PC-AXIS-2002 Brukerveiledning for tabelluttak og bearbeiding av data
Innledning PC-Axis- filer lager du fra Statistikkbanken i. Programmet PC-Axis 2002 for Windows laster du ned fra inngangssiden til Statistikkbanken, SSB. Det er et tabellbehandlingsprogram, som kan håndtere store mengder statistisk materiale og som gir deg mulighet til å bearbeide tabeller på en enkel måte. Denne veiledningen vil vise noen av mulighetene som f. eks.: velge ut statistikk og lage små tabeller fra store datafiler etablere lokale statistikkdatabaser med PC-Axis filer gruppere/aggregere og bearbeide dataene foreta enkle beregninger presentere tabellene i grafisk form, f.eks. befolkningspyramider eller kart (må laste ned PX-MAP fra vår hjemmeside.) konvrtere tabeellene til en rekke filformater (bl. Excel, Lotus, dbase, ASCII, prn, NSD-stat, EDIFACT/GESMES og HTML. velge menydialogene på forskjellige språk Mer informasjon: Liv Håkenstuen,, tlf. 62 88 53 26, e-post:liv.hakenstuen@ssb.no Solveid Hofossbråten, tlf. 62 88 52 76, e-post: solveig.hofossbraten@ssb.no Åse Lukerstuen, tlf. 62 88 52 04, e-post: ase.lukerstuen@ssb.no 2
Innholdsfortegnelse PC-Axis og hjelpefunksjoner... 4 En kort gjennomgang av knapper på menylinia... 5 Åpne en database... 6 Lag en tabell... 7 Lagre en tabellen... 7 Rediger en tabell... 8 Enkle beregninger... 9 Oppdatering av tabeller... 11 Lage en figur... 12 PX-Map lag dine tabeller som kart... 13 Avanserte valg (funksjoner)... 14 Tabellstørrelse... 16 Grupperinger... 17 Oppretting av grupperinger på basis av et eksisterende verdigrunnlag... 17 Oppretting av grupperinger på basis av nytt verdigrunnlag... 20 Andre produkter som bruker PC-Axis... 20 3
Litt om PC-Axis og funksjonene Et par enkle ting før du bruker PC-Axis for første gang. Hvis du lar musa hvile over en knapp i menylinja, vil det komme fram en liten gul boks som forklarer hva knappen skal brukes til. Har du bruk for ytterligere hjelp, kan du klikke på knappen med spørsmålstegn Her kan du søke om hjelp i menyer, kommandoer og om hvordan du jobber i PC-Axis. I denne veiledningen blir det henvist til f. eks. statistikkvariabler og statistikkverdier, dette kan forklares f. eks. med at en statistikkvariabel er Region og en statistikkverdi til denne blir kommune. 4
En kort gjennomgang av knapperadene på menylinja. Åpne px-fil Fotnote Velg nye verdier Lagre Skriv ut Angre Kopier Pivoter ( med klokka) Pivoter ( mot klokka) Pivoter ( valgfritt) Summer Prosent Promille Adder Subtraher Multipliser Divider Mer informasjon Grafikk Kart Hjelp 5
Åpne en database i px-fil Du kan selv lage en database ved å laste ned filer fra Statistikkbanken. Videre forklaring i denne brukerveiledningen, baserer seg på uttak fra CD-rom platen "Statistikk uten grenser". Lag en tabell i PC-Axis Du skal velge verdier, bestemme hva du vil ha med i tabellen din. Velge verdier til tabell Ønsker du å ha med alle verdier i en variabel kan du klikker du på listevinduet med variablens navn. Se figur over, hvor jeg har valgt alle verdiene for region, og derfor klikker på "region", ellers gjøres valgene som standard Windows programmer. 6
Når du er ferdig med å velge verdier til tabellen din klikker du OK, og tabellen kommer fram på skjermen. Klikker du på stjernen på den øverste menylinjen, kan du lese evt. fotnoter til tabellen. Her står datakilder og når tabellen er oppdatert. Er det ytterligere informasjon til tabellen vil ikonet som ligner en liten bok være merket aktuelt.. For privatbrukere vil dette være lite Lagre tabell Når du er fornøyd med tabellen din, trykker du: Fil og Lagre som. Du kan også lagre tabellen direkte som f.eks. en Excel-fil. 7
Redigere en tabell i PC-Axis Hvis du ikke er fornøyd med utseende på tabellen likevel, er det forskellige ting som kan gjøres. Under Rediger på menylinja ser du en rekke selvforklarende funksjoner. Her skal vi se på Pivoter. Du vil f.eks. at variablene skal bytte plass, slik at du selv kan bestemme hva som skal være i tabellhodet og i forspalten, som betyr at du vil "pivotere" tabellen. Trykk på Rediger, deretter på Endre variabelrekkefølge, eller på en av de tre pivoterings-knappene. 8
Pivoter Her drar du simpelthen rundt på variablene. Når du synes tabellen ser bra ut, trykker du på OK, og den "nye" tabellen kommer frem. Enkle beregninger Under valget Beregn på menylinjen finner du også selvforklarende funksjoner. Noen av disse funksjonene ligger også på knapperaden. Her er det prosentberegning og følgende bilde kommer fram: Ønsker du å beregne andelen av kvinner og menn i forhold til I alt-tallet, velger du først I alt og trykker på OK. Så blir du bedt om at gi den nye verdien et navn. 9
PC-Axis vil automatisk forslå at du gir den nye verdien navnet Prosent, du kan forandre på dette hvis du ikke synes det passer. Klikk på OK. Nå får du opp både tall og prosent. Hvis du ikke ønsker at ha de opprinnelige tallene med, bare de nye beregnede tallene, gjør du dette valget ved å markere Inklusive eller eksklusive under opprinnelig verdi (se neste bilde) Endre teksten i tabellen Du kan også forandre tekstene til tabelhodet og forspalte. Gå til Rediger, Endre tekster Her markerer du den eller de variabler på teksten du ønsker å endre. Skriver deretter de nye tekstene og trykker ENTER. 10
Oppdatering av tabeller Tabell ved siden av tabell eller "koble tabeller" Tabell på tabell "skjøte på en tabell" Hvis du har en tabell som f. eks. inneholder befolkningen i seksten forskjellige kommuner, fordelt på alder, kønn og tid, (1985-2000), og 2001 som akkurat er blitt offentliggjort, er der en redigeringsmulighet i PC-Axis som gjør at du bare behøver å velge 2001 i stedet for å velge alle tall fra 1985 til 2001. Du kan rett og slett legge en tabell ved siden av en annen tabell og den nye kolonnen ved 2001 blir lagt til i tabellen du får fram. OBS! du kan bare legge til en kolonne. Du kan også legge en tabell på en annen tabell (får med nye variabler), f. eks. hvis du har trukket innvandring og utvandring ut fra Statistikkbanken fra to forskellige tabeller, og gjerne vil ha resultatet i en stor tabel. Være oppmerksom på, at tabeller som skal legges på/ved siden av hverandre, skal se helt like ut dvs. at hvis du har vert inne og gjort endringer (f. eks. forandret på variabelrekkefølgen eller gjort beregninger), så skal du lage nøyagtig de samme beregninger på den tabellen du vil legge på/ved. Klikk på: Rediger, Tabell ved tabell / Tabell på tabell. Du blir bedt om å angi hvilken mappe tabellen som skal legges ved/på ligger i. Vær oppmerksom på, at du bare blir presenteret for tabeller, som har mulighet for å bli lagt ved/på. Du velger den du vil bruke og klikker på OK. Og så vil du se at tabellen på skermen har fått noen nye verdier/variable Når du bruker tabell på tabell er det fordi du har to like tabeller, som kan legges sammen. 11
Lage figurer i PC-AXIS Du har en tabell du vil se grafisk; trykk på ikonet for graf. Følgende bilde kommer fram, hvor du kan velge mellem forskjellige diagramtyper. Når du finner type diagram du ønsker, velger du lagre som "Bitmap" eller "Bilde". Legg merke til at noen graf- eller diagramtyper krever et bestemt antall søyler eller variabler for å kunne vises. F. eks. skal det være to tallsøyler for at lage en befolkningspyramide som den ovenfor. Får du problemer med å vise en graf eller et diagram, forteller PC-Axis hva som er feil. Kopierer du grafen over i Excel, vær oppmerksom på, at det ikke er mulig å bearbeide grafen videre der. Det er kun et bilde fra PC-Axis du ser. 12
PX-Map Lage egne kart av tabeller Alle data som legges inn i Statistikkbanken er klargjort for kartpresentasjoner (der dette er relevant). Dette gjelder i første omgang kommune- og fylkesdata samt bydelsdata for noen større byer. Økonomiske regioner, landsdeler m.fl. vil komme etter hvert ved behov. PX-Map en kartmodul (program) som startes fra kartknappen i PC-Axis. PX-Map presenterer regional statistikk som tematiske kart. Programmet er utviklet med et enkelt og brukervennlig grensesnitt, som samtidig inneholder tilstrekkelig funksjonalitet til å dekke ulike behov og bruksområder, og det er ikke behov for spesielle kunnskaper innen statistikk og kartframstilling. I figuren under vises eksempel på bruk av PX-Map for statistikk som er kommunefordelt. I PX-Map er det bl.a. funksjonalitet for klipping/liming, utskrift, eksport mm. Dette gjør det enkelt å kopiere kartfigurer inn i andre Windows-program som Word, PowerPoint mm. 13
Avansert valg PC-Axis kan knytte direkte forbindelse til andre programvarer. Programmet som startes fra PC-Axis, f.eks. Excel, får automatisk overført den aktuelle tabellen fra PC-Axis. Kople til et annet program I vinduet Avansert valg velger du fanen Andre funksjoner og Legg til I vinduet Tillegg, velger du Andre program og Endre Som dette bildet viser, er det også mulig å endre på en rekke ulike innstillinger. I vinduet for Avansert valg kan man f.eks. endre hvor filer skal plasseres som standard, samt endre programmets layout. 14
Du må bruke den adressen der du har lagret dine programfiler. Excel ligger nå i PC-Axis og kan startes direkte 15
Tabellstørrelser En fordel ved PC-Axis er muligheten til å behandle tabeller med flere millioner tall i. PC- Axis har valg slik at du slipper å se alle millioner tall på skjermen. Jo flere celler som blir vist på skjermen i en tabell, jo legre tid vil beregningene ta. Dessuten brukes mye av PCens minne. Slik reduserer du antall viste celler på skjermen: Klikker på Vis, Avansert og velg fanen som heter Tabellpresentasjon. Her kan du angi hvor mange celler du vil se. Men husk selv om du kun kan ser noen få celler, arbeider du på hele tabellen. 16
Grupperinger Grupperinger er nevnt tidligere. Forklaringen på grupperinger er basert på CD-rom platen "Statistikk uten grenser". Prinsippet er at du fra et verdigrunnlag definerer et grupperingsregister som inneholder de ønskede summeringer. Grupperingsregistret kan deretter brukes på alle de tabeller som har denne variablen. Du må ikke lage grupperinger, du kan i PC-Axis lage tilsvarende summer. Fordelen ved gruppering er at du trenger å gjøre dette bare en gang. Deretter kan du bruke grupperingen på mange andre tabeller. Det tar litt tid å lage grupperinger, men til gjengjeld letter de arbeidet etterpå. Opprettelse av grupperinger på basis av et eksisterende verdigrunnlag. Åpne Filer, Inndelinger Velg blant de verdimengder, som står i Inndelingsguiden, f. eks. VPALDER1, eller bruk Bla gjennom- knappen for å skifte til et annet inndelingsbibliotek/mappe. (Hvis verdisettet finnes på skrivebeskyttet medium, f.eks. en cd-rom, skal det først kopieres over på et annet område.) Trykk på Fortsett 17
For å slippe å fylle ut alle koder og tekster, kan du trykke på den knappen for Les fra fil. Så kommer der et bilde opp, hvor du kan finne allerede eksisterende verdisett. Nå vil siden vere utfylt med verdier fra det valgte verdisett (tekst og kode) f. eks. VPALDER1, navnet på domain (verdiklassen) f. eks.5-års aldersgrupper, samt verdisettypen (V=verdisett av normal struktur, H=hierarkisk verdisett, N=delområder). 18
Grupperinger I det øverste feltet navngis grupperingsregistret. Dette navn vil bli brukt i tabelloverskriften, når grupperingen anvendes. I det midterste feltet navngis den enkelte gruppe (kode og tekst) f. eks. 0-4, 0-4 år. For hver ny gruppe markeres Legg til. I nederste felt velges de verdier som skal være med i gruppen, f. eks. 000, 001, 002, 003, 004. De står listet til høyre. Marker dem og bruk piltastene for å flytte. Hvis det ikke er markert at overlappende grupper er tillatt, vil verdiene forsvinne fra den høyre boks når de klikkes over i den venstre. Opprettelse av grupperinger på basis av nytt verdigrunnlag. For å kunne lage en gruppering på verdier som ikke allerede finnes i inndelingsregistret, skal du først importere disse verdiene. Verdimengde er en fil som inneholder koder og tekster for de verdier som skal grupperes. F. eks. koden 0 med tilhørende tekst 0 år. koden 1 med tilhørende tekst 1 år. Verdimengden kan leses inn i PC-Axis fra en kommasepareret fil, som vil se slik ut: 0,0 år 1,1 år 2,2 år Du kan også lese inn eksisterende verdimengde (en.vs-fil) for evt. å rette den. I de fleste tilfeller vil det være den PC-Axis fil du ønsker å lage grupperinger i, som brukes som innput til verdimengden. For å kunne bruke grupperinger skal du være sikker på at det er konsistens mellem datainnhold og grupperingsregister. Domain er et nøkkelord, som finnes for hver variabel. Det refererer til en "klasse" av verdier. En liste med samtlige domainnavne sees fra Inndelingsquiden, hvis man har markert riktig database. Det aktuelle navn som er benyttet finnes også som nøkkelord i PX-filen. Det er det navn som skal skrives inn ved oppretting av verdimengden. Når tallene skal velges, bør du sørge for at uttaket refererer til det inndelingsbibliotek som er aktuellt. Når verdimengden er innlest, brukes samme metode som beskrevet ovenfor for å gruppere. 19
Andre produkter som bruker PC-Axis Internettgrensesnitt på CD-platen Statistikk uten grenser, Nordisk regionalstatistikk 2002 På den nordiske CD-ROM-platen finner du PC-AXIS -databasene. Du finner også ferdige temakart om befolkningen i de nordiske kommuner og veiledning for hvordan lage egne kart. Internettlinker til de nordiske statistikkbyråenes web sider er også tilgjengelige. Statistikk uten grenser Nordisk regionalstatistikk på CD-ROM og Nordisk statistisk Årsbok Statistikk uten grenser kan bestilles gjennom:, Salg og abonnementsavdelingen, tlf: 62 88 50 00, eller e-post: salg-abonnement@ssb.no. Prisen er kr. 750.- Nordisk statistisk årsbok 2002 kan bestilles samme sted og koster NOK 375,-. 20