Referat fra styremøte Hakadal Alpin nr. 03/ 2014 Nr.03/ 2014 Dato:24.03.2014 Sted: Hos Rolf Martin Deltakere: Leif-Åge Sørlie, Bjørn Erik Graff, Terje Nummedal, Rolf Martin Næss, Erik Fjeldstad, Tone Wammeli, Johanna Kvisle, Frode Flåm, Espen Solhaug og Vegard Ekstrøm. Fravær: Hege Krogh Neste møte er berammet til tirsdag 29.04. kl. 19:00 på Klubbhuset, Elvetangen. Agenda 1 Godkjenning av forrige referat 2 Konstituering av nytt styre 3 Økonomi status 4 Sportslig status 5 Sportsplan 2014-2017 6 Status sponsorer og samarbeidspartnere 7 Eventuelt Sekretariat og lager i Hakkebakken Roller på utsiden av styret Referat fra styremøte Hakadal Alpin nr. 03/ 2014 1
Tidsfrist 1 Godkjenning av forrige referat Ingen kommentarer nettversjon vil bli publisert 0104 2 Konstituering av nytt styre Nye styrerepresentanter presenterte seg. Round-table. Leder: Bjørn Erik, pappa for Magnus Gr2 og Oliver Gr4 Nestleder (ansvarlig samarbeidspartnere og sponsorer): Espen Solhaug,pappa til Maria Gr2 Økonomi ansvarlig: Rolf Martin, pappa til Martine Gr1 og Marcus Gr4 Sekretær (ansvarlig informasjon): Johanna, mamma til Tale Gr4 Sportslig leder: Vegard, pappa til 2 eks. alpinister i HIL. Styremedlem freeski: Terje, pappa til Christian og Anders Styremedlem(ansvar rekruttering): Frode, pappa til Amalie i Gr4. Det tidligere styret bisitter det nye styret frem til juni 2014 for å sikre kontinuitet i arbeidet. 3 Økonomi - status Inntekter (treningsavgifter, sponsormidler og Alpin skileik) er periodisert for 2014. Lønnskostnader er ajour per medio mars Felles regning fra Bendit er ikke fordelt og fakturert utøvere og familier. Akkumulert har vi et foreløpig resultat per Q1 på + kr. 100.000,- Budsjett for 2014/15 sesongen må ut arbeides 4 Sportslig status NM- Senior i Hemsedal siste helgen i mars. Hakadal stiller med Thea, Rebekka, Doffen, Didrik og Espen HL- rennet på Oppdal: Hakadal stilte med Gina, Anna og Martine. Gina hadde beste resultater av våre. I tillegg stilte Hanna, Paul og Truls fra Harestua samt Petter og Celine fra Lørenskog. Alle trener i GR1. Gina og Martine fortsetter på Dønski etter årets sesong og satser videre på ski. RMN RMN Vegard Referat fra styremøte Hakadal Alpin nr. 03/ 2014 2
TL arrangeres på Hafjell første helgen i april. Hakadal stiller med Eline og Maria, Sivert Jesper, Mats Andreas, Jonas, Emil og Magnus. I tillegg stiller Karen fra Harestua (Gr2). Gruppe 3+4 har akkurat kommet hjem fra Bendit Alpinfestival på Ål. Hakadal stilte med over 30 utøvere og en stor delegasjon på over 80 personer. Ingen pall-plasser dette året men mange flotte prestasjoner fra våre unge løpere. Vegard har startet arbeidet med å få på plass trenere for neste sesong Evalueringsmøter i gruppene: Gruppe 4 har hatt foreldremøte (medio februar) og gitt mange innspill til styret Gruppe 3 behov for evalueringsmøte? Gruppe 2 mange innspill har kommet fra foreldre Gruppe 1 behov for evalueringsmøte? Styret diskuterte mulige endringer på arrangementer på hjemmebane. Nedsatt gruppe bestående av; Terje, Espen og Frode for å komme opp med forslag. Forslag behandles i neste styremøte 5 Sportsplan 2014-2017 Sportslig leder og leder har utarbeidet utkast til ny Sportsplan for Hil Alpin. Det er kjørt en prosess med hovedtrenere og dette utkastet ble forelagt styret. Styret fikk anledning til å gi innspill frist for dette er søndag 30. mars. Revidert utkast vil bli diskutert med nye hovedtrenere og endelig besluttet i neste styremøte 6 Status sponsorer og samarbeidspartnere Mange av dagens sponsorkontrakter løper ut sesongen 2014. Disse må fornyes og nye må på plass.. Utarbeide bedriftsversjon av Hardhausen Samarbeidsavtale med Torshov Sport må signeres Samarbeidsavtale med SportLodgen i Trysil fortsetter 7 Eventult Roller på siden av styret styret må peke på behov og oppnevne roller; (eks materialforvalter, sekretariat, dugnader) Espen VE Espen 10. mai 10. mai 10.april 25. april Referat fra styremøte Hakadal Alpin nr. 03/ 2014 3
Hakkebakken tidtaker-bod og lager: Arbeidsgruppe bestående av Frode, Jan Kåre Hovlid og Ivar Buer har sett på muligheter for å få til tidtaker-bod og lager i Hakkebakken. De har vært i kontakt med Uniteam som har levert oss løsningsforslag basert på stålcontainere. Disse er vedlikeholdsfrie, flyttbare og enkle å ta ned igjen. Videre fremdrift i prosessen; booke møte med Varingskollen Møteplan 2014: Settes opp på neste møte Frode JK 5. april 29. april Referat fra styremøte Hakadal Alpin nr. 03/ 2014 4
Vedtak pr. Vedtak Antall Enstemmig 20.08. 24.09 Sette krav til deltagelse på 3 dugnader i løpet av en sesong. To renn og en annen type dugnad. Den enkelte utøver må fortsatt betale startkontingent for å delta på renn. Støtte for deltagelse under NM/landsfinaler: U21 og U18 inntil 4000 forutsatt medlem i 3 år, U16 inntil 4000 forutsatt medlem i 1 år, U14 inntil 3000 forutsatt medlem i 1 år. Søknadsfrist 1. juni. sbehandling i løpet av juni. Dokumenterte utgifter. Annen type støtte, det kan søkes om inntil kr. 15000 pr. sesong. Begrunnet søknad. Styret avgjør om det er midler tilgjengelig for utdeling. Søknadsfrist 1. juni. sbehandling i løpet av juni. Forhandlinger om ny avtale med utstyrsleverandør. Gå videre for å komme frem til en avtale med Torshov Sport. Det arrangeres ingen felles familiesamling i desember Vi melder oss inn i Bingoforeningen. NOK 800,- per år. Referat fra styremøte Hakadal Alpin nr. 03/ 2014 5