Protokoll møte i politisk styringsgruppe INVEST Møtedato: 08.09.2009 Møtested: Steinkjer rådhus Tidspunkt: Kl. 13.00 Deltakere: Ole Tronstad, Bjørn Arild Gram, Henry Skevik Jon Arve Hollekim, Mari Holien Orienteringer: Besøk fra Hjelmeland kommune Kommuneoverlege Jekta Pauline Barnevern Mosvik kommune/invest Næringsfond SAKSLISTE: Saksnr Sakstittel 09/13 Innkjøpsfunksjonen, forslag felles ordning 09/14 Administrativ daglig ledelse av INVEST-samarbeidet 09/15 Politisk prosess behandling av DMS-saken Eventuelt Politisk styringsgruppe for INVEST Side 1 av 6
POLITISK STYRINGSGRUPPE INVEST Sak nr. 09/13 08.09.2009 Saksbeh.: MH Innkjøpsfunksjonen, forslag felles ordning Vedlegg: Rapport fra INVEST-arbeidsgruppe for INNKJØP, datert 07.07.09 Utkast til samarbeidsavtale mellom Steinkjer kommune og kommunene Inderøy og Verran vedrørende innkjøp av varer og tjenester Vare- og tjenestegrupper datert 18.06.09 Saksutredning INVEST har nedsatt en arbeidsgruppe for å utrede innkjøpsordningen for INVESTkommunene. Gruppen har bestått av: Elise Dahl, Verran kommune Andreas Farbu, Inderøy kommune Birger Asphaug, Steinkjer kommune. Mandat var å vurdere alternative innkjøpsstrategier og samarbeidsaktører rutiner knyttet til anbudsforespørsler vurdering av å innføre e-handelsløsning Dagens ordninger er kartlagt, og det er foretatt en vurdering av vare- og tjenestegrupper utfra hvilken ordning som synes mest hensiktsmessig. Birger Asphaug har i den administrative styringsgruppen redegjort for forslagene i rapporten fra arbeidsgruppa. INVEST-kommunene anbefales å inngå et innkjøps-samarbeid og utvide samarbeidet med Midt-Trøndelagskommunene, i særdeleshet Værnesregionen og Samkommunen. Samarbeidet anbefales å omfatte: anbudsprosesser inngåelse av rammeavtaler for nærmere bestemte varer og tjenester kompetanse-oppbygging innkjøpssamarbeidet med Midt-Trøndelagkommunene videreføres for aktuelle varegrupper det åpnes for faglig samarbeid med Nord-Trøndelag fylkeskommune. e-handelsløsninger ( egen prosjektgruppe for utarbeidelse av forprosjekt og hovedprosjekt) det etableres et ekstranett om anbud/innkjøp i INVEST-kommunene der relevant informasjon legges ut. Det er i Steinkjer kommune etablert en innkjøpskompetanse og -funksjon som kan være naturlig utgangspunkt for en ny samarbeidsavtale mellom kommunene. Arbeidsgruppen har med dette som utgangspunkt utarbeidet et forslag til en samarbeidsavtale basert på at Politisk styringsgruppe for INVEST Side 2 av 6
Inderøy kommune og Verran kommune kjøper innkjøpsfaglige tjenester av Steinkjer kommune, noe som også til dels i dag er praktisert. Vedtak: Forslaget til samarbeidsordning tas opp til behandling i den enkelte kommune. Politisk styringsgruppe for INVEST Side 3 av 6
POLITISK STYRINGSGRUPPE INVEST Sak nr. 09/14 08.09.2009 Saksbeh.: MH Administrativ daglig ledelse av INVEST-samarbeidet Vedlegg: Styringsdokument for INVEST Saksutreding Det interkommunale samarbeidet mellom kommunene Inderøy, Verran og Steinkjer har sin historie tilbake fra høsten 2002 da ordførere og rådmenn i samarbeidskommunene startet samtaler for å vurdere om det ville være hensiktsmessig å samarbeide om kommunal oppgaveløsning. Disse samtalene konkluderte med et ønske om å utrede mulige samarbeidsordninger nærmere med sikte på å etablere samarbeid på områder hvor kommunene seg imellom fant det hensiktsmessig, og på denne bakgrunn ble det i 2003 inngått en samarbeidsavtale. Det er siden blitt gjennomført utredninger om mulig samarbeid på flere områder, og også iverksatt formalisert samarbeid på enkelte av disse. Erfaringene har vist at det er ressurskrevende både å planlegge og gjennomføre de prosjektene som har vært aktuelle. Mangelen på tilgjengelige ressurser i utviklingsarbeidet begrenset framdriften. Det ble derfor i 2006 ansatt en prosjektleder for å koordinere arbeidet og forestå den daglige driften av prosjektene. Prosjektlederen har rapportert til den administrative styringsgruppen, og har også vært sekretær for den politiske styringsgruppen. Driften av INVEST og prosjektleder har vært muliggjort med finansiering av skjønnsmidler fra Fylkesmannen i Nord-Trøndelag. Dermed har man sålangt kunnet forlenge engasjementperioden for prosjektleder. Det er imidlertid fortsatt flere områder hvor det anses som nyttig å ha en dedikert ressurs på administrativ ledelse av INVEST-samarbeidet, og den administrative styringsgruppen anbefaler nå at denne stillingen endres fra engasjement til fast 100% stilling. Kostnadene til denne funksjonen vil være lønn, kontorhold, møtekostnader styringsgruppene og prosjektgrupper, samlinger administrativt og politisk og eventuelt videreføring av tillitsvalgtordningen. Politisk styringsgruppe for INVEST Side 4 av 6
Vedtak: 1. Det fremmes en sak til politisk behandling i den enkelte kommune om opprettelse av fast 100% stilling som koordinerende prosjektleder for INVEST-samarbeidet. 2. Stillingen utlyses eksternt. 3. Kostnadene knyttes til lønn prosjektleder (lønn m/sos.avg). Øvrige kostnader søkes dekket over ekstern prosjektfinansiering. 4. I saken legges det fram forslag til kostnadsdeling Politisk styringsgruppe for INVEST Side 5 av 6
POLITISK STYRINGSGRUPPE INVEST Sak nr. 09/15 08.09.2009 Saksbeh.: MH Politisk prosess behandling av DMS-saken Vedlegg: Revidert tidsplan for mulig behandling av DMS-saken Saksutreding Det vises til tidligere sak 09/11 vedrørende mer involvering og politiske prosesser, hvor det ble bestemt at det skal legges opp til en samling for Helsepolitikerne i forkant av behandlingen av saken DMS Inn-Trøndelag. Det legges opp til en behandling av saken i løpet av oktober i kommunestyrene og helseforetakets styre, se vedlegg mulige møtedatoer. Det bør allerede nå fastsettes tidspunkt for en slik samling, hvem som skal inviteres og agenda. Foruten at saksframlegget til DMS Inn-Trøndelag da legges fram, vil også prosjektlederne kunne delta for en gjennomgang av de enkelte delelementene i saken så som hvilke tjenester, organisering og økonomi. Vedtak: Det inviteres til en felles samling for helsepolitikerne i forbindelse med styringsgruppens fremleggelse og presentasjon av DMS-rapporten. Til samlingen inviteres helsepolitikerne, leder for brukerutvalg og øvrige interesserte fra kommunenes formannskap. Politisk styringsgruppe for INVEST Side 6 av 6