Statusrapport MUSIT Ny IT-arkitektur Hovedprosjekt NØKKELINFORMASJON Rapporteringstidspunkt 6. april 2017 Rapporteringsperiode Februar-Mars 2017 Prosjektleder Line Arild Sjo Prosjekteier Leder MUSIT styre Prosjektnummer Dokumentreferanse
Skrevet av: Line Arild Sjo Statusrapport for MUSIT Ny IT-arkitektur, Hovedprosjekt Dato: Rapporteringsperiode: 06.04.17 Februar-Mars 2017 Side 2 av 11 Innhold 1. Overordnet prosjektstatus... 3 2. Fremdrift... 4 2.1 Milepælsplan... 4 2.2 Hovedaktiviteter... 5 2.3 Økonomi... 6 3. Ressurser... 8 4. Usikkerhet... 9 5. Avvik og endringer...11
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 06.04.2017 Rapporteringsperiode: Februar-Mars 2017 Side 3 av 11 1. Overordnet prosjektstatus Forrige periode Område Vurdering Korrigerende tiltak Denne periode TID TID Teamet bruker fortsatt mye tid på veiledning og støtte til enkelte utviklere. Dette går ut over fremdriften både for den som veileder og de som får veiledning. KOST KOST Som forventet OMFANG OMFANG Se kommentar om tid. USIKKERHET USIKKERHET Mye aktiviteter ved museene på våren, kan bli vanskelig å få tilgang til referansegruppene Manglende avtale for noen av de eksterne utviklerne RESSURSER RESSURSER Doffin-utlysning for to av de eksterne utviklerne Avklare mest mulig før ressursene forsvinner Gjøre antakelser ved implementering
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 06.04.2017 Rapporteringsperiode: Februar-Mars 2017 Side 4 av 11 2. Fremdrift 2.1 Milepælsplan Milepæl Beskrivelse Opprinnelig dato Siste godkjent dato Antatt ferdig dato MP1 Pilot formelt avsluttet 29.06.2016 31.10.2016 14.02.2017 MP2 Modellering og planlegging av analyse 14.02.2017 MP3 Oppstart implementasjon av analyse 01.03.2017 MP4 Brukertest av analyse ferdig 15.05.2017 MP5 Analyse ferdig implementert 20.05.2017 MP6 Oppstart implementasjon av utlån 15.03.2017 MP7 Brukertest av utlån ferdig 15.06.2017 MP8 Utlån ferdig implementert 20.06.2017 MP9 Oppstart implementasjon av 01.05.2017 dokumentarkiv *) MP10 Brukertest av dokumentarkiv ferdig 15.06.2017 MP11 Første versjon av dokumentarkiv 20.06.2017 ferdig implementert MP12 Oppstart implementasjon av 15.05.2017 konservering MP13 Brukertest av konservering ferdig 15.08.2017 MP14 Konservering ferdig implementert 20.08.2017 MP15 Oppstart implementasjon av 01.06.2017 forvaltningshendelser MP16 Brukertest av forvaltningshendelser 15.09.2017 ferdig MP17 Forvaltningshendelser ferdig 20.09.2017 implementert MP18 Oppstart implementasjon av 15.06.2017 objektregistrering **) Status *) Forutsetter beslutning om bruk av dokumentarkiv utviklet av Knut Petter Meen innen 1. mai 2017. **) Forutsetter at referansegruppen for dokument har grovutkast til krav ferdig innen 15. juni 2017.
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 06.04.2017 Rapporteringsperiode: Februar-Mars 2017 Side 5 av 11 2.2 Hovedaktiviteter Hovedaktiviteter gjennomført denne periode Hovedaktiviteter kommende periode Pilot formelt avsluttet, sluttnotat godkjent på styringsgruppemøte 14.02.17 Planlegging (og estimering) av arbeid med analysemodul Avklaringsmøter (ukentlige) med referansegruppen for analyse i gang Noe opprydding av teknisk gjeld etter produksjonssetting av magasin Feilrettinger og noen mindre forbedringer i magasin Autentisering refaktorert for bedret kontroll med tilgangstoken og forenkling av arkitektur Import av magasindata (hyller og esker) for NHM Refaktorering av scannelogikk (generell funksjonalitet) Implementasjon av analyse startet, mye av backend ferdig Modellering av analyse, utlån og hendelser generelt (foreløpig) ferdig Implementasjon av utlån startet, foreløpig litt sparebluss (hovedfokus på analyse) Avklaringsmøte med referansegruppen for lån Dokumentløsning utviklet av Knut Petter Meen presentert for referansegruppen for dokumentarkiv på møte 23. mars Ferdigstille hoveddelene av analyse (analysehendelsen og prøvetaking) Skrive Databehandleravtaler mellom UiO og Dataporten, samt mellom UiO og UiS, UiB, UiT og NTNU (håndteres av Susan) Kommentarer Prosjektet ønsker å gå fra microservices til monolitt. Dette vil bli tatt opp som sak på neste styringsgruppemøte.
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 06.04.2017 Rapporteringsperiode: Februar-Mars 2017 Side 6 av 11 2.3 Økonomi Februar Mars April Mai Juni Juli August September Totalt Kjøp av tjenester USIT 16 640 16 640 16 640 16 640 16 640 0 16 640 16 640 116 480 Kjøp av tjenester DS USIT *) 162 240 324 480 324 480 324 480 324 480 0 324 480 324 480 2 109 120 Kjøp av eksterne konsulenter 635 075 1 130 050 1 176 750 1 105 570 1 018 070 0 706 750 706 750 6 479 015 Maskinvarekost **) 10 162 10 162 10 162 10 162 10 162 10 162 10 162 10 162 81 296 Totalt 824 117 1 481 332 1 528 032 1 456 852 1 369 352 10 162 1 058 032 1 058 032 8 785 911 Kjøp av eksterne konsulenter er ink. mva, alle andre tall er eks. mva *) Kjøp av tjenester USIT og DS USIT belastes MUSITs driftsbudsjett **) 121.943,- pr. år belastes MUSITs driftsbudsjett. Øvrige driftskostnader vil være timeforbruk og inngår i Kjøp av tjenester USIT. Tabell 1: Tabellen viser budsjett/forbruk og planlagt utbetalt/virkelig utbetalt for siste måned. Rapporterings måned Budsjett Forbrukt Budsjett vs. Forbruk Planlagt utbetalt Utbetalt Diff. Utbetalt mar.17 Interne ressurser 341 120-341 120 178 880-178 880 Eksterne konsulenter 1 130 050 1 090 211 39 839-473 623-473 623 Reise- og kursutgifter - - - - - - Hardware og Software 10 162-10 162 10 162-10 162 - - - - - - - Diverse driftskostnader - - - - - - Kostnad 2 - - - - - - Kostnad 3 - - - - - - Total 1 481 332 1 090 211 391 121 189 042 473 623-284 581 Ikke mottatt tall for forbruk USIT. Utbetalinger eksterne fremskyndet.
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 06.04.2017 Rapporteringsperiode: Februar-Mars 2017 Side 7 av 11 Tabell 2: Tabellen viser totalt budsjett, forbruk, utbetalt og prognose for hele prosjektet. Hele prosjektet Budsjett Forbrukt Utbetalt Prognose Budsjett vs. Prognose Interne ressurser 2 225 600 150 488-1 856 088 369 512 Eksterne konsulenter 6 479 015 1 601 486 473 623 6 315 376 163 639 Reise- og kursutgifter - - - - - Hardware og Software 81 295 - - 60 972 20 324 - - - - - - Diverse driftskostnader - - - - - Tilleggsbevilgning - - - - - Kostnad 3 - - - - - Total 8 785 910 1 751 974 473 623 8 232 435 553 475 Merk at tildelingen kun gjelder kjøp av konsulenttimer da øvrige utgifter belastes MUSITs driftsbudsjett.
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 06.04.2017 Rapporteringsperiode: Februar-Mars 2017 Side 8 av 11 3. Ressurser Ny ekstern utvikler på plass i midten av februar. Ellen (og Svein) i gang med Scala-kurs to dager i uken. Det er satt i gang utlysning på Doffin for å få på plass ny avtale for to av utviklerne.
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 06.04.2017 Rapporteringsperiode: Februar-Mars 2017 Side 9 av 11 4. Usikkerhet # Usikkerhet Beskrivelse av konsekvens Risikoreduserende tiltak S K S*K Usikkerhetseier Tiltaksansvarlig Frist 1. Vanskelig å få samlet deltakerne i referansegruppene utover våren pga feltarbeid 2. Elastic Search: Oppsett og indeksering er veldig tidkrevende. Usikkert om det vil være behov for ES i første omgang. 3. Manglende avtale på utviklere, jf. utlysning på Doffin. Manglende avklaringer, utvikling må enten utsettes eller implementeres basert på antakelser. Teamet vil ikke klare å ferdigstille analyse før sommeren dersom ES skal tas i bruk samtidig. Kan bli tilbudt ukjente utviklere, eventuelt ingen ressurser. 3 3 9 Prosjektleder Erstatte ressurser i referansegruppene ved behov. I verste fall vil implementeringen bli basert på beste antakelse av hva brukerne ønsker. 2 3 6 Prosjektleder Forsøke å begrense søkefunksjon for analyse. Må ta en ny vurdering av behovet for innføring av ES, anbefaler uansett å vente. Fokus på å få ferdig mest mulig funksjonalitet. Daglig leder MUSIT Prosjektleder 2 4 8 Prosjektleder Dialog med leverandør Daglig leder MUSIT
Sannsynlighet Statusrapport for MUSIT Ny IT-arkitektur, Hovedprosjekt Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 06.04.2017 Rapporteringsperiode: Februar-Mars 2017 Side 10 av 11 5 4 3 1 2 2 3 1 1 2 3 4 5 Konsekvens
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 06.04.2017 Rapporteringsperiode: Februar-Mars 2017 Side 11 av 11 5. Avvik og endringer Ingen avvik eller endringer utover det som fremgår av øvrige kapitler.