Rapport om Nedre Eiker kommunes håndtering av flommen Frida 6. 7. august 2012

Rapport om Nedre Eiker kommunes håndtering av flommen Frida 6. 7. august 2012

Forord 6. og 7. august 2012 rammet ekstremværet Frida kommunen hardt. Uoffisielle målinger viste at det i løpet av noen timer kom 170 mm nedbør i Mjøndalen og Krokstadelva. De store nedbørsmengdene ble varslet sent og førte derfor til store utfordringer for kommunen. Disse ble i stor grad godt håndtert. Formålet med denne rapporten er å orientere om håndteringen av krisen og gi innspill til forbedringspunkter i forhold til fremtidig generell krisehåndtering. Rapporten oversendes kommunens beredskapsgruppe for videre behandling. Rapporten omhandler ikke flomforebyggende tiltak. Rapporten er utarbeidet av en gruppe bestående av representanter for de etatene/avdelingene som ble sterkest involvert i flommen; Siri Skøien, kommunalsjef tekniske tjenester Truls Bølgen, beredskapskoordinator Knut R. Nilsen, vakt kommunalteknisk drift Øyvind B. Johansen, fagansvarlig vann Randi Benjaminsen, leder for kommunens kriseteam Cathrina de Lange, informasjonsrådgiver/beredskapssekretær Mjøndalen 30. april 2013 2

Innholdsfortegnelse 1. Fakta om Frida (fra Meteorologisk institutt)... 4 2. Varsling... 5 3. Håndteringen av Frida i kommunen... 6 3.1 Kriseledelse... 6 3.2 Evakuerings- og pårørendesenter (EPS)... 6 3.3 Informasjon og kommunikasjon... 7 3.4 Kommunens arbeid under flommen... 7 3.5 Oppfølgingsarbeidet... 9 4. Økonomiske følger av Frida... 11 5. Viktige læringspunkter og foreslåtte tiltak... 12 Vedlegg 1 Skader på vei, vann og avløp Vedlegg 2 Skader på kommunale bygg og eiendommer 3

1. Fakta om Frida (fra Meteorologisk institutt) Kilde: Met.no http://met.no/filestore/met.noinfonr.15_fridaekstremvaerrapport3.pdf Om morgenen den 6. august beveget et frontsystem med kraftig bygeaktivitet seg nordover fra Danmark. Det ga intens bygenedbør i Agder om formiddagen, med lokale oversvømmelser. Om kvelden lå lavtrykkssenteret i Ytre Oslofjord, med fronten og nedbøren inn over det sørlige Østlandsområdet. I løpet av få timer gav kraftige byger anslagsvis 70 100 mm nedbør i en smal sone gjennom Vestfold og Buskerud. De store nedbørmengdene førte til oversvømmelser og jordras som gjorde skade på hus, veier og jernbane. De tilgjengelige værprognosene i forkant av hendelsen var svært sprikende med hensyn til lavtrykkets utvikling, også med hensyn til mengde nedbør som var forventet, og hvor denne nedbøren ville komme. Det var sterke indikasjoner på uvanlig mye nedbør i Sør-Norge, med en sannsynlighetsovervekt på Agder-fylkene. Da det utover dagen ble klart at systemet beveget seg lenger mot nord enn først antatt, ble det utstedt varsler om uvanlig mye nedbør i Telemark og de sørlige delene av Østlandet. Den kraftigste nedbøren i Buskerud kom i en svært smal sone, som unngikk de fleste av met.nos nedbørstasjoner. Nedbørstasjonen Hakavik i Øvre Eiker registrerte 99,3 mm i løpet av en 24-timersperiode. Bioforsk-stasjonen i Hokksund registrerte 97,4 mm, av dette kom 51,8 mm i løpet av bare 2 timer fra kl. 21 til 23 lokal tid. Ingen av met.nos stasjoner i samme område har noen gang målt like mye nedbør på et døgn, uavhengig av årstid. Uoffisielle målinger fra kommunens værstasjon på renseanlegget i Mjøndalen viste 144 mm i løpet av flommen. Privatpersoner målte 170-190 mm i samme periode. 4

Bildet viser radarbilde av nedbøren i perioden kl. 06:00 mandag 6.august til kl. 06:00 tirsdag 7. august. De gule feltene viser døgnnedbør på 25 mm eller mer. Piler markerer bøtteverdier. Stiplet område er estimat basert på 1-times-nedbør fra radar.(kilde met.no) 2. Varsling Frida kom svært overraskende på kommunen. Kl. 18.22 sendte NVE ut varsel om lokalt mye nedbør til fylkesmannen i Buskerud (FM). Fordi FM ikke har vakttjeneste ble ikke varselet fanget opp og videresendt kommunene før kl. 19.28. Varselet tilsa at vannmengdene ikke ville ventes å utgjøre nivå for 5-årsflom, mens vannmengdene som faktisk kom tilsvarte minst 200-årsflom. Varselet var dermed heller ikke presist nok til at kommunen kunne forutse hvilke store utfordringer nedbørsmengdene ville forårsake. NVE sender for øvrig kun varsel om flom i hovedvassdrag, ikke sidevassdrag. Kommunen hadde derfor heller ingen indikasjoner på at vannføringen i sidevassdragene skulle bli så enorm som den ble under Frida. Før varselet fra FM nådde kommunen, ble det i 19-tiden varslet overløp via kommunens overvåkningssystem. I tillegg ble det observert tiltakende nedbørsmengder. Ekstramannskaper, samt fagansvarlige ble tilkalt. Da det senere på kvelden ble klart at nedbørsmengdene utgjorde en krise, ble kriseledelsen varslet. Kommunens kontakt med nødetatene skjedde først kl. 2238 da leder for kommunens kriseteam fikk telefon fra legevakten med beskjed om at kommunen måtte opprette et evakuerings- og pårørendesenter (EPS) for evakuerte innbyggere. Dette er i henhold til politiets rutiner, men det kan stilles spørsmål ved om ikke politiet bør varsle kommunens øverste leder når slike krisesituasjoner oppstår. Lederen for kriseteamet varslet for øvrig rådmannen umiddelbart, som igjen varslet ordfører. Sammen ble de ble enige om å opprette et EPS på rådhuset. 5

Vannet steg raskt i Mjøndalen i 22-tiden 6. august. Her fra krysset Korvaldveien/Nedbergkollveien. 3. Håndteringen av Frida i kommunen 3.1 Kriseledelse Under flommen var kommunens øverste kriseledelse (ordfører, rådmann, kommunalsjef tekniske tjenester og etter hvert kommunens beredskapssekretær) lokalisert på rådhuset. Kommunalsjef tekniske tjenester alternerte mellom rådhuset og teknisk sentral. Denne todelingen var utfordrende, blant annet med hensyn til informasjonsutveksling disse imellom samt at media måtte håndteres begge steder. Deler av kriseledelsen deltok også i arbeidet på EPS. 3.2 Evakuerings- og pårørendesenter (EPS) Rådhuset ble tatt i bruk som EPS og bemannet med to personer fra kriseteamet. På grunn av samlokaliseringen av kriseledelsen og EPS ble det litt uklare grense mellom de ulike rollene. Det ble på et tidlig tidspunkt tatt kontakt med hjemmetjenesten. Nattevaktene i hjemmetjenesten var i løpet av kvelden og natten i jevnlig kontakt med EPS og bidro med å løse praktiske oppgaver. Sivilforsvaret var raskt på plass med ulltepper og nødstrømsaggregat siden rådhuset var uten strøm. På EPS ble de evakuerte registrert med navn, adresse og telefonnummer og forholdsvis raskt sendt videre til familie/venner eller hotell i Drammen. Kl. 0300 var det ingen igjen på EPS og arbeidet der kunne avsluttes. 6

3.3 Informasjon og kommunikasjon Det ble raskt satt fokus på informasjon og kommunikasjon. Kommunen forsøkte å åpne sentralbordet slik at det skulle bli lettere å komme igjennom til kommunen. Dette ble vanskeliggjort ved at leder for sentralbordet ikke kom seg på jobb fra Vestfossen på grunn av stengte veier. Sentralbordet lar seg kun åpne fra en pc stående på rådhuset. I tillegg var rådhuset strømløst, noe kommunens telefoni- og datasystem er avhengig av for å fungere. I mellomtiden ble det lagt ut en melding på kommunens nettsider med to mobiltelefonnummer publikum kunne henvende seg til. Statistikken viser at denne meldingen ble lest av 1005 unike brukere i perioden 6.-7. august, og mange benyttet seg av telefonnumrene. Kommunens nettsider er lagret på en server i Oslo og kan administreres fra en hvilken som helst PC, forutsatt at man har fått tildelt et brukernavn og passord. Nettsidene kunne derfor brukes uavhengig av strømsituasjonen i Mjøndalen. Ca. kl. 0300 var strømmen tilbake på rådhuset og ca. kl. 0730 var IT-systemene oppe. Kl. 08 ble sentralbordet åpent for publikum og alle innkomne samtaler ble registrert. 3.4 Kommunens arbeid under flommen Den som først fikk varsel om store vannmengder, var vakta på avløp. Via driftovervåkningssystemet for pumpestasjoner og renseanlegg kom det melding om overbelastning av avløpssystemet og overløpsdrift. Avløpsvakta varslet hovedvakta og innkalte alle på drift avløp og fagansvarlig avløp, og disse rykket ut for å gjøre tiltak på avløpsanlegget for å begrense tilbakeslag til kjellere så mye som mulig. Hovedvakta innkalte straks alle på drift vann og anleggsavdelingen, og satte disse i gang med å gå over alle bekkelukkinger og inntak. Selv om disse var tømt få dager før på grunn av et varsel om flom som ikke ble noe av, var det likevel viktig å sjekke disse siden flomvann tar med seg mye kvist, trær, stein, hageavfall og annet avfall. En operativ kriseledelse ble ganske raskt satt ved teknisk sentral og tok over for hovedvakta. På grunn av ferieavvikling ble stedfortreder for virksomhetsleder Bestiller kommunalteknikk operativ leder, assistert av stedfortreder for leder av anleggsavdelingen. I tillegg bistod kommunalsjef tekniske tjenester med kommunikasjon mellom operativ ledelse på teknisk sentral og kommunens kriseledelse på rådhuset. Operativ ledelse fordelte arbeidsoppgavene mellom seg, ved at anleggsleder håndterte innkomne samtaler på vakttelefonen og operativ leder ringte ut med sin mobil og dirigerte mannskapene til prioriterte oppgaver. I løpet av flommen jobbet alle tilgjengelige mannskaper hos kommunens driftsavdeling vann og avløp og anleggsavdeling med å forsøke å begrense skadene som følge av flommen, og mange små og store tiltak ble utført. I tillegg ble det satt opp mange sperringer av stengte gater, fortau og gang- /sykkelveier. Alt tilgjengelig sperremateriell ble benyttet. Å nevne alle små og store tiltak blir for omfattende, så nedenfor følger et utdrag av noen av de viktigste og største tiltakene som ble utført i løpet av kvelden 6. august og natt til 7. august 2012. Bekkeinntaket på Møllenhofbekken ved Prestebråtan 7 er av erfaring et kritisk punkt under flom. Her kommer det mye vann med høy hastighet, som har med seg mye store steiner og stokker sammen med mye hageavfall. En gravemaskin med fører ble raskt dirigert hit, og øste kontinuerlig under hele flommen vekk masser fra bekkeinntaket. Til tross for dette ble det store oversvømmelser som skadet mange hus langs gangveien fra Prestebråtan til Eknes skole, men mengden vann som rant over med 7

dertil tilhørende skader, ville ha vært enda større dersom risten på bekkeinntaket ikke hadde vært holdt ren med gravemaskin. Gosenbekken utløste et ras ved Fjellheimveien, og store mengder masser og vann flommet nedover Gosenbekken til inntaket ved Langrand. Dette inntaket tettet seg på grunn av rasmassene, og store mengder vann og sand flommet nedover Langrand. En gravemaskin ble dirigert dit og gravde en renne over veien for å lede vannet tilbake til sitt opprinnelige leie, men det var for mye vann og sand fra raset til at det var mulig å avlede alt med renna. Vannet flommet derfor nedover Langrand og gravde store skader på vei og oversvømte tilliggende hus, samt at overvann- og spillvannsnettet ble tilstoppet og mange fikk tilbakeslag i kjellerne sine. Kulverten for Mjøndalsbekken under Hagatjernveien i bunnen av Skalabakken klarte ikke å ta unna alt flomvannet. Mye flomvann fulgte derfor Hagatjernveien nedover mot hovedtrafoen for strømforsyning til alle husstander i kommunen. Dersom vannmassene steg for høyt opp på trafoene, ville disse kortslutte, og hele Nedre Eiker ville bli strømløst og mørklagt midt under tidenes verste flom. En gravemaskin ble derfor sendt til Skalabakken for å grave renne over veien der hvor kulverten ligger. Renna reddet trafostasjonen og strømforsyningen, men husene langs Mjøndalsbekken nedstrøms kulverten i bunnen av Skalabakken fikk store vannskader. Den mest kritiske situasjonen under Frida oppsto på Årbogen. Tjernet er en del Krokstadvassdraget, som starter ved Ulevann og Øyvann inne i Finnemarka og renner ut i Drammenselva ved Trelleborg. Nedstrøms Årbogen renner Krokstadbekken gjennom sentrum av Krokstadelva, med mange hundre hustander tett på bekkeløpet. Årbogen har en demning med et overløp som er dimensjonert for en 1000-års flom på 12,4 m3/s. 6. august 2012 kom det 32 m3/s, hvilket medførte at overløpet ikke klarte å ta unna vannet. Overløpets kapasitet ble i tillegg redusert av at ristene var låst, og derfor tettet seg med kvist og greiner. Det er standard prosedyre at ristene skal låses med kjetting under badesesongen, men fjernes dersom det kommer flomvarsel eller varsel om mye nedbør. Hensikten med låsing av ristene er å forhindre ulykke med badende som følger med vannet og faller de 9 meterne fra overløpet til bekken nedenfor. En slik ulykke skjedde i 2008. Siden Frida i følge værmeldingen ikke skulle ramme Østlandet, og flomvarselet kom alt for sent til kommunen, var ristene låst på kvelden 6. august. Når operativ ledelse sendte folk for å fjerne kjettingene, var vannmengdene allerede for store til at ristene kunne åpnes på vanlig måte. Kommunens mannskaper forsøkte da å kutte kjettingene med avbiter, men klarte ikke å nå ned gjennom vannmassene til kjettingene i den sterke vannstrømmen. Det at det var mørkt, gjorde ikke oppgaven enklere. På grunn av manglende kapasitet i overløpet, rant store vannmengder over terrenget i syd. Dette medførte erosjon av store mengder løsmasser i moreneryggen i syd. Ca. 15.000 m3 med sand, grus og stein ble erodert bort i løpet av 5 6 timer, og erosjonen gravde seg stadig nærmere vannmagasinet, og truet med å grave hull i moreneryggen. Et slikt hull ville medført en stor flom nedover langs Krokstadbekken, som sannsynligvis ville ført til tap av menneskeliv og store materielle skader. Ved 03-tida på natta ble situasjonen vurdert som såpass alvorlig at teknisk etats operative leder dro opp til Årbogen og varslet samtidig 110-sentralen om at politiet måtte bistå med vurdering av evakuering av deler av bebyggelsen i Krokstadelva dersom erosjonen ikke kunne stanses i løpet av kort tid. Regnet hadde på dette tidspunktet stoppet, slik at vannmengdene var avtagende, men det rant fortsatt mye vann over terrenget som eroderte i moreneryggen. Kommunens mannskaper fikk like etterpå klippet ned et flettverksgjerde. Dette bidro til at vannstanden sank noe, slik at man deretter klarte å få klippet en av kjettingene til en av de tre ristene på overløpet. Den andre kjettingen til samme rist slet seg da av, og risten åpnet seg. Vannstanden sank da såpass raskt at teknisk etats operative leder, vassdragsteknisk ansvarlig og politiet i samråd besluttet at evakuering ikke var nødvendig. 8

Når vannstanden hadde sunket, avslørte omfanget av erosjonen seg, og det var faretruende kort avstand igjen til at et brudd med påfølgende flombølge hadde funnet sted. Vannet hadde erodert bort 15.000 m3 i en lengde på ca. 80 meter i løpet av 5 6 timer. Kanten som stod igjen etter at vannet trakk seg tilbake var kun 6 8 meter bred. Frida førte til erosjon av store mengder sand, grus og stein på Årbogen, noe som førte til at det i en periode var stor fare for brudd i massene som holder på vannet. Mannskapene jobbet hele natta. Tidlig på morgenen 7. august hadde vannet trukket seg tilbake, og alle mannskaper ble innkalt til møte på teknisk sentral for å få loggført alle hendelser i løpet av flommen. Deretter ble alle sendt hjem for å få seg hvile, mat og tørre klær. Utpå ettermiddagen 7. august ble det innkalt til møte hvor utbedring av flomskadene ble prioritert og mannskapene fordelt. I tillegg stilte eksterne, lokale entreprenører opp og spurte om kommunen trengte hjelp. Disse ble straks satt til utbedring av prioriterte flomskader og utførte en stor og viktig innsats sammen med kommunens mannskaper. 3.5 Oppfølgingsarbeidet Kommunens kriseteam fulgte opp evakuerte innbyggere, mens NAV Nedre Eiker satte i gang med å skaffe midlertidig bosted for de rammede. Kommunen la videre vekt på informasjon til innbyggerne og media. Spesielt fokus ble satt på informasjon mot brukere av tjenester som var rammet, for eksempel SFO på Krokstad og Mjøndalen barneskoler og Hatten barnehage. Foresatte ble varslet direkte via SMS og via kommunens hjemmesider. Media fungerte som en nyttig medspiller og formidlet blant annet informasjon om situasjonen på de mange stengte veiene. Takket være god innsats fra egne ansatte, og innleide entreprenører som satte annet arbeid på vent for å hjelpe til, var mange av skadene på veier og annen infrastruktur i kommunen rettet opp i løpet 9

av et par uker. Enkelte av skadene, som blant annet på skogsbilveiene, var derimot så store at det vil ta lang tid å rette dem opp. Skadene på kommunens egne bygg, deriblant Veiavangen ungdomsskole, Hatten barnehage, Krokstad og Mjøndalen barneskole vil det også ta tid å utbedre. SFO på Krokstad holder til i kjelleren på skolen. Skadene på lokalene var omfattende og førte til at SFO måtte flytte til midlertidige lokaler. 10

4. Økonomiske følger av Frida Når denne rapporten skrives, pågår fortsatt reparasjonsarbeider. Endelig samlet kostnadstall er derfor ikke kjent. Tallene nedenfor er basert dels på kostnader for utførte arbeider, dels på estimater for pågående og kommende arbeider. Det presenteres derfor ikke her et endelig resultat, men det presenteres estimater og runde tall for å gi et bilde av hvilke økonomiske konsekvenser Frida har hatt for kommunen. Innenfor vei, vann og avløp (herunder bekker og dammer) er kostnadene beregnet til ca. 20 millioner kroner, hvorav ca. 17,5 millioner er innenfor selvkostområdet vann og avløp og 2,5 millioner er kostnader knyttet til kommunale veier og bekker/overflatevann utenfor selvkostområdet. Kommunaltekniske anlegg har ingen forsikring. Skader dekkes heller ikke av Statens naturskadefond. Kommunale eiendommer ble påført skader for ca. 25 millioner kroner, hvorav forsikring dekker ca. 21 millioner. Gjenoppbygging utløser i enkelte tilfeller merkostnader som ikke dekkes av forsikringen. Dette anslås å være i størrelsesorden 12 millioner. Det gjelder for eksempel nye modulbygg på Veiavangen ungdomsskole til erstatning for lokaler i underetasjen av den eldre delen, samt rehabilitering av Hatten barnehage, som utløser krav etter forskrift om tekniske krav til byggverk (TEK 10), samt at det gjøres oppgraderinger/tiltak som vurderes som hensiktsmessige når bygningen likevel er plukket fra hverandre innvendig. Gjenanskaffelser av tapt inventar og utstyr er beregnet til ca. 7 millioner, hvorav 4,6 millioner dekkes av forsikring. Differansen skyldes fradrag for standardheving ved nyinnkjøp. Skade på (kommunens eierandel av) skogsbilveier, stier og løyper er beregnet til ca. 1 million kroner. Private eiere får dekket slike skader av Statens naturskadefond, men det gjør ikke kommuner. I tillegg til nevnte kostnader, kommer ressursbruk i kommunens egen regi, samt merarbeid og ineffektivitet på grunn av for eksempel tungvint drift i bygninger som har fått vannskader. Blant annet har renholdsavdelingen måttet sette inn mye ekstra ressurser i tiden etter uværet, samt at en rekke veier, fortau og gangveier måtte renses for flommasser og feies. Når damanlegg og flomsikringstiltak langs sidevassdrag nå skal prosjekteres og gjennomføres, blir det stilt krav om økt dimensjonering sammenlignet med tidligere. Det innebærer økte kostnader på investeringssiden. Erfaringene fra Frida gjør det nødvendig å gjøre tiltak ved Årbogen. Kostnadene ved damanlegget vil bli på ca 4 mill kr. I tillegg kommer eventuelle landskapsmessige tilpasninger til redusert vannstand. Også Åsendammen bør få en bedret overløpsløsning. En rekke kulverter bør skiftes ut, bekker forbygges, rørtraséer åpnes med mer. Nedre Eiker kommune fikk tildelt 12,1 millioner kr i ekstraordinære skjønnsmidler etter Frida fra Kommunal- og regionaldepartementet. I tillegg ga NVE ca 2 millioner kr i støtte til gjennomføring av strakstiltak. Når det gjelder skade på privat eiendom, oppgir Norsk naturskadepool at de har fått meldt inn 1 627 skader i fylket som følge av Frida, med samlet utbetalt og gjenstående avsetning på ca. 317 millioner. Av dette utgjør tallene for Nedre Eiker 1 024 skader med samlet utbetalt og gjenstående avsetning på ca. 242 millioner kroner. 11

5. Viktige læringspunkter og foreslåtte tiltak Ekstremværet satte kommunens beredskapsarbeid på prøve. Mye fungerte etter planene, men det er også en rekke punkter som bør følges opp i etterkant slik at kommunen er enda bedre rustet til å møte en krise (flom eller annen type krise). Læringspunktene er listet opp etter tema: Nr. Tema Ansvar 1. Varsling Kommunen har et SMS- og telefonvarslingssystem (UMS) som per i dag kan benyttes til å varsle befolkningen. Ved behov for evakuering og andre viktige informasjonsutsendinger må andre metoder benyttes i tillegg. Tiltak: Kjøpe inn nødvendig teknisk utstyr slik at varsling kan utføres også uten nettilknytning og strøm Vurdere løsninger (tyfonanlegg, dør-til-dør varsling og andre typer løsninger) i samarbeid med politiet/sivilforsvaret 2. Kriseledelse System for loggføring under kriser mangler. Innføre CIM som loggsystem. CIM vil også være et nyttig kommunikasjonsverktøy internt og eksternt mot politi, fylkesmannen etc. Innføre et backup-system til bruk dersom datasystemene er nede 3. Kriseledelse Informasjonsansvarlig ble ikke tilkalt. Det var blant annet behov for å håndtere pressen som kom både på rådhuset og teknisk sentral. På sistnevnte sted ble for eksempel telefonsamtaler tatt opp. Informasjonsavdelingen Avklare hva som ligger i rollen informasjonsansvarlig i beredskapsplanen, blant annet i forhold til dagens mediesituasjon. Sørge for vakthold så uvedkommende ikke kommer inn på teknisk sentral og EPS-senter. Kurs i mediehåndtering under en krise 4. Kriseledelse Rammede virksomheter må være klarere på Virksomhets- 12

informasjonen om virksomheten holder åpent eller stengt. Innbyggerkontakten fikk tilbakemeldinger fra foreldre som skulle levere på SFO og oppfattet det som om de selv måtte avgjøre om det var trygt for barna å være der. ledere Virksomhetsleder må foreta risikovurdering. Avklare roller og ansvar. Er det f.eks. virksomhetsleder eller etatssjefen som har ansvaret for å beslutte om en virksomhet må stenges? Virksomhetsleder må sørge for at alle ansatte er informert om beslutningen Virksomhetsleder må sørge for at beslutningen blir videreformidlet til brukerne, innbyggerkontakten og informasjonsavdelingen. 5. Kriseledelse I en krise må virksomhetslederne/etatssjefene kontakte informasjonsavdelingen raskt. Hvis for eksempel en skole må stenges bør dette kommuniseres på egne nettsider, til media og via innbyggerkontakten. Dette vil avhjelpe presset på virksomhetslederne og oppfattes som god service. Avklare roller og ansvar. Er det f.eks. rektor eller etatssjefen som har ansvaret for å kommunisere at en skole er stengt? Avklare hva som skal være kommunikasjonsveiene under en krise og innarbeide dette i virksomhetenes beredskapsog varslingsplaner. 6. Kriseledelse Første felles statusmøte for kriseledelsen, EPS, informasjonsansvarlige, innbyggerkontakten, kommunelegen, berørte virksomhetsledere m.fl. ble holdt onsdag 8. august. Dette burde vært avholdt umiddelbart, tirsdag morgen. Etatssjefene og informasjonsavdelingen Foreslått tiltak: Utarbeide rutine som legges inn i kommunens 13

beredskapsplaner 7. Kriseledelse Det er fortsatt et stort informasjonsbehov når situasjonen begynner å roe seg. Publikum og media har behov for informasjon om blant annet stengte veier og berørte virksomheter. Foreslått tiltak: Utarbeide rutine som legges inn i kommunens beredskapsplaner. 8. Kriseledelse Det er viktig at innbyggerkontakten får klar beskjed om hvem som skal ha telefoner og beskjeder. Under flommen ble det noe uklart hvem som var «på vakt»/stedfortreder for den som var hjemme og sov. Like viktig er det å gi beskjed når rette person er på plass igjen. Utarbeide rutine for å gi slike beskjeder. Innbyggerkontakten bør ha tavle som viser hvem som er på vakt/tilgjengelig slik at flere i organisasjonen lett kan se denne informasjonen. 9. Kriseledelse Kommunen fikk ikke pressemeldinger politiet sendte ut. Kontakte politiet og eventuelle andre instanser for å bli lagt inn i pressemeldingslisten deres for krisesituasjoner som omfatter kommunen. Følge med på politiets Twitter-feed. 10. Kriseledelse Enkelte som kontaktet politiet/kommunen fordi de opplevde situasjonen som usikker, men som ikke ble evakuert, fikk ikke beskjed om hva som skulle skje videre. Utarbeide rutine for informasjon som også ivaretar disse 11. Kriseledelse Sentralbordet burde ha vært bemannet og vakttelefonen burde vært satt hit, slik at kun viktige telefoner og Innbyggerkontakten Informasjonsrådgiver / informasjonsrådgiver (i 14

beskjeder kom videre til hovedvakt. Men sentralbordet var ute av funksjon fordi det manglet strøm og nødstrømsaggregat, samt at det var kun en person som kunne åpne sentralbordet fra en spesiell PC. Vedkommende var innesperret hjemme på grunn av stengte veier. samarbeid med personalsjef og leder sentralbord) Sentralbordet med nødvendig datautstyr tilkobles nødstrømsaggregat Opplæring av flere personer i åpning av sentralbordet Utarbeide enkel rutine for åpning av sentralbordet. Må oppbevares lett synlig i nærheten av sentralbordet Vurdere om sentralbordet kan fjernåpnes Vakttelefonen settes over til sentralbordet 12. Kriseledelse Det er ingen konkrete planer for reservested for innbyggerkontakten. Utarbeide plan for reservested, inkludert hvilket utstyr som trengs (i samarbeid med leder sentralbord) Utarbeide rutine for når reservested skal benyttes 13. Kriseledelse Det er vanskelig å finne interne telefonnummer fordi ikke alle navn/nummer er i ett og samme system. Personalsjef Vurdere å anskaffe et datasystem som inneholder navn og telefonnummer til alle ansatte. Inkludert plan for hvordan dette innholdet vedlikeholdes. Liste over ansattes mobiltelefonnumre som i normalsituasjon ikke er tilgjengelige Papirversjon av liste med viktige interne telefonnummer i alle virksomheter Rutine for å oppdatere papirversjoner 14. Kriseledelse Under flommen var kommunens kriseledelse og operativ Beredskaps- 15

ledelse på teknisk sentral lokalisert på to ulike steder, noe som kommunikasjonsmessig var utfordrende. I begynnelsen var det også utydelig hvem som var hvor, slik at det gikk med tid på å lete etter dem. koordinator Utarbeide rutine som sier at kriseledelsen skal være på rådhuset med mindre rådhuset ikke kan benyttes, eller TS er sterkt involvert i krisen. Rutinen må spesifisere hvordan kommunikasjonen mellom kriseledelsen og TS skal ivaretas. Rutinen må kommuniseres til brann, politi, ambulanse og andre viktige samarbeidspartnere 15. Kriseledelse På teknisk sentral var det for få personer til å håndtere både inngående og utgående telefoner samt informasjonsflyt. Kommunalsjef tekniske tjenester Være minst 3 på TS, der en svarer på inngående telefoner, en tar utgående telefoner, og en sørger for koordinering mot kriseledelsen Innkjøp av headset til TS og eventuelt andre tekniske hjelpemidler som gjør det enklere å betjene telefoner i en hektisk situasjon. Benytte tavle for informasjonsutveksling 16. Kriseledelse Publikum ringte kommunen og lurte på om de måtte evakuere. Hverken mannskapene på teknisk sentral eller kriseledelsen hadde ikke kjennskap til hva politiet anbefalte. Publikum oppfattet politiet som vage og at de overlot ansvaret til kommunen. Lage rutine for «Evakuering A-Å», inkludert varsling som tydeliggjør at dette er politiets ansvar Bedre kommunikasjon med politiet 17. Kriseledelse Politiet ba om råd i forhold til evakuering. Det var utfordrende å finne beslutningsdata for de som ikke 16

jobbet med dette til daglig. Legge inn viktige grunnlagsdata (geologiske analyser, kvikkleirekart etc.) som en del av beredskapsplanene i QM+ 18. Kriseledelse NVE og e-verket ble ikke involvert som rådgivere under flommen. Lavere terskel for å tilkalle eksterne aktører Gjennomgang av kontaktlisten i beredskapsplanen. Legge inn vakttelefoner for instanser som har dette. Avklare hva de kan bistå med. Utarbeide rutine. 19. Kriseledelse Politiets operasjonssentral varslet kriseteamet, de varslet ikke rådmannen. Dette er i tråd med rutinene til OPS Søndre Buskerud. Inngå dialog med politiet for å synliggjøre at det er viktig at kriseledelsen varsles. 20. Kriseledelse Det skjedde en sammenblanding av kommunens kriseledelse og EPS. Innføre tydelige roller, blant annet ved å utarbeide tiltakskort, jfr. Kristiansand kommune. 21. Kriseledelse Har institusjonene beredskap og kapasitet til å ta i mot mange evakuerte som trenger helsefaglig bistand? Informasjonsrådgiver Diskuteres videre med helse og omsorg 22. Kriseledelse Kommunen har ingen rutine for evakuering til hotell. Heller ingen avtale med hotell som sier hva skal de som blir evakuert til hotellet skal ha tilgang til (minibar, pay-tv etc.) Leder for kriseteam 17

Utarbeide rutine og avtale med ett eller flere hotell 23. Kriseledelse Siden de store nedbørsmengdene var veldig lokale, oppfattet ikke alle som befant seg et par mil unna at situasjonen var så alvorlig, og forsto ikke umiddelbart at de ble varslet i henhold til beredskapsplanen. Innføre klare prosedyrer slik at det ikke er tvil om at man varsler i henhold til beredskapsplanen 24. Kriseledelse Kommunikasjon med politiet mht kartlegging av situasjonen og videreformidling av informasjon fra politiet til kriseledelsen var utfordrende. Felles infobase med politiet bør opprettes, for eksempel CIM Samlokalisere kriseledelsen og politiet 25. Kriseledelse Strømstans gjorde at datasystemet ikke var tilgjengelig. Fikk ikke tak i beredskapsplaner. Sørge for at alle som skal ha beredskapsplaner tilgjengelig, til enhver tid har gjeldende versjon. Lokal back up, papirversjon samt drilling i form av øvelser. Legge beredskapsplanen på kommunens nettsider? Nettsidene ligger på server i Oslo og beredskapsplanen vil da være lett tilgjengelig (via mobil eller bærbar-pc med nettilgang via mobilnettet) hvis kommunens eget datanettverk er nede under en krise. 26. Kriseledelse Kommunikasjon internt og ekstern foregikk via mobiltelefon, noe som er sårbart hvis mobilnettet ikke fungerer. 18

Anskaffe et alternativt system. Dette bør være et system som mannskapene ute hører godt når de blir kalt opp, for eksempel nødnett eller VHF. 27. Kriseledelse Kommunen må ha bedre oversikt over tilgjengelige personellressurser, spesielt i ferietid og helg. Rådmannen Bedre planlegging av ferie i hele organisasjonen. Alle viktige funksjoner skal være dekket. Felles ferieoversikt? 28. Kriseledelse Mat og drikke må kjøpes inn til de som jobber. Innføres som et punkt i beredskapsplanen. 29. Kriseledelse Rullering av mannskaper under krisen. Personalsjef Sørge for at noen har ansvaret for rulleringen. Sjekke ut hva som gjelder mht. arbeidsmiljøloven. 30. Kriseledelse Samarbeid med Sivilforsvaret, Røde Kors etc. Avklare hva de ulike organisasjonene kan bidra med. Innføre årlig møte med dem. Beredskapsrådet møtes en gang i året 31. Kriseledelse EB (e-verket) var viktige blant annet mht. å avklare om strøm kunne skape farlige situasjoner. Avklare hvilken rolle e-verket skal ha i beredskapsplaner og krisehåndtering. 32. Kriseledelse Langt flere områder burde vært sperret av, blant annet veier og bekker. Folk burde vært bortvist fra farlige steder. 19

Avklare roller (politi, kommune, sivilforsvaret etc.) Kommunen må gi beskjed til politiet om hvor de bør sperre Kommunen bør benytte media til å varsle om farer, selv om dette også kan tiltrekke en del folk. 33. Kriseledelse Debrifing av ansatte i førstelinjen ble ikke foretatt. Eget punkt i kommunens beredskapsrutiner om at debrifing skal gjennomføres og at bedriftshelsetjenesten skal benyttes til dette 34. Kriseledelse Strømmen gikk på rådhuset, noe som blant annet førte til at telefonsentralen og data ikke fungerte. Nødstrømsaggregat må være tilgjengelig der kriseledelsen er samlet og der telefonsentralen og sentralbordet er. EPS må også ha tilgang til aggregat. 35. Kriseledelse Datanettverket nede unødvendig lenge etter at strømmen var tilbake Avklare beredskapsrutiner med D-IKT 36. EPS EPS-senteret hadde ikke fungert ved en større hendelse, blant annet mht. mat og personell. Ferdigstille plan for EPS 37. EPS Flere evakuerte (både de som var på EPS/hotell, og de som oppholdt seg hos venner/familie) hadde behov for å komme hjem for å hente medisiner etc. Politiet var såpass vage på om de fikk lov at publikum henvendte seg til kommunen i tillegg. 20