MØTEINNKALLING Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Arkivsak: 11/8695-1 Møtested: Møterom St. Olav Eiendom, Elgeseter gt 10 Møtedato: 20.12.2011, kl 12:30-15:00 Sak SAKSLISTE 23/11 Sammensetning og mandat - Skiltgruppen 24/11 Retningslinjer for bestilling/forespørsel om bygnings- og funksjonsmessige endringer 25/11 Restanse- /reklamasjonssak belysning kontorer byggefase 2 26/11 Status reklamasjonshåndtering 27/11 Reklamasjonshåndtering - utvidelse av økonomisk ramme Orienteringssaker: Forsikring - avtale og dekningsomfang Status ferdigattest byggefase 2 Status fueltanklekkasje Innendørs navigasjon Campusguiden Øya
Orienteringssak til sameiestyret Manglende ferdigattest for byggefase 2.1 Problemet knyttet til brannsikkerheten og bruken av EPS ble avdekket høsten 2010 ifm. en vannskade på Nevrosenteret når dekkekonstruksjonen ble åpnet. Etter en gjennomgang av detaljtegninger ble det klart at løsningen med EPS også var benyttet i byggefase 2.1. Trondheim kommune ved byggesakskontoret hadde på det tidspunkt ikke gjennomført stedlig tilsyn for Akutten - Hjerte/lunge bygget, dette var planlagt 03.12.10. Med bakgrunn den antatte kompleksiteten i problemstillingen knyttet til EPS var det naturlig å legge fram problemstillingen for tilsynsmyndighetene. Byggesakskontoret krevde at prosjekteringsgruppen Team St. Olav (TSO) måtte svare opp alle punktene som Hovedbrannvernleder ved St. Olav hadde påpekt på tilsynet før de behandlet en søknad om ferdigattest. Veiledningen til teknisk forskrift aksepterer ikke bruk av brennbar isolasjon i bygg definert som sykehus, eller bygg over 4 etasjer. Det innebærer at en slik bruk må aksepteres av brannrådgiver, og dokumenteres at sikkerhetsnivået til teknisk forskrift er ivaretatt. Arbeidet med å dokumentere at løsningen er akseptabel har foregått siden tilsynet fant sted. Sommeren 2011 bygde NCC opp en tilsvarende dekkekonstruksjon som rådgivende ingeniør bygg har detaljprosjektert for BF 2.1. Dekkekonstruksjonen ble branntestet av Sintef brannlaboratoriet august 2011. Etter testen utarbeidet Sintef en observasjonsrapport. Sintef har ikke tolket resultatene av testen. Observasjonsrapporten har blitt brukt av TSO for å underbygge konklusjonen om at løsning med EPS som en del av dekkekonstruksjonen er akseptabelt. Prosjektutvikling Midt-Norge (PUMN)var under prosjekteringsfasen tildelt rollen som ansvarlig kontrollerende av prosjektering (KPR) for brannsikkerhetkonseptet. Høsten 2011 ble de kontaktet av TSO for å verifisere at dokumentasjonen som var utarbeidet var tilfredsstillende. PUMN er tydelige på at dokumentasjonen som er utarbeidet ikke dokumenterer at kravene som teknisk forskrift krever. St. Olav Eiendom har gjentatte ganger fått forsikring av TSO om at personsikkerheten er ivaretatt. I lys av medieoppslagene i begynnelsen av oktober 2011 krevde imidlertid byggesakskontoret en skriftlig dokumentasjon fra TSO eller PUMN på at personsikkerheten var ivaretatt, noe de fikk. For å verifisere at forholdene vedr. personsikkerhet er ivaretatt ble det planlagt å gjennomføre en uannonsert brannøvelse med evakuering av pasienter. Klinikk for ortopedi, revmatologi og hudsykdommer sa seg villig til å vurdere om de hadde en avdeling med pasienter som det kunne være medisinsk forsvarlig å utsette for en slik evakueringsøvelse. Øvelsen ble gjennomført 24 november 2011. Det ble innlemmet noen uvante kompliserende utfordringer i øvelsen. Likefullt håndterte de ansatte på avdelingen utfordringene utmerket, og resultatet var betryggende. (Se vedlegg for detaljer og oppsummering av øvelsen) I november 2011 ble det besluttet av NCC, TSO, PUMN og Helsebygg Midt-Norge (HBMN) at det var behov for å utføre en risikovurdering knyttet til problemstillingen med EPS. Partene ble enige om at HBMN måtte engasjere et firma, slik at det ikke skulle kunne stilles spørsmål ifht. habilitet. HBMN har engasjert Rambøll. Det er blitt klart at Rambøll var engasjert i Laboratorietsenteret. Det viser seg også at Rambøll har kjøpt opp Scandiaconsult som var engasjert i Kvinne/Barn senteret.
Byggesakskontoret har antydet at NCC, TSO og PUMN må sende inn nye kontrollerklæringer samt varslet en gjennomgang av kvalitetssikringssystemet til involverte firma. Byggesakskontoret begynner ikke vurdering av punktene som opprinnelig var anmerket på tilsynsrapporten før all dokumentasjon foreligger, og søknad om ferdigattest er innsendt. Risikovurderingen som Rambøll utarbeider vil ikke få noe formell status i byggesaken. HBMN har fått tilbakemelding fra Rambøll om at risikovurderingen skal være ferdig ila. januar 2012. Når rapporten er klar vil prosessen med å få utarbeidet underlag til ferdigattest fortsette. Selv om bygget er overtatt av eierne tilhører fortsatt hele prosessen rundt byggesaken Helsebygg Midt-Norge, og ansvaret med å fremskaffe ferdigattest. Vedlegg: Rapport etter gjennomført evakueringsøvelse, St. Olavs Hospital, Bevegelsessenteret 4. etg. vest Datert 01.12.11
KLP Rapport etter gjennomført evakueringsøvelse ved St Olavs hospital. Bevegelsessent. 4. etg Vest Firma: St. Olavs Eiendom Tid for gjennomføring: 24. november 2011 Side 1 av 2 Rapport etter gjennomført evakueringsøvelse, St. Olavs hospital, Bevegelsessenteret 4. etg Vest Minso har i samarbeid med brannvernleder ved St. Olavs Hospital og gjennomført evakueringsøvelse ved Bevegelsessenteret i 4. etg Vest, 24. november 2011. Hensikt med øvelsen: - Øve på assistert evakuering ved brann / røykutvikling ved eget sengetun. - Teste ut rutiner og vurdere tidsforbruk ved horisontal forflytting av alle pasienter fra et sengetun til sikkert område. - Observere tekniske brannverntiltak ved bygget - Øvingsmoment, - branntilløp med røykutvikling i et av rommene ved avdelingens hotell. Avdelingens oppgave er, på bakgrunn av egen vurdering, å yte assistert forflytning av 14 pasienter. Brannvesen, Politi og AMK ble varslet om øvelsen ca kl: 08:00 Brannteknisk og vektere ved St. Olavs H ble varslet om øvelsen ca kl: 08:00 Øvelse start kl: 09:33, røykmaskin (teaterrøyk) fylte rommet i løpet av ca 20 sek. Alarm utløst kl: 09:33;30 dvs ca 30 sek etter start røyklegging Pasient 1 og 2 fra rommene nærmest brannrommet trilles ut kl 09:34;30 09:35;30 ble manuell melder løst ut. Pasient 3 og 4 ut av tunet kl 09:36 Pasient 5,6 og 7 er ute av sonen kl 09:38 Alle 14 evakuert ut av eget tun og plassert nederst ved Rauma kl 09:42 Talevarsling avstilt kl Klokker avstilt kl: 09:45 Øvelsen avblåst kl: 09:45 Alarmanlegg tilbakestilt kl: 09:45 - Teknisk kontroll ble varslet om å koble ut 2 detektorer ved øvingsrom i en time (i forbindelse med utlufting av røyk). Brannvesenets 110 sentral blir varslet om avsluttet øvelse kl: 10:01 Kommentarer / evaluering: Øvelsen var delvis varslet, kun nødvendig informasjon vedrørende bemanning og info til pasienter i arealet var gitt i forkant. Ca 30 sek etter utløst alarm var brannrommet identifisert og sjekket. Vedkommende som kom til rommet åpnet døren forsiktig for deretter umiddelbart å lukke den. Rommet var da tett av røyk. Assistert evakuering startet fra de mest utsatte rommene umiddelbart. Varsling gikk til AMK 113 og kontakt ble opprettet. Brannvernansvarlig ved avdelingen ikledde seg markeringsvest og tok ledelsen. Denne rollen er viktig for å kunne prioritere riktig, ha oversikt og for at personell skal utnyttes best mulig når de kommer for å assistere avdelingen.
KLP Rapport etter gjennomført evakueringsøvelse ved St Olavs hospital. Bevegelsessent. 4. etg Vest Firma: St. Olavs Eiendom Tid for gjennomføring: 24. november 2011 Side 2 av 2 Det er viktig at avdelingen har en tilpasset beredskapsplan for sengetynet som er kjent blant alle. Brannvernansvarlig ved avdelingen kan med fordel ha tilgang til et tiltakskort hvor oppgaver ved en akuttsituasjon kommer fram i form av stikkord. Kortet kan henge sammen med markeringsvest og innhold kan f. eks være: - Varsling 113, man melder. prioriter evakuering (hvem først). evakueringssted ( til hvilken avdeling) osv. Assistanse fra andre sengetun ankom etter ca 2 minutter, 1 person fra 5. etg og 4 fra 6. etg. Det er noe usikkert om avdeling i 6. etg kunne ha sendt fra seg 4 personer om de hadde hatt kveldsbemanning. Det ville si at det kunne ha tatt noe lengre tid før samme antall personer hadde kunnet bistå på kveldstid. Det er ingen tvil om at assistanse fra naboavdelinger vil bidra til raskere evakuering og håndtering av situasjonen. Manuel melder kunne blitt utløst noe tidligere for å framskynde varslingen til 110 sentralen. Det ville ha vært en fordel å ta en rask dobbelsjekk av de evakuerte arealene umiddelbart etter at siste pasient ble fraktet ut. Totalt ble 14 pasienter forflyttet i seng fra avdelingen i løpet av ca 8 min og 30 sek. Teknisk anlegg: Dører så ut til å fungerte som forutsatt. Vi mottok kommentarer om manglende varsling (lavt lydnivå) i oppholdsrom i Nordvestlige hjørne (spiserom).4. etg. Tilsvarende kom det fram at det nederst på Rauma ikke kunne registreres varsling av brann fra høyttaler. Det kom tilbakemeldinger om at varslingen hørtes over høytalere i flere etasjer og oi store deler av senteret. Vi har tidligere hatt forståelse av at talevarsling i utgangspunktet skal høres i de utsatte arealene eller i det arealet hvor detektor varsler brann. Konklusjon: Vår oppfatning etter gjennomført øvelse var at de som bemannet avdelingen ivaretok sine oppgaver og gjennomførte forflytningen og evakueringen på en profesjonell og rask måte. Alle ved avdelingen gjennomfører øvelser og opplæring i blant annet hvordan de skal forebygge og hvordan de skal evakuere pasienter ut av et rom og til sikkert område. Det øves allikevel ikke spesielt på evakuering av hele sengetun. Det er derfor ekstra godt å se hvordan aktuelle avdeling ivaretok situasjonen. Vi vil på bakgrunn av denne øvelsen ha en formening om at tilsvarende avdelinger / sengetun vil kunne være i stand til å gjennomføre en evakuering av sine pasienter på en tilnærmet like god måte. Resultatet vil også avhenge av at ansatte ved avdelingen deltar på øvelser som er tilrettelagt via brannvernleder ved St Olavs Hospital Vidar Wold HMS Rådgiver Minso as 01.12. 2011
Sak 23/11 Sak 23/11 Sammensetning og mandat - Skiltgruppen Saksbehandler: Renate Hansen Arkivsaksnr.: 08/1147-4 Arkiv: 030.79 Innstilling Sameiestyret godkjenner forslag til mandat og sammensetning av skiltgruppe. St. Olav Eiendom sørger for at det blir oppnevnt 1 representant fra hver av de forutnevnte funksjonene. Sameiestyret ber om at det oppnevnes en leder for gruppen som rapporterer til sameiestyrets sekretariat.
Sak 23/11 VEDLEGG - Sak 35/08 Sammensetning og mandat Skiltgruppen BAKGRUNN En offisiell skiltgruppe ble oppnevnt i sak 35/08 der følgende ble vedtatt: Sammensetning av eksisterende skiltgruppe godkjennes. Skiltgruppen rapporterer til Sameiet. Gruppen skal ivareta framtidige endringer av skiltingen i det integrerte universitetssykehuset, basert på skiltmanualen utarbeidet i samarbeid med Helsebygg Midt-Norge. DRØFTING Skiltgruppen oppnevnt i sak 35/08 har ikke vært virksom og det er etter drøfting mellom partene enighet om at det er behov for å tydeliggjøre mandatet og endre gruppens sammensetning. Det foreslås følgende sammensetning av Sameiets skiltgruppe: 1 representant St. Olav Eiendom 1 representant NTNU/DMF 1 representant Kommunikasjonsavdeling St. Olavs Hospital 1 representant Fagavdeling - St. Olavs Hospital 1 representant St. Olavs Driftservice/Kundesenteret Ved behov vil man be Akuttavdeling og Blindeforbundet om uttalelse i saker. Henvendelser vedrørende bestilling av skilt / endring av eksisterende skilt skal gå via St. Olavs Driftsservice v/ Kundesenteret, og ved behov sendes til behandling i skiltgruppen. Det foreslås følgende mandat for Sameiets skiltgruppe: Formål: Ivareta pasienter, ansatte, studenter og publikums behov for å finne fram. Mandat: Sikre en helhetlig systematisk skilting av: o Bygg - etasje og fløy o Funksjoner o Rom o Kulvert Sikre at vi har felles benevnelser på rom og funksjoner Sikre at vi har en hensiktsmessig skiltmanual som er gjeldende. Sikre at skilting og bruk av benevnelser henger sammen med meldinger som
Sak 23/11 går ut til klinisk og teknisk beredskap herunder akuttfunksjon og utrykning Skiltgruppen har i tillegg et ansvar for å samordne de ulike kart, herunder elektroniske slik at de er i samsvar med skilting. KONKLUSJON Sameiestyret godkjenner forslag til mandat og sammensetning av skiltgruppe. St. Olav Eiendom sørger for at det blir oppnevnt 1 representant fra hver av de forutnevnte funksjonene. Sameiestyret ber om at det oppnevnes en leder for gruppen som rapporterer til sameiestyrets sekretariat.
Sak 24/11 Sak 24/11 Retningslinjer for bestilling/forespørsel om bygnings- og funksjonsmessige endringer Saksbehandler: Brit Eli Pukstad Arkivsaksnr.: 09/1860-2 Arkiv: 030.34 Innstilling Sameiestyret godkjenner revisjon av Retningslinjer for bestilling/forespørsel om bygnings- og funksjonsmessige endringer, og ber om at den iverksettes f.o.m. 1.1.2012.
Sak 24/11 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: 1. Rutiner for bestilling og gjennomføring av bygningsmessige endringer (Sak 9/09, arkivsak 09/1860-1) 2. Retningslinjer for bestilling/forespørsel om bygnings- og funksjonsmessige endringer. BAKGRUNN St. Olav Eiendom har siden innføring av Rutinen for bygningsmessige endringer (Sak 9/09 pr. 6.mars 2009) erfart et behov for å revidere rutinen. Det er påpekt at rutinen også bør omfatte funksjonsmessige endringer/bruksendringer. Samt at det er etterhvert avdekket et behov for å revidere rutinen for å avstemme mot de praktiske oppgavene, slik at rutinen oppfattes som en hensiktsmessig rutine i den daglige forvaltning. FAKTISKE OPPLYSNINGER Det vises til Sameieavtalens pkt.4.1. Begrensninger i partenes råderett. Det påpekes at partene ikke kan foreta bruksendringer/funksjonsendringer av vesentlig betydning uten samtykke fra den annen part. Partene skal gjensidig varsle hverandre om forvaltningsmessige endringer av betydning for driften av nytt universitetssykehus. For å kunne ivareta administrasjonen av bruksendringer/funksjonsendringer har St. Olav Eiendom, som forvalter, et behov for å inkludere også bruksendringer/funksjonsmessige endringer inn i en rutine. Da er det hensiktsmessig at allerede innført rutine for bestilling av bygningsmessige endringer revideres, til å inkludere bruksendringer/funksjonsmessige endringer. En bruksendring/funksjonsendring er ofte enten en årsak eller en konsekvens av en ombygging. I tillegg er dokumentene endret noe mhp. layout, formuleringer, presisering og lignende. Vi anser rutinen som dynamisk slik at det fortsatt kan bli nødvendig med mindre revisjoner etter hvert. KONKLUSJON Revisjonen av rutinen ansees ikke som en vesentlig endring som betinger ytterligere behandling av AMU. Med det forbehold, konkluderes det med at ny revisjon av Retningslinjer for bestilling/forespørsel om bygnings- og funksjonsmessige endringer iverksettes f.o.m. 1.1.2012.
Sak 25/11 Sak 25/11 Restanse- /reklamasjonssak belysning kontorer byggefase 2 Saksbehandler: Leif Inge Hassel Arkivsaksnr.: 11/8678-1 Arkiv: 030.9 Innstilling Sameiestyret gir sin tilslutning til at reklamasjon om utbedring av belysning i kontorer i byggefase 2 gjennomføres for alle tre senter. Tiltaket finansieres gjennom avtalen om reklamasjonshåndtering med Helse Midt-Norge.
Sak 25/11 BAKGRUNN NTNU har reklamert siden overleveringen og krever at belysningen på kontorene i byggefase 2 må bedres. I en sakslogg av 01.11.2011 utarbeidet av NTNU vises at Arbeidsmiljøutvalget allerede i 2005 kom med krav om at belysningen i kontorer skal holde 500 Lux på hele arbeidsflaten, og ikke begrenset til et område på A3-størrelse. Etter den tid har det vært en prosess hvor det ble innkjøpt og utplassert tilsatslamper. Disse tilfredsstilte kravet til belysning i et mindre felt på skrivebordet, men langt ifra hele arbeidsflaten. Det ble montert 2 lysarmaturer i tak i 5 kontorer. Dette ga et tilfredsstillende lysnivå i kontorene og Helsebygg v/knut Ragnar Heimdal påtok seg i Sluttfasemøte nr. 8 AHL ansvar for å fullføre av dette. DRØFTING Tabellen viser omfanget av kontorer programmert 9 m² i byggefase 2: Antall kontorer 9 m2 AHL-senteret BE-senteret GA-senteret Sum NTNU 42 15 37 94 STOH 35 24 53 112 SUM 77 39 90 206 Helsebygg har senere i prosessen fremholt at innkjøpet av tilsatslampene ga et godt nok resultat og ikke vært villing til å supplere takbelysningen, som de anslo til å koste 10.000 kroner pr kontor. St. Olav Eiendom har innhentet pris på levering og montering av ekstra lysarmatur i NTNU sine kontorer i AHL-senteret. Prisen ble vesentlig lavere enn antydet av Helsebygg. En supplering av takbelysningen i alle 206 kontorene vil koste ca 600.000 kroner. St. Olav Eiendom har allerede bestilt supplering av belysningen i NTNU sine kontorer i AHLsenteret, utført på samme måte som i de første 5 kontorene. De ekstra armaturene leveres med egen snorbryter slik at de kan slåes av hvis kontorene benyttes av 1 person. Dette ferdigstilles i løpet av januar 2011. KONKLUSJON STOE anbefaler at det ettermonteres lysarmaturer i alle 206 kontorene på 9 m² slik at de får 2 stk lysarmaturer i tak.
Sak 26/11 Sak 26/11 Status reklamasjonshåndtering Saksbehandler: Leif Inge Hassel Arkivsaksnr.: 11/7027-2 Arkiv: 030.30 Innstilling Sameiestyret tar statusrapport reklamasjonshåndtering per 13.12.2011 til orientering.
VEDLEGG - Statusrapport per 13.12.2011 Sak 26/11
Reklamasjonsarbeider 13.12.2011 Endring siden 2 010 2011 Akkumulert 21.11.2011 Overført ramme til reklamasjonsarbeider 20 000 000 0 Bestilt arbeider pr dato 6 927 557 5 713 688 12 641 245 64 613 Lønnsmidler pr dato 1 132 856 1 483 907 2 616 763 15 258 008 Gjenstående av overført ramme pr dato 4 741 992 Av bestilte arbeider er utført og fakturert 5 621 869 5 861 933 11 483 802 1) 31 161 Av større oppgaver nevnes: Under beh. Ferdigstilt Bf. 2. Forsyningssenteret. Ny Hepafiterinstallasjon i Dyrestall. HMS-tiltak: Montert filterinatallasjon tillater ikke tilstrekkelig sikkerhet ved skifting av fillter. Sak 708 686 000 Bf. 1. KVB. Avsug lystgass. HMS-tiltak: Bedre ventilasjon for å sikre ansatte mot eksponering av lysygass. Sak 722 1 775 000 Bf. 1. Modifisering plattformer avfallsvekslere HMS-tiltak: Bedre sikkerheten for ansatte ved drifts- og vedlikeholdsarbeider. Sak 855-6-7 358 000 Bf. 1. HMS-arbeider på tak. Sikre ansatte ved arbeider på tak. Sak 734 503 000 Bf. 2 AH-senteret. Forlengelse av avkastkanal fra kjøkken opp over tak. Sak 920 605 000 Bf. 1 KB-senteret. Utbedre oppheng for pasientterminaler og avskjerming mellom radiator og sovesofa på pasientrom. Sak 935 721 000 BF.1 Manglende belysning i 9 m2 kontorer 700 000 31.12.2011 21.11.2011 Endring Pr 19/8-10 Endring Antall saker som er registrert, ikke behandlet 259 256 3 371-112 Antall saker som er under behandling 148 149-1 139 9 Antall saker som er lukket 687 682 5 159 528 Antall saker som er avslått 2 2 0 0 2 Sum antall saker 1096 1089 669 13.12.2011 1) Av dette utgjør kr 344.370,- utgifter i forbindeløse med lekkasje i fuelanlegget for helidekket, og som sannsynligvis vil bli refundert. AMA og LIH
Sak 27/11 Sak 27/11 Reklamasjonshåndtering - utvidelse av økonomisk ramme Saksbehandler: Åge Lien Arkivsaksnr.: 11/8681-1 Arkiv: 030.33 Innstilling Redegjørelsen om status i forhandlingene med Helsebygg Midt-Norge, med foreløpig overføring av NOK 10 mill tas til orientering. Forhandlingene sluttføres snarest og legges fram for Sameiestyret for endelig godkjennelse.
Sak 27/11 VEDLEGG - Sak 039/2011 til Prosjektstyret i Helsebygg Midt-Norge BAKGRUNN Sameiestyret fikk i sak 12/11 en oversikt over kjente større reklamasjonssaker. Oversikten viste at den overførte foreløpige rammen til reklamasjonssaker på NOK 20 mill kr sannsynligvis ville være disponert ved årsskiftet 2011/2012. Avtalen om reklamasjonshåndtering bygger på følgende forutsetninger: Når STOH overtar ansvaret for arbeidet skal Helsebygg yte en økonomisk kompensasjon slik: 1. Finansiere arbeidet med garantioppfølging, restanser og eventuelle mangler. 2. Finansiere kostnader knyttet til reklamasjonsarbeider som ikke kan henføres til entreprenør, samt kostnader forbundet med nødvendige tiltak for å tilfredsstille forskrifts- og funksjonskrav. 3. Kostnader til gjennomføring av restanser. Pr 01.03.2010 overføres en foreløpig ramme på 20 mill NOK til St. Olavs Hospital HF. Eventuell overføring av ytterligere midler må begrunnes og behandles av prosjektstyret for Helsebygg seinere. Det føres eget prosjektregnskap. Bruken av midlene rapporteres via sameiestyret STOH/NTNU til Helse Midt-Norge RHF. STOH overtar arbeidsgiveransvaret for Helsebyggs to medarbeidere som er knyttet til oppfølging av reklamasjonsarbeide fra 01.03.2010, forutsatt at avtale med de aktuelle medarbeiderne oppnås. Helsebygg vil i perioden etter 01.03.2010 kostnadsfritt bistå med kompetanse og rådgiving til Sameiet så lenge denne kompetansen er i Helsebygg sin organisasjon. FAKTISKE OPPLYSNINGER Basert på oversikten i sak 12/11 og tiltak/saker som er kommet til, har det vært drøftinger med Helsebygg Midt-Norge om økning av rammen. Det ble fort enighet mellom partene om at den forløpige rammen på NOK 20 mill var for liten. DRØFTING Utgangspunktet for forhandlingene var fra Sameiets side en oversikt over dokumenterte utførte aktiviteter og kjente gjenstående reklamasjons- og restansesaker på tils. ca NOK 24 mill. Helsebygg imøtegikk dette med å gå inn i vurderinger av tiltak for tiltak og tilbød på det grunnlaget NOK 12 mill. Det ble gjennomført forhandlinger med dette utgangspunkt hvor både styreleder for prosjektstyret for Helsebygg og styreleder for sameiestyret deltok. Gjeldende avtale omfatter hele perioden frem til avsluttet garantiperiode for Kunnskapssenteret. Helsebygg har i forhandlingene foreslått at gjeldende avtale kan termineres ved overlevering av Kunnskapssenteret, og at det deretter eventuelt inngås en ny avtale for Kunnskapssenterets garantiperiode. Dette vil kunne gi begge parter bedre oversikt over behov for tiltak og økonomi. Det ble også drøftet muligheten av om ny økning av rammen alternativt kunne være et fast beløp for slutthåndtering av reklamasjoner til og med byggefase 2-1, (frem til overlevering av Kunnskapssenteret). All risiko innenfor denne rammen vil da bli sameiets. Denne risiko må i så fall prises inn og det vil derfor være en forutsetning at det ved denne modellen framforhandles en vesentlig høyere ramme. Sameiets forhandlere ønsket å drøfte nærmere den alternative modellen med fast ramme i styremøte før forhandlingene videreføres.
Sak 27/11 Det ble enighet om at forhandlingen sluttføres så snart som mulig og at det i mellomtiden overføres en foreløpig økning av rammen på NOK 10 mill.. Prosjektstyret HBMN behandlet den foreløpige økning i sak 039/2011 og gjorde slikt vedtak: Prosjektstyret godkjenner at rammen til Sameiet ved St. Olav Eiendom utvides med 10 mill kr inntil videre. ØKONOMISKE KONSEKVENSER Rammen til reklamasjoner/restanser økes foreløpig med NOK 10 mill. KONKLUSJON Redegjørelsen om status i forhandlingene, med foreløpig overføring av NOK 10 mill tas til orientering. Spørsmålene om en eller to avtaler for resten av garantiperiodene og alternativ modell med fast ramme drøftes i styremøtet.