MØTEREFERAT MØTEDELTAKERE

Transkript

1 MØTEREFERAT DEN NORSKE KIRKE Karmøy kirkelig fellesråd PROSJEKT: KOPERVIK KIRKE PROSJEKTNR.: MØTETS ART: Byggekomitèmøte nr. 05 MØTESTED: Kopervik videregående skole DATO: VÅR REF.: MR MØTEDELTAKERE PERSON FIRMA INITIALER Bjørn Andersen Byggekomiteén, leder BAN Åslaug Nyhamn Byggekomiteén, nestleder ÅNY Didrik Brun Ferkingstad Byggekomiteén, medlem DFA Gro Nesse Byggekomiteén, medlem GNE John Stange Byggekomiteén, medlem JST Einar Tangjerd(fraværende) Byggekomiteén, medlem ETA Helene Skeie Østhus Byggekomiteén, medlem HØS Toralf Bredal Byggekomiteén, medlem TBR Kristian Støle Byggekomiteén, medlem KST Marta Lunde Medhaug Kirkevergen i Karmøy MLM Kjell G. Ekornrud (sekretær) PROCON AS KEK KOPI SENDT: MØTEDELTAKERNE NESTE MØTE: STED: Kopervik videregående skole DATO : TIDSPUNKT: MØTEPLAN: , , ,

2 SIDE: 2 34/05/14 Åpning av møtet samt godkjenning av referat fra møte nr. 04 Toralf Bredal innledet møtet. Møtereferatet fra ble godkjent. 24/04/14 Status prosjekt - Arkitekt har utarbeidet reviderte tegninger til skisseprosjektet - Kontrakter med rådgivere er signert prosjekteringsmøte der alle rådgivere deltok er avholdt. - Forprosjektet er planlagt ferdigstilt innen utgangen av Detaljprosjekteringen starter når forprosjektet er godkjent og vil pågå frem til tilbudsutsendelse i juni Tilbudsrunde og kontaktsinngåelse fra juni til ut september, planlagt byggestart tidligst oktober Kirken er planlagt ferdigstilt til påsken Kfr. vedlagt revidert fremdriftsplan, datert , rev. E. Nye saker: 35/05/14 Kalkyle økonomisk oversikt PL la frem økonomisk oversikt rev. nr 1 datert som viser et totalt budsjett på kr ,- inkl. mva. I dette budsjettet er det tatt høyde for at salg av ungdoms og alderssenteret vil gi 12,5 mill inkl. mva. og vi har løfte om gaver, men salget er ikke sikkert før salget er endelig og gavene er ikke sikre før de er gitt. Det er videre foretatt en fordeling av budsjett på generelle og spesielle kostnader. Foreløpige budsjett tall for entreprisekostnad er ,- inkl. mva. Nylig inngåtte kontrakter på rådgivning er nå medtatt i oppsettet. Videre er det foretatt en føring av bilag for forbruk frem til i dag. Budsjett tall må kvalitetssikres. Videre skal det settes opp en kalkyle fordelt på kirkerom, menighetsdel og kjeller med areal og m2 pris. Budsjettpost for innventar og lit.møbler på kr ,- deles på innventar og lit.møbler med kr ,- og kunstnerisk utsmykking med kr ,-. 36/05/14 Riving av prestebolig Det medtas en egen konto på kr ,- i budsjett for riving av prestebolig. Kostnader som påløper ifbm. dette arbeidet føres mot denne kontoen.

3 SIDE: 3 37/05/14 Kirkeklokker Kirkeklokker ble diskutert. En klokke fra gamlekirken er bevart og skal gjenbrukes. Det er ønskelig med en litt større klokke i tillegg. Marta undersøker dette med Nauen klokkestøperi og kommer med forslag til valg av «klokkeløsning» med kostnadsoverslag. 38/05/14 Utvidelse av kjeller innsamling Omfang av utvidelse av kjeller er diskutert og en er kommet frem til at skal en bygge kjeller under hele menighetsdelel må en øke budsjettet med ca. kr ,- Marta tar kontakt med innsamlingsgruppen og ber de se på om dette er et oppdrag de kan ta på seg. 39/05/14 Ny kirke adresse Etter noe diskusjon om den nye kirkens adresse ble det gjort følgende vedtak: Adressen for Kopervik kirke blir Askehagen 1, 4250 KOPERVIK, samme som tidligere adresse for Kopervik kirke. 40/05/14 Salg av Kopervik Ungdoms og alderssenter Toralf orienterte om hvor saken står. Endelig avtale med Karmøy kommune må ferdigstilles. 41/05/14 Brukergruppe innspill Toralf la frem en liste hvor alle innspill fra de forskjellige brukergruppene skal registreres. Dette for å ha en oversikt over alle innspill slik at alle blir vurdert og hensyntatt. Toralf foretar registrering og oppdatering av listen.

4 SIDE: 4 42/05/14 Reviderte tegninger Skisse på 2. etg fra arkitekt ble fremlagt. Her er lager og HCWC flyttet mot yttervegg og inngang til adm.del er flyttet. Dette alternativet legges til grunn i det videre arbeid med førprosjektet. 43/05/14 Mål for bygging av Kopervik kirke Hovedmål for byggingen av Kopervik kirke. -Kirken skal være en kirke for alle hele livet -Kirken skal gi mennesker mulighet til å oppleve Guds nærvær og menighetens fellesskap Kopervik kirke skal føres opp med: - null skader på mennesker, miljø og samfunn - i henhold til vedtatt funksjons og romprogram - innenfor vedtatt budsjett - en bred brukerinvolering Tidligere saker: 26/04/14 Utlysning av anbud på kunst Flere fremgangsmåter ble diskutert og det var et ønske fra flere at dette må utføres på en rasjonell måte slik at det ikke går for mye bort i administrasjon. En vanlig regel i denne type prosjekt er at det skal etableres kunst for minst 2% av prosjektkostnader. Det kan være aktuelt med integrert kunst. Det er da naturlig at også arkitekt er med i valget av kunst. Innkjøpsassistanse Vest er kommet med et forslag til utlysning ut fra en tidligere tilsvarende sak. BK velger Innkjøpsassistanse Vest til å lyse ut anbud på kunst. Konkurransen blir arrangert som en «prekvalifisering for konkurranse med forhandlinger». BK vedtar at «gruppe for utsmykking», Innkjøpsassistanse Vest og arkitekt forestår evalueringen av innkomne anbud. Byggekomiteen vedtok i sitt siste møte den å forespørre Finn Bårdsen, Haugesund om å være med i en utsmykkningskomitee for Kopervik kirke. Finn B. har allerede takket ja til oppdraget. Han har stor erfaring med flere lignende oppdrag. Finn B. vil og kunne ivareta den liturgiske delen i utsmykkningen da han er teolog av utdanning. Mandat for Utsmykkingsutvalget vil bli satt opp i byggekomiteens sitt neste møte den

5 SIDE: 5 Byggekomiteen vedtok og at det skulle hentes ut forslag på ytterligere fire representanter til komiteen, slik at vi får en gruppe på fem med Finn B. Her ber byggekomiteen om at dere i Kirkeromkomiteen kommer med forslag til representanter, vi håper at dere allerede i neste møte - vi antar kan ta saken. Fint om undertegnede snarest mulig orienteres om hvem dere foreslår som aktuelle kandidater. Byggekomiteen vil opprette utvalget, og vedta mandat i sitt møte den /04/14 Utlysning av anbud på orgel BK vedtar at orgelkomiteén ved leder, orgelkonsulent Bernt Norbakken og Innkjøpsassistanse Vest skal forestå evaluering og valg av anbud på orgel. BK velger Innkjøpsassistanse Vest til å lyse ut anbud på orgel. Anbud blir sendt ut etter /04/14 Brukergruppe for innsamling. BK har mottatt mail fra brukergruppe for innsamling vedrørende behov for nye medlemmer da noen har sluttet. BK ber om at Menighetsrådet kommer med forsalg til to nye medlemmer. 30/04/14 PR Grupper - Helene Skeie Østhus er valgt til ny leder i PR-gruppen. - Presteboligen er revet, kun mindre opprydding gjenstår. Det er gjort en flott dugnadsinnsats i dette arbeidet. - PR-gruppen får satt opp et orienterings skilt på tomta til presteboligen. 31/04/14 Brukergruppen Aktivitetsdel Viser til brev datert BK ber om at Menighetsrådet kommer med forslag til to nye medlemmer. 32/04/14 Brukergrupper generelt Leder for BK vil ta initativ til å samle alle lederne for ulike grupper og komiteer som jobber for ny kirke, slik at aktiviteten kan koordineres best mulig.

6 SIDE: 6 17/03/14 Status konkurranse/evaluering rådgiverfirma Bjørn orienterte om fremdriften i konkurransen og evaulueringen av denne. Resultatet vil foreligge i løpet av uke 38. Utarbeidelse av konkurransegrunnlag samt saksbehandling er delegert til Innkjøpsassistanse Vest AS. Det er satt ned en gruppe fra byggekomiteen bestående av Bjørn Andersen, Marta Lunde Medhaug, Per Gunvald Haaland og Arild Stensland til å foreta evalueringen og velge rådgivere. Didrik Ferkingstad stilte spørsmål ved hvorfor ikke byggekomiteen kunne få innsyn i evalueringen før dette var avgjort. Bjørn Andersen orienterte om at Innkjøpsassistanse Vest AS mente at det var vanlig at kun en mindre gruppe av byggekomiteen hadde innsyn under evalueringen frem til det var gjort et valg. Bjørn Andersen undersøker dette nærmere med Innkjøpsassistanse Vest AS og sender ut en mail. Bjørn Andersen har undersøkt ovennevte forhold og har sendt over en mail til BK med en orientering om dette. Saken er dermed avklart. Konkurransen for engasjering av rådgivere er nå avsluttet og «gruppene» har gjort sine valg. Prosjektleder ble «sendt på gangen» under behandling av denne saken i BK. Valget er unntatt offentligheten frem til mandag , da er klagefristen utgått. Så fremt det ikke er kommet klager er det planlagt kontraktsinngåelse for alle rådgivere den Kontrakt for alle rådgivere er inngått. 20/03/14 Bonitering Marta foreslo at området må boniteres. Kjell Ekornrud er enig, men mener at en først må plassere bygget mer nøyaktig slik at vi kan være mest mulig treffsikre med boniteringen. Venter med dette til forprosjektet er kommet i gang. PL får utført utstikking av bygg og bonitering i strategiske punkt 21/03/14 Kommunikasjonsplan Det er ønskelig med en plan for hvordan en skal formidle informasjon, hvem som skal formidle hva til hvem.

7 SIDE: 7 Prosjektleder er i ferd med å utarbeide en PA-bok for prosjektet. PAboken(prosjekadministrativ-bok) skal ivareta alle forhold i prosjektet så som organisasjon, kommunikasjon, fremdrift, økonomi, dokumentsjon kontroll osv. BK ber PL om å utarbeide prosjektmål og miljømål, utarbeide et kostnadsestimat for hele prosjektet, inkl. vurdering av usikkerhet og risiko, samt revidere fremdriftsplanen (dele opp ulike prosesser, ta med milepæler og beslutningspunkter osv.) BK ber om at PL utarbeider dette før prosjekteringen starter opp, slik at dette blir ivaretatt i hele prosjekteringen Info Kopervik, den PROCON AS Kjell G. Ekornrud, sekretær byggekomiteen

8