Fylkesmannen i Oslo og Akershus Rapport fra tilsyn med Oslo kommune, Bydel Ullern ved Søknadskontoret. Virksomhetens adresse: Postboks 43, Skøyen, 0212 Oslo Tidsrom for tilsynet: 17.3. 2014 17.7.2014 Kontaktperson i virksomheten: Giske Edvardsen Sammendrag Fylkesmannen i Oslo og Akershus har gjennomført tilsyn i Oslo kommune, Bydel Ullern. Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikrer at tjenestene aldershjem, avlastningstiltak, barnebolig, brukerstyrt personlig assistanse og støttekontakt ytes til rett tid. Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder. Det ble gitt 1 avvik under dette tilsynet: Bydel Ullern sikrer ikke at støttekontakt ytes til rett tid. Dato: 17. juli 2014 Marit Thorseth revisjonsleder Eli Sunde Sandnes revisor
Innhold Sammendrag... 1 1. Innledning... 3 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold... 3 3. Gjennomføring... 3 4. Hva tilsynet omfattet... 4 5. Funn... 4 6. Vurdering av virksomhetens styringssystem...5 6. Regelverk... 6 7. Dokumentunderlag... 6 8. Deltakere ved tilsynet... 7
1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Søknadskontoret i Bydel Ullern i perioden 17. mars 2014 17. juli 2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 12-3 og kommuneloven kapittel 10 A. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Bydel Ullern har ca. 31 500 innbyggere. Søknadsavdelingen fatter vedtak om og iverksetter helse- og omsorgstjenester. Avdelingen er direkte underlagt bydelsdirektøren. Aldershjem kjøpes av Sykehjemsetaten og barnebolig kjøpes av ekstern leverandør. Bydelen har noen avlastningsplasser selv, ellers kjøpes slike plasser av Barne- og familieetaten eller ekstern leverandør. Gruppeavlastning kjøpes av Barne- og familieetaten eller ekstern leverandør. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt 17. mars 2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Åpningsmøte ble avholdt 11. juni 2014. Intervjuer 6 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte ble avholdt 12. juni 2014.
4. Hva tilsynet omfattet Tema for tilsynet var å undersøke om bydelen sikrer at tjenestene aldershjem, avlastningstiltak, barnebolig, brukerstyrt personlig assistanse og støttekontakt ytes til rett tid. Det som ble undersøkt under tilsynet var: Om bydelen sikrer at vedtak fattes uten ugrunnet opphold. Om bydelen sikrer at innvilgede tjenester iverksettes til rett tid og at tjenesten ytes i det omfang som er bestemt i hele vedtaksperioden. Om bydelen sikrer at det foretas midlertidige vurderinger av om det er behov for kompenserende tiltak der vedtak ikke blir iverksatt innen rimelig tid. 5. Funn Avvik 1: Bydel Ullern sikrer ikke at støttekontakt ytes til rett tid. Avvik fra følgende myndighetskrav: Pasient- og brukerrettighetsloven 2-1a, jf. lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-2 nr. 6 bokstav b, forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten 4. Avviket bygger på følgende: Saksbehandlingstid: Rapport fra Gerica viser at i 6 av 9 saker om støttekontakt i 2013 er saksbehandlingstiden over 4 uker. Rapport fra Gerica viser at i 2 av 4 saker om støttekontakt i 2014 er saksbehandlingstiden over 4 uker. Under tilsynet framkom det at ordinær saksbehandlingstid for søknader om støttekontakt kunne strekke seg fra 4 8 uker. I prosedyre for vurdering av tjenestetilbud står det at saksbehandler skal igangsette saksbehandlingstiden uten ugrunnet opphold. Saksbehandlingstiden skal som et minimum ikke overstige forvaltningslovens frister eller de frister som er vedtatt av Oslo kommune. Det blir gjennomført løpende kontroll med saksbehandlingstiden, men bydelen har ikke igangsatt gode nok tiltak for å sikre at saksbehandlingstiden blir overholdt. Iverksettelse: Rapport fra Gerica viser at i 4 av 9 vedtak om støttekontakt i 2013 er iverksettelsestiden lenger enn 3 uker. Rapport fra Gerica viser at i 1 av 4 vedtak i 2014 er iverksettelsestiden lenger enn 3 uker. I rutiner for iverksetting av vedtak om støttekontakt og avlastning står det at iverksettelse av vedtak skal kontrolleres ved å ta ut rapporten for ikke tildelte tjenester fra Gerica. Avdelingssjef er ansvarlig for å ta ut denne rapporten ukentlig. Dette blir
gjort, men bydelen har ikke igangsatt gode nok tiltak for å sikre iverksettelse til rett tid. Bydelen har en person i 50 % stilling som har ansvar for iverksettelse av vedtak om støttekontakt. Det gjør tjenesten sårbar og kan medføre lang iverksettelsestid. Vurdering av behov for midlertidige tiltak: I rutiner for iverksetting av vedtak om støttekontakt og avlastning står det at konsulent for funksjonshemmede er ansvarlig for å melde tilbake til saksbehandler hvis vedtaket ikke er iverksatt innen rimelig tid. Rimelig tid er satt til å være 3 uker etter godkjenning. Det står videre at dersom vedtaket ikke er iverksatt innen 3 uker skal saksbehandler vurdere om andre tiltak kan kompensere for dette. Andre tiltak kan for eksempel være bruk av praktisk bistand, organisert fritidstilbud, kontakt med frivillige organisasjoner og besøkstjenester. Under tilsynet framkom det mangelfull kjennskap til innholdet i disse rutinene. Det foretas ikke en rutinemessig vurdering for behovet av midlertidige tiltak dersom vedtak ikke kan iverksettes innen 3 uker. Utdyping av kravet om at støttekontakt og avlastning skal iverksettes innen rimelig tid: Retten til nødvendige omsorgstjenester etter pasient- og brukerrettighetsloven 2-1a omfatter også at tjenestene ytes til rett tid. I utgangspunktet skal tjenester iverksettes umiddelbart. Dersom det er forhold som gjør at vedtak ikke kan iverksettes som forutsatt, må det vurderes om det skal settes inn midlertidige tiltak for å ivareta brukerens behov fram til vedtaket kan iverksettes. Hvis bydelen ikke iverksetter vedtak om støttekontakt fra det tidspunktet vedtaket angir eller innen 3 uker har vurdert andre tiltak, så har ikke kommunen sikret at vedtak iverksettes innen rimelig tid. Avviksrapportering: Bydelen har Kvalitetslosen som de ansatte har fått opplæring i, herunder hva det skal skrives avvik om. Det er ikke meldt avvik på ovennevnte tjeneste i 2013 og 2014. Avvik er ikke etterspurt fra bydelens ledelse. 6. Vurdering av virksomhetens styringssystem Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av lovgivningen på helse- og omsorgstjenesteområdet gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Tilsynsmyndighetene avdekket svikt i styringssystemet når det gjelder iverksettelse av støttekontakt. Avvikssystemet er kjent og de ansatte har fått opplæring i Kvalitetslosen, herunder hva det skal skrives avvik om. Likevel er bydelens rutiner for vurdering av tjenestetilbud og iverksetting av vedtak om støttekontakt og avlastning ikke fulgt, og det framkom mangelfull kjennskap til innholdet i rutinene. Det er heller ikke skrevet avvik på aktuelle tjenester i 2013 og 2014. Selv om det ikke er skrevet avvik, er svikt i rutinene fanget opp av avdelingssjef gjennom løpende kontroll. Til tross for dette er det ikke igangsatt gode nok tiltak for å sikre at rutinene blir fulgt. Avvik er heller ikke blitt etterspurt fra bydelens ledelse. Dette fører til at ikke alle
som har rett til støttekontakt får tjenesten iverksatt til rett tid, og at kompenserende tiltak ikke blir vurdert. Når det gjelder vedtak om støttekontakt, ser Fylkesmannen at det kan være vanskelig å oppfylle kravet til iverksettelse innen 3 uker. Dette på grunn av rekruttering av støttekontakter som kan kreve annonsering, innhenting av politiattest og eventuelt også brukerens egne spesifikke krav. Likevel kreves det at bydelen foretar en rutinemessig vurdering av behovet for midlertidige tiltak dersom vedtak ikke blir iverksatt til rett tid. 7. Regelverk Lov om pasient og brukerrettigheter. Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker forvaltningsloven. Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. 8. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Organisasjonskart Oversikt over gjennomsnittlig saksbehandlingstid ulike tjenester Oversikt over antall brukere med vedtak spesifisert på de enkelte tjenestene Oversikt av vedtak som ikke er iverksatt Oversikt over ansatte som er ansvarlig for å fatte vedtak og ansatte med ansvar for å iverksette tjenestene Stillingsbeskrivelse for konsulent funksjonshemmede Søknadskontoret Stillingsbeskrivelse for førstekonsulent funksjonshemmede Søknadskontoret Stillingsbeskrivelse for avdelingssjef Søknadskontoret Prosedyre for ansettelse og oppfølging av støttekontakter og individuelle avlastere Prosedyre for iverksetting av vedtak om støttekontakt og avlastning Prosedyre for vurdering av tjenestetilbud Prosedyre for revurdering av tjenestetilbud 10 vedtak om støttekontakt med vedlegg 3 vedtak om aldershjem med vedlegg 10 vedtak om avlastningstiltak med vedlegg 5 vedtak om brukerstyrt personlig assistanse med vedlegg Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: Rapport fra Gerica over tildelingstid/iverksettelsestid fra 1. januar 31. desember 2013 avlastningstiltak, brukerstyrt personlig assistanse og støttekontakt Rapport fra Gerica over tildelingstid/iverksettelsestid fra 1. januar 11. juni 2014 avlastningstiltak, brukerstyrt personlig assistanse og støttekontakt Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn datert 17. mars 2013 Oversendelse av dokumentasjon fra bydelen, datert 10. april 2014 Program datert 6. mai 2014
9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Kari Andreassen Bydelsdirektør Giske Edvardsen Åse Marit Lid Wenche Taugbøl Synnøve Aga Avdelingssjef Søknadskontoret Fung. enhetsleder Bo og dagtilbud Førstekonsulent Søknadskontoret Førstekonsulent Søknadskontoret Sylvi Askeland Konsulent Søknadskontoret X X Fra tilsynsmyndighetene deltok: Marit Thorseth, revisjonsleder Eli Sunde Sandnes, revisor Tonje Larsen, observatør