Blindern, 4.3.2013 Referat Møte i styret for CRIStin 27. februar 2013 Til stede: Leder Curt Rice Nestleder Ernst Omenaas Styremedlemmer Torunn Haavardsholm Tove Klæboe Nilsen Susanne Sundnes Bjørn Henrichsen Berit Rokne (vara for Trond Singsaas) Fra CRIStin Forfall Katrine Weisteen Bjerde (Daglig leder) Agnethe Sidselrud (Nestleder) Inga Fløisand Trond Singsaas Lars Oftedal Referat fra styremote 27.2.2013.docx 1
Dagsorden Forklaring: R/O = Referatsak/oppfølgingssak B = Beslutningssak D = Drøftingssak O = Orienteringssak Sak 1 2013 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 2 2013 R/O Godkjenning av referat fra styremøte 14. desember 2012 Sak 3 2013 O Driftsrapport for CRIStin pr 20.2.2013 (regnskap pr 31.12.2012) Sak 4 2013 B Årsrapport for 2012 Sak 5 2013 B Årsplan for 2013 Sak 6 2013 B Budsjett for 2013 Sak 7 2013 O Plan for styrets egenevaluering Sak 8 2013 B Revidert plan for utvikling av CRIStin 2.0 Sak 9 2013 O Status for rapportering av 2012-publikasjoner Sak 10 2013 O Status for utvikling av prosjektkatalogen Sak 11 2013 D Forslag til dialogmøte om CRIStin høsten 2013 Sak 12-2013 D Dialog mellom CRIStin og UHRs publiseringsutvalg. Besøk fra publiseringsutvalgets leder Nils Erik Gilhus Sak 13 2013 Eventuelt Referat fra styremote 27.2.2013.docx 2
Sak 1 2013 Godkjenning av innkalling og dagsorden Det ble meldt en sak under eventuelt: Deltagelse i møte med styreleder og daglig leder for BIBSYS 8.4. Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes med tilføyelse av en sak under eventuelt. Sak 2 2013 Godkjenning av referat fra styremøte 14.desember 2012 Setningen Innkomne kommentarer er innarbeidet var overflødig i saksfremlegget, da det ikke kom noen kommentarer på utkastet. Det ble foreslått at styreleder signerer det endelige referatet for arkivering og senere dokumentasjon. Vedtak: Referatet godkjennes. Det innføres praksis med at styreleder signerer det godkjente referatet. Sak 3 2013 Driftsrapport for CRIStin pr 20.2.2013 Daglig leder presenterte følgende tillegg til rapporten: - En meget god kandidat er ansatt i den ene ledige stillingen i konsortieteamet, og det er kommet inn gode søknader til den andre. - Nestleder Agnethe Sidselrud har takket ja til stillingen som nestleder for Felles Studentsystem og slutter i CRIStin. Daglig leder starter umiddelbart arbeidet med å identifisere innholdet i og krav til stilling som skal lyses ut. Daglig leder besvarte ellers styrets spørsmål til rapporten. Styret uttrykte delvis bekymring over utsatt aktivitet og derved overføring av midler, men mener på den annen side at det er bra for en organisasjon som CRIStin å ha en slik mulighet for fleksibilitet i aktiviteten. Daglig leder bekreftet at det ligger planer i budsjett og årsplan for 2013 for å ta igjen etterslepet. Presentasjon av arbeidet med oversikt over oppgaver innen Open Access for ulike aktører i Norge ønskes som sak på neste styremøte. Vedtak: Styret tar driftsrapporten til orientering. Sak 4 2013 Årsrapport for 2012 Årsrapporten er ment som en relativt komplett dokumentasjon på hva organisasjonen har jobbet med i 2012. Til rapport og plan til eier er planen å trekke ut en kortere versjon. Styret synes rapporten gir en god oversikt over aktiviteten. Det er ønskelig med følgende endringer: - Ta inn antall tidsskrifter/databaser også i nøkkeltall - Utvide vedleggsdelen med informasjon også med hvilke forlag og på hvilke produkter vi har konsortieavtaler og hvilke institusjoner som deltar. Til rapport og plan til eier ønsker styret at det fokuseres på de aktivitetene og resultatene som har vært de viktigste. Referat fra styremote 27.2.2013.docx 3
Vedtak: Styret godkjenner utkastet til årsrapport med endringer som nevnt ovenfor og ber daglig leder innen 15.3. ferdigstille rapport og plan til eier på basis av årsrapporten for 2012 og årsplan for 2013. Sak 5 2013 Årsplan for 2013 Daglig leder besvarte spørsmål til årsplanen. Et par mindre justeringer ble foreslått til teksten. Etter overtagelsen av tilskuddet til Norart, ønsker styret at CRIStin fører en aktiv dialog med Nasjonalbibilioteket om videreutviklingen av basen. Det er ønskelig at videreutvikling av Norart kommer opp som sak i styret. Vedtak: Forslaget til årsplan godkjennes. Sak 6 2013 Budsjett for 2013 Daglig leder presenterte budsjettforslaget og besvarte spørsmål. Styret ønsker en gjennomgang av kostnader knyttet til kjøp av tjenester fra USIT. Dette settes opp til neste styremøte. Vedtak: Budsjettforslag for 2013 godkjennes. Sak 7 2013 Plan for styrets egenevaluering Styreleder orienterte om plan for styrets egenevaluering. Nettskjema sendes ut før neste styremøte. Vedtak: Styret tar saken til orientering. Sak 8 2013 Revidert plan for utvikling av CRIStin 2.0 Daglig leder presenterte revidert plan som resultat av oppstått forsinkelse i utviklingen av prosjektkatalogen. Ledelsen har tro på at forsinkelsen skyldes opplæring i ny teknologi, opplæring av nyansatte utviklere og at mye basisprogrammering måtte gjøres nå som så vil kunne gjenbrukes i senere moduler. Det er derfor foreløpig ikke lagt inn forsinkelse i de påfølgende delprosjektene.. Vedtak: Revidert fremdriftsplan for CRIStin 2.0 godkjennes. Sak 9 2013 Status for rapportering av 2012-publikasjoner Nestleder orienterte om status for årets NVI-rapportering, hvor langt institusjonene har kommet, hvilke kontroller som utføres av sekretariatet underveis mm. Styret oppfordrer CRIStins ansatte til å være tydelige overfor institusjonene på deres eget ansvar for å registrere og registrere korrekt, slik at de får den uttellingen de har rett til. Vedtak: Styret tar presentasjonen til orientering. Referat fra styremote 27.2.2013.docx 4
Sak 10 2013 Status for utvikling av prosjektkatalogen Nestleder orienterte om status for arbeidet og viste bilder fra prosjektkatalogen slik den ser ut akkurat nå. Vedtak: Styret tar presentasjonen til orientering. Sak 11 2013 Forslag til dialogmøte om CRIStin høsten 2013 Daglig leder presenterte forslag til planleggingsmøte første halvår og dialogmøte/innspillseminar til høsten. Vedtak: Styret støtter forslaget og ber daglig leder arbeide videre med planlegging av møtene. Sak 12 2013 Dialog mellom CRIStin og UHRs publiseringsutvalg. Besøk fra publiseringsutvalgets leder Nils Erik Gilhus Styreleder innledet. Deretter orienterte Nils Erik Gilhus om publiseringsutvalgets mandat og arbeid inkludert berøringspunkter og samarbeid med CRIStin. Utvalgets hovedmål er å stimulere til bedre norsk forskning. De prøver å bygge og/eller legge til rette for faglig samarbeid og nettverksbygging. Noen problemstillinger utvalget er opptatt av: Hva er nivå 2 (og 3) Hva er nivå 1 Arbeid for å sile ut useriøse tidsskrifter. NSD er sentrale. Fagrådenes rolle Open Access. Publiseringsutvalget er OA-nøytrale, dvs man ønsker ikke å gi ekstra uttelling for OApublisering. Om den forestående evalueringen av publiseringsindikatoren og bruken av denne. Denne er forankret i forskningsutvalget ikke publiseringsutvalget. Noen momenter (med forbehold om endringer) Har systemet vært forskningsfremmende kvalitativt og kvantitativt? Er systemet fagnøytralt? Avslutningsvis: Gilhus oppfordrer CRIStin til å jobbe videre med hvordan man kan utnytte de data som ligger i CRIStin. Vi har et datagrunnlag som vi aldri har hatt før. Det bør kunne settes på Phd-studenter på datamaterialet. Kunne man starte en SFF noe sted? Kun NIFU har et miljø på dette i dag. Vedtak: Styret tar presentasjonen til orientering og ønsker å opprettholde kontakten med publiserringsutvalget. Sak 13 2013 Eventuelt Styreleder og daglig leder er 8.4. invitert til møte i regi av BIBSYS for å møte styreleder og daglig leder for BIBSYS, FS og Uninett. Agenda er ikke fastlagt ennå, men styreleder må gå før møteslutt. Etter litt diskusjon ble det enighet om at vi ikke trekker inn flere styremedlemmer i møtet, men at daglig leder representerer CRIStin når styreleder må gå. Vedtak: Styreleder og daglig leder stiller i møtet med BIBSYS 8.4. Referat fra styremote 27.2.2013.docx 5