Medarbeiderundersøkelsen i politi- og lensmannsetaten 2006 HKI-forum 25.10.06 Toni Benterud, seniorrådgiver i OU-seksjonen i Politidirektoratet
Agenda Hvorfor medarbeiderundersøkelse? Forberedelsesfasen Gjennomføringsfasen Oppfølgingsfasen Spørsmål
Medarbeiderundersøkelsen en del av politiets balanserte målstyring (PSV) Politiproduktet (tjenesteutførelse/tilstand) Medarbeider 14 Referansemål Ressurs 15 Lønn /budsj 16 Husl /budsj Arbeidsprosessene (hvem hva hvor når) POP/analyse 17 klager, inkl. Spes.enh Borger 18 Referansemål Trygghet 19 Forb /1000 innb 20 Vold /1000 innb Sivile gjøremål 12 Saksbehandlingstid (nams/gjeld) Forvaltning 13 Saksbehandlingstid (utlending) Kriminalitetsbekjempelse PROaktivitet (forebyggende) REaktivitet (etterfølgende) 1 FFaktor, gj. 5 år /siste år 7 Oppklaringsprosent 2 Førsteg.reg 15 18 /1000 8 Saksbehandlingstid 3 Trafikk, førere /1000 9 Pri unge u/18 - (42 dgr) 4 Vold, 228 og 229 /1000 10 Pri 228/229 - (90 dgr) 5 Vinning, grove tyveri /1000 11 IPA 3 mnd / tot ant anm 6 Narkotika, 162, 2. og 3. /1000
Forhistorien til medarbeiderundersøkelsen PSV-gruppa engasjerte SINTEF teknologiledelse til å utarbeide en medarbeiderundersøkelse for etaten i 2004 En tradisjonell medarbeiderundersøkelse basert på begrepene trivsel, motivasjon og kompetanse SINTEF gjennomførte en pilotundersøkelse i to politidistrikter SÅ dukket HKI-indeksen opp...
Hvorfor HKI-indeksen? Fra målinger av trivsel og tilfredshet til målinger av drivere som er av betydning for virksomhetens resultatoppnåelse. Enkelhet utvalgte fokusområder og få spørsmål med dybde Forskningsmessig forankring Muligheter til å sammenligne resultatene med andre brukere av HKI-indeksen
Forberedelsesfasen Valg av indekser Identitet Energi Kunnskap Klima Kvalitet (tilnærmet omdømmeindeksen)
Påstander målt for Identitet (sammenl. med norm) Totalt for etaten 1. Jeg identifiserer meg sterkt med etatens formål om å bekjempe kriminalitet og skape trygghet (Formål) 4,3 4,5 2. Etatens visjon om trygghet, lov og orden engasjerer meg i jobben (Visjon) 4,1 4,5 3. Etaten nyter stor tillit i befolkningen (Posisjon) 3,8 4,0 4. Jeg har meget god kunnskap om etatens tradisjoner og historie (Kjernekompetanse) 3,3 4,0 5. Etatens fellesverdier passer meg svært godt (Verdier) 4,0 3,5 6. Jeg liker å fortelle at jeg jobber i politi- og lensmannsetaten (Image) Total skår (8381 respondenter): 3,5 23,2 3,5 24,0
Påstander målt for Kunnskap (sammenl. med norm) Totalt for etaten 1. 2. Jeg deler ofte kunnskap og erfaringer med mine kolleger for at vi skal kunne gjøre en best mulig jobb (Dele) Jeg lærer ofte noe nytt av mine kolleger (Utvikling) 4,1 3,8 4,5 4,5 3. 4. 5. 6. Jeg bruker etatens rutiner og IT-systemer for kunnskapsdeling på en meget god måte (Kunnskapsbruk) Min leder, eller noen på jobben, oppmuntrer ofte til kunnskapsdeling i praksis (Oppmuntring) Jeg lærer mye av borgerne og brukerne av våre tjenester (Brukerlæring ) Vi samarbeider alltid svært godt med eksterne aktører (Partnerlæring) Total skår (8381 respondenter): 3,4 3,0 3,0 3,4 20,7 4,0 4,0 3,5 3,5 24,0
Forankring av undersøkelsen i etaten Møte med fagforeningene og hovedverneombudet Orientering på politisjefsmøte administrasjonssjefsmøte personalnettverkssamling Meddelelser og orientering via politiets intranett Oppfordring til distriktene om å henge opp oppslag lokalt be alle linjelederne orientere sine ansatte om den kommende undersøkelsen og oppfordre dem til å delta
Teknisk forberedelse i måleverkstedet Superbrukeropplæring tils. 4 superbrukere Innlegging av over 300 organisatoriske enheter + e- postadresser i måleverkstedet Hvert distrikt og særorgan egen måling, tils. 31 målinger med take-off 15.mai..med landing hos ca. 11.500 respondenter
Gjennomføringsfasen Utsendelse fra min e-postkasse Dialog med ansatte via e-post Problemstillinger som dukket opp ustabilt internett frykt for anonymiteten reaksjon på ekstreme formuleringer reaksjon på manglende svaralternativ (vet ikke, ikke relevant) et av bakgrunnsvariablene ikke helt dekkende sivilt ansatte følte ikke at spørsmålene gjaldt dem (især identitetsindeksen)
Eksempler på e-post vedr. anonymiteten Sist jeg ble lovet anonymitet i en slik undersøkelse som dette, ble jeg konfrontert med mine svar i første medarbeidersamtale..jeg (ønsker) heller å formidle ros og korrigerende respons om forslag til forbedringstiltak DIREKTE overfor min leder, i stedet for at han skal se en anonym undersøkelse hvor han lett plukker ut meg i bunken, med alder, stillingskategori, antall år i tjenesten osv. Hva tror du han tenker om meg da? Jo, detta kunne du da ha sagt direkte til meg tidligere, Harry! Jeg velger følgelig å avstå fra å svare på medarbeiderundersøkelsen. Jeg forstår ikke garantien som loves mht. anonymitet. Hva angår mitt arbeidssted kan jeg da like gjerne signere med fullt navn.
Reaksjoner på ekstreme formuleringer og manglende svaralternativ Har svart på undersøkelsen, men siden så godt som alle spørsmål inneholder ordet alltid, burde nok svar på disse spørsmålene vært entydig nei. Ingenting er alltid. Tror kanskje dette kan farge en del besvarelser. Det er ikke bra med en undersøkelse som ikke gir mulighet for alternativet ikke aktuelt evnt. vet ikke. Dette kan føre til at mange må gi svar som de ikke kan gå god for og derfor vegrer seg fra å svare på undersøkelsen.
Sivilt ansatte føler seg ikke hjemme i undersøkelsen Jeg har vært inne og sett på skjemaet, men følte at etter første siden at dette er noe som gjelder politiansatte og ikke en kontortilsatt i politiet. Har ut fra den vurderingen ikke svart på skjemaet. Mange sivile føler vel kanskje ikke at det er dem det gjelder, men politifolk, selv om de er en del av arbeidsmiljøet.
Kjeft fra respondentene Nå er det nok påminnelser! Dette er ca. 5. eller 8. mail om dette emnet. Du er nå definert i outlook som junkmail. Nå har du spurt for tredje gang, og svaret er fortsatt NEIIIII!!!!! Apropos: er du Toni Benterud eller Ingelin Killengreen?
Oppfølgingsfasen Gjennomgang av resultatene på politisjefsmøtet i juni Rapportuttak for over 300 driftsenheter fra måleverkstedet Utarbeidet lederveileder til bruk i oppfølgingsarbeidet Lokale workshops høsten 06: I politimesterens ledergruppe I de lokale driftsenhetene (eks. administrativ enhet, politistasjoner, lensmannskontorer osv.) Samtolkningsprosesser Valg av tiltak frem mot neste måling
Oppfølgingsfasen videre. Erfarings- og idéutveksling på oppfølgingsarbeidet i prosjektrom på politiets intranett Resultater på akkumulert nivå legges inn i vårt balanserte målstyringssystem PSV Videre analyser gjennom analyseverkstedet, Excel-modell (bakgrunnsvariablene) Dialog med HKG om endringer i rapportene og rapportering for neste års måling
SPØRSMÅL? Politidirektoratet