Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalget Bjørn Pedersen (leder), Martin Reinertsen (nestleder), Kirsti Mathiassen, Harald Skaar, Anne Bente Aunevik Kjærre. INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tirsdag 2. desember 2014 kl. 13.00 15.00 i formannskapssalen SAKSLISTE SAK 11/14 GODKJENNING AV MØTEBOK 21.10.14 SAK 12/14 SELSKAPSKONTROLL Q 4 3 AS SAK 13/14 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN 2015 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 08/14 Egil Lie, e-post datert 18.11.14 Farsund, den 24. november 2014 Bjørn Pedersen Leder Willy Gill Utvalgssekretær Kopi er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor. Forfall/inhabilitet bes meldt til: Willy Gill, tlf. 90 95 62 46 /e-post willy.gill@asekretariat.no Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 1
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 11/14 Møtedato: 02.12.14 Saksbehandler: Willy Gill SAK 11/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 21.10.14 Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 21.10.14. Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 21.10.14 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 21.10.14 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 2
FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/14 Dato: 21.10.14 kl. 13.00 15.00 Sted: Rådhuset, Den Grønne Salong MØTEBOK Tilstede: Bjørn Pedersen, leder Harald Skaar, medlem Martin Reinertsen, nestleder Kirsti Mathiassen, medlem Anne Bente Aunevik Kjærre Andre til stede (hele eller deler av møtet): Forvaltningsrevisor Veronika Andresen Revisor Monica Nilsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkallingen eller sakslisten. SAKSLISTE SAK 08/14 GODKJENNING AV MØTEBOK 10.06.14 SAK 09/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 SAK 10/14 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON DELTID I HELSE- OG OMSORGSSEKTOREN FASTE POSTER Nytt fra revisor: Planlegging Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 05/14 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 06/14 Egil Lie, henvendelse vedr. Ref. 07/14 Agder Sekretariat, styreprotokoll fra 03.09.14 Underskrift Bjørn Pedersen Leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 1 3
Møtebok 21.10.14 Farsund kontrollutvalg SAK 08/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 10.06.14 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 10.06.14 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 10.06.14. Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 10.06.14 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 10.06.14 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 09/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2015 på kr. 995.000,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Budsjettvedtak Kommunerevisjonen Vest Budsjettvedtak Agder Sekretariat 4 2
Møtebok 21.10.14 Farsund kontrollutvalg Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget skal etter 18 i forskrift om kontrollutvalg utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I merknadene heter det at budsjettet skal omfatte både kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret. En praktisk møte å ordne dette på er at utskrift av kontrollutvalgets budsjettbehandling vedlegges formannskapets innstilling til kommunestyret og at kommunestyret fatter endelig vedtak om budsjettrammen til Kontroll og tilsyn. Kontrollutvalgssekretariatet Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte 03.09.14 og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet økes fra kr. 114.000 i 2014 til kr. 117.000 i 2015, en økning på 2,63%. For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen Budsjettet er behandlet og vedtatt av både styre og representantskap. Forslaget innebærer 520 timer til regnskapsrevisjon og 360 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll m.m. Totalt sett reduseres Farsund kommunes tilskudd til revisjonen fra kr. 868.000 i 2014 til kr. 863.000 i 2015, en reduksjon på 0,6%. For ytterligere informasjon vises til representantskapets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme Vedtatt budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2015 Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2015 Budsjettforslag 2015 Vedtatt budsjett 2014 Vedtatt budsjett 2013 Tilskudd til Kr. 863.000 Kr. 868.000 Kr. 830.000 revisjonsdistrikt Andel av Kr. 117.000 Kr. 114.000 Kr. 109.000 sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr. 15.000 Kr. 15.000 Kr. 15.000 utgifter Totalbudsjett Kr. 995.000 Kr. 997.000 Kr. 954.000 5 3
Møtebok 21.10.14 Farsund kontrollutvalg Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2015 på kr. 995.000,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. SAK 10/14 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON, DELTID I HELSE- OG OMSORGSSEKTOREN Forvaltningsrevisor orienterte om prosjektplanen. Utvalget kom med innspill til prosjektet. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til prosjektplan for prosjektet Deltid i helse- og omsorgssektoren godkjennes. 2. Prosjektet forutsettes gjennomført innenfor tildelte budsjettrammer. 3. Rapport fra prosjektet fremlegges for politisk behandling i løpet av våren 2015. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til prosjektplan datert 13.10.14 Bakgrunn for saken: Formålet med prosjektet er å undersøke hvordan kommunen følger opp kommunale mål om å redusere bruk av deltidsstillinger i utvalgte enheter i kommunens helse- og omsorgssektor. I prosjektplanen er følgende problemstilling med underspørsmål foreslått: Hvordan følger kommunen opp kommunale mål om å redusere bruk av deltidsstillinger i helse- og omsorgssektoren? - Hvordan følger kommunen opp mål om at ansatte skal tilbys minimum 50 % stilling, og at flest mulig skal tilbys 100 % stilling? - Hvordan lyses ledige stillinger ut? - Hvordan praktiserer kommunen bestemmelser om rett til redusert arbeidstid? Det legges opp til et prosjekt begrenset oppad til 200 timer. Rapport forventes fremlagt våren 2015. For mer informasjon om prosjektet vises til prosjektplanen og til presentasjon i møtet. 6 4
Møtebok 21.10.14 Farsund kontrollutvalg Forslag til vedtak: 1. Forslag til prosjektplan for prosjektet Deltid i helse- og omsorgssektoren godkjennes. 2. Prosjektet forutsettes gjennomført innenfor tildelte budsjettrammer. 3. Rapport fra prosjektet fremlegges for politisk behandling i løpet av våren 2015. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Selskapskontroller, status: Q43 (ferdig i disse dager) og Lister Bompengeselskap (påbegynt) Planlegging: Revisor delte ut notat og orienterte om planleggingen. Nytt fra sekretær: Møteplan videre EVENTUELT REFERATER Ref. 05/14 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 06/14 Egil Lie, henvendelse vedr. boligutbygging på Helvik Ref. 07/14 Agder Sekretariat, styreprotokoll fra 03.09.14 Konklusjon: Ref. 5. Tatt til etterretning Ref. 6. Utvalget drøftet henvendelsen. Vedtak: Kontrollutvalget har vurdert saken og vil innhente ytterligere informasjon før det tas en endelig beslutning fra kontrollutvalget i neste møte. Ref. 7. Tatt til etterretning. Sekretær orienterte kort om siste nytt angående revisjonsordning, herunder representantskapets uttalelse. 7 5
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 12/14 Møtedato: 02.12.14 Saksbehandler: Willy Gill SAK 12/14 RAPPORT FRA SELSKAPSKONTROLL AV Q 4 3 Q FIRE TRE AS Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, rapport datert oktober 2014 Saksopplysninger: Bakgrunnen for denne rapporten er planer for selskapskontroll som er vedtatt av kommunestyrene i Farsund og Lyngdal. Q 4 3 Q FIRE TRE AS er et aksjeselskap eid av Farsund og Lyngdal kommuner. Selskapets forretningsvirksomhet er i hovedsak å være tiltaksarrangør for NAV. Hovedformålet med selskapskontrollen er å vurdere eiernes oppfølgning av eierskapet etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Mandatet for gjennomføring av kontrollen er vedtatt av kontrollutvalgene i Farsund og Lyngdal. Nedenfor er hovedpunktene i rapporten presentert. Når det gjelder funn og konklusjoner, samt anbefalinger, har jeg i stor grad brukt teksten fra rapportens oppsummeringsdel. Problemstillinger: Selskapskontrollen har tatt sikte på å besvare følgende problemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Funn og konklusjoner Farsund kommune: Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Revisjonen har fått informasjon om at det ikke gjennomføres. Kommunen har en generell politikeropplæring. Revisjonen har ikke kunnet gjøre seg opp noen formening om opplæringens innhold slik den gjennomføres i dag, men presiserer nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter revisjonens vurdering har Farsund kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskapet. Revisjonen vurderer at eier bør angi mer konkret hvordan deres rutine for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser skal gjennomføres. Funn og konklusjoner selskapet: Revisjonen konkluderer med at kommunens eierinteresser i all hovedsak utøves i samsvar med kommunestyrenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lover og etablerte normer for god 8
selskapsledelse, men nevner likevel følgende forhold som vil kunne påvirke god selskapsledelse: 1. KS anbefaler at styremedlemmer i kommunalt eide bedrifter registrerer seg i styrevervregisteret (pkt. 3.5 nr. 16). 4 av 7 styremedlemmer har registrert sine verv i registeret. 2. Kommunelovens 80, 3. ledd har krav om varsling av kontrollutvalgene ved innkalling til møter i generalforsamlingen (pkt. 2.1.4). Dette blir pr. d.d. ikke foretatt. Revisjonens anbefalinger: Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS at eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge de medtatte anbefalinger nedenfor. Anbefalinger vedrørende Farsund kommune: 1. Vurdere om eierskapsmeldingen bør medta konkrete rutiner for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Felles anbefalinger for Farsund og Lyngdal kommuner: 1. KS anbefaler at bruk av valgkomite forankres i selskapets vedtekter. Eierne bør vurdere dette forholdet. 2. Styret har i dag personlige varamenn slik vedtektene tilsier. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Eierne bør vurdere dette forholdet Begge anbefalingene under avsnittet merket «Felles anbefalinger for Farsund og Lyngdal kommuner» vil innebære en endring av selskapsavtalen og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. Revisjonen har derfor medtatt dette som felles anbefaling rettet mot begge eierkommunene. Vurderinger: Kontrollutvalget bes følge opp revisors anbefalinger i sin innstilling til kommunestyret. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant følge opp rapportens anbefalinger knyttet til selskapet. 3. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapportens anbefalinger knyttet til Farsund kommune. 4. Når det gjelder rapportens felles anbefalinger til begge eierkommunene, ber kommunestyret om at eierrepresentanten følger opp disse og at det fremlegges sak for kommunestyret med forslag til endring av selskapsavtalen etter nødvendig samordning med Lyngdal kommune. 9
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Selskapskontroll av Q 4 3 - Q FIRE TRE AS Farsund Kommune Lyngdal kommune Oktober 2014 10
Q 4 3- Q FIRE TRE AS SAMMENDRAG Bakgrunn for prosjektet Bakgrunnen for prosjektet er plan for selskapskontroll vedtatt av kommunestyrene i Farsund og Lyngdal. I denne kontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølgning av eierskapet i Q 4 3- Q FIRE TRE AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalgene. Metode Denne selskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Selskapskontrollen bygger på informasjon fra eiere, styret og administrasjonen samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, www.purehelp.no, www.proff.no, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eierne er gjort for å sikre at eierstyringen også er omsatt i praksis. Det presiseres at selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål og i utgangspunktet ikke en kontroll av innholdet i selskapets drift. Problemstillinger Selskapskontrollen har tatt sikte på å besvare følgende problemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Vi vil nedenfor besvare problemstillingene i våre funn. Funn og konklusjoner Nedenfor gjengis de viktigste funn i selskapskontrollen. Vi har besvart og konkludert på problemstillingene for den enkelte kommune. Farsund kommune Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Vi har fått informasjon om at det ikke gjennomføres. Kommunen har en generell politikeropplæring. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter vår vurdering har Farsund kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskaper. Vi vurderer at eier bør angi mer konkret hvorledes deres rutine for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser skal gjennomføres. Farsund kommune og Lyngdal kommune side 2 11
Lyngdal kommune Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Eierrepresentanten rapporterer om generell politikeropplæring samt styreseminar. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter vår vurdering har Lyngdal kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskapet. Eiers oppfølging er ennå ikke iverksatt slik meldingen legger opp til. Vi ser imidlertid at den rutinen som eierskapsmeldingen legger opp til er et redskap som kan sikre god eierstyring og en gjensidig kommunikasjon mellom eierrepresentanter og eier. Selskapet Vi vil i all hovedsak konkludere med at kommunens eierinteresser utøves i samsvar med kommunestyrenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lover og etablerte normer for god selskapsledelse, men vil likevel nevne følgende forhold som vil kunne påvirke god selskapsledelse: 1. KS anbefaler at styremedlemmer i kommunalt eide bedrifter registrerer seg i styrevervregisteret (pkt 3.5 nr 16). 4 av 7 styremedlemmer har registrert sine verv i registeret. 2. Kommunelovens 80 3. ledd har krav om varsling av kontrollutvalgene ved innkalling til møter i generalforsamlingen (pkt 2.1.4). Dette blir pr d.d. ikke foretatt. Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS at eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge de medtatte anbefalinger nedenfor. Farsund kommune 1. Vurdere om eierskapsmeldingen bør medta konkrete rutiner for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Lyngdal kommune 1. Påse oppfølging av selskapet slik som angitt i eierskapsmeldingen. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Felles for Farsund og Lyngdal kommune 1. KS anbefaler at bruk av valgkomité forankres i selskapets vedtekter. Eierne bør vurdere dette forholdet. 2. Styret har i dag personlige varamenn slik vedtektene tilsier. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Eierne bør vurdere dette forholdet. Begge anbefalingene under avsnittet merket «Felles for Farsund og Lyngdal kommune» vil innebære en endring av selskapsavtalen og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. Vi har derfor medtatt dette som felles anbefaling rettet mot begge eierkommunene. Farsund kommune og Lyngdal kommune side 3 12
Innhold: 1. INNLEDNING... 6 1.1 Bestilling... 6 1.2 Kort om metode... 6 1.3 Kontrollkriterier... 7 2. FAKTABESKRIVELSE MED VURDERINGER... 9 2.1 Beskrivelse av selskapets drift og styrets ansvar... 9 3. EIERSTYRING MED VURDERING... 14 3.1 Vedtektene... 14 3.2 Generalforsamling og styre... 14 3.3 Eiermøter... 14 3.4 Eierskapsmelding og strategi... 14 3.5 Status på godt eierskap - KS anbefalinger... 19 4. KONKLUSJON OG ANBEFALINGER... 22 4.1 Farsund kommune... 22 4.2 Lyngdal kommune... 22 4.3 Felles for de 2 eierne... 23 4.4 Funn som vedrører selskapets drift og selskapets styre... 23 5. EIERNES KOMMENTARER... 24 5.1 Farsund Kommune... 24 5.2 Lyngdal kommune... 24 6. SELSKAPETS KOMMENTARER... 25 7. REVISORS KOMMENTARER... 25 8. DOKUMENT- OG LITTERATURLISTE... 26 Farsund kommune og Lyngdal kommune side 4 13
Forord Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll vedtatt av kommunestyrene i Farsund og Lyngdal. Selskapskontrollen er utført etter bestilling fra kontrollutvalgene i Farsund og Lyngdal henholdsvis den 3.12.2013 sak 17/13 og 18.12.2013 sak 18/13. Det er utarbeidet en felles rapport. Der hvor det er ulikheter eierne i mellom blir dette opplyst. Vi har avgrenset vår selskapskontroll til å gjelde perioden 2011 til første halvdel av 2014. I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet i Q 4 3- Q FIRE TRE AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS vil takke alle som har bidratt med informasjon i undersøkelsen. Kontrollen er gjennomført av revisor Monica Nilsen. Flekkefjord, den 21.10.2014 Sign. Irene Loka revisjonssjef Farsund kommune og Lyngdal kommune side 5 14
1. INNLEDNING 1.1 Bestilling Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll for perioden 2012-2015. I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet i Q 4 3- Q FIRE TRE AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalgene i Farsund og Lyngdal henholdsvis den 3.12.2013 sak 17/13 og den 18.12.2013 sak 18/13. 1.2 Kort om metode Denne selskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Selskapskontrollen har i utgangspunktet en bred tilnærming og søker å fange opp flest mulige problemstillinger relatert til eierskapsoppfølgingen. Utover dette vil kontrollen ikke gå i dybden, men heller identifisere problemstillinger som senere kan bli gjenstand for ytterligere undersøkelser i form av forvaltningsrevisjon. Det presiseres at selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. En materiell vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller således utenfor denne kontrollen. Rapporten bygger på informasjon fra eiere, styret og administrasjonen, samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, www.purehelp.no, www.proff.no 1, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eierne er gjort for å sikre at eierstyringen også er omsatt i praksis. Den samlede dokumentasjon om selskapet mottatt fra eiere, styret og daglig leder fremgår av dokumentliste i kap. 8. Som det fremgår av rapporten, vil det enkelte steder presenteres informasjon om selskapet, styret og administrasjon, med detaljeringsnivå som går utover informasjon om den rene eierstyringen. Når dette allikevel presenteres, er det som bidrag til helhetsbildet som igjen er av sentral verdi for vurdering av eierstyringen i selskapet og om denne fungerer i praksis. Informasjonsinnhentingen og vurderingen i denne kontrollen er i hovedsak gjort med utgangspunkt i følgende kilder: 1 Nettsted hvor blant annet regnskapsinformasjon og firmaopplysninger kan innhentes Farsund kommune og Lyngdal kommune side 6 15
Lov om aksjeselskaper (aksjeloven) Vedtekter Eierskapsmeldinger Forskrift om arbeidsrettede tiltak mv. KS 19 anbefalinger for godt eierskap (versjon august 2011) Kommunestyrets vedtak 2011-2014 for de 2 eierkommunene Hovedfokus i rapporten vil være på negative funn. Det vil si at det som i utgangspunktet er vurdert tilfredsstillende, ikke vil være gjenstand for nærmere omtale eller vurdering. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildeomfang i denne selskapskontrollen har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å gjennomføre kontrollen i tråd med de problemstillinger kontrollutvalgene vedtok. Vi har i vår gjennomføring avgrenset kontrollen til å gjelde perioden 2011 til første halvdel av 2014. 1.3 Kontrollkriterier Kontrollkriteriene er hentet fra autorative kilder. Her presenterer vi kort de kildene kriteriene er utledet fra. 1.3.1 Aksjeloven I følge aksjeloven utøver aksjeeierne den øverste myndigheten i selskapet gjennom generalforsamlingen ( 5-1). I generalforsamlingen kan eierne gjennom vedtekter, instrukser og andre vedtak fastsette rammer og gi nærmere regler for styret og daglig leder. Aksjeloven bestemmer at det skal gjennomføres årlig generalforsamling innen 30. juni året etter regnskapsåret. Aksjeloven stiller krav til hvilke saker generalforsamlingen skal behandle. Forvaltningen av selskapet ligger til styret, og medlemmene blir valgt av generalforsamlingen ( 6-3). Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelsen av selskapet ( 6-13). Selskapet skal ha vedtekter som oppfyller aksjelovens minstekrav til innhold ( 2-2). Aksjeselskapsformen er en fleksibel organisasjonsform. Innenfor de faste rammene loven setter, har en eier av et heleid aksjeselskap stor frihet til å definere hvordan selskapet skal fungere og hvordan kontakten mellom eier og selskapet skal være. Dette innebærer at en eier kan forskyve kompetanseforholdet mellom eier og selskapets ledelse for å sikre seg større innflytelse over selskapet, så lenge det forankres i selskapets vedtekter. Å vedtektsfeste gjennomgående politisk representasjon på generalforsamlingen, bruk av generalforsamlingens alminnelige instruksjonsmyndighet og eierstyring for øvrig gjennom selskapets vedtekter, er eierstyringsverktøy som kan benyttes for og ytterligere styrke den politiske eierstyringen av aksjeselskap. For offentlige eiere er det likevel normalt å stille noen krav til hvordan de utøver sin eierrolle. 1.3.2 Kommunestyrets vedtak I egenskap av eier styrer kommunen aksjeselskapet gjennom generalforsamlingen. Det finnes ikke særskilte bestemmelser, verken i kommuneloven eller aksjeloven, om hvem som har kompetanse til å representere en kommune som aksjeeier på selskapets generalforsamling. Farsund kommune og Lyngdal kommune side 7 16
Det følger derfor av kommuneloven 6, jfr. aksjeloven 5-2, at kommunestyret må utstede en særskilt fullmakt til den som skal representere kommunen på generalforsamlingen. Kommunestyret vil imidlertid kunne treffe vedtak om hvordan kommunen skal stemme i en bestemt sak. Vedtaket vil være bindene for kommunens representanter på generalforsamlingen. Etter kommuneloven 35 nr 1 kan et slikt vedtak treffes med alminnelig flertall. Dette gjelder også i saker hvor aksjeloven stiller opp krav om kvalifisert flertall på generalforsamlingen. 1.3.3 KS anbefalinger KS har utarbeidet en rekke anbefalinger for godt eierskap i kommunesektoren. Noen av anbefalingene har relevans som kriterier for å vurdere kommunens arbeid med eierskap. KS omtaler 19 tema med tilhørende anbefalinger: 1. Obligatorisk opplæring 2. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger 3. Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter 4. Vurderinger og valg av selskapsform 5. Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet 6. Tilsyn og kontroll med kommunale foretak og med forvaltningen av kommunens interesser i selskapet 7. Sammensetning og funksjon til eierorgan 8. Gjennomføring av eiermøter 9. Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor 10. Valgkomite for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskaper 11. Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene 12. Styresammensetning i konsernmodell 13. Oppnevnelse av vararepresentanter 14. Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene 15. Kjønnsrepresentasjon i styrene 16. Godtgjøring og registrering av styreverv 17. Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter 18. Utarbeidelse av etiske retningslinjer 19. Administrasjonssjefens rolle i kommunale og fylkeskommunale foretak Farsund kommune og Lyngdal kommune side 8 17
2. FAKTABESKRIVELSE MED VURDERINGER 2.1 Beskrivelse av selskapets drift og styrets ansvar Informasjon medtatt nedenfor er basert på oppstartsmøte med selskapet, egenerklæring fra eiere og styret, samtale med daglig leder, samt gjennomgang av åpne kilder. 2.1.1 Eierforhold og formål Utgangspunktet for selskapskontrollen er kommunestyrenes hensikt og intensjon med Q 4 3- Q FIRE TRE AS. Selskapet ble stiftet 17.10.1990. Den gang under navnet Kvavik Verksted AS. Selskapet er opprettet med hjemmel i Lov om aksjeselskap. Selskapets forretningsvirksomhet er i hovedsak å være tiltaksarrangør for NAV. Selskapet har organisert sin virksomhet på Kvavik i Lyngdal. Aksjekapitalen er kr 200 000. Informasjon om selskapet er per juni 2014: Navn: Q 4 3- Q FIRE TRE AS Daglig leder: Styre: Revisor: Unni R. Skofteland Karl Bjørnar Ballestad Leder Torrey Skeibrok - Nestleder Espen S. Andersen Ingrid Merete Williamsen Torbjørn Ougland Eva Merete Stålesen Silje Terese Tjørve Jacobsen Deloitte AS Eier: Farsund kommune 50 % Lyngdal kommune 50 % 2.1.2 Organisatoriske forhold herunder arbeidsmiljø (indre miljø) Selskapet har i tillegg til daglig leder også kontorleder, attføringsleder og driftsleder. Det var pr årsskiftet 2013, 13 personer eller 11,8 årsverk i bedriften i henhold til selskapets årsberetning 2013. Det informeres om minimalt sykefravær blant de ansatte. Det informeres videre om at det ikke har vært ulykker blant de ansatte. Overholdelse av HMS-reglement er del av EQUASS 2 - godkjenningen. Det blir opplyst å være en god og jevnlig dialog, herunder medarbeidersamtale, mellom styreleder og daglig leder. Daglig leder er til stede på styremøtene. Styret har den 5. april 2 Se 2.1.5 Farsund kommune og Lyngdal kommune side 9 18
2013 vedtatt strategiplan for perioden 2013-2016. Denne vil påvirke ledelsens daglige drift av selskapet. De generelle kravene i aksjeloven som omhandler rollene for daglig leder gjelder. Det er også vedtatt etiske retningslinjer for bedriften. 2.1.3 Ytre miljø Styret opplyser i årsberetningene for 2011, 2012 og 2013 at det ikke benyttes løsemidler eller andre helsefarlige stoff som kan gi skade på ansatte eller omgivelsene. Det opplyses videre at selskapet ikke forurenser det ytre miljø. 2.1.4 Styret Styret skal etter vedtektene bestå av 7 3 medlemmer med personlige varamedlemmer. Styremedlemmene velges for 2 år av gangen. Styrets leder og nestleder har funksjonstid på 1 år. Begge eierkommunene har egne valgkomiteer som bistår generalforsamlingen til å finne egnede styremedlemmer. Det utarbeides skriftlige protokoller fra styremøtene. Det er vedtatt styreinstruks. I Kommunelovens 80 3. ledd heter at kontrollutvalget og kommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets møter i generalforsamlingen. Vi kan ikke se at denne varslingen er foretatt til kontrollutvalgene. 2.1.5 Avtalemessige forhold Forhold knyttet til inngåelse av enkelte typer avtaler er vurdert. Opplistingen er ikke uttømmende. Brukere, ansatte og anlegget blir av daglig leder vurdert å være tilfredsstillende forsikret. Det er ikke tegnet styreansvarsforsikring. Dette har styret vurdert, men ikke funnet nødvendig ut fra risikoen i selskapet. Forskrift om offentlige anskaffelser 1-2 angir hvem som skal følge forskriften. Selskapet skal, med mindre det er unntatt, følge denne forskriften. Ledelsen opplyser at store deler av anskaffelseskosten i bygningsmassen er selskapets kostnader ved bruk av egne ansatte og brukere. Anskaffelseskost er i følge note til regnskapet 2013 angitt til å være ca. kr 11 mill. Det opplyses videre fra selskapet at forholdet har blitt vurdert, men det har ikke vært anskaffelser som er vurdert som brudd på nevnte lov. En vurdering av anskaffelseskost opp mot krav i Lov om offentlige anskaffelser er ikke foretatt av oss. Vi har ikke gått inn på konkrete innkjøp av varer herunder kjøp av konsulenttjenester (som skulle vært foretatt for 4-5 år siden) og vurdert om disse følger ovennevnte lov. En nærmere gjennomgang må i tilfelle utføres som en forvaltningsrevisjon. Det er opplyst å ikke være uavklarte ansettelsesforhold. Det er ikke vedtatt bonusordninger for ansatte i selskapet. Det ble den 15.10.2013 inngått avtale mellom Nav Vest-Agder og Q 4 3 AS om gjennomføring av arbeidsrettede tiltak for 2014. Dette gjelder arbeidspraksis i skjermet virksomhet (APS) 17 stykk og varig tilrettelagt arbeid (VTA) 28 stykk. Plassene fordeles 3 Det var ved vår kontroll av Brønnøysundregisteret den 8. august 2014 registrert 8 styremedlemmer En vararepresentant er merket som styremedlem i stedet for varamedlem. Dette blir rettet ved ny melding til registeret i følge daglig leder. Farsund kommune og Lyngdal kommune side 10 19