DATO: 09.02.10 VERSJON: 1,0 TIL: APOTEKENE VEST LEDERGRUPPE KOPI: FRA: EMNE: ESPEN UPPHEIM, BEREDSKAPSKOORDINATOR EVALUERING AV PANDEMIBEREDSKAPEN I APOTEKENE VEST EVALUERING AV PANDEMIBEREDSKAPEN I APOTEKENE VEST Bakgrunn: Vi har nå passert andre bølge i pandemien, den såkalte svineinfluensaen, eller A(H1N1). Siden det for tiden er anslått liten smitteaktivitet i befolkningen, er det på sin plass å oppsummere aktiviteten i foretaket så langt. Det er i rapporten fokusert på forhold som spesifikt angår pandemiberedskap i, og det er lagt liten vekt på generelle eksterne forhold. Forhold som rapporten vurderer: 1. Tiltak som har blitt satt i verk under pandemien. 2. Kommunikasjonsflyt innad i og fra/til eksterne kilder under pandemien. 3. Er beredskapsplanen for robust nok for håndtering av en pandemi? Oppsummering og konklusjon: Kort oppsummert kan man si at pandemien ble godt håndtert i. I løpet av noen hektiske dager i august ble mange satt arbeid utenom fagsjef og beredskapsutvalg, og tiltak som i fremtiden kan begrense en slik utvikling er satt i verk. De kommunikasjonsproblemene som har oppstått internt i bør brukes til å avgjøre om Informasjons og kommunikasjonsstrategi for HF er robust nok, eller om den bør forbedres på enkeltpunkt. I store trekk har beredskapsplanen for vært robust nok for de hendingene som så langt har skjedd i løpet av pandemien, men enkeltpunkt i planen må forbedres. Gjennom tabell 1, 2 og 3 får man en oversikt over hvilke tiltak som er utført, og hvilke som gjenstår. F:\ HF Stab\Fag og Kvalitetsarbeid\Beredskapskoordinator\Pandemier\Evaluering\Evaluering av pandemiberedskap i versjon 1,0.doc
Tidsrom: følgende tidslinje viser utviklingen av den nye influensaen fra utbruddet i i mars 2009 og fram til nå. 17. mars: tilfelle i 13. april: tilfelle i USA 24. april: WHO varsler om utbrudd. 26.april: første dir.møte Helse Vest 9. mai: første to 1. juni: WHO: 17410, 115 døde 28. august: WHO: land på sørlige hemisfære ser ut til å ha passert toppen 30. sept.: første fullførte kliniske utprøvning av A(H1N1) vaksine i verden (Kina) 5. okt.: FN: rike land bør dele vaksiner med utviklingsland 19. okt: masse vaksinering starter i Norge 11. jan: Folkehelseinst. og Helsedir. erklærer at 2. bølge er over Mars 09 April Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Des. n. 10 13. april: dødsfall i 1. mai: WHO melder om 331 i 11 land 19. og 20. mai: to nye 29.juni: første tilfelle av Tamifluresistens (Danmark) 26.juli: 4Hleir avsluttes pga. 50 3. sept.: første dødsfall i Norge (danske) 1. oktober: SLV har godkjent A(H1N1) vaksinene i Norge 12. oktober: massevaks. starter i Sverige 27. nov: WHO: mutasjon som fører virus dypt ned i lunger: Norge, Ukraina, Brasil, USA, Kina, pan, F:\ HF Stab\Fag og Kvalitetsarbeid\Beredskapskoordinator\Pandemier\Evaluering\Evaluering av pandemiberedskap i versjon 1,0.doc
1. Tiltak som har blitt satt i verk under pandemien: Tabell 1: Tiltak i som følge av pandemiutviklingen Dato Tiltak Bestilt av Kommentar Tiltak utført 27.04.09 Ferdigstilt oversikt over lagerbeholdning av De utvalgte varenumre bør inngå i utvalgte paranterale antibiotika vareprofil i FarmaPro for framtidig monitorering. 28.04.09 Utnevnelse av vikar for AD Marianne Saugestad inn som vikar til beredskapskoordinator 22.05.09 Ferdigstilt oversikt over lagerbeholdning av utvalgte parenterale antibiotika og intensivlegemidler 27.05.09 Ferdigstilt oversikt over lagerbeholdning kritiske legemidler ApoV 04.06.09. Se kommentar 27.04.09. Selv om de kritiske legemidlene ikke har vært etterspurt av, kreves tett monitorering i pandemiperioden. Det bør lages en identisk vareprofil for alle apotek i. Oppdatering av liste fra 22.05.09. 10.08.09 Ferdigstilt oversikt over lagerbeholdning av parenterale antibiotika på liste fra 22.05.09 14.08.09 Ferdigstilt ApoV, status og salgplan Dette var en rapport til som formidlet status for lagerbeholdning og behov for innkjøp, samt andre forhold av betydning for pandemien. 20.08.09 Utarbeidet oppdatert ApoV, status og slagplan. 25.08.09 Beredskapskoordinator får tilgang til FarmaPro i alle fire apotek 27.08.09 Bestilling av intensivlegemidler og parenterale antibiotika tas vekk fra agendaen etter at det blir klart (fra NMD) at sentralt oppbygd lager skal betjene behovet for disse varegruppene 11.09.09 Ferdigstilt oversikt over lagerbeholdning og behov for innkjøp av utvalgte perorale antibiotika, som ikke dekkes av sentralt lager 16.09.09 Innkjøp av perorale antibiotika i hvert apotek, fordelt ut fra salg av de respektive preparater 11.09.09 Ferdigstilt oversikt over lagerbeholdning av Tamiflu og Relenza 19.10.09 Ferdig utkast til Prosedyre for uttak av legemidler ved pandemier 04.12.09 Ferdigstilt totaloversikt over intensivlegemidler, perorale antibiotika, parenterale antibiotika og antiviralia/vaksiner. 05.01.10 Nedregulering av lager for perorale antibiotika til normalnivå 13.01.10 Ferdig utarbeidet oversikt over utgifter for knyttet til pandemi og pandemiplanlegging 15.01.10 Ferdigstilt samlet oversikt over kritiske legemidler i (med DDD) 19.01.10 Påminnelse om nedregulering av lager perorale antibiotika En vareprofil i FarmaPro for hver av de nevnte varegruppene vil forenkle en framtidig gjentakelse av bestillingen eller intern monitorering. Denne tilgangen er hensiktsmessig for å begrense ressursbruk ved lignende hendelser i framtiden. Bedre kommunikasjon fra om bruk av sentralt lager ville spart mye arbeid med estimat av kostnader for innkjøp av de nevnte varegrupper. Se kommentar 27.04.09 Beredskapskontakter ble bedt om å øke lagrene. Responstid var noe varierende, noe som krever utarbeidelse av en prioriteringsliste for ber.kont. Se kommentar 27.04.09. Fagdir. Helse Vest Etter at tidligere utkast hadde blitt avvist, ble et nytt utkast sendt til fagdir. Det har ikke kommet svar i retur. Oppfølging basert på oppretting av vareprofiler for de nevnte varegrupper. Forenkler videre behandling av forespørsler. Etter rapport fra Folkehelseinst. og HOD. om å regulere ned pandemiberedskapen. Ber.kont. må varsles. Ikke godkjent Log.sjef utarbeidet oversikten Se kommentar 27.05.09 Ny rapp. fra FHI og H.Dir om nedregulering til normalnivå. Ber.kont. varsles. F:\ HF Stab\Fag og Kvalitetsarbeid\Beredskapskoordinator\Pandemier\Evaluering\Evaluering av pandemiberedskap i versjon 1,0.doc
2. Kommunikasjonsflyt innad i og til/fra eksternt hold under pandemien: I har følgende hendelser oppstått under pandemien som angår kommunikasjon: Tabell 2: Kommunikasjon i under pandemien Kategori Fra Til Hendelse Kommentar Tiltak utført Fagsjef, Ber.kont. Oppdrag fra både fagsjef og Vanskelig å vurdere hvem som er oppdragsgiver og hvem som skal ha svar. ApoV, alle ApoV, alle Varsling angående pandemien; føringer for infoflyt med henvisning til Info og komm.strategi for ApoV Apotekforeningen kom med anbefaling om å lage en plan for å gjøre viktig info tilgjengelig for alle så snart som mulig. Apotekerne Pressemeldinger og lignende angående pandemien ble ikke konsekvent sendt til apotekerne PUBgruppen, kopi apotekere PUB, alle PUB, alle PUB, PROD, LOG, AFT/AFR Konsekvenser for PUB under pandemien ble kommunisert direkte til PUBgruppen og avd.ledelsen, og disse ble også bedt om å varsle pasienter med nedsatt immunforsvar og tilby særordninger Info om munnbind og forslag om utsetting av hånddesinfeksjon i PUB ble sendt til PUBgruppa og avd.lederne Forelagte tiltak ble ikke gitt tilbakemelding på til avsenderne, slik at purring ble nødvendig. Tiltak som ble gjort i den enkelte avdeling ble ikke videreformidlet i tilstrekkelig grad Eksternt Sykehusap. Sendt info kun til sykehusapotek i Helse Sør Øst Eksternt Apotekfor. ApoV og fagsjef ble satt opp på mailingliste fra Apotekfor. med pand.info. Eksternt AD AD Informasjon om sentralt lager for pandemilegemidler gikk fra adm.dir. til adm.dir. Eksternt Ukesrapporter med status for pandemien kom ikke hver uke Eksternt ApoV Ukentlige rapporter til Helse Vest om status i ApoV ble ikke sendt hver uke Ikke tydelig nok For å tydeliggjøre hvordan infoflyten burde foregå under pandemien, burde føringer for dette blitt sendt ut. Dette ble ikke tilstrekkelig gjennomført. Intranett brukes ikke av alle og ikke alle leser epost daglig. Ekstraordinært pandeminytt burde hatt en egen informasjonskanal koordinert av apotekerne/ ber.kont. Ifølge Info og komm.strategi for ApoV skal dette gjøres. Dette handlingsmønsteret var svært hensiktsmessig og fulgte et ønsket en modell fra SAFETECs hovedrapport om legemiddelberedskap fra oktober 2009 angående varsling. Dette ble gjort i samsvar med anbefalinger fra Apotekforeningen. Avklaringer som dette burde vært satt vha. tidsfrister for tilbakemelding. Fagsjef og kjente ikke til hva som ble besluttet på interne avd.møter angående pandemien. Viktig info har blitt forsinket under pandemien pga. adresserot og mangelfull oversikt over sykehusapotek Dette var hensiktsmessig, og gjorde at denne infoen ble distribuert til ber.kont. og apotekere Denne informasjon fungerte godt da lageret ble opprettet. Senere tok det tid før formidlingen fra Sykehusapotekene HF kom i godt gjenge, og fagsjefer og beredskapskoordinatorer fikk kopi av informasjonen og direkte kontakt for mindre avklaringer. Dette skjedde angivelig på grunn av forglemmelse Skjedde på grunn av manglende informasjon fra om hvorvidt rapporten skulle sendes selv om det ikke var noe nytt å rapportere. Etter kontrollspørsmål viste det seg at ønsket rapport uansett. Evaluering av pandemiberedskap i versjon 1,0.doc
3. Er beredskapsplanen for robust nok for håndtering av en pandemi? Vurdering av hvorvidt beredskapsplanen er robust nok baserer seg på hovedpunkt 13 i planen, med underpunkter, som omhandler mulige hendelser og risikomatrise. Tabell 3: Underpunkter til punkt 13 i beredskapsplanen (i plan og under utarbeidelse) og vurdering av om disse er robuste nok Kategori Punkt Problemstilling Kommentar Tiltak utført I plan A: Forsyningssvikt av viktige legemidler Ikke aktuelt. Punktet tar høyde for aktuelle hendelser. Tilføyelse om nasjonalt pandemilager. I plan B: Rask økning i etterspørsel av legemidler F.eks. Ventoline og Atrovent, Tamiflu Det er tatt høyde for de aktuelle hendelsene. Salbutamol er def. Utarb. B: Rask økning i etterspørsel av legemidler En prosedyre måtte lages for å regulere uttak. Prosedyre var i utgangspunktet laget for Tamiflu. som kritisk legem. Henvisning til prosedyren kommer inn i beredskapsplanen når den er godkjent av fagdir. i I plan C: Bortfall av bygningsmasse Ikke aktuelt Robust nok. I plan D: Bortfall av arbeidskraft Høyst aktuelt. Planen fulgt og tiltak iverksatt. Pensjonister og studenter kartlagt og forespurt. Testing og behandling av eget personell mangler. Inndragning av ferie og beordring, samt flytting av personale mellom apotkene var også aktuelt og ble forberedt. Testing og behandling av eget personell mangler. Listene for kritisk personell ble brukt som utgangspunkt. Egen liste for oversikt over vaksinerte må lages. Under pandemien ble lokale varianter brukt. Reiserestriksjoner mangler. Utarb. E: Bortfall av IKT Ikke aktuelt Må utarbeides, men ikke som følge av pandemien. Utarb. I KVASS: Knapp som er kalt Spesielle forhold vedr. pandemier Mål: gjøre beredskapsinfo vedrørende pandemien mer tilgjengelig Ved å legge info inn under denne knappen, ble info om pandemiberedskap skilt fra øvrig beredskap. Bergen, 09.02.10 Espen Uppheim (sign) Beredskapskoordinator Tlf. 55975410 Mob. 90082779 Faks. 55291572 Epost: espen.uppheim@apotekenevest.no Postadresse: Haukeland sykehusapotek, Pb. 1, 5021 Bergen Evaluering av pandemiberedskap i versjon 1,0.doc