Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget ved Høgskolen i Oslo og Akershus Møte nr. 2 2012 Dato: 7. desember 2012 Tid: Kl.09.30 Sted: Pilestredet Tilstede: Høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø Seksjonssjef Sven Olav Hagen HR-direktør Geir Haugstveit Seksjonssjef HR Gry Merethe Lutro (vara) Instituttleder Sidsel Ø. Grande Stedfortredende HVO Gro Røkholt (vara) Riccarda Pfeiffer (Forskerforbundet) Betty Jacobsen (Forskerforbundet) Gunn Harviken (NSF) Uten stemmerett: Seniorrådgiver Ingerid Wefring Assisterende direktør Torbjørn Eeg Larsen Anne Driveklepp Kjærnsmo, BHT Rådgiver Monica Johnsen Solhaug (referent) Forfall: Hovedverneombud Erik Dahlgren Rådgiver Henrik Thorsen og vara førstelektor Anne Karin Larsen Fakultetsdirektør Marja Lundell Sak 9/12: Godkjenning av dagsorden Dagsorden ble godkjent. Fem saker ble meldt inn under eventuelt. Sak 10/12: Orienteringer og meldinger Årsrapport HMS Ass. dir. Torbjørn Eeg Larsen orienterte om årsrapport HMS, hva rapporten peker på av høgskolens største utfordringer og tiltak høgskolen i det kommende året vil satse på. Det vises til vedlagte presentasjon. Det skal før jul avholdes en workshop om utvikling av beredskapsplan for HiOA og utarbeidelse av en overordnet risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS). Det settes fokus på, og er avsatt midler til, høgskolens beredskapsarbeid i året som kommer. Høgskolestyret behandlet årsrapport HMS på sitt møte i desember og fattet følgende vedtak: 1. Styret tar høgskolens HMS-rapport 2011/2012 til etterretning. 2. Styret ber om at det videre HMS-arbeidet intensiveres. 3. Styret ber også om en tilbakemelding om hvilke tiltak som enten er iverksatt eller som skal iverksettes. Det ble i AMU uttrykket bekymring for at høgskolen ikke har en beredskapsplan som ligger tilgjengelig på nettet. Ass. dir. informerte om at foreløpig beredskapsplan vil bli publisert på nettet i løpet av kort tid. 1
Verneområder i fakultetsadministrasjonen i fakultet for helsefag (HF) På sitt møte i september ba AMU om å bli orientert om verneområdeinndelingen i fakultetsadministrasjonen på HF. Seniorrådgiver Ingerid Wefring redegjorde for saken og informerte om at fakultet har hatt en grundig prosess rundt inndeling av verneområdene. Administrasjonen ved fakultetet blir inndelt i disse verneområdene: - Tilsatte i fakultetsledelse, stab, økonomi og HR i 10. et., P32 - Studieadministrasjonen i P50 - Studieadministrasjonen i P32 - Fakultetsadministrasjonen på Kjeller og i Sandvika. Verneområde blant UF-tilsatte ved fakultet for lærerutdanning og internasjonale studier (LUI) På møtet i september ba AMU LUI se på sine store verneområder blant de UF-tilsatte. Administrasjonen informerte om at arbeid er i gang. Fakultetet strever med å få tilsatte til å påta seg verv som verneombud. Orientering om integrasjonsprosess og arbeidsmiljø Ass. dir. Torbjørn Eeg Larsen informerte AMU om integrasjonsprosessen og oppsummerte hva høgskolen har arbeidet med i løpet av året som har gått. Enkelte medlemmer uttrykte bekymring for en økende frustrasjon ved studiested Kjeller, basert på tidligere dårlige erfaringer og mangel på informasjon. Høgskoledirektøren erkjente at informasjon og kommunikasjon er vanskelig. Et tiltak som nylig er iverksatt er «før-fredag», en møteplass for informasjon, dialog og debatt for alle tilsatte ved HiOA. Høgskoleledelsen ønsker også å bli invitert på personalmøter ved de ulike enhetene. Høgskoledirektøren viste for øvrig til bloggen sin, og ønsker tilbakemelding på hva som ønskes av informasjon fra de tilsatte. Flere uttrykket seg positive til ledelsens planer om å etablere systematisk opplæring av ledere. Lederne ved HiOA har stått og står overfor store utfordringer hvor det er særdeles viktig at lederne får støtte til å fungere optimalt, bl.a. ved målrettet opplæring. Innlegging av møtetider i kalenderen Høgskolen har hatt en praksis der vararepresentanter innkalles i alfabetisk rekkefølge dersom faste medlemmer og personlige vararepresentanter ikke kan stille på AMU-møtet. AMUs sekretær har rådført seg med Arbeidstilsynet, og dette er en praksis høgskolen ikke har anledning til å gjøre i henhold til regelverket. Stedfortreder er personlig og skal kun møte for sin faste representant i AMU. HMS-teamet ser behov for at vårens møter allerede nå legges inn i kalendrene til både faste medlemmer og vararepresentanter, og vil be om at disse skjermer tiden. HMS-teamet ønsker samtidig å sende en henvendelse til ledere med tilsatte som er medlemmer i AMU, for å informere om at det å sitte i, eller være vara til AMU, er et viktig verv som den tilsatte skal ha mulighet til å skjøtte. AMU stilte seg bak dette forslaget. Arbeidstakerrepresentantene ytret ønske om at AMU-møtene starter kl. 10.00, slik at arbeidstakerrepresentantene kan ha et formøte i forkant av AMU-møtet. I ettertid ser AMUs sekretariat at alle vårens møter er satt opp kl. 12.30 14.30. 2
Sak 11/12: Ombygging 2. et. P 46 Seksjonssjef og prosjekteier delprosjekt P46, Sven Olav Hagen orienterte AMU om saken. Institutt for estetiske fag har hatt lokaler i 2. et. i Pilestredet 46. Disse blir frigjort når Andrea Arntsens hus i Pilestredet 32 er ferdig. Deler av Fellesadministrasjonen skal disponere de frigjorte arealene i P46. Det tas sikte på å ferdigstille lokaler til Seksjon for opptak og veiledning 1.mars. De kan ikke flytte i opptaksperioden (fra ca. 1.mars og til utpå sommeren) og forsinket flytting for seksjonen, vil påvirke andre deler av omrokeringene i P46. Det legges mye vekt på brukermedvirkning i tiden fremover. Lokalene vil bli tilpasset i samarbeid med de berørte avdelingene og med interiørarkitekt. Som en start på dette arbeidet, ble det i slutten av november holdt et møte/foredrag med alle som skal flytte inn i 2. et. i P46. Det vil videre bli lagt opp til møter mellom avd./enhetene, interiørarkitekt og delprosjektgruppen i P46, der tegninger og skisser vil bli forelagt og drøftet med alle tilsatte. Representant fra BHT ønsket at BHT er representert på disse møtene og en delaktig part i prosessen før innflytting. Det ble uttrykt bekymring for at AMU-behandling av byggesaken kan forsinke fremdriften i prosjektet. Til det svarte administrasjonen at det er flere måter å behandle en byggesak på. Det kan om nødvendig innkalles til ekstra møte, eller legges opp behandling pr. e-post. AMU tar den vedlagte orienteringen til etterretning og ber om at fullstendig byggesak legges frem for utvalget før byggearbeidene starter. AMU ber om at HMS-leder sammen med hovedverneombudet forbereder byggesaken på bakgrunn av behovsanalyse, prosjektbeskrivelse (herunder beskrivelse av lederforankring og brukermedvirkning), tegninger og planbeskrivelse. Best mulig tilpasning til universell utforming skal vektlegges i utformingen av lokalene og sikkerhetsvurderinger må også være en del av byggesaksgrunnlaget. Sak 12/12: Avvikssystem Det innrapporteres svært få HMS-avvik, nesten-ulykker og ulykker ved HiOA. Avvikssystem er satt opp som et av høgkolens mål på HMS-området. Høgskolen trenger et avvikssystem for håndtering av avvik som bidrar til å identifisere avvik, som omfatter ulykker eller tilløp til ulykker, brann, branntilløp, personskader, skade på miljø samt materiell skade på gjenstander eller bygninger. HMS-teamet ønsker å starte et arbeid med tanke på utvikling av et elektronisk system for innmelding og håndtering av avvik, som kan benyttes både av de tilsatte og studentene. Dette arbeidet bør organiseres som et prosjekt, med bred deltakelse. AMU ber administrasjonen nedsette en arbeidsgruppe som skal arbeide med å etablere et elektronisk HMS-avvikssystem som skal håndtere innmelding, saksbehandling og rapportering samt ansvar i forhold til oppfølging av tiltak. Dersom det lar seg gjøre, bør innmelding skje gjennom en felles portal for alle typer avvik som både de tilsatte og 3
studentene kan benytte. Håndtering av HMS-avvik må sikre lederansvar og verneombudets medvirkning. AMU ber om at det legges frem fremdriftsplan og mandat for arbeidsgruppen på neste møte. Sak 13/12: Lokale arbeidsmiljøutvalg Arbeidsmiljøutvalget har mulighet til å opprette lokale arbeidsmiljøutvalg. Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning (gjeldende fra 1.1.2013): 3-14. Flere arbeidsmiljøutvalg i samme virksomhet I virksomheter med flere atskilte driftsenheter, kan arbeidsmiljøutvalget vedta at det skal velges lokale arbeidsmiljøutvalg for hver driftsenhet. Arbeidsmiljøutvalget for hele virksomheten fastsetter arbeidsoppgaver og beslutningsmyndighet for det lokale arbeidsmiljøutvalg. For øvrig gjelder forskriftenes regler om arbeidsmiljøutvalg. Arbeidsmiljøutvalget kan opprette underutvalg som skal behandle særskilte problemer (f.eks. attføringsutvalg, ergonomiutvalg mv.). Underutvalgene er rådgivende i forhold til arbeidsmiljøutvalget. Arbeidsmiljøutvalget kan likevel vedta at de enkelte underutvalg skal ha en viss avgjørelsesmyndighet. Arbeidsmiljøutvalget ved HiOA ønsker å tydeliggjøre fakultetenes og fellesadministrasjonens lederes ansvar for det daglige helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet, ved at det opprettes lokale AMU som arenaer for samarbeid om arbeidsmiljøspørsmål. LAMU er formelle organer som arbeider innenfor gjeldende lov- og regelverk og de rammene AMU setter, og som dokumenterer sin aktivitet og evaluerer sine resultater på samme måte som AMU. Høgskoledirektøren ba om å få legge saken frem for rektors ledermøte i begynnelsen av januar og at eventuelle tilbakemeldinger blir vurdert ved utarbeidelse av utkast til retningslinjer. AMU sa seg enig i innspillet. 1. AMU ønsker å opprette lokale arbeidsmiljøutvalg dersom fakultetene og fellesadministrasjonen anser det som tjenlig innenfor gjeldende lov- og regelverk og de rammene som AMU setter. 2. AMU ber høgskoledirektøren drøfte saken i rektors ledermøte i begynnelsen av januar. 3. Tilbakemeldinger fra rektors ledermøte og utkast til retningslinjer legges fram for AMU 14.februar. 4. Utkast til retningslinjer sendes på høring til fakulteter, fagforeninger og vernetjeneste samt fellesadministrasjonens avdelinger. 5. Saken legges fram til endelig vedtak 24.april. Sak 14/12: Frekvens medarbeiderundersøkelse AMU ble i forbindelse med møtet september bedt om å drøfte høgskoledirektørens planer for frekvens når det gjelder nye medarbeiderundersøkelser. 4
Medlemmene i AMU mener det er viktig at høgskolen gjennomfører systematiske medarbeiderundersøkelser og at det jobbes med disse over tid slik at det blir et godt sammenlikningsgrunnlag. Det er viktig at lederne har eierskap til prosessen og at det er dialog rundt resultatene. BHT mener det er klokt av høgskolen å gjennomføre medarbeiderundersøkelser annen hvert år. AMU støtter høgskoledirektørens fastsettelse av at ved HiOA skal medarbeiderundersøkelser gjennomføres hvert annet år, med neste medarbeiderundersøkelse vår 2014. AMU bes tatt med på råd når undersøkelsen skal planlegges og hovedverneombudet må trekkes aktivt inn i planleggingsarbeidet. Sak 15/12: Sykefraværsstatistikk 3. kvartal AMUs sekretær presenterte tallene for 3. kvartal. Statistikken er nå sortert på fakultet og i tillegg splittet mellom korttids- og langtidsfravær. AMU ønsker i neste møte tall fra 1. og 2. kvartal for å sammenlikne. Sykefraværet 3. kvartal ser normalt ut og ligger godt under sykefraværet på landsbasis tidligere kvartal. Sak 16/12: Eventuelt Velferdsgoder oppfattes ulikt stilt ved de to studiestedene, og stedfortredende HVO stilte spørsmål rundt hvordan de tilsatte ved begge studiesteder kan få like goder. Høgskoledirektøren informerte at det er nedsatte en gruppe som har sett på de ulike kulturtilbudene høgskolen tilbyr sine tilsatte. Det er skrevet en rapport som skal legges frem for på rektors ledermøte i desember. Gruppen har i sin rapport bl.a. kommet med noen forslag på hvordan man kan organisere kulturaktiviteter ved HiOA i fremtiden. Det vurderes å nedsette et velferdsutvalg. Høgskoledirektøren ønsket å komme tilbake til saken i AMU-møtet i april. AMU ønsker å få en sak om opprettelse av byggeutvalg i sitt møte i februar. Mangel på informasjon om forsinkelser i byggeprosesser, oppleves som frustrerende for de berørte tilsatte. Informasjonsplaner må utarbeides som del av byggeprosjekter. Det foreligger en intensjonsavtale med Bærum kommune for tilbud om studier i Sandvika. Høgskoleledelsen vil komme tilbake til dette og forbereder en sak til neste AMU. God IT-service er viktig for de tilsattes arbeidshverdag. AMU ber om at IT-direktør inviteres til neste AMU-møte i februar, og gir en orientering om service på IT-området, nå-situasjon og planer fremover. 5