Innføring av miljøledelse ved helseforetakene en veileder

NORD MIDT-NORGE SØR-ØST Innføring av miljøledelse ved helseforetakene en veileder NORD MIDT-NORGE SØR-ØST VEST November 2011 Linda Karen Eide VEST

Innledning Helse- og omsorgsdepartementet har satt krav om at helseforetakene etablerer miljøledelse og miljøstyringssystem med påfølgende sertifisering i henhold til 14001-standarden. Gjennom miljøstyringssystemet (ISO 14001) er foretakene med på å ta ansvar for miljøutfordringene. Et miljøstyringssystem hjelper oss med å ta kontroll over og håndtere viktige miljøaspekter som utslipp, avfallshåndtering, bruk av naturressurser og energisparing. For å redusere vår innvirkning på det ytre miljøet og lokalsamfunnet til et minimum, er det helt nødvendig at vi jobber systematisk. Et miljøstyringssystem er en kontinuerlig forbedringsprosess og innebærer at alle helseforetak blant annet skal: Kartlegge hvordan de påvirker miljøet (kartlegge miljøaspekter) Lage miljøpolitikk Sette miljømål og lage handlingsplan Rapportere om oppfyllelse av miljømål Rapportere og behandle miljøavvik I denne veilederen får du en kort innføring av hovedtrekkene i miljøstyringssystemet. Systemet er bygget på krav i ISO 14001 og er basert på kontinuerlig forbedring. Miljøpolitikk Ledelsens gjennomgåelse Kontroll og tiltak Planlegging Iverksetting og drift 3

Før oppstart Hva skal til for å lykkes med innføring av miljøledelse? Ledelsens engasjement: Det viktigste før oppstart er at arbeidet er meget godt forankret i ledelsen ved helseforetaket. Ledelsen må stå bak arbeidet og vise sitt engasjement. Dette er helt avgjørende for om en skal lykkes med arbeidet. Det er ledelsen som må beslutte hvordan arbeidet skal organiseres, avsette nødvendige ressurser, fastsette mål, handlingsprogram og fremdriftsplan, godkjenne tiltak og statusrapporter. En hovedansvarlig: Ansvaret for miljøledelsen må tillegges en person i ledelsen. Dette må tydeliggjøres i stillingsinstruksen og gjøres kjent for alle ansatte. En prosjektansvarlig: Implementeringen av miljøledelsen og miljøsertifiseringen må tillegges en prosjektansvarlig. Det er viktig at det utpekes en person som kjenner organisasjonen godt og som har god forståelse og engasjement for det miljøarbeidet som skal gjøres. Denne personen må ha kunnskap om miljøledelse og ISO 14001 standarden Kommunikasjon: Det er viktig med god kommunikasjon av det arbeidet som skal gjøres. Mål og hensikt er her viktige punkt. Alle medarbeidere fra leder og nedover i linjen skal informeres om hva som skal skje, og hva som er oppnåelig. Opprett gjerne en egen side på intranett med informasjon om hva som skjer innom miljøarbeidet. Prosjektgruppe: Sett sammen en gruppe av medarbeidere som representerer viktige sider ved driften av foretaket, en gruppe på 6-7 personer er ideelt. Det er viktig at de som sitter i gruppen, får avsatt nok tid til dette arbeidet. Prosjektplan: Sett opp en plan med milepæler for arbeidet frem til sertifisering, få denne vedtatt i lederguppen og i arbeidsmiljøutvalget. På den måten sikres en forankring. Tips for å lykkes med arbeidet: Det er viktig at alle i helseforetaket ser betydningen av å være miljøbevisst. Det må tas opp hva miljøbevissthet er og hva dette innebærer for foretaket, for ansatte, pasienter og pårørende. Synliggjør gjerne også de økonomiske fordeler dette vil innebære for foretaket. Alle medarbeidere må få informasjon om hvordan miljøstyringssystemet vil påvirke deres hverdag og arbeidssituasjon. Ta gjerne imot råd fra ansatte. Dette skaper enighet og eierskap til systemet og arbeidet som skal utføres. Det er dessuten ingen andre som vet bedre hvordan rutinene best fungerer, eller som lettest kan se nye og mer effektive miljøløsninger. Alle medarbeidere må jevnlig få kjennskap til resultatene av egen miljøinnsats. Hvordan det går med reduksjon i avfallsmenger, eller energisparing osv. Hva dette betyr for miljøet og for foretaket. Resultater skaper inspirasjon til videre arbeid. 4

Innføring av miljøledelse etter ISO 14001 standarden Organisering av arbeidet og fordeling av ansvar og myndighet Hovedansvarlig En person i helseforetaket skal ha det overordnede ansvaret for miljøarbeidet, herunder miljøledelsen og miljøsertifiseringen, og skal rapportere til adm. direktør. Det er hensiktsmessig at denne personen sitter i ledergruppen. Prosjektansvarlig Implementeringen av miljøledelse og sertifiseringen gjennomføres som et tidsavgrenset prosjekt. En person må få det daglige ansvaret for dette prosjektet. Vedkommende skal rapportere til den hovedansvarlige. Ledelsen skal ifølge ISO 14001 sette av nødvendige ressurser til miljøarbeidet. Herunder følger menneskelige ressurser, tid, spesielle kunnskaper, tekniske og økonomiske ressurser. Det innebærer at det må legges til rette for at den/de som får ansvar for miljøarbeidet, faktisk også har mulighet til å utføre arbeidsoppgavene. Tips: Det er viktig at alle i organisasjonen vet hvem som er hovedansvarlig og prosjektansvarlig og at de ansvarlige får nødvendige ressurser og fullmakter til å gjennomføre arbeide med implementering av miljøledelse og miljøsertifisering. 5

Miljøkartlegging Det startes med er å foreta en kartlegging av miljøaspektene eller miljøpåvirkningene. En skal på denne måten finne ut hvordan foretaket påvirker miljøet og hvilke aktiviteter som har størst påvirkning. En skal også under kartleggingen ta for seg miljølovgivningen og finne ut hvilke lovkrav og andre myndighetskrav som angår foretaket. En grundig miljøkartlegging er av stor betydning for hele det videre arbeidet med miljøarbeidet. De aller vanligste miljøaspektene for et helseforetak er knyttet til energibruk (strøm, olje, gass, fjernvarme) og vannforbruk, bruk av kjemikalier, bygningsmateriell og inventar, transport, innkjøp, utslipp til jord, luft og vann, støy, ulykker og brann. For kartlegging av miljøaspekt kan det være nyttig å bruke et flytdiagram. Ved å kartlegge hva som kommer inn og hva som kommer ut av foretaket, vil dere lettere kunne finne de vesentlige miljøaspektene. Bak i veilederen er flytdiagrammet for Haukeland vedlagt, sammen med kartleggingslistene som pilotene i prosjektet har brukt. Når dere går i gang med kartleggingen, er det viktig at dere beskriver: Miljøaspektet: status for det aktuelle miljøområdet. Målinger: Er det gjort noen målinger? Foreligger det resultater? Rutiner og prosedyrer: Hvordan arbeider dere med miljøtiltak for det enkelte miljøområdet? Kartlegg rutiner og prosedyrer. Oppsummering: Avslutt med en oppsummering av det som er kommet frem i kartleggingen av hvert enkelt miljøaspekt. Tips for å lykkes: For å lette arbeidet med kartlegging kan det være hensiktsmessig å gjøre en avdelingsvis kartlegging av aspektene. F. eks. på nivå 2 (klinikk, divisjon osv.). Miljøpolitikk Miljøpolitikken er en veiviser for foretakets miljøarbeid. Politikken må ta utgangspunkt i miljøkartleggingen og hvilke ambisjoner en har for miljøarbeidet. Det skal være en visjon. Den skal henvende seg til både eksterne og egne ansatte. I ISO 14001 kreves det at miljøpolitikken skal være relevant i forhold til organisasjonens virksomhet. Den skal inneholde forpliktelser om stadig forbedring og forebygging av forurensning og at foretaket skal overholde relevant miljølovgivning og andre miljøkrav. Miljøpolitikken skal danne grunnlaget for foretakets miljøarbeid og de miljømålene en setter seg. Det er viktig at miljøpolitikken vedtas av foretakets øverste ledelse. Tips til utforming: Miljøpolitikken bør være lettfattelig slik at allmennheten forstår innholdet i den. Den skal presentere ledelsens ambisjonsnivå og visjon for miljøarbeidet. Den bør ha samme status som enhver annen fastsatt politikk for foretaket. 6

Miljømål og handlingsplan Når miljøkartleggingen er gjennomført og en vet hvilke påvirkninger som er de vesentligste og miljøpolitikken er utformet og vedtatt, er det tid for å sette de overordnede miljømålene. Til miljømålene lages det handlingsplan og denne må være tidfestet. I handlingsplanen må det komme fram helt konkrete tiltak som skal gjennomføres for å nå målene. ISO 14001 krever at dere tar hensyn til følgende punkter når dere setter opp overordnede miljømål: Lover, forskrifter og andre krav, de vesentlige miljøaspektene, tekniske muligheter og økonomiske, drifts- og forretningsmessige krav, og synspunkter fra interessenter. Det er viktig at miljømålene er spesifikke, målbare, aksepterte, realistiske og tidsavgrensede. Opplæring Opplæring skal ha til hensikt å gi alt personell kunnskap om miljøarbeidet som gjøres, og at de får forståelse for hvor viktig det er at arbeid utføres i samsvar med miljøpolitikken. Alt personell skal være bevisst sin rolle og hvordan oppgaver og arbeid kan utføres på en slik måte at det påvirker miljøet i riktig retning. All opplæring skal registreres og dokumenteres. Det utarbeides egen prosedyre for opplæring i det nasjonale prosjektet som kan danne grunnlag for prosedyre i alle helseforetakene. Det skal årlig lages opplæringsprogram; det innebærer at en årlig må kartlegge hvem som må ha opplæring og om denne skal gis internt, eller om en må skaffe seg opplæring eksternt. Opplæringsprogrammet må tilpasses de ulike målgruppene. Tips: Det skal lages et e-læringsprogram i det nasjonale prosjektet som kan benyttes av alle helseforetakene. Kommunikasjon Kommunikasjon er eget punkt i ISO 14001 standarden. Det skal lages en prosedyre som beskriver hvordan det informeres om miljøarbeidet både internt i helseforetaket og eksternt til interessenter. Kommunikasjon er viktig og gjennom regelmessig informasjon får alle ansatte ta del i hvordan det går resultatmessig og om aktuelle hendelser. Slik blir miljøarbeidet godt implementert i hele organisasjonen. Kommunikasjonen skal dokumenteres. Tips: Det lages en prosedyre for kommunikasjon i det nasjonale prosjektet. Denne kan alle helseforetak ta i bruk eller bruke den som mal for å lage egen prosedyre. 7

Driftskontroll For å kunne leve opp til miljøpolitikken og redusere belastningen på miljøet, må den daglige driften styres og kontrolleres. Dette gjøres ved hjelp av prosedyrer og rutiner som styrer de aktivitetene som har betydelig miljøpåvirkning (vesentlige miljøaspekter). For eksempel må det lages prosedyrer for miljøvennlig innkjøp, håndtering av avfall, håndtering av kjemikalier. Tips: Det lages prosedyrer i det nasjonale prosjektet som helseforetakene kan ta i bruk eller benytte som mal for egne prosedyrer. Beredskapsplaner Beredskap innebærer å forebygge ulykker. I tilfelle det skjer ulykker eller tilløp til ulykker skal det finnes beredskap for å redusere den miljøpåvirkning som kan oppstå. En beredskapsplan skal peke ut de områdene som kan representere en miljømessig påvirkning og for at det skal reageres riktig i tilfelle ulykker. Alle som er berørt skal kjenne til hva de skal gjøre for å redusere miljøpåvirkning hvis det skjer en ulykke. Tips: Aktuelle områder kan være brann, lekkasje fra kjøleanlegg, vannlekkasje, oljelekkasje, gasslekkasje. Dokumentstyring Dokumentstyring handler om å ha orden på alle dokumentene som inngår i miljøledelsessystemet. Det innebærer at en gjennom gode prosedyrer skal sikre at rett dokument og rett utgave er på riktig plass. Prosedyrene skal være klare, oversiktlige og oppdaterte, slik at det daglige miljøarbeidet og formidlingen av resultatene til enhver tid er basert på riktige opplysninger. Tips: Bruk gjerne det dokumentasjonssystemet dere har på andre områder. Miljøregistreringer All dokumentasjon som viser hva som er gjennomført, skal registreres. Det kreves spesiell håndtering i form av arkivering og tilgjengelighet. Dette er avgjørende for at ledelsen skal kunne vurdere og følge opp miljøarbeidet. Eksempler på miljøregistreringer er: oversikt over miljølovgivning, opplæringsregister, kjemikalieoversikt, oversikt over leverandører, protokoll fra miljømøter, resultater fra miljørevisjoner. Overvåking og måling Det skal overvåkes og måles på de områdene som har betydelig miljøpåvirkning. Resultatene fra målingene skal gi et oppdatert bilde av om miljøarbeidet fungerer etter intensjonene, og hvorvidt en oppnår miljømål og stadig blir bedre. 8

Avvik og forebyggende tiltak Når det gjelder miljøavvik, så skal de registreres og håndteres som andre avvik i driften. Bruk det avvikssystemet som allerede finnes. Tips: Det blir gitt kurs i miljøavvik i det nasjonale prosjektet. Intern miljørevisjon De interne miljørevisjonene skal gi ledelsen tilstrekkelig grunnlag til å kunne vurdere miljøarbeidet i helseforetaket. De som skal gjennomføre de interne revisjonene, trenger opplæring i dette. Det skal lages et revisjonsprogram som skal gi oversikt over når de ulike avdelingene skal revideres og om alle delkravene i ISO 14001 er tatt med. Tips: Det blir holdt kurs i intern miljørevisjon i det nasjonale prosjektet. Ledelsens gjennomgang Minst en gang årlig skal ledelsen gå igjennom miljøledelsessystemet og vurdere om det fungerer som tenkt, og om foretakets miljøarbeid oppfyller kravene i standardens krav om stadig forbedringer. I ledelsens gjennomgang inngår: resultater fra interne miljørevisjoner, henvendelser fra eksterne berørte parter, miljøprestasjon, om mål og delmål er oppnådd, korrigerende og forebyggende tiltakstatus, oppfølgingstiltak etter ledelsens tidligere gjennomgang, endrede forutsetninger, herunder utvikling med hensyn på lovbestemte krav, anbefalinger og forbedringer. 9

Eksempel på hvordan en kan identifisere miljøaspekt Prosedyre for å indetifisere miljøaspekt i Helse Bergen Hensikt Prosedyren skal sikre at Helse Bergen HF har en oversikt over miljøaspektene i organisasjonen og en vurdering av hvilke miljøaspekter som har mest betydning i forhold til påvirkning på ytre miljø. De mest vesentlige miljøaspektene danner grunnlaget for utarbeidelsen av miljøpolitikken til Helse Bergen HF og dermed også de overordnede miljømålene og delmålene i organisasjonen. Oversikt over miljøaspektene finnes lokalt for den enkelte nivå 2 - enhet. For hele foretaket finnes i miljøaspektene i dokument 02.1.1.7-6-4-02, og en oversikt over de mest vesentlige miljøaspektene finnes i dokument 02.1.1.7-6-4-03. Omfang Prosedyren skal benyttes av HMS rådgiver i samarbeid med de ulike nivå 2 - enhetene for å identifisere og ha oversikt over alle miljøaspektene og vesentlige miljøaspekter som driften av Helse Bergen HF genererer. Ansvar Det er HMS rådgiver som har ansvaret for å oppdatere listen med miljøaspekter og listen med de vesentlige miljøaspekter for foretaket samt gi informasjon til organisasjonen om forandringer i listene. Det er kun miljøaspekter som vi selv kan påvirke som vil bli listet og vurdert. Gjennomgang og oppdatering av miljøspektene skal gjennomføres jevnlig. Definisjon av Miljøaspekt og miljøeffekt. Miljøaspekt: «Del av en organisasjons aktiviteter, produkter eller tjenester som kan innvirke på miljøet». Miljøeffekt. «Enhver endring i miljøet, enten den er positiv eller negativ, som helt eller delvis skyldes en organisasjons aktiviteter, produkter eller tjenester». Identifisering av vesentlige miljøaspekt Vurdering av hvilke miljøaspekter som er vesentlige Som hjelpemiddel til vurdering av miljøaspektenes betydning er det utarbeidet en tabell 02.1.1.7-6-4-02. Aktivitetene som er identifiserte som miljøaspekter settes opp i kolonne 1 i tabellen. Hvilken miljøeffekt miljøaspektet har settes opp i kolonne 2 i tabellen. I kolonne 3 vurderes hvor stor de miljømessige kriteriene ansees å være på en skala fra 1-3. 1= liten påvirkning på miljøet, 2= begrenset påvirkning på miljøet, 3= stor påvirkning på miljøet. I kolonne 4 vurderes hyppighet og kvantitet det vil si ofte noe anvendes og i hvor store mengder i en skala fra 1-3. 1= liten, 2= middels stor, 3= betydelig. I kolonne 5 vurderes i hvor stor grad de respektive myndighetskrav følges eller ikke i en skala fra 0-3. 0 = ingen myndighetskrav aktuelle, 1= total overholdelse, 2= overholdes tilfeldig, 3= overholdes dårlig. I kolonne 6 vurderes hvor stor grad miljøaspektet er av interesse for andre interessenter (naboer, myndigheter, samarbeidspartnere). Det benyttes en skala fra 1-3, hvor 1=liten interesse, 2=middel interesse, 3=stor interesse. I kolonne 7 vurderes hvor store ressurser/innsats (økonomisk og arbeidsmessig) som må til for å gjøre noe med miljøaspektet i en skala fra 1-3. 1= stor, 2= middels, 3= liten. I kolonne 8 summeres verdien fra kolonne 3 til kolonne 7 og angir hvor stor vekt et miljøaspekt har. De aspektene som har høyest verdi er de mest vesentlige og må prioriteres i miljøarbeidet. Alle miljøaspekt det er knyttet myndighetskrav til ansees som vesentlige. Med myndighetskarv menes her om det er knyttet utslippstilatelse eller forskrifter. Vesentlige miljøaspekter skal styres ved hjelp av prosedyrer. 10

Avfall Forbruk av ressurser Utslipp til vann Utslipp til Jord Aktivitet Utslipp til luft Effekt Miljøkriterie Skjema for miljøaspekter Hyppighet/Mengde Lover, forskrifter Interressenter Innsats Sum

Vedrørende spørsmål kontakt Linda Karen Eide: E-post: linda.karen.eide@helse-bergen.no Telefon: 926 03 330