Møtereferat Informasjonsmøte Bygdø Tennisklubb ved styreleder Nicolai Horgen Dato: 16. juni 2015 Innkalling: Sendt medlemmer på e-post av 20. mai 2015 Sted: Dagligstuen på Bygdøhus Varighet: 1730-1830 Til stede: Agenda: Referent: ca 25 møtende i tillegg til styreleder Nicolai Horgen Informasjon rundt personalendringene i klubben, plan for neste år samt langsiktig strategi for klubben. Kristin Solevåg *** 1. Prosessen med utvidelse av boblehallen Bygdø Tennisklubb har mottatt negativ innstilling fra Plan- og bygningsetaten. Saken ligger til behandling på Rådhuset. Ettersom Plan- og bygningsetaten var negativ, vurderer styreformann utsiktene for å være dårlige. Det kom spørsmål fra salen på om styret har noen plan B dersom det blir endelig negativt vedtak. Styreleder informerte om at det ikke forelå noen slik plan. Tomten må i så fall omreguleres. Alternativt må klubben (heretter BT) snakke med naboer. Status per i dag er at BT disponerer seks utendørs baner og to innendørs baner. 2. Status daglig leder Nåværende daglig leder har selv valgt å si opp sin stilling. Det har vært en lang prosess. Det har vært en periode nå hvor kombinasjonen administrasjon, trenere, styret og daglig leder ikke har fungert. Styreleder informerer om at Tiago og Gustavo har likestilte roller i BT. 1
Styret ønsker å erstatte daglig leder. Prosessen med å finne en ny daglig leder er ikke landet ennå. Det er foreløpig 45 søkere som har meldt sin interesse. BT har foreløpig hatt inn fem til seks personer på intervju. Nåværende daglig leder sitter ut juni 2015. BT planlegger å få inn en ny daglig leder fra 1. august 2015. Det kom spørsmål fra salen på hvem som tar seg av fakturering og mailkorrespondanse i perioden inntil ny daglig leder er på plass. Det fremsto som noe uklart hvem det er som skal ta seg av dette inntil ny daglig leder er på plass. Styreleder informerte imidlertid om at det fra styrets side var ønskelig å få en ny daglig leder som kan være i BT over flere år. 3. Betalingssystemet Styreleder informerte om at det var en «hale» på betalingene fra medlemmene til klubben. Det er lagt opp til et system der medlemmene selv skal gå inn på medlemssidene og betale. Det fremkom synspunkt fra salen på at betalingssystemet ikke synes å ha fungert, eller i alle fall har fungert dårlig. 4. Fakturaer Det kom synspunkt fra salen på at det har forekommet at fakturaer har vært utstedt med svært kort betalingsfrist. Styreleder stilte seg uforstående til dette, og informerte om at alle fakturaer skal gå med 14 dagers betalingsfrist. Deretter ny frist på 14 dager. Dernest ytterligere frist før saken går til inkasso. Det kom spørsmål fra salen på om det ikke er en mulighet å «outsource» purringene. Styreleder informerte om at det ikke var et stort problem at folk ikke betaler. Det er per i dag 430 betalende medlemmer, men bare halvparten av medlemmene har betalt per i dag(?!). Nåværende daglig leder har 50 % administrativ stilling og 50 % på banen. Styreleder informerte videre om at Klubben planlegger å ta en «sjau» i løpet av august måned for å få folk til å betale. 2
5. Kommunikasjon og informasjon Det kom innspill fra salen på at det er ønskelig med mer kommunikasjon og informasjon fra BT. Styreleder sa seg enig i at kommunikasjon er viktig, men ga samtidig uttrykk for at han var overrasket over at det møtte så mange på informasjonsmøtet da det tidligere har vært dårlig oppmøte. Innspill fra salen om at det har vært for dårlig kommunisert fra BT sin side når det har vært avholdt møter av ulike slag. 6. Miljø Det ble tatt opp fra salen på at det er viktig å skape et miljø rundt klubben. Styreleder var enig, men påpekte samtidig at tennis er en individuell idrett. Innspill fra salen om at derfor er miljø desto viktigere! Det kom spørsmål fra salen om BT har et ønske om å være en breddeklubb. Styreleder bekreftet dette. Det kom også innspill fra salen om at BT har mistet noe etter at Per sluttet. Styreleder sa seg enig i at det var «genialt» med Per, at han hadde vært veldig til stede, og at det også var en fordel at han hadde bodd så nærme BT. 7. Dugnad Styreleder informerte om at BT fra og med neste år planlegger å sette opp og klargjøre banene på dugnadsbasis. I tillegg har BT denne våren forsøkt å få til litt miljø rundt klubben ved å arrangere vaffelvakter på enkelte dager. Det har ikke vært noe vanskelig å rekruttere frivillige til å stille på vaffelvakt. 8. Sosiale og sportslige tiltak Det kom innspill fra flere møtende på at det er viktig at BT involverer foreldre. Dette for å sikre et godt tilbud for barna og sikre informasjonsflyten. Det ble foreslått at man så til fotballen, og eksempelvis etablerte et system med en kontaktperson for hvert års-trinn. 3
Det ble nevnt som et positivt eksempel at det for 2006-kullet har vært mobilisert en stor gruppe som følge av foreldre-engasjement. Det kom innspill fra salen på at forsøk på engasjement fra foreldre har blitt kritisert fra styrets hold. Styreformann avviste at det var grunnlag for kritikk, og bekreftet at det var ønskelig med engasjement fra foreldre. 9. Visjon BT PowerPoint-presentasjon Styreleder gjennomgikk en PowerPoint-presentasjon som blant annet tok for seg visjonene til BT. Referatet fra denne delen av møtet er begrenset til stikkordene nedenfor idet PowerPointpresentasjonen ble lovet oversendt medlemmene etter informasjonsmøtet. BT skal være en medlemsklubb tilgjengelig for alle. BT skal satse på Tiago og Gustavo. De sosiale tiltakene med vaffelvakt osv skal fortsette. Visjon 2020 er å utvide boblehallen, øke fokus på breddetennis. Tilrettelegge for sponsorer. Når det gjelder boblen, så mangler BT lokal forankring. Det kom spørsmål fra salen om BT har involvert/ gått i dialog med politikerne. Styreleder kunne ikke bekrefte det. Bygdø Vel skal ha vært imot boblehallen. Begrunnelsen til Bygdø Vel skal blant annet ha vært det estetiske, at det ikke «passer inn.» På oppfordring fra salen bekrefter styreleder at han godt kan undersøke om det er mulig å sette ned en arbeids-komitê som kan jobbe for godkjenning av boblen. Turneringer, det er rundt 10 spillere som deltar på turneringer. 4
10. Banetilgjengeliget for ulike grupper/ booking av baner Det kom spørsmål fra salen på hvordan banetilgjengeligheten for unge spillere er i tidsrommet 16-20. Styreleder informerte om at det etter klokken 18 skal tilbudet gå til medlemmer og ikke til Tennisskolen. Det kom spørsmål fra salen på hvordan man booker timer, pris for å booke timer, hvordan man kan etablere et system for å la «tomme» timer gå til andre, hvem som skal informeres dersom en booket bane ikke er i bruk likevel osv. Innspill fra salen på at man burde satse mer på de eldre. 11. Generalforsamlingen Det ble reist spørsmål fra salen på hvor mange av de møtende som hadde mottatt innkalling til generalforsamlingen. Svært få, eller ingen hadde mottatt informasjon. Vedrørende innkallingen til generalforsamlingen, informerte styreleder om at Norges Idrettsforbund på et tidspunkt hadde sagt at det var tilstrekkelig å legge ut informasjon på nettsiden. Det ble stilt spørsmål fra salen til styreleder om hvilke refleksjoner han gjorde seg da det bare møtte 7 personer på generalforsamlingen. Styreleder uttrykte at han vurderte dette som «business as usual.» Slik har det vært i alle år. Generalforsamlingen tok 11 minutt. Det ble tatt opp fra salen at det jo er mange som har møtt på dette informasjonsmøtet. Styreleder tok kritikk, og lover at det neste år skal gå ut tidlig og tydelig informasjon og innkalling til generalforsamlingen. Styreleder lovet at det neste gang skal gå ut e-post til alle medlemmer, samt at det skal henges opp innkalling og informasjon på egnet sted. 12. Diverse - sponsorinntekter/bussen/prising privattimer m.v. Styreleder informerte om at det er ny rekord når det gjelder sponsorinntekter. Konkurransespillerne har ingen fordel utover at de får tid. Når det gjelder bussen, så kan denne benyttes av alle klubbenes medlemmer. 5
Det ble tatt opp fra salen at det fort blir dyrt med privattimer. Styreleder informerte om at det skal være en totalpakke med gruppetrening og egentrening. Det ble gitt informasjon om trenersituasjonen for Sommercampen for barn. *** Bygdøy, 29. juni 2015 Kristin Solevåg, referent 6