Møteinnkalling Sakskart til møte i Koordineringsutvalget 23.02.2015 Møtested Galleriet fylkestingsalen Møtedato 23.02.2015 Tid NB! 09:00
Saksliste Saksnr Tittel Notater 2/15 Eierstyring - valgkomiteer, generalforsamlinger, årsrapporter 3/15 Kontorsituasjon i Schweigaardsgt. 6 og møterom 250 4/15 Folkevalgtopplæring høsten 2015 5/15 Friluftslivets år 2015 - informasjon om planlagte aktiviteter 1/15 Saken er unntatt offentlighet. Sakskartet er lagt i medlemmenes posthyller.
Notater
Notater
Notat til behandling Dato: Arkivref: 12.02.2015 2015/1024-2 Saksnr Utvalg Møtedato 2/15 Koordineringsutvalget 23.02.2015 Eierstyring - valgkomiteer, generalforsamlinger, årsrapporter Saksredegjørelse Formålet med dette notatet er å få en drøfting i koordineringsutvalget av eierstyringstemaer som er viktige i forhold til saker som skal fremmes til ordinær politisk behandling fremover. Notatet er også en innledning til oppfølging av ett av punktene i fylkesutvalgets vedtak i sak 18/15: «Valgkomitéenes sammensetning og oppnevning av disse skal inngå som en del av det videre arbeidet.» Valgkomitéenes rolle, sammensetning og oppnevning Generelt: Bruk av valgkomité skal sikre sammensetning av styre med komplementær kompetanse og i tråd med eiers formål med selskapet. Valgkomité i aksjeselskaper oppnevnes av og avgir sin innstilling til generalforsamlingen. KS-anbefaling: Bør vedtektsfeste bruk av valgkomité. Bør sammensettes for å reflektere eierandel. Generalforsamlingen velger leder av valgkomitéen. Valgkomitéens innstilling til eierorganet (generalforsamlingen) bør begrunnes. Valgkomitéen bør ha dialog med styret før forslag fremmes. Kriterier for styresammensetning bør legges til grunn for forslaget til styrerepresentanter. AFKs overordnede prinsipper bestemmelser med betydning for valgkomitéer: Alle selskaper skal ha valgkomité. Det kan utarbeides mandat for valgkomitéenes arbeid. Eier(ne) skal påse at styrets sammensetning kjennetegnes av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra selskapets egenart. Valgkomitéer i selskap hvor AFK har eierandeler: Ca. halvparten av selskapene har vedtektsfestet bruk av valgkomité, men de fleste benytter valgkomité (unntak: Akershus Teknologifond AS, Fjellinjen AS, Vegfinans AS). Sammensetningen av valgkomitéene når det gjelder politiske/administrative medlemmer er ulik fra selskap til selskap.
Oppnevning av representanter til generalforsamlinger og fullmakter til disse FU skal oppnevne representanter til generalforsamlingen i de aksjeselskap AFK har eierandeler i. Det bør også oppnevnes en vararepresentant. Eventuelle fullmakter og føringer for hvordan representanten skal stemme må vedtas av FU. Dette gjelder også eventuelle føringer for valg av styremedlemmer og valgkomité, dvs. dersom man ikke ønsker å følge valgkomitéens innstilling til generalforsamlingen. Drøfting av valgkomitéenes arbeid i koordineringsutvalget i forkant av behandling i FU kan bidra til en god forankring av arbeidet. Normalt har fylkesordfører blitt oppnevnt som representant til generalforsamlinger. Det bør tas inn i vedtaket at fullmakten gjelder for evt. ekstraordinære generalforsamlinger frem til neste ordinære generalforsamling, slik at man slipper hastevedtak ved behov for ekstraordinær generalforsamling. Anbefaling fra KS er at sentrale folkevalgte oppnevnes som eierrepresentanter i eierorganet (dvs. generalforsamlingen). For følgende selskaper har fylkesrådmannen fått fullmakt til å oppnevne representant til generalforsamling for 2014/2015: OrbitArena AS, Follo Futura AS, DI-gruppen AS (nå: Arba Inkludering AS), Norasondegruppen AS, Kjeller Innovasjon AS og Akershus Teknologifond AS. Det bør vurderes om fullmakten til rådmannen skal oppheves og at det også for disse selskapene oppnevnes en sentral folkevalgt som representant til generalforsamlingen. For å unngå veldig mange generalforsamlinger for fylkesordfører kan f.eks. hovedutvalgsleder oppnevnes. Innmelding av saker til generalforsamlinger Sak til FU i mars vedr. oppnevning av representanter til generalforsamlinger skal også omfatte hvilke saker som AFK ønsker meldt opp til behandling/drøfting på årets generalforsamling. For alle selskap med flere eiere meldes eierstrategi opp som sak. Hensikten er å få drøftet hvordan man skal gå frem for å enes om en eierstrategi, hva slags mal som skal benyttes, etc. Det bør også oppfordres til at generalforsamling i større grad enn tidligere benyttes til drøfting av eierstyringssaker. Politisk behandling av selskapenes årsrapporter Aksjeselskapenes årsrapporter skal kun til orientering i politiske fora i AFK, formell godkjenning foretas av generalforsamlingen. Noen årsrapporter har vært lagt frem for hovedutvalg, mens andre har vært lagt frem for fylkesutvalget, og noen har nok ikke vært lagt frem som sak til politiske fora. Dersom fylkesutvalget skal være eierstyringsorgan, bør alle årsrapporter legges frem for dette utvalget. Det må vurderes om det er hensiktsmessig/ønskelig at også hovedutvalgene skal få fremlagt årsrapporter for selskaper innenfor sine respektive fagområder, eller om det er tilstrekkelig at disse har tilgang via FU-sakene. Saksbehandler: Anne Kristine Teigen Oslo, 12. februar 2015 Tron Bamrud fylkesrådmann
Notat til behandling Dato: Arkivref: 23.12.2014 2012/24428-3 Saksnr Utvalg Møtedato 3/15 Koordineringsutvalget 23.02.2015 Kontorsituasjon i Schweigaardsgt. 6 og møterom 250 Koordineringsutvalget behandlet i møte 15. desember 2014 et notat om kontorsituasjonen i Schweigaardsgt. 6 med følgende vedtak: Kontor 244 skal 1. februar 2015 være tilgjengelig i en bestillingsløsning for partiene. Rommet utstyres som kombinert kontor/møterom. Administrasjonen legger frem et forslag til regler for bruk av rommet til neste møte i koordineringsutvalget hvor også bruk av møterom 250 belyses. Etter diskusjoner i koordineringsutvalget foreslås det at enten; 1. partiene kan ikke bestille mer enn en halv dag om gangen, og ikke mer enn tre dager per uke, eller 2. partiene kan bestille rommet i inntil 5 timer per uke Ut fra valget som foretas kan det innføres en «prøveordning», med en revurdering etter noen måneder. Rom 250 Møterom 250 har et vært en utfordring. Fram til nå har rommet vært tilgjengelig for bestilling av alle ansatte i fylkeskommunen. Det anbefales imidlertid nå at rommet lukkes i bestillingssystemet og at det kun kan bestilles av kurssekretariatet (møtebooking). Utvalgssekretariatet vil også utforme retningslinjer til kurssekretariatet om når rommet kan bestilles. Retningslinjene vil blant annet innebære at rommet kun skal bestilles når det ikke er andre rom tilgjengelig og det er nødvendig å gjennomføre et møte på det aktuelle tidspunktet. Møteholder vil instrueres om «ansvar» for både rommet (stengt dør, stillhet i gangen), inngangsdør, toaletter og oppvask/rydding. Ved å overføre bestilling til kurssekretariatet, med de retningslinjene som foreslås, antas det at rommet vil være mindre i bruk. Saksbehandler: Trude Remme Oslo, 23. desember 2014 Tron Bamrud fylkesrådmann
Notat til behandling Dato: Arkivref: 12.01.2015 2012/24428-4 Saksnr Utvalg Møtedato 4/15 Koordineringsutvalget 23.02.2015 Folkevalgtopplæring høsten 2015 Høsten 2015 skal det gjennomføres folkevalgtopplæring i etterkant av det konstituerende møtet i fylkestinget. Det er gunstig å ha folkevalgtopplæringen før økonomiplanen behandles i fylkesutvalget 23. november. Programmet for folkevalgtopplæringen i 2011 følger vedlagt. Administrasjonen ønsker innspill på følgende: Aktuelle temaer for folkevalgtopplæringen. Bør det være andre temaer enn de som ble tatt opp sist? Tidsaspekt (to dager med overnatting, eller én lang dag som avsluttes med middag?) Med tanke på bestilling av hotell, for å få en sentral plassering av samlingen, er det nødvendig å bestemme dato/datoer for folkevalgtopplæringen tidlig. Det vil holdes egne folkevalgtopplæringer for medlemmer av yrkesopplæringsnemnda, rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne, eldrerådet og klagenemnda. I tillegg vil det holdes egne opplæringssamlinger i ipad og epolitiker til nye folkevalgte. Saksbehandler: Trude Remme Oslo, 15. januar 2015 Tron Bamrud fylkesrådmann Vedlegg 1 Program for folkevalgtopplæringen i november 2011
Folkevalgtopplæring Tema: Å være folkevalgt Tid: 1. og 2. november 2011 Sted: Mastemyr Hotell Adr.: Lienga 11, Kolbotn Program 1. dag: 1. november 09.00 Velkommen v/ fylkesordfører Nils Aage Jegstad. Presentasjon av representantene (1 min. hver). 10.00 Eierstyring Rollen som eier av selskaper, v/ Brit Olssøn, 12.00 Lunsj 13.00 Politikerrollen hva kjennetegner den? Ombudsrollen, styringsrollen, lederrollen. eierrollen, tjenesteleverandør-rollen (skole, samferdsel, tannhelse) Plenum og gruppearbeid v/ prosessleder Matz Sandman 1800 Slutt dag 1 1900 Aperitif/middag
2. dag: 2. november 09.00 «All makt i denne sal» Handlingsrommet, delegering og fullmakter Forvaltning, styringssignaler, arbeidsgiverpolitikk v/ fylkesrådmann Harald Horne 11.00 Fylkeskommunen som regional utviklingsaktør - hva betyr det hvor er innsatsområdene? v/ fylkesdirektør Øyvind Michelsen 12.00 Lunsj 13.00 Akershus fylkeskommune og omverdenen Etikk, habilitet, media Jan Alm Knudsen, seniorrådgiver KS Konsulent Gunhild Haugnes, journalist i Aftenposten 15.30 Papirløse politikere - en ny elektronisk hverdag v/ senior kommunikasjonsrådgiver Mette Korsbakken 16.00 Godtgjøringer for folkevalgte v/ole Kjendlie, utvalgsekretariatet 16.30 Avslutning v fylkesordfører Nils Aage Jegstad
Notat til behandling Dato: Arkivref: 11.02.2015 2013/15958-13 Saksnr Utvalg Møtedato 5/15 Koordineringsutvalget 23.02.2015 Friluftslivets år 2015 - informasjon om planlagte aktiviteter 2015 er Friluftslivets År. Dette markeres over hele landet, hvor kommuner og frivillige organisasjoner skal gjennomføre tusenvis av markeringer og aktiviteter. Hensikten med året er å bekjentgjøre mulighetene for å være aktiv utendørs i Norge, i tillegg til å skape en økt og varig deltakelse i friluftslivet, blant alle lag av befolkningen. Også i Akershus vil det foregå mye de neste ti månedene. Kommuner og organisasjoner planlegger en rekke ulike tiltak. Fylkeskommunene har en mindre synlig rolle, og skal gjennom fordeling av midler og planarbeid bidra til at målsettingene med Friluftslivets År oppnås. Som en ekstrainnsats ønsker Akershus fylkeskommune i tillegg å delta på noen utvalgte aktiviteter, både for å synliggjøre disse bedre, og i tillegg markedsføre fylkeskommunen. To av disse aktivitetene ønsker vi å gi litt nærmere informasjon om: Strandryddedagen, går av stabelen lørdag 9. mai. Dette har med årene blitt en meget stor, nasjonal dugnad hvor marin forsøpling kommer på dagsorden. Vår samarbeidspartner, Oslofjordens Friluftsråd, arrangerer strandrydding flere steder langs fjorden i fylket. Dette ønsker vi å bli med på! Administrasjonen vil være med, og det er samtidig ønskelig med politisk deltakelse. Fylkespolitikere på tur, i juni. Det har kommet et initiativ fra Vibeke Limi, leder av hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse, om at hele fylkestinget og alle medlemmer av HUKFF inviteres med på vandring langs Pilegrimsleden i Akershus. Foreløpig opplegg er en to timer lang vandring på leden i hver av regionene, med felles transport mellom etappene. Det hele avsluttes med bespisning og overnatting ute. De som kun ønsker eller har anledning til å være med i én av regionene kan gjøre det. I samarbeid med fylkeskommunens kommunikasjonsstab skal vi også forsøke å få god pressedekning av turene. Saksbehandler: Axel Pettersen Oslo, 11. februar 2015 Tron Bamrud fylkesrådmann