Tromsø Museum - Universitetsmuseet Arkivref.: 2018/1523 IBA004 Dato: 14.03.2018 Saksnr: M 1/18 SAK M 1/18 Til: Museumsstyret Møtedato: 21. mars 2018 Referatsaker 1. Referat fra møte i museumsstyret 30. november 2017. Referatet er godkjent av møtedeltakerne på sirkulasjon 2. Referat fra møte i universitetsstyret 6. februar 2018. 3. Referat fra møte i universitetsstyret 8. mars 2018. 4. Referat fra redaksjonsmøte for TMUs tidsskrift Ottar 7. februar 2017 Lena Aarekol museumsdirektør Inger Kaisa Bækø kontorsjef Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
Referatsak 1 Tromsø Museum - Universitetsmuseet Arkivref.:2017/1007 IBA004 Dato: 04.12.2017 MØTEREFERAT/-PROTOKOLL Utvalg/Møte i: Museumsstyret Møteleder/referent: Morten Ruud/ Inger Kaisa Bækø Møtedato: 30. november 2017 Til stede: Morten Ruud, Mai-Britt Utsi, Bjørn Eirik Olsen, Eiliv Lund, Karin Andreassen, Roger Jørgensen, Monica Kristin Hansen, Silja Wara og Sebastian Hansen Henriksen. Fra administrasjonen stilte Lena Aarekol og Inger Kaisa Bækø Forfall: Saksnr. M 23/17 Referatsaker Ingen kommentarer. Saksnr. 24/17 Orienteringssaker 1. Under orientering om eventuell sammenslåing med Kustfak fulgte styret live streaming av saksbehandlingen om dette i universitetsstyret. Museumsstyret vedtar å sende et brev til rektor der de anbefaler at det tas med en ansatt fra et av de andre universitetsmuseene i Norge i utvalget som skal utføre mulighetsstudien. 2. Ingen kommentarer. 3. Ingen kommentarer. Saksnr. 25/17 Forsalg til budsjettfordeling 2018 for Tromsø Museum Universitetsmuseet 1. Museumsstyret slutter seg til forslaget om fordeling av bevilgningen for 2018. 2. Museumsstyret slutter seg til forslaget om disponering av avsetninger til fremtidige lønnsutgifter. 3. Museumsstyret godkjenner en reduksjon fra kr 10 000,- per publiseringspoeng til kr 5 000,- per publiseringspoeng til forfatteren. Avstemming: Enstemmig. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
Endelig vedtak: 1. Endelig budsjett for 2018 er avhengig av vedtakene i statsbudsjettet og budsjettet for UiT, og må derfor fastsettes av det nye museumsstyret 2018. 4. Museumsyret slutter seg til innstillingsforslaget som et foreløpig budsjett for 2018, herunder: Museumsstyret slutter seg til forslaget om disponering av avsetninger til fremtidige lønnsutgifter. Museumsstyret godkjenner en reduksjon fra kr 10 000,- per publiseringspoeng til kr 5 000,- per publiseringspoeng til forfatteren. Saksnr. M 26/17 Oppnevning av bedømmelseskomite til stilling som museumslektor ved Tromsø Museum Universitetsmuseet Museumsstyret oppnevner følgende personer til bedømmelseskomiteen for stilling som museumslektor: førsteamanuensis Solveig Karlsen, Institutt for lærerutdanning og pedagogikk, UiT lektor Anne Bruvold, pedagogisk leder, Vitensenteret Teamleder Cathrine Paus administrerer komiteens arbeid. Avstemming: Enstemmig Endelig vedtak: Museumsstyret oppnevner følgende personer til bedømmelseskomiteen for stilling som museumslektor: førsteamanuensis Solveig Karlsen, Institutt for lærerutdanning og pedagogikk, UiT lektor Anne Bruvold, pedagogisk leder, Vitensenteret Teamleder Cathrine Paus administrerer komiteens arbeid. Eventuelt: - Styret imøteser en forskningsstrategi fra seksjonene. Inger Kaisa Bækø kontorsjef inger.k.bako@uit.no 77 64 50 16 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2
Referatsak 2 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Universitetsstyret Møtested: A319, Administrasjonsbygget ved UIT Norges arktiske universitet Møtedato: 06.02.2018 Tidspunkt: 10:15 Følgende faste medlemmer møtte: Margrethe Esaiassen Anders Malmberg Audun Hetland Kristoffer Wilhelmsen Lin Marie Holvik Marte Seland Stig A. Slørdahl Anne Husebekk Anita Andersen Stenhaug Kjersti Dahle Funksjon Leder Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Funksjon Tore Nesset Følgende varamedlemmer møtte: Møtte for Wivi-Ann Tingvoll Tore Nesset Fra rektoratet møtte: Stilling Wenche Jakobsen Prorektor Fra administrasjonen møtte: Jørgen Fossland Gøril Heitmann Hanne Karde Aase Tveito Geir Sørensen Stilling kons. universitetsdirektør ass. universitetsdirektør kons. kommunikasjonsdirektør seniorrådgiver, S1/18, seksjonsleder, S3/18 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
Saksliste Saksnr Tittel/beskrivelse U.off. Arkivref. S 1/18 Styrets beretning - første del av Årsrapport 2017 2017/2254 S 2/18 Årsrapport om HMS for 2017 ved UiT - styret 2017/5643 S 3/18 S 4/18 OS 1/18 OS 2/18 OS 3/18 Statsbudsjettet 2018 - tildelingsbrev til Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet Organisering av Læringsmiljøutvalget ved UiT fra 1.8.2018 Orienteringssaker Orientering om arbeid med fremtidig organisering av administrasjonen ved UiT Saker behandlet på fullmakt av rektor i perioden 19.11.17-24.01.18 Muntlig orienteringssaker fra rektor 2017/2254 2017/2400 2016/1514 2018/639 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 2
S 1/18 Styrets beretning - første del av Årsrapport 2017 2017/2254 Styrets beretning oppdateres med de endringer som fremkommer i møtet og legges frem til underskrift på neste styremøte sammen med Årsrapporten i sin helhet. Saksprotokoll i Universitetsstyret - 06.02.2018 Vedtak Innstillingen ble enstemmig vedtatt. S 2/18 Årsrapport om HMS for 2017 ved UiT - styret 2017/5643 1. Universitetsstyret tar Årsrapport om HMS for 2017 ved UiT til etterretning. 2. Universitetsstyret ber universitetsdirektøren om å følge opp identifiserte utviklingsområder og iverksette nødvendige tiltak slik at universitetets mål for helse, miljø, sikkerhet og beredskap kan nås. 3. Fakulteter og enheter på samme nivå bes om å behandle rapporten som egen sak i sine beslutningsorganer med særlig henblikk på egne forbedringsområder. Saksprotokoll i Universitetsstyret - 06.02.2018 Vedtak Innstillingen ble enstemmig vedtatt. S 3/18 Statsbudsjettet 2018 - tildelingsbrev til Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet 2017/2254 1. Styret tar tildelingsbrevet for 2018 for Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet til orientering og ber om at styret holdes underrettet om oppfølgingen av tildelingsbrevets føringer og pålegg. 2. Styret gir rektor og universitetsdirektøren følgende administrative fullmakter i samsvar med pkt. 1.3. i vedlegg 2 til Tildelingsbrevet for 2018. - Fullmakt til å forvalte statens eierinteresser - Delegering av innkallelse til generalforsamling i heleide selskap - Fullmakt til å inngå leieavtaler utover budsjettåret - Fullmakt til å inngå forlik, opptre på statens vegne i forliksrådet eller innrømme erstatningsansvar - Fullmakt til å ta ut påtalebegjæring Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 3
Saksprotokoll i Universitetsstyret - 06.02.2018 Vedtak Innstillingen ble enstemmig vedtatt. S 4/18 Organisering av Læringsmiljøutvalget ved UiT fra 1.8.2018 2017/2400 1. Læringsmiljøutvalget ved UiT Norges arktiske universitet skal fra 1.8.2018 bestå av til sammen 12 representanter. Læringsmiljøutvalget skal ha seks studentrepresentanter og seks ansattrepresentanter. Representantene oppnevnes for to år. 2. Til sammen fire studentrepresentanter og fire ansattrepresentanter skal oppnevnes fra studiestedene Alta, Tromsø, Harstad og Narvik. Disse representantene får et særlig ansvar for å ivareta oppfølgingen av læringsmiljøet ved det enkelte studiested. 3. Spørsmål knyttet til læringsmiljøet som har en utpreget lokal karakter skal ved studiestedene i Alta, Harstad og Narvik bringes inn for campusmøtene. Campusmøtene skal også løpende vurdere om det er saker som bør bringes inn for LMU. 4. Studentparlamentet og universitetsdirektøren gis fullmakt til å oppnevne henholdsvis studentrepresentanter og ansattrepresentanter. Representantene fra studiestedene Alta, Harstad og Narvik skal oppnevnes blant medlemmer av campusmøtet. 5. Læringsmiljøutvalget bestemmer selv hvilke aktører som bør ha status som observatør. Saksprotokoll i Universitetsstyret - 06.02.2018 Vedtak Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Orienteringssaker OS 1/18 Orientering om arbeid med fremtidig organisering av administrasjonen ved UiT 2016/1514 OS 2/18 Saker behandlet på fullmakt av rektor i perioden 19.11.17-24.01.18 2018/639 OS 3/18 Muntlig orienteringssaker fra rektor / Se vedlagte PowerPoint-presentasjon. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 4
Referatsak 3 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Universitetsstyret Møtested: A319-Styrerommet, Administrasjonsbygget ved UIT Norges arktiske universitet Møtedato: 08.03.2018 Tidspunkt: 10:15-15:30 Følgende faste medlemmer møtte: Margrethe Esaiassen Anders Malmberg Audun Hetland Kristoffer Wilhelmsen Marte Seland Anne Husebekk Kjersti Dahle Leder Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Tore Nesset Stig A. Slørdahl Lin Marie Holvik Anita Andersen Stenhaug Følgende varamedlemmer møtte: Kristian Chramer Wivi-Ann Tingvoll Møtte for Stig A. Slørdahl Tore Nesset Fra rektoratet møtte: Wenche Jakobsen Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
Fra administrasjonen møtte: Jørgen Fossland Gøril Heitmann Hanne Karde Julia H. Sempler Aase Tveito Eli M. Pedersen Vegar Storeheier Randi M. Solhaug Stilling kons. universitetsdirektør ass. universitetsdirektør kons. kommunikasjonsdirektør seniorrådgiver, S5/18 seniorrådgiver, S6/18 økonomidirektør, S6/18, OS5/18 forskningsdirektør, S7/18 seniorrådgiver, S5/18 Merknader Anita Andersen Stenhaug deltok på Skype på S5/18 Anne Husebekk sin presentasjon ble litt justert under møtet og oppdatert presentasjon er vedlagt i ephorte ved sak 2018/1248 Saksliste Saksnr Tittel/beskrivelse U.off. Arkivref. S 5/18 Fremtidig administrativ organisering ved UiT Norges arktiske universitet 2016/1514 S 6/18 Årsrapport 2017-2018 UiT Norges arktiske universitet 2017/2254 S 7/18 Refordeling av stipendiat- og postdoktorstillinger for 2019 Orienteringssaker 2018/429 OS 4/18 Muntlige orienteringer fra rektor 2018/1248 OS 5/18 Budsjettoppfølging 3. tertial 2017 2017/3457 OS 6/18 Universitetssamarbeidet BOTT - orientering om status 2016/8609 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 2
OS 7/18 Saker behandlet på fullmakt av rektor i perioden 25.01.18-28.02.18 2018/639 S 5/18 Fremtidig administrativ organisering ved UiT Norges arktiske universitet 2016/1514 1. Fellesadministrasjonen ved UiT organiseres i avdelinger med følgende hovedansvarsområder: - Organisasjon og økonomi - Forskning, utdanning og formidling - IT - Bygg og eiendom 2. Universitetsstyret slutter seg til forslaget om organisering av administrative seksjoner i avdelingene og gir rektor fullmakt til å avklare de gjenstående spørsmålene som er omtalt i saksfremlegget 3. Universitetsstyret slutter seg til forslagene om organisering av administrasjonen på det enkelte fakultet og gir rektor fullmakt til å avklare de gjenstående spørsmålene som er omtalt i saksfremlegget 4. Universitetsstyret slutter seg til den foreslåtte avgrensningen for utredningen av UBs funksjon og plass ved UiT og gir rektor fullmakt til å utforme et endelig mandat. 5. Universitetsstyret slutter seg til universitetsdirektørens plan for reduksjon av utgifter til administrasjon ved UiT Saksprotokoll i Universitetsstyret - 08.03.2018 Vedtak 1. Fellesadministrasjonen ved UiT organiseres i avdelinger med følgende hovedansvarsområder: - Organisasjon og økonomi - Forskning, utdanning og formidling - IT - Bygg og eiendom 2. Universitetsstyret slutter seg til forslaget om organisering av administrative seksjoner i avdelingene og gir rektor fullmakt til å avklare de gjenstående spørsmålene som er omtalt i saksfremlegget 3. Universitetsstyret slutter seg til forslagene om organisering av administrasjonen på det enkelte fakultet og gir rektor fullmakt til å avklare de gjenstående spørsmålene som er omtalt i saksfremlegget 4. Universitetsstyret slutter seg til den foreslåtte avgrensningen for utredningen av UBs funksjon og plass ved UiT og gir rektor fullmakt til å utforme et endelig mandat. 5. Universitetsstyret slutter seg til universitetsdirektørens plan for reduksjon av utgifter til administrasjon ved UiT 6. Styret ber om at det iverksettes tiltak for å sikre at formidling og kommunikasjon blir ivaretatt som et sentralt strategisk utviklingsområde på UiT Vedtaket var enstemmig med følgende merknad: Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 3
Kjersti Dahle har forståelse for at det må gjøres organisatoriske endringer, men hadde foretrukket at fellestjenestene var blitt etablert først og at det frem til da kun ble gjort små organisatoriske endringer. S 6/18 Årsrapport 2017-2018 UiT Norges arktiske universitet 2017/2254 Universitetsstyret vedtar Årsrapport (2017-2018) for UiT Norges arktiske universitet, og ber universitetsdirektøren ferdigstille dokumentet i tråd med styrets diskusjoner. Saksprotokoll i Universitetsstyret - 08.03.2018 Vedtak Innstillingen ble enstemmig vedtatt. S 7/18 Refordeling av stipendiat- og postdoktorstillinger for 2019 2018/429 1. 80 stipendiatstillinger fordeles slik: a. Tolv historiske stillinger fordeles i samsvar med tabell 1 (vedlegg 1) b. To stillinger overført fra Program for kunstnerisk utviklingsarbeid tildeles Kunstfak c. 15 stillinger fordeles strategisk i samsvar med tabell 2 (vedlegg 1). Rektor får fullmakt til å fordele ni stipendiatstillinger til de tematiske satsingsområdene vedtatt i strategien for UiT d. 51 stillinger nøkkelfordeles i samsvar med tabell 4 (vedlegg 1) 2. To postdoktorstillinger fordeles Arctic Center for Sustainable Energy (ARC) 3. To postdoktorstillinger fordeles Befolkningsundersøkelser i nord (BIN) 4. En postdoktorstilling tildeles IVT-fak 5. Rektor får fullmakt til å fordele inntil fem postdoktorstillinger basert på resultater fra søknader til Horisont 2020 høsten 2018, jf vedtatt fordelingsprinsipp 6. Dersom en enhet får finansiert tildelte stillinger via eksterne kilder, kan enhetene lyse ut neste ledige stilling ut fra enhetens egen prioriteringsliste Saksprotokoll i Universitetsstyret - 08.03.2018 Vedtak 1. 80 stipendiatstillinger fordeles slik: a. Tolv historiske stillinger fordeles i samsvar med tabell 1 (vedlegg 1) b. To stillinger overført fra Program for kunstnerisk utviklingsarbeid tildeles Kunstfak c. 15 stillinger fordeles strategisk i samsvar med tabell 2 (vedlegg 1). Rektor får fullmakt til å fordele ni stipendiatstillinger til de tematiske satsingsområdene vedtatt i strategien for UiT Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 4
d. 51 stillinger nøkkelfordeles i samsvar med ny tabell 5 som ble utdelt i møtet (se tabell nedenfor) 2. To postdoktorstillinger fordeles Arctic Center for Sustainable Energy (ARC) 3. To postdoktorstillinger fordeles Befolkningsundersøkelser i nord (BIN) 4. En postdoktorstilling tildeles IVT-fak 5. Rektor får fullmakt til å fordele inntil fem postdoktorstillinger basert på resultater fra søknader til Horisont 2020 høsten 2018, jf. vedtatt fordelingsprinsipp 6. Dersom en enhet får finansiert tildelte stillinger via eksterne kilder, kan enhetene lyse ut neste ledige stilling ut fra enhetens egen prioriteringsliste. Vedtaket var enstemmig. Ny Tabell 5. Antall nøkkelfordelte stillinger ut fra vedtatt fordelingsnøkkel (75 % uttelling for gjennomstrømmingsdata ph.d.). Enhet Andel basert på fordelingsnøkkel (%) Antall stillinger BFE-fak 19,2 10 Helsefak 32,8 17 HSL-fak 13,9 7 IVT-fak 4,6 2 Jurfak 2,3 1 Kunstfak 1,0 1 NT-fak 24,2 12 TMU 2,1 1 Sum 100 51 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 5
Orienteringssaker OS 4/18 Muntlige orienteringer fra rektor 2018/1248 OS 5/18 Budsjettoppfølging 3. tertial 2017 2017/3457 OS 6/18 Saker behandlet på fullmakt av rektor i perioden 25.01.18-28.02.18 2018/639 OS 7/18 Universitetssamarbeidet BOTT - orientering om status 2016/8609 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 6
Referatsak 4 Referat fra redaksjonsmøte i OTTAR 07.02.2018 Til stede: Lena Aarekol, Roger Jørgensen, Torbjørn Alm og Elisabeth J. Nilsen Sak 01/2018: Referatsaker - Roger Jørgensen er ny fagredaktør for kultur og samfunn - Torbjørn Alm er ny fagredaktør for natur og miljø - Avtalen for trykking av Ottar utløpte 01.01.2018. Ny trykke avtale er under forhandling. Sak 02/2018: Trykkeplan 2018 og 2019 Ottar 1/2018: Uit Norges arktiske universitet fyller 50 år (Ivar Bjørklund/Roger Jørgensen) Ottar 2/2018: Introduserte arter (Torbjørn Alm/Andy B. Sortland) Ottar 3/2018: Sjamanismen (Trude Fonneland/Roger Jørgensen) Ottar 4/2018: Nordlandsbåten (Roger Jørgensen /Gunnar Eldjarn) Ottar 5/2018: Samlingsnummer (Roger Jørgensen/Torbjørn Alm) eller Tellus (Anette Högstróm) Forslag til hefter Ottar 2019: - Torbjørn Alm tar kontakt med Anette Högström om planen for Ottar heftet om Tellus - Samlingene ved Tromsø Museum (Torbjørn Alm) - Sopp, mykologiens mangfoldige verden (Geir Mathiassen/Torbjørn Alm) - DNA, hva går metoden egentlig ut på? (Torbjørn Alm) - Søppel i naturen (Rob Barrett/Roger Jørgensen/Torbjørn Alm) - Polar Litteratur - Skjoldhamndrakten (Dikka Storm/Roger Jørgensen) - Relasjoner mellom menneske/dyr - Joik (Ola Graff/Roger Jørgensen) Sak 03/2018 Ottar på nett Saken utsettes til neste redaksjonsmøte Elisabeth J. Nilsen (referent)