RUTINER FOR TILSYN MED BYGGESAKER 1 Innledning... 1 2 Formål... 1 3 Definisjoner... 2 4 Omfang... 2 5 Ansvar, myndighet og kommunikasjon... 2 6 Ressurser... 2 8 Registreringer... 2 10 Prioritering av byggesaker for tilsyn... 2 11 Tilsynsmetoder... 3 11.1 Dokumenttilsyn... 3 11.2 Revisjonstilsyn... 4 11.3 Inspeksjonstilsyn, varslet på forhånd... 5 11.4 Inspeksjonstilsyn, uanmeldt... 6 12 Dokumenthistorikk... 6 1 Innledning Det faste utvalget for plansaker har vedtatt en strategi for tilsyn med byggesak, datert, vedtaksnummer. 2 Formål Rutinene for tilsyn med byggesak beskriver alle nødvendige aktiviteter for å planlegge, organisere og gjennomføre tilsyn med byggesaker. Metode for tilsyn fastsettes i hvert enkelt tilfelle. Side 1 av 6
3 Definisjoner Forkortelser: Pbl - plan- og bygningsloven. SAK - byggesaksforskriften. IG - igangsettingstillatelse. FA - ferdigattest. MBT - midlertidig brukstillatelse. SØK - ansvarlig søker. PRO - ansvarlig prosjekterende. UTF - ansvarlig utførende. KTR - ansvarlig kontrollerende. ESA - EDB sak og arkiv (saksbehandlingssystemet). DiBK - Direktoratet for byggkvalitet. 4 Omfang Rutinene gjelder for saksbehandlere og andre ved Byggesak og regulering i Askim kommune som er involvert i tilsyn med byggesaker. 5 Ansvar, myndighet og kommunikasjon Byggesaksbehandlerne ved Byggesak og regulering i Askim kommune er ansvarlig for utarbeidelse, oppdatering og oppfølging av denne rutinebeskrivelsen. skal, når det er påkrevet jfr. SAK 15-2, 2. ledd, oversende relevant informasjon fra gjennomførte tilsyn til DiBK. 6 Ressurser I hver enkelt tilsynssak velges en saksbehandler som skal lede tilsynet. bør være den saksbehandleren som har best fagkompetanse innen tilsynsområdet. Det bør sørges for faglig utvikling i tilstrekkelig grad. 8 Registreringer Dokumenter i forbindelse med tilsyn lagres i ESA, inkludert avtaler, korrespondanse, rutiner, tilsynsrapporter, avviksrapporter og rapporter for korrigerende og forebyggende tiltak. 10 Prioritering av byggesaker for tilsyn Det er vedtatt i Strategi for tilsyn, hvilke byggesaker, hvilke funksjoner samt hvilke fagområder som skal prioriteres ved tilsyn. Det tas utgangspunkt i tilsynsstrategien når det avgjøres hvilke saker det skal føres tilsyn i. Side 2 av 6
11 Tilsynsmetoder Dette kapitlet beskriver de ulike metodene å gjennomføre tilsyn på, og hvilke rutiner som gjelder for hver enkelt metode. Metoden bør tilpasses byggesaken som tilsynet omfatter, og noen ganger vil flere metoder benyttes ved samme tilsyn. Et tilsyn kan normalt deles inn i fire faser: Planlegging, gjennomføring, oppfølging og avslutning. Fristene angitt nedenfor er retningsgivende og kan fravikes ved behov. Det utarbeides brevmaler og rapportmaler til bruk ved gjennomføring av tilsyn. 11.1 Dokumenttilsyn PLANLEGGING Nr. Oppgave Ansvar Når 1 Velge tema for tilsyn Avhengig av hvilket stadium byggesaken er på: PRO/KTR: Før IG behandles. UTF/KTR: Før søknad mottas om FA/MBT, eller før FA/MBT behandles. 2 Gjennomgå foreliggende dokumenter Før brev sendes ut GJENNOMFØRING 3 Velge brevmal og sende ut brev til valgt foretak 4 Sende inn etterspurt Ansvarlig foretak Frist settes i hvert enkelt tilfelle (minimum en uke) OPPFØLGING 5 Vurdere innsendt. Umiddelbart etter at en er mottatt 6 Dokumentasjon uten avvik: Brev ut, tilsyn slutt Innen 1 uke etter at kommunen mottok en 7 Alternative reaksjonsformer ved avvik: Be om ytterligere? Varsle revisjonstilsyn? Stopp i saksbehandlingen, trekke ansvarsrett, nytt ansvarlig foretak? Umiddelbart etter at en er mottatt AVSLUTNING 8 Kort rapport til foretak, Innen 2 uker etter mottatt eventuelt kopi til DiBK.. Side 3 av 6
11.2 Revisjonstilsyn PLANLEGGING 1 Velge tema for tilsynet 1 måned før tilsynsdagen 2 Lage plan for 3 uker før tilsynsdagen gjennomføring 3 Sende varselbrev med plan 3 uker før tilsynsdagen for gjennomføring til den reviderte part, eventuelt med anmodning om å sende inn 4 Sende inn etterspurt Ansvarlig foretak Frist settes i hvert enkelt tilfelle (minimum en uke) 5 Gjennomgå Før tilsynsdagen saksdokumenter og vurdere innsendt 6 Utarbeide spørsmålsliste Før tilsynsdagen 7 Avtale befaring på byggeplass? Etter avtale med revidert part GJENNOMFØRING Nr. Oppgave Ansvar Når? 8 Gjennomføre evt befaring i samarbeid Før, eller på tilsynsdagen med revidert part 9 Gjennomføre åpningsmøte 10 Gjennomføre intervju 11 Verifikasjon og internmøte og saksbehandler 12 Konklusjon foreligger: Gjennomføre sluttmøte. 13 Konklusjon foreligger ikke: Revidert part Innen 1 uke Behov for ytterligere. 14 Vurdere innsendt. Innen 1 uke etter at en er mottatt. OPPFØLGING 15 Utarbeide og ferdigstille rapport. Innen 3 uker etter gjennomført tilsyn 16 Distribuere tilsynsrapporten Innen 3 uker etter gjennomført tilsyn 17 Svare på systemavvik Revidert part Innen 3 uker etter mottatt rapport 18 Gjennomgå svar og Innen 2 uke etter mottatt svar vurdere behov for ytterligere. 19 Innsending av etterspurt Revidert part Innen 2 uker etter mottatt brev 20 Evt oppfølgingsmøte med Innen 3 uker etter mottatt svar revidert part? 21 Følge opp andre avvik (bygget annerledes/ ulovlighet, etc) Avhengig av avvikets karakter/alvorlighetsgrad. Dersom alvorlig: På tilsynsdagen Side 4 av 6
AVSLUTNING 22 Vurdere innsendt, avvik lukkes. Innen 3 uker etter mottatt 23 Fortsatt avvik: Ulovlighetsoppfølging jfr. pbl kap 32. Rapport og brev til DiBK. 24 Ingen respons fra revidert part. Rapport og brev til DiBK. Saksbehandler/tilsynsleder Så raskt som mulig Innen 2 uker etter utløpt svarfrist (5 ukers frist) 11.3 Inspeksjonstilsyn, varslet på forhånd PANLEGGING OG FORBEREDELSE Nr. Oppgave Ansvar Når? 1 Velge tema for tilsynet Saksbehandler 2 Varsle omfang av tilsynet, når i byggeprosessen og hva 3 Lage plan for tilsynet Før tilsynet 4 Bekrefte at tilsyn kan Ansvarlig foretak gjennomføres I tillatelse eller minst 1 uke før tilsynsdagen Når tidspunkt for tilsyn er bestemt/avklart GJENNOMFØRING 5 Presentere formålet med tilsynet for aktuelle foretak 6 Undersøke/påvise om stemmer overens med tillatelse. Evt at utførelse er i samsvar med prosjekteringen/tillatelse 7 Sørge for at all relevant er tilgjengelig, evt at kontrollert utførelse er tilgjengelig Revidert part Side 5 av 6
OPPFØLGING 8 Utarbeide rapport fra tilsynet 9 Lukke avvik Revidert part Systemavvik 5 uker 10 Vurdere foretakets løsning på «sak avvik» 11 Sak-avviket lukkes ikke? Avgjøre konsekvenser 12 Vurdere svar på systemavvik 13 Dokumentasjon vurdert til ikke OK, sende brev til foretak 14 Sende inn etterspurt 15 Vurdere ny innsendt Revidert part «Sak-avvik» - avhengig av forholdet Innen 1-2 uker, men avhenger av forholdet Avhenger av forholdet 3 uker etter mottatt 3 uker etter mottatt 2 uker etter mottatt brev 2 uker etter mottatt AVSLUTNING 17 Dokumentasjon OK, sende Innen 2 uker etter mottatt ut brev, tilsyn slutt 18 Dersom avvik ikke lukkes, brev til DiBK med informasjon. 19 «Avvik tilhører byggesaken», og må tas i saksbehandlingen Saksbehandler Når gitt frist er utløpt Avgjøres av tilsynsleder/saksbehandler 11.4 Inspeksjonstilsyn, uanmeldt Utføres som anmeldt inspeksjonstilsyn, bortsett fra at ansvarlige foretak ikke varsles. Tilsynet gjennomføres uten en forutgående dialog. 12 Dokumenthistorikk Dato for endring Rev nr. Endret av Endring godkjent av Endringer Side 6 av 6