Finansdepartementet Postboks 8008 Dep 0030 Oslo postmottak@fin.dep.no Oslo, 16.09.2013 Vår ref.: EK Reduksjon oppbevaringskrav utenfor bokføringsloven Finansdepartementet varslet 21. august at det alminnelige kravet til oppbevaringstid i bokføringsloven skal reduseres fra ti til fem år. Nødvendige lovforslag skal fremmes i forbindelse med statsbudsjettet. Departementet uttalte samtidig at «det vil være nødvendig med konsekvensjusteringer i en del tilstøtende regelverk som bygger på at minstekravet til oppbevaringstid er ti år, og områdene der det erfaringsmessig er størst behov for eldre dokumentasjon vil bli gjennomgått for å vurdere om det er behov for avbøtende tiltak». Revisorforeningen kommer her med våre innspill til denne vurderingen. Vi har lagt vekt på å få frem hvilke oppbevaringskrav utenfor bokføringsloven som vi mener bør reduseres samtidig som oppbevaringstiden for primærdokumentasjon i bokføringsloven reduseres til fem år. Bokføringsforskriften Det er flere særkrav i bokføringsforskriften om oppbevaring av ulike former for regnskapstilknyttet materiale i ti år eller i tre år og seks måneder. Alle særskilte krav i bokføringsforskriften om oppbevaring i ti år, bør reduseres til fem år i tråd med at den alminnelige oppbevaringstiden for primærdokumentasjon reduseres til fem år. Det gjelder: 7-2 fjerde ledd (fortegnelse over sikkerhetskopi) 7-3 tredje ledd (timebestillinger) 7-6 annet ledd (funksjonsbeskrivelse for lukking av regnskapsperioder) 8-1-5 første ledd (bygge- og anleggsvirksomhet) 8-2-3 (taxinæringen) 8-4-3 annet ledd (timebestillinger) 8-6-5 (hotellnæringen kalkyler) 8-8-5 (utenlandske selskaper på norsk sokkel utenom utvinning og rørtransport) 8-9-4 (petroleumsutvinning og rørtransport - 15-årsfristen bør vurderes) 8-10-7 (brukthandel, antikviteter, kunsthandel) 8-11-3 (veldedige organisasjoner dokumentasjon ved salg til betydelig overpris) Postboks 2914 Solli 0230 OSLO Henrik Ibsens gate 100 Telefon: 23 36 52 00 Telefax: 23 36 52 02
Revisorloven og revisorforskriften Oppbevaring av revisjonsdokumentasjon Etter revisorloven 5-5 skal revisor oppbevare revisjonsdokumentasjon i minst ti år. Oppbevaringstiden er satt til ti år for å følge kravet til oppbevaringstid i bokføringsloven. Hensynet til muligheten for kontroll av gamle forhold er langt på vei det samme etter revisorloven som etter bokføringsloven. Oppbevaringstiden etter revisorloven 5-5 bør reduseres til fem år i tråd med reduksjonen av oppbevaringstiden i bokføringsloven. Oppbevaring av dokumentasjon for gjennomført etterutdanning Etter revisorforskriften 2-2 må revisor oppbevare dokumentasjon som viser at kravet til nødvendig etterutdanning er oppfylt for hvert av de seks foregående kalenderår. Ansvarlig revisor skal ha gjennomført 105 timer etterutdanning i løpet av de tre foregående kalenderår. Oppbevaringstiden for dokumentasjon av etterutdanningen er satt til seks år for å dekke fire rullerende perioder. Etter vår vurdering bør det, i lys av at oppbevaringstid i bokføringsloven reduseres til fem år, være tilstrekkelig å beholde dokumentasjon for tre perioder, slik at oppbevaringstiden reduseres til de fem foregående kalenderår. Oppbevaringstiden etter revisorforskriften 2-2 bør reduseres til de fem foregående kalenderår. Regnskapsførerforskriften Oppbevaring av regnskapsførers dokumentasjon Etter regnskapsførerforskriften 3-2 skal regnskapsførers dokumentasjon oppbevares i ti år etter utløpet av regnskapsåret. Vi har samme kommentar til denne bestemmelsen som til oppbevaringstiden for revisjonsdokumentasjon i revisorloven (se ovenfor). Oppbevaringstiden etter regnskapsførerforskriften 3-2 bør reduseres til fem år. Oppbevaring av dokumentasjon for gjennomført etterutdanning Etter regnskapsførerforskriften 4-2 må regnskapsfører oppbevare dokumentasjon som viser at kravet til nødvendig etterutdanning er oppfylt for de seks foregående kalenderår. Vi har samme kommentar til denne bestemmelsen som til oppbevaringstiden for dokumentasjon av etterutdanning etter revisorforskriften (se ovenfor). Oppbevaringstiden etter regnskapsførerforskriften 4-2 bør reduseres til de fem foregående kalenderår. Aksjeloven og allmennaksjeloven Etter aksjeloven og allmennaksjeloven 4-7 tredje ledd, skal selskapet oppbevare opplysninger om tidligere aksjeeiere i minst ti år. Postboks 2914 Solli 0230 OSLO Henrik Ibsens gate 100 Telefon: 23 36 52 00 Telefax: 23 36 52 02 2
Aksjeloven 3-17 og allmennaksjeloven 3-18 pålegger overtakende selskap i en fusjon å oppbevare det eller de overdragende selskapenes oppbevaringspliktige regnskapsmateriale etter bokføringsloven 13 og bøker i minst ti år etter at fusjonen er registrert. Videre skal registrerte regnskapsopplysninger i det eller de overdragende selskapene på fusjonstidspunktet kunne gjengis som angitt i bokføringsloven 6 i minst ti år etter at fusjonen er registrert. Disse bestemmelsene gjelder på samme måte for fisjoner og for fusjon med allmennaksjeselskap over landegrensene, jf. aksjeloven 14-8 første ledd og allmennaksjeloven 13-25 annet ledd og 14-8 første ledd. Aksjeloven og allmennaksjeloven 16-10 pålegger avviklingsstyret å sørge for at selskapets oppbevaringspliktige regnskapsmateriale etter bokføringsloven 13 og bøker oppbevares i minst ti år etter den endelige oppløsningen. Registrerte regnskapsopplysninger skal kunne gjengis som angitt i bokføringsloven 6 i minst ti år etter den endelige oppløsningen. Kravet til oppbevaringstid i disse bestemmelsene bør reduseres til fem år i tråd med reduksjonen av oppbevaringstiden i bokføringsloven. Merverdiavgiftsloven og merverdiavgiftsforskriften Transaksjonsoversikt for tilbyder i forenklet registreringsordning Etter mval 15-10 fjerde ledd skal tilbyder i forenklet registreringsordning oppbevare en transaksjonsoversikt i ti år. Oppbevaringskravet bør reduseres til fem år. Merverdiavgift og justering I hovedtrekk innebærer justeringsreglene i merverdiavgiftsloven kapittel 9 at inngående merverdiavgift på kapitalvarer skal justeres opp eller ned dersom tilknytningen mellom kapitalvaren og den avgiftspliktige virksomheten endres etter anskaffelsen og en viss periode fremover, kalt justeringsperioden. Justeringsperioden for kapitalvarer er ti år for fast eiendom og fem år for løsøre. Det er gitt enkelte særbestemmelser om registrering- og dokumentasjon i forbindelse med justering i merverdiavgiftsforskriften (mvaf) kapittel 9, inkludert oppbevaringskrav: Mvaf 9-1-2 tredje ledd: dokumentasjon ved anskaffelse og framstilling av kapitalvarer skal oppbevares i ti år etter utløpet av justeringsperioden. Mvaf 9-1-3 tredje ledd: dokumentasjon ved bruk av kapitalvarer skal oppbevares i ti år etter utløpet av justeringsperioden. Mvaf 9-3-3 femte ledd: Dokumentasjon ved overføring av justeringsplikten skal oppbevares i ti år etter utløpet av justeringsperioden. Mvaf 9-3-5 tredje ledd: Dokumentasjon ved overføring av justeringsretten skal oppbevares i ti år etter utløpet av justeringsperioden. Mvaf 9-7-2 femte ledd: Dokumentasjon ved overføring av tilbakeføringsplikten skal oppbevares i ti år etter overtakelsesåret. Postboks 2914 Solli 0230 OSLO Henrik Ibsens gate 100 Telefon: 23 36 52 00 Telefax: 23 36 52 02 3
Oppbevaringsplikten etter disse bestemmelsene bør reduseres til fem år i tråd med reduksjonen av oppbevaringstiden i bokføringsloven. Oppbevaring i justeringsperioden Selv om oppbevaringsplikten reduseres fra ti til fem år som angitt ovenfor, er det viktig å merke seg at denne fristen starter å løpe fra utløpet av justeringsperioden eller overtakelsesåret. Ved oppføring av bygg eller tilvirkning av kapitalvarer, må dokumentasjonen oppbevares i hele tilvirkningsperioden/byggeperioden og hele justeringsperioden på fem eller ti år, og deretter i ytterligere fem år (redusert fra ti år). Oppbevaring av dokumentasjon er en forutsetning for justeringsrett, også for eldre kapitalvarer som senere tas inn i avgiftspliktig virksomhet. En næringsdrivende som vil nytte seg av sin justeringsrett må derfor oppbevare regnskapsdokumentasjonen lenger enn det som kreves etter bokføringsloven. Dette innebærer et behov for oppbevaring av dokumentasjon ut over kravet i bokføringsloven. Dette får nå større praktisk betydning, særlig i tilfeller der justeringsperioden er ti år. Det vil være viktig at dette kommer tydelig frem overfor dem det gjelder. Tollforskriften Etter tollforskriften 4-12-1 (jf tolloven 4-12), skal deklarasjoner etter tolloven 4-20, 4-23 og 4-24 og grunnlagsdokumenter knyttet til slike deklarasjoner oppbevares i ti år fra utgangen av det året deklarasjonen ble mottatt av tollmyndighetene. Etter tollforskriften 4-13-4 skal deklaranten oppbevare en logg, som blant annet skal vise tidspunktene for sending og mottak, i ti år fra utløpet av det år meldingen ble sendt eller mottatt. Oppbevaringsplikten etter disse bestemmelsene bør reduseres til fem år i tråd med reduksjonen av oppbevaringstiden i bokføringsloven. Skattebetalingsforskriften Skattebetalingsforskriften 5-11-1 presiserer at arbeidsgiver som har bokføringsplikt etter bokføringsloven, plikter å føre lønningsregnskap som tilfredsstiller kravene i bokføringsloven med forskrift. Forskriften 5-11-2 fastsetter dokumentasjonsplikter for arbeidsgiver som ikke har bokføringsplikt. Etter 5-11-2 tiende ledd skal dokumentasjonen oppbevares i Norge i ti år etter inntektsårets slutt. Fristen bør ikke være lenger for arbeidsgivere uten bokføringsplikt enn for bokføringspliktige arbeidsgivere. Oppbevaringsplikten etter skattebetalingsforskriften 5-11-2 tiende ledd bør reduseres til fem år i tråd med reduksjonen av oppbevaringstiden i bokføringsloven. Frist for endring i skatte- og avgiftslovgivningen Skattedirektoratet sendte i 2008 et notat til Finansdepartementet hvor de ga uttrykk for at det er lite hensiktsmessig at pliktig oppbevaringstid på regnskapsmateriale er kortere enn den perioden hvor skatte- og avgiftsmyndighetene har adgang til å foreta en ny skatte- og avgiftsendring. Vi er enig med Skattedirektoratet i at fristene for endringsadgang på skatte- og avgiftsområdet må harmoniseres med kortere oppbevaringstid. Tilsvarende bør fristen for avgiftsmyndighetenes adgang til å ilegge tilleggsavgift reduseres fra ti til fem år. Postboks 2914 Solli 0230 OSLO Henrik Ibsens gate 100 Telefon: 23 36 52 00 Telefax: 23 36 52 02 4
Fristen for å endre ligningen i ligningsloven 9-6 nr. 1 bør reduseres til fem år. Avgiftsmyndighetenes frist etter merverdiavgiftsloven 18-1, 18-2 og 18-4 for å fastsette avgift ved skjønn og rette feil i et avgiftsoppgjør bør reduseres til fem år. Fristen for å ilegge tilleggsavgift etter merverdiavgiftsloven 21-3 bør reduseres til fem år. Skattekontorets frist for omgjøring etter momskompensasjonsloven 14 bør reduseres fra ti til fem år fra tidspunktet for utbetaling av kompensasjon. Justeringsperioden ved endringer i bruken eller overdragelse etter momskompensasjonsloven 16 bør reduseres fra ti til fem år, jf. også momskompensasjonsforskriften 6. Det er også frister på ti år for retting og omgjøring i arveavgiftsloven 34 og 35. Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale er i liten grad kontrollgrunnlag for arveavgift, men det kan likevel være naturlig å ha samme frist for endringsadgang her. Strafferettslig foreldelse Skattedirektoratet ga samtidig uttrykk for at det heller ikke er hensiktsmessig at pliktig oppbevaringstid på regnskapsmateriale er kortere enn fristene for å reise straffesak eller avsi straffedom på grunn av skattesvik (ligningsloven 12-3). Vi er enig med Skattedirektoratet. Adgangen etter ligningsloven 12-3 til å reise straffesak eller avsi straffedom etter bestemmelsene i loven bør reduseres fra ti til fem år. Særkrav om oppbevaringstid og endringsfrist Skattedirektoratet tok også opp at en reduksjon i oppbevaringstiden kan kombineres med en mulighet til å fastsette krav om lengre oppbevaringstid i enkelte tilfeller: selskapet har et fremførbart underskudd kjøp og salg av fast eiendom konserninterne overføringer selskapets dokumentasjon i forbindelse med transfer pricing virksomhet over landegrensen selskapsomdannelser kraftverk kontobok, kunde- og leverandørspesifikasjon, årsregnskap og revisjonsanmerkninger egenkapitaltransaksjoner ved offentlige bidrag ved anmeldelse; ubegrenset oppbevaring inntil saken er endelig avgjort Etaten ønsker også at de skal kunne gi pålegg om utvidet oppbevaringsplikt i følgende tilfeller: det er planlagt kontroll Postboks 2914 Solli 0230 OSLO Henrik Ibsens gate 100 Telefon: 23 36 52 00 Telefax: 23 36 52 02 5
det foreligger en uttrykt mistanke om unndragelser Vi mener at Skattedirektoratets forslag om en rekke særtilfeller der det fortsatt skal være krav om ti års oppbevaringstid og ti års endringsfrist, ikke bør gjennomføres. Etter vår oppfatning forsvarer ikke verdien av utvidet oppbevaringstid kostnadene. Det vil også være komplisert å avgrense disse tilfellene. Det vil vesentlig redusere realiteten i den generelle reduksjonen av oppbevaringstiden til fem år. Vi er også skeptiske til en adgang til å pålegge utvidet oppbevaringstid der det er planlagt kontroll eller det foreligger en uttrykt mistanke om unndragelser. Annet regelverk Eiendomsmeglerforskriften Etter eiendomsmeglerforskriften 3-7 skal kontrakter, oppdragsdokumenter og journaler oppbevares i papirform eller på annen betryggende måte i minst ti år. Kravet til oppbevaringstid i eiendomsmeglerforskriften 3-7 bør vurderes i lys av at oppbevaringstiden etter bokføringsloven reduseres til fem år. Forskrift om folkehøyskoler Etter forskrift om folkehøyskoler 12 skal alle forhold som danner grunnlag for eller påvirker skolens tilskudd dokumenteres - kursdeltakelse mv. Dokumentasjonen skal oppbevares på skolen i minst ti år. Oppbevaringstiden etter forskrift om folkehøyskoler 12 bør reduseres til fem år i lys av at oppbevaringstiden i bokføringsloven reduseres til fem år. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv Kravet i forskriften 10 om oppbevaring av revisors dokumentasjon må endres i tråd med forslaget til endring av revisorloven 5-5. Med vennlig hilsen Per Hanstad Adm. direktør Harald Brandsås Fagdirektør Postboks 2914 Solli 0230 OSLO Henrik Ibsens gate 100 Telefon: 23 36 52 00 Telefax: 23 36 52 02 6