Side 1 av 5 SAMLET SAKSFRAMSTILLING Arkivsak: 14/524 SAMLET SAKSFRAMSTILLING - KOMMUNESTRUKTUR - FREMDRIFT OG INVOLVERING Saksbehandler: Gisle Dahn Arkiv: 026 Saksnr.: Utvalg Møtedato 124/14 Formannskapet 09.09.2014 55/14 Bystyret 25.09.2014 Rådmannens innstilling: Rådmannen anbefaler at formannskapet legger saken frem for bystyret med følgende innstilling: 2. Involvering av folkevalgte, ansatte og innbyggere gjennomføres i hovedsak slik som skissert i rådmannens bemerkninger. Møtebehandling: Formannskapet behandlet saken i møte den 09.09.2014: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling: Formannskapet anbefaler at bystyret fatter følgende vedtak: Involvering av folkevalgte, ansatte og innbyggere gjennomføres i hovedsak slik som skissert i rådmannens bemerkninger.
Side 2 av 5 Bystyret behandlet saken i møte den 25.09.2014: Formannskapets innstilling ble enstemmig vedtatt. Bystyrets vedtak: 2. Involvering av folkevalgte, ansatte og innbyggere gjennomføres i hovedsak slik som skissert i rådmannens bemerkninger.
Side 3 av 5 SAKSUTREDNING: Bakgrunn: Ved behandling av sak 37/14 den 19.06.14 fattet bystyret følgende enstemmige vedtak: 1. Informasjon om status tas til orientering. 2. Sandefjord kommune ønsker å videreføre dialog med Stokke og Andebu kommune med de premisser som fremgår av vedtak i Stokke kommunestyre den 16. juni med sikte på å slå sammen kommunene. 3. Det legges frem en sak til bystyrets første møte etter sommeren om fremdriftsplan og prosess for involvering av folkevalgte, ansatte og innbyggere. Saken legges frem med bakgrunn i pkt. 3 i vedtaket for at bystyret kan ta stilling til ønsket fremdrift og prosess for involvering. Fremdrift: I møtene med Stokke og Andebu kommuner som har vært gjennomført med bakgrunn i formannskapets vedtak av 25. februar (sak 21/14) har det bl.a. vært drøftet alternative muligheter for fremdrift. Stokkes og Sandefjords representanter har ønsket en rask fremdrift hvor det legges opp til at kommunene, forutsatt kommunestyrenes vedtak i januar/februar, kan få godkjent en søknad i løpet av våren 2015 med sikte på sammenslåing fra 1. januar 2017. En mulig overordnet fremdriftsplan i samsvar med dette er skissert i vedlegg 1. Andebu kommunes representanter har ønsket at prosessen tar sikte på sammenslåing fra 1. januar 2018 forutsatt kommunestyrets vedtak i løpet av våren 2015. Forhandlingsutvalget har ikke endelig konkludert og vil drøfte fremdriftsplanen videre i løpet av høsten. I den skisserte fremdriftsplanen i vedlegg 1 er det lagt opp til ordinære kommunevalg i 2015, og et nytt valg for den sammenslåtte kommunen i 2016. Imidlertid har ikke forhandlingsutvalget vært kjent med brev fra departement av 26.08.14 (vedlegg 2). Her redegjøres bl.a. for mulighet for at kommunen kan slås sammen fra 2017 uten at det gjennomføres nytt valg i 2016 ved at felles kommunestyre for den sammenslåtte kommunen består av eller utgår fra de kommunestyrer som blir valgt i 2015. Involvering: Foreløpig har involveringsprosessene i Stokke og Andebu kommuner vært mer omfattende enn i Sandefjord. Media er en viktig kilde til informasjon, og spesielt Sandefjords Blad har hatt verdifull omtale av ulike forhold ved kommunene og av de møter og prosesser som har vært gjennomført. På Sandefjord kommunes hjemmesider er det nå lagt ut en samlet oversikt over relevant informasjon (http://www.sandefjord.kommune.no/politikk-og-innsyn/kommunesammenslaing). Her finnes bl.a. saksdokumenter til formannskap og bystyre, referat fra forhandlingsutvalgets møter, lenker til dokumenter fra sentrale myndigheter m.m. Kommunens facebook-sider vil ha nyheter om prosessen og det er lagt til rette for tilbakemeldinger fra publikum. Rådmannen har informert tillitsvalgte i kommunens hoved-arbeidsmiljøutvalg om hovedelementene i prosessen. For innbyggerne er det under planlegging et åpent temamøte på biblioteket, hvor noen nøkkelpersoner bl.a. fylkesmann, ordfører og folkevalgte blir invitert. Rådmannens bemerkninger:
Side 4 av 5 Rådmannen mener det bør være samsvar mellom en ønsket, realistisk fremdriftsplan og opplegg for involvering. Det er en forutsetning for å finne gode løsninger, at innbyggere, folkevalgte og medarbeidere får et godt eierskap til de beslutninger som tas. Dette tilsier at fremdriften ikke bør være så rask at god involvering blir vanskelig. Samtidig kan det være svært ødeleggende for gode prosesser dersom fremdriften er dårlig og ikke harmonerer med de forventninger som skapes gjennom involvering. Ikke minst i organisasjonsutviklingsprosesser har det vist seg at det er viktig for medarbeidere at det er stødig fremdrift og at viktige avklaringer ikke tar for lang tid. Etter rådmannens syn, bør Sandefjord legge stor vekt på Stokke kommunes holdning til fremdrift. Etter det rådmannen forstår, er det et klart ønske fra mange av Stokke kommunes medarbeidere om å få en avklaring på hvem kommunen skal slå seg sammen med. Også for viktige tjenester til Stokkes innbyggere fremstår det som viktig å få en snarlig avklaring, ikke minst gjelder det for utvikling av helsetjenester i henhold til samhandlingsreformens forutsetninger. Rådmannen vil også peke på at med en beslutning våren 2015 om å slå sammen kommunene fra 1. januar 2017 er det nærmere to år tilgjengelig til organisasjonsutvikling og forberedelse av en ny felles organisasjon. Dette bør gi tilstrekkelig tid til involverende prosesser, samtidig som prosessene kan ha nødvendig fremdrift. En prosess som strekker seg fra våren 2015 til 2018 vil kunne ha uheldige konsekvenser, for eksempel mht. rekruttering til nøkkelstillinger som blir ledige. På denne bakgrunn vil rådmannen anbefale at Sandefjord bør søke en prosess hvor avklaring skjer våren 2015 og kommunene slår seg sammen fra 1. januar 2017. Det bør drøftes videre i forhandlingsutvalget hvordan detaljer i prosessen bør legges opp, og det kan også være nødvendig med avklaringer av ulike forhold med fylkesmannen eller departementet. Gitt en slik overordnet fremdrift, vil rådmannen, etter dialog med ordfører, foreslå et opplegg for involvering frem til søknad sendes med følgende hovedelementer: Kommunens folkevalgte bør involveres ved at saken drøftes i partigruppene. Alle gruppeledere inviteres med til samling i oktober og vil der kunne påvirke både prosess og hva forhandlingsutvalget bør arbeide videre med frem mot en søknad. Formannskapets møter kan brukes som arena hvor ordfører og medlemmer i forhandlingsutvalget kan orientere formannskapets øvrige medlemmer og søke råd i sakene som er til drøfting. Når resultatet av forhandlingsutvalgets arbeid skal behandles, og bystyret skal ta stilling om grunnlaget for å sende en søknad om sammenslåing er til stede, bør det gjennomføres et eget bystyremøte, fortrinnsvis i januar/februar 2015, hvor kun kommunesammenslåing er på sakskartet. Kommunens ansatte bør holdes godt orientert om prosessene utover høsten frem til en eventuell beslutning om sammenslåing gjøres. Dette kan gjøres både ved bruk av kommunens nettsider og gjennom møter med tillitsvalgte og i arbeidsmiljøutvalg. Tillitsvalgte vil bli invitert med til gruppeledersamling i oktober og vil kunne gi viktige innspill til hvordan prosessen bør legges opp for å få et godt resultat. Kommunens innbyggere vil ha tilgang til mye informasjon om ulike sider ved prosessen og grunnlaget for en sammenslåing gjennom pressen og via kommunens
Side 5 av 5 hjemmesider. I tillegg bør det arrangeres et åpent folkemøte i bystyresalen, hvor det både gis informasjon og hvor det gis anledning til dialog og å stille spørsmål. I tilsvarende møter i Stokke og Andebu har fylkesmannen hatt en sentral rolle og ordførere fra kommunene har vært invitert til å delta. Et slikt møte bør følges opp med en spørreundersøkelse hvor innbyggernes syn på å slå kommunene sammen kan fremkomme. Rådmannen presiserer at dette er ment som hovedelementer, og at detaljer i medvirkningen kan justeres i henhold til de innspill som kommer. Ordfører bør ha handlingsrom til å kunne fastsette møtetidspunkter og andre elementer i prosessen, gjerne etter dialog med forhandlingsutvalget, formannskapet eller gruppeledere. Ikke minst vil gruppeledersamlingen i oktober, hvor også hovedtillitsvalgte stiller, kunne være en viktig arena for å definere gode prosesser videre. Rådmannen vil også understreke at straks en sammenslåing eventuelt blir vedtatt, blir det svært viktig med en mer omfattende involvering av ansatte enn hva som er skissert her. En rekke spørsmål som berører for eksempel ansattes rettigheter, tilsettinger etc. bør håndteres i samsvar med god forhandlingsskikk og innenfor de rammer som hovedavtalen og arbeidsmiljøloven trekker opp. Vedlegg: 1. Skisse til fremdriftsplan, datert 18.08.14. 2. Brev fra kommunal- og moderniseringsdepartement, datert 26.08.14.