS-Opplæring på nett. Målet med prosjektet er utvikling av et opplæringsopplegg på web i form av små filmsnutter med opplæring i ulike sentrale temaer. Etter at opplæringen er gjennomført, kan man kjøre tester og saksbehandlere sertifiseres. Vi vil være med i utviklingen i dette prosjektet. På sikt tror vi at det vil bidra til at saksbehandlere vil lære mer om FS, at de vet mer om hvilke forpliktelser den enkelte bruker og institusjon har og hvilke forventninger de kan ha til systemet. Det vil også bidra til at saksbehandlerne har bedre kunnskap om FS og at det dermed vil bli færre henvendelser til fs-support. Andre oppgaver for brukerstøtte vil være deltakelse på FS-seminarer/Brukerforum, ekspertgrupper, testing av systemendringer og felles rutinebeskrivelser. Det er også arbeidsoppgaver som produkteier/prosjektleder innenfor SCRUM-utviklingsprosjektene for de ulike webapplikasjonene. I 2014 er det prosjekt med nyskriving av StudentWeb som er prioritert. Det er også viktig å få testet ny funksjonalitet før dette sendes ut. Brukerstøttegruppen har derfor fokus på å teste ny funksjonalitet. Her må det inn noe tekst om hva slags oppgaver som skal gjøres av fs-støtte i forhold til support av drift. FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 8

26 Brukerstøtte gis hovedsakelig som svar på henvendelser til Arbeidsinnsats: timer (5,7 årsverk) FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 9

27 3. Nye høgskoler Ansvarlig for aktiviteten Anne-Lise Lande I løpet av 2014 skal Atlantis medisinske høgskole ta i bruk FS: Overgangen til FS arrangeres som et prosjekt, med prosjektleder fra FS brukerstøtte. Høgskolene må selv organisere interne prosjekter for overgangen. Hovedaktiviteter innenfor delprosjektene er: o Prosjektledelse, planlegging, oppfølging o Konvertering o Opplæring o Igangsetting Arbeidsinnsats: 200 timer Prosjektledelse brukerstøtte og konvertering (0,2 årsverk) FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 10

28 4. Webservice Ansvarlig for aktiviteten Anne Kathrine Foss Haugen Utvikling av tjenester for grensesnitt mot FS er en hovedprioritering for FS. Målet med dette er å åpne FS i større grad for andre tjenesteytere, samt å forbedre informasjonsutveksling mellom FS og andre systemer. Planlagt arbeid i 2014: - Nasjonale tjenester for utveksling av FS-data mot digitale eksamenssystemer. - Ferdigstille tjeneste for resultatutveksling mellom norske institusjoner - Eksport av informasjon til e-læringssystemer: I 2013 ble det ferdigstilt en ny eksport mot itslearning, som vil settes i produksjon i Vurdere muligheten for endringsforsendelser til e-læringssystemene. - Ny løsning for eksport av studieinformasjon for lokalt bruk ble påbegynt i 2013, denne ferdigstilles i Tjenesten skal erstatte eksisterende rapport FS Tjeneste for eksport av forhåndgodkjenninger til lånekassen ble laget i 2013, og skal produksjonssettes i Ferdigstille og produksjonssette klient for eksport av godkjenningsdata til Nasjonal godkjennings database. - Tjeneste for eksport av informasjon til Time Edit skal spesifiseres, og eventuelt utvikles hvis det er ressurser tilgjengelig. - Bistå UNINETT i FeideConnect-prosjektet med pilottjenester for eksport av grupper. En del av Feide Connect-prosjektet er identifisering av grupper og gruppemedlemskap. - Videreføring av samarbeid med institusjonene om mulighet for egenutvikling av Webservice. - Tekniske oppgradering o Oppgradere utviklingsplattform til EAP6 o Omskrive SOAP-tjenester til REST-tjenester Arbeidsinnsats: 3000 timer (2 årsverk) FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 11

29 5. Videreutvikling på prioriterte områder Ansvarlig for aktiviteten: Geir Vangen Videreutviklingsoppgaver som er prioritert i 2014: Digital eksamen Utvikle ytterlige støtte for digitalisering av eksamensprosessen. Se også aktivitet 4 WebService og 9 FagpersonWeb. Funksjoner for innlevering av oppgaver på StudentWeb til vitenarkiv ble implementert i Det må i 2014 utredes å lage en eventuell utvidet løsning for videre behandling av oppgaver. Digitale vitnemål og karakterutskrift Utvikle støtte for digitalisering av vitnemål og karakterutskrifter. Fremdriften i arbeidet avhenger av det nasjonale arbeidet med Vitnemålsbanken. I 2012 ble det gjennomført en høring i regi av UHR om ny felles mal for vitnemål. Resultatet av denne høringen medfører en del endringer i vitnemålsløsningen for FS, og dette er endringer som ble påbegynt i Diploma supplement og ny datamodellen i FS ble utviklet og levert i oktober I 2014 ferdigstilles felles mal for vitnemål. Digital støtte for studentmobilitet og internasjonalisering Arbeide med internasjonal utveksling av studentdata. Se også aktivitet 1. De fleste endringene for utvekslingsmodulen ble ferdigstilt i 2011 og Krav for innføring av Learning Agreement i FS er i hovedsak spesifisert, og det er klart for å starte implementasjon av dette. Opptak Nødvendige endringer i forhold til NOM-opptaket 2014 må leveres mars Godkjenningsmodulen I mars-versjonen 2013 ble hoveddelen av endringene som omhandler informasjonsstrukturen for modulen og skjermbilder levert. I 2014 kommer gjenstående endringer for rapporter. Når dette er på plass gjenstår de deler som inngår i nyutvikling av StudentWeb, der studentene selv kan søke om godkjenning og få tilbakemelding på søknaden. Full digitalisering av prosessen forutsetter et saksflytsystem. FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 12

30 Integrasjon mot lønnssystem FS har i dag løsning for registrering av grunnlagsdata for avlønning av eksamensvakter. Resultatet av dette er rapporter som må skrives ut og oversendes til avdeling for lønn, for registrering i lønnssystem. Det er ønskelig å få automatisert denne rutinen, slik at det legges til rette for en overføring av denne informasjonen fra FS direkte til lønnssystemet. Skal denne utgå? Undervisningsmodulen I 2013 ble arbeidet med kravspesifiseringen av ny undervisningmodul startet. Arbeidet fortsetter i Integrasjon mot folkeregisteret Starte arbeidet med integrasjon fra FS til folkeregisteret. Dette forutsetter at fs-sekreteriatet utreder og klargjør nødvendige avtaler for tilgang til folkeregisteret. efaktura Innenfor stat og kommune er det krav om elektronisk fakturering. Det er behov for å lage en løsning for dette i FS. Arbeidsinnsats: 1750 timer (1,7 årsverk) FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 13

31 6. StudentWeb Ansvarlig for aktiviteten: Anne Kathrine Foss Haugen Utviklingen av ny StudentWeb startet i NetLife Research AS har utarbeidet en designmanual for alle FS-webapplikasjoner og laget interaksjonsdesign for utdanningsplaner. Når vi nå nyskriver StudentWeb i nytt utviklingsverktøy, så blir begge deler fulgt. Vi har startet med utvikling av utdanningsplaner, siden det er størst endringe det og slik at det blir først ferdig og kan testes grundig av institusjonene. Det arbeides med å få satt opp et testmiljø, slik at det skal bli lettere for institusjonene å teste på egne data. Det er satt av 3,46 årsverk til utvikling i Arbeidsinnsats: 6000 timer (4 årsverk) FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 14

32 7. SøknadsWeb Ansvarlig for aktiviteten: Martin Sagen SøknadsWeb er en applikasjon for håndtering av lokalt opptak. Det er planlagt utvikling av integrasjon mellom SøknadWeb og RUST (se aktivitet 8). Løsningen vil sørge for at søker som har fått utestengingsvedtak ved en institusjon, ikke får mulighet til å sende søknad til en annen utdanningsinstitusjon. Løsningen vil i tillegg sørge for betydelig ressursbesparelse ved opptakskontorer ved institusjonene. Tekniske oppgradering: Oppgradere utviklingsplattform til EAP6. Modernisere grafisk profil for applikasjonen. Felles uttrykk på nett (FUN), utviklet av NetLife AS på bestilling fra Samarbeidstiltaket FS i Det er i 2014 kun satt av tid til mindre vedlikehold av applikasjonen. Arbeidsinnsats: 600 timer (0,4 årsverk) FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 15

33 8. Nomination Ansvarlig for aktiviteten: Martin Sagen Nomination er en applikasjon hvor utenlandske institusjoner kan nominere sine studenter til utvekslingsavtaler ved norske institusjoner. Etter nominasjon kan studentene selv fullføre søknaden innen SøknadsWeb. Modernisere grafisk profil for applikasjonen. Felles uttrykk på nett (FUN), utviklet av NetLife AS på bestilling fra Samarbeidstiltaket FS i Det er i 2014 kun satt av tid til mindre vedlikehold av applikasjonen. Arbeidsinnsats: 300 timer (0,2 årsverk) FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 16

34 9. FagpersonWeb Ansvarlig for aktiviteten: Knut Løvold Fagpersonweb er en tjeneste der fagpersoner får innsyn i informasjon om studenter. Det er på sikt ønskelig å videreutvikle applikasjonen med nye innsynstjenester, og muligheter for å oppdatere informasjon. Tekniske oppgradering: Oppgradere utviklingsplattform til EAP6. Modernisere grafisk profil for applikasjonen. Felles uttrykk på nett (FUN), utviklet av NetLife AS på bestilling fra Samarbeidstiltaket FS i I 2014 utredes løsning for sensurregistrering i FagpersonWeb. Forøvring er det for 2014 kun satt av tid til mindre vedlikehold. Arbeidsinnsats: 750 timer (0,5 årsverk) FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 17

35 10. Etterutdanningsmodul med EVU-web Ansvarlig for aktiviteten: Adelheid Huuse EVUweb er en webapplikasjon for påmelding til etter- og videreutdanningskurs. Tekniske oppgradering: Oppgradere utviklingsplattform til EAP6. Modernisere grafisk profil for applikasjonen. Felles uttrykk på nett (FUN), utviklet av NetLife AS på bestilling fra Samarbeidstiltaket FS i Det er for 2014 kun satt av tid til mindre vedlikehold, og noen prioriterte oppgaver. Arbeidsinnsats: 330 timer (0,22 årsverk) FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 18

36 11. Emneplanlegging på Nett EpN Ansvarlig for aktiviteten: Martin Sagen I 2013 ble EpN levert i produksjon til alle institusjonene. Gjenstående arbeidsoppgaver vil være utvikling av funksjonalitet for vurderingskombinasjoner og undervisningsaktiviteter. NTNU kan ikke benytte nyskrevet EpN før dette er på plass. Videre trengs kapasitet til å håndtere endringer og feil som følge piloteringen, samt å skrive dokumentasjon. Det er i 2014 satt av noe tid til feilretting og mindre forbedringer. Arbeidsinnsats: 450 timer (0,3 årsverk) FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 19

37 12. RUST Ansvarlig for aktiviteten: Agnethe Sidselrud Register for utestengte studenter (RUST) er et felles register for institusjoner under universitets- og høyskoleloven som muliggjør utveksling av informasjon om vedtak om utestening mellom institusjonene. Registerets formål er å hindre at en søker eller en student som har mistet rettigheter pga utestengingsvedtak, likevel erverver seg slike rettigheter. Samarbeidstiltaket FS har i 2013 fått forvaltningsansvar for RUST. Registeret ble kravspesifisert og utviklet i FS-sekretariatet avventer konsesjon før planlagt produksjonssetting i 1. kvartal Det er et ønske at det kravspesifiseres og utvikles en administrasjonsapplikasjon for RUST. Arbeidet prioriteres ikke i Det er for 2014 kun satt av tid til mindre vedlikehold. Arbeidsinnsats: 450 timer (0,3 årsverk) FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 20

38 13. Datavarehuset og STAR Ansvarlig for aktiviteten: Royne Skaarer-Kreutz Prosessen med valg av nytt verktøy har trukket ut i tid. Nytt verktøy er planlagt våren I 2014 vil arbeidet i STAR knyttes mot ferdigstilling av kravspesifikasjon for rapporter, systemvedlikehold, support, og aktiviteter som følger av Starprosjektet. Her forventes det at valg av nytt rapport- og presentasjonsverktøy vil gi oppgaver bl.a. knyttet til å få opp Star-løsningen, kompetanseoppbygging og kursing. Det vises til eget prosjekt for datavarehus for studiedata, for mer informasjon, se: Arbeidsomfanget 2,5 årsverk beholdes i Arbeidsinnsats: 3750 timer (2,5 årsverk) FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 21

39 14. FS - sekretariatet Ansvarlig for aktiviteten: Anne-Lise Lande Sekretariatet for samarbeidstiltaket FS skal sørge for drift av samarbeidstiltaket FS gjennom følgende oppgaver: - Sekretariat for styret - Forvaltning og drift av FS med tilhørende applikasjoner Datavarehusløsning og verktøy for bruk av denne RUST - Ansvar for Oppfølging av strategi for FS Planleggingsgruppen Ekspertgruppene, herunder leder av ekspertgruppen Sak og Arkiv Felleskoder Spesifikasjon av ny funksjonalitet, herunder gjennomgang av innkomne ønsker i samarbeid med Planleggingsgruppen Bestilling av driftstjenester på vegne av FS-institusjonene - Arrangere FS Brukerforum FS kontaktforum - Risikoanalyse Følge opp tiltak etter risikoanalyse av FS Planlegge og utføre ny risikoanalyse for FS - Kontakt og samarbeid med: KD, UHR, Uninett, NSD, SSB, SO, Senter for IKT (Utdanning.no), Lånekassa, leverandører av systemer som trenger data m.m. fra FS. Nye høgskoler som ønsker å ta i bruk FS - Avklare nye ansvarsområder: Forvaltning av NAG og Vitnemålsbanken. - Arbeide med ny organisering av FS - Arbeide for økt mobilitet og internasjonalisering - Samarbeid med nøkkelpersoner innen studieadministrative systemer fra blant annet Sverige, Finland, Danmark og Norge, og delta på aktuelle seminarer. - Avklare og utrede hvilke endringer som må gjøres i betalingsmodulen - Utrede og planlegge videre prosess med anskaffelse/utvikling av et saksflytsystem. Arbeidsinnsats: 6000 timer (4 årsverk) FS UTKAST Arbeidsoppgaver 2014 Page 22

40 <sideskift>

41 Budsjett 2014 Felles Studentsystem Generelt Pr har Samarbeidstiltaket FS 51 medlemsinstitusjoner. Nedgangen fra 54 institusjoner i 2013 skyldes fusjon mellom Universitetet i Tromsø og Høgskolen i Finnmark pr , fusjon mellom Høgskolen i Vestfold og Buskerud pr samt fusjon mellom Universitetet for miljø- og biovitenskap og Norges Veterinærhøgskole pr Atlantis Medisinske Høgskole tar i bruk FS i løpet av høsten Dermed vil det være totalt 52 institusjoner som bruker FS innen utgangen av Inntektene fra nye høgskoler baseres på de retningslinjer for betaling som vi har brukt tidligere for nye institusjoner. Det er søkt Kunnskapsdepartementet om bidrag til FS-sekretariatet på kroner. I 2010 ble det gjennomført en risikoanalyse av FS, og de tiltakene etter risikoanalysen som skal følges opp i 2014, er inkludert i planene sammen med de løpende vedlikeholds- og videreutviklingsoppgavene. Det er også planlagt å gjennomføre en ny risikoanalyse i Som hovedsatsninger for 2014 er det følgende utviklingsområder: - Videre utvikling av Ny StudentWeb - Utvikling av støtte for digitalisering av eksamensprossen - Videre satsning på datavarehuset STAR - Utvikling av støtte for digitalisering av vitnemål og karakterutskrifter - Økt digital støtte for studentmobilitet og internasjonalisering - Utredning og planlegging av videre prosess med anskaffelse/utvikling av et saksflytsystem

42 I 2014 vil vi også arbeide med: Flere tjenester på WebService Arbeid med felles rutiner Superbrukerkurs Web-baserte FS kurs Brukerdokumentasjon Felles VPD-databaser Notatet FS Arbeidsoppgaver 2014 som er vedlagt budsjettforslaget, gir en oversikt over hvilke utviklingsoppgaver styret har prioritert i Det er budsjettert med 21 årsverk/ timer til brukerstøtte, vedlikehold og videreutvikling av FS. Det er videre budsjettert med 4 årsverk/6000 timer til FS sekretariat og et tilskudd fra Kunnskapsdepartementet til FS-sekretariat på kr Beregningsmodellen som brukes til å fordele utgiftene mellom institusjonene tar utgangspunkt i antall registrerte studenter. Tallene hentes fra DBH (DataBase for Høyere utdanning), og er gjennomsnittet av antall studenter høsten 2012 og våren Den baseres på en minstepris på kroner for antall studenter opp til 500. Deretter beregnes en pris for antall studenter mellom 501 og , og halve prisen pr student over Prisen pr student mellom 500 og blir da kroner 126,79, og pr student over kroner 63,39. USIT v/it-direktøren har varslet en økning i timeprisen for utviklere fra 730 kroner til 755 kroner. Det totale budsjettet vil derfor øke noe fra kroner i 2013 til xxx i Fra og med overtar FS ansvaret for drift av FS. 30 % av kostnadene fordeles jevnt, resterende 70 % av kostnadene fordeles med utgangspunkt i antall registrerte studenter. Skrive mer om dette 2

43 Utgifter og inntekter 2014 (21 årsverk til brukerstøtte/utvikling og 4 til sekretariat) Utgifter og inntekter 2014 for utvikling og forvaltning av FS (21,86 årsverk til brukerstøtte/utvikling og 3,87 til sekretariat) Utgifter Budsjettpost Timepris Sum Sekretariat 3,87 årsverk Vedlikehold av FS 3,5 årsverk Brukerstøtte 5,86 årsverk Videreutvikling Datavarehus 2,5 årsverk Videreutvikling 10 årsverk Andre utgifter Kjøp av personell fra USIT til FS-sekretariat (3,87 årsverk/5 800 timer) Kjøp av personell fra USIT til vedlikehold av FS (3,5 årsverk/5 250 timer) Kjøp av personell fra USIT til brukerstøtte på FS (5,86 årsverk/8 800 timer) Kjøp av personell fra USIT til datavarehus (2,5 årsverk/3 750 timer) Kjøp av personell fra USIT til videreutvikling av FS (10 årsverk/ timer) Sum timer henhold til arbeidsoppgaver 2013: 26 årsverk/ timer Kjøp av personell fra USIT for betalingskurs, basert på omfanget i 2013 (0,1 årsverk/150 timer) Leie av infrastruktur, drift av utviklingsmiljø og fellestjenester Konsulentbistand Konferansedeltakelse, kompetanseoppbygging Reiser/kurs sekretariat og brukerstøtte Bevertning på møter og kurs Seminarer/Brukerforum/Kontaktforum Ekstra datautstyr, programvare, linjeleie Utgifter i forbindelse med standardiseringsarbeide Prosjektleder STAR Sum andre utgifter SUM UTGIFTER