MEETINGS INCENTIVE CONVENTIONS EVENTS - HORDALAND

MEETINGS INCENTIVE CONVENTIONS EVENTS - HORDALAND

1. MÅL OG RAMMER 1.1. Bakgrunn for MICE Hordaland 1 Medan Nordhordland, Hardanger og Sunnhordland dei siste åra har hatt fin utvikling innan ferie og fritidsmarknaden, har dei same regionane merka ein viss tilbakegong innan firmamarknaden. Det kan vera ymse grunnar til dette, men auka kapasitet innan kurs- og konferanse i byane på Vestlandet, samt nye båt og flyruter kan vera noko av grunnen til dette. Ein annan vesentleg faktor er og at næringa i område ikkje har vore flinke nok til å fanga opp nye trendar og sjå kva reelle mogelegheiter desse gjer i høve til dei eigne produkta som kan tilbydast aktørar innan bedriftsmarknaden. Samstundes som ein har registrert noko tilbakegong innan firmamarknaden, er vi og av den heilt klare oppfatning at områda har eit stort potensiale for god utvikling innan denne profesjonaliserte marknaden. Vi ser at områda har gode natur- og kulturmessige kvalitetar, som vil kunne gi kundane ein plusseffekt i høve til dei intensjonar dei har med arrangementa. Dette er og element som passar godt inn i høve til globale trendar. Vi har og stor tru på at regionane vil tena på å dra vekslar over regionsgrensene når ein skal byggja opp gode programkonsept. I dei tre områda har det også dei siste åra vorte bygd opp ein godt variert kapasitet for å kunna ta imot slike arrangement; dette tilbodet varierar frå dei små og intime reiselivsverksemdene som høver godt for mindre samlingar, til dei meir større og konvensjonelle kurs- og konferansehotella. Produktmessig utfyller dei tre områda kvarandre godt noko som er ein styrke for dette prosjektarbeidet. Auka fokusering på denne marknaden er og eit trekk i å gjera reiselivsnæringa i enno større grad til ein heilårsnæring både med omsyn til overnattings- og serveringsbiten og innan opplevingar som vert tilbydt. Dei siste åra har dei tre regionane gjennom ordninga med kompensasjonsmidlar for auka arbeidsgjevaravgift samarbeid tett. Den gode samarbeidskulturen som er utvikla, vil etter vår meining vera ein klar styrke for å oppnå gode resultat i dette prosjektet. 1.2. Prosjektmål Reiselivsnæring er ei betydeleg næringsgrein på Vestlandet. Når dei gjeld dei tre områda, er nok Hardanger det området med lengst og tyngst røter innan denne næringa, men og i Nordhordland og Sunnhordland er denne næringsgreina på sterk frammarsj. Vi ser og ennå tydlegare enn før at ein godt fundert reiselivsnæring er av avgjerande verdi for anna næringsverksemd. 1.2.1. Prosjektets hovudmål Prosjektet har følgjande hovudmålsetting; Gjennom målretta produktutvikling og marknadsføring, skal prosjektet i vesentleg grad auka den samfunnsmessige effekten av reiselivsnæringa i dei tre områda på heilårs basis. På dette viset skal lønnsemda i dei deltakande verksemdene styrkast. 1 MICE er den internasjonale nemninga for reiselivsarbeid retta mot bedriftsmarknaden MICE Hordaland 11.09.06 2

1.2.2. Prosjektets delmål I tillegg til prosjektet sitt hovudmål, skal satsinga føre til; Nye produktkonsept retta mot bedriftsmarknaden vert utvikla; I dette ligg både utvikling av nye produkt og evne til å sjå eksisterande produktelement inn i nye kontekstar retta mot reiselivsmarknaden. Auka kompetanse for dei verksemdene og områda som er med i prosjektet. Auka kvalitet på dei tenestene som vert tilbydt og på dette viset sikra at verksemdene får enda større grad av tilfredse kundar. Auka evne til samhandling på tvers av regionsgrensene. Med omsyn til produktutvikling vil vi peike på at det å kunna bruka eksisterande element, som gjerne sjølv ikkje definerer seg som reiselivsprodukt, inn i nye kontekstar, i høgste grad kan karakteriserast som produktutvikling. Likeeins vil det og vera av vesentleg betyding at ein gjennom prosjektet klarar å initiera til samhandling på tvers av regionsgrensene. På dette viset vil ein kunne utvikla gode produktelement som kan nyttast av alle, framfor at det vert utvikla bleike kopiar på fleire stader, 1.3. Rammer 1.3.1. Prosjektets tidsramme Prosjektet vert starta opp hausten 2006 og vil vera ferdig innan utgongen av 2008. I løpet av denne perioden har vi eit heilt klart håp om at resultata vert så gode at ei vidareføring vert finansiert av deltakarane sjølve. 1.3.2. Geografisk ramme Prosjektet er open for verksemder som finst i dei tre regionane. I tillegg til dette vil det vera aktuelt å tilby aktørar utanfor områda, men som har interesse av auka satsing mot bedriftsmarknaden i desse områda, vert trekte med. 1.3.3. Økonomi Det økonomiske vert omtala i eige punkt. Det er ei klar føresetnad at dei verksemdene som skal hauste vinst av dette prosjektet har vilje til å bidra både økonomisk og praktisk til at prosjektet lar seg gjennomføre. Ettersom det er stor skilnad mellom dei ulike typane verksemder, må denne deltakinga delast inn i kategoriar. Vi ser for oss følgjande inndeling; Kategori; Pr. år Total Større hotell (meir enn 75 rom) 30.000 60.000 Mindre hotell pensjonat 15.000 30.000 Transportverksemder 15.000 30.000 Attraksjonar/aktivitetslev 10.000 20.000 Målsettinga er å få min 30-40 verksemder med på prosjektet 2. OMFANG Prosjektets oppgåve er å driva produktutvikling og marknadsføring for å få fleire møter, kurs, konferansar, incentivegrupper og events lagt til regionane prosjektet omfattar. Det marknadsretta arbeidet vil hovudsakleg rette seg mot nasjonal marknad med særleg vekt på Vestlandet. Når det gjeld events og incetivemarknaden, vil arbeida verta retta mot utanlands marknaden gjerne i samarbeid med norske og internasjonale agentverksemder. MICE Hordaland 11.09.06 3

3. ORGANISERING 3.1. Ansvarsforhold 3.1.1. Oppdragsgjevar Oppdragsgjevar for prosjektet er Reisemål Hardanger Fjord AS, Nordhordland Reiselivslag og Samarbeidsrådet for Sunnhordland. 3.1.2. Prosjektansvarleg Prosjektansvarleg er Anne Marie Reistad, Nordhordland Reiselivslag. 3.1.3. Prosjektleiar Prosjektleiar er Kari Eik, Nordhordland Reiselivslag. 3.2. Øvrige roller og bemanning 3.2.1. Styringsgruppe Det vert oppretta ei styringsgruppe for prosjektet sett saman på følgjande vis; 1 representant frå kvar av regionane 1 representant frå deltakande verksemder i kvar av regionane Styringsgruppa fastlegg dei overordna handlingsplanar som prosjektleiar, prosjekt ansvarleg og anna personell i prosjektet skal utføre. Styringsgruppa møtest med jamne mellomrom (3-4 gonger pr år), men det avgjerande at prosjektet ikkje skal bli eit byråkratisk system. 3.2.2. Anna personell Prosjektleiaren sitt arbeid skal fokusera på overordna produktutvikling og marknadsføring. Prosjektleiaren skal og vera aktivt med i arbeidet i regionane, men for å sikra god framdrift i det lokale arbeidet skal det og nyttast lokale krefter for å utføra dette arbeidet. For å løysa spesielle oppgåver, kan det og vera aktuelt å knyta til seg spesialkompetanse på einskilde område. 4. BESLUTNINGSPUNKT OG OPPFØLGING 4.1. Styringsgruppemøte Møte i styringsgruppa fungerar som statusmøte. Styringsgruppe fastlegg prosjektet sin handlingsplan og til møte skal det rapporterast ihht fastlagt handlingsplan. 4.2. Beslutningspunkt Beslutningspunkt vert av praktiske grunner lagt til dei kvartalsvise styringsgruppemøta. Dokumentasjon ihht fastlagt plan. MICE Hordaland 11.09.06 4

5. RISIKOANALYSE 5.1. Kritiske suksessfaktorar Den kritiske suksessfaktoren ligg i om ein klarar å få tilstrekkeleg antall verksemder i dei tre regionane med på prosjektet. 5.2. Risikoevaluering Prosjekta har vore presentert i dei tre regionane og dette gjer oss sikre på at det er liten risiko for at vi ikkje når kritisk deltakarmasse. 6. KVALITETSSIKRING Prosjektet skal gjera alt som er mogeleg for å sikra at prosjektet vert gjennomført med høg kvalitet. Den daglege kvalitetssikringa vil skje gjennom den ordinere prosjektoppfølging som prosjektansvarleg og prosjektleiar skal utføre. Denne kvalitetssikringa vil styrkast gjennom møter i styringsgruppa. 7. GJENNOMFØRING Prosjektet er hovudsakeleg eit marknads- og produktutviklingsprosjekt. For å nå dei måla ein ønskjer med prosjektet, er det likevel viktig både å kartleggja mogeleg programelement i regionen og å styrke kompetansen i dei verksemdene som er med i prosjektet. Bygging av nettverk og utvikle samarbeid på tvers av regionsgrensene. 7.1. Hovudaktivitetar 7.1.1. Marknadsføring Ein heilt vesentleg del av arbeidet er å driva konkret marknadsføring av dei tre regionane som potensiell arrangementsstad for nye kundar. Målet her er å auka trafikken innan bedriftsmarknaden i regionane. Det vil bli utarbeida ein konkret marknadsplan. 7.1.2. Produktutvikling Produktutvikling vil vera heilt sentralt i forhold til å få auka trafikk frå bedriftsmarknaden til dei tre regionane. Prosjektet vil i mindre grad fokusera på produktutvikling som i prosjektet sin regi skal medføra fysiske investeringar. I den grad det er naudsynt å gjera fysiske investeringar, skal prosjektet påpeike kva som må gjerast og så vert det opp til deltakarverksemdene å gjennomføre naudsynte tiltak. Prosjektet kan yta hjelp til å innhenta naudsynte godkjenningar som må til i samband med konkrete investeringar og hjelpe aktuelle deltakarverksemder med utarbeiding av finansieringsplan. Produktutviklinga i regi av prosjektet vil verte gjennomførd på regionsnivå, men det vil vera avgjerande at denne delen vert koordinert på overordna nivå prosjektet. Dette skal sikra at det ikkje i for stor grad vert utvikla parallelle konsept i dei tre regionane og føra til at ein vert flinkare til å nytta ressursar på tvers av grensene. MICE Hordaland 11.09.06 5

Produktutvikinga må spissast i høve til dei forskjellige marknadssegmenta som prosjektet skal arbeida mot. Kundar som etterspør kurs-, og konferanseprodukt vil ha andre preferansar enn dei som er på jakt etter incentive/event program og dette må fangast opp av det arbeidet som skal gjerast. Eit vesentleg moment er og at det skal utviklast produktpakkar som skal bygge opp om at reiselivsnæringa i endå større grad vert ein heilårsnæring. Det konkrete arbeidet i regi av prosjektet vert delt inn i følgjande delar: Kartlegging av moglege programelement i kvar region. I dette arbeidet inngår både kartlegging av tilbod som allereie i dag fungerar reiselivssamanheng, kartlegging av produktelement som med enkle grep og kan fungera i reiselivssamanheng og utvikling av nye produktelement i tråd med internasjonale trendar og marknadens signaliserte krav. Pakking av programelementa saman med overnatting og transport i pakkar som kan vert tilbydd marknaden. Størstedelen av det konkrete arbeidet vil verta utførd i de tre regionane, men det vil verta lagt avgjerande vekt på at pakkane vert godt koordinert mellom regionane. Prosjektet har følgjande minimumsmålsetting for utvikling av produktpakkar i dei tre regionane; Region Kategori Haust Vinter Vår Sunnhordland Kurs/Konferanse 3 3 3 Incentive/event 2 2 2 Hardanger Kurs/Konferanse 3 3 3 Incentive/event 2 2 2 Nordhordland Kurs/Konferanse 2 2 2 Incentive/event 1 1 1 Prosjektet skal med andre ord minimum resultera i 39 konkrete produktpakkar. Pakkane vert bygd opp på eit vis som gjer at dei og skal kunne fungera sjølv om berre deleelement vert nytta. Slik vi ser det er det ein viktig innovativ del at noverande produktelement vert nytta inn nye settingar. På dette viset kan vi og nytta den unike natur- og kulturarv vi har i dei tre områda og vi får og forankra konsepta i det autentiske Hordaland. Dette handlar i stor grad av å få i gang nettverksprosessar der ein får augo opp for det spesielle i den enkelte tilbydars produkt og korleis dette kan nyttast inn i denne samanhengen. 7.1.3. Kompetanseheving Prosjektet rettar seg mot ein svært variert deltakarmasse. Røynsler viser at det kan vera stor variasjon innan den kompetanse den einskilde aktør har innan arbeid mot slike reiselivsmarknader. Dette gjeld i stor grad alle konsept som rettar seg mot incentive og events. Her vil det vera heil naudsynt med å tilby deltakarane kompetansehevingstiltak. 7.1.4. Nettverksbygging Eit vesentleg moment vil og vera å bygga opp nettverk som deltakarane kan ha nytte av både som deltakarar i prosjektet og som på eiga hand. MICE Hordaland 11.09.06 6

7.2. Milepeler Juli 06 September oktober 06 Oktober november 06 September - desember 06 Oktober november 06 Januar - mai 07 Februar mars 07 Mai desember 07 Januar 08 Februar april 08 Februar juni 08 August 08 Tilsettingsprosess Utarbeiding av innsalsmateriell deltakarverksemder. Innsal deltakarverksemder Tiltreding prosjektleiar. Produktkartlegging/produktbesøk/produktutvikling 3 regionar Tiltreding prosjektleiar. Produktutvikling/utarbeiding av produkt/marknadsmateriell Studietur på verksemdene i regionane (vert tilpassa framdrifta i prosjektet) Sal og marknadsføring Korreksjonar av produkt Evaluering Oppfølging tilbydarane og kundar Vidare sal og marknadsføring Evaluering og konklusjon 7.3. Kostnader & Finansiering Kostnader Lønn og sosiale kostnader 1 tilsett NOK 1.125.000 Reiser og møter NOK 300.000 Driftskostnader kontorhald NOK 450.000 Marknadsmateriell NOK 350.000 Kompetanseheving NOK 200.000 Produktutvikling NOK 675.000 *) Andre kostnader NOK 50.000 Total NOK 3.150.000 *) Finansiering Kompensasjonsmidlar 2005 NOK 1 500.000 Innovasjon Norge NOK 600.000 Eigenandel 2 NOK 1.050.000 Total NOK 3.150.000 Region Kurs/Konferanse Incentive/event Total Sunnhordland 100.000 175.000 275.000 Hardanger 100.000 175.000 275.000 Nordhordland 50.000 75.000 125.000 Total 250.000 425.000 675.000 Produktutviklingsarbeidet vil hovudsakleg skje gjennom arbeid som vert utført i dei tre regionane. Det er nytta ein timesats på kr. 375,- pr time. For Sunnhordland og Hardanger vil dette tilsei tilnærma 20% av eit årsverk. For Nordhordland sin del vil dette vera 12% av eit årsverk, men her er det grunn til å tru at lokaliseringa av prosjektleiarstillinga til Nordhordland vil oppveia denne fordelinga. 2 Beløpet inkluderer både eigendel frå verksemdene og innsats som eigarane av prosjektet legg ned. MICE Hordaland 11.09.06 7

8. SLUTTRAPPORT Sluttrapport for prosjektet vil vera klar innan utgongen av 1. kvartal 2009. Hordaland, 11.09.06 Kjartan Pettersen Annemarie Reistad Helge Møller Samarabeidsrådet for Sunnhordland Nordhordland Reiselivslag Reisemål Hardanger Fjord AS (Tlf 90 06 16 80) (Tlf 91 77 97 72) (Tlf 90 62 29 07) MICE Hordaland 11.09.06 8