Foretaksmøtesak 10-2012 Godkjenning av årsregnskap og styrets beretning 2012, herunder dekning av underskudd

Møtedato: 24. april 2013 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: 131 2011/319 Jan-Petter Monsen, 75 51 29 19 Bodø, 17.4.2013 Foretaksmøtesak 10-2012 Godkjenning av årsregnskap og styrets beretning 2012, herunder dekning av underskudd Det vises til styremøte i Sykehusapotek Nord HF, den 20. mars 2013 og styremøte i Helse Nord RHF, den 21. mars 2013. Fremlagte årsregnskap og styrets beretning 2012 for Sykehusapotek Nord HF foreslås godkjent av foretaksmøtet. Foretaksmøtet i Sykehusapotek Nord HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Det fremlagte årsoppgjør med resultatregnskap, balanse og styrets beretning, inkludert kontantstrøm og noter, samt dekning av underskudd fastsettes som Sykehusapotek Nord HFs regnskap for 2012. Bodø, den 17. april 2013 Lars Vorland Adm. direktør Vedlegg: Styrets beretning Årsregnskap med noter Revisjonsberetning Vedleggene legges frem ved møtestart.

Møtedato: 24. april 2013 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: 131 2011/319 Jan-Petter Monsen, 75 51 29 19 Bodø, 17.4.2013 Foretaksmøtesak 11-2012 Godkjenning av revisors godtgjørelse Det vises til styremøte i Sykehusapotek Nord HF, den 20. mars 2013 og styremøte i Helse Nord RHF, den 21. mars 2013. Revisjonshonorar for 2012 foreslås fastsatt til Lovpålagt revisjon kr 52 450,- Andre attestasjonstjenester kr 4 000,- SUM kr 56 450,- Foretaksmøtet i Sykehusapotek Nord HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Revisjonshonorar 2012 fastsettes i henhold til mottatte fakturaer til: Lovpålagt revisjon kr 52 450,- Andre attestasjonstjenester kr 4 000,- SUM kr 56 450,- Bodø, den 17. april 2013 Lars Vorland Adm. direktør

Møtedato: 24. april 2013 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Knut Tjeldnes, 75 51 29 16 Bodø, 17.4.2013 Foretaksmøtesak 12-2012 Årlig melding 2012, Sykehusapotek Nord HF Det vises til styremøte i Sykehusapotek Nord HF, den og styremøte i Helse Nord RHF, den 21.mars 2013. Fremlagte Årlig melding 2012 for Sykehusapotek Nord HF foreslås godkjent av foretaksmøtet. Foretaksmøtet i Sykehusapotek Nord HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Foretaksmøtet vedtar Årlig melding 2012 for Sykehusapotek Nord HF. Bodø, den 17. april 2013 Lars Vorland Adm. direktør Vedlegg: Årlig melding 2012 Sykehusapotek Nord HF

Årlig melding til Helse Nord RHF Styresak nr: 3 2013 Møtedato: Saksbehandler: Fagsjef Margaret A. Antonsen og økonomisjef Helge K. Pettersen Vedlegg: Årlig melding til Helse Nord RHF Årlig melding er Sykehusapotek Nord HFs tilbakemelding til Helse Nord RHF på gjennomføringen av oppdragsdokumentet. Sykehusapotek Nord har mottatt en mal for årlig melding som er brukt under utarbeidelsen. Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar vedlagte melding som Sykehusapotek Nord HFs årlige melding til Helse Nord RHF for 2012. Espen Mælen Hauge direktør 7

Sykehusapotek Nord HF Årlig melding 2012 til Helse Nord RHF 8

Innholdsfortegnelse 1. OM RAPPORTERINGEN 3 2. KVALITET, PASIENTSIKKERHET OG PASIENTRETTIGHETER 4 2.1 KVALITETSFORBEDRING OG PASIENTSIKKERHET 4 2.2 PRIORITERING, TILGJENGELIGHET OG BRUKERMEDVIRKNING 5 3. UTDANNING AV HELSEPERSONELL 5 4. FORSKNING OG INNOVASJON 6 5. OPPLÆRING AV PASIENTER OG PÅRØRENDE 6 6. FELLES ØKONOMISKE OG ORGANISATORISKE KRAV OG RAMMEBETINGELSER 7 6.1 ØKONOMISK UTVIKLING OG RESULTATOPPNÅELSE 7 6.2 RISIKOSTYRING OG INTERNKONTROLL 10 6.3 INVESTERINGSRAMMER, BYGG OG EIENDOMSFORVALTNING 11 6.4 INNKJØP 12 6.5 GAVER, STIFTELSER, LEGATER OG FOND 12 6.6 KLIMA- OG MILJØTILTAK 12 6.7 ORGANISASJONS- OG LEDERUTVIKLING OG ARBEIDSGIVERSTRATEGI 13 6.7.1 Personal og kompetanse 13 6.7.2 Helse, miljø og sikkerhet (HMS) 14 6.8 INFORMASJONS- OG KOMMUNIKASJONSTEKNOLOGI (IKT) 14 7. PERSONAL 14 7.1 BEMANNING 14 7.1.1 Faste stillinger og deltid 15 7.2 SYKEFRAVÆR 15 7.3 LEDEROPPFØLGING 17 2 9

1. Om rapporteringen Denne malen skal brukes til helseforetakets tertialrapport og årlige melding for 2012 til Helse Nord RHF. Tertialrapport og årlig melding fra helseforetakene danner grunnlag for utarbeidelse av Helse Nord RHFs årlige melding til Helse- og Omsorgsdepartementet (HOD). Det skal gis tilbakemelding på alle rapporteringskrav i dette dokumentet. Tabellen under rapporterings krav viser hvilke krav som skal rapporteres tertialvis og hvilke kun i årlig melding. Rapporteringsteksten skal være konkret og konsis, og inneholde informasjon om status med beskrivelse av gjennomførte tiltak. Med andre ord er hensikten med tilbakemeldingene i denne rapporten ikke å gjengi tall fra tabeller, men å få en kort og utfyllende forklaring på hva som gjøres. Det er også viktig at rapporteringsteksten utformes slik at andre har tilstrekkelig grunnlag for selvstendig vurdering i forhold til status og måloppnåelse. Rapportering fra helseforetakene på styringsparametre m.v. er innarbeidet i dokumentet, og følger ikke som eget vedlegg slik som tidligere år. Vi har etter henstilling fra helseforetakene gjennomgått hvilke styringsparametre det skal rapporteres på, og hvilke Helse Nord RHF kan svare HOD på direkte. Det er også her viktig å gi inntrykk en analyse av bakenforliggende årsaker fremfor bare en gjengiving av tallene. Kildene for tallene finnes i vedlegg 2 Styringsparametre for 2012 med tilhørende linker Lenke til nasjonale kvalitetsindikatorer: http://nesstar2.shdir.no/webview/ Lenke til månedlige ventelistestatistikk: http://helsedirektoratet.no/kvalitet-planlegging/norskpasientregister-npr/rhf/sider/helse-nord.aspx Lenke til statistikkalender Norsk pasientregister: http://helsedirektoratet.no/kvalitet-planlegging/norskpasientregister-npr/statistikkalender/sider/default.aspx Rapporter fra Nasjonalt kunnskapssenter for spesialisthelsetjenesten vil bli publisert her: http://www.kunnskapssenteret.no/ Lenke til tall fra oppdatert ventetider på fritt sykehusvalg.no blir ettersendt. I denne offisielle rapporteringen er det de kildene fra Vedlegg 2 Styringsparametere 2012 i oppdragsdokumentet som skal stå som grunnlag. Dersom det brukes grunnlag fra andre tall for å forklare utviklingen må dette presiseres 3 10

2. Kvalitet, pasientsikkerhet og pasientrettigheter 2.1 Kvalitetsforbedring og pasientsikkerhet Delta i nasjonal pasientsikkerhetskampanje og rapportere gjennomførte tiltak innen fastsatte frister. Som ledd i dette skal pasientsikkerhetskulturmåling gjennomføres, denne har svarfrist 01.06.2012. Sykehusapotek Nord deltar i nasjonalt samarbeid om innføring av Integrated Medicin Management (IMM). Sykehusapotek Nord deltar i de kampanjeprosjektene som er aktuelle. Sykehusapotek Nord har deltatt i læringsnettverk for samstemming av legemiddellister sammen med Nordlandssykehuset, og har forsøkt igangsatt tilsvarende prosjekt i UNN. Sykehusapotek Nord deltar med representant i kampanjelederforumet i Helse Nord. Ha oppdaterte, anerkjente faglige retningslinjer og prosedyrer tilgjengelig og i bruk i DocMap. Sykehusapotek Nord har gjennomført en risikovurdering av DocMap. Denne er fulgt opp ved å starte et eget prosjekt for å sikre at kvalitetssystemet er i henhold til krav som stilles i lover og forskrifter. Prosjektet er godt i gang og forventes ferdigstilt innen sommer 2013. Påse at melding om og saksbehandling av avvik, forbedringsforslag, personal- og pasientskader samt uheldige hendelser foregår i DocMap. Kvalitetsprosjektet nevnt i forrige punkt skal også bidra til at meldinger om og saksbehandling av avvik med videre, foregår i DocMap. Målet er at alle avvik skal meldes i DocMap. Alle sykehusapotekene benytter DocMap som avvikssystem. Bidra til økt pasientsikkerhet på legemiddelområdet gjennom innføring av enhetlige systemer for forskrivning, spesielt med fokus på kjemoterapi. Innføring av enhetlige systemer for forskrivning er tatt inn som en del av prosjekt elektronisk kurve i Helse Nord. Sykehusapotek Nord bidrar med to farmasøyter i prosjektet. Effektivisere og kvalitetssikre legemiddelforløpet til pasienter i sykehus og i overgangene mellom sykehus og kommunene, i samarbeid med helseforetakene. Sykehusapotek Nord har innført Integrated Medicin Management (IMM) som standard for kvalitetssikring av legemiddelforløpet til pasienter i sykehus og i overgangene mellom sykehus og kommune. Elementer av IMM er tatt i bruk på Alderspsykiatrisk avdeling og Intensivavdelingen på UNN. I Nordlandssykehuset ble IMM testet ut i et ni-ukers prøveprosjekt på Kirurgisk avdeling i Bodø. I tillegg leveres det klinisk farmasi til Alderspsykiatrisk enhet, Geriatrisk avdeling og D-posten ved Nordlandssykehuset i Bodø. UNN har i 2012 redusert sin satsing på klinisk farmasi. Gjennom samhandling med de andre helseforetakene utvikle retningslinjer for legemiddelhåndtering i sykehus. Utvikling av retningslinjer er et kontinuerlig arbeid som gjøres i samarbeid med UNN, NLSH og Helgelandssykehuset. 4 11

Sykehusapotek Nord HF skal styrebehandle: Statusrapporter fra Pasientsikkerhetskampanjen. Sykehusapotek Nord har ingen selvstendige prosjekter knyttet til pasientsikkerhetskampanjen, men deltar med faglig rådgivning i sykehusene der det er naturlig. Det har derfor ikke blitt styrebehandlet statusrapporter fra Pasientsikkerhetskampanjen. 2.2 Prioritering, tilgjengelighet og brukermedvirkning Utvikle en strategi og handlingsplan for brukermedvirkning i helseforetakene i løpet av 2012. Samiske brukeres behov bes vurdert særskilt. Det er utviklet strategi og handlingsplan for brukermedvirkning i Sykehusapotek Nord. Leder av brukerutvalget deltok i arbeidet med regional handlingsplan for brukermedvirkning i Helse Nord. Sørge for at berørte interessenter på vegne av brukere, medarbeidere og befolkningen involveres i forkant av utvikling av tjenestetilbud, omstilling og endring som får betydning for hvor de ulike tjenestene ytes. Utvikling av nye tjenester diskuteres i brukerutvalget i henhold til strategi. Det har ikke vært omstilling og endringer i 2012 som får betydning for hvor de ulike tjenestene ytes. Vurdere om brukerne skal delta i kvalitetsutvalgets arbeid. Sykehusapotek Nord har ikke kvalitetsutvalg. Innføre og følge opp ventetidsregistrering for reseptekspedering. Ventetidsregistrering for reseptekspedering er innført, og det arbeids med å finne tiltak for å redusere ventetiden der denne vurderes å være for lang. Bidra til sømløse pasientforløp på legemiddelområdet, ved overflyttinger av pasienten mellom spesialist- og kommunehelsetjenesten og internt i helseforetakene. Sykehusapotek Nord bidrar til sømløse pasientforløp på legemiddelområdet ved å tilby reseptekspedisjon i Bodø, Harstad og Tromsø, samt forsendelse av legemidler til pasienter som ønsker dette. Arbeidet med innføring av samstemming av legemiddellister anses også som en del av dette. 3. Utdanning av helsepersonell Utvikle planer for etter- og videreutdanning av helsepersonell, som bidrar til å løse kompetanseutfordringene i helseforetaket. Sykehusapotek Nord har utarbeidet og vedtatt kompetansestrategi og kompetanseplan som skal bidra 5 12

til å løse kompetanseutfordringene i helseforetaket. 4. Forskning og innovasjon Helseforetakene skal: Ta i bruk felles forskningsadministrativt system for alle typer forskningsprosjekter som planlegges etablert 1. Alle forskningsprosjekter registreres med egne prosjektnumre, og det er et mål å bygge opp kvalitetssystemet slik at det også dekker forskningsaktivitet i større grad enn det gjør i dag. Etablere mer effektive systemer for kvalitetssikring av grunnlagsdata for måling av ressursbruk til forskning i helseforetakene, og rapportere i tråd med nye tidsfrister 2. Systemer for kvalitetssikring av grunnlagsdata for måling av ressursbruk til forskning i helseforetaket er innført ved å skille ut forskning på eget kostnadssted og egne prosjekter i budsjett og regnskap. Rapportering skjer i tråd med nye tidsfrister. Rapportere på alle styringsparametre innen forskning og innovasjon 3. Sykehusapotek Nord rapporterer fortløpende forskningsaktivitet til Cristin og har rapportert til NIFU for 2012. Utarbeide rutiner som sikrer at pasienter får informasjon om at humant biologisk materiale i visse tilfeller kan benyttes til forskning, og informasjon om retten til å reservere seg. Sykehusapotek Nord har ingen forskning knyttet til humant biologisk materiale, og samler heller ikke inn slikt materiale. 5. Opplæring av pasienter og pårørende Følge opp regional rapport for pasient- og pårørendeopplæring som sluttføres første halvår 2012. Sykehusapotek Nord har gått gjennom rapporten. Sykehusapotek Nord bidrar inn i sykehusenes lærings- og mestringssentere der dette er aktuelt. 1 Felles nasjonalt prosjekt ledet av Helse Sør-Øst RHF 2 Jf. vedlegg 3 3 Jf. vedlegg 3 6 13

6. Felles økonomiske og organisatoriske krav og rammebetingelser 6.1 Økonomisk utvikling og resultatoppnåelse Det vises til mal for månedrapport 2012. Det skal her gis en kort, overordnet vurdering av relevante forhold knyttet til den økonomiske utviklingen og resultatoppnåelse for 2012, herunder; økonomisk resultat, funksjonsregnskap, gjennomførte investeringer og likviditetssituasjon. Foreløpig regnskap for 2012 vier et underskudd på kr 2 576 615,-. For 2011 var resultatet et overskudd på kr 2 588 497,-. Det er budsjettert med et resultat for 2012 på kr 0,-. Regnskap 2012 Budsjett 2012 Regnskap 2011 Salgs- og driftsinntekt -332 781-333 600-322 721 Varekostnad 268 297 267 867 257 964 Lønn- og annen personalkostnad 54 343 52 361 49 645 Annen driftskostnad 13 566 13 975 13 144 Finansinntekt og -kostnad -849-600 -621 2 577 0-2 589 1500 1000 500 0-500 -1000-1500 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Resultat 2011 Resultat 2012 Budsjett 2012 Akkumulert budsjettavvik -2000-2500 -3000 Figuren over viser resultat per måned for 2011, budsjett per måned i 2012, resultat per måned i 2012 og akkumulert budsjettavvik i 2012. Med unntak av for februar og august har resultatet vært dårligere enn budsjettert. Også i forhold til i 2011 har resultatene de fleste måneder vært negative. Inntekter 7 14

Omsetningen i 2012 ble 0,8 millioner lavere enn budsjettert. I forhold til 2011 har omsetningen økt med 10,3 millioner. Salg av medikamenter til sykehus Omsetningen av medikamenter til UNN HF økte med 0,7 %, mens omsetningen til NLSH HF økte med 1,0 %. 120000 100000 80000 60000 UNN NLSH 40000 20000 2007 2008 2009 2010 2011 2012 0 Figuren over viser omsetningen av medikamenter til UNN og NLSH de siste årene. For UNN var det en stor omsetningsvekst fra 2007 til 2008. Omsetningen ble så redusert i 2009. Fra 2011 til 2012 var det nesten ingen økning. For NLSH har det vært en jevn omsetningsøkning hele perioden. Denne veksten stoppet nesten opp i 2012. Salg i publikumsavdelingene Omsetningen i publikumsavdelingene økte med 6,4 % i 2012. Økningen var størst i Harstad, der omsetningen økte med 19 %. I Tromsø økte omsetningen med 8 %, mens den økte med 3 % i Bodø. Antall resepter er redusert, slik at det er økning i salg av handelsvarer og dyre medikamenter som har forårsaket økningen. Salg av rådgivning og klinisk farmasi Omsetningen tilknyttet rådgivning og klinisk farmasi ble 0,75 millioner lavere enn budsjettert. Omsetningen til sykehus er 0,1 millioner lavere enn budsjettert. Dette kommer av at UNN har redusert sitt kjøp av klinisk farmasi. Omsetningen til kommuner er 0,7 millioner lavere enn budsjettert, og 0,1 millioner lavere enn i 2011. Dette kommer av at det ikke har vært tilstrekkelig kapasitet i rådgivningsavdelingene. Varekostnader Varekostnadene er 0,5 millioner høyere enn budsjettert og 10,4 millioner høyere enn i 2011. Dette sammen med lavere inntekter enn budsjettert, gjør at dekningsbidraget er 1,5 millioner 8 15

laver enn budsjettert. Endringer i dekningsbidrag er oppsummert i følgende tabell: Regnskap 2012 Budsjett 2012 Avvik budsjett Endring fra 2011 Bodø 23 276 23 873-596 96 Harstad 6 433 6 689-256 30 Tromsø 34 413 35 099-686 -16 Felles 263 72 191-266 Totalt 64 385 65 733-1 348-157 Dekningsbidraget er lavere enn budsjettert for alle apotekene i foretaket. Årsaken til avviket er lavere salg av rådgivningstjenester enn budsjettert, og i tillegg har det vært en økning i prisen på medikamentene som selges medført lavere marginer. Personalkostnader Personalkostnadene er 2,0 millioner høyere enn budsjettert, og har økt med 4,9 millioner i forhold til i 2011. Fast lønn er 0,7 millioner høyere enn budsjettert. Dette oppveies av svangerskaps- og sykelønnsrefusjoner på 2,0 millioner. Fast lønn har økt med 0,2 millioner i forhold til i 2011. Den lave økningen kommer av at stillinger har vært holdt vakant deler av året. Pensjonskostnadene har økt med 3,5 millioner (42,5 %) i forhold til i 2011. Kostnadene er 2,7 millioner høyere enn budsjettert, og forklarer i sin helhet budsjettavviket. Andre driftskostnader Andre driftskostnader er 0,5 millioner lavere enn budsjettert, og har økt med 0,3 millioner i forhold til i 2011. Finansinntekter Finansinntektene ble 0,25 millioner høyere enn budsjettert, og 0,23 millioner høyere enn i 2011. Dette kommer av inngåelse av ny bankavtale, og høyere likviditet enn tidligere. Oppsummering av resultat Resultatet for 2012 er 2,6 millioner lavere enn budsjettert. Den viktigste årsaken til dette er at pensjonskostnadene var 2,7 millioner høyere enn budsjettert. Inntektene var noe lavere enn budsjettert, og varekostnadene høyere enn budsjettert. Dette oppveies av at lønns- og personalkostnader korrigert for avviket i pensjonskostnader ble lavere enn budsjettert, av at andre driftskostnader ble lavere enn budsjettert og av at finansinntektene ble høyere enn budsjettert. Likviditet Det har vært en positiv likviditetsutvikling i 2012. Figuren under viser utviklingen i løpet av året. 9 16

50000000 Likviditet 45000000 40000000 35000000 30000000 25000000 20000000 15000000 Likviditet Lineær (Likviditet) 10000000 5000000 0 Investeringer Det har blitt gjennomført en investering i 2012. Dette gjaldt nye servere til Sykehusapoteket i Tromsø. Investeringen var på 0,15 millioner. 6.2 Risikostyring og internkontroll Fortsette implementering av risikostyring i henhold til vedtatte retningslinjer og rapportere til Helse Nord RHF i samsvar med disse. Sykehusapotek Nord har ikke klart å følge de vedtatte retningslinjene for risikostyring i 2012. Det er dermed heller ikke rapportert i samsvar med disse. Risikostyringsprosessen ble igangsatt på slutten av 2012 og fortsetter i 2013. Det forventes at retningslinjene blir fulgt i 2013. I forbindelse med planlegging av prosjekter er det gjennomført risikoanalyser. Ledelsen skal minimum en gang per år ha en samlet gjennomgang av foretakets interne styring og kontroll. Ledelsens vurderinger og beslutninger skal dokumenteres. Det er ikke gjennomført en gjennomgang av foretakets interne styring og kontroll i 2012. 10 17

Verifisere at leverandører som innehar rollen databehandlere oppfyller de krav i lover og forskrifter som er tillagt databehandlerrollen og at nødvendige krav er nedfelt i leveranseavtaler. Sykehusapotek Nord har inngått databehandleravtale med Espire AS som leverer fagsystemet som benyttes i foretaket. Ved omstilling av virksomheten, herunder innføring av ny teknologi og organisasjonsendringer, må det foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha, også for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for pasientene. Der det foreligger risiko for uønskede hendelser skal det etableres særlige overvåkingsrutiner og forebyggende tiltak for å redusere risiko. Det har ikke vært gjennomført organisasjonsendringer i foretaket i 2012. Nytt apotekfagsystem (FarmaPro 5) ble innført i mars 2012. På foretaksnivå ble det ikke gjort risikoanalyse av innføringen. Innføringen av nytt system var helt nødvendig som følge av innføring av e-resept og utfasing av gammelt system. Sykehusapotek Nord HF skal styrebehandle: Årlig gjennomgang av tilstanden i helseforetaket med hensyn på risikovurdering, oppfølging av internkontroll og pasientsikkerhet, og tiltak for å følge opp avvik. Det har ikke vært styrebehandlet årlig gjennomgang av tilstanden i helseforetaket. 6.3 Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvaltning Følge opp tilstandsanalysene som er gjennomført i 2011 med oppdaterte vedlikeholdsplaner for 2013-2016. Innen første halvår 2012, løpende følge opp pålagte utbedringer fra tilsynsmyndigheter og samordne vedlikeholdsplanene med investeringsplanene og inkludere plan for forbedring av minimumstilstand for bygg i en økonomisk langtidsplan. Sykehusapotek Nord eier ingen egne bygg. Tilsyn fra Statens Legemiddelverk har avdekket at foretakets produksjonslokaler ikke holder godkjent standard. I samarbeid med sykehusene jobbes det med å gjennomføre nødvendige endringer for å få godkjente lokaler for produksjon. Samarbeide i Eiendomsforum om å: - utarbeide KPI-er 4 for eiendomsdriften - utarbeide forslag til ulike husleiemodeller som synliggjør potensielle kostnadsreduksjoner Sykehusapotek Nord deltar ikke i Eiendomsforum da foretaket ikke har egne eiendommer. 4 Key Performance Indicators; også kalt styringsparametre, styringsvariabler og resultatindikatorer. 11 18

6.4 Innkjøp Helseforetakene skal: Ha tydelig ledelsesforankring av innkjøpsaktiviteten og sørge for at overordnede målsettinger uttrykkes gjennom foretakets innkjøpsstrategier, samordnet mot Helse Nord RHFs felles innkjøpsstrategi. Sykehusapotek Nord har ikke utarbeidet en egen innkjøpsstrategi, men forholder seg til Helse Nords felles innkjøpsstrategi. Sykehusapotek Nord deltar i nasjonalt samarbeid om anskaffelse av legemidler til helseforetakene, og forholder seg til avtaler som inngås nasjonalt og regionalt. Følge opp evalueringer med tiltak for å styrke kvaliteten i offentlige anskaffelser i samarbeid med de andre HF-ene og RHF gjennom Innkjøpsforum. Sykehusapotek Nord deltar ikke i Innkjøpsforum, men blir orientert om arbeidet i forumet. 6.5 Gaver, stiftelser, legater og fond Rapportere status på helseforetakets forhold til stiftelser og legater, herunder om revisjonsrutiner er etablert, innen 01.05.2012. Sykehusapotek Nord har ikke noe forhold til noen stiftelser eller legater. 6.6 Klima- og miljøtiltak Påbegynne arbeidet med å utforme klima- og miljøstyring, kartlegge foretakets miljøpåvirkning og utarbeide miljømål, samt legge til rette for miljøsertifisering i samarbeid med det felles nasjonale prosjektet og gjennom regionalt miljønettverk. Sykehusapotek Nord har påbegynt arbeidet med å utforme klima- og miljøstyring, kartlegge foretakets miljøpåvirkning og utarbeide miljømål, samt legge til rette for miljøsertifisering i samarbeid med det felles nasjonale prosjektet og gjennom regionalt miljønettverk. Iverksette de tiltakene som gjenstår i mulighetsstudien og spesielt legge en plan for gjennomføring av ENØK-tiltak basert på rapporter fra 2011, herunder legge til rette for energiøkonomisering og klimavennlig oppvarming, samt dialog med kommunene for å se på mulighetene for å etablere fjernvarmeløsninger 5. 5 Se også sak E65-11 og E03-12 fra Eiendomsforum 12 19

Sykehusapotek Nord leier lokaler av sykehusene, og forholder seg til de ENØK-tiltak som sykehusene innfører. 6.7 Organisasjons- og lederutvikling og arbeidsgiverstrategi Avgi ressurs til og delta i prosjekt FIKS6. Delta aktivt i arbeidet rundt standardisering av pasientforløp i regionen innenfor rammene som legges i programmet. Sykehusapotek Nord deltar ikke med faste ressurser i prosjektet, men bidrar med fagkompetanse når det er behov for det. Direktøren deltar i styringsgruppa for FIKS. MinGat 7 skal i 2012 være tatt i bruk av alle ansatte i Helse Nord. MinGat er tatt i bruk av alle ansatte i Sykehusapotek Nord. 6.7.1 Personal og kompetanse Gjennom forbedringsarbeid utvikle god og helhetlig bemanningsplanleging som del av ressursstyring. Bemanningsplanlegging skal bygge på forløpsplanlegging. Sykehusapotek Nord planlegger sin bemanning i forhold til aktiviteten i de ulike avdelingene i apotekene. Sykehusapotek Nord benytter ikke forløpsplanlegging. Arbeide aktivt for å få ned antallet deltidsstillinger med minst 20 % i forhold til utgangspunktet pr. 01.01.2011 8. Rapportere tiltak som er iverksatt jf. retningslinjer om rapporteringsformat i egen ekspedisjon. Antall deltidsstillinger i Sykehusapotek Nord har vært stabilt de siste årene. Det har ikke vært noen reduksjon i antall deltidsstillinger. Ansatte som jobber deltid gjør dette frivillig som følge av den ansattes livssituasjon. Ha systematisk oversikt over medarbeidere i deltidsstillinger som ønsker høyere stillingsandel. Sykehusapotek Nord har per tiden ingen ansatte som ønsker høyere stillingsandel. I samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene utvikle egne prosjekter og gode tiltak som kan bidra til å øke stillingsandelen for medarbeidere i deltidsstillinger og gi flere heltidsstillinger. Det er slik Sykehusapotek Nord og dets tillitsvalgte ser det ikke behov for å utvikle egne 6 Felles Innføring av Kliniske Systemer 7 Arbeidsplansystem i Helse Nord 8 Jf. krav gitt i Oppdragsdokument 2011 fra HOD 13 20

prosjekter og tiltak som kan bidra til å øke stillingsandelen for medarbeidere i deltidsstillinger og gi flere heltidsstillinger. I samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene arbeide for at permisjonspraksis ikke medfører unødvendige midlertidige tilsettinger. Det er slik Sykehusapotek Nord og dets tillitsvalgte ser det ikke behov for å endre permisjonspraksis for å unngå unødvendige midlertidige tilsettinger. 6.7.2 Helse, miljø og sikkerhet (HMS) Redusere antall brudd på vernebestemmelsene i arbeidsmiljøloven, gjennom opplæring av ledere på alle nivåer, opprydding i og korrekt bruk av arbeidsplansystemet GAT. Sykehusapotek Nord har ingen meldte brudd på vernebestemmelsene i arbeidsmiljøloven i 2012. Redusere sykefraværet med ett prosentpoeng i forhold til gjennomsnittet i perioden januar til oktober 2011. Sykefraværet i 2012 var på 7,5 %. For perioden januar til oktober 2011 var fraværet på 9,7 %. Fraværet er altså redusert med 2,2 prosentpoeng. Det er hovedsakelig det lange fraværet som er redusert i forhold til 2011. 6.8 Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) Innføre rapportering på ulykkesskader til NPR. Plan for innføring oversendes Helse Nord RHF innen 27. februar 2012. Dette punktet er ikke aktuelt for Sykehusapotek Nord. 7. Personal 7.1 Bemanning Utviklingen i bemanningen kommenteres. Her er det naturlig å sammenligne med samme periode i forrige år. Endringen sees også i sammenheng med nye funksjoner innenfor satsingsområder dersom dette er relevant. Bemanningsutviklingen sees i sammenheng med lønnskostnadsutviklingen. Her kan det også være nyttig å gjøre sammenligninger med økning i lønnsutbetalingsmassen dersom dette er relevant. 14 21

95 90 85 80 75 2012 2011 2010 70 65 Figuren over viser bemanningsutviklingen siste tre år. I forhold til 2011 har bemanningen vært stabil. Den lå noe over i begynnelsen av året, og under i slutten av 2012. Ledige stillinger i foretaksledelsen har vært holdt vakante for å begrense underskuddet, mens det har vært bemanningsøkning i produksjon og rådgivning. Dette for å kunne levere de etterspurte tjenestene. Med unntak av vakante stillinger i foretaksledelsen er alle stillinger besatt per 31.12.2012. 7.1.1 Faste stillinger og deltid Siste tilgjengelige data kommenteres. Det beskrives kort hvilke konkrete tiltak som gjøres for å redusere andel deltid og øke gjennomsnittlig stillingsprosent. Per desember 2012 var det 93 ansatte i Sykehusapotek Nord. Av disse er 18 deltidsansatte. Disse jobber deltid som følge av livsfase, uførhet eller deltidspensjon. Det gjøres derfor ikke noen tiltak for å redusere andel deltid. 7.2 Sykefravær Siste tilgjengelige data kommenteres. Det skrives kort om de tiltak som gjøres for oppfølging av sykefravær. Totalt sykefravær ble på 7,5 % i 2012. Dette er en reduksjon på 2,7 prosentpoeng i forhold til i 2011. 15 22

16 % 14 % 12 % 10 % 08 % 06 % 04 % 02 % 00 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Fravær 2011 Fravær 2012 Figuren viser utviklingen i sykefravær i 2011 og 2012. Med unntak av for februar og mars har fraværet vært lavere alle måneder i 2012 enn i 2011. På grunn av bytte av lønns- og personalsystem er det vanskelig å sammenligne tallene som viser foredeling av fraværet på fraværslengde. For de første åtte månedene i 2012 fordeler fraværet seg slik: Egenmelding er S.fravær 1-3 d Fravær 4-16 d Fravær 17-56 d Fravær > 56 d Sum fravær 2011 1,3 % 0,3 % 0,9 % 2,6 % 5,1 % 10,2 % Per august 2012 1,6 % 0,1 % 0,8 % 2,0 % 3,4 % 8,0 % Endring 0,3 % -0,2 % -0,1 % -0,6 % -1,7 % -2,2 % Det korte fraværet er omtrent uendret i forhold til 2011, mens det lange fraværet har gått ned. For de siste fire månedene fordeler fraværet seg slik: 16 dager - 8 Mer enn 8 1-3 dager 4-16 dager uker uker Totalt Sept-des. 2012 1,3 % 0,6 % 1,8 % 2,7 % 6,4 % De nye rapportene skiller ikke mellom egenmeldt fravær og sykemeldt fravær. Det lange fraværet holder seg lavt, og det korte fraværet er noe redusert i forhold til de første åtte månedene. Årsakene til reduksjonene i det lange fraværet er at syke har blitt friske eller har gått over på uførepensjon og lignende. Sykehusapotek Nord er en IA-bedrift, og det jobbes systematisk med oppfølgingen av de langtidssykemeldte i tråd med retningslinjene fra NAV. 16 23

7.3 Lederoppfølging Redegjør for hvordan det arbeides for å sikre rekrutteringsgrunnlaget for ledende stillinger i foretakgruppen, herunder også hvordan arbeidet med lederutvikling og suksesjonsplanlegging ivaretas. Ledere i Sykehusapotek Nord rekrutteres både internt og eksternt. De fleste lederstillinger utlyses eksternt, dette for å sikre at den som ansettes i stillingen er den beste kandidaten. Det har vært fire faste lederansettelser i 2012. Av disse er tre rekruttert internt. I 2012 har en leder avsluttet Master i helseledelse, og en leder har begynt på deltids MBAstudium. En leder har deltatt på Nasjonalt topplederprogram i 2012, totalt har tre ansatte i Sykehusapotek Nord gjennomført Nasjonalt topplederprogram. I samarbeid med de øvrige sykehusapotekforetakene deltar alle ledere i Sykehusapotek Nord på lederutviklingsprogram i kommunikasjon og rådgivning. 17 24