Vedlegg 2: Prosjekt «Effektiv samhandling og forvaltning i hjelpemiddelverdikjeden» Ansvarlig: NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Arbeidssted: NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag, Trondheim NAV Hjelpemiddelsentral er et ressurs- og kompetansesenter innen hjelpemidler og tilrettelegging som bl.a. bistår landets kommuner innenfor hjelpemiddel- og tilretteleggingsområdet. Det er en hjelpemiddelsentral i hvert fylke, og samlet har disse til enhver tid et forvaltningsansvar for hjelpemidler på lager og til utlån til en verdi av i størrelsesorden NOK 8 10 mrd. Årlig omsetning i nye hjelpemidler beløper seg til ca. NOK 4,4 mrd. Det settes klare krav til forvaltningen av hjelpemidler, herunder anskaffelser, utlevering, innlevering, gjenbruk, men også til sikkerhet knyttet til hjelpemidlene samt kompetansekrav hos alle som håndterer hjelpemidler i verdikjeden NAV kommune - leverandører. En velfungerende hjelpemiddelforvaltning handler om hvordan kvalitet, sikkerhet, forvaltning og kompetanse ivaretas i hele verdikjeden til beste for bruker. Det er en betydelig utfordring å møte behovet for og krav til kunnskapsdeling, informasjonsflyt, opplæring og ivaretakelse av sikkerhet langs verdiaksen NAV Hjelpemiddelsentral leverandør kommune bruker. Det er tidligere gjennomført et pilotprosjekt med mål å kartlegge potensial og grunnlag for et hovedprosjekt, dette er ikke realisert. Status er at vi har god innsikt i og forståelse av problemstillingen og vi har forslag til mulig løsning. Gjennom bruk av innovasjonsstipendiat ønsker vi å få opp innovative løsningsforslag som først og fremst fremmer en bedre tjeneste, men som også bidrar til større effektivitet hos alle involverte parter og som ikke minst kan bidra til at vi evner å møte de utfordringene hjelpemiddelområdet, hjelpemiddelverdikjeden, kommunene og NAV står overfor i årene som kommer. Oppsummert - Vi har en svært godt utbygd og velfungerende hjelpemiddelforvaltning i Norge, men samtidig med betydelig behov for nye innovative løsninger. - Forvaltningen er kompleks, preget av mange aktører, fragmentert og til dels feil/ulik informasjon i verdikjeden - Det ligger ikke til rette for et sammenhengende internkontrollsystem i tråd med internkontrollforskriften - Rapporter fra Riksrevisjonen og DSB belyser med stor tydelighet et behov for omfattende systemforbedring - Det er en risiko for feil produkt, produktfeil, feil bruk og brukerfeil - Alle aktørene i verdikjeden har et betydelig potensiale for økt effektivitet, bedre sikkerhet, økt kvalitet og bedre tjenester for bruker. Utfordringsbildet Hjelpemidler og tilrettelegging er og blir i stor grad et viktig virkemiddel for å forebygge helse- og omsorgsbehov. I tillegg innvirker våre tjenester den enkeltes muligheter for mestring og deltakelse og dermed muligheter for å komme i, og stå i arbeid. En effektiv hjelpemiddelverdikjede vil derfor ha stor innvirkning både i et forvaltningsmessig perspektiv, et samfunnsperspektiv og i et brukerperspektiv. NAV HJELPEMIDDELSENTRAL SØR-TRØNDELAG // Postadresse: Postboks 2976 Sluppen // 7438 TRONDHEIM Besøksadresse: Brøttemsveien 105 // 7072 HEIMDAL Tel: 73 43 84 00 // Faks: 72 89 80 10 www.nav.no // nav.hjelpemiddelsentral.sor-trondelag@nav.no
Tross utfordringer har vi i dag totalt sett en velfungerende hjelpemiddelforvaltning. Imidlertid kreves det innovative løsninger om vi skal kunne opprettholde og utvikle dette videre. Endringer i våre omgivelser vil påvirke og legge nye premisser for våre tjenesteleveranser som i stor grad vil utfordre oss på tjenesteutvikling. Omverdensanalyser og andre relevante prognoser tilsier at vi vil møte flere store utfordringer i årene som kommer spesielt utfordrende blir den signifikante økningen i antall brukere: Antal brukarar 80000 70000 60000 50000 40000 30000 20000 10000 0 Talet på brukarar som får hjelpemidler pr år, framskriving til 2030, fordelt på aldersgrupper 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 0-19 år 20-59 år 60-69 år 70-79 år 80-89 år 90 år og over (Sigurd Gjerde: Arbeid og Velferd 2/2013) Framskrivinga tilsier en formidabel økning. I perioden 2012 2030 vil få en økning fra 130.000 til 185.000 brukere, en økning på hele 42,5%. I tillegg til sterk vekst i antall brukere, tilsier prognoser og analyser at vi også vil få en situasjon med følgende preg: - Økt krav til kompetanse i verdikjeden som følge av økt kompleksitet generelt, og til produktkompleksitet spesielt. Dette vil igjen sette et økt press på en velfungerende og sammenhengende verdikjede. Stikkord: Digital teknologi digital infrastruktur, elektromedisinske hjelpemidler, robotteknologi, computerstyring, velferdsteknologi. Spesielt vil vi understreke at digital teknologi i stor grad forutsetter en infrastruktur som må være sammenhengende på tvers av forvaltingsnivåer og aktører i verdikjeden. - Samtidig med økt kompetansebehov, vil kommunene (særlig i distriktene) få større utfordringer med å skaffe denne kompetansen. Dette vil gi et økt press på de andre aktørene i verdikjeden. - Strammere økonomi, økt krav til effektivitet - Økte forventninger og krav til kvalitet i tjenesteleveransene. - Økte krav til sikkerhet generelt, men også som følge av økt produktkompleksitet og økt antall brukere 2
I sum tegner status- og utfordringsbildet etter min vurdering et innovasjonsbehov med et betydelig potensial. I resultatområdet NAV Hjelpemidler og tilrettelegging består vårt målbilde av følgende hovedmomenter som angår verdikjeden: - Informasjonsflyten i hele verdikjeden, inkludert bruker, leverandør, kommune og NAV er sammenhengende og delbar for aktørene. - Riktig informasjon er til enhver tid (sanntid) tilgjengelig for alle i verdikjeden - Vi har, og kan gjennomføre en effektiv internkontroll i tråd med forskriften - Sikkerhet for bruker blir godt ivaretatt i tråd med de forskrifter som gjelder for dette - All relevant informasjon om hjelpemiddelet, herunder bruk av hjelpemiddelet er tilgjengelig på alment tilgjengelige plattformer - Alle hjelpemidler følges med èn identifikasjon i hele levetiden - Bruker er involvert og informert, og kan være aktiv mht. eget hjelpemiddel - Brukers integritet er ivaretatt gjennom sikre og velfungerende informasjonssystemer Skal vi få realisert et slikt målbilde kreves nytenking, innovative løsninger på tvers av forvaltningsnivåene/sektorene og problemløsning på tvers av leverandør, NAV og kommune. Status i dag NAV har til enhver tid et forvaltningsansvar for hjelpemidler på lager og til utlån, til en verdi av NOK 8 10 mrd. Årlig omsetning i nye hjelpemidler beløper seg til ca. NOK 4,4 mrd (også inkludert ortopedi, høreapparater, ørepropper, biler og biltilpasning). Med et slikt omfang settes det naturlig nok store krav til forvaltningen av hjelpemidler. NAV v/hjelpemiddelsentralene er også pålagt å ivareta et periodisk ettersyn av alle elektromedisinske hjelpemidler. Internkontrollforskriften er utvetydig mht. de krav som skal ivaretas, ikke bare til hjelpemidlets tilstand og sikkerhetsnivå, men også til den kompetansen alle som forestår hjelpemiddelformidling skal inneha. Omfang og innhold i det forvaltningsansvaret hjelpemiddelsentralene ivaretar er derfor svært omfattende og krevende. Riksrevisjonen og Direktoratet for Samfunnssikkerhet og Beredskap (DSB) har relativt nylig gjennomført tilsynsbesøk på hjelpemiddelsentralene; Riksrevisjonen i 2012/2013 og DSB i 2011/2012. Begge tilsynsrapportene påpeker vesentlige utfordringer for oss som resultatområde. Noen av de forhold som blir påpekt er bl.a. - Betydelige avvik ved lagertellinger. Det påpekes bl.a. manglende systemstøtte som ett av flere årsaksforhold til dette - Manglende oversikt over garanti på hjelpemidler. Riksrevisjonen bemerker at det er mangelfull systemstøtte på området, og at det dermed ikke finnes oversikter over når garantiperioden utløper for de enkelte hjelpemidlene - Generelt manglende systemstøtte på flere områder - Uoversiktlige systemer for utlån av hjelpemidler - Hjelpemiddelsentralen har ikke sikret at det kun er personell med dokumentert kompetanse som videreformidler sikker bruk av utstyr eller reparerer elektromedisinsk utstyr - Internkontrollen til kommunene og hjelpemiddelsentralen må samordnes - Sentralene mangler et helhetlig avvikssystem i tråd med internkontrollforskriften, og har med det ikke et fullstendig internkontrollsystem som sikrer at helse, - miljø- og sikkerhet blir ivaretatt på en systematisk og forebyggende måte 3
Vi bemerker at rapportene fra Riksrevisjonen og DSB i stor grad bygger på en vurdering av hjelpemiddelsentralene isolert sett, i mindre grad til hele den verdikjeden som hjelpemiddelsentralene inngår i. Dette må imidlertid ses i et helhetsperspektiv og relateres til de forhold som Riksrevisjonen og DSB påpeker overfor hjelpemiddelsentralene opp mot hele verdikjeden. Det bildet som da dannes gir både oss som en sammenhengende verdikjede og som enheter i NAV betydelige utfordringer. Vi har som resultatområde jobbet iherdig med å lukke avvik som følge av disse to rapportene. Samtidig ser vi en klar sammenheng mellom avvikene i rapportene og det forhold at vi som en av flere aktører i en verdikjede ikke har tilfredsstillende systemer for informasjonsdeling, kunnskapsdeling og forvaltning av hjelpemidler gjennom hele kjeden. I tillegg: Sett i lys av prognoser og kommende utfordringer på området, vil dette være en problematikk som vil forsterkes betydelig. Hjelpemiddelsentralene inngår i den nevnte verdikjeden sammen med bl.a. kommuner, leverandører og brukere. En velfungerende hjelpemiddelforvaltning handler derfor ikke bare om hvordan NAV ivaretar sitt forvaltningsansvar alene, men like mye om hvordan kvalitet, sikkerhet, forvaltning og kompetanse ivaretas i hele verdikjeden. Det er en betydelig utfordring å ivareta dette ansvaret på en tilfredsstillende måte. Mangelen av felles informasjons- og kunnskapsdelingssystemer forsterker denne utfordringen. Verdikjeden er derfor lite sammenhengende og koordinert, det ligger ikke til rette for et sammenhengende internkontrollsystem i tråd med internkontrollforskriften og sikkerheten for bruker kan i ytterste konsekvens bli redusert. Denne situasjonen gir også NAV store utfordringer mht. å drive en effektiv forvaltning. Forvaltningen av hjelpemidler preges av mange manuelle rutiner, fragmentert informasjon og til dels feilaktig informasjon. På denne bakgrunn gjennomførte NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag et forprosjekt i 2011 2012: «Effektiv samhandling i hjelpemiddelverdikjeden» med undertittel «Et prosjekt for å vurdere bruk av allment tilgjengelig teknologi i formidlingen av hjelpemidler». Forprosjektet avdekker både store svakheter i verdikjeden og et betydelig potensial i bruk av ens identifikasjon av hjelpemidlene ved hjelp av QR-koder og allmennteknologiske løsninger for å styrke verdikjeden og dermed legge 4
betydelig bedre til rette for både en god og effektiv forvaltning og en bedre kvalitet i tjenestene. Sluttrapporten fra forprosjektet beskriver både nåværende situasjon og et potensial og mulighetsrom for forbedring og utvikling. Det er dette potensialet vi ønsker å jobbe med videre. Kontaktinformasjon og søknad Send oss en kort beskrivelse av hvem du/dere er, bakgrunn, kompetanse og hvorfor dere vil være en relevant kandidat for oppdraget. Frist: 1. august 2015 Søknad sendes til: frode.selbo@nav.no, merket «Innovasjonsstipendiat i NAV» Har du spørsmål, kontakt Frode Selbo på frode.selbo@nav.no eller tlf. 907 87 157 5