Møtebok for Hakadal menighetsråd Møtedato: 12.11.2012 Møtetid: kl. 19:00 Møtested: Hakadal kirkestue Tilstede: Anne Hammer, Ingvar Jostein Svegården, Trine Nickoline Rogne Møller, Gunvor Støle Melsom, Jorunn Selnes, Ivar Østby, Torbjørn Olsen, Mona Kolberg. Meldt forfall: Merete Wilskog. Åpning: Bevertning: Innkalling: Referat: Gunvor Støle Melsom Gunvor Støle Melsom Godkjent Godkjent Saker Sak 046/12 Evaluering av frivillighetsfesten 31. oktober 2012 Onsdag 31. oktober 2012 hadde vi frivillighetsfest. Vi inviterte alle de 77 frivillige i Hakadal menighet og det var 40 som kom. Vi evaluerer festen. Det ble et fint arrangement. Arbeidsoppgavene ble fordelt i MR på forhånd på en god og klar måte Det ble igjen mye snitter. Bestillingen reduseres med 5 i forhold til antall påmeldte Sak 047/12 Møteplan for Hakadal menighetsråd våren 2013 AU har satt opp følgende forslag til møteplan for Hakadal menighetsråd våren 2013: - 14. januar 2013-11. februar 2013-11. mars 2013-8. april 2013-6. mai 2013-10. juni 2013 Vi ønsker også å fordele ansvar for åpningsord og bevertning
Hakadal menighetsråd fortsetter å ha mandag kl. 19.00 som møtetid og møtes følgende dager våren 2013: Når Åpningsord Bevertning 14. januar 2013 Ivar Østby Ingvar Svegården 11. februar 2013 Merete Wilskog Ivar Østby 11. mars 2013 Ingvar Svegården Jorunn Selnes 15. april 2013 Mona Kolberg Mona Kolberg 13. mai 2013 Trine Møller Torbjørn Olsen 10. juni 2013 Jorunn Selnes Gunvor Melsom Sak 048/12 Lyskors Det er kommet en henvendelse fra diakon, Randi M. Vilberg om muligheten for at også Hakadal menighet kan anskaffe et lyskors til kirken. Tanken er at dette korset kan benyttes til Allehelgensdag og andre anledninger da de ordningene vi nå har ikke fungerer så bra som ønskelig Haldor Ringstad inviteres til neste MR og bes om å redegjøre for planen for hvordan et lyskors kan lages Sak 049/12 Fordeling av ansvar juletrefest 28. desember 2012 Det nærmer seg juletrefesttid og vi må fordele ansvar. Det som må fordeles er følgende: Følgende ansvarsfordeling ble gjort til juletrefesten 28. desember 2012 kl. 17.00: Andaktsholder: Torbjørn Olsen Skaffe en liten ting til andaktsholder: Hvem spiller piano: Liv Sørensen (har svart ja) Hvem lager innbydelse, innen dato: Menighetskontoret / Torbjørn Olsen Annonse Varingen. Hvem og frist: Merete Strandberg, innrykk fredag 21. desember Innkjøp og pakking av poser: Fuglåsen Vel Innkjøp av saft og brus og hvor mye: Mona Kolberg og Ingvar Svegården Innkjøp blomster og gevinster: Mona Kolberg og Ingvar Svegården / MR (2 gevinster pr. medlem) Innkjøp servietter, lys, fakler, kaffefløte og loddbøker: Mona Kolberg og Ingvar Svegården Fruktkurv: Gunvor Melsom Lede festen: Torbjørn Olsen Julenisse: Roar Ramstad Ta imot inngangspenger: Større barn Selge lodd: Større barn Ansvar for vekslepenger og penger under festen: Ivar Østby Møte kl. 15.30 for å ordne jule bord osv.: Fuglåsen Vel? Opprydding: Alle Kaker: Gunvor Melsom. Mona Kolberg, Jorunn Selnes. I tillegg spør vi Fuglåsen Vel Ta med filtjulestjerne til pynt og papplodd til trekning: Ivar Østby
Sak 050/12 Offertildeling våren 2013 Hvert år mottar vi søknader om å få tildelt offer ved gudstjenestene. Vedlagt ligger de som har søkt om tildeling av offer i 2013. I samme dokument ligger også en oversikt over hvem som fikk tildelt offer i fjor. Hvem ønsker vi å tildele offer til våren 2013? Og når ønsker vi at de skal få tildelingen? Våren 2013 fordeles kollekten på følgende måte: 6/1 Egen menighet 20/1 Egen menighet 27/1 Bibelselskapet 3/2 Egen menighet 10/2 Egen menighet 24/2 NKSS 3/3 KFUK/KFUM Speidere Hakadal 17/3 Egen menighet 24/3 Egen menighet 28/3 Modum Bad institutt for sjelesorg 31/3 Egen menighet 7/4 IKO 21/4 Egen menighet barnearbeid 28/4 Egen menighet 5/5 NMS Misjonsprosjektet i Thailand 19/5 Egen menighet 26/5 Egen menighet barnearbeid 2/6 Kirkens bymisjon i Lillestrøm 16/6 Egen menighet 23/6 Egen menighet 7/7 De fire diakoniinstitusjoner 14/7 Egen menighet 21/7 Egen menighet Sak 051/12 Budsjett 2013 Budsjettet et menighetsrådets styringsdokument og må vedtas år for år. Det vil bli regulert underveis i året. Vi må sette opp et budsjett for Hakadal menighetsråds sitt arbeid i 2013. Hva ønsker vi å prioritere? Finnes det muligheter for å få inn mer penger til arbeidet vårt? Vedlagt ligger regulert budsjett for 2012 (jfr. Sak 033/12). Når det gjelder videre budsjettering og regnskapsføring må vi endre kontoplan. Det vil si at vi må benytte den kommunale kontoplanen. Konsekvensen av det er at vi i videre arbeid vil måtte for holde oss til noen andre poster når vi arbeider med økonomi samtidig som vi må finne en annen regnskapsfører. Anne Hammer som har ført regnskapet for oss har ikke tilgang til det regnskapsprogrammet som må til og ser at hun ikke har mulighet til å skaffe seg og lære seg det. Hun vil derfor avslutte regnskapsåret 2012 og vi må finne en ny regnskapsfører fra 2013.
Følgende budsjett ble utarbeidet for Hakadal menighetsråds arbeid 2013 Hakadal menighet Budsjett 2012 Regulert Budsjett 2013 budsjett 2012 K.nr Kontonavn 3010 Ofringer Hakadal Menighet -50 000,00-50 000,00-60 000,00 3060 Ofringer Eksterne formål - 35 000,00 3090 Videresendte offer 35 000,00 3090 ikke videresendt 3110 Veikirke -3 000,00-3 000,00-4 000,00 3115 Arrangementer -4 000,00 3120 Gaveinntekter -3 000,00-3 000,00-3 000,00 3140 Givertjenesten -30 000,00-30 000,00-30 000,00 Fra Kapitalen -36 700,00-40 450,00-19 500,00-122 700,00-126 450,00-120 500,00 4110 Barnearb.dåps.tro opplæring 12 000,00 12 000,00 10 000,00 4210 Ungdomsklubb *25 000,00 20 000,00 */**10 000,00 4220 Ungdomsleder 30 000,00 38 750,00 52 000,00 4325 Veikirke 3 000,00 3 000,00 3 000,00 4410 Diakoni 9 000,00 9 000,00 **9 000,00 4411 tilrettelagte gudstj 2 000,00 2 000,00 2 000,00 4530 Kurs Voksne 2 000,00 2 000,00 1 000,00 4715 Kirkemusikalske formål 15 000,00 15 000,00 **15 000,00 5710 Kirkekaffe etc 5 000,00 5 000,00 2 000,00 6315 Arrangementer 6 500,00 6 500,00 3 000,00 6320 Annonser 3 000,00 3 000,00 5 000,00 6420 gaver/blomster 3 000,00 3 000,00 5 000,00 6430 Gaver/Støtte Organisasjoner 1 000,00 1 000,00 0,00 6550 Utstyr kirke/kirkestua/kirkegården 5 000,00 5 000,00 2 000,00 6550 lysestake registrering verdier 6800 Kontorrekvisita 500,00 500,00 500,00 7770 Bank og kortgebyr 700,00 700,00 1 000,00 122 700,00 126 450,00 120 500,00 Underskudd * jfr. søknad fra InTro om støtte. Hakadal menighetsråd er imponert og takknemlig for det arbeidet som drives for våre ungdommer. Men menighetsrådet ser seg ikke i stand til å være like raus med tilskuddet i neste års budsjett. Utgiftene til ungdomsarbeider har økt betraktelig og menighetsrådet er opptatt av at utgiftene må vektes i forhold til størrelsen på menigheten -3/4 til Nittedal og ¼ til Hakadal. Støtten belastes konto for givertjeneste ** De merkede budsjettpostene er store i menighetsrådets budsjett. Hakadal MR ber derfor om at det fremlegges regnskap for 2012 der disponeringen av pengene dokumenteres Sak 052/12 Fortsettelse Kirkeordning etter 2013 - refleksjoner AU har jobbet litt med spørsmålene i heftet på side 22-25 og kommet med forlag til svar, som kan drøftes: Saksbehandler fyller ut svarene i skjemaet og videresender til kirkerådet
Meldingssaker Sak 000038 Nytt fra råd og stab Det er flere sykemeldinger i staben Sak 000039 Trosopplæringen er fullfinansiert Sak 000040 Skapene på galleriet er ferdige Klare til å fylles Sak 000041 Kirkekontoret har flyttet til 3. etg Midlertidige kontorer for flere i staben, og frem til 1. desember har ikke prestene kontor. Det må også ringes på ytterdøra for å komme inn til oss frem til 1. desember Sak 000042 Eventuelt For Hakadal menighetsråd Ingvar Svegården Leder Merete Strandberg Saksbehandler