Årsmelding 2012 for IKA Øst Årsmeldingen er strukturert i hht. virksomhetsplanen med et hovedskille mellom egenforvaltning og fagsaker. Egenforvaltning. IKA Øst har vært i løpende drift med en ansatt og egen kontorplass i Basarene, samlokalisert med Statsarkivet i Hamar (SAH), fra 16.04.12. Daglig leder er eneste ansatte og tiltrådte 16.04.12. Det var på alle måter oppstart fra scratch med innflytting i et tomt kontorlokale helt uten infrastruktur. De første ukene foregikk virksomheten med provisoriske løsninger mht. telefon, e-post, internett, datautstyr, post med mer. Permanente løsninger for egen infrastruktur kunne først etableres etter at organisasjonsnummer for IKA Øst kom på plass. Styringsdokumenter Daglig leder ga høy prioritet til arbeidet med styringsdokumenter og utarbeidet tidlig en strategiplan for planperioden 2012-2015 og en virksomhetsplan for 2012. Dokumentene ble vedtatt i styremøte 30.05. Arkivplan for IKA Øst er også utarbeidet. Arkivplanen skal revideres årlig. IKA Øst følger internasjonale yrkesetiske retningslinjer for arkivarer, vedtatt på generalforsamlingen i International Council on Archives 1996. Styringsdokumentene er lagt ut på hjemmesiden til IKA Øst. Styret, representantskapet og selskapsavtalen Det er avholdt åtte styremøter og fire representantskapsmøter i 2012. En viktig sak for styremøtene i første kvartal var rekruttering og ansettelse av daglig leder. Budsjettet for 2013 ble behandlet av styret 13. juni og vedtatt av representantskapet 21. juni. Virksomhetsplan for 2013 ble vedtatt på styremøte 22. november. Sammensetningen av styret og representantskapet har ikke vært endret i løpet av 2012. Det er vedtatt at IKA Øst skal følge kommunale regnskapsprinsipper fra og med 2012. Dette forutsetter endring av selskapsavtalen. Styret sendte selskapsavtalen med endringsforslag til representantskapet som behandlet endringene på møte 21. juni. Endringsforslagene ble deretter distribuert til eierkommunene for behandling. Avtaler Siden oppstarten av den løpende virksomheten 16.04.12 har IKA Øst inngått en rekke avtaler for administrasjon, egenforvaltning, innkjøp mm.
Avtale om disponering av kontorplass og fellesarealer er inngått med SAH. Avtalen dekker ikke renholdstjenester. Renholder er derfor engasjert på timebasis og innmeldt i lønnssystemet til IKA Øst. Gårdeier (Olrudgruppen) krevde en framleiekontrakt mellom SAH og IKA Øst. Avtalen med gårdeier inkluderer disposisjon av egen postkasse for IKA Øst. Melding om postadresse for IKA Øst kunne dermed sendes Posten. Avtale om IKT-tjenester, regnskaps- og økonomitjenester og arkivtjenester er inngått med Hedmark fylkeskommune, hhv. Serviceenhet for IKT, Serviceenhet Regnskap og Serviceenhet arkiv. Hedmark Revisjon IKS er selskapets revisor. Rutiner for fakturabehandling (kontering, attestasjon og anvisning) var på plass fra juni. Rutinene fungerer slik de skal. Eget reiseregningsskjema er utarbeidet for IKA Øst. Styre- og representantskapsmedlemmer kan benytte dette skjemaet for både reiseregning og møtegodtgjørelse. Reiseregning i elektronisk form er distribuert til styre- og representantskapsmedlemmene. Når det gjelder arkivtjenesten spesielt, er IKA Øst opprettet som selvstendig arkivskaper med egen arkivdel i HFKs sak/arkivsystem. IKT-tjenestene ligger i bunnen for sikker oppkobling for arkivtjenesten og for fakturabehandlingen. Sparebanken Hedmark er bankforbindelse for IKA Øst. Informasjon om organisasjonsnummer, regnskapsfører og konto for skattetrekk er sendt til Skatteoppkreveren for Hamar og Stange. Melding om opprettelse av selskapet ble sendt Brønnøysund medio mai, og organisasjonsnummer ble tildelt 02.06.12. Korrigerte adresseopplysninger og oppdatering av annen kontaktinformasjon er sendt Brønnøysundregistrene etter hvert som dette har kommet på plass. IKA Øst er ved utgangen av året registrert i Foretaksregisteret, AA-registeret og MVA-registeret. IKA Øst er innmeldt i KLP og daglig leders medlemskap gjelder fra 16.04.12. Infrastruktur Det har vært behov for en rekke innkjøp (kontormøbler, kopimaskin/printer/skanner, datautstyr (hardware), logo/profileringsprodukter, telefon, internett med mer). Generelt har IKA Øst benyttet rammeavtalene som Hedmark fylkeskommune har hos diverse leverandører. IKA Øst har også behov for programvare utover standard kontorstøtteverktøy. Ved utgangen av året har IKA Øst den nødvendige teknologiske infrastrukturen for å håndtere innlevert, elektronisk arkivmateriale. Det var høyt prioritert å få på plass e-postadresse og webside for IKA Øst. Egen webside (www.ikaøst.no) og e-post har vært oppegående fra 09.07.12. Websiden oppdateres og utvikles løpende.
Økonomi Driftsregnskapet for IKA Øst IKS er i 2012 avsluttet med et mindreforbruk (overskudd) på kr 157.667,13. Mindreforbruket skyldes i hovedsak innsparinger på lønn fordi daglig leder først ble ansatt 16.04.12. Noe av denne innsparingen er benyttet til innkjøp av varer og tjenester. Disponeringen av mindreforbruket vil bli lagt fram for representantskapet. Styret foreslår at mindreforbruket overføres disposisjonsfondet. Styret er av den oppfatning at forutsetningen for videre drift er til stede. Fagsaker Kontaktforum Et faglig kontaktforum med en representant fra hver av medlemskommunene er etablert. Vi har gjennomført to møter i løpet av andre halvår og ellers hatt kontakt på ad hoc - basis. Et viktig tema for dette forumet var Riksarkivarens utkast til nye bevaringsbestemmelser for kommunesektoren, og gjennomgang av høringssvar fra IKA Øst. Svært forsinket sendte Riksarkivaren utkast til nye bevaringsbestemmelser for kommunesektoren på høring. IKA Øst sendte sitt høringssvar innen høringsfristen. På KAI 1 -konferansen i september ble lederne enige om å distribuere sine høringssvar internt i KAI-familien. Høringssvaret fra IKA Øst er distribuert, og de fleste andre KAI-institusjonene har fulgt oppfordringen om å dele sine høringssvar med gruppen. Medlemmene i kontaktforum har vært viktig som bindeledd til den enkelte kommune i arbeidet med kartlegging av den enkelte kommunes bevaringsaktuelle, elektroniske arkivmateriale. Kartlegging av bevaringsaktuelt, elektronisk arkivmateriale i medlemskommunene. Kartlegging av bevaringsaktuelt, elektronisk arkivmateriale i medlemskommunene er godt i gang. Medlemmene i kontaktforum har innrapportert sine systemoversikter, og daglig leder har gjennomført kartleggingsmøter med Hamar kommune og Hedmark IKT for mer omfattende informasjon om fagsystemer. Ved utgangen av året er ca. 100 systemforekomster kartlagt. Flere kommuner benytter de samme fagsystemene. Generelt kan systemene plasseres i noen få hovedgrupper: For en av hovedgruppene (sak/arkiv) gjelder bevaringspåbud. For en annen gruppe ( andre, internadministrative systemer ) har det tradisjonelt vært kassasjonsvedtak, mens det for en tredje gruppe (fagsystemer) må vurderes fra system til system. Spørsmålet om bevaring eller kassasjon av informasjon fra fagsystemer må vurderes individuelt for det enkelte system. Bevaringsvurderingen må gjennomføres etter at de nye bevaringsbestemmelsene er vedtatt (forhåpentligvis i løpet av 2013). 1 KAI Kommunale ArkivInstitusjoner omfatter byarkiv, fylkesarkiv og evt. andre kommunale arkivinstitusjoner i tillegg til IKA.
Mottak av elektronisk arkivmateriale En viktig milepæl ble nådd da IKA Øst i november kunne ta i mot den første innleveringen av et elektronisk arkiv. Dette var en avsluttet arkivdel fra et sak/arkivsystem fra HFK. Dette er dermed underlagt bevaringspåbud. I tillegg har IKA Øst også tatt inn et elektronisk fagsystem fra Hamar kommune. Dette var et system som sto i fare for å gå tapt om ingenting var blitt gjort. En nærmere gjennomgang av systemet, viser at dette fyller nødvendige kriterier for bevaring. Målsettingen om å være i gang med mottak og kvalitetssikring av arkivuttrekk i løpet av 2012, er dermed nådd. Arbeidet med konkretisering av tjenestetilbudet og retningslinjer for prising av tjenester er startet, og dette vil bli videreført i 2013. Kommunenes periodisering av sak/arkivsystemer følger valgperiodene, dvs. neste runde med periodisering kommer etter kommunevalget i 2015. Dette er et evigvarende arbeid, men det er samtidig et grunnlag for å bygge opp en bevaringsplan for IKA Øst sine medlemskommuner. Eksterne møtefora Daglig leder har deltatt på IKA ledermøte (Bergen i mai) og på KAI-konferansen 2012 (Kongsberg i september). KAI-konferansen omfattet også et eget møte for alle KAI-ledere. Videre har daglig leder hatt møte med IKA Opplandene, bl.a. om løsninger for digitalt sikringsmagasin. IKA Øst sendte i november en forespørsel til Riksarkivaren med spørsmål om status for Riksarkivarens arbeid med digitalt sikringsmagasin. Forespørselen er i skrivende stund ikke besvart! Det er jevnlig formell og uformell faglig kontakt med IKTarkivarer på SAH. Daglig leder holdt en presentasjon av IKA Øst for Regionrådet for Hamarregionen i desember. Arkivmeldingen. Arkivmeldingen (Meld. St. 7, 2012-2013) kom sterkt forsinket. Et spenningsmoment i forbindelse med denne meldingen var kapitlet om fremtidig organisering av Arkivverket. Ettersom IKA Øst er samlokalisert med SAH, ville en evt. relokalisering av SAH hatt konsekvenser for IKA Øst. Arkivmeldingen er imidlertid klar på at den eksisterende strukturen og organiseringen av arkivverket skal bestå. Meldingen anbefaler dessuten en arbeidsdeling mellom statsarkivene mht. etatsoppgaver og en styrking av den kompetansen som enkelte statsarkiv allerede har innenfor spesielle etatsoppgaver. Statsarkivet i Hamar har i mange år utført etatsoppgaver innenfor spesialfeltet elektronisk arkiv. Det faglige miljøet som IKA Øst er en del av, vil dermed bestå. Nye lokaler - byggesak Statsarkivets leieavtale i Basarene gjelder ut 2015, og det har lenge vært arbeidet med planer for nye lokaler for Statsarkivet. Dette har tett sammenheng med permanente lokaler for IKA