NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 2. desember 2014 TID: 15:00 STED: Steinkjer rådhus, Laura Kieler, Steinkjer De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 044/14 Referatsaker 045/14 Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede rapportering til fylkestinget (jf. Kontrollutvalgets reglement pkt. 7) 046/14 Oppfølging av kontrollutvalgets saker 047/14 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS - Orientering fra forvaltningsrevisor 048/14 Forvaltningsrevisjon - oppstart nytt prosjekt 049/14 Virksomhetsplan med møteplan 2015 Steinkjer, 26. november 2014 Ola-Morten Teigen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf:74 11 14 76 / mob: 936 92 526 e-post: liv.tronstad@komsek.no
SAK 044/14 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 2.12.2014 Liv Tronstad 044/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 KS og Transparency Beskytt kommunen!, en håndbok i antikorrupsjon International Norge 2 NTE Innkalling til Bedriftsforsamling i NTE Holding AS 3 Steinkjer 26. november 2014 Liv Tronstad kontrollsjef
SAK 045/14 KONTROLLUTVALGETS GJENNOMGANG AV FYLKESRÅDETS REGLEMENTSFESTEDE RAPPORTERING TIL FYLKESTINGET (JF. KONTROLLUTVALGETS REGLEMENT PKT. 7) Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 02.12.2014 Liv Tronstad 045/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget har ingen merknader til saker og vedtak i henhold til fylkesrådets egen rapportering i sak 171/14 2. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: Fylkestinget har ingen merknader til saker og vedtak i henhold til fylkesrådets egen rapportering i sak 171/14 Vedlegg: Saksutredning til kontrollutvalget fra KomRev Trøndelag IKS av 7. november 2014 Ikke trykte vedlegg 1. Fylkesrådets sak nr. 171/14 http://opengov.cloudapp.net/meetings/ntfk/agendaitems/details/202714 2. Kontrollutvalgets reglement Saksopplysninger KomSek Trøndelag IKS viser til vedlagte saksutredning fra KomRev Trøndelag IKS. Steinkjer 10. november 2014 Liv Tronstad kontrollsjef
Vedlegg 1 sak 045/14
OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS SAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 02.12.2014 Liv Tronstad 046/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg 1. Oversikt over kontrollutvalgets saker og vedtak i 2014 til d.d. 2. Oversikt over saker vedrørende forvaltningsrevisjon og selskapskontroll fra 2012 til d.d. som ikke er avsluttet Andre saksdokumenter ikke vedlagt Kontrollutvalgets sak 024/14 Saksopplysninger: For å tydeliggjøre kontrollutvalgets ansvar for oppfølging av egne vedtak fremlegges det her en oversikt over status for saker behandlet i kontrollutvalget for 2014 frem til dags dato, samt en oversikt over forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller fra 2012 til d.d. som ikke er avsluttet. Vurdering Med bakgrunn i fremlagte oversikter gis kontrollutvalget mulighet til å sjekke ut at disse sakene enten er avsluttet eller er sendt videre til behandling, og hvordan de skal følges opp. Steinkjer 26. november 2014 Liv Tronstad kontrollsjef
Oversikt over kontrollutvalgets saker og vedtak i 2014 til d.d. Vedlegg 1 sak 046/14 2014 SAK TITTEL VEDTAK I KONTROLLUTVALGET Oversendt: Følges Ferdigbehandlet Dato opp: 28/1 001/14 Referatsaker Referatene tas til orientering. 002/14 Orientering fra fylkesrådet - Sikkerhetssenteret 003/14 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Kulturminneforvaltning - Prosjektplan 004/14 Kontroll og tilsyn Detaljbudsjett 2014 Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Kontrollutvalget slutter seg til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet kulturminneforvaltning Kontrollutvalget vedtar følgende detaljbudsjett for kontroll og tilsyn for 2014: (Rammen ble 5382000) 005/14 Kontrollutvalgets årsrapport 2013 1. Det fremlagte utkast til kontrollutvalgets årsrapport for 2013, fastsettes som Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 og oversendes fylkestinget til endelig behandling. 2. Kontrollutvalget innstiller på at Fylkestinget gjør slikt vedtak: Kontrollutvalgets årsrapport 2013 tas til orientering. 006/14 Besøk ved Museet Midt IKS m.m. - Planlegging 1. Besøket utsettes til 26. mai, 2. Kontrollutvalget ber sekretær tilrettelegge for besøk ved Museet Midt IKS inkludert båttur med besøk på Sør Gjæslingan. (rapport) Dr.budsj. gj. året 11/2 007/14 Referatsaker Referatene tas til orientering. 008/14 Orientering fra sekretær Oppsummering etter møte med revisjonen Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Tilsyn Gj. aret 009/14 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Oppfølgingstjenesten i NTFK Kontrollutvalget slutter seg til revidert prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Oppfølgingstjenesten i KU 014/14 FT sak 1/14, Besøk 26/5 KU 018/14
Revidert prosjektplan NTFK. 5/3 Møtet gikk ut 4/4 010/14 Referatsaker Referatene tas til orientering. 011/14 Orientering fra revisor Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. 012/14 Nord-Trøndelag fylkeskommune fylkeskassen. Årsregnskap, 1. Kontrollutvalget vedtar forslaget til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til Årsregnskap 2013 for ja KUs FT 017/14 årsberetning 2013 Nord-Trøndelag Fylkeskommune Fylkeskassen. Uttalelse Kontrollutvalgets uttalelse. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes fylkestinget med kopi til fylkesrådet for fremleggelse i 013/14 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Uavhengighetserklæring 014/14 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Kulturminneforvaltning - status forbindelse med behandlingen av årsregnskapet Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til revisorenes vurdering av uavhengighet. Kontrollutvalget slutter seg til endringer i tidsplanen for prosjektet. (rapport i september) 015/14 Orientering fra sekretær Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Besøk KUkonf Studtur 29/4 016/14 Referatsaker Referatene tas til orientering. 26/5 017/14 Referatsaker Referatene tas til orientering 018//14 Forvaltningsrevisjonsrapport - Oppfølgingstjenesten ja 019/14 Budsjettjustering på bakgrunn av regnskapsresultatet for 2013 1. Kontrollutvalget slutter seg til forvaltningsrevisjonsrapport «Oppfølgingstjenesten» 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til fylkestinget 3. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering 2. Fylkestinget ber fylkesrådet merke seg rapportens kapitel 5, konklusjon og oppsummering, og arbeide videre med forbedringsområdene, og rapportere tilbake til fylkestinget innen 1. juli 2015 hvordan disse er fulgt opp. Kontrollutvalget viser til regnskapsresultatet for 2013 og stiller 392.000 kr fra sektoren Kontroll og tilsyn til disposisjon for andre formål. pkt 2 i 2015 JA Se KU sak 039/14 Besøk 26/5 Studietur 2015 FT 31/14, ikke punkt 2 FT 33/14
11/6 020/14 Referatsaker Referatene tas til orientering. 021/14 Oppsummering etter besøk ved Museet Midt m.m. 022/14 Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede rapportering 1. Kontrollutvalget tar besøk ved Museet Midt m.m. til orientering. 2. Slike besøk med omvisning og orienteringer gir kontrollutvalget nyttig informasjon og kunnskap å ha med seg i arbeidet fremover. 1. Kontrollutvalget har ingen merknader til saker og vedtak i henhold til fylkesrådets egen rapportering i sak 85/14 2. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: Fylkestinget har ingen merknader til saker og vedtak i henhold til fylkesrådets egen rapportering i sak 85/14 JA FT sak 30/14 023/14 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget slutter seg til Rullering plan for forvaltningsrevisjon for resterende del av planperioden, og vedtar følgende prioriteringsrekkefølge: 1. RUP - Næringslivsperpektivet 2. Tannhelsetjenesten 3. Utdanning 4. Innkjøp 5. Samferdsel 6. Folkehelse 7. Samferdsel - administrasjon Resten av planperio den til ny plan foreligger 024/14 Oppfølging av kontrollutvalgets saker 025/14 Orientering fra regnskapsrevisor status Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering.
Tillegg ssak sak 026/14 Fylkeskommunens praksis knyttet til fylkeskommunens medfinansiering av midler tildelt fra kulturrådet, bl.a. MINK Kontrollutvalget ber om at det utarbeides en oversikt over sakens dokumenter (inklusive all korrespondanse i saken) og praksis fra andre kommuner/fylkeskommuner i lignende saker. se KU 028/14 3/9 027/14 Referatsaker 1. Referatene tas til orientering. 2. Kontrollutvalget takker for invitasjonen fra Sør- Trøndelag fylkeskommune, men ønsker ikke å delta i samarbeidet om selskapskontroll, da kontrollutvalget gjennomførte selskapskontroll med bomvegselskapene i 2013 JA Brev sendt 4/9-14 028/14 Fylkeskommunens praksis knyttet til fylkeskommunens medfinansiering av midler tildelt fra kulturrådet, bl.a. MINK - svar 029/14 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Den årlige uavhengighetserklæring 030/14 Orientering fra revisor - Revisjonsstrategi 2014 031/14 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon oppstart nytt prosjekt 1. Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om hvordan lokal medfinansiering blir løst og senere fulgt opp. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til regnskapsrevisors vurdering av uavhengighet. Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Kontrollutvalget ber revisor og sekretær i felleskap utarbeide et notat som grunnlag for innspill til prosjektplan for selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i tilknytning til Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS med datterselskaper. Pkt 2 JA pkt 1, rest pkt 2 JA Se sak 037/14 032/14 Kontroll og tilsyn, forslag til 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag Tilbudsje
Budsjett 2015 økonomiplan 2015-2018 til driftsbudsjett for 2014 for kontroll- og tilsyn - med en total ramme på kr. 5 472 000. 2. Forslaget oversendes fylkesrådet for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. ttsaken i FT i desember Se FT sak 65/14 033/14 Studietur 2014 Saken tas opp til endelig behandling i neste møte, se KU sak 038/14 034/14 Midt-norsk Kontrollutvalget tar saken til etterretning. kontrollutvalgskonferanse - orientering 035/14 Orientering fra oppdragsansvarlig Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til forvaltningsrevisor vedrørende pågående forvaltningsrevisjonsprosjekt orientering. 30/9 036/14 Referatsaker Referatene tas til orientering. 037/14 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Oppstart nytt prosjekt - notat Kontrollutvalget ber revisor utarbeide utkast til prosjektplan for selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i tilknytning til Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS med datterselskaper. se KU 042/14 038/14 Studietur 2014 1. Studieturen utsettes til 2015. Dato fastsettes ifm årsplanen 2015 2. Reise- og oppholdsutgifter for sekretær og oppdragsansvarlige revisorer dekkes av kontrollutvalget se KU sak 049/14 039/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Kulturminnevern 1. Kontrollutvalget slutter seg til forvaltningsrevisjonsrapport «Kulturminnevern» FT i desember 2014
2. Kontrollutvalget oversender rapporten til fylkestinget 3. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering 2. Fylkestinget ber fylkesrådet merke seg rapportens kapitel 7- Anbefalinger, og arbeide videre med forbedringsområdene. 3. Fylkestinget ber fylkesrådet rapportere tilbake til fylkestinget innen utgangen av juni 2015 på oppfølging av anbefalingene og eget høringssvar. FT sak 57/14 5/11 040/14 Referatsaker Referatene tas til orientering. 041/14 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS - Prosjektplan 1. Kontrollutvalget slutter seg til prosjektplan for selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i tilknytning til Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS med datterselskaper. 2. Når det gjelder forvaltningsrevisjon ber kontrollutvalget om at det fokuserer både på den kommersielle bredbåndsutbyggingen og bygdefiberutbyggingen. 3. Kontrollutvalget ber om å bli fortløpende orientert om fremdriften i arbeidet. 4. Kontrollutvalget legger til grunn at rapporten skal behandles i kontrollutvalget i god tid slik at den kan oversendes og behandles i fylkestinget i møtet i juni 2015. Fortløpen de frem til rapport er levert Se sak 047/14
042/14 Orientering fra revisor Orientering om det pågående revisjonsarbeidet 043/14 Innspill til virksomhetsplan med møteplan 2015 2/12 044/14 Referatsaker 045/14 Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede rapportering til fylkestinget (jf. Kontrollutvalgets reglement pkt. 7) 046/14 Oppfølging av kontrollutvalgets saker 047/14 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS - Orientering fra forvaltningsrevisor 048/14 Forvaltningsrevisjon - oppstart nytt prosjekt 049/14 Virksomhetsplan med møteplan 2015 Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Kontrollutvalget ber sekretær merke seg kontrollutvalgets innspill og legge disse til grunn i utarbeidelsen av virksomhetsplan med møteplan for 2015. Se Ku sak 049/14
Vedlegg 2 sak 046/14 Oversikt over saker vedrørende forvaltningsrevisjon og selskapskontroll fra 2012 til d.d. som ikke er avsluttet 2012 SAK TITTEL VEDTAK I KONTROLLUTVALGET Oversendt: Følges opp: 24/4 020/12 Plan for forvaltningsrevisjon 16/5 024/12 Plan for selskapskontroll 2012-2015 1. Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015 2. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015 oversendes fylkestinget for videre behandling. 3. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget slutter seg til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015, med følgende prioritering av forvaltningsrevisjon i perioden 2012-2015: 1. Kvalitet saksbehandling nye forvaltningsoppgaver 2. Innkjøp Investering del 2. Steinkjer videregående skole 3. Oppfølgingstjenesten og overgangen mellom ungdomsskole og videregående skole 4. Gjennomgang av utvalgte virksomheter økonomi 5. KOSTRA sammenligningsanalyse og kvalitet i rapportering 6. RUP - Næringslivsperspektivet 7. Opplæringstilbudet til minoritetsspråklige 8. Kulturminneforvaltning 9. Folkehelse 10. Samferdsel - administrasjon 2. Fylkestinget gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden. 1. Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2012 2015. 2. Forslaget til plan for selskapskontroll for perioden 2012 2015 oversendes fylkestinget til videre behandling. 3. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget vedtar plan for selskapskontroll 2012-2015, med følgende prioritering: 1. Arbeidsmarkedsbedriftene Reko AS og Fides AS Planperiod en Plan period en Ferdigbehandlet FT 51/12 Rullert i 2014 Se KU sak 23/14 fra møte 11/6-14 FT 50/12
30/5 029/12 Forvaltningsrevisjon nr 1700 1/2012 Vurdering av fagopplæringen 30/5 030/12 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon - Steinkjerhallen AS 12/6 033/12 Oppfølging av kontrollutvalgets saker 2. Bomvegselskapene (selskaper innenfor samferdsel) 3. NTE Holding AS 4. Museet Midt IKS 2. Det delegeres til kontrollutvalget å gjøre endringer i - eller rullering av planen i planperioden 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til Fylkestinget 3. Kontrollutvalget innstiller på at Fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering 2. Fylkestinget har merket seg revisor avslutning og anbefalinger i kapitel 8, og ber fylkesrådet følge opp anbefalingene i rapporten og innen utgangen av desember 2012 fremme egen sak til fylkestinget om hvordan disse er fulgt opp. 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten, og finner denne nyttig og opplysende både når det gjelder eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til Fylkestinget 3. Kontrollutvalget innstiller på at Fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering, og har merket seg revisors konklusjoner samt oppsummeringen i kapitel 1. 2. Fylkestinget viser til KS sine anbefalinger og understreker viktigheten av god eierstyring, og at fylkeskommunens eierrepresentant(er) til enhver tid følger opp sin rolle i de ulike eierorganer fylkeskommunen er representert i. Kontrollutvalget tar saken til orientering. ja FT 53/12 ja KU kan etterspør Pkt 2 etter 3 år 2015 Vegv edlike hold Rapp. fra vegve senet 4/9 036/12 Forvaltningsrevisjonsrapport 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Pkt 2 ok, jf FT sak 84/12 FT 54/12 (FT 74/12 i dr.rapp.rapp fra vegvesenet)
2/2012 - Økonomistyring Økonomistyring til orientering 2. Kontrollutvalget ber fylkestinget fatte følgende vedtak: 1. Rapporten ta til orientering 2. Fylkestinget ber fylkesrådet følge opp rapporten, herunder spesielle funn i tråd med kapittel 5 3. Fylkestinget ber fylkesrådet rapportere slik oppfølging i løpet av første halvår 2013. FT sak 12/61 ikke pkt 3 Pkt 3 ok jf. FT sak 45/13
2013 Dato SAK TITTEL VEDTAK I KONTROLLUTVALGET Oversendt: 12/2 011/13 Forvaltningsrevisjonsrapport 1. Kontrollutvalget slutter seg til Akvakulturforvaltning, Kvalitet i forvaltningsrevisjonsrapport saksbehandlingen «Akvakulturforvaltning kvalitet i saksbehandlingen» 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til fylkestinget 3. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: Fylkestinget tar rapporten til orientering 29/5 029/13 Forvaltningsrevisjon - Nye 1. Kontrollutvalget slutter seg til Steinkjer videregående skole del forvaltningsrevisjonsrapport «Nye Steinkjer II videregående skole del II - Organisering og Organisering og økonomistyring i økonomistyring i gjennomføringsfasen» gjennomføringsfasen 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til fylkestinget 3. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering 2. Fylkestinget ber om særskilt rapportering under vegs ved større byggeprosjekter, og for byggeprosjekter med vesentlige 4/9 038/13 Selskapskontroll - bomvegselskapene endringer under vegs Kontrollutvalget slutter seg til rapporten 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til Fylkestinget 3. Kontrollutvalget innstiller på at Fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering 2. Fylkestinget har merket seg revisors konklusjoner, og ber fylkesrådet følge opp disse. Følges opp: Pkt 2 følges opp av KU etter 3 år Pkt 2 følges opp av KU etter 3 år Ferdigbehandlet se FT 14/13 FT sak 51/13 FT sak 55/13,
3/12 052/13 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - igangsetting av nytt prosjekt 1. Kontrollutvalget ber revisor utarbeide utkast til prosjektplan til førstkommende møte for forvaltningsrevisjonsprosjekt kulturminneforvaltning 2. Kontrollutvalget ber revisor foreta en fullstendig gjennomgang av plan for forvaltningsrevisjon med forslag til problemstillinger og prioritering, senest til møtet i juni 2014 Pkt 1 p.plan KU 003/14 pkt 2 KU 023/14
2014 Dato 28/1 003/14 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Kulturminneforvaltning - Prosjektplan 4/4 014/14 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Kulturminneforvaltning - status 26/5 018//14 Forvaltningsrevisjonsrapport - Oppfølgingstjenesten 11/6 023/14 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget slutter seg til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet kulturminneforvaltning Kontrollutvalget slutter seg til endringer i tidsplanen for prosjektet. 1. Kontrollutvalget slutter seg til forvaltningsrevisjonsrapport «Oppfølgingstjenesten» 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til fylkestinget 3. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering 2. Fylkestinget ber fylkesrådet merke seg rapportens kapitel 5, konklusjon og oppsummering, og arbeide videre med forbedringsområdene, og rapportere tilbake til fylkestinget innen 1. juli 2015 hvordan disse er fulgt opp. Kontrollutvalget slutter seg til Rullering plan for forvaltningsrevisjon for resterende del av planperioden, og vedtar følgende prioriteringsrekkefølge: 1. RUP - Næringslivsperpektivet 2. Tannhelsetjenesten 3. Utdanning 4. Innkjøp 5. Samferdsel 6. Folkehelse 7. Samferdsel - administrasjon ja (rapport) (rapport) pkt 2 i 2015 Resten av planperio den til ny plan foreligger KU 014/14 FT 31/14, ikke punkt 2 3/9 039/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Kulturminnevern 1. Kontrollutvalget slutter seg til forvaltningsrevisjonsrapport «Kulturminnevern» FT i desember 2014
2. Kontrollutvalget oversender rapporten til fylkestinget 3. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering 2. Fylkestinget ber fylkesrådet merke seg rapportens kapitel 7- Anbefalinger, og arbeide videre med forbedringsområdene. 3. Fylkestinget ber fylkesrådet rapportere tilbake til fylkestinget innen utgangen av juni 2015 på oppfølging av anbefalingene og eget høringssvar. FT sak 57/14 30/9 037/14 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Oppstart nytt prosjekt - notat Kontrollutvalget ber revisor utarbeide utkast til prosjektplan for selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i tilknytning til Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS med datterselskaper. se KU 042/14 5/11 041/14 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS - Prosjektplan 1. Kontrollutvalget slutter seg til prosjektplan for selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i tilknytning til Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS med datterselskaper. 2. Når det gjelder forvaltningsrevisjon ber kontrollutvalget om at det fokuserer både på den kommersielle bredbåndsutbyggingen og bygdefiberutbyggingen. 3. Kontrollutvalget ber om å bli fortløpende orientert om fremdriften i arbeidet. 4. Kontrollutvalget legger til grunn at rapporten Fortløpen de frem til rapport er levert Se sak 047/14
skal behandles i kontrollutvalget i god tid slik at den kan oversendes og behandles i fylkestinget i møtet i juni 2015. 2/12 047/14 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS - Orientering fra forvaltningsrevisor 048/14 Forvaltningsrevisjon - oppstart nytt prosjekt
SAK 047/14 SELSKAPSKONTROLL MED FORVALTNINGSREVISJON NORD- TRØNDELAG ELEKTRISITETSVERK HOLDING AS ORIENTERING FRA FORVALTNINGSREVISOR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 2.12.2014 Liv Tronstad 047/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Revisor ønsker å gi en kort orientering om den pågående selskapskontroll med forvaltningsrevisjon vedr. NTE Holding AS med datterselskaper. Vurdering Dersom det vil bli gitt informasjon om oppdraget og fremgangsmåter, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Det kan derfor bli nødvendig å lukke møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Steinkjer 26. november 2014 Liv Tronstad kontrollsjef
SAK 048/14 FORVALTNINGSREVISJON - OPPSTART NYTT PROSJEKT Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 2.12.2014 Liv Tronstad 048/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget ber revisor utarbeide utkast til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjekt RUP Næringslivsperspektivet til førstkommende møte Vedlegg 1. Notat til kontrollutvalget fra KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 23/14 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 2. Fylkestingets sak 51/12 Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 http://www.komsek.no/kontrollutvalg/ntfk/plan%20for%20forvaltningsrevisjon%2 0NTFK%20%202012-2015.pdf Saksopplysninger Iht til revidert plan for forvaltningsrevisjon er neste prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjekt RUP Næringslivsperpektivet. Revisor har utarbeidet et notat til kontrollutvalget som bl.a. beskriver bakgrunn for forvaltningsrevisjonsprosjektet, tidligere forvaltningsrevisjoner på området, tema for forvaltningsrevisjon, mulige innfallsvinkler, og forslag til tidsplan. Notatet er ment som et grunnlag til en diskusjon for hvilken vinkling kontrollutvalget ønsker i prosjektet. Revisor vil gå igjennom notatet i møtet. Vurdering På bakgrunn av notat fra revisor legges saken frem til diskusjon der kontrollutvalget kan gi innspill til prosjektplan. Det er lagt opp til at prosjektplanen kan legges fremmes i neste møte. Steinkjer 26. november 2014 Liv Tronstad kontrollsjef
Vedlegg 1 sak 048/14 Bakgrunn Kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune prioriterte i sak 23/14 (Rullering av plan for forvaltningsrevisjon) en forvaltningsrevisjon med tema RUP - næringslivsperspektivet. Regionalt utviklingsprogram (RUP) utarbeides årlig, og har fire innsatsområder i 2014. Dette er: Tilrettelegging for næringsutvikling Innovasjon og entreprenørskap Rekruttering til nordtrøndersk arbeids- og næringsliv Kompetanse for framtidig næringsvirksomhet For 2013 hadde programmet tre innsatsområder (infrastruktur og næringsnettverk, rekruttering til nordtrøndersk arbeids- og næringsliv samt kompetanse for framtidig næringsvirksomhet). RUP-midlene var i 2013 på ca 147 millioner kroner; inkludert en egen bevilgning fra KRD til bredbåndsatsing. I tillegg kommer spillemidler til idrettsanlegg, nærmiljøanlegg og kulturbygg på ca 42 millioner kroner. En stor del av pengene ble disponert gjennom andre aktører/programmer: Kommunene: gjennom kommunale/regionale fond: 20 mill kroner Kommunene: gjennom omstillingsprogram: 13,4 mill kroner Innovasjon Norge: 52 mill kroner Interreg: kr 6,5 mill kroner Tidligere forvaltningsrevisjoner på området I fylkeskommunens budsjett for 2014 heter det at «etter foreløpige anslag utgjør den samlede utviklingsinnsatsen i RUP 2014 ca 116 millioner kroner». I tillegg kommer en del statlige øremerkede virkemidler som forvaltes av fylkeskommunen. Revisjonen leverte i 2005/2006 en forvaltningsrevisjonsrapport om Tilskudd til regionale utviklingsfond kartlegging og stikkprøver. Et av resultatene fra denne gjennomgangen var at RUA har utfordringer når det gjelder saksbehandling og evaluering av oppnådde effekter. Det kom også fram at RUA har et oppfølgingssystem/program som ikke utnyttes i full grad. Videre fremgikk det at det var generelt korte begrunnelser i saksutredningen for hvorfor prosjekter støttes. Rapporten ga grunnlag for oppfølging på to områder: Saksbehandling og effektvurderinger av virkemiddelbruken i RUP. KomRev Trøndelag IKS gjennomførte i 2009 en foranalyse til
forvaltningsrevisjon vedrørende RUP. Forundersøkelsen konkluderte med at «så lenge det pågår arbeid på nasjonalt nivå om utvikling av effektindikatorer, mener vi at det ikke vil være hensiktsmessig på nåværende tidspunkt å gjennomføre tilsvarende case-studier (spørreundersøkelser) av prosjekter som har fått RUP-midler i Nord-Trøndelag. Det kan imidlertid være aktuelt å gjennomføre slike spørreundersøkelser etter at KRD har kommet fram til et opplegg for hvordan effekter kan måles». I samme forundersøkelse ble det gjort 10 stikkprøver for å se om rutinene for saksbehandling følges, og følgende ble konkret sjekket: Det fremgår av saken hvorfor prosjektet støttes Det blir henvist til RUP i vurderingen Vurderingen inneholder - godkjent kostnads- og finansieringsplan - satsingsområde i RUP - støtteandel At delegasjonsreglementet er fulgt I de 10 sakene revisjonen så nærmere på, var alle disse kriteriene oppfylt. Tema for forvaltningsrevisjon I kontrollutvalgets sak 23/14 ble oppfølgingen av fylkestingets vedtak om at næringslivsperspektivet skal bli vektlagt som det overordnede i tilskuddsforvaltningen foreslått som en mulig vinkling i prosjektet. Fylkestinget vedtok i sak 10/31(Økonomistrategi 2011-2014) pkt 7 at «Det er overordnet viktig at regionale utviklingsmidler brukes der effekten er størst, og et tydeligere næringsfokus må være riktig. For at midlene skal brukes slik at de gir størst virkning, er det svært viktig at det utvikles gode redskaper for måling av resultater». I budsjettet for 2013 pekes det på at det er utviklet bedre metoder for måling av resultater av bruken av utviklingsmidler. Det pekes på at for å gi en større forutsigbarhet, må det foretas tydeligere prioriteringer og krav om effektvurderinger for bruken av midlene til fylkeskommunes egne virksomheter i deres regionale utviklingsarbeid. Målsettinger for 2013 og 2014 er at kommunene skal samhandle for å utvikle gode utviklingsprosjekter og at det skal settes større fokus på effekten av bruken av regionale utviklingsmidler. Et arbeidsmål er «å innføre redskap og tiltak for måling av resultater, og dette skal følges opp kontinuerlig». Effekter av utviklingsarbeidet rapporteres årlig (april måned) til fylkestinget. Rapporten for 2013 viser: Et bevilgningsregnskap over samlet virkemiddelbruk Noen eksempler på tiltak fra utviklingsarbeidet i 2013 En oversikt over øvrige utviklingsaktører som disponerte virkemidler gjennom programmet En vurdering av måloppnåelse, effekter og resultater av virkemiddelbruken En statusrapportering på tiltak som viser at de flest tiltak er oppfulgt En oversikt over kommunevis fordeling av virkemiddelbruken
I saksframlegget (sak 20/14) heter det «Når det gjelder resultater av virkemiddelbruken i 2013, er det for tidlig å si noe om det fordi de fleste prosjektene er flerårige og pågår fortsatt. Måloppnåelse må vurderes over tid. Effektene kommer gjerne etter flere år, det er utfordrende å isolere effekter til enkelttiltak og de påvirkes gjerne av eksterne forhold, som konjunkturutviklingen.» Fylkeskommunen innførte i 2010 et nasjonalt system for effekt- og resultatmåling på prosjektnivå. Målingen gjelder prosjekter støttet av fylkeskommunen. Effekt- og resultatmåling på prosjektnivå er en av fire faktorer som inngår i RUP sitt opplegg for mål- og resultatstyring. De øvrige tre faktorene er aktivitetsmåling, eksterne evalueringer etter behov og oppnåelse av programmets målstruktur. Aktivitetsmålingen innebærer en måling av hvordan virkemidlene er brukt i forhold til programmets innsatsområder og et sett av 10 underliggende indikatorer: næringsutvikling, kompetanseutvikling, innovasjon, internasjonalisering, ungdom, likestilling, kultur, miljø, kommunikasjon/infrastruktur og attraktivitet/livskvalitet. Mulige innfallsvinkler Eksempler på mulige innfallsvinkler som kan benyttes i en forvaltningsrevisjon: Hvordan sikrer fylkeskommunen at saker behandles i tråd med nasjonale og lokale føringer, og politiske målsettinger? Hvordan benytter fylkeskommunen tilgjengelig informasjon i styringsøyemed? Her vil det være naturlig å legge vekt på fylkeskommunens egen rapportering og statistikk Grad av måloppnåelse på egne vedtatte mål; eksempelvis økt samarbeid mellom kommuner for å få fram best mulige prosjekter Det er ønskelig at Kontrollutvalget kommer med egne og/eller utdyper revisors forslag. Tidsplan Prosjektplan kan vedtas i første KU-møte 2015. Ved gode og konkrete innspill til tema, vil arbeidet kunne starte opp før planen er endelig godkjent dersom KU ønsker det. Oppstart januar/februar 2015 Avslutning/ presentasjon KU vil kunne bli i løpet av 3. kvartal 2015. Namsos, 24.11.14 Unni Romstad (sign) Oppdragsansvarlig revisor
SAK 049/14 VIRKSOMHETSPLAN MED MØTEPLAN 2015 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 2.12.2014 Liv Tronstad 049/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget vedtar Virksomhetsplan med møteplan 2015 for sin virksomhet Vedlegg Utkast til Virksomhetsplan med møteplan 2015 Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 043/14 Innspill til virksomhetsplan med møteplan 2015 2. Virksomhetsplan med møteplan 2014 Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide virksomhetsplan med møteplan for sin samlede virksomhet. Virksomhetsplanen skal ta utgangspunkt i lovverket, vedtatte planer for kontroll og tilsyn (plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll), eget reglement og føringer fra fylkestinget. I kontrollutvalgets sak 043/14 Innspill til virksomhetsplan med møteplan 2015, fikk kontrollutvalget mulighet til å komme med innspill. Disse innspillene er forsøkt innarbeidet i plandokumentet og møteplanen. Vurdering Forslaget til kontrollutvalgets virksomhetsplan med møteplan 2015 redegjør for utvalgets formelle grunnlag og lister opp de faste oppgavene, inkl. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Rammene for kontrollutvalgets arbeid er også vist. Virksomhetsplan med møteplan 2015 skal ikke vedtas av fylkestinget, men kan sendes fylkestinget til orientering dersom kontrollutvalget ønsker det. Steinkjer 26. november 2014 Liv Tronstad kontrollsjef