MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 34/09 09/410 GODKJENNING AV REGNSKAP OG ÅRSBERETNING BÅTSFJORD HAVN

Transkript

1 Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Pensjonisten Møtedato: Tid: 1800 Eventuelt forfall meldes til tlf / 316 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTEINNKALLING SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 34/09 09/410 GODKJENNING AV REGNSKAP OG ÅRSBERETNING BÅTSFJORD HAVN 35/09 09/379 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING 2008 FOR BÅTSFJORD KOMMUNE 36/09 09/10 VIDEREGÅENDE OPPLÆRING I BÅTSFJORD 37/09 08/679 MULIG OMPRIORITERING AV EGENANDEL OMSTILLINGSMIDLER /09 09/452 PROSJEKT - ORGANISERING AV ELDREOMSORGEN 39/09 09/466 TILLEGGSBEVILGNING TIL UTBEDRELSE AV SKANSEN 40/09 09/472 SØKNAD OM TILLEGGSBEVILGNING TIL BÅTSFJORD I FEST /09 09/415 OPPRETTELSE AV STUDIESENTER I BÅTSFJORD 42/09 09/295 INVESTERINGER KIRKEBYGG 43/09 09/345 INNGJERDING AV NORDSKOGEN SKOLE- OG BARNEHAGE

2 44/09 09/398 MUSIKKBINGE- ØVINGSROM FOR BAND 45/09 09/422 RENOVERING IDRETTSHALL 46/09 09/217 AVVIKLING AV BÅTSFJORD HAVN KF SOM KOMMUNALT FORETAK. 47/09 08/578 LOKAL SAMARBEIDSAVTALE FOR TREPARTSSAMARBEIDET I BÅTSFJORD KOMMUNE 48/09 09/168 ANBUD PÅ PENSJONSLEVERANDØR 49/09 09/341 INTERNKONTROLLSYSTEM FOR TILPASSET OPPLÆRING OG SPESIALUNDERVISNING I GRUNNSKOLEN 50/09 09/404 OPPTAK AV STARTLÅN I HUSBANKEN TIL VIDERE UTLÅN, KR Båtsfjord, Båtsfjord kommune Frank Bakke Jensen ordfører

3 Sak 34/09 GODKJENNING AV REGNSKAP OG ÅRSBERETNING BÅTSFJORD HAVN Saksbehandler: Øyvind Hauken Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 09/410 Saksnr.: Utvalg Møtedato 34/09 Kommunestyret Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Båtsfjord kommunestyre godkjenner regnskap og årsberetning 2008 for Båtsfjord havn K/F. Innstilling: Båtsfjord kommunestyre godkjenner regnskap og årsberetning 2008 for Båtsfjord havn K/F. Saksutredning: Jeg viser til vedlagte regnskap og årsberetning 2008 for Båtsfjord K/F. Jeg viser også til vedlagte revisjonsberetning, samt vedtak i havnestyret og kontrollutvalget. Ingen har noe særskilt å bemerke. Side 3

4 Sak 35/09 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING 2008 FOR BÅTSFJORD KOMMUNE Saksbehandler: Øyvind Hauken Arkiv: 212 Arkivsaksnr.: 09/379 Saksnr.: Utvalg Møtedato 42/09 Formannskapet /09 Kommunestyret Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Båtsfjord kommunes regnskap og årsberetning for 2008 godkjennes. Innstilling: Båtsfjord kommunes regnskap og årsberetning for 2008 godkjennes. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 42/09 Behandling: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Båtsfjord kommunes regnskap og årsberetning for 2008 godkjennes. Saksutredning: Jeg viser til vedlagte regnskap, årsberetning og revisorberetning for Båtsfjord kommune i Kontrollutvalget vil på bakgrunn av disse dokumentene behandle saken i møte Regnskapet er gjort opp med et mindreforbruk (overskudd) på kr ,-. Premieavvik pensjon ble også i år 2008 stort, ca. 4,5 mill. Premieavviket er inntektsført under fellesutgifter. Vi ser da at mindreforbruket uten årets premieavvik er ca. kr. 2,5 mill. Side 4

5 Sak 36/09 VIDEREGÅENDE OPPLÆRING I BÅTSFJORD Saksbehandler: Øyvind Hauken Arkiv: A40 Arkivsaksnr.: 09/10 Saksnr.: Utvalg Møtedato 22/09 Kommunestyret /09 Kommunestyret Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: - Til videregående opplæring i Båtsfjord høsten 2009 tilleggsbevilges: o Til oppstartsutgift LOSA/ forsøk tilleggsbevilges kr ,-. Til husleie, kjøp av renhold og strøm tilleggsbevilges kr ,-. De samlede økte driftsutgiftene på kr ,- dekkes av budsjettreserven. o Til investering i to nye lyd/ bilde-studioer bevilges inntil kr ,-. Investeringen finansieres med ubrukte lånemidler pr til EDButstyr. - Båtsfjord kommunestyre ber rådmannen utrede nærmere til neste kommunestyre hvorvidt Båtsfjord kommune skal ta initiativ til oppstart av privat videregående skole i Båtsfjord fra Innstilling: - Til videregående opplæring i Båtsfjord høsten 2009 tilleggsbevilges: o Til oppstartsutgift LOSA/ forsøk tilleggsbevilges kr ,-. Til husleie, kjøp av renhold og strøm tilleggsbevilges kr ,-. De samlede økte driftsutgiftene på kr ,- dekkes av budsjettreserven. o Til investering i to nye lyd/ bilde-studioer bevilges inntil kr ,-. Investeringen finansieres med ubrukte lånemidler pr til EDButstyr. - Båtsfjord kommunestyre ber rådmannen utrede nærmere til neste kommunestyre hvorvidt Båtsfjord kommune skal ta initiativ til oppstart av privat videregående skole i Båtsfjord fra Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 22/09 Behandling: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: - Båtsfjord kommune takker ja til Finnmark fylkeskommune tilbud om videregående opplæring i Båtsfjord slik det framgår av deres brev datert Rådmannen delegeres myndighet til å inngå nødvendig samarbeidsavtale med Finnmark fylkeskommune. - Båtsfjord kommune påtar seg samtidig de økonomiske og praktiske forpliktelsene Side 5

6 Sak 36/09 dette medfører. Rådmannen utreder behovet for tilleggsbevigninger til kommunestyrets møte Båtsfjord kommune fortsetter arbeidet med likevel å få realisert et tilbud innen LOSA vg 1 yrkesfag fra Saksutredning: Jeg viser til vedtak i denne saken i Båtsfjord kommunestyre , de to siste strekpunktene: Behov for tilleggsbevilgninger: Dette dreier seg om: - Oppstartsavgift for LOSA/ forsøk på kr ,-. - Utgifter til husleie fra Utgifter til anskaffelse av lyd/ bilde-studio Ut fra behov og praktiske hensyn bør undervisningen fortsette i samme lokaler som før. Dette vil kreve en tilleggsbevilgning på ca. kr ,- for Utgiften innarbeides i budsjettet for Jeg foreslår at disse samlede økte driftsutgiftene på kr ,- i 2009 dekkes av budsjettreserven. Ut fra vurdert behov bør vi anskaffe to mobile lyd/ bilde-studioer. Dette vil koste inntil kr Dette er en investering, og jeg foreslår at beløpet hentes fra ubrukte lånemidler til anskaffelse av EDB-utstyr i Arbeidet med likevel å få realisert et tilbud innen LOSA vg 1 yrkesfag fra : Som kjent vedtok fylkestinget i mars at vi likevel ikke skulle få dette tilbudet. Vi øynet likevel et håp da kompetanseutvalget i fylkeskommunen i mai tok opp til behandling hvorvidt vi likevel skulle få tilbud om Losa yrkesfag. Dette skyldtes først og fremst at Nordkapp videregående skole mente at de kunne tilby det også til Båtsfjord kommune innenfor de økonomiske rammene de allerede hadde fått bevilget. Forundringen var derfor stor i Båtsfjord da kompetanseutvalget likevel ikke ville tilby Losa yrkesfag til Båtsfjord. Jeg vil anbefale Båtsfjord kommunestyre, på bakgrunn av den store motstanden vi har møtt i Finnmark fylkeskommune mot et akseptabelt videregående skoletilbud i Båtsfjord, å vurdere å ta initiativ til en privat videregående skole i Båtsfjord. En søknad med sikte på oppstart må være sendt Kunnskapsdepartementet innen vil det 2- årige forsøket med 2. og 3. år studieforberedende være over. Vi har ingen garanti for at dette tilbudet vil bli forlenget. Jeg vil i første omgang be kommunestyret om å gi rådmannen klarsignal til å utrede alternativet med privatskole nærmere til neste kommunestyremøte. Side 6 av 42

7 Sak 37/09 MULIG OMPRIORITERING AV EGENANDEL OMSTILLINGSMIDLER 2008 Saksbehandler: Øyvind Hauken Arkiv: U01 Arkivsaksnr.: 08/679 Saksnr.: Utvalg Møtedato 35/09 Formannskapet /09 Kommunestyret Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Port of Barents sin henstilling om å få utbetalt resterende tilskudd for 2008 avvises. Dette begrunnes med manglende aktivitet i selskapet 2. halvår Beløpet på kr ,- tilføres næringsfondet. Innstilling: Port of Barents sin henstilling om å få utbetalt resterende tilskudd for 2008 avvises. Dette begrunnes med manglende aktivitet i selskapet 2. halvår Beløpet på kr ,- tilføres næringsfondet. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 35/09 Behandling: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Port of Barents sin henstilling om å få utbetalt resterende tilskudd for 2008 avvises. Dette begrunnes med manglende aktivitet i selskapet 2. halvår Beløpet på kr ,- tilføres næringsfondet. Saksutredning: I 2008 forpliktet Båtsfjord kommune seg til å stille med en egenandel på kr ,- for å få tilskudd fra Finnmark Fylkeskommune på kr ,- til omstilling. Kommunestyret vedtok i forbindelse med vedtak om årsbudsjett for 2008 at egenandelen skulle være et tilskudd på kr ,- til henholdsvis Linken næringshage AS og Port of Barents. Det var knyttet en avtale om ytelser fra de respektive selskapene slik at utbetalingen skulle skje etter rapportering. Når det gjelder Port of Barents har ikke hele utbetalingen på kr ,- blitt gjort i 2008 fordi rådmannen ikke har vært fornøyd med den aktiviteten i selskapet som er dokumentert gjennom rapportene. Dette gjelder aktiviteten i 2. halvår. Jeg viser til mottatt rapport fra Port of Barents for 2. halvår og rådmannens svar på anmodningen om utbetaling av tilskudd fra denne perioden. Styret i Port of Barents har nå på nytt henstilt om å utbetale tilskudd fram til da daglig leder sluttet. Side 7

8 Sak 38/09 PROSJEKT - ORGANISERING AV ELDREOMSORGEN Saksbehandler: Cesilie Borge Arkiv: H01 &40 Arkivsaksnr.: 09/452 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/09 Helse- og omsorgstyre /09 Kommunestyret Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Båtsfjord kommune setter i gang et prosjekt med ny organisering av eldreomsorgen som beskrevet i saksframlegget. Arbeidsgruppe for pleie og omsorg i kvalitetskommuneprogrammet er inntil videre styringsgruppe for prosjektet. Igangsetting forutsetter fullfinansiering. Innstilling: Båtsfjord kommune setter i gang et prosjekt med ny organisering av eldreomsorgen som beskrevet i saksframlegget. Arbeidsgruppe for pleie og omsorg i kvalitetskommuneprogrammet er inntil videre styringsgruppe for prosjektet. Igangsetting forutsetter fullfinansiering. Rådmann lager søknad til interne omstillingsfondet på kr ,-. Behandling/vedtak i Helse- og omsorgstyre den sak 4/09 Behandling: Tilleggsforslag fra Øyvind Hauken: Rådmann lager søknad til interne omstillingsfondet på kr ,-. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Båtsfjord kommune setter i gang et prosjekt med ny organisering av eldreomsorgen som beskrevet i saksframlegget. Arbeidsgruppe for pleie og omsorg i kvalitetskommuneprogrammet er inntil videre styringsgruppe for prosjektet. Igangsetting forutsetter fullfinansiering. Rådmann lager søknad til interne omstillingsfondet på kr ,-. Saksutredning: Jeg viser til prosess i og referateter fra møter i arbeidsgruppe for pleie og omsorg under kvalitetskommuneprogrammet. Nedenfor kommer forslag til ny organisering som 2-årig prosjekt: Side 8

9 Sak 38/09 KVALITETSKOMMUNEPROGRAMMET / PROSJEKT: ORGANISERING AV ELDREOMSORGEN. Prosjekt: Organisering av eldreomsorgen. Totalkostnader pr år: De totale kostnadene for denne stillingen vil utgjøre kr ,- pr. år. Enhetlig ledelse innen Eldreomsorgen Prosjektgruppen for Helse og omsorg ble enige om å kalle denne eventuelle stillingen for LEO (leder for eldreomsorgen). Stillingen opprettes for å: - Kunne se hele eldreomsorgen i kommunen mer under ett - Styrke det pleiefaglige - Avlaste seksjonslederne for administrativt arbeid Vi foreslår at nytt organisasjonskart for eldreomsorgen ser ut som følger: Virksomhetsleder 100 % Leder for eldreomsorgen 100 % Seksjonsleder Seksjonsleder Seksjonsleder Seksjonsleder Sykestua Alderspensjonatet Hjemmesykepleien Fjellheimen Forskjellen fra oragnisasjonskartet i dag er at stillingen leder for eldreomsorgen ikke finns. Det er ønskelig med et to års prøveprosjekt på ny organisering. Det er viktig at vi evaluerer to ganger underveis. Først en enkel evaluering, deretter en grundig. Seksjonsledere Pr. i dag har Seksjonsledere alt for liten tid til å utføre de lederoppgavene som er pålagt. Fører til frustrasjon og fortvilelse. Det er derfor ønskelig å se på hva som kan gjøres for å kunne avlaste lederne slik at de for tid til å utføre jobben sin på en tilfredsstillende måte. Side 9 av 42

10 Sak 38/09 Lederoppgaver helse og omsorg pr. i dag Seksjonsleder sykestua Administrative lederoppgaver Medarbeidersamtaler Lede personalmøter Skaffe vikarer HMS Følge opp turnus (Økonomi) Ferielister Introduksjon nyansatte (Sykefraværsoppfølging) Timelister Permisjonssøknader Faglige lederoppgaver Kvalitetspermene Hovedansvarlig visitt Inntaksmøter Innskriving permisjon beboere (sykehusbesøk etc.) Skaffe primærkontakt Kommentarer Seksjonsleder hjemmesykepleie Administrative Faglige lederoppgaver lederoppgaver Kommentarer Medarbeidersamtaler Lede personalmøter Skaffe vikarer HMS Følge opp turnus (Økonomi) Ferielister Introduksjon nyansatte Timelister Permisjonssøknader (Sykefraværsoppfølging) Kvalitetspermene Seksjonsleder alderspensjonatet Administrative Faglige lederoppgaver lederoppgaver Kommentarer Medarbeidersamtaler Lede personalmøter Skaffe vikarer HMS Følge opp turnus (Økonomi) Kvalitetspermene Hovedansvarlig visitt Inntaksmøter Innskriving permisjon beboere (sykehusbesøk etc.) Skaffe primærkontakt Side 10 av 42

11 Sak 38/09 Ferielister Introduksjon nyansatte Timelister Permisjonssøknader (Sykefraværsoppfølging) Seksjonsleder Fjellheimen Administrative lederoppgaver Medarbeidersamtaler Lede personalmøter Skaffe vikarer HMS Følge opp turnus (Økonomi) Ferielister Introduksjon nyansatte Timelister Permisjonssøknader (Sykefraværsoppfølging) Faglige lederoppgaver Kvalitetspermene Hovedansvarlig visitt Inntaksmøter Innskriving permisjon beboere (sykehusbesøk etc.) Skaffe primærkontakt Kommentarer Virksomhetsleder Administrative lederoppgaver Medarbeidersamtaler Lede seksjonsledermøter Tilsettinger HMS Lage og revidere turnuser Økonomi Ferieplanlegging Timelister Permisjonssøknader Sykefraværsoppfølging Møtesekretær/ saksbehandler HOS Vanskelige samtaler Faglige lederoppgaver Kvalitetspermene Planarbeid Kompetanseutvikling Rapportering Kontakt helseforetaket Kommentarer Side 11 av 42

12 Sak 38/09 Rådgiver Administrative lederoppgaver Stedfortreder for virksomhetsleder Faglige lederoppgaver Kvalitetspermene Planarbeid Kompetanseutvikling Rapportering Enkeltvedtak (ressurstildeling) Saksbehandling Psykiatri Økonomi beboere Prisjustering Trygghetsalarmer og hjelpemidler Hjemmebesøk Kommentarer Lederoppgaver helse og omsorg ved en eventuell ny lederstruktur Leder for eldreomsorg (LEO) Administrative Faglige lederoppgaver lederoppgaver Kommentarer Medarbeidersamtaler med seksjonsledere Lede personalmøter Overordnet ansvarlig for vikarer, ferielister og turnuser HMS Hovedansvar for turnus (Økonomi) Ferielister Introduksjon nyansatte / studenter Sykefraværsoppfølging Permisjonssøknader Oppfølging kvalitetspermene (smitte, kvalitetsforskrift) Hovedansvarlig visitt Inntaksmøter Innskriving permisjon beboere (sykehusbesøk etc) Oppfølging av pasienter som kommer fra sykehus Internundervisning Side 12 av 42

13 Sak 38/09 Seksjonsleder sykestua Administrative lederoppgaver Medarbeidersamtaler Skaffe vikarer Følge opp turnus ved små justeringer Timelister Faglige lederoppgaver Visitt Skaffe primærkontakt Inntaksmøter? Kommentarer Seksjonsleder hjemmesykepleie Administrative Faglige lederoppgaver lederoppgaver Kommentarer Medarbeidersamtaler Skaffe vikarer Følge opp turnus Timelister Seksjonsleder alderspensjonatet Administrative Faglige lederoppgaver lederoppgaver Kommentarer Medarbeidersamtaler Skaffe vikarer Følge opp turnus Timelister Visitt Inntaksmøter? Skaffe primærkontakt Seksjonsleder Fjellheimen Administrative lederoppgaver Medarbeidersamtaler Skaffe vikarer Følge opp turnus Timelister Faglige lederoppgaver Visitt Inntaksmøter? Skaffe primærkontakt Kommentarer Side 13 av 42

14 Sak 38/09 Virksomhetsleder Administrative lederoppgaver Medarbeidersamtaler Lede seksjonsledermøter Tilsettinger Økonomi Ferieplanlegging Timelister Permisjonssøknader Sykefraværsoppfølging Møtesekretær/ saksbehandler HOS Vanskelige samtaler Faglige lederoppgaver Kvalitetspermene Planarbeid Kompetanseutvikling Rapportering Kontakt helseforetaket Kommentarer Rådgiver Administrative lederoppgaver Stedfortreder for virksomhetsleder Faglige lederoppgaver Kvalitetspermene Planarbeid Kompetanseutvikling Rapportering Enkeltvedtak / inntak (ressurstildeling) Saksbehandling Psykiatri Økonomi beboere Prisjustering Trygghetsalarmer og hjelpemidler Hjemmebesøk Kommentarer Side 14 av 42

15 Sak 39/09 TILLEGGSBEVILGNING TIL UTBEDRELSE AV SKANSEN Saksbehandler: Øyvind Hauken Arkiv: D12 Arkivsaksnr.: 09/466 Saksnr.: Utvalg Møtedato 39/09 Kommunestyret Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Rom innerst i festsalen rives ikke nå. Kommunestyret ber om at rådmannen utreder framtidig bruk av Skansen-bygget. Kultur- og oppvekststyret skal uttale seg om de brukermessig sidene av dette, mens teknisk utvalg skal uttale seg om de bygningsmessige konsekvensene. Resultatene av denne saksbehandlingen tas med i forbindelse med neste rullering av økonomiplanen for Båtsfjord kommune. Innstilling: Rom innerst i festsalen rives ikke nå. Kommunestyret ber om at rådmannen utreder framtidig bruk av Skansen-bygget. Kultur- og oppvekststyret skal uttale seg om de brukermessig sidene av dette, mens teknisk utvalg skal uttale seg om de bygningsmessige konsekvensene. Resultatene av denne saksbehandlingen tas med i forbindelse med neste rullering av økonomiplanen for Båtsfjord kommune. Saksutredning Generell del: Jeg viser til følgende epost til rådmannen fra Linken radio den 8. Juni 2009: Sak til førstkommende kommunestyre. Tilleggsbevilgninger til utbedrelse av Skansen. Vi bør øke tilleggsbevillinger til utbedrelse av Skansen lokalene slik at lokalet kan brukes som et kulturhus. Vi har pr. i dag ingen andre egnede lokaler enn Skansen, om man skal ha arrangement som overstiger 100 gjester. Vi ønsker å få Skansen lokalet tilbake i oprinnelig skikk med scene ved dansegulvet. Det rommet som i dag er bygget på scenen var i utgangspunktet tiltenkt som sangerrom for mannskoret. Mannskoret ønsker derimot å fortsette å benytte rommet i top etasjen. Dette medfører at vi må bygge rømningsvei fra toppetasjen slik at sangerrommet og ikke minst kinomaskinist kan føle seg trygge. Ungdomsklubben har heller ikke behov for dette rommet, etter utsagn fra Ungdomsleder. Side 15

16 Sak 39/09 Linken Radio tok dette opp med kommunen allerede i utredelsen er gjort på hva dette vil koste. dette regner jeg med at Rådmannen tar med i sine beregninger. Linken Radio har sagt at de vil stille til dugnad for å få fjernet veggen og hjelpe til med de utbedringer som skal til. Linken Radio håper at kommunestyret er med på denne satsningen slik at vi har scenen på plass til Reunion av Graphic allerede i Juli. Vennlig hilsen Pål Forbergskog Daglig leder Eposten følger vedlagt. Ordfører har bestemt at saken skal tas opp i førstkommende kommunestyremøte, og jeg er bedt om å utrede saken. Forbergskog viser til at saken er tatt opp allerede i Dette er gjort i vedlagte epost til ordfører Frank Bakke Jensen, datert 21.oktober Jeg viser også til vedlagte epostveksling mellom Pål Forbergskog og teknisk sjef 3. juni 2009 vedrørende kostnader ved fjerning av sikringsskap og brannsikring i toppetasjen. Rådmannens vurderinger: Jeg synes det er veldig positivt at Skansen-bygget nå ser ut til å være mer i bruk igjen etter en periode med redusert aktivtet. Festsalen brukes av ungdomsklubb og ungdomskafe de fleste dagene i uka, og i helgene er det tidvis flere som har behov for de samme lokalene. Dette har ført til at Kultur- og oppvekststyret i sitt møte, den , vedtok følgende retningslinjer: Ungdomsklubben skal prioriteres fremfor annen utleie av Skansen dersom ikke annet tilfredstillende lokaler kan stilles vederlagsfritt til rådighet for ungdomsklubbens aktivitet gjeldende helg. Dette gjelder også dersom aktiviteten blir utvidet med juniorklubb på f.eks onsdager. Dette vedtaket ble i deres siste møte, , endret/ presistert som følger: Ungdomsklubben må vike til fordel for større kulturarrangement som offentlig fester (her bl.a. midnattskifest og korstevner). - ved slike arrangement tar kommunen kostnaden til leie av alternativt lokale. Dette vil gjelde fra Ingen har foreløpig foreslått formelt å finne et annet, evt. bygge nytt, lokale til ungdomsklubben. Dette bør vurderes. I denne konkrete saken ønsker Linken radio, som arrangør av Båtsfjord i fest, å sette festlokalet på Skansen tilbake i opprinnelig stand, med scene innerst i lokalet. Dette betyr at rommet som er bygget innerst i lokalet, opprinnelig som lagerrom, senere pusset opp til rom for mannskoret, må rives. Side 16 av 42

17 Sak 39/09 Det er mange andre forhold ved Skansenbygget som heller ikke er avklart pr. i dag: - Vi er flere år tilbake gitt pålegg fra branntilsynet om å etablere rømningsveier i festsalen. Dette arbeidet er påbegynt, men ikke fullført. - Vi er også pålagt av branntilsynet å etablere tilfredsstillende rømningsveier i toppetasjen. Det ble da pålegget ble gitt for et par år sieden vurdert slik at det ville være uhensiktmessig dyrt å etablere en godkjent løsning for rømningsvei slik at mannskoret kunne beholde sitt forsamlingsrom i toppetasjen. Det ble da avtalt ( trolig muntlig) mellom daværende virksomhetsleder for kultur og fritid og ledelsen i mannskoret at de fikk rom innerst i festsalen. Etter dette ble rommet pusset opp. I ettertid ser det likevel ikke ut for at mannksoret ønsker å ta rommet i bruk. I henhold til skriftlig avtale ved salg av Skansen til Båtsfjord kommune har mannskoret krav på et eget rom i bygget. - Det er trolig påkrevd å skifte fyringsanlegg på Skansen. - Det skal bygges lettere om i toppetasjen i forbindelse med etablering av digital kino. Dette utstyret ser likevel ikke ut til å komme på plass i år, trolig neste år. Dette har vi ingen styring på da det er avhengig av kinodistributørene og deres tidsplan for etablering av digitale kinoanlegg. - Det kan være aktuelt å flytte hele/ deler av kulturskolens undervisning til Båtsfjord skole i forbindelse med evt. utvidelse av skolebygget. Jeg vil derfor på det sterkeste fraråde en hastig avgjørelse på det som Linken radio nå ber om. Konserten det vises til i juli er på ingen måte avhengig av at det gjøres endringer i lokalene nå, selv om det isolert sett skulle være ønskelig. De forskjellige brukergruppenes interesser må veies opp mot hverandre slik at vi unngår lite gjennomtenkte og hastige ombygningsprosjekter på Skansen-bygget. Økonomiske konsekvenser: Ca. kr for å fjerne sikringsskap innerst i festlokalet. Utgifter til riving av rom innerst i festlokalet og reetablering av ønsket scene er ikke beregnet. Utgifter til å etablere utvending rømningstrapp fra toppetasjen er estimert til kr ,-. Dette er nødvendig dersom mannskoret fortsatt skal ha sitt rom i toppetasjen. For å sikre rømningsvei for kinomaskinist vil det trolig være tilstrekkelig med en langt billigere rømningsvei ved hjelp av branntau. Juridiske konsekvenser: Ingen spesielle. Organisasjonsmessige konsekvenser: Hvilke brukergrupper sine behov som skal veie tyngst i forhold til Skansen-bygget og dets bygningsmessige konsekvenser bør utredes nærmere og grundigere. Helsemessige konsekvenser: Krav til nødvendige rømningsveier må oppfylles. Miljømessige konsekvenser, internt og eksternt: Beredskapsmessige konsekvenser: Side 17 av 42

18 Sak 40/09 SØKNAD OM TILLEGGSBEVILGNING TIL BÅTSFJORD I FEST 2009 Saksbehandler: Øyvind Hauken Arkiv: 453 Arkivsaksnr.: 09/472 Saksnr.: Utvalg Møtedato 40/09 Kommunestyret Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Søknaden avslås. Dette begrunnes med at det tidligere er avtalt et tilskudd på kr ,- pr. år. Innstilling: Søknaden avslås. Dette begrunnes med at det tidligere er avtalt et tilskudd på kr ,- pr. år. Saksutredning Generell del: Jeg viser til vedlagte søknad fra Linken radio om å få utvidet tilskuddet for å arrangere Båtsfjord i fest fra kr ,- til kr ,-. Jeg viser til oktober 2008 da kommunestyret vedtok følgende: Båtsfjord kommune innvilger søknad fra Linken Radio om å dekke underskudd for arrangementet Båtsfjord i fest med inntil kr ,- i Før beløpet utbetales må det framlegges revidert regnskap for arrangementet. Beløpet dekkes over konto for reserverte tilleggsbevilgninger. Linken Radio kan ikke regne med å få innvilget tilsvarende søknader i framtiden. I motsetning til i 2008 søker Linken radio om tilleggsbevilgning i forkant av arrangementet. Det kan derfor diskuteres hvorvidt vedtaket i oktober 2008 utelukker at rammen i 2009 på forhånd kan utvides til kr ,-. Økonomiske konsekvenser: Kr ,-. Juridiske konsekvenser: Vi har en skriftlig avtale med Linken radio om at de skal arrangere Båtsfjord i fest i 2007, 2008 og 2009 med et årlig tilskudd fra Båtsfjord kommune på kr ,-. Organisasjonsmessige konsekvenser: Helsemessige konsekvenser: Miljømessige konsekvenser, internt og eksternt: Beredskapsmessige konsekvenser: Side 18

19 Sak 41/09 OPPRETTELSE AV STUDIESENTER I BÅTSFJORD Saksbehandler: Øyvind Hauken Arkiv: A03 Arkivsaksnr.: 09/415 Saksnr.: Utvalg Møtedato 22/09 Kultur- og oppvekststyret /09 Kommunestyret Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Båtsfjord kommune igangsetter snarest mulig etter et forprosjekt med å prøve ut et lokalt studiesenter i Båtsfjord. Innhold og forutsetninger i forprosjektet skal være i samsvar med vedlagte notat fra rådmannen. Igangsetting forutsetter fullfinansiering. Det søkes et samarbeid med OK Kyst-Finnmark. Innstilling: Båtsfjord kommune igangsetter snarest mulig etter et forprosjekt med å prøve ut et lokalt studiesenter i Båtsfjord. Innhold og forutsetninger i forprosjektet skal være i samsvar med vedlagte notat fra rådmannen. Igangsetting forutsetter fullfinansiering. Det søkes et samarbeid med OK Kyst-Finnmark. Behandling/vedtak i Kultur- og oppvekststyret den sak 22/09 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Båtsfjord kommune igangsetter snarest mulig etter et forprosjekt med å prøve ut et lokalt studiesenter i Båtsfjord. Innhold og forutsetninger i forprosjektet skal være i samsvar med vedlagte notat fra rådmannen. Igangsetting forutsetter fullfinansiering. Det søkes et samarbeid med OK Kyst-Finnmark. Saksutredning: Jeg viser til vedlagte notat der jeg redegjør for et forslag om et forprosjekt med lønnet leder i 50 % for et lokalt studiesenter i Båtsfjord. Vedlagt følger også brev fra opplæringskontoret Kyst-Finnmark der de er meget interessert i et samarbeid. Side 19

20 Sak 42/09 INVESTERINGER KIRKEBYGG Saksbehandler: Øyvind Hauken Arkiv: V12 Arkivsaksnr.: 09/295 Saksnr.: Utvalg Møtedato 26/09 Kommunestyret /09 Kommunestyret Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Båtsfjord kommune bevilger over investeringsbudsjettet kr ,- til rehabilitering av tak på Syltefjord kapell i Tiltaket lånefinansiere og kan iverksettes av Båtsfjord menighetsråd innenfor denne kostnadsrammen. Bevilgning til rehabilitering av tak på Hamningberg kapell tas opp igjen i forbindelse med Båtsfjord kommunes budsjett for Båtsfjord menighet oppfordres til snarest mulig å knytte kontakter med verdiskapingsprosjektet i Hamningberg med sikte på å kvalitetssikre tiltaket. Innstilling: Båtsfjord kommune bevilger over investeringsbudsjettet kr ,- til rehabilitering av tak på Syltefjord kapell i Tiltaket lånefinansiere og kan iverksettes av Båtsfjord menighetsråd innenfor denne kostnadsrammen. Bevilgning til rehabilitering av tak på Hamningberg kapell tas opp igjen i forbindelse med Båtsfjord kommunes budsjett for Båtsfjord menighet oppfordres til snarest mulig å knytte kontakter med verdiskapingsprosjektet i Hamningberg med sikte på å kvalitetssikre tiltaket. Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 26/09 Behandling: Forslag fra FRP og Høyre v/marjut Paananen: Vi opprettholder tidligere vedtak om utbetalinger, og henstiller til at det må søkes om midler både gjennom riksantikvaren og gjennom Hamningberg prosjektet. Dersom det ikke er mulig å få midler gjennom disse instanser, kan man se på saken igjen ved neste kommunestyremøte. Side 20

21 Sak 42/09 Avstemming: Forslag fra Frp og Høyre settes opp mot innstilling. Forslag fra Frp og Høyre enstemmig vedtatt. Vedtak: Vi opprettholder tidligere vedtak om utbetalinger, og henstiller til at det må søkes om midler både gjennom riksantikvaren og gjennom Hamningberg prosjektet. Dersom det ikke er mulig å få midler gjennom disse instanser, kan man se på saken igjen ved neste kommunestyremøte. Nye opplysninger Jeg viser til saksutredning nedenfor, samt vedtaket i kommunestyret Saken fremmes nå på nytt ut fra følgende opplysninger i notat fra kirkevergen: NOTAT: Båtsfjord menighet har søkt kommunen om at de påtar seg det økonomiske ansvaret for at kapelltakene i Syltefjord og Hamningberg blir restaurert. Kommunestyret opprettholder tidligere vedtak om utbetalinger, men henstiller til at det søkes om midler gjennom riksantikvaren og gjennom Hamningberg prosjektet. Dersom det ikke er mulig å få midler gjennom disse instanser, kan man se på saken igjen ved neste kommunestyre. Telefon med Lampe hos Riksantikvaren. Hun forteller at de har uhyre liten post til sitt formål og prioriterer spesielle ting. Riksantikvaren anser tiltakene på kapellene som vedlikehold, og sier at det ikke er realistisk å påregne tilskudd. De støtter normalt ikke offentlige myndigheters sektoransvar for kulturminner og kulturmiljøer og evt. neglisjering av ordinært vedlikehold. Riksantikvaren henviser til Norsk kulturminnefond som sier at det er mange søknader på vent, og midler som er øremerket verdiskapningsprosjekt som bl.a. i Hamningberg hvor de er involvert. Fredede bygninger er en prioritert oppgave. Tiltakene må også oppfylle kulturminnefondets formelle krav som bla. forutsetter privat andel. Dette kan defineres som egeninnsats, dugnad, private tilskudd og private lån, og må utgjøre minst 30 % av tiltakets kostnad. De anser sannsynligheten for tilskudd som urealistisk. Det kan være mulig å få midler gjennom fylkeskommunens Hamningbergprosjektet. Søknad er avsendt og blir behandlet i løpet av mai, ifølge fylkeskommunens prosjektansvarlige Monica Dahl. Hvis vi innvilges tilskudd er det max 50 % av tiltakets kostnad, begrenset oppad til kr Side 21 av 42

22 Sak 42/09 Konklusjon: Hamningberg kapell kan bli tilgodesett med kr ,- fra Hamningbergprosjektet. Syltefjord kapell er det urealistisk å påregne tilskudd utenfra. Ut fra disse opplysningene kan vi altså utelukke at det kan skaffes eksterne tilskudd til utbedring av taket på Syltefjord kapell. Imidlertid har vi fått tilsagn på lån med rentekompensasjon gjennom Husbanken på kr ,-. Jeg foreslår at kommunestyret vedtar å ta opp slikt lån nå slik at arbeidet kan utføres snarest mulig i år. Når det gjelder Hamningberg kapell har ennå ikke Båtsfjord menighet mottatt svar på søknad til verdiskapingsprosjektet i Hamningberg. Jeg vil se det som en stor fordel om det knyttes nærmere kontakter mellom dette prosjektet og Båtsfjord menighet når det gjelder utførelsen på arbeidet med å utbedre taket. Kirkebygget i Hamningberg er betydelig større enn i Syltefjord og det ligger midt i et totalfredet fiskevær. Gjennom verdiskapingsprosjektet i Hamningberg kan helt sikkert Båtsfjord menighet knytte kontakter til kompetente rådgivere, bl.a. hos riksantikvaren, som kan bidra til et best mulig resultat. Jeg foreslår derfor at utbedring av taket på Hamningberg kapell venter til Bevilgning til dette tas opp igjen i forbindelse med Båtsfjord kommunes årsbudsjett for Imens benytter Båtsfjord menighet tiden til å knytte nærmere kontakter til verdiskapingsprosjektet i Hamningberg. Opprinnelig saksutredning (til kommunestyremøtet ): Jeg viser til vedlagte brev fra kirkevergen vedrørende utbedring av takene på Syltefjord og Hamningberg kapell. I Båtsfjord kommunes sist vedtatte investeringsbudsjett for er disse to prosjektene oppført som følger: - Tak Syltefjord kapell: kr ,- i Tak Hamningberg kapell: kr ,- i 2010 Etter muntlig avtale med rådmannen har kirkevergen innhentet tilbud på utføring av arbeid på begge kapellene, samt søkt Husbanken om rentekompensasjon for kirkebygg ut fra billigste innkomne tilbud. På denne bakgrunnen gar vi mottatt tilsagn fra Husbanken, jfr. kopi av innvilgede tilsagn. Laveste tilbud på Syltefjord kapell er kr ,-, mens på Hamningberg kapell er det på kr ,-. Jeg anbefaler at Båtsfjord kommune bevilger kr ,- til Syltefjord kapell i 2009 og kr ,- til Hamningberg kapell i Side 22 av 42

23 Sak 43/09 INNGJERDING AV NORDSKOGEN SKOLE- OG BARNEHAGE Saksbehandler: Rune Reisænen Arkiv: GR/BR 1/110 Arkivsaksnr.: 09/345 Saksnr.: Utvalg Møtedato 18/09 Kultur- og oppvekststyret /09 Kommunestyret Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Rammen for å gjerde inn Nordskogen skole og barnehage heves til kr ,- Rådmannen kan iverksette investeringen innenfor denne økonomiske rammen. Investeringen lånefinansieres. Innstilling: Rammen for å gjerde inn Nordskogen skole og barnehage heves til kr ,- Rådmannen kan iverksette investeringen innenfor denne økonomiske rammen. Investeringen lånefinansieres. Behandling/vedtak i Kultur- og oppvekststyret den sak 18/09 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Rammen for å gjerde inn Nordskogen skole og barnehage heves til kr ,- Rådmannen kan iverksette investeringen innenfor denne økonomiske rammen. Investeringen lånefinansieres. Saksutredning: Det er satt av kr ,- i årets investeringsbudsjett til inngjerding av Nordskogen barnehage og skole. Opprinnelig var prosjektet begrenset til deler av gjerdet rundt barnehagen, men det er etter hvert kommet sterke ønsker om å lage nytt og sikrere gjerde rundt hele skole- og barnehageområdet. Investeringsrammen bør da forhøyes til inntil kr ,- Går vi over dette beløpet må prosjektet lyses ut offentlig og vil bli forsinket. Side 23

24 Sak 44/09 MUSIKKBINGE- ØVINGSROM FOR BAND Saksbehandler: May Bente Eriksen Arkiv: C11 Arkivsaksnr.: 09/398 Saksnr.: Utvalg Møtedato 20/09 Kultur- og oppvekststyret /09 Kommunestyret Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Båtsfjord kommune bevilger for 2009 kr ,- til innkjøp av musikkbinge. Tiltaket lånefinansieres i tillegg til det statlige tilskuddet. Innstilling: Båtsfjord kommune bevilger for 2009 inntil kr ,- til innkjøp av musikkbinge og evt. utstyr. Tiltaket lånefinansieres i tillegg til det statlige tilskuddet. Behandling/vedtak i Kultur- og oppvekststyret den sak 20/09 Behandling: Forslag fra Rådmannen: Første setning endres til: Båtsfjord kommune bevilger for 2009 inntil kr ,- til innkjøp av musikkbinge og evt. utstyr. Innstillingen med endring enstemmig vedtatt Vedtak: Båtsfjord kommune bevilger for 2009 inntil kr ,- til innkjøp av musikkbinge og evt. utstyr. Tiltaket lånefinansieres i tillegg til det statlige tilskuddet. Saksutredning: Vi har i mange år hatt behov for et øvingsrom for ungdomsband. Det er i dag 4-5 band som øver på skolen i matfriminuttet og på skansen under åpen ungdomsklubb. Da øvingsrommet som er tatt i bruk på skansen vil kreve betydelige utbedringer før det kan brukes på permanent basis, har vi sett på alternative løsninger. Musikkutstyrsordningen gir tilskudd på kr ,- til kommuner som ønsker utplassering av musikkbinger i Hva er musikkbinge: - En musikkbinge er et ferdigutstyrt mobilt øvingslokale på ca 25 kvm som leveres i container eller brakkeformat. - Den tilfredsstiller alle faglige krav til lydisolering, innvendig og utvendig akustikk. 50dB støydemping gjør at støybelastningen for omgivelsene vil holde seg på et minimum. - Det er montert varmekabler i gulv og den har god ventilasjon. - Løsningen er mobil og kan flyttes enkelt og rimelig. Den er bygget i materialer spesielt Side 24

25 Sak 44/09 utvalgt for å holde årlige drifts- og vedlikeholdskostnader til et minimum Hva kreves av kommunen: - Vedtak og egenandel - Tilrettelagt tomt. - Tilstrekkelig strømforsyning. Kostnader: Den totale kostnaden inkludert moms for Båtsfjord kommune er beregnet til ,- 1. Innkjøp av musikkbinge -containerløsningen kr: ,- 2. Kostnader tilrettelegging av strøm, stipulert kr: ,- 3. Tilskudd Musikkverkstedordningen kr: ,- SUM kr: ,- Musikkutstyrsordningen dekker frakt og kostnader til montering av musikkbingen. Valg av modell: Musikkbingen kommer i 2 modeller, som brakke og som container. Etter samtale med teknisk sjef er vi blitt enig om at vi ønsker containerløsningen som er mer solid og passer hard bruk. Plassering: Musikkbingen er foreslått plassert ved idrettshallen, begrunnelsen for dette er: - Vi slipper utgifter ved tilrettelegging av tomt. - Det står stolper rett i nærheten, noe som gjør det billigere å koble til strøm. - Brukerne av musikkbingen kan bruke toalettene i idrettshallen. - Idrettshallen ligger litt unna bolighus, slik at naboer ikke blir plaget av støy. - Vaktordningen i idrettshallen kan holde oppsikt med musikkbingen også. Side 25 av 42

26 Sak 45/09 RENOVERING IDRETTSHALL Saksbehandler: Øyvind Hauken Arkiv: D11 &46 Arkivsaksnr.: 09/422 Saksnr.: Utvalg Møtedato 21/09 Kultur- og oppvekststyret /09 Kommunestyret Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Investeringer i idrettshallen utvides med kr ,- for å kjøpe nytt inventar og utstyr. Investeringen lånefinansieres. Innstilling: Investeringer i idrettshallen utvides med kr ,- for å kjøpe nytt inventar og utstyr. Innkjøp av eget dansegulv vurderes nærmere. Investeringen lånefinansieres. Behandling/vedtak i Kultur- og oppvekststyret den sak 21/09 Behandling: Tilleggforslag fra Rådmannen: Innkjøp av eget dansegulv vurderes nærmere. Innstillingen med tillegg enstemmig vedtatt. Vedtak: Investeringer i idrettshallen utvides med kr ,- for å kjøpe nytt inventar og utstyr. Innkjøp av eget dansegulv vurderes nærmere. Investeringen lånefinansieres. Saksutredning: Det er satt av 1 millioner kroner i årets investeringsbudsjett for å skifte gulv i idrettshallen. Arbeidet er nå ute på offentlig anbud og resultatet av dette vil snart være klart. I den forbindelse har jeg også undersøkt behovet for nytt utstyr i hallen. Noe av dette er blitt gammelt og slitt, og skifte av gulv vil også kreve at noe byttes ut. Jeg foreslår at alle forslagene tas med og at investeringsprosjektet utvides med kr ,-. Dette må lånefinansieres. Det kan ikke søkes om spillemidler til inventar og utstyr. Resultatet av denne kartleggingen er: Side 26

27 Sak 45/09 Helt nødvendig pga. nytt gulv 7 Badmintonstativ m/nett kr Er helt nødvendig av andre årsaker 2 stk fotballmål Kr sofaer og 4 stoler til ny salong i foajeen Kr stk nedslagsmatte (tjukkas) Kr stk klatretau kr sett ringer m/vaier kr stk turnbenk Kr stk bukk Kr stk spinningssykkel kr Er ønskelig, men ikke helt nødvendig Ryggtrener Kr Bakside lår/rumpe (Leg curl) Kr Skulder/nakke maskin (Lateral raise) kr Kr Kr Kr Prisene er inkludert moms og frakt. Unntatt er vaier til ringer hvor vi ikke har fått pris ennå. Fraktutgifter for basisutstyret er beregnet 1 for 1 tilbud. Kjøper vi alt under ett er det ca kr å spare i frakt. Kjøper vi alt basisutstyret under ett kan vi sikkert forhandle noe på pris. Kommentarer/forklaring til innhold med prioritet innen de forskjellige kategorier: HELT NØDVENDIG PGA. NYTT GULV 1. 7 stk badmintonstativ med nett. Det skal ikke lages huller i nygulvet. Nye stativ er frittsående. Mange av de gamle stativene er dessuten en del skjeve pga lang tids bruk. ER HELT NØDVENDIG AV ANDRE ÅRSAKER 1. 2 stk fotballmål må byttes ut da de gamle er slitte og går på sikkerheten løs sofaer og 4 stoler til ny salong i foajeen. Her mangler det etter hvert møbler da noe er kastet grunnet slitasje etter å ha hvert i bruk siden Vi har fått tilbud på brukt, solide møbler som egner seg meget bra til formålet. 3. Vaier, tjukkas, ringer m/vaier, klatretau, turnbenker, bukk og nedslagsmatte er egentlig basisutstyr som må være tilstede for å kunne drive gymnastikk i regi av skolene. Basisutstyret er helt nedslitt og til dels ubrukelig etter ca 23 års bruk stk spinningssykkel. Det er til tider kø på tredemølla for oppvarming. Denne enkle saken kan være alternativ oppvarming istedenfor å måtte vente. ER ØNSKELIG, MEN IKKE HELT NØDVENDIG Ikke alle brukere av styrketreningsrommet vil være enig i denne kategoriplasseringen. Men vi velger å konsentrere oss om selve hallen i denne omgangen dersom midler ikke strekker til. Punkt 1 og 2 kan være bra for å motvirke sykefravær pga rygg/nakke/skulderplager. 1. Ryggtrener. Bra for trening dersom man skal forebygge rygglidelser. 2. Skulder/nakke maskin (lateralraise). Samme begrunnelse, men for skulder/nakke. 3. Bakside lår/rumpe. Spesielt bra apparat for fotballspillere. Side 27 av 42

28 Sak 46/09 AVVIKLING AV BÅTSFJORD HAVN KF SOM KOMMUNALT FORETAK. Saksbehandler: Øyvind Hauken Arkiv: Arkivsaksnr.: 09/217 Saksnr.: Utvalg Møtedato 15/09 Kommunestyret /09 Teknisk styre /09 Kommunestyret Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Innstilling: Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 15/09 Behandling: Endringsforslag fra H, SP og FRP v/frank Bakke Jensen: 1. Båtsfjord kommunestyre ønsker å se på alternative organiseringer av Båtsfjord Havn. 2. Lik innstilling 3. Lik innstilling Avstemming: Endringsforslag pkt. 1 enstemmig vedtatt. Innstilling med vedtatte endringer enstemmig vedtatt. Vedtak: 1 Båtsfjord kommunestyret ønsker å se på alternative organiseringer av Båtsfjord Havn KF. 2 Før kommunestyret gjør et endelig vedtak må: Rådmannen utrede nærmere framtidig organisering av Båtsfjord havn. Dette bør være med flere alternativer, men alle må være med Båtsfjord havn som en del av den ordinære kommuneorganisasjonen. Utredningen bør være ferdig innen Havnestyret gir sin uttalelse i saken. 3 Det tas sikte på en endelig behandling av saken i kommunestyrets møte 18. Juni Saksutredning: Båtsfjord kommunestyre har vedtatt at rådmannen skal utrede framtidig organisering av Båtsfjord havn: Side 28

29 Sak 46/09 1 Båtsfjord kommunestyret ønsker å se på alternative organiseringer av Båtsfjord Havn KF. 2 Før kommunestyret gjør et endelig vedtak må: Rådmannen utrede nærmere framtidig organisering av Båtsfjord havn. Dette bør være med flere alternativer, men alle må være med Båtsfjord havn som en del av den ordinære kommuneorganisasjonen. Utredningen bør være ferdig innen Havnestyret gir sin uttalelse i saken. 3 Det tas sikte på en endelig behandling av saken i kommunestyrets møte 18. Juni Dette ble vedtatt etter at jeg hadde signalisert en kraftig misnøye med dagens organisering. I det følgende vil jeg foreslå og begrunne tre alternative måter å organisere Båtsfjord havn på i framtiden. Jeg har også bedt forvaltningsrevisjonen om hjelp til å tolke gjeldende bestemmelser for føring av havneregnskap. Deres råd følger vedlagt. Konklusjonen deres er i samsvar med min: Dersom det er opprettet eget havnestyre (også av kommunens eget tiltak slik som hos oss) skal det føres eget regnskap atskilt fra kommunens. Dette vil gjelde for modell 1 og 2. Saken har vært behandlet både i havnestyret og teknisk styre. Begge går inn for modell 2. Vedtak i teknisk styre framgår av saksframlegget. Vedtak fra havnestyret følger vedlagt. 1. Foretaksmodellen I denne modellen fortsetter Båtsfjord havn som et kommunalt foretak med et eget havnestyre. Båtsfjord kommune Båtsfjord havn For å rette opp de svakhetene som har vist seg med dagens organisering må det imidlertid gjøres følgende grep: Politisk: - Nåværende havnestyre, som ikke har fungert godt, byttes ut med et nytt havnestyre. Nåværende sammensetning av styret vurderes nærmere - Havnestyret og havnesjef gis felles opplæring i havnestyrets og havnesjefens roller og oppgaver, samt hvordan en havn organisert som kommunalt foretak bør styres og ledes - Havnestyret vedtar et delegasjonsreglement der det tydeliggjøres hva som er delegert til havnesjefen Administrativt: Side 29 av 42

30 Sak 46/09 Selv om Båtsfjord havn som kommunalt foretak er meget løst tilknyttet Båtsfjord kommune så gjelder fortsatt kommunalt lovverk og avtaleverk. Dette betyr at bl.a.: - Kommunal tariffavtale gjelder - Kommunal hovedavtale gjelder - Forvaltningsloven gjelder - Offentlighetsloven gjelder - Kommuneloven gjelder Dette betyr at en så liten organisasjon som Båtsfjord havn K/F er pålagt omfattende administrative oppgaver. Det har vist seg at en del av disse lovpålagte oppgavene har blitt mangelfullt utført. For å bøte på dette foreslår jeg at Båtsfjord kommune og Båtsfjord Havn K/F inngår en samarbeidsavtale hvor følgende avtales: - Båtsfjord kommune fører regnskap og lønn for Båtsfjord Havn K/F. Havnesjefen anviser - Båtsfjord Havn K/F følger Båtsfjord kommunes lønnspolitiske retningslinjer, og rådmannen gjennomfører lokale lønnsforhandlinger også for de ansatte i Båtsfjord Havn K/F - De ansatte i Båtsfjord Havn K/F omfattes av alle Båtsfjord kommunes lokale personalreglement - Båtsfjord Havn K/F sitt arkiv er en del av Båtsfjord kommune sitt arkiv og inngår i båtsfjord kommunes arkivplan - Båtsfjord Havn K/F sin postjournal og saksbehandling integereres i Båtsfjord kommunes elektroniske sak-og arkivprogram - Som gjenytelse for dette betaler Båtsfjord havn K/F årlig kr ,- til Båtsfjord kommune. Beløpet regulerers årlig pr i samsvar med konsumprisindeksen 2. Virksomhetsmodellen I denne modellen blir Båtsfjord havn en av flere virksomheter i Båtsfjord kommune, administrativt underlagt rådmannen: Rådmannen Helse Teknisk Båtsfjord havn Skole Barnehage Side 30 av 42

31 Sak 46/09 Også her beholdes havnestyret, men da som et hovedutvalg på lik linje med Båtsfjord kommunes øvrige hovedutvalg. Det vurderes nærmere om havnestyret fortsatt skal ha brukerrepresentanter (fiskerlag og kjøpergruppe). Ansatterepresentant blir uaktuelt i denne modellen. Havnesjefen blir virksomhetsleder, på lik linje med Båtsfjord kommunes øvrige virksomhetsledere, med rådmannen som nærmeste overordnede. I henhold til havneloven må fortsatt Båtsfjord havn sitt regnskap føres særskilt, og Båtsfjord kommunes utgifter til dette belastes havneregnskapet. 3. Seksjonssmodellen I denne modellen blir Båtsfjord havn en del av teknisk etat: Rådmann Helse Teknisk etat Skole Barnehage Uteetat Vaktmestre Havn Renhold Her beholdes ikke havnestyret. I denne modellen blir havnesakene behandlet av teknisk styre. En mulighet som kan vurderes er at det føres egen møteprotokoll over havnesakene, og at brukerrepresentantene (fiskerlag og kjøpergruppe) tiltrer teknisk styre under behandling av havnesaker. Havnesjefen blir seksjonssleder ( arbeidende formann ), på lik linje med leder for vaktmesterteamet, uteetaten og renholdsteamet. Teknisk sjef blir nærmeste overordnede. I henhold til havneloven må ikke Båtsfjord havn sitt regnskap føres særskilt, det kan inngå i Båtsfjord kommunes regnskap. Imidlertid må det holdes rede på havnas inntekter og utgifter da inntektene ikke kan brukes til annet enn havneformål. Rådmannens konklusjon. Jeg vil kunne anbefale både modell 1, 2 og 3 gitt at forutsetningene jeg har beskrevet under hver modell er innfridd. Det som taler for modell 2 er at både havnestyret (riktig nok med knappest mulig flertall) og teknisk styre har gått inn for denne. Det er også en velprøvd modell fra tidligere. Det som taler mot den er at virksomheten Båtsfjord havn blir svært liten sammenlignet med de øvrige kommunale virksomhetene. Dette siste er et argument for å velge modell 3. Vi vil da også kunne innlemme regnskapet i kommunens ordinære regnskap og på den måten få redusert administrasjon og byråkrati. Selv om samtlige havner øst for oss i Finnmark er organisert som kommunalt foretak kan jeg altså kun gi en betinget anbefaling av modell 1. Dette forutsetter at Båtsfjord kommune og Side 31 av 42

32 Sak 46/09 Båtsfjord Havn K/F inngår en samarbeidsavtale hvor følgende avtales: - Båtsfjord kommune fører regnskap og lønn for Båtsfjord Havn K/F. Havnesjefen anviser - Båtsfjord Havn K/F følger Båtsfjord kommunes lønnspolitiske retningslinjer, og rådmannen gjennomfører lokale lønnsforhandlinger også for de ansatte i Båtsfjord Havn K/F - De ansatte i Båtsfjord Havn K/F omfattes av alle Båtsfjord kommunes lokale personalreglement - Båtsfjord Havn K/F sitt arkiv er en del av Båtsfjord kommune sitt arkiv og inngår i Båtsfjord kommunes arkivplan - Båtsfjord Havn K/F sin postjournal og saksbehandling integereres i Båtsfjord kommunes elektroniske sak-og arkivprogram - Som gjenytelse for dette betaler Båtsfjord havn K/F et nærmere avtalt årlig beløp til Båtsfjord kommune som dekker Båtsfjord kommunes forholdsmessige utgifter. Beløpet reguleres årlig pr i samsvar med konsumprisindeksen I tillegg må også følgende gjennomføres for at jeg kan anbefale modell 1: - Nåværende havnestyre, som ikke har fungert godt, byttes ut med et nytt havnestyre. - Havnestyret og havnesjef gis felles opplæring i havnestyrets og havnesjefens roller og oppgaver, samt hvordan en havn organisert som kommunalt foretak bør styres og ledes Havnestyret vedtar et delegasjonsreglement der det tydeliggjøres hva som er delegert til havnesjefen Side 32 av 42

33 Sak 47/09 LOKAL SAMARBEIDSAVTALE FOR TREPARTSSAMARBEIDET I BÅTSFJORD KOMMUNE Saksbehandler: Øyvind Hauken Arkiv: 430 Arkivsaksnr.: 08/578 Saksnr.: Utvalg Møtedato 34/09 Formannskapet /09 Kommunestyret Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Det vedlagte forslaget til Lokal samarbeidsavtale for trepartssamarbeidet i Båtsfjord kommune godkjennes. Innstilling: Det vedlagte forslaget til Lokal samarbeidsavtale for trepartssamarbeidet i Båtsfjord kommune godkjennes. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 34/09 Behandling: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Det vedlagte forslaget til Lokal samarbeidsavtale for trepartssamarbeidet i Båtsfjord kommune godkjennes. Saksutredning: Styringsgruppen for kvalitetskommuneprogrammet har foreslått vedlagte utkast til samarbeidsavtale angående trepartssamarbeidet i Båtsfjord. Utkastet bygger på arbeid vi gjorde under et kurs i trepartsamarbeid i Båtsfjord i april. Jeg har lagt opp til at de tre partene gjør følgende for å behandle og formalisere avtalen: - Politikerne v/ kommunestyret behandler avtalen på sitt møte Administrasjonen v/ rådmannens ledergruppe behandler avtalen på sitt møte Avtalen tas opp som sak på HTV-møte 2.6. Side 33