Selvkost innen tekniske tjenester

Forvaltningsrevisjon Rapport Selvkost innen tekniske tjenester April 2009 Eigersund kommune www.rogaland-revisjon.no

Innhold Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Gå gjennom innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer. 2. Les også våre vurderinger i kapittel 4, 5 og 6 samt konklusjoner og anbefalinger i kapittel 7. 3. Les dertil bakgrunnsstoffet i kapittel 2, faktaframstillingen i kapittel 3 til 6 samt vedleggene. Vi gjør oppmerksom på at selvkostområdet er komplekst og lett å trå feil i. Følgelig er vår gjennomgang temmelig detaljert. Innhold... 1 1 Sammendrag... 2 2 Innledning... 4 2.1 Bakgrunn, formål og problemstillinger... 4 2.2 Revisjonskriterier og metode... 4 3 Beskrivelse av området... 6 3.1 Kommunens organisering av tjenestene... 6 3.2 Oversikt over kommunens gebyrer for tjenestene... 7 3.3 Oversikt over kommunens selvkostregnskaper for tjenestene... 15 4 Kommunens rutiner og metoder for beregning av selvkost... 19 4.1 Kommunens praksis... 19 4.2 Revisjonens vurderinger... 27 5 Behandling av overskudd og underskudd på selvkostregnskapene... 33 5.1 Kommunens praksis (selvkostfond)... 33 5.2 Revisjonens vurderinger... 34 6 Saksframlegg for tekniske selvkosttjenester... 35 6.1 Nærmere om revisjonskriteriene... 35 6.2 Kommunens praksis... 35 6.3 Revisjonens vurderinger... 36 7 Konklusjoner og anbefalinger... 37 7.1 Hva er gjeldende vedtak for brukerbetalinger innen teknisk sektor?... 37 7.2 Blir alle henførbare kostnader belastet gjeldende selvkostområde?... 39 7.3 Blir selvkostområder belastet med kostnader som ikke er henførbare?... 39 7.4 Er det balanse i selvkostregnskapene over tid?... 40 7.5 Foreligger det nødvendig dokumentasjon?... 40 8 Rådmannens kommentarer... 42 9 Vedlegg... 44 Selvkost innen tekniske tjenester - 1 - Eigersund kommune

1 Sammendrag Kontrollutvalget i Eigersund kommune har bestilt en gjennomgang av rutiner for selvkost ved tekniske tjenester. Dette omfatter vann- og avløpstjenester, feiing, plan- og byggesaksbehandling samt oppmåling. Renovasjon (husholdningsavfall) er ikke tatt med da denne tjenesten ivaretas av det interkommunale selskapet Dalane Miljøverk IKS. Det er blitt sett på om kostnader blir korrekt henført til gjeldende selvkostområder og at brukerbetalinger ikke er i strid med selvkostregelverket. De nevnte gebyrene kan ikke brukes til å finansiere andre deler av kommuneforvaltningen ettersom taket for gebyrene er kommunens selvkost. Kommunen har imidlertid anledning til å subsidiere de tekniske tjenestene fra andre deler av kommunebudsjettet. Det ses da bort fra husholdningsavfall hvor subsidiering ikke er tillatt iht. lovreglene. Utgangspunktet for lovreglene er at subsidiering heller ikke er anbefalt for vann- og avløpstjenester, og i Eigersund kommune er det da også lagt opp til at disse tjenestene og feiing skal gå i selvkost. Arbeidsmetodene har bestått av en kombinasjon av intervjuer, gjennomgang av regnskapsmateriale og annen dokumentasjon. Våre funn og anbefalinger kan kort oppsummeres slik: Hva er gjeldende vedtak for brukerbetalinger innen teknisk sektor? Vedtakene om gebyrer for vann og avløp samt feieavgift fremkommer av kommunestyrets behandling av budsjett og økonomiplan. Gebyrer for fysisk planlegging følger prisindekser. Dette er en vanlig praksis i kommunene. Kommunens gebyrnivå (sammenligninger ut fra KOSTRA) Eigersund har totalt sett ganske høye gebyrer sammenlignet med andre kommuner. Bildet er imidlertid blandet da Eigersund også ligger under en rekke kommuner for noen av gebyrene. Sammenligningen gjelder utvalgte kommuner samt snittet for kommunene i Rogaland og landet (utenom Oslo). Kommunens utforming av gebyrregulativene Selvkostkravet gjelder gebyrer for hvert enkelt tjenesteområde. Vi kan imidlertid dele dette opp enda mer, f.eks. til den enkelte abonnent, sak, saksomfang eller sakstype. Gebyrer for fysisk planlegging skal i prinsippet gå i selvkost pr. sak, men kommunene kan av praktiske årsaker forholde seg til en beregnet snittpris pr. sakstype. Kommunen bør forvente at den her kan bli avkrevet dokumentasjon fra fylkesmannen for selvkost pr. sakstype. Dersom dokumentasjonen ikke kan fremskaffes, kan dette medføre at gebyrregulativene må endres av kommunen. Spesielle forhold Dersom kommunen vil gi bestemte grupper mv. lavere priser enn selvkost ved de tekniske tjenester, kan de reduserte prisene ikke uten videre tas inn igjen fra andre brukere. Vi bemerker ellers at lavere priser til bedrifter mv. (næring) kan være i strid med EØS-reglene om offentlig støtte til næringsvirksomhet. Dersom kommunen får gjenytelser kan situasjonen være en annen. Rapportens hovedkonklusjon Kommunen følger retningslinjene for selvkostberegninger når det gjelder vann og avløp, men det gjenstår en del på feiing og særlig for saker om fysisk planlegging (plan-, bygge- og oppmålingssaker). Selvkost innen tekniske tjenester - 2 - Eigersund kommune

Plan-, bygge- og oppmålingssaker Innen plan-, bygge- og oppmålingssaker har ikke kommunen en regnskapsføring som gjør det mulig å fastslå hvor stor andel av utgiftene gebyrinntektene utgjør. På den ene siden er kommunens samlete utgifter over en treårsperiode seks millioner kroner høyere enn inntektene. Kommunen sannsynliggjør imidlertid at det foreligger et betydelig mindre potensiale for økte gebyrinntekter innen disse sektorer, men ingen kjenner omfanget. Kommunen bør her fastsette hvilke utgifter som kan inngå i gebyrgrunnlaget eller ikke samt innrette sin regnskapsføring slik at resultatet for tjenestene kan leses ut av årsregnskapet. Dersom kommunen ønsker å praktisere full selvkost også for slike saker, må den først fatte et politisk prinsippvedtak om det, slik som for vann og avløp. Vann og avløp: Blir alle henførbare kostnader belastet gjeldende selvkostområde? Vi har ikke avdekket kostnadstyper som ikke er tatt med i selvkostregnskapene. Blir selvkostområder belastet med kostnader som ikke er henførbare? Det gjøres et grundig arbeid med å fastsette rimelig korrekte direkte og indirekte kostnader. De kostnadene som er tatt inn i selvkostregnskapene er henførbare, altså at de har med disse tjenestene å gjøre. Er det balanse i selvkostregnskapene over tid? Kommunen beregner kalkulatoriske renter og benytter den rentesats som er i henhold til retningslinjene. Videre benytter kommunen lineære avskrivninger, noe som også er i henhold til retningslinjene. Det kan oppstå overskudd eller underskudd i selvkostregnskapet for det enkelte år, noe som reguleres mot det respektive selvkostfond. Vår undersøkelse viser at kommunen ikke har bygget opp noen store fond på områdene. Foreligger det nødvendig dokumentasjon? Vi finner at kommunen utarbeider tilfredsstillende forkalkyler og etterkalkyler for vann og avløp. Samlet for teknisk sektor: Viktigste anbefalinger i rapporten: Vi anbefaler at kommunen bruker sin modell for beregning av selvkost ved vann og avløp for alle de tekniske betalingstjenestene. Vi anbefaler at kommunen oppretter selvkostfond for alle de tekniske betalingstjenestene. Vi anbefaler kommunen å utarbeide fullstendige selvkostoversikter (forkalkyler) ved budsjett og økonomiplan for alle de tekniske tjenester hvor det er krav om selvkost. Vi anbefaler kommunen å legge fram fullstendige selvkostregnskaper (etterkalkyler) som en del av kommunens årsregnskap for alle de tekniske tjenester hvor det er krav om selvkost. Dette kan praktisk fremkomme av en selvkostnote til årsregnskapet. Vi har samlet alle våre anbefalinger helt til sist i rapportens vedlegg. Selvkost innen tekniske tjenester - 3 - Eigersund kommune

2 Innledning 2.1 Bakgrunn, formål og problemstillinger For flere tjenester hvor brukerbetaling er regulert, nyttes selvkost som ramme for brukerbetaling. Dette innebærer at kommunen må foreta en etterkalkulasjon (selvkostregnskap) av de reelle kostnadene innenfor de aktuelle tjenesteområdene for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens selvkost. Eventuelt overskudd i selvkostregnskapet innenfor disse områdene skal avsettes til selvkostfond. Kommunestyret i Eigersund kommune har i plan for forvaltningsrevisjon vedtatt å prioritere et prosjekt innen selvkost for vann og avløp. Kontrollutvalget ønsker imidlertid også å favne plan- og byggesaksbehandling, kart- og delingsforretninger og feietjenestene. Det ble derfor lagt opp til en gjennomgang av rutiner for selvkost innen tekniske tjenester for å se at kostnader blir korrekt henført til gjeldende selvkostområder og at brukerbetalinger ikke er i strid med selvkostregelverket. Renovasjon (husholdningsavfall) dekkes imidlertid i så stor del av det interkommunale selskapet Dalane Miljøverk IKS, at dette holdes utenfor kontrollen. Formålet med prosjektet er å kontrollere selvkost innenfor tekniske områder for å se at praktiseringen er i henhold til gjeldende regelverk. Mandat for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt av kontrollutvalget i møte 8.4.2008. I tillegg til formålet, fremgår det også av kontrollutvalgets bestilling at følgende problemstillinger skal besvares: Hva er gjeldende vedtak for brukerbetalinger? Hvordan er rutinene for behandling av kostnader? o Blir alle henførbare kostnader belastet gjeldende selvkostområde? o Blir selvkostområder belastet med kostnader som ikke er henførbare? o Blir brukerbetalinger beregnet i tråd med gjeldende regelverk? 2.2 Revisjonskriterier og metode Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som brukes for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet er følgende kriteriegrunnlag anvendt: Forurensningsforskriftens kapittel 16 om kommunale vann- og avløpsgebyrer Byggesaksforskriftens 36 om byggesaksgebyrer Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester fra KRD (H-2140) NOU 2005:12 punkt 27.4.3 prinsippet om selvkost for plan- og byggesaker samt oppmåling Ot.prp. nr. 45 (2007-2008) Om lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) (byggesaksdelen kapittel 24 om gebyr) KOSTRA-rapporteringen Den kommunale regnskapsforskriften (forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner), herunder god kommunal regnskapsskikk (GKRS) Selvkost innen tekniske tjenester - 4 - Eigersund kommune

Kommunal regnskapsstandard KRS nr 4 Avgrensning mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet (foreløpig standard) Kommunal regnskapsstandard KRS nr 6 Noter og årsberetning (foreløpig standard) Metodisk er det benyttet intervjuer og dokumentgransking. En nærmere omtale av kriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens vedlegg. Vår samlete vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare de problemstillinger kontrollutvalget vedtok, som svar på prosjektets formål. Selvkost innen tekniske tjenester - 5 - Eigersund kommune

3 Beskrivelse av området 3.1 Kommunens organisering av tjenestene De fleste av de tekniske tjenestene ivaretas av seksjoner i kommunens miljøavdeling, men det er også noe som plankontoret i sentraladministrasjonen tar seg av. Vi tar nedenunder med litt informasjon om hvem som håndterer tjenestene hvor de forskjellige gebyrene hører til. Tabell 3-1 Kommunens organisering av de tekniske tjenestene med gebyrer etter selvkostprinsippet Seksjon vann og avløp Hovedoppgavene er å levere hygienisk drikkevann til private husholdninger og næringsvirksomheter og å oppfylle drikkevannsforskriftens krav. Videre skal en ta hånd om avløpsvannet på en betryggende måte slik at en forurenser minst mulig og oppfyller myndighetenes krav. Seksjonen driver også rehabiliterings- og nyanleggsprosjekter. Gebyrene for vann og avløp hører til denne seksjonen. Seksjon brannvern Seksjon brannvern, Eigersund brann- og redningsvesen, driver forebyggende brannvern og opprettholder kontinuerlig beredskap, som settes inn ved brannsituasjoner og akutte ulykker og/eller forurensningssituasjoner. Gebyrene for feiing (feieavgiften) hører til denne seksjonen. Seksjon byggesak Seksjon byggesak behandler meldinger og søknader om byggetillatelse. Avdelingen gir også generell veiledning til publikum om hvordan de kan gå fram for å utarbeide en melding eller søknad. Gebyrene for byggesaker hører til denne seksjonen. Seksjon kart og oppmåling Hovedoppgavene er eiendomsmålinger, husutstikking, adresser, eiendomsskattetakster, ajourhold og forvaltning av kartverk. Gebyrene for oppmåling hører til denne seksjonen. Miljøavdelingen har også seksjonene for bygg- og eiendomsforvaltningen samt utemiljø og veger. Plankontoret Plankontoret ligger under sentraladministrasjonen, og arbeider med bl.a. kommuneplanens arealdel og regulerings- og bebyggelsesplaner. Gebyrene for private reguleringsforslag hører til dette kontoret. Miljøavdelingen ledes av miljø- og driftssjef, mens seksjonene har hver sin seksjonssjef (her vann- og avløpssjef, brannsjef, byggesakssjef og oppmålingssjef). Plankontoret ledes av kommuneplanlegger. Vann- og avløpsanleggene som brukes i kommunen Kommunen har eget ledningsnett og pumpestasjoner for vann og avløp. Den har også tre vannverk med tilhørende vannbehandlingsanlegg. Dette er Egersund vannverk, Helleland vannverk og Hellvik vannverk. For avløp har kommunen Hestnes kloakkrenseanlegg. Kommunen har i tillegg en del mindre renseanlegg og store slamavskillere. Det er under bygging et nytt kloakkrenseanlegg på Østebrød. Foruten kommunens anlegg finnes det også små private anlegg for vann og avløp. Selvkost innen tekniske tjenester - 6 - Eigersund kommune

3.2 Oversikt over kommunens gebyrer for tjenestene 3.2.1 Kommunens gebyrregulativer Vann og avløpsgebyrer Gebyrregulativet for vann og avløp består av årsgebyrer og tilknytningsgebyrer. Hovedreglene for regulativet kan settes opp slik: Årsgebyrer Årsgebyrene er basert på stipulert eller målt vannforbruk. Det fastsettes satser pr. m3 hvert år for hhv. vann og avløp. Stipulert forbruk for vann og avløp settes til 1,2 m3 pr. m2 bruksareal for helårsboliger og 2 m3 pr. m2 for andre bygg. Det betales som minstegebyr for et bruksareal på 250 m3 for helårsboliger og 150 m3 for andre bygg. Dette gir ved stipulert forbruk samme minstegebyr for alle bygg opp til de nevnte størrelser. For større bygg enn de nevnte størrelser betales et tillegg for hver påbegynt 30 m2. Det er også her egne satser for vann og avløp. De eiendommer som hovedsakelig ikke brukes til bolig- eller fritidsformål og som ønsker det, kan installere vannmålere og betale avgift etter målt vannforbruk. (Vår understrekning: I Eigersund kommune brukes det altså ikke vannmålere ved boliger og fritidseiendommer.) Type vannmålere skal godkjennes av miljøutvalget. For eiendommer som betaler etter målt vannforbruk, gjelder et minste årlig gebyr tilsvarende et forbruk på 150 m3. Hvor mengden av kloakk står i vesentlig misforhold til vannforbruket, kan årsgebyret for avløp baseres på en lavere eller høyere kloakkmengde. Dette avgjøres av miljøutvalget. Faktura for vann- og avløpsgebyrer sendes ut sammen med feieavgift og eiendomsavgift. Det er tre terminer med forfall 20. april, 20. august og 20. november. Tilknytningsgebyrer Tilknytningsgebyrer for hhv. vann og avløp fastsettes i forhold til bebyggelsens størrelse. Det er fastsatt minstegebyr for bygninger inntil 175 m2 bruksareal. For bygninger over 175 m2 bruksareal betales et tillegg for hver påbegynt 30 m2. Det er også her egne satser for vann og avløp. For eiendom hvor kommunen eller private utbyggere har krevd eller krever innbetalt alle opparbeidelseskostnader for interne permanente vann- og/eller avløpsledninger, som er utført etter planer godkjent av kommunen, og som overtas til offentlig anlegg, betales det 35 % av minstegebyret. Gebyrfastsettelsen for vann- og avløpstjenester Gebyrregulativet med gebyrsatser bestemmes for hvert år av kommunestyret med bakgrunn i anslag over budsjetterte selvkostberegninger for vann og avløp. Satsene for tilknytningsgebyrer har vært på de samme de siste årene. Gebyrer for fysisk planlegging Dette gjelder gebyrregulativ for plan- og byggesaker (sammenfattet i et regulativ) og gebyrregulativ for oppmålingsarbeider. Hovedreglene for regulativene kan settes opp slik: Selvkost innen tekniske tjenester - 7 - Eigersund kommune

Reguleringssaker (private reguleringsforslag) Det er faste gebyrer for behandling av reguleringsforslaget (for reguleringsplan og vesentlig reguleringsendring og for bebyggelsesplan). Det er i tillegg et trinnvis arealgebyr iht. størrelsen på planarealet (hhv. pr. påbegynt 1.000 m2 for reguleringsplan og vesentlig reguleringsendring og pr. påbegynt 100 m2 for bebyggelsesplan). For fritidsbebyggelse er det gebyr pr. omsøkt enhet. Det er fastsatt maksimumsgebyr for privat reguleringsforslag iht. ovenstående. Det er faste gebyrer for søknad om mindre vesentlig endring av reguleringsplan og for søknad om dispensasjon for arealplan mv. Byggesaker Det er foretatt en oppdeling av regulativet i ordinære byggesaker (pbl 93) og meldingssaker. For ordinære byggesaker er det forskjellige faste gebyrer for boliger med tilhørende bygg, fritidsboliger med tilhørende bygg samt andre bygg. For andre bygg er det et minimumsgebyr og med noe trinnvis påslag iht. størrelse på bygget. Det er også flere forskjellige gebyrer for diverse andre tiltak og ulike typer dispensasjoner. Meldingssaker har et mindre fast gebyr for alle typer meldinger. Iht. gebyrregulativet for plan- og byggesaker beregnes og faktureres gebyret på det tidspunkt det fattes et vedtak eller mottas melding. Ved byggesaker som er oppdelt i rammetillatelse og igangsettingstillatelse deles gebyret opp i to like deler. Det kan fastsettes et passende gebyr dersom gebyret i den enkelte sak anses åpenbart urimelig i forhold til det arbeid og de kostnader kommunen har hatt med saken. Gebyrfastsettelsen for plan- og byggesaker Gebyrregulativet er vedtatt av kommunestyret 15.11.04. Gebyrsatser reguleres for hvert år tilsvarende den prosentvise regulering i konsumprisindeksen (indeksen pr. oktober året før). Oppmålingssaker Gebyrregulativet for oppmålingsarbeider er oppdelt i en rekke forskjellige hovedgrupper. Gebyr for kart- og delingsforretninger over areal overført ved grensejustering /tilleggsareal for eksisterende eiendom - og med nærmere gebyrberegninger ut fra arealets størrelse. Gebyr for kartforretning og kombinert kart- og delingsforretninger over arealer til utbyggingsformål - og med nærmere gebyrberegninger ut fra arealets størrelse. Gebyrer for kartforretninger over grenser og grensepåvisning med nærmere gebyrberegninger ut fra grenselengder og/eller antall grensepunkter. Det er i tillegg gebyrer for flere forskjellige forhold som bl.a. punktfeste, avbrutt forretning, målebrev og midlertidig forretning. Iht. gebyrregulativet for oppmålingsarbeider skal gebyret beregnes etter det regulativ og de satser som gjelder på rekvisisjonstidspunktet. Fakturering skjer etter regningsoppgave fra oppmålingsenheten. Gebyr for oppmålingstekniske arbeider som ikke kan beregnes etter regulativet skal beregnes på grunnlag av anvendt timeverk. Dersom gebyret etter gebyrregulativet anses å bli urimelig høyt, kan miljøstyret fastsette et passende gebyr. Selvkost innen tekniske tjenester - 8 - Eigersund kommune

Gebyrfastsettelsen for oppmålingssaker Gebyrregulativet er vedtatt av kommunestyret 08.09.03. Gebyrsatser reguleres for hvert år tilsvarende Statens Kartverk sin indeks for kart- og oppmålingsarbeider (indeks pr. desember året før). Feieavgift For feieavgift er det kun en sats. Avgiften dekker feiing og tilsyn med fyringsanlegg. Iht. lovreglene skal det utføres feiing etter behov, og minst en gang hvert 4. år. Dette betyr at kommunen skal vurdere behovet for feiefrekvens. I Eigersund kommune er det vedtatt at feiing skal utføres minst en gang hvert 2. år. Fastsettelsen for feieavgift Feieavgiften bestemmes hvert år av kommunestyret. Det foretas ingen spesiell selvkostberegning her forut for kommunestyrets vedtak. Kommunen vil imidlertid vurdere hva det regnskapsmessige resultatet vil bli i forhold til det budsjettet som blir foreslått, og ha en dialog med brannsjefen i forkant. Avgiften har vært den samme de siste årene. Gebyrregulativer på kommunens nettsider Gebyrregulativer på kommunens nettsider for miljøavdelingen er i stor grad ikke blitt oppdatert. Status pr. 28.02.09 er at utlagte vann- og avløpsgebyrer samt gebyrer for plan- og byggesaker gjelder året 2007. Oppmålingsgebyrer har blitt lagt ut med sine priser i 2008 og 2009. 3.2.2 Utviklingen i kommunens gebyrer de fem siste årene Vi tar her med utviklingen i kommunens gebyrer for årene 2003 til 2007 når det gjelder utvalgte gebyrer (ut fra KOSTRA). Merk at dette gjelder vann- og avløpsgebyrer og feieavgift for årene 2004 til 2008. Rimelige gebyrer er viktig for brukerne av tjenestene - men de er ikke et direkte uttrykk for produktivitet. Det var noen feil i rapporteringen, se note nedenfor. 1 1 Vi har kontrollert rapporteringen for vann og avløp i 2006 og 2007 mot kommunens egne gebyrregulativer. Det var feil på rapporteringen av årsgebyrer for både vann og avløp i 2007. Feilene her er små og går begge veier (totalt er det rapportert 75 kroner for lav pris). Det er svært mange gebyrsatser for plan-, bygge- og oppmålingssaker (fysisk planlegging), og det kan det her derfor lett skje en feil rapportering til KOSTRA. Vi fant ved kontroll mot kommunens egne gebyrregulativer for 2007 at kommunens rapportering til KOSTRA var feil i 2007 for plangebyret og byggesaksgebyret. Disse feilene var ganske store (over 20 % for høy pris ble rapportert). Det fremkom da også at plangebyret i 2006 måtte være feil rapportert da det var langt høyere enn i 2007. For feieavgift er det som sagt foran kun en sats som brukes. Kommunen hadde for rapporteringen av feieavgift selv funnet ut at den hadde rapportert feil i årene før 2007 (dobbel årspris). Vi har tatt alle feilene nevnt her opp med kommunen og fått med de rette tallene i våre oversikter. Men vi har ikke sett nærmere på riktigheten av alle data, og vi kan da ikke se bort fra at det har vært feil rapportering i tidligere år. Det mest sentrale er imidlertid gebyrnivået nå. Det vil i noen grad også kunne være tilsvarende feil ved KOSTRA-rapporteringen hos de andre kommunene, men vi konsentrerer oss her om Eigersund. Selvkost innen tekniske tjenester - 9 - Eigersund kommune

Tabell 3-2 Oversikt over utviklingen i tekniske gebyrer i Eigersund kommune 2003 til 2007 Kilde: KOSTRA, med noen korreksjoner, se note 2003 2004 2005 2006 2007 Vannforsyning Årsgebyr for vannforsyning (gjelder rapporteringsåret+1) 1 283 1 283 1 385 1 648 1 887 Tilknytningsgebyr - lav sats (gjelder rapporteringsåret+1) 6 700 6 700 6 700 6 700 6 700 Tilknytningsgebyr - høy sats (gjelder rapporteringsåret+1) 19 144 19 144 19 144 19 144 19 144 Avløp - tømming og rensing Årsgebyr for avløpstjenesten (gjelder rapporteringsåret+1) 2 476 2 228 2 428 3 010 3 612 Tilknytningsgebyr - lav sats (gjelder rapporteringsåret+1) 7 005 7 005 7 005 7 005 7 005 Tilknytningsgebyr - høy sats (gjelder rapporteringsåret+1) 20 014 20 014 20 014 20 014 20 014 Fysisk planlegging Saksgebyret for privat forslag til reguleringsplan, jf. PBL 30. 12 000 12 000 16 500 17 411 17 411 Saksgebyret for oppføring av enebolig, jf. PBL 93 pkt. a. 3 628 5 366 5 529 5 629 5 781 Standardgebyr for kombinert kart- og delingsforetn., boligtomt 750 m2. 10 260 11 395 11 688 11 944 12 195 Forebygging av brann Årsgebyr for feiing (rapporteringsår + 1) 175 175 175 175 175 Kommentarer til tabellen Vi ser at tilknytningsgebyrer for vann og avløp samt feieavgift har vært de samme i alle årene. Utviklingen i gebyrer for fysisk planlegging vil følge prisindekser. Vi ser at byggesaksgebyret og oppmålingsgebyret økte fra 2006 til 2007. Vi har spurt kommunen om hvorfor dette ikke skjedde for plangebyret. Kommunen kunne ikke gi noe svar på forholdet. Gebyrregulativet for plan- og byggesaker er vedtatt av kommunestyret 15.11.04. Vi har derfor ikke spurt kommunen om hvorfor plangebyret ikke økte fra 2003 til 2004. Generelle kommentarer (gjelder også for oversikten mellom kommunene i neste punkt) For vann- og avløpsgebyrer har kommunene bare noen få gebyrsatser, og for de fleste brukere vil dessuten de angitte satser ovenfor være de som er aktuelle (gebyrer standard bygg). Oversiktene over slike gebyrer vil derfor i meget stor grad være dekkende for gebyrsituasjonen i kommunene. Kommunene har svært mange forskjellige gebyrsatser for plan-, bygge- og oppmålingssaker. KOSTRA tar kun med tre av disse (riktignok hovedtyper). Det vises ellers til vedlegg i kapittel 9 når det gjelder en nærmere forklaring til de enkelte gebyrer. Selvkost innen tekniske tjenester - 10 - Eigersund kommune

Vi kan presentere dette grafisk slik: Figur 3-1 Oversikt over årlige faste vann- og avløpsgebyrer Eigersund kommune (grafisk oversikt) Merk at oversikten gjelder for gebyrene 2004 til 2008 (rapportert KOSTRA 2003 til 2007) Eigersund Årlige faste vann- og avløpsgebyrer 6 000 5 499 5 000 4 658 4 000 3 759 3 511 3 813 3 612 3 000 2 000 2 476 2 228 2 428 1 283 1 283 1 385 1 648 3 010 1 887 1 000 0 2003 2004 2005 2006 2007 Årsgebyr for vann Årsgebyr for avløp Totalt for vann og avløp Figur 3-2 Oversikt over årets gebyrer for fysisk planlegging i Eigersund kommune (grafisk oversikt) Eigersund Gebyrer for fysisk planlegging 40 000 35 000 30 000 25 000 20 000 10 260 11 395 11 688 5 529 11 944 12 195 5 629 5 781 15 000 3 628 5 366 10 000 5 000 12 000 12 000 16 500 17 411 17 411 0 2003 2004 2005 2006 2007 Regulering Byggesak Oppmåling Selvkost innen tekniske tjenester - 11 - Eigersund kommune

Eigersund kommune - Utviklingen de fem siste årene Dette gjelder KOSTRA-rapporteringen for 2003 til 2007. Vi ser at Eigersund kommune har økt samtlige gebyrer hvert år med noen få unntak. Det ses da bort fra tilknytingsgebyrer for vann og avløp samt feieavgift som har vært de samme i alle årene. Den årlige økningen har mest vært jevn i perioden. De årlige, faste vann- og avløpsgebyrene økte mye i hvert av de to siste årene. De oppgitte standardgebyrene for vann og avløp er det samme som kommunens minstesatser (gjelder her eiendom uten vannmåler: helårsboliger opptil 250 m² og andre bygg opptil 150 m² bruksareal). Gebyret for private forslag til reguleringsplan økte mye i 2005. Det samme gjelder byggesaksgebyret i 2004. For hele 5-årsperioden har de årlige, faste vann- og avløpsgebyrene økt fra kr. 3.759 til kr. 5.499 (46 %) og gebyrene for fysisk planlegging har samlet økt fra kr. 25.888 til kr. 35.387 (37 %). Eigersund kommune - Gebyrene fremover 2008 mv For 2009 er også de årlige, faste vann- og avløpsgebyrene økt mye. For vann er økningen på 17 % og for avløp er økningen på 15 %. Samlet øker de faste vann- og avløpsgebyrene fra kr. 5.424 til kr. 6.364 (som tilsvarer 17 %). Tilknytningsgebyrene for vann og avløp samt feieavgiften holdes uendret. Gebyrer for fysisk planlegging endres årlig iht. prisindekser. 3.2.3 Kommunens gebyrer sammenlignet med andre Vi tar her med noen sammenligninger med andre kommuner når det gjelder utvalgte gebyrer for 2007 (ut fra KOSTRA). Merk at dette gjelder vann- og avløpsgebyrer og feieavgift for året 2008. Gebyrsatsene vil på generelt grunnlag kunne variere på grunnlag av geografiske forhold og servicenivå. Sammenligningen gjelder Eigersund med to nabokommuner (Bjerkreim og Lund) samt to nærliggende kommuner av samme innbyggerstørrelse (Time og Hå). Dette er kommuner som Eigersund selv sammenligner seg med. Vi tar i tillegg med gjennomsnittet for kommunene i Rogaland og landet (utenom Oslo). Tabell 3-3 Sammenligninger av tekniske gebyrer i kommuner 2007 Kilde: KOSTRA (Eigersunds gebyrer er noe korrigert jf tidligere) Eigersund Bjerkreim Lund Time Hå Rogaland Landet Vannforsyning Årsgebyr for vannforsyning (gjelder rapporteringsåret+1) 1 887 3 289 1 470 1 065 1 000 1 831 2 355 Tilknytningsgebyr - lav sats (gjelder rapporteringsåret+1) 6 700 18 000 8 850 600 3 535 9 473 8 322 Tilknytningsgebyr - høy sats (gjelder rapporteringsåret+1) 19 144 18 000.. 6 000 10 000 10 816 10 865 Avløp - tømming og rensing Årsgebyr for avløpstjenesten (gjelder rapporteringsåret+1) 3 612 4 098 2 310 1 755 1 750 1 963 2 723 Tilknytningsgebyr - lav sats (gjelder rapporteringsåret+1) 7 005 30 000 8 850 1 440 5 900 9 717 9 244 Tilknytningsgebyr - høy sats (gjelder rapporteringsåret+1) 20 014 30 000.. 8 400 20 000 14 313 12 637 Fysisk planlegging Saksgebyret for privat forslag til reguleringsplan, jf. PBL 30. 17 411 7 000 4 400 62 100 30 125 24 755 18 741 Saksgebyret for oppføring av enebolig, jf. PBL 93 pkt. a. 5 781 2 474 1 580 6 100 5 050 5 168 6 075 Standardgebyr for kombinert kart- og delingsforetn., boligtomt 750 m2. 12 195 7 783 6 500 13 900 8 605 9 798 9 696 Forebygging av brann Årsgebyr for feiing (rapporteringsår + 1) 175 175 205 135 183 233 301 Generelle kommentarer Det vises til det som står foran under tabell 3-2. Vi bemerker at riktigheten av KOSTRA dataene for plan-, bygge- og oppmålingssatser (fysisk planlegging) for alle kommunene er spesielt usikker da kommunene har svært mange forskjellige gebyrsatser for disse sakstypene. Feil pris kan da lett bli rapportert til KOSTRA. Selvkost innen tekniske tjenester - 12 - Eigersund kommune

Vi kan presentere dette grafisk slik: Figur 3-3 Sammenligninger av årlige faste vann- og avløpsgebyrer 2008 (grafisk oversikt) Årlige faste vann- og avløpsgebyrer 2008 8 000 7 000 6 000 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 0 Eigersund Bjerkreim Lund Time Hå Rogaland Landet Årsgebyr for vann Årsgebyr for avløp Totalt for vann og avløp Figur 3-4 Sammenligninger av tilknytingsgebyrer for vann og avløp 2008 (grafisk oversikt) Tilknytningsgebyrer for vann og avløp 2008 35 000 30 000 25 000 20 000 15 000 10 000 5 000 0 Eigersund Bjerkreim Lund Time Hå Rogaland Landet Tilknytning vann lav sats Tilknytning avløp lav sats Tilknytning vann høy sats Tilknytning avløp høy sats Selvkost innen tekniske tjenester - 13 - Eigersund kommune

Figur 3-5 Sammenligninger av gebyrer for fysisk planlegging 2007 (grafisk oversikt) Gebyrer for fysisk planlegging 2007 90 000 80 000 70 000 60 000 50 000 40 000 30 000 20 000 10 000 0 Eigersund Bjerkreim Lund Time Hå Rogaland Landet Regulering Byggesak Oppmåling Eigersund kommune - Sammenlignet med de andre kommunene Dette gjelder KOSTRA-rapporteringen for 2007. Ut fra oversiktene har Eigersund totalt sett ganske høye gebyrer sammenlignet med de andre kommunene. Bildet er imidlertid blandet da Eigersund også ligger under en rekke kommuner for noen av gebyrene. Vi tar ikke for oss feieavgiften da beløpet her er så lite. Eigersund har høye årlige faste vann- og avløpsgebyrer sammenlignet med andre. Bjerkreim ligger imidlertid klart over. For tilknytningsgebyrer for vann og avløp ser vi på hhv. lave og høye satser samlet. Eigersund har ganske lave minstesatser sammenlignet med andre. Til gjengjeld er Eigersund sine høye satser de høyeste i sammenligningen. Bjerkreim ligger imidlertid klart over. For gebyrer for fysisk planlegging er Eigersund samlet sett noe under Rogaland og noe over landet. Eigersund ligger imidlertid klart over Bjerkreim og Lund. Time har spesielt høye gebyrer. For de enkelte gebyrtyper for fysisk planlegging ser vi av tabellen foran: o Eigersund sitt gebyr for privat forslag til reguleringsplan er klart under Rogaland og også noe under landet. Bjerkreim og Lund har spesielt lave gebyrer. o Eigersund sitt byggesaksgebyr ligger klart over Rogaland, men noe under landet. Bjerkreim og Lund har spesielt lave gebyrer. o Eigersund har det klart høyeste oppmålingsgebyret i sammenligningen med unntak for Time. Selvkost innen tekniske tjenester - 14 - Eigersund kommune

3.3 Oversikt over kommunens selvkostregnskaper for tjenestene 3.3.1 Resultater for tekniske tjenester de siste årene Nedenfor ser vi årsresultatet for de tekniske tjenestene for årene 2005-2008: Tabell 3-4 Resultatet for tekniske tjenester 2005-2008, Resultat som nettoutgift - Tall i tusen kroner, Kilde: Årsregnskaper til Eigersund kommune 2005 2006 2007 2008 Ansvar 6820 Vann 0 0 529 0 Ansvar 6830 Avløp 0 0 0 0 Ansvar 1111 Plansaker 712 850 1 190 1 253 Ansvar 6210 Byggesaker -161-1 226 1 023 1 008 Ansvar 6410 Oppmålingssaker 80 250 1 233 402 Ansvar 6520 Feiing 0 0 25 0 Merk: Ansvar 1111 Plansaker gjelder private reguleringsforslag og også kommunens egne reguleringsforslag. Selvkostreglene gjelder kun private reguleringsforslag Kommentarer til resultatene Kommunen opererer med selvkostprinsippet fullt ut. Prinsippvedtak for vann, avløp og feiing med årlig beregningsperiode vedtas i kommunens økonomiplan årlig, med vedlagt balanserte selvkostoversikter. De endelige årlige resultater for disse tjenestene skal dermed gå i null, ved at positive og negative resultater skal føres mot sine respektive selvkostfond. For 2007 er ikke dette tilfellet. Vi bemerker imidlertid at det negative resultatet for vann i 2007 er avsatt som merforbruk i kommunens balanse det året da det ikke var mer midler for vann igjen på selvkostfond. Det negative resultatet for feiing i 2007 er glemt saldert mot selvkostfond. Kommunen opererer ikke med selvkostprinsippet fullt ut (prinsippvedtak) for plan-, byggeog oppmålingssaker. Det er heller ikke opprettet selvkostfond her. Vi viser ellers til denne rapportens kapittel 5 som spesielt tar for seg kommunens behandling av overskudd og underskudd på selvkostregnskapene. 3.3.2 Selvkostregnskaper for vann og avløp For vann og avløp setter kommunen opp fullstendige selvkostoversikter ved årsbudsjettet og tilsvarende selvkostregnskaper i forbindelse med årsregnskapet. Disse oversiktene består av gebyrgrunnlaget (kostnader) som driftskostnader for kjerneprodukt, kalkulatoriske kostnader samt kostnader for støttetjenester og tilleggsytelser. Gebyrgrunnlaget tilsvarer de kostnadene som kan belastes abonnentene i årlige gebyrer. Som inntekter settes opp de ulike gebyrene. I tillegg er det noen svært små andre inntekter. Dette er klassifisert som inntekter fra andre og fordelte utgifter. De ulike gebyrene består av årsgebyrer og tilknytingsgebyrer. Fordelte utgifter er interne salg av tjenester og utstyr. Forskjeller i inntekter og kostnader salderes mot selvkostfond. Nedenfor tar vi med kommunens detaljerte modell for beregning av selvkost for vann og avløp ved årsregnskapene. Modellen er den samme for både vann og avløp. Vi har sett på årene 2006 til 2008. Selvkost innen tekniske tjenester - 15 - Eigersund kommune

Tabell 3-5 Selvkostregnskaper for vann og avløp i 2006-2008, Tall i tusen kroner, Kilde: Selvkostregnskaper utarbeidet av Eigersund kommune Vann Avløp 2006 2007 2008 2006 2007 2008 Direkte driftskostnader 6 046 6 870 7 474 6 092 8 486 7 494 Kjøpte tjenester 457 323 311 817 378 239 Kalk avskrivninger 3 213 3 094 2 981 5 851 6 025 6 173 Kalk renter 2 899 3 598 3 467 4 510 5 563 6 101 Kalk fradrag -685-778 -755-2 131-2 375-2 315 Tilleggsytelser 304 306 326 304 306 326 Støttefunksjoner 595 593 660 595 593 660 Gebyrgrunnlag 12 829 14 006 14 464 16 038 18 976 18 678 Årsgebyrer 9 344 12 331 14 034 12 384 16 006 19 407 Tilknytningsgebyrer 1 559 1 119 2 311 2 472 1 501 2 360 Andre inntekter 77 9 307 109 200 440 Fordelte utgifter 11 18-19 64 16 0 Gebyrer mv 10 991 13 477 16 633 15 029 17 723 22 207 Tilbakeføring "fond" 529 Bruk/avsetn fond -1 838 0 1 640-1 009-1 253 3 529 Resultat 0 529 0 0 0 0 Merk: Bruk/avsetning fond avløp er netto beløp. Kommentarer til de ulike utgifter/kostnader i gebyrgrunnlaget Direkte driftskostnader består av lønn og sosiale utgifter samt kjøp av varer og tjenester fra andre (og som inngår i kommunens tjenesteproduksjon). Kjøpte tjenester gjelder kjøp av varer og tjenester fra andre (og som erstatter kommunens tjenesteproduksjon). Det er i hovedsak fra private det gjøres slike kjøp. Kapitalkostnader (kalkulatoriske avskrivninger og renter) er kommunens årlige avskrivninger på eiendelene iht. den kommunale regnskapsforskriften 2 og med en kalkulert rente (alternativ kostnad) på restverdien til de investerte eiendelene. Tilleggsytelser og støttetjenester er beregnede kostnader for tjenester fra annet sted i kommunen. For nærmere informasjon om de ulike utgifter/kostnader, viser vi til kapittel 4. Selvkost rapportering til KOSTRA for vann og avløp Fra 2006 har kommunene rapportert til KOSTRA om den finansielle dekningsgraden og selvkostgraden for vann og avløp. Den finansielle dekningsgraden dvs. kostnadsdekningen ved gebyrene uten at det tas hensyn til bruk og avsetning av selvkostfond, var her i begge årene noe under 100 % både for vann og avløp. Dette skyldes at det for begge de to siste år har vært større kostnader enn inntekter ved vann og avløp. For selvkostgraden har Eigersund kommune rapportert 100 % dekning for både vann og avløp i 2006 og i 2007. 3.3.3 Selvkostregnskaper for de andre tjenestene Kommunen har ikke satt opp fullstendige selvkostregnskaper ved de andre tekniske tjenestene. Her er det bare spesifisert driftsutgifter og driftsinntekter (gebyrer mv) i årsbudsjettet og årsregnskapet, uten at det framgår hva som kan henføres til selvkost. Disse tjenestene har på langt nær de samme økonomiske konsekvenser for kommunen som vann og avløp har, men de er like fullt omfattet av retningslinjene for beregning av selvkost for kommunale betalings- 2 Kalkulatoriske avskrivninger er da det samme som de ordinære avskrivninger i kommunens balanse. Selvkost innen tekniske tjenester - 16 - Eigersund kommune

tjenester. I prinsippet skulle det da være satt opp samme detaljerte modell for beregning av selvkost som vann og avløp, for hver av de tekniske tjenestene her. Betydningen av å ikke ha det er formelt ikke stor så lange det ikke er prinsippvedtak om selvkost det viktigste for kommunen er da å påse at den ikke er over selvkost. Vi har selv på grunnlag av kommunens årsregnskaper i 2006 til 2008 satt opp en enkel oversikt over utgifter og inntekter ved de andre tekniske tjenestene. Her er det ikke tatt med tilleggsytelser og støttetjenester. Det er heller ikke tatt med kapitalkostnader (kalkulatoriske avskrivninger og renter), men på de nevnte områdene vil ikke dette være de store beløp. Det understrekes også at ikke alle enhetenes driftsutgifter er henførbare til selvkost, altså at de kan gebyrfinansieres. Det begrenser selvsagt muligheten av å balansere inntekter og utgifter de enkelte år og for de enkelte gebyrområdene. Mer om dette i teksten under tabellen. Tabell 3-6 Inntekter og utgifter for andre tekniske tjenester 2006-2008 (Tall i tusen kroner. Kilde: Årsregnskaper til Eigersund kommune) Året 2006 Plansaker Byggesaker Oppmåling Feiing Driftsutgifter 1 318 1 976 2 151 1 084 Driftsinntekter -468-3 202-1 901-980 Bruk/avsetn fond 0 0 0-104 Resultat 850-1 226 250 0 Året 2007 Plansaker Byggesaker Oppmåling Feiing Driftsutgifter 1 564 3 215 2 661 988 Driftsinntekter -374-2 192-1 428-963 Bruk/avsetn fond 0 0 0 0 Resultat 1 190 1 023 1 233 25 Året 2008 Plansaker Byggesaker Oppmåling Feiing Driftsutgifter 1 644 3 490 2 573 1 257 Driftsinntekter -391-2 482-2 171-969 Bruk/avsetn fond 0 0 0-288 Resultat 1 253 1 008 402 0 Kommentarer til utgifter i oversikten Driftsutgifter består av lønn og sosiale utgifter samt kjøp av varer og tjenester fra andre (og som inngår i kommunens tjenesteproduksjon). Ved de andre tekniske tjenestene er det normalt ikke kjøp av varer og tjenester fra andre (og som erstatter kommunens tjenesteproduksjon). Vi ser at byggesaker i 2006 hadde mye større driftsinntekter enn driftsutgifter. For de andre tjenestene og for de andre årene var driftsutgifter større enn driftsinntekter. Dersom vi ser gebyrområdene plan-, bygge- og oppmålingssaker i sammenheng, finner vi av tabellen over at kommunen har utgifter som er kr 5 983 000 høyere enn inntektene, når vi ser samlet over disse tre årene. Som nevnt vil det komme enda noe på toppen da vi har utelatt tilleggsytelser, støttetjenester og kalkulatoriske avskrivninger og renter. Spørsmålet er hvor mye av dette som kunne vært gebyrfinansiert gjennom et selvkostregnskap. Dette er delvis en politisk avveining mellom ulike kommunale formål som ved eventuell endring av praksis fordrer et prinsippvedtak i kommunestyret, slik som for vann og avløp. Dessuten fremkommer det at ikke alle utgifter ført på disse tre tjenestene gir et potensiale for merinntekter. Det er en del utgifter som ikke kan gebyrfinansieres. Administrasjonen nevner i den sammenheng følgende momenter: Selvkost innen tekniske tjenester - 17 - Eigersund kommune

Oppmålingskontoret er Eigersund kommune sitt Eiendomsskattekontor, og utfører bl.a. saksbehandling til Takstnemnda, Overtakstnemnda, oppmåling knyttet til utskriving av eiendomsskatt, arbeide med eiendomskatt, arbeide med ulike databaser og ajourhold av disse etc.. Disse oppgavene kan ikke gebyrfinansieres. Det vises til at det ved alle tre kontorer er oppgaver som en ikke har lov til å ta betalt for - selv om dette er tjenester innenfor direkte ytelser overfor bestiller. F.eks. kan en ved Plankontoret ikke ta betaling for tjenester ut over førstegangs behandling av reguleringsplaner. Annonsering og videre saksbehandling kan kommunen ikke ta betaling for, heller ikke en del rådgivning. Plankontoret har dessuten arbeid med gitte interne og kommunale planer, kommuneplanarbeider og beredskapsarbeide. Heller ikke disse kan inngå i selvkostgrunnlaget. Kontorene har representanter som må møte i ulike politiske møter - både knyttet mot enkelt saker og mer "generelle forhold" som vanskelig kan henføres til en sak direkte - og på den måten ikke kan viderefaktureres enkeltaktører. Ifølge opplysninger i administrasjonen er det gjort vurderinger ved oppmålingskontoret som viser et begrenset potensiale for økt gebyrfinansiering. Revisjonen mener kommunen bør ta en runde på tjenesteområdene for plan-, bygge- og oppmålingssaker og vurdere mulighetene for å bedre sin driftsbalanse gjennom økt gebyrfinansiering, og at dette skjer under en politisk prosess. Her foreligger det altså et behov for å regnskapsføre kostnader som er knyttet til de nevnte tjenesteområdenes selvkost. Vi viser her til Hå kommunes praksis, og neste avsnitt. 3.3.4 Opplysninger om selvkosttjenestene i noter til regnskapet Kommunen har ikke satt opp en note over selvkosttjenester i sitt årsregnskap. Den foreløpige kommunale regnskapsstandard nr. 6 om noter og årsberetning har tatt med flere noter utover de som følger av lov og forskrift. Slike noter tas med dersom de er vesentlige og nødvendige for å bedømme og få et fullstendig og utfyllende bilde av kommunens resultat og stilling ved årsskiftet. I den foreløpige standarden er det omtalt øvrige noter som normalt må anses som aktuelle og vesentlige. Dette er bl.a. note om selvkosttjenester. I noten skal det vises beregningen av gebyrfinansierte selvkosttjenester der kommunen fastsetter betalingen etter lov og forskrift, gjerne også med resultatet for av selvkostberegningen over flere år (antatt minst to år). Beregningen kan f.eks. inneholde oversikt over direkte kostnader, indirekte kostnader, netto kapitalkostnader og over- underskudd. Selvkost innen tekniske tjenester - 18 - Eigersund kommune

4 Kommunens rutiner og metoder for beregning av selvkost De betalingstjenester som vi i denne undersøkelsen gjennomgår, er underlagt en rekke lover og forskrifter. For vann og avløp setter kommunen opp fullstendige selvkostoversikter ved budsjett og økonomiplan og selvkostregnskaper i forbindelse med årsavslutningen. Kommunen bruker en detaljert modell for beregning av selvkost. Modellen er den samme for både vann og avløp og modellen har tatt utgangspunkt i KRD sine retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester (H-2140). Vår vurdering av selve modellen er foretatt med grunnlag i regnskapstall for 2007. Men for regnskapsåret 2008 har vi sett etter at det er brukt samme opplegg og modell som i 2007. For feiing har ikke kommunen satt opp fullstendige selvkostoversikter eller selvkostregnskaper. For plan-, bygge- og oppmålingssaker opererer kommunen ikke med selvkostprinsippet fullt ut (prinsippvedtak). I det nedenstående her er det derfor tatt utgangspunkt i administrasjonens rutiner og metoder for beregning av selvkost for vann og avløp. Våre vurderinger vil imidlertid kunne gjelde generelt i den grad kommunen vil bruke sin modell for beregning av selvkost for alle de tekniske betalingstjenestene. En detaljert framstilling av våre revisjonskriterier, dvs. lovgrunnlag og departementets retningslinjer, er lagt til vedlegget i rapporten. 4.1 Kommunens praksis Det som står nedenfor har tatt utgangspunkt i kommunens praksis for 2007. Men vi har også sett på kommunens årsregnskap for 2008 og beregningen av selvkost for 2008 (vann og avløp). Utenom en del justeringer for de prosentvise påslagene for interntjenester (tilleggsytelser og støttefunksjoner), er det ikke endringer fra 2007. Administrasjonen bekrefter dette. Det som står i punkt 4.1 er da også kommunens praksis for 2008 Vi har ellers ved regnskapsrevisjonen for 2008 spesielt foretatt direkte kontroller av kommunens føringsmåter. 4.1.1 Direkte henførbare drifts- og vedlikeholdskostnader De direkte driftskostnadene inkl. kjøpte tjenester utgjør ca. 16 millioner kroner eller omtrent 49 % av gebyrgrunnlaget for vann- og avløpstjenestene i 2007. For vann er andelen 51 % og for avløp er andelen 47 %. Det vises til tabell 3-5 foran. De klart dominerende direkte driftskostnadene er lønnsutgifter, varer og forbruksmateriell. Det meste her vil være utgifter til drift og vedlikehold av vann- og avløpsanleggene. Vi har i det følgende sett nærmere på enkelte av kostnads/utgiftsartene med fokus på fordelingsproblematikk. Det er også sett på hvordan kommunen har håndtert grensedragningen mellom investeringer og vedlikehold ved vann og avløp samt grensedragningen mellom veg, vann og avløp ved fellesprosjekter. Selvkost innen tekniske tjenester - 19 - Eigersund kommune

Direkte lønnsutgifter ved vann og avløp Det oppstår spørsmål om direkte fordeling av lønnsutgifter internt mellom vann- og avløpsseksjonen. I tillegg er det spørsmål om forholdet mellom vann- og avløpsseksjonen og andre deler av kommunen, blant annet forholdet til kommunens administrasjon. KRD sine retningslinjer omhandler deling av stillingshjemler i punkt 3.1 om kjerneproduktet: Det sies her at det er relevant å foreta en fordeling i de tilfeller hvor samme person utfører arbeid på flere tjenestesteder uten at der er foretatt noen formell fordeling av stillingshjemmelen. Fordelingen bør imidlertid ligge fast gjennom året og mellom år. Det sies videre at registrert tidsbruk vil gi den beste kalkylen, men at et anslag på prosent av årsverk vil være en rimelig nest-best løsning. Skjønnsmessig fordeling antas å gi marginale avvik sammenliknet med å registrere tidsbruken. Det blir derfor anbefalt at det brukes en skjønnsmessig fordeling. Kommunens praksis og rutiner (direkte stillinger ved vann og avløp) Administrative (merkantile) stillinger fordeles iht. skjønnsmessige vurderinger av tidsbruken. Beregningene blir vurdert i forbindelse med budsjettet for det enkelte år og også i forbindelse med årsregnskapet senere. Slike stillinger kan gå 100 % på vann eller avløp, eller fordeles med en prosentvis andel på vann og avløp. Det er også stillinger som fordeles mellom vann og/eller avløp samt andre tekniske enheter (innenfor kommunens miljøavdeling). Delte stillinger fordeles på sine fagområder via lønnskjøringen. 3 Personer som arbeider direkte på prosjekter med vann og avløp foretar timeregistrering av det de gjør. Vi viser ellers til punkt 4.1.2 som tar for seg indirekte kostnader hvor også delte stillinger omtales. Utgifter til kjøp av varer og tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon Kjøp av tjenester fra andre på vann- og avløpsområdet og som erstatter kommunal egenproduksjon er ganske så ubetydelig. Totalt er beløpet for 2007 på 700 tusen kroner eller 2 % av gebyrgrunnlaget (forholdsmessig ganske likt på vann og avløp). Vedlikehold ved vann og avløp, med avgrensning drift/vedlikehold vs investering Tabellen nedenfor viser spesifiserte utgifter til vedlikehold i årene 2005-2008. 3 I budsjett og økonomiplan for 2009-2012 er det for første gang budsjettert noen slike stillinger for seg i selvkostoversiktene. Kommunen opplyser ellers at det ved plankontoret og byggesaksseksjonen kun er personer som arbeider med enten plan- eller byggesaker, samt at oppmålingsseksjonen nå i 2009 arbeider med et oppsett hvor den enkelte sin lønn blir fordelt på hvilke oppgaver som utføres. Kommunen sier at dette siste vil kunne nyttes som mal også for plankontoret og byggesaksseksjonen. Selvkost innen tekniske tjenester - 20 - Eigersund kommune

Tabell 4-1 Oversikt over vedlikeholdsutgifter vann og avløp 2005-2008 Kilde: Regnskaper til Eigersund kommune (tall i kr) Vannforsyning - Ansvar 6820 2005 2006 2007 2008 Vedlikehold generelt 682 350 707 504 441 391 481 724 Vedlikehold maskiner/utstyr 9 524 0 9 857 4 896 Vedlikehold bygninger 181 801 415 097 287 570 286 147 Materialer til vedlikehold 1 384 796 1 200 985 1 566 628 1 747 302 Totalt vedlikehold 2 258 471 2 323 586 2 305 446 2 520 069 Avløp og rensing - Ansvar 6830 2005 2006 2007 2008 Vedlikehold generelt 461 011 942 011 1 775 865 1 028 967 Vedlikehold maskiner/utstyr 2 580 0 967 1 896 Vedlikehold bygninger 411 102 309 384 405 297 524 616 Materialer til vedlikehold 1 356 884 1 538 495 1 818 408 1 412 368 Totalt vedlikehold 2 231 577 2 789 890 4 000 537 2 967 847 Generelt om avgrensing drift/vedlikehold versus investeringer (med utgangspunkt i vann og avløp) Skillet mellom drift og investering bør vurderes i forhold til foreløpig kommunal regnskapsstandard nr. 4 om avgrensning mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet. Vi har tatt med en oppsummering av standardens innhold i vedlegg i kapittel 9. Vedlikehold skal føres i driftsregnskapet, mens påkostninger skal føres i investeringsregnskapet. Skillet mellom vedlikehold og påkostninger kan være noe flytende og må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Som vedlikehold anses utgifter som påløper for å holde eiendelen i samme standard tilsvarende som den var opprinnelig på anskaffelsestidspunktet. Utskifting av deler av en eiendel vil som hovedregel være vedlikehold. Som påkostning regnes tiltak som fører eiendelen til en annen stand eller en høyere standard enn den var opprinnelig. Planmessig rehabilitering/utskifting av ledningsnettet for vann- og avløp kan klassifiseres som påkostning. Dette vil for øvrig normalt være rehabilitering/utskifting av anlegg som er eldre enn den økonomiske levetiden (reinvestering). Kommunens praksis og rutiner (for vann og avløp) Kommunen sier at de i sin regnskapsføring mht. vann- og avløpsområdet følge den foreløpige kommunale regnskapsstandarden. Vi har for 2008 spesielt foretatt direkte kontroller av kommunens føringsmåte. Det ble ikke avdekket vesentlige feil ved denne revisjonen. Generelt om fordeling av utgifter ved fellesprosjekter for veg, vann og avløp Ved fordelingen av utgifter ved fellesprosjekter vil det måtte utøves et visst skjønn i vurderingene. Dette gjelder for fellesprosjekter hvor veg, vann og avløp er involvert ev. bare vann og avløp. For både vedlikehold og investeringer er fordelingsnøkkelen avhengig av hva som er hensikten med arbeidet. Fordeling av utgifter ved fellesprosjekter vurderes derfor i hvert enkelt prosjekt og det er utarbeidet fordelingsmodeller for vann og avløp. Det er vanlig at ledningsnettet innen vann og avløp fordeles etter en 30/70 eller 40/60 fordeling. Avløpsledningen ligger alltid nederst og får derfor den største utgiften ved graving av grøfter. Det synes ikke å være i bruk noen vanlige fordelingsnøkler mellom veg, vann og avløp ved opparbeidelse av veg og med samtidig nedlegging av vann- og avløpsrør. Men det vil som oftest foretas en konkret vurdering ved hvert enkelt prosjekt. Det bemerkes også at varer som direkte angår veg, vann eller avløp vil bli ført der. Selvkost innen tekniske tjenester - 21 - Eigersund kommune