Referat, styremøte PCN 19. februar 2006 AGENDA Møteleder: Øyvind Carlsen 1. Konstituering/åpning av styremøte 2. Generalforsamlingen 2005 3. Terminliste 2006 Ansvarsfordeling 4. Forum 5. Classic 6. Medlemsarbeide 7. Samarbeidspartnere 06 8. Eventuelt 1. Konstituering/åpning av styremøtet Styret for 2006 består av: Øyvind Carlsen Per Olav Pedersen Svein Ånnestad Erik Langeland John B Roligheten Sjur Helstad Espen Aas Steinar Eilertsen Formann Nestformann/familieturer Sekretær: Medlemsregister/medlemskort. Økonomi. Baneansvarlig.. Turansvarlig. Forslag: Clubshop Forslag: Clubkoordinator - Valgkomite 2006: - Pål Brekke -Frode Flage Eriksen 2. Generalforsamlingen 2005 Regnskap 2005 Regnskapet var ikke revidert av valgt revisor for 2005. Regnskapet er således ikke godkjent. Ny revisor for 2006 ble glemt valgt. Vedtak Regnskap: Styret finner to personer i klubben som kan fungere som revisorer. Det er ikke nødvendig at disse er aut. revisorer. Klubben er heller ikke pålagt å ha revidert regnskap men finner dette ryddigst. Styret finner en person som kan fungere som revisor for sesongen 06. Kasserer lever ferdig revidert regnskap for 2005 på neste styremøte. Dagsorden på GF en: Innkomne forslag var etter valget på agendaen for Generalforsamlingen.
Forslag : Innkomne forslag flyttes til før valg. Forslag : Innkomne forslag skal behandles av det sittende styret på siste møte før GF en. Styret skal komme med innstilling til Generalforsamlingen om å vedta eller forkaste forslaget og begrunne dette for forslagsstiller. Etter sist generalforsamling har styret vedtatt å se på oppbyggingen av fremtidige generalforsamlinger for å få disse mer effektive. Saker som angår de oppmøtte medlemmene bør tas opp på et eksternt møte før selve generalforsamlingen. Eventuelt på agendaen for Generalforslaget. Forslag: Eventuell erstattes med et 2 1/2 times åpent medlemsmøte før generalforsamlingen. Begrunnelse: Medlemmene trenger muligheten til å fremme synspunkter for det sittende styret. Årsmøtet er ikke rette forum for eventuelt. Tidsrammen for GF en strekker ikke til. På Holmen var GF en ferdig 15 min før middagen. Eventuelt bør medlemmer også ha muligheter for å fremme sine synspunkter kanskje også i forbindelse med et treff eller en klubbkveld i sommerhalvåret. Valgkomiteen Valgkomiteen er ikke bare et tellekorps. Valgkomiteen skal også finne kandidater til styreverv og fremme forslag om disse for GF en. Forslag: PCN bør ha en Lov og regelkomite som lager instrukser og oppdaterer klubbens lover og regler. Vedtak : Sjur Helstad leder en komite bestående av Geir Espedalen og Stein Gilberg for 06-07 Komiteen bekreftes av neste styremøte. En instruks for valgkomiteen bør utarbeides. Instruksen for banekjøring bør kontrolleres (Ansvar. NBF-regler osv.) Kontroll av gyldig medlemskort for adgang til generalforsamlingen Styret for 2005 kom med forslag om dette på GF en, som avviste forslaget da det ikke var bekjentgjort i innkallingen. Forslag: Dette gjøres ved GF en for 2006. Det bekjentgjøres i innkallingen og gjennomføres ved en registrering ved inngangen til møtelokalet av valgkomiteen som også registrerer/ godkjenner og forkaster fullmakter. Samtlige vedtak er enstemmige i styret. 3. Terminlista Korrigert terminliste ligger nå på Web. Ansvar er fordelt. Arbeidet er vel i gang.
4. Forum Nåværende design forside og redaksjonelle sider er 99% i tråd med Porsches forrige designmal. Vi har nå blitt linket opp fra Porsches klubb-oversikt. Det har kommet et nytt design, der profilen for importører og klubbsider er den samme. Målsetning om å komme til det nye designet iløpet av året, men relativt lavt prioritert. FUNKSJON viktigere enn UTSEENDE. Bør holde oss så nært opptil Porsches standarder som mulig. Porsche har en gjennomtenkt profil for all utadrettet virksomhet, inkludert klubbene. For web har de veldig klare regler for både språk og visuelt uttrykk. De vil heller ikke ha sammenblanding av Porsche-navnet og -merket med andre ikke-sanksjonerte varemerker og forretninger. Dermed er det i utgangspunktet ikke ønskelig med for eksempel linker ut til ikke-offiselle Porsche-sider eller samarbeidspartnere. Klubben må også rydde opp i linkene på klubbsidene. Her skal det kun være linker til samarbeidspartnere og betalende fimaer klubben har avtale med, samt klubber og non-profit organisasjoner. Linker som ikke passer med profilen, kan evt. overføres til forumet. Fra generalforsamlingen ble det vedtatt at alle forum-brukere skal identifiseres med fullt navn, men dette var ikke et gjennomarbeidet forslag. Mange medlemmer ønsker ikke å ha fullt navn i et åpent forum. Det har også kommet mange meldinger til styremedlemmer og webmaster om at forumet har blitt for useriøst, preget av rykter, drittslenging og tull. Dette er ikke en ønskelig utvikling. Styret ønsker at forumet skal være nyttig og saklig og fritt for unødvendig støy. Styret vedtok å lukke forumet og kreve fullt navn. Det opprettes et åpent gjesteforum der ikke-medlemmer kan komme med spørsmål. Pål finner en teknisk løsning. Næringsdrivende tillates ikke å reklamere for sine produkter på forumet, utenom samarbeidsavtale. Næring utelukkes også fra kjøp/salg-sidene. Det ble foreslått å innskjerpe regelverket for foruminnlegg. Pål lager nytt forslag til forumregelverk som sirkuleres til styret i løpet av noen uker. Terminliste blir automatisert med web-basert påmelding for alle arrangement som krever dette. Under utvikling. Skal være klar innen utgangen av februar. Styremedlemmer bør presenteres med bilde på styresidene, så folk kan finne fram til dem på treff og møter. Enkel link for å kontakte. Har vi stor nok plass for bilder/film osv? Det er vedtatt at vi skal holde oss på dagens nivå når det gjelder å låne ut plass på server til medlemmer. Dette har sammenheng med ønske om kontroll på innholdet på sidene og manglende mulighet for styring av mediesider. Det opprettes et online medlemsregister med tilgang for styret. Dette registeret kan brukes mer aktivt i forhold til kommunikasjon med medlemmer etc. Dette vil planlegges videre og forsøkes implementert i løpet av sesongen. 5. Classic Redaksjonen utvides med Frode F. Eriksen, Rune 912 Melby og Steinar Eilertsen. Grunnet redaktørens sykdom vil det kun bli utgitt to utgaver av Classic i 2006. Det vil videre bli arbeidet mot tre eller fire utgivelser for sesongen 2007.
6. Medlemsarbeide Forslag til styret om å beslutte å utnevne et styremedlem til clubkoordinator. Steinar Eilertsen Forslag: Clubkoordinatoren har ansvaret for at alle rutiner i forbindelse med medlem innmelding/oppfølging/service. Forslag fra Steinar Eilertsen til ny medlemspakke: - Velkomstpakken vil inneholde følgende: - Klubblogo klistremerke - Velkomstbrev (standard wordmal, A5) Personlig velkomst? Velkommen i klubben Petter - Klubbhistorie (standard wordmal, A5) - Regelark for oppførsel i klubben, på treff og på forumet (standard wordmal, A5) Under her kommer også hvordan å bruke forumet, pålogging, avatar etc. - Medlemskort - Aktivitetskalender (standard wordmal, A5) - Oversikt over klubbeffekter fra club shop. (standard wordmal, A5) - PCN Konvolutt til utsendelse av velkomstpakke (A5) - Oversikt over styret og sentrale personer. Bilder? - Alt dette legges inn i en lekker A5-folder med PCN-logo på. Hvem har ansvaret for medlemsutsendelser? Er disse organisert til faste datoer for kostbesparelse? Ansvar for medlemskontakt: Svein Ånnestad Det utarbeides nytt medlemsmateriale til bruk ved innmelding og kontakt med medlemmene. Ingenting av velkomstmaterialet vil bli sendt før kontingenten er betalt. Innmeldinger sent på året (etter 1 okt.) vil automatisk medføre betalt medlemsavgift for året etter. Gjennomtrekk i klubben Svein Ånnestad: Ut i fra ferske tall ser vi at klubben har er betydelig gjennomtrekk av medlemmer? (ca.25% pr.år siste par år) Hvorfor? Hva kan vi gjøre for å beholde flere av dem som melder seg ut? Styret vil prioritere arbeidet med å finne ut av gjennomtrekken. Medlemskort I år vil medlemmene først få en giro. Da den er betalt vil klubben i retur sende et plast medlemskort med strekkode, navn og medlemsnummer. Medlemsbrev. Da Bulletinen ble besluttet nedlagt vil alle medlemmer få et brev med informasjon. Da påmelding til stevner og turer nå blir elektronisk vil det bli kontakttelefon til de enkelte arr. for de medlemmer som ikke har tilgang til internett. Brevet medfølger innbetalingsgiro for medlemsskap. Forslag om å innføre 1 års gratis medlemsskap i PCN i forbindelse med salg av biler hos våre samarbeidspartnere. (Porsche). Bør gi oss nye medlemmer på sikt.
- B2B for våre samarbeidspartnere. Lær å bruke bilen under trygge omgivelse osv. - Gjelder ikke for eksisterende klubbmedlemmer som er medlemmer fra før (innbytte) - Utarbeide ark A5 som leveres kunde med bilen. Ansvar. Steinar Eilertsen Verveskjema Forslag om å utarbeide et verveskjema (A5) for nye medlemmer som kan ligge hos våre samarbeidspartnere. (Kan selvfølgelig brukes av oss og medlemmer for øvrig. I regionene messer Øvrevoll osv.) Ansvar : Steinar Eilertsen Bilmesse Det jobbes med samarbeidspartnere for å få til stand på Gatebilmessa Lillestrøm Nov. 06 Fordeler: Vise hva vi står for. Være synlige for våre samarbeidspartnere (finne nye) Club-Shop Erik Langeland ser på prisnivå til butikksalg i Club Shopens kleskolleksjon. 7. Samarbeidspartnere Styret v / Formann jobber aktivt med å tegne samarbeidsavtaler med eksisterende og nye partnere i tiden framover. Ting er på gang. Rabattavtaler Eksisterende vil bli gjennomgått Nye vil komme. Søknad om redusert kontingent for ungdom under 18 år. Et av våre ivrige unge medlemmer har søkt om dette. Forslag: Halv årskontgent? Vedtak : Medlemsavgiften for medlemmer under 18 år settes til kr 250,- pr år.