Reglement for fleksibel arbeidstid Vedtatt i administrasjonsutvalgets møte 18.12.08 under sak 25/08 Iverksettingsdato 01.01.09
Innholdsfortegnelse 1. Hva er fleksibel arbeidstid...3 2 Hvem omfattes av ordningen...3 2.1 Deltidstilsatte...3 2.2 Unntak...3 3.Arbeidstiden...4 4. Overtidsarbeid...4 5. Registrering av fravær...4 6. Avregning/avspasering...5 6.1 Kontrollsystem...5 6.2 Avregning og avregningsperiode...5 6.3 Overføring av pluss/minustimer...5 6.4 Avspasering...5 6.5 Når arbeidstaker slutter...5 2
1. Hva er fleksibel arbeidstid Tromsø kommune ser på fleksibel arbeidstid som et gode både for arbeidstaker og arbeidsgiver. For arbeidstaker betyr det større mulighet til å tilpasse arbeidstiden både til arbeidsoppgavene og til forpliktelser utenfor arbeidet. For arbeidsgiver innebærer det arbeidstakere som i stor grad tar ansvar for og legger opp sin arbeidsdag selv; myndiggjorte medarbeidere forutsetter fleksibel arbeidstid og vice versa. Fleksibel arbeidstid er samtidig et virkemiddel for å kunne øke servicen overfor våre brukere. Fleksitid gir følgende inndeling av arbeidstiden: Kjernetid - det tidsrom hvor alle må være til stede. Rammetid den ytre rammen for fleksitidsordningen. Arbeidstakerne på det enkelte tjenestested er solidarisk ansvarlig for å holde best mulig service overfor publikum og andre brukere. Dette kan gjøre det vanskelig å gjennomføre full fleksibilitet for eksempel ved sentralbord. (Se også pkt. 2) Fleksibel arbeidstid innebærer verken at en kan forskyve, utvide eller forkorte arbeidsdagen permanent. Muligheten for avspasering av opptjente timer (se pkt. 6.4) er en ordning for eksempel for å kunne ta ut mer fritid etter særlig arbeidskrevende perioder. 2 Hvem omfattes av ordningen I følge arbeidsmiljøloven (aml) 10-2 (3) har arbeidstaker rett til fleksibel arbeidstid dersom dette kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten. Ordningen med fleksibel arbeidstid omfatter alle arbeidstakere i kommunen dersom det er praktisk mulig å gjennomføre på arbeidsplassen, og dersom de ikke er unntatt i henhold til pkt. 2.2 nedenfor. Det er viktig at enhetsleder sammen med de tillitsvalgte jevnlig gjennomgår enhetens arbeidstidsordninger for å vurdere muligheten for å innføre fleksitid, eventuelt forbedre eksisterende ordning. Oppstår det uenighet om ordningen skal gjennomføres for noen arbeidstakergrupper, legges saken frem for arbeidsmiljøutvalget til avgjørelse. 2.1 Deltidstilsatte Deltidstilsatte omfattes også av ordningen, såfremt dette ikke skaper problemer for utførelsen av arbeidet. Det enkelte tjenestested kan imidlertid bestemme at deltidstilsatte som arbeider deler av dager kan unntas fra fleksitidsordningen, dersom vedkommende er tilsatt på deltid for å dekke en bestemt del av arbeidsdagen. 2.2 Unntak Arbeidstakere som er omfattet av hovedtariffavtalen (HTA) kap. 3 pkt. 3.4 og aml 10.12 (1) og (2), dvs. de øverste administrative lederne og alle enhetsledere, unntas fra ordningen. Videre unntas undervisningspersonalet fra ordningen, jf. særavtale SFS 2213. 3
Arbeidstakere som er omfattet av vakt- eller turnusplan eller beredskapstjeneste unntas også fra ordningen. 3. Arbeidstiden Arbeidstid for administrativt tilsatte og andre med normalarbeidstid Normalarbeidstid vinter: 15. sept. - 14.mai kl 0800-1545 sommer: 15. mai - 14.sept. kl 0800-1500 Kjernetid Tiden alle skal være tilstede vinter: 15. sept. - 14. mai kl 0900-1500 sommer: 15. mai - 14. sept. kl 0900 1400 Rammetid Den ytre rammen for fleksitidsordningen vinter: 15. sept. - 14. mai kl 0700-1700 sommer: 15. mai - 14. sept. kl 0700-1600 Arbeidstaker kan etter avtale med leder utvide de ytre rammene for fleksitidordningen innenfor bestemmelsene i HTA 4 og aml kap. 10. 4. Overtidsarbeid Overtid skal være pålagt av nærmeste overordnete, jf. aml 10-6 og HTA kap. 1 6. Bestemmelsene om overtid gjelder kun for heltidsansatte, jf. HTA 6. Overtidsarbeid skal registreres og attesteres ut fra rutinene i enhetens system for arbeidstidsregistering. Arbeidstaker og arbeidsgiver kan avtale at overtidstimer helt eller delvis skal tas ut i form av arbeidsfri, time mot time, jf. aml 10-6 (12). Overtidstillegget skal utbetales. Arbeidstaker kan evt. selv velge å legge timene inn i fleksiregnskapet. 5. Registrering av fravær Fravær fra arbeidsplassen skal godkjennes av nærmeste overordnete og registreres etter rutinene for enhetens tidsregistrering. Ved sykdom skal fraværet meldes til nærmeste overordnete i løpet av første sykefraværsdag. Fravær med lønn med utgangspunkt i permisjonsreglementet innvirker ikke på fleksitidssaldoen, men skal likevel registreres. Dette gjelder også ved kortere fravær iht. pkt. 5 i permisjonsreglementet. Opptjent fleksitid kan benyttes til å gjennomføre private ærend som må foretas innenfor rammetiden. Slikt fravær skal godkjennes av enhetsleder, registreres etter gjeldende rutiner og går til fratrekk i fleksiregnskapet. Dette gjelder for eksempel foreldresamtaler i barnehage og skole. Fraværet kan også gis som ulønnet permisjon. 4
6. Avregning/avspasering 6.1 Kontrollsystem Alle arbeidstakere som omfattes av adgang til fleksibel arbeidstid, skal være underlagt et tidsregistreringssystem for avregning og kontroll med arbeidstiden. Kontrollordningen fastsettes av byrådet/enhetsleder etter drøftinger. 6.2 Avregning og avregningsperiode Avregningsperioden er 1 måned (kalendermåned). Ved en periodes utløp skal arbeidstaker levere egengodkjent rapport/oversikt til nærmeste leder, i tråd med enhetens rutiner. 6.3 Overføring av pluss/minustimer Begrensninger i hvor mange pluss- eller minustimer som skal kunne overføres til neste avregningsperiode må avklares på den enkelte enhet i samråd med de tillitsvalgte. Minustimer utover dette fører til trekk i lønn. Melding om eventuelt trekk i lønn sendes til personalenheten. 6.4 Avspasering Arbeidstakere som har fleksibel arbeidstid kan avspasere opptjente plusstimer både i hele dager og i timer, begrenset til totalt 12 hele fridager pr. kalenderår. Avspaseringen skal avtales med enhetsleder som vurderer om den kan gjennomføres uten problemer for virksomheten. 6.5 Når arbeidstaker slutter Fleksitidssaldoen skal være 0 når en arbeidstaker slutter. Eventuell minustid trekkes i lønn. Plusstid inntil 1 arbeidsdag godtgjøres. 5