Adresse Helse Sør-Øst RHF Pb 404 2303 Hamar Telefon: 02411 Telefax: 62 58 55 01 e-post: postmottak@helse-sorost.no Notat Til: Bente Mikkelsen Fra: Kristin W. Wieland Kopi: Dato: 5. mars 2009 Sak: Etablering av Felles Tjenesteleverandør for IKT Saknr.: Saksbeh.: Baste Amble Ansvarsdeling mellom helseforetakene og Sykehuspartner Bakgrunn Dette notatet er utarbeidet av arbeidsgruppen 1 som har fått i oppgave å tydeliggjøre grenseoppgangen mellom HF ene og Sykehuspartner etter etablering av ny felles tjenesteleverandør. Notatet tar utgangspunkt i tidligere styrevedtak, se styresak 109/2008 og vedlegg 1 til denne - Samlet fremstilling av tidligere vedtak. Notatet bygger på tidligere notater Roller og ansvar i applikasjonsforvaltning og Ansvarsdeling mellom Felles Tjenesteleverandør og helseforetakene gjennomgått i Strategisk IKT-forum (SIKT) 28.1.2009. Notatet har først vært på innspillsrunde hos IKT-lederne, PAS/EPJ-forum, møte med tillitsvalgte og direktørmøte. Basert på innspill fra de ovennevnte forumene ble notatet oppdatert av arbeidsgruppen 1 2.3, og fremlagt for innspill i IKT-ledermøtet 3.3 og behandlet endelig i SIKT 5.3. Notatet slik det nå fremstår er anbefalingen fra et samlet SIKT til ansvarsdeling mellom helseforetak og Sykehuspartner, som skal være førende for arbeidet med etablering av felles tjenesteleverandør IKT i helseforetakene og hos Sykehuspartner Formål Formålet med notatet er å tydeliggjøre ansvarsdeling mellom HF og Sykehuspartner for å sikre at det samme grensesnittet etableres i hele foretaksgruppen. Grensedelingen legger grunnlaget for mandatene for hhv. avgivende prosjekt, mottaksprosjekt og koordinerende prosjekt (hovedprosjekt) i forbindelse med etablering av felles tjenesteleverandør, og er derfor helt avgjørende for å komme videre. Grenseoppgangen har hatt følgende målsetting: At ansvaret for virksomhetsnære oppgaver ligger igjen i foretakene At felles tjenesteleverandør gjøres kraftfull nok til å ivareta god brukerstøtte 1 Morten Finborud HSØ, Baste Amble (Prosjektleder HSØ innleid fra Deloitte), Haakon Brænden SØ, Kenneth Solstrand RH (deltok ikke på arbeidsmøte 2.3), Hallgeir Lien SP (deltok ikke på arbeidsmøte 2.3), Frode Finne SP/SI, Arild Gjerdseth SP, Eli Stokke Rondeel (Prosjektmedlem innleid fra davinci) med revisjon av Kristin W. Wieland før utsendelse for innspill.. Helse Sør-Øst er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvar for spesialisthelsetjenestene i Vest-Agder, Aust- Agder, Telemark, Vestfold, Østfold, Buskerud, Oslo, Akershus, Hedmark og Oppland. Virksomheten er organisert i ett morselskap, Helse Sør-Øst RHF, og 15 datterselskap. I tillegg leveres sykehustjenester i regionen av privateide sykehus, etter avtale med Helse Sør-Øst RHF
At grensene settes slik at felles tjenesteleverandør vil medvirke til standardisering og felles utvikling på tvers av foretak At grensene settes slik at det ikke vil være behov for dublering av funksjoner, og at det dermed tilrettelegges for samlet kostnadseffektiv drift. Det er prioritert å trekke en tydelig grense mellom helseforetak og Sykehuspartner, siden det er denne grensedragningen som er vesentlig for å forberede virksomhetsoverdragelse til felles tjenesteleverandør pr. 1.9. Notatet beskriver derfor i liten grad ansvarsdelingen på premissgiversiden mellom RHF, HF og Sykehuspartner (de tre partene i Y-modellen). Prosjektet Operasjonalisering av premissgiverrollen vil utrede dette spørsmålet. Notatet omhandler heller ikke selve utformingen av bestillerfunksjonen i helseforetakene eller den kompetansen og kapasiteten som helseforetakene må bygge opp for å ivareta sitt ansvar for å utvikle virksomheten med IKT som virkemiddel. Grunnlaget for å utforme HFenes fremtidige IKT- funksjoner legges gjennom grensedragningen slik den er angitt i dette notatet, føringer for organisasjon og kompetanse som vil bli lagt i hovedprosjektet for etablering av felles tjenesteleverandør i Sykehuspartner, prosjektet for operasjonalisering av premissgiverrollen samt helseforetakenes egne vurderinger. Hovedprosjektet vil koordinere aktiviteter som gjøres i og av helseforetakene for å utformere helseforetakenes IKT- organisasjoner på dette grunnlaget. Notatet beskriver deling av oppgaver og roller på et overordnet nivå. Ytterligere detaljering vil utarbeides som en del av de pågående prosjektene. Premisser Styret vedtok i sak 039/2008: Styret slutter seg til følgende prinsipper for det videre arbeidet med å omstille og utvikle IKT funksjonene i Helse Sør-Øst: En felles tjenesteenhet for felles drift av IKT etableres for hele Helse Sør- Øst. En felles tjenesteenhet skal levere tjenester av felles karakter basert på omforente tjenesteavtaler (SLA). Som hovedprinsipp skal alle tjenester overføres til en felles tjenesteenhet og unntak skal dokumenteres og besluttes av premissgiver i henhold til vedtatte styringsmodell. Som hovedprinsipp skal altså alle IKT-tjenester overføres til ny felles tjenesteleverandør i Sykehuspartner. Overføring skal skje etter de prinsipper som angis i dette notatet. Eventuelle unntak skal dokumenteres og besluttes av premissgiver. Det førende prinsippet for beslutning om å gi unntak skal være de tilfeller der en overføring ikke vil støtte de overordnede målsettingene i omstillingsprogrammet for IKT. Det kan da gis unntak i forhold til applikasjoner eller tjenester hvor det ikke er formålstjenlig å overføre dette til Sykehuspartner. Det er et viktig premiss at Sykehuspartner ivaretar de funksjonsnære deler av sin forvaltning i tråd med HF enes behov, og at man ved etableringen opprettholder samme servicegrad som i dag. Sykehuspartner skal organisere seg slik at tett kontakt og nærhet mellom utførende ressurser og de kliniske brukermiljøene blir opprettholdt. Dette krever også riktig kompetanse i bestillerrollen. Side 2 av 5
Prinsippene for overføring gjelder uavhengig av hvor ansvaret for drift og forvaltning av applikasjoner er plassert organisasjonsmessig i helseforetakene i dag. Det vil måtte gjøres en særlig vurdering der universitetsansatte i dag etter avtale med helseforetak utfører arbeid innenfor det ansvarsområde som skal virksomhetsoverdras. Prinsippene for ansvarsdeling mellom HF og Sykehuspartner gjelder hele foretaksgruppen. For helseforetakene i tidligere Sør som overdro IKT-tjenester til nåværende Sykehuspartner da de ble etablert, må det gjøres en nærmere vurdering om den ansvarsdelingen som her trekkes opp får konsekvenser som på sikt vil innebære ytterligere overføringer til Sykehuspartner. Ansvaret for utvikling av nye tjenester tilligger premissgiver og bestiller i fellesskap. Hvordan anskaffelser og utviklingsprosesser skal styres og gjennomføres for å sikre den ønskede samordning, standardisering og uttak av synergier på tvers i foretakgruppen utredes i prosjektet Operasjonalisering av premissgiverrollen. Arbeidsoppgaver knyttet til ren programmering eller skreddersøm (egne ressurser eller leverandør) som utøves i HF ene, skal imidlertid overdras til Sykehuspartner Området telefoni, radio, alarmsystemer m.m. skal overdras til Sykehuspartner, men det er ikke avklart tidspunkt og omfang p.t. Det er under utarbeidelse en vurdering og anbefaling av dette, som skal besluttes av premissgiver så snart som mulig. For området medisinsk teknisk utstyr, har flere spilt inn at målsetningen bør være at også driftstjenester rundt dette på sikt overdras til Sykehuspartner. Dette er imidlertid et høyspesialisert og sammensatt område med store ulikheter i foretaksgruppen, og krever derfor nærmere utredning. Videre vurdering i forhold til hvordan dette spørsmålet bør håndteres fremlegges i forbindelse med utvikling av strategi og handlingsplan som skal legges frem for styret i annet halvår 2009. Ansvaret for kabling og spredernett tillegges den som sitter med ansvaret for drift og forvaltning av eiendom, i dag er dette helseforetakene. 1 Roller og ansvar i helseforetaket Helseforetaket skal ha ansvar for: Ledelse og styring av IKT i helseforetakene i henhold til Y- modellen, der bestillerrollen er særlig sentral Virksomhetsstrategi, virksomhetsforståelse, virksomhetsutvikling og lokal innovasjon Lokal porteføljestyring og prosjektledelse Budsjettansvar (driftsbudsjett) for tjenester knyttet opp mot Sykehuspartner Gevinstrealisering helseforetakene skal ihht. vedtak i styresak 67/2008 ha kompetanse og ressurser til å ta ut kvalitative og kvantitative gevinster gjennom strategisk utnyttelse av IKT. Side 3 av 5
Virksomhetsforbedring, lokal informasjonsarkitektur 2 (her vil det også etableres regionale og nasjonale føringer), design av forretningsprosesser, og samhandling Organisasjonsutvikling og endringsledelse Intern opplæring, hensiktsmessig anvendelse av IKT-løsningene Overordnet teknologiforståelse. HF skal ha tilstrekkelig forståelse til å understøtte virksomhetsforbedringer ved hjelp av teknologi Informasjonssikkerhet Databehandlingsansvar og styring av leveransene fra Sykehuspartner ved hjelp av databehandleravtaler og SLA'er Leverandøroppfølging av Sykehuspartner Omsette funksjonelle behov, krav og bestillinger innen gitte økonomiske rammer Lokalt systemeierskap (det vil for mange tjenester finnes både regionale og nasjonale systemeierforum som ivaretar felles systemeierskap for å sikre beste praksis, felles utvikling og standardisering på tvers av foretak) Med Systemeierskap menes: Systemeier har ansvar for den funksjonen eller det fagområdet hvor et IT-system anvendes. Det faglige ansvar for området omfatter også eierskap til de ITsystemene (applikasjonstjenestene) som benyttes i arbeidet på dette fagområdet. Systemeier har det overordnete ansvaret for bruken av applikasjonstjenesten og som kravstiller for videreutviklingen av tjenesten. Systemeier har ansvar for at applikasjonstjenesten understøtter de arbeidsoppgavene som systemet er ment for, og for gevinstrealisering i forhold til å nå de kvantitative mål og virksomhetsmål (eksempel mål i klinisk behandling) som bruk av tjenesten skal understøtte. Systemeier har ansvar for at arbeidsprosesser, organisasjon og rutiner samt applikasjonstjenesten spiller sammen for å sikre at oppgavene blir løst best mulig i forhold til både kvalitet og effektivitet. Systemeier beslutter hvem som skal ha tilgang til systemet og på hvilket nivå. Å teste funksjonalitet, godkjenne og følge opp endringer i applikasjonen. Å planlegge, godkjenne og gjennomføre avvikling av gamle systemer. Systemeier kan avtale delegering av arbeidet videre til systemansvarlig. 2 Tjenesteomfang for Sykehuspartner Overføring av tjenester Som hovedprinsipp skal alle IKT drifts- og forvaltningstjenester overføres til Sykehuspartner, eventuelle unntak skal dokumenteres og besluttes av premissgiver ihht. vedtak i styresak 039/2008. Roller og ansvar i Sykehuspartner 2 Ansvar for virksomhetsprosesser og informasjonsflyt er ofte omtalt som virksomhetsarkitektur eller foretaksarkitektur. Dette ligger under HF s ansvar Side 4 av 5
Sykehuspartner skal ha ansvar for: Å levere IKT driftstjenester basert på ITIL rammeverket (beste praksis for IKT drift) Drift og forvaltning av IKT-infrastruktur; eksempelvis datarom, nettverk, servere, lagring, backup/recovery, databaseadministrasjon, arbeidsstasjoner og skrivere Driftsforvaltning av applikasjoner og fysisk informasjonssikkerhet Brukerstøtte. Brukerstøtte skal leveres med tilstrekkelig grad av kjennskap til kjerneprosessen slik at tjenesten innehar et nivå som tilfredsstiller kravene fra helseforetakene og deres brukere. Sykehuspartner skal ha ansvar for å levere tjenester innenfor integrasjon av applikasjoner inkludert intern og ekstern meldingsformidling Programmering eller skreddersøm av applikasjoner overdratt fra HF ene Forvaltning av avtaler med underleverandører for de tjenestene som er overdratt til Sykehuspartner Applikasjonsforvaltning teknisk og funksjonell - sistnevnte i samarbeid med helseforetakene Med Sykehuspartners ansvar for applikasjonsforvaltning menes: Være kontaktperson overfor programvareleverandøren i det daglige Sikre at feilmeldinger og endringsønsker meldt til programvareleverandøren blir fulgt opp Etablere og vedlikeholde tilfredsstillende systemdokumentasjon Daglig oppfølging og vedlikehold av applikasjonen, slik som på bestilling fra helseforetaket å: o utøve parameterendringer o definere nye brukere o tilgangsstyring o vedlikeholde kodeverk og brevmaler o overvåke bruk av programvaren om funksjoner for dette finnes o uttak av rapporter o opplæring av Kundens personell Brukerstøtte Utarbeide og vedlikeholde generell brukerdokumentasjon Delta i Kundens oppfølging av superbrukere Følge opp nødvendig vedlikehold og utvikling av applikasjonen Installere og gjennomføre teknisk test av nye versjoner av programvaren Være oppdatert på teknisk utvikling som er relevant for applikasjonen Daglig oppfølging av vedlikeholds- og / eller servicekontrakt Side 5 av 5