Møteinnkalling Kåfjord Hovedutvalg for Drift Utvalg: Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: 18.11.2014 Tidspunkt: 10:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 777 19000. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Kåfjord kommune Olderdalen, 14.11.14 Britt Pedersen leder HDU Ina Engvoll (s) e.f.
Saksliste Utv.saksnr Sakstittel U.Off Arkivsaksnr Referatsak: RS 2/14 Sak om klageadgang 2011/1102 PS 31/14 Delegert sak hovedutvalg drift 17/14 2013/199 PS 32/14 Manndalen fiskemottak - søknad om redusert vann og kloakkavgift 2012/44 PS 33/14 Bassengbygg Helsesentret - Kondensproblemer 2011/890 PS 34/14 Budsjett for 2015 2012/3582 PS 35/14 Budsjett 2015 Drift - arbeidsdokument 2013/3787
GÁIVUONA SUOHKAN KÅFJORD KOMMUNE Drift og utvikling Kåre Petter Sagatun Rismovn 11 9146 OLDERDALEN Årets barne- og ungdomskommune 2011 Du čujuhus/deres ref: Min čuj./vår ref Arkiivačoavdda/Arkivkode Beaivi/Dato 2011/1102-81 M18 18.09.2014 Sak om klageadgang Viser til dine to brev av 19.05.14, samt brev av 10.06.14 hvor du orienteres om at saksfremlegg og vedtak i hovedutvalg for drift i sin helhet fulgte med til behandling i formannskapet. Brev fra sivilombudsmannen datert 04.10.2013 og 10.04.2013 fulgte også med saken. Særutskrift av behandling i formannskapet ble sendt deg 21.05.14. Særutskrift av vedtak 4/14 i hovedutvalget for drift, og vedtak 34/14 i formannskapet er også sendt Sivilombudsmannen til orientering. I brev av 01.07.14 ble du gitt en tilbakemelding om at pga ferieavvikling ville du få tilbakemelding medio august 2014. Beklager at dette har trukket litt ut, og at dette oppleves som en ikke god nok service fra Kåfjord kommune. I ditt brev av 02.06.14 sier du at brev fra Sivilombudsmannen datert 04.10.2013 ikke er nevnt. Brev av 04.10.2013 fra sivilombudsmannen var lagt ved som vedlegg til behandling i hovedutvalg for drift sak 4/14 og i formannskapet sak 34/14. Formannskapet er kommunens klageorgan. Sivilombudsmannen sier i brev av 04.10.13 at Kåfjord kommune ikke kunne avvise din klage med at det ikke var et enkeltvedtak. Din klage måtte behandles som et enkeltvedtak og at du dermed ble gitt klageadgang. Din klage ble så behandlet av hovedutvalget for drift, og klagen gikk så videre til formannskapet som er kommunens klageorgan. Din klage ble ikke behandlet i begge utvalgene, men du fikk ikke medhold i din klage. Særutskrift er som tidligere nevnt sendt deg 21.05.14. Til din orientering tas dette brevet opp som referatsak i hovedutvalg for drift, og kopi sendes også Sivilombudsmannen, da kopi av ditt brev av 02.06.14 er sendt Sivilombudsmannen. Poastačujuhus/Postadresse: Fitnančujuhus/Besøksadresse: Telefovdna/Telefon: Telefáksa/Telefaks: E-poasta/E-post: Interneahtta/Internett: www.kafjord.kommune.no Organisašuvdnanr/Org.nr:
Dearvvuođaiguin/Med hilsen Karin Karlsen Saksbehandler Direkte innvalg: 77719254 Intern kopi: Gunn Andersen Sivilombudsmannen, postboks 3 Sentrum, 0101 Oslo Refereres i hovedutvalg for drift Side 2 av 2
GÁIVUONA SUOHKAN KÅFJORD KOMMUNE Arkivsaknr: 2013/199-9 Arkiv: 044 Saksbehandler: Ina Engvoll Dato: 14.11.2014 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 31/14 Kåfjord Hovedutvalg for Drift 18.11.2014 Delegert sak hovedutvalg drift 17/14 Henvisning til lovverk: Rådmannens innstilling Delegasjonssaken tas til orientering. Saksopplysninger Delegerte vedtak Seleksjon: Utvalg: 73 - Kåfjord Delegert Driftsutvalg, Journaldato: 8.9.2014-14.11.2014 Rapport generert: 14.11.2014 Utvalg Løpenr Saksnr Type Dato Status Saksbehandler KÅDU- DEL 34718/2014 16/14 DS 08.09.2014 U Karin Karlsen Tittel Søknad om tilbakebetaling av feieavgift Delegert sak 16/14 er utgått. KÅDU- DEL 38275/2014 17/14 DS 06.10.2014 J Stine Pedersen Tittel Klage på utført spyling av kloakk, Olderdalsvegen 100 - Fillip Johan Dahl Vedtak: Søknad om redusert kostnad til spyling av kloakk avslås, da dette er priser som er vedtatt av kommunestyret Vurdering
GÁIVUONA SUOHKAN KÅFJORD KOMMUNE Arkivsaknr: 2012/44-51 Arkiv: 231 Saksbehandler: Karin Karlsen Dato: 08.10.2014 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 32/14 Kåfjord Hovedutvalg for Drift 18.11.2014 Manndalen fiskemottak - søknad om redusert vann og kloakkavgift Rådmannens innstilling Med hjemmel i forskrift om vann- og avløpsgebyrer i Gaivoutna Kåfjord 3.6 gis ikke Manndalen fiskemottak reduksjon av kommunale avgifter pga inntektstap. Det gjøres oppmerksom på at Djupvik fiskemottak fikk 50 % reduksjon av kommunale avgifter i 2009, pga inntektstap. Saksopplysninger Manndalen fiskemottak BA, gnr 29, bnr 69, festenr 3, søker om fritak for kommunale avgifter for 1 år, perioden 2013/2014. Vurdering Manndalen fiskemottak BA, bnr 29, bnr 69, festenr 3 søker om fritak for kommunale avgifter for til sammen 1 år, perioden 2013/2014, pga inntektstap. Fiskemottaket skriver i sin søknad at fiskemottaket de siste årene mens Skjervøy sjømat var dere mottaker, så har fiskemottaket vært stengt flere ganger i kortere eller lengre perioder. Siste stegning var fra mai 2013 til Karls fisk og sjømat begynte å kjøpe i februar 2014. I følge leder har inntektstapet for perioden vært på rundt 70 %. Manndalen fiskemottak har hatt en samlet utgift pr kvartal på kr 1.441,- hva gjelder vann- og kloakk gebyr. Første kvartal belastes med festeavgift i tillegg, slik at samlet sum vil da være kr 2.441,-. Fiskemottaket søker om fritak for kommunale avgifter fra og med mai 2013 til og med 1. kvartal 2014, til sammen 4 terminer. Samlet beløp kr 6.764,-, inkl mva. Rådmannens tilrådning Ut fra forskrift om vann- og avløpsgebyrer i Kåfjord kommune, er det ikke hjemmel for reduksjon av kommunale avgifter, forutsatt at vann- og avløp kobles fra. Rådmannens tilrådning vil med forskriftens 3.6 som bakteppe, innstille på at Manndalen fiskemottak ikke får fritak fra kommune avgifter i perioden mai 2013 til februar 2014. Men rådmannen vil også
gjøre oppmerksom på at Djupvik fiskemottak fikk innvilget 50 % reduksjon av vann- og kloakkavgift i 2009, pga inntektstap.
GÁIVUONA SUOHKAN KÅFJORD KOMMUNE Arkivsaknr: 2011/890-9 Arkiv: D20 Saksbehandler: Erik Andersen Dato: 14.10.2014 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 33/14 Kåfjord Hovedutvalg for Drift 18.11.2014 Kåfjord Formannskap Bassengbygg Helsesentret - Kondensproblemer Henvisning til lovverk: Vedlegg 1 Referat - særmøte AR-Ing AS datert 17.09.14 Rådmannens innstilling Reklamasjonsarbeidene skal utføres gjennom Røde Kors sommer 2015 etter avslutning av behandlingssesongen. Saksopplysninger Vinteren 2011 kontaktet vaktmestere på Helsesentret Driftsavdelingen i kommunen med opplysninger om at det var luftlekkasjeproblemer med kondens og ising rundt vinduene i ytterveggen mot vest i bassengbygget. Vaktmestere hadde da registret at dette hadde pågått over noe tid, men også meldt dette tidligere til kommunen, uten at tatt opp med Røde Kors. Røde Kors var tidligere eier og tiltakshaver for avdeling bassengbygg. Driftsavdelingen tilskrev Røde Kors som var tiltakshaver for bygging av basseng og underrettet om problemene. Det ble ytret ønske fra kommunens side om at Røde Kors reklamerer på arbeidene ovenfor utførende entreprenør. Røde Kors tilskrev kommunen våren 2011 om at de reklamerer ovenfor utførende entreprenør på utførte arbeider, og at tiltak vil bli satt i gang for å få bukt med problemene. Det er foretatt
utbedringer to ganger av entreprenør uten at problemene med luftlekkasje og kondensering har opphørt. Det har siden vært en del kommunikasjon i mellom Røde Kors, kommune og ansvarlig søker for prosjektet. Det har som følge av kondens oppstått skader på betongvegg som sprekker, riss og betongstykker med puss som er avskallet gjennom betongyttervegg. Derfor må luftlekkasjene med kondensering utbedres for å unngå at større skader oppstår på bygningen. Mest sannsynlig årsak til at skadene har oppstått er at det innvendig er det høy temperatur og luftfuktighet, samtidlig som det kan være kaldt ute med nedkjølt betongyttervegg. Varm fuktig luft presses ut gjennom utett åpninger rundt vinduene. Det kan i enkelte tilfeller være opp til 50-60 graders forskjell på temperatur inne og ute. Høsten 2014 innkalte Røde Kors, kommune og ansvarlig søker AR-Ing AS og utførende entreprenør til et felles møte hvor forskjellige løsninger ble diskutert, og hvordan finne en varig løsning på problemene. Røde Kors som var tiltakshaver når bassengbygg ble etablert skal i styremøte vurdere de forskjellige løsningene og fremme en av dem ovenfor utførende entreprenør. Jfr referat fra AR-Ing AS datert 17.09.2014. En løsning som ble lansert og som kanskje er mest aktuelle, er å fjerne alle vinduene og mure igjen vindusåpningene på samtlige vinduer i yttervegg på bassengbygning. Deretter pusse og overflatebehandle veggen på utsiden. På innsiden montere isolert bindingsverk i vindusåpningene med dampsperre og montere plater eller flis på vegg. Her er det viktig at dampsperre (her brukt plast) på vegg er tett slik at fuktighet med luftlekkasjer ikke trenger ut i yttervegg. Utgiftene for denne reklamasjonen vurderer Røde Kors sammen med ansvarlig søker og utførende for tiltaket. Dette grunnet tiltakshaver for utførelsen av bassengbygget og hadde en ansvarlig søker som også var prosjekterende for dette oppdraget. Vurdering Røde Kors påtar seg ansvaret med å utbedre luftlekkasjene og kondensering rundt vinduene på bassengbygg ved Helsesentret, slik at dette opphører. Uansett valg av løsning så må arbeidene ferdigstilles i løpet av sommeren 2015.
Post Kaf ord s.ct o 674-(/ Fra: Erik Andersen Sendt: 22. september 2014 12:55 Til: Post Kafjord Emne: FW: Behandlingsbasseng i Birtavarre Vedlegg: Referat møte 17.09.14.pdf Hei Kan denne lagres på sak 11/890 som Møtereferat bassengbygg Erik From: Roald Sebergsen [mailto:roald ar-in.no] Sent: Thursday, September 18, 2014 10:58 AM To: Liv Hestdal; Svein Oddvar Leiros; Erik Andersen; Paul b eservice.no; Lars Morten Gundersen Subject: Behandlingsbasseng i Birtavarre Hei! Se vedlagte referat fra møtet 17.09.14. mvh Roald Sebergsen Tlf. 95803451 AR-Ing AS Postboks 112 9189 Skjervøy
AR-In AS Rådgivende ingenior og taksering DATO: 17.09.14 REFERAT-SÆRl IOT Til stede for Røde Kors: Til stede for Kåfjord kommune: Til stede for Skjervøy Byggeservice AS: Til stede for AR-Ing AS: Liv Hestdal, Hermund Dalvik Erik Andersen, Lars Gundersen Paul Stabell Roald Sebergsen Bakgrunnen for møtet: Luftlekkasjer rundt vindu i behandlingsbasseng. Røde Kors tok kontakt i 2011 om luftlekkasjer rundt vinduene i yttervegg i bassenghallen. Etter dette er årsaken vurdert av Kåfjord kommune, AR-Ing AS og Skjervøy Byggeservice AS hver for seg. Det er ført korrespondanse pr. e-post. Partene har også hver for seg vært på befaringer. Som følge av uenighet om årsak og ansvar ble dagens felles møte avholdt for om mulig å komme til enighet. Følgende momenter ble tatt opp/konkludert: 1. Roald Sebergsen innledet med å fortelle om oppdraget til AR-Ing AS som gikk ut på å prosjektere basseng inne i hallen med tilhørende rom. Etter at planleggingsarbeidet var kommet i gang valgte byggherren å skifte ut eksisterende vindu som hadde trekarmer med vindu av plastkarmer. En utfordring med dype vindussmyg som var i hallen har vært kondensering innvendig på vinduene. Dette ble løst med rister montert horisontalt i ventilasjonskanal/kasse langs yttervegg, noe som har gitt god luftsirkulasjon slik at kondenseringsproblemer har vært unngått. Sebergsen opplyste også at nyere forskning på problemer med og rundt vindu konkluderer med at det ikke er nødvendig med vindu i svømmehall. Tetting rundt vinduene ute og inne bør prøves før en går til andre kostbare tiltak. 2. Erik Andersen ville flytte vinduene inn i bindingsverket som er montert på innsiden av betongen i ytterveggen. Han mente at problemet da ville være løst. 3. Partene diskuterte ulike løsninger og hovedkonklusjon var at noe måtte gjøres, men det ble samtidig uttrykt at ingen kan garantere resultatet ved å flytte vinduene inn i isolert del av ytterveggen. For hvilke forslag som har vært fremmet tidligere fremgår av øvrig korrespondanse i saken. Konklusjon: 1. Røde Kors tar opp saken i neste styremøte og bestemmer seg for om vinduene skal flyttes inn i veggen eller om vinduene skal legges igjen. 2. Senest i januar 2014 skal planlegging av valgte løsning starte slik at utbedringsarbeidet kan starte etter at bassenget er stengt våren 2015, senest 1.juni 2015. 3. Byggherren må ta stilling til om arbeidet skal lyses ut som konkurranse mellom entreprenører eller om Skjervøy Byggeservice AS skal engasjeres til ombyggingen. Besøksadresse: Strandveien 72, 2.etg. Postadresse: Postboks 112, 9189 SKJERVØY Mobil: 95 80 34 51 Tlf.: 77 77 72 70 Telefax: 77 77 72 79 E-post: firmapost@ar-ing.no Foretaksnummer: 953 499 290 1
AR-In AS Rådgivende ingenior og taksering 4. Dersom byggherren velger å legge igjen vinduene er dette en byggesak som er søknadspliktig og søknad må fremmes i god tid slik at dette ikke medfører forsinkelser. 5. Det er tilrådelig at byggherren åpner bassenget 1.oktober 2014. Selvsagt kan skadeomfanget i puss etc. rundt vinduene bli større ved at det brukes ett år til før utbedring, men det må uansett gjøres utbedringsarbeid utvendig da det allerede er skader i puss. 6. Det er svært viktig at ventilasjonsanlegget er i kontinuerlig drift på grunn av den høye temperaturen på vannet og trykket dette medfører i hallen. Dette er nødvendig uansett om det er vindu i hallen eller ikke. Roald Sebergsen Referent Kopi: Samtlige tilstedeværende Svein Leiros 13esøksadresse: Strandveien 72, 2.etg. Postadresse: Postboks 112, 9189 SKJERVØY Mobil: 95 80 34 51 Tlf.: 77 77 72 70 Telefax: 77 77 72 79 E-post: firmapost@a ng.no Foretaksnummer: 953 499 290 2
GÁIVUONA SUOHKAN KÅFJORD KOMMUNE Arkivsaknr: 2012/3582-30 Arkiv: P23 Saksbehandler: Karin Karlsen Dato: 03.10.2014 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 10/14 Havneutvalget Djupvik fiskerihavn 10.10.2014 34/14 Kåfjord Hovedutvalg for Drift 18.11.2014 Budsjett for 2015 Saksprotokoll i Havneutvalget Djupvik fiskerihavn - 10.10.2014 Behandling: Havneutvalget gjorde følgende enstemmige forslag til vedtak; Følgende saker må spilles inn i budsjettbehandlinga: Vedlikehold i flytekaianleggene, og fokus på sikkerhet som f.eks leidere Ferdigstillelse av den nye betongkaia i Djupvik Opprydding i havnene Planlegging av oppstart av ny havn i Djupvik Havneutvalget ønsker at det lages sak til budsjettbehandlinga på at gjesteplassene øker til kr 150, - pr dag, og dette inkluderer da også strøm. Vedtak: Følgende saker må spilles inn i budsjettbehandlinga Vedlikehold i flytekaianleggene, og fokus på sikkerhet som f.eks leidere Ferdigstillelse av den nye betongkaia i Djupvik Opprydding i havnene Planlegging av oppstart av ny havn i Djupvik Havneutvalget ønsker at det lages sak til budsjettbehandlinga på at gjesteplassene øker til kr 150, - pr dag, og dette inkluderer da også strøm.
Saksopplysninger Havneutvalget Djupvik fiskerihavn må diskutere tiltak i havna som ønskes som innspill til budsjettet for 2015. Vurdering Saka legges fram uten innstilling til vedtak, og saksbehandler kommer p.t ikke med en drøfting om forslag til tiltak.
GÁIVUONA SUOHKAN KÅFJORD KOMMUNE Arkivsaknr: 2013/3787-6 Arkiv: 151 Saksbehandler: Gunn Andersen Dato: 05.11.2014 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 30/14 Kåfjord Hovedutvalg for Drift 13.11.2014 35/14 Kåfjord Hovedutvalg for Drift 18.11.2014 Budsjett 2015 Drift - arbeidsdokument Henvisning til lovverk: Saksprotokoll i Kåfjord Hovedutvalg for Drift - 13.11.2014 Behandling: Rammen ble drøftet. Administrasjon jobber frem budsjett tall til neste møte med bakgrunn i arbeidsmøtets innspill og tilrådning. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Administrasjon jobber frem budsjett tall til neste møte med bakgrunn i arbeidsmøtets innspill og tilrådning. Rådmannens innstilling Saken fremmes uten innstilling til vedtak. Saksdokumentet er et innspill for drøftinger i hovedutvalget. Saksopplysninger Drifts og utviklingsetaten har nå to år som felles etat, under felles ledelse. Etaten er fortsatt rimelig ung, og lar seg fortsatt utvikle, da organisasjonen ikke har "grodd fast" i gamle mønstre og styringssett. Etaten sysselsetter ca 50 personer, og disse har et svært bredt fagområde, og
utgjør en betydelig ressurs for Kåfjord kommune. Arbeidsmiljøet er godt, og etaten har høyt nærvær. Driftsavdelinga sysselsetter 31 personer, hvorav de fleste inne vedlikeholdssiden (vaktmester, vedlikehold og renhold). De ansatte er dyktige og lojale medarbeidere som stiller sin arbeidskapasitet, omstillingsvilje og -evne til disposisjon for arbeidsgiver. Driftsavdelinga, som øvrige kommuneapparat, ledes og styret etter fire viktige hovedindikatorer: Samfunn (-saktør) Brukere og tjenestekvalitet Organisasjon Økonomi Det innebærer at vi styres og ledes etter flere dimensjoner enn de økonomiske (budsjett og økonomiplaner). Driften skal være kostnadseffektiv. Men kommunen skal også levere tjenester i tråd med brukernes (innbyggernes) behov, som innebærer riktig nivå på tjenesten, riktig bemanning og god økonomi- og personalforvaltning. Formannskapet gjorde enstemmig slike vedtak i møtet 4. november i år: Hovedutvalgene bes om å utarbeide budsjettforslag for 2015 ut fra følgende rammer: Sentraladm kr. 20080 Oppvekst kr. 39888,-. Omsorg kr. 56791,- Utvikling kr. 8858 Drift kr. 21792 Havneutvalget Djupvik fiskerihavn har behandlet sak 10/14 budsjett og spiller inn følgende momenter til budsjettbehandlinga: Vedlikehold i flyteanleggene, og fokus på sikkerhet som for eksempel leidere Ferdigstillelse av den nye betongkaia i Djupvik Opprydding i havnene Planlegging av oppstart ny havn i Djupvik Prising av gjesteplasser øker til kr. 150/dag som inkluderer strøm. Driftsutvalget har behandlet nedstyring av drift i mai 2014, hvor utvalget har vektlagt følgende områder internt for å redusere driften: Stillingsreduksjon på drift og forvaltning av bygg Kan organisasjonsstruktur gi reduksjon i drift Organisering av renholdsteam for å demme opp vikarbruk Vurdere ny avtale med Røde kors om bassengdrift Se på økt inntjening spylebil (både privat og offentlig marked) Se om tilbakeføring av gravertjenesten gir kostnadsreduksjon, eller kan få inntekter fra den norske kirke Redusere kostnader til isbryting, eller få andre bidragsytere med på kostnaden. Øke salgsinntekter (utover det som går i selvkostregnskapet) Se spesielt på brann, om mulig å redusere her Kan flere oppgaver gjøres i egenregi Kan drift med noen av sine oppgaver bli vertskommune for interkommunale tjenester? Løypeavgift for scooterløyper (samlet Nord-Troms-kommuner)
Vurdering Hovedutvalget må ta stilling til det videre arbeid og fokusere følgende hovedproblemstillinger: Kan vi senke kvaliteten på noen av våre tjenester? o Hvilke tjenester kan vi ha lavere tjenestenivå på? Eksempler: kortere sesong veilys, brøytetjenesten, mer snø/is før tiltak iverksettes, vanntilgang (ingen beredskap og feilretting), kloakk/avløp (ikke beredskap, feilretting), redusere motorferdsel, brannberedskapen og beredskap for øvrig, boligbygging (tomt, byggesak, deling), lavere vedlikehold på bygg, mindre renhold, lavere vedlikehold vei, mindre krattrydding, mindre isbryting, kutte klipping grøntarealer, kirkegårder, kutte vedlikehold og drift kunstgressbinger og -baner, kutt i miljøtiltak og rydding. Konsekvenser for driften må inkluderes i vurderingen. o Er det noen kommunale tjenester kan vi la være å utføre? Inntektsøkning (områder utenfor selvkost (eksklusiv vann/avløp) o Hvilke områder? Eksempler; øke gebyrer og timepris på kommunale tjenester, som utleie kommunale bygg, privat oppdrag for innbyggere og bedrifter ellers, med inntil 10 %. Nye tjenester/oppdrag for å styrke kompetansen, mulig samarbeid med andre offentlige aktører? Hva i så fall? Kan økt interkommunalt samarbeid på noen av våre områder være kostnadsreduserende? I så fall, hvilke bør drøftes nærmere? Kan virksomheten driftes forsvarlig innenfor dagens ramme gitt i formannskapet 4. november i år? Med bakgrunn i de reviderte rammer som er satt for drift ligger mangler vi kr 2 370 000,- for 2015. Rammen er på kr 21 792 000,- og foreløpig budsjett viser et behov for kr. 24 162 000,-. Forklaring på det økte behovet er både lønns- og prisvekst, men også økte kostnader på beredskap og nødvendig vedlikehold. Vi må sette inneklima på fokus etter tilsynsbesøk. Dette gjelder spesielt bygg, men også innen øvrig drift må vi optimalisere driften for å forsvarlig drift. Ber hovedutvalget komme med innspill og konkrete forslag til mulig inntektsøkning og mulig kutt i tjenestetilbud/senke nivå på tjenesten..