Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet. Ephorte i Lier kommune. Terje Nes. Hovudoppgåve

Universitetet i Oslo Institutt for informatikk Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune Ein analyse med utgangspunkt i struktureringsteori Terje Nes Hovudoppgåve Juli 2003

Forord Forord Denne hovudoppgåva er skriven som ein del av graden Candidatus Scientarium ved studieretninga Informasjonssystemer ved Institutt for Informatikk, Universitetet i Oslo. Arbeidet med oppgåva har vore ein utfordrande og lærerik prosess. Mykje av dette skuldast min rettleiar Arild Jansen som på ein framifrå måte har motivert meg gjennom heile hovudfagsperioden med konstruktive tilbakemeldingar og gode råd for vidare arbeid. Dette har vore viktig både for tenkjeprosessen og resultatet av denne oppgåva. Takk til Lier kommune som har stilt seg til disposisjon for mine undersøkingar. Ei stor takk til edb-kontoret som har vore hjelpsame med å låne meg utstyr og som har gitt meg opphaldsplass i rådhuset, og til arkivfunksjonen for hjelp i samband med praktiske gjeremål. Takk også til dei som har teke seg tid til å stille opp i intervju og delta i spørjeundersøkinga mi i ein hektisk arbeidsdag. Særleg vil eg takke den tidlegare kommunearkivaren som har vore veldig hjelpsam, også i tida etter ho slutta i kommunen. Utan hennar hjelp hadde eg ikkje hatt tilgang til det datamaterialet eg har i dag. Eg vil og takke ErgoEphorma som har lete meg delta på brukarforumet og som har stilt opp i fleire intervju. Vidare vil eg takke medstudentar på lesesalen Parken som har gjort lange dagar litt kortare, og spesielt Jonas som har vore med på ein hektisk innspurt og vore til stor hjelp i samband med trykking av oppgåva. Eg vil og takke foreldra mine som har vist omsorg og støtte gjennom heile studiet. Til slutt vil eg takke mi kjære Eva Beate som har støtta meg og vist stort tålmod med ein fråverande og stressa sambuar i den siste fasen av oppgåveskrivinga. Forskningsparken, 31. juli 2003 Terje Nes Side i

Samandrag Samandrag Forskingsarbeidet i denne oppgåva har vore retta mot innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune. Ephorte vert ikkje brukt i den grad det er ynskjeleg frå fleire hald kommunen. For å finne ut korfor Ephorte ikkje vert brukt i den grad det er ynskjeleg, og korfor ulike grupper i Lier kommune brukar Ephorte i ulik grad har eg gjort ei innsamling av empirisk materiale som kan kaste lys over dette. Det empiriske materialet vert først sett i samanheng med teoriar frå forskingsfeltet CSCW for å vise korleis Ephorte styrer tilgang til delte informasjonsområde, kor viktig det er med ein kritisk masse for nytteverdien av systemet og samanhengen mellom arbeid og nytteverdi av systemet. Essensen i oppgåva er ein analyse av innføringa og bruken av Ephorte med utgangspunkt i struktureringsteori. Her viser eg korleis ulike strukturar vert bygde opp i samband med utviklinga og implementeringa av Ephorte og korleis desse strukturane påverkar eigenskapar ved Ephorte. Deretter viser eg korleis saksbehandlarane byggjer opp ulike teknologi-i-praksis-strukturar i sin kontinuerlege bruk av Ephorte avhengig av kva arbeidssituasjon dei er i, og korleis desse strukturane utgjer reglar og ressursar for bruk av systemet. Dette brukar eg til å forklare korfor Ephorte ikkje vert brukt i den grad det er ynskjeleg, og i ulik grad av ulike grupper. Side ii

Innhaldsliste Innhaldsliste FORORD... I SAMANDRAG...II INNHALDSLISTE... III FIGURAR... V 1 INNLEIING...1 1.1 MOTIVASJON...1 1.2 BAKGRUNN...1 1.3 PROBLEMSTILLING...1 1.4 TEORETISK RAMMEVERK...2 1.5 ORGANISERING AV OPPGÅVA...3 2 CSCW OG GRUPPEVARE...5 2.1 KVA ER CSCW OG GRUPPEVARE?...5 2.2 GRADER AV GRUPPEVARE...7 2.3 SKILNAD FRÅ TRADISJONELLE INFORMASJONSSYSTEM: KOMMUNIKASJON, SAMARBEID OG KOORDINERING...8 3 METODE...11 3.1 TO YTTERPUNKT: POSITIVISTISK OG HERMENEUTISK METODE...11 3.2 EI PRAGMATISK TILNÆRMING...12 3.3 VAL AV METODISK TILNÆRMING...13 3.4 TEKNIKKAR FOR DATAINNSAMLING...13 3.5 ANALYSE AV DATAMATERIALET...18 3.6 SVAKE SIDER VED DATAINNSAMLINGA OG ANALYSEN...20 4 RAMMEVILKÅR FOR SAKSBEHANDLING OG ARKIVERING...21 4.1 SAKSBEHANDLING...21 4.2 LOVER...22 4.3 ELEKTRONISK SAKSBEHANDLING STATEN SIN GENERELLE KRAVSPESIFIKASJON...26 4.4 NOARK-4...29 4.5 SAMANHENGEN MELLOM LOVENE, SGK OG NOARK-4...31 5 EPHORTE...33 5.1 UTVIKLAR OG LEVERANDØR...33 5.2 BAKGRUNNEN TIL EPHORTE...33 5.3 VIDAREUTVIKLING AV EPHORTE...34 5.4 STANDARDSYSTEMET EPHORTE...34 5.5 FORHOLD TIL NOARK-4...36 5.6 FORHOLD TIL SGK...36 5.7 BRUKSOMRÅDE FOR EPHORTE...37 5.8 ULIKE DATABASAR...41 5.9 INNFØRING AV EPHORTE HJÅ KUNDANE...42 5.10 ERGOEPHORMA SITT SYN PÅ NYTTEVERDIEN AV EPHORTE...43 6 LIER KOMMUNE...45 6.1 ORGANISASJONSMODELL...45 6.2 DEN ØKONOMISKE SITUASJONEN I KOMMUNEN...46 6.3 LIER KOMMUNE EIN DESENTRALISERT ORGANISASJON...47 6.4 ARKIVFUNKSJONEN...47 6.5 KOMMUNAR - HETEROGENE ORGANISASJONAR...48 Side iii

Innhaldsliste 6.6 SKRIFTLEGE DOKUMENT SOM DEFINERER SAKSBEHANDLING OG ARKIVERING...49 6.7 SAKSBEHANDLING I LIER KOMMUNE...50 7 VEGEN MOT EPHORTE I LIER KOMMUNE...53 7.1 IKT-STRATEGI OG IKT-HANDLINGSPLAN FOR LIER KOMMUNE 2000-2003...53 7.2 PROSJEKT SAK/ARKIVSYSTEM (SAS)...54 7.3 ARKIVPLAN...55 7.4 PROSJEKT FOR INNFØRINGA AV EPHORTE...58 7.5 OPPLÆRING OG BRUKARSTØTTE...64 8 LIER KOMMUNE SIN BRUK AV EPHORTE...73 8.1 UTBREIING...73 8.2 PRAKTISK BRUK AV EPHORTE...74 8.3 TEKNISKE PROBLEM...83 8.4 FORHOLD TIL TIDLEGARE/ANDRE SYSTEM OG ARBEIDSRUTINAR...85 8.5 ALTERNATIVE ARBEIDSMÅTAR...87 8.6 SYN PÅ NYTTEVERDI...88 9 ARKIVET SI ROLLE I LIER KOMMUNE...91 9.1 ARKIVANSVARET...91 9.2 ARKIVET I IKT-STRATEGIEN OG IKT-HANDLINGSPLANEN...91 9.3 PLASSERINGA AV ARKIVET...91 9.4 SAKSBEHANDLARANE SITT SYN PÅ ARKIVARBEIDET...92 9.5 KOMMUNELEIINGA SI ROLLE I ARKIVARBEIDET...94 9.6 FØLGJER AV MANGLANDE ARKIVERING OG JOURNALFØRING...95 10 EPHORTE I EIT GRUPPEVAREPERSPEKTIV...97 10.1 ER EPHORTE EI GRUPPEVARE?...97 10.2 STYRING AV DELTE INFORMASJONSOMRÅDE...98 10.3 KRITISK MASSE...99 10.4 ARBEID I FORHOLD TIL NYTTE...100 11 STRUKTURERINGSTEORI OG BRUK AV DENNE I TEKNOLOGISAMANHENG...101 11.1 STRUKTURERINGSTEORI...101 11.2 STRUKTURELL TEKNOLOGIMODELL...104 11.3 OPPBYGGING AV STRUKTURAR VED BRUK AV TEKNOLOGI...107 12 ANALYSE MED UTGANGSPUNKT I STRUKTURERINGSTEORI...111 12.1 UTVIKLING AV STANDARDSYSTEMET EPHORTE...111 12.2 LIER KOMMUNE SI FORSTÅING AV SAKSBEHANDLING OG ARKIVERING...113 12.3 IMPLEMENTERING I LIER KOMMUNE...115 12.4 BRUKEN AV EPHORTE...119 13 AVSLUTNING...131 13.1 SENTRALE FUNN...131 13.2 FORSLAG TIL KORLEIS FÅ EPHORTE TIL Å VERTE MEIR BRUKT...134 13.3 STRUKTURERINGSTEORI SOM RAMMEVERK...135 13.4 VIDARE FORSKING...135 REFERANSAR...137 VEDLEGG A SPØRJESKJEMA...143 VEDLEGG B DATATABELLAR...151 Side iv

Figurar Figurar Figur 1 - Gruppevarespektrum...7 Figur 2 - Tid-stad taksonomi...8 Figur 3 - Teknisk modell av eit saksbehandlingssystem [SGK, side 29]...28 Figur 4 - Teknisk modell av Ephorte...37 Figur 5 - Skjermbilete for saksopplysningar...38 Figur 6 - Skjermbilete for registrering av journalpost...39 Figur 7 Skjermbilete av utforskar med predefinerte søk og moglegheit for å definere nye søk...40 Figur 8 - Skjermbilete av søkeresultat...40 Figur 9 - Skjermbilete av skjema for standard søk...40 Figur 10 - Skjermbilete for avansert søk...41 Figur 11 Organisasjonskart henta frå Lier kommune sine internettsider [Lier kommune Organisasjonskart]...46 Figur 12 Syn på opplæringa før og etter innføringa av Ephorte...67 Figur 13 - Syn på superbrukarane...68 Figur 14- Forholdet mellom korleis ein opplevde opplæringa i systemet og kor vidt ein brukar det...70 Figur 15 - Forholdet mellom korleis ein opplevde opplæringa i systemet og kor vidt ein brukar det...71 Figur 16 - Forholdet mellom opplæring og oppfølging og syn på nytteverdi...72 Figur 17 - Bruk av Ephorte...73 Figur 18 - Bruk av Ephorte fordelt på stilling...74 Figur 19 - Kva Ephorte vert brukt til...74 Figur 20 - Tru på at ein i framtida vil motta saksbehandlingsdokument elektronisk...78 Figur 21 - Kva grad andre ikkje brukar systemet slik at det går utover eigen nytteverdi...81 Figur 22 - Grad av tekniske problem...83 Figur 23 - Syn på nytteverdi...89 Figur 24 Forholdet mellom syn på nytteverdi og i kva grad saksbehandlarane opplever at Ephorte støttar deira arbeid....89 Figur 25 - Syn på nytteverdi fordel på ulike område...90 Figur 26 - Dimensjonane i strukturen sin dualitet [Giddens, 1984, side 29. Eigne oversettingar]....104 Figur 27 - Strukturell teknologimodell [Olikowski 1992b, side 169]...106 Figur 28 - Oppbygging av teknologi-i-praksis [Orlikowski, 2000, side 410, eigne oversettingar]...108 Figur 29 - Utviklinga av Ephorte....112 Figur 30 - Strukturell teknologimodell over utviklinga av standardsystemet Ephorte....113 Figur 31 - Fullført saksbehandling i Lier kommune...114 Figur 32 Prosjektmedlemmane si deltaking i prosjektet...116 Figur 33 - Konsulenten si konfigurering av Ephorte...118 Figur 34 - Implementeringa av Ephorte i Lier kommune...119 Side v

Figurar Figur 35 - Strukturen Avgrensa bruk Teknologi-i-praksis...120 Figur 36 Strukturen Manuelle rutinar Teknologi-i-praksis...125 Figur 37 - Strukturen Nytte og kvalitet Teknologi-i-praksis...127 Figur 38 Strukturell teknologimodell over bruksfasen...129 Side vi

Innleiing 1 Innleiing 1.1 Motivasjon Denne oppgåva er skriven som ein del av mitt hovudfagsarbeid innanfor forskingsgruppa Informasjonssystemet ved Institutt for Informatikk ved Universitetet i Oslo. Denne gruppa si forsking er orientert mot empiriske studie av informasjonssystem. Fokuset er retta mot reelle organisasjonar og brukarane sine behov, samt konsekvensar av IT-løysingar og IT-infrastrukturar. Mitt interesseområde er praktisk bruk av informasjonsteknologi i organisasjonar, og kva faktorar som kan påverke slik bruk. Ein del av motivasjonen bak mitt forskingsarbeid ligg i mitt syn på at bruken av informasjonsteknologi vert påverka av meir enn eigenskapane til den tekniske løysinga som er implementert i organisasjonar. Også den organisatoriske konteksten vil spele ei sentral rolle i den praktiske bruken av informasjonsteknologi. 1.2 Bakgrunn Lier kommune er ein relativ stor organisasjon med om lag 1400 tilsette. Dette inneber alt frå teknisk personale til lærarar og sjukepleiarar, og til tilsette i administrative stillingar. I denne oppgåva vil fokus vere retta mot omlag 200 saksbehandlarar, verksemdleiarar og andre brukargrupper som sekretærar o.l. sin bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte. Ephorte er eit kombinert verktøy for journalføring, arkivering og saksbehandling, og kan brukast av både arkivpersonale, leiarar og saksbehandlarar. Systemet vert brukt av ei rekkje organisasjonar innan offentleg og privat sektor, og er eit standardsystem der ein gjer lokale tilpassingar etter behov. Ephorte har vorte innført i Lier kommune i fleire steg, og den første modulen vart innført den 15. november 2001. Sjølv om alle saksbehandling skal utførast i Ephorte har ikkje systemet vorte brukt i så stor grad som det er ønskt frå fleire hald i organisasjonen. 1.3 Problemstilling Kima til problemstillinga for denne oppgåva er å finne i motivasjonen for forskingsarbeidet. Eg har tru på at bruken av Ephorte vert påverka av meir enn eigenskapane til systemet. Eg vil derfor sjå på den organisatoriske konteksten til brukarane av Ephorte, og korleis denne påverkar deira omgang med systemet. Eit overordna mål vert å finne ut: Korfor vert ikkje Ephorte brukt i den grad det er ynskjeleg i Lier kommune? Side 1

Innleiing Ein har og opplevd at nokre grupper saksbehandlarar brukar systemet meir enn andre. Dette leiar over til eit anna mål for oppgåva, nemleg å finne ut: Korfor brukar ulike grupper i Lier kommune Ephorte i ulik grad? 1.4 Teoretisk rammeverk I utgangspunktet såg eg på Ephorte som ei gruppevare og meinte at bruken av systemet kunne forklarast utifrå funn som ein har gjort innanfor forskingsfeltet Computer Supported Cooperative Work (CSCW). Fitzpatrick, Tolone og Kaplan [1995] skriv at CSCW-fellesskapet kan delast opp i to dominerande forskingsretningar; ei sosial retning som studerer korleis personar arbeider i kooperative samanhengar, og ei teknologisk retning som studerer/praktiserer utvikling av system for å støtte slikt arbeid. Denne oppgåva vil fokusere på forskinga som kjem inn under den første retninga. Veldig mange forskarar har gjort funn som kan forklare korfor gruppevarer ikkje vert brukt i den grad det er ynskjeleg. Av desse funna kan mange sjåast på som eksempel på kva som kan gå gale eller korleis ein kan lukkast med å innføre gruppevaresystem av ulike typar i ulike organisasjonar. Andre forskarar brukar ulike teoriar som kan forklare korfor ulike gruppevarer vert brukt på ein bestemt måte. Ein av desse er Wanda Orlikowski som har teke utgangspunkt i Giddens sin struktureringsteori og teke i bruk denne teorien i teknologisamanheng. Etter å ha samla inn ein del data om saksbehandlarane i Lier kommune sin bruk av Ephorte såg eg at dei fleste funna frå CSCW-forskinga passa dårleg til å forklare bruken av Ephorte. Fleire av funna var gjorde i organisasjonar som var veldig ulike Lier kommune, og systema som var undersøkte var som oftast av ein helt anna type enn Ephorte. Det viste seg og at bruken av Ephorte ikkje kunne forklarast utifrå saksbehandlarane sitt forhold til samarbeid eller frå Ephorte sin funksjonalitet for å støtte samarbeid. I staden kom det fram at det var andre organisatoriske eigenskapar som var med på å påverke bruken av systemet. Eg valde derfor å konsentrere meg om å analysere bruken av Ephorte med utgangspunkt i Giddens sin struktureringsteori [Giddens, 1979, 1984], og Orlikowski sin bruk av denne teorien i teknologisamanheng [Orlikowski, 1992b, 2000]. Eg vil i denne oppgåva bruke dette teoretiske rammeverket til å skildre korleis strukturar vert produserte og reproduserte i samband med leverandøren si utvikling av Ephorte og i samband med implementering og bruk av Ephorte i Lier kommune, og korleis desse strukturane utgjer reglar og ressursar for utvikling, implementering og bruk av systemet. Side 2

Innleiing Med utgangspunkt i dette vil eg prøve å forklare korfor Ephorte ikkje vert brukt i den grad det er ynskjeleg, og korfor systemet vert brukt ulikt i ulike grupper. Sjølv om eg har gått vekk frå å bruke mange av funna frå forskingsfeltet CSCW til å forklare korfor Ephorte ikkje vert brukt i den grad det er ynskjeleg og i ulik grad av ulike grupper, vil eg likevel sjå på Ephorte i eit gruppevareperspektiv for å vise korleis Ephorte styrer tilgang til delte informasjonsområde, kor viktig det er med ein kritisk masse for nytteverdien av systemet og samanhengen mellom arbeid og nytteverdi av systemet. 1.5 Organisering av oppgåva Kapittel 2 inneheld ein kort presentasjon av forskingsfeltet CSCW og den tekniske løysinga gruppevare. Kapittel 3 skildrar mine metodiske tilnærmingar, kva framgangsmåtar eg har brukt i samband med datainnsamlinga, korleis eg har analysert datamaterialet og svake sider ved datainnsamlinga. Kapitla 4-9 inneheld det empiriske materialet. Dette inneber skildring av rammevilkår for saksbehandling og arkivering, Ephorte og Lier kommune. Vidare vil eg skildre kva som vart gjort i Lier kommune fram til ein implementerte Ephorte, korleis Lier kommune brukar Ephorte og korleis rolle arkivet har i kommunen. I kapittel 10 ser eg på Ephorte frå eit gruppevareperspektiv. Kapittel 11 presenterar Giddens struktureringsteori, og Orlikowski sin bruk av denne teorien i teknologisamanheng. Kapittel 12 inneheld ein analyse av innføring og bruk av Ephorte med utgangspunkt i struktureringsteori. Kapittel 13 inneheld ei oppsummering av sentrale funn, forslag til korleis ein kan få Ephorte til å verte meir brukt, ei vurdering av struktureringsteori som rammeverk for denne typen analyse og forslag til vidare forsking. Vedlegg A Spørjeskjema viser spørjeskjemaet som vart brukt i samband med datainnsamlinga. Vedlegg B Datatabellar inneheld tabellar som inneheld talmaterialet til diagramma i sjølve oppgåveteksten. Side 3

Innleiing Side 4

CSCW og gruppevare 2 CSCW og gruppevare Ein del av arbeidet i denne oppgåva vil falle inn under forskingsfeltet Computer Supported Cooperative Work (CSCW), eller på norsk edb-støtta samarbeid. Eg vil derfor skrive innleiingsvis om CSCW og generelt om den teknologiske løysninga gruppevare. Deretter vil eg skildre korleis ein kan gradere gruppevaresystem før eg forklarer nokre viktige skilnader mellom gruppevarer og tradisjonelle informasjonssystem. 2.1 Kva er CSCW og gruppevare? CSCW er eit omgrep som oppstod i 1984 [Grudin, 1994a]. Paul Cashman og Irene Grief organiserte eit seminar med deltakarar frå ulike disiplinar som alle delte interesse for korleis personar utfører arbeid, med fokus på korleis teknologi kan støtte dette arbeidet. Etter kvart vart mange forskarar og utviklarar trekt mot CSCW, og det vart eit eige forskingsfelt med eigne CSCWkonferansar. Forskingsfeltet voks fram som følgje av at kontorautomatisering, ei tidlegare tilnærming til gruppestøtte, var i ferd med å få mindre merksemd. Kontorautomatisering går ut på å forenkle arbeidsrutinane til einskildbrukarar gjennom applikasjonar som tekstbehandlarar og rekneark. Slike einbrukarapplikasjonar var ein suksess, og ein freista å integrere og utvide dei til å støtte grupper. Ein såg raskt at ein ikkje kunne utvide desse applikasjonane til å støtte gruppearbeid helt utan vidare. I tillegg til dei tekniske utfordringane stod ein også ovanfor utfordringar med å formulere gode krav til slike gruppestøttesystem. Ein måtte lære meir om korleis personar arbeider i grupper, og korleis teknologi påverkar slikt arbeid. Personar med ein teknologisk ståstad såg at dei kunne lære frå økonomar, sosiologar, antropologar, organisasjonsvitarar, pedagogar og alle andre som kunne kaste lys over gruppeaktivitetar. I tillegg til dette har systemutviklarar høve til å dele erfaringar med, og informere personar frå andre disiplinar om tekniske mogelegheiter. Sidan CSCW er eit forskingsfelt som består av forskarar og utviklarar frå ei rekkje ulike fagfelt vil definisjonen og innhaldet i omgrepet CSCW vere diskutert. Definisjonane vil variere etter kva ståstad forskarane har. Schmidt og Bannon definerer CSCW slik: CSCW bør bli sett på som ein freistnad på å forstå naturen og krava til samarbeid for å kunne designe datamaskinbaserte teknologiar til å støtte samarbeid [referert frå Schmidt og Bannon, 1992, side 9, eiga oversetting] Denne har sidan blitt teken i bruk av mange forskarar. Definisjonen til Schmidt og Bannon er fokusert på samarbeid og ikkje på arbeid generelt. Suchman [1989] har ei svakare definisjon av CSCW: Side 5

CSCW og gruppevare Design av edb-basert teknologi med eksplisitt vektlegging på den sosiale praksisen til dei framtidige brukarane [referert frå Schmidt og Bannon, 1992, side 9, eiga oversetting]. Denne definisjonen legg meir vekt på arbeid generelt. Dei ulike perspektiva til dei involverte i CSCW-forskinga gjer at ein må flette ulike problem og syn. Ein får dermed eit meir fruktbart forskingsfelt der ein kan studere verknader utover sitt eige fagfelt. Ein kan studere indirekte effektar, slik som bruk av applikasjonar utvikla for individuelle brukarar i grupper eller organisasjonar, korleis programvare utvikla for å støtte grupper kan påverke individ og er brukt i ulike organisatoriske kontekstar, eller korleis system som er utvikla for å støtte organisatoriske mål vert brukt av individ, grupper og i prosjekt. Individ, grupper, prosjekt og organisatoriske aktivitetar er fundamentalt samanfletta [Grudin, 1994a]. Omgrepet CSCW vert i hovudsak brukt om forskingsfeltet, men i faglitteraturen kan ein og finne døme på at ein nyttar omgrepet i samband med dei teknologiske løysningane, gjerne i samband med andre omgrep som t.d. cscw-system [Schmidt og Bannon, 1992]. Vidare i oppgåva vil eg, for å unngå å forvirre lesaren, nytte omgrepet gruppevare om verktøy der ein nyttar teoriar frå CSCW-forskinga. På same måte som forskingsfeltet CSCW er gruppevare definert ulikt, alt etter kva ståstad ein har. Ellis, Gibbs og Rein definerer gruppevare som: edb-baserte system som støtter grupper i arbeid som har ei felles oppgåve (eller mål), og som tilbyr eit grensesnitt til delte omgjevnader [Ellis, Gibbs og Rein, 1991, side 40, eiga oversetting] Her er omgrepa felles oppgåve og delte omgjevnader veldig sentrale. Dersom det ikkje støttar felles oppgåver er systemet, i følgje denne definisjonen, ikkje gruppevare. Johansen [1988] definerer gruppevare som programvare for små og fokuserte grupper, og utelet med dette system som støttar arbeid på organisasjonsnivå. Ciborra på si side skriv at: ordet gruppevare består av to element, gruppe og vare. Det sosioorganisatoriske elementet gruppe viser til ein kollektiv måte å arbeide, samhandling og det fortrulege ved å stå saman og dele. Det tekniske elementet vare viser til verktøyet, eller det kunstige. Omgrepet gruppevare skal knyte saman den menneskelege og den kunstige verda [Ciborra, 1996, side 4, eiga oversetting] Side 6

CSCW og gruppevare Denne definisjonen er veldig open, og seier ikkje noko om storleiken på gruppa. Dersom eit verktøy kan hjelpe ei gruppe i å samhandle vil det i følgje definisjonen til Ciborra vere ei gruppevare. Definisjonen legg veldig stor vekt på det organisatoriske aspektet ved eit gruppevaresystem. Dei teknologiske løysningane er eit grunnlag for, men ikkje avgjerande for om verktøyet vert brukt til gruppearbeid. Dersom brukarane fungerer som ei gruppe der kollektivt arbeid og samhandling står sentralt, og ein er fortruleg med å samarbeide og dele vil ein kunne utnytte det potensialet teknologien gir. Gruppevare vert dermed ikkje berre ei teknisk løysning, men ein kombinasjon av teknologi og organisatoriske eigenskapar. 2.2 Grader av gruppevare For å unngå det kunstige skiljet mellom kva som er gruppevare og kva som ikkje kan kallast gruppevare, kan ein tenkje seg ulike grader av gruppevare utifrå ulike kriterium. Ellis, Gibbs og Rein [1991] viser til to ulike inndelingar ein kan bruke. Den første inndelinga er gruppevarespektrum (Figur 1) der ein plasserer system ut frå ein felles oppgåve-dimensjon og utifrå ein delte omgjevnader-dimensjon. Felles oppgåve Låg Eks: hotellsystem Høg Eks: felles dokumenteditor Delte omgjevnader Låg Eks: e-post Høg Eks: møteplanleggjar Figur 1 - Gruppevarespektrum Den første dimensjonen seier noko om kor vidt ein nyttar systemet til å utføre felles oppgåver. Eit system som vert nytta til å bestille rom på eit hotell kan brukast av fleire personar, men desse vil ikkje kommunisere seg imellom i systemet. Eit slikt system vil verte plassert lågt i gruppevarespektrumet. Ein dokumenteditor der fleire brukarar kan redigere eit felles dokument vil derimot stå høgt på gruppevarespektrumet. Den andre dimensjonen seier noko om i kva grad systemet tilbyr delte omgjevnader. E-post vil i seg sjølv stå lågt på gruppevarespektrumet. Ein kan sende e-post frå ein type klient til ein annan, og ein treng ikkje å ha dei same omgjevnadane. Men eit e-postsystem kan og tilby delte omgjevnader internt i ein organisasjon. Brukarane vil ofte nytte same e-postsystem, og ein kan ha sentralt styrte adresselister o.l. Nokre e-postsystem kan og vere integrert med Side 7

CSCW og gruppevare andre funksjonar, slik som møteplanleggjarar. Dei vil då ha ein høg grad av delte omgjevnader og kan bli ståande høgt på gruppevarespektrumet. Ei anna kategorisering kan ein gjere ved hjelp av Johansen [1991] sin tid-stad taksonomi. Denne taksonomien er ei todimensjonal matrise som består av 4 kategoriar som vist i Figur 2 Stad Same stad Ulike stader Same tid Ansikt-til-ansiktinteraksjon Eks: møterom Synkron distribuert interaksjon Eks: dokumenteditor Figur 2 - Tid-stad taksonomi Tid Ulike tider Asynkron interaksjon Eks: fysisk beskjedtavle Asynkron distribuert interaksjon Eks: e-post, saksbehandlingssystem Eit gruppevaresystem kan plasserast i ein, fleire eller alle kategoriane i taksonomien. 2.3 Skilnad frå tradisjonelle informasjonssystem: Kommunikasjon, samarbeid og koordinering Eit viktig skilje mellom gruppevare og tradisjonelle informasjonssystem (IS) som t.d. banksystem er i kva grad systema gjer brukarane merksame på andre brukarar sin eksistens. Mange IS er fleirbrukarsystem der mange brukarar har tilgang til systemet, men systema gjer lite for å støtte brukar-til-brukarinteraksjon. I staden vil interaksjonen stort sett gå føre seg mellom brukaren og systemet [Ellis et al, 1991]. Ellis, Gibbs og Rein peikar på tre nøkkelområde som krev merksemd når ein skal støtte gruppeinteraksjon; kommunikasjon, samarbeid og koordinering. Datamaskinbasert kommunikasjon kan vere enten asynkron (ikkje same tid, f.eks. e-post), eller synkron (same tid, t.d. Chat). Når ein innfører gruppevarer kan eksisterande kommunikasjonsformer verte endra. Ein ser ofte at ein får mindre ansikt-til-ansikt-interaksjon, noko som kan føre til det vert mindre høve til privat utanomsnakk [Pipek og Wulf, 1999; Orlikowski, 1996]. Samarbeid står heilt sentralt i gruppeinteraksjon, og for at samarbeid skal vere effektivt må ein dele informasjon og vite kva dei andre gruppemedlemmane arbeider med. Tradisjonelle IS prøver ofte å skjule dette for brukarane, og det skal ikkje sjå ut som om ein jobbar saman med andre. Eit gruppevaresystem bør derimot gjere dei andre brukarane merksame på endringar som er blitt gjort og som er relevante for deira arbeidsoppgåver, slik som t.d. endringar på eit felles dokument eller andre objekt i delte informasjonsområde. Side 8

CSCW og gruppevare Vidare er gruppearbeid avhengig av god koordinering. Ei gruppevare må styre tilgang til delte objekt o.l. og koordinere det arbeidet som vert gjort. Samarbeid er i prinsippet distribuert, med semi-autonome deltakarar som tek avgjerder i ulike deler av arbeidet. Desse distribuerte aktivitetane må kunne samanføyast 1 [Schmidt og Bannon, 1992]. Samanføyingsarbeid er den delen av gruppearbeid som krevst for å kunne handtere den distribuerte naturen til samarbeid. For å kunne samanføye distribuerte aktivitetar må dei involverte ha tilgong til høvelege kommunikasjonsmiddel som t.d. fildeling, e-post, datamaskin- og videokonferansar. Ved å tilby slike kommunikasjonsmiddel kan gruppevaresystem hjelpe små og relativt stabile grupper i å utnytte sosiale interaksjonsformer, og effektivisere utbyttet av distribuerte aktivitetar. I hovudsak er det den teknologiske utviklinga som har gjort det mogeleg å utvikle gruppevaresystem. Etter kvart som ein får datamaskiner med betre kapasitet og nye former for elektronisk kommunikasjon vil også personar handle saman på nye måtar [Ellis, Gibbs og Rein, 1991]. Gruppevare kan derfor sjåast på som ei samansmelting av datamaskiner, informasjon og kommunikasjonsteknologi. 1 Eng. articulated. Frå Strauss (1985) sin teori om articulation work. Det norske omgrepet samanføyingsarbeid er henta frå undervisninga i IN-CSCW ved Universitet i Oslo. Side 9

CSCW og gruppevare Side 10

Metode 3 Metode Arbeidet i denne oppgåva vil falle inn under den delen av CSCW-forskinga som studerer korleis menneske arbeidar i kooperative samanhengar [Fitzpatrick, Tolone og Kaplan, 1995]. Det vert derfor naturleg at forskingsarbeidet mitt brukar samfunnsvitskapleg metode. Metode er ein måte å gå fram for å samle inn empiri, eller data om røyndommen, og eit hjelpemiddel til å beskrive denne empirien [Jacobsen, 2000]. Før eg forklarer kva eg har gjort i samband med datainnsamlinga og analysen av datamaterialet vil eg gjengi dei to vitskapsteoretiske ytterpunkta, den positivistiske og den hermeneutiske tilnærminga, og ei pragmatisk tilnærming slik dei er presenterte hjå Jacobsen [2000]. 3.1 To ytterpunkt: Positivistisk og hermeneutisk metode Den positivistiske og den hermeneutiske tilnærminga må sjåast på som to ytterpunkt for korleis ein kan forstå og vite noko om røyndommen. Det første som skil desse to tilnærmingane frå kvarandre er synet på korleis verda eigentleg ser ut. Positivismen har som grunnleggjande syn at det finst generelle lover i sosiale system på same måte som t.d. innan fysikken. I kontrast til dette tek hermeneutikken utgangspunkt i at generelle lover ikkje finst. Ein kan ikkje overføre naturvitskapen sine idear om generelle lover til sosiale system, men ein kan berre forstå det unike. Dette inneber at ein ikkje kan overføre erfaring frå ei hending til andre område. Positivismen og hermeneutikken har ulike syn på korleis ein kan vite noko om røyndommen. Positivismen hevdar at det finst ei objektiv verd utanfor oss sjølv. Denne objektive røyndommen kan studerast på ein objektiv måte. Alt skal kunne studerast empirisk ved hjelp av sansedata (det me kan sjå, høyre og føle), og på denne måten skal ein kunne opparbeide kumulativ kunnskap om den objektive verda. Dette skal gje oss ei stadig betre oversikt over dei lovmessigheiter som styrer samfunnet. Hermeneutikken på si side tek utgangspunkt i at det ikkje finst ein objektiv røyndom, berre ulike forståingar av røyndommen. Forståinga for røyndommen kan berre kartleggjast ved at forskarane set seg inn i korleis menneske fortolkar og legg meining i spesielle sosiale fenomen. Det finst so mange forskjellige måtar å fortolke og forstå sosiale fenomen på at det er vanskeleg å opparbeide seg kumulativ kunnskap. Det finst heller ikkje lovmessigheiter som vil gjelde på tvers av tid og rom, alt må forståast i sin kontekst. Fokuset i hermeneutisk metode er derfor å snakke med menneske og få innsikt i deira forståingar. Synet på korleis verda ser ut og korleis me kan vite noko om røyndommen er med på å påverke dei to vitskapsteoretiske tilnærmingane sine syn på korleis ein bør samle inn data. Positivismen ser på deduktiv datainnsamling som beste egna til å samle inn data om røyndommen. Denne framgangsmåten går ut på å Side 11

Metode skape seg nokre forventingar om korleis røyndommen ser ut for deretter å samle inn empiri for å finne ut om desse forventningane stemmer. Forventningane vert danna på bakgrunn av tidlegare funn og tidlegare teoriar. Kritikken mot denne strategien går på at forskaren berre vil leite etter den informasjonen som er relevant, og som har ein tendens til å støtte opp om forventingar som forskaren starta undersøkinga med. Hermeneutikken ser på induktiv tilnærming som den ideelle strategien for datainnsamling. Her går ein frå empiri til teori, og idealet er at forskaren går ut i verda med ope sinn, samlar inn all relevant informasjon og trekker seg tilbake for å systematisere informasjonen. På ein slik måte dannar ein teorien. På denne måten kan ein unngå føreinntekne holdningar og forventningar. Denne strategien har vorten kritisert for å vere naiv og umogeleg å gjennomføre. Kritikarane peikar på at det er umogeleg å samle inn informasjon utan å vere fanga av fordommar. Usemjene om metode har og gitt utslag i ein debatt mellom kvalitative og kvantitative tilnærmingar. Desse omgrepa seier noko om kva for informasjon som vert henta inn; tal (kvantitativ metode) og ord (kvalitativ metode). Kvantitativ metode heng saman med positivismen, og har som utgangspunkt at den sosiale røyndommen kan målast ved hjelp av metodar og instrument som kan gje oss informasjon i form av tal. Opplysningane vert deretter behandla ved hjelp av statistiske teknikkar. Eit døme på eit kvantitativt måleinstrument er eit spørjeskjema. Her må den som vert undersøkt vere i stand til å gjengi si forståing av røyndommen i faste svaralternativ som på førehand er definert av undersøkaren. Desse svaralternativa føreset av undersøkaren har kunnskap om det fenomenet som skal undersøkast, og at fenomenet er strukturerbart. Kvalitativ metode heng på si side saman med hermeneutikken. For å få ei verkeleg forståing av sosiale fenomen bør ein få tak i korleis menneske tolkar den sosiale røyndommen. Dette kan ein gjere ved å observere kva dei gjer og kva dei seier ved hjelp av eigne ord. Teknikkar innan kvalitativ metode er for eksempel observasjonar og opne intervju. Slike opplegg er fleksible, og ein kan tilpasse datainnsamlinga til den røyndommen forskingsobjekta er i. 3.2 Ei pragmatisk tilnærming Den positivistiske og den hermeneutiske tilnærminga er begge to ytterpunkt som er vanskeleg å bruke konsekvent i samfunnsvitskapleg forsking. Bruk av berre den eine tilnærminga vil utelate gode teknikkar frå den andre tilnærminga, og omvendt. Ei pragmatisk tilnærming vil gjere at ein ser fordeler og brukar teknikkar frå begge dei to ytterpunkta. Ei slik tilnærming avviser både det positivistiske synet på generelle lovmessigheiter og det hermeneutiske synet om at alt er unikt. Ein vil i sosiale system kunne observere regelmessigheitar, hendingar som gjentek seg med ei viss grad av regularitet. Ein kan ikkje snakke om kausalitet av typen viss A så B, men heller om sannsynlegheit av typen viss A så sannsynlegvis B. Dette opnar for at det i sosiale system vil vere mogeleg at det ein trur vil skje ikkje nødvendigvis skjer. Side 12

Metode Ved ei pragmatisk tilnærming må ein avvise tanken om objektiv kunnskap om samfunnet. I staden opererer ein med omgrepet intersubjektivitet. Utgangspunktet her er at all kunnskap er subjektiv. Men det finst situasjonar der fleire individ oppfattar same fenomen på same måte. Til fleire det er som er einige om korleis eit fenomen ser ut eller kan forklarast, til større sannsynlegheit er det for at dette er ei sann skildring. 3.3 Val av metodisk tilnærming Kva type metodisk tilnærming ein vel heng saman med forskingsspørsmålet og den teoretiske tilnærminga ein vel å bruke. I forskingsarbeidet som ligg bak denne oppgåva har eg valt å bruke Giddens sin struktureringsteori og Orlikowski sin bruk av denne teorien i teknologisamanheng som eit rammeverk for å analysere bruken av Ephorte i Lier kommune. Brukarane av Ephorte produserer og reproduserer strukturar i si samhandling med systemet, og desse strukturane fungerer som reglar og ressursar for deira vidare samhandling med systemet. Desse strukturane byggjer på ei rekkje fortolkingar som er gjort av brukarane. Det vert derfor vanskeleg å peike på generelle lover i brukarane si samhandling med Ephorte. For å forstå korleis desse strukturane vert produserte og reproduserte må eg fortolke ein røyndom som allereie er fortolka av dei personane som er gjenstand for forskinga. Giddens omtalar dette som ein dobbelt hermeneutisk prosess [Bo Kaspersen, 1995]. Eg har også valt å ta utgangspunkt i intersubjektivitet for å forklare korleis bruken av Ephorte kan forklarast. Dersom fleire respondentar fortolkar fenomen på same måte ser eg det som stor sjanse for at fortolkinga er ei sann skildring. For å undersøke kva som gjer at Ephorte ikkje vert brukt i den grad det er ynskjeleg og i ulik grad av ulike grupper, har eg brukt både kvalitativ og kvantitativ tilnærming, eller metodetriangulering. Metodetriangulering vil seie å kombinere kvalitative og kvantitative tilnærmingar slik at ein oppveg for svakheitane som er forbundne med å berre bruke ein metode [Jacobsen, 2000]. 3.4 Teknikkar for datainnsamling 3.4.1 Generelle innleiande møte og samtalar Første møte med Lier kommune var eit innleiande møte den 14. februar 2002 mellom meg, min rettleiar, kommunearkivaren og leiaren for IKT-eininga. Temaet for møtet var å komme i dialog om kva oppgåver som kunne vere aktuelle. Diskusjonane tok utgangspunkt i innføringa av Ephorte. Det vart også gjeve ei innføring i organiseringa av kommunen, og i Ephorte sine bruksområde. Det kom fram at Ephorte ikkje vert brukt i den grad det er ynskjeleg. Etter dette møtet vart det ein pause på om lag eit halvt år grunna avvikling av fleire hovudfagskurs. Sjølv om det ikkje var kontakt mellom meg og kommunen i løpet av dette halvåret nytta eg tida til å lese gjennom ein del dokument og produktskildringar av Ephorte. Side 13

Metode Også det neste møtet med kommunen som vart halde i oktober 2002 vart nytta til å få oversikt over Ephorte, og Lier kommune. Opplysningane frå det forrige møtet, samtalar med rettleiar og litt bakgrunnsmateriale om Ephorte og Lier kommune gjorde at eg stilte betre rusta til dette møtet enn det første. Utifrå det som kom fram i det første møtet var det også lettare for meg å vite kva eg ville jobbe med framover. Problemstilling var enno ikkje utforma, men det var klart at oppgåva ville vere å analysere/evaluere innføringsprosessen, og korleis Ephorte vert brukt. Som ein del av arbeidet med å setje meg inn organisasjonsmodellen og omorganiseringa av Lier kommune hadde eg eit møte med ein organisasjonskonsulent frå utviklingseininga i kommunen. Eg hadde og eit møte med IKT-eininga for å få ei grov oversikt over innføringa av Ephorte. Begge desse to personane var i denne samanhengen informantar, dvs. at dei ikkje representerer gruppa eg undersøker, men har kunnskap om generelle fenomen i samband med kommunen og Ephorte [Jacobsen, 2000]. Vidare hadde eg i den innleiande fasen opne intervju på om lag halvannan time med to brukarar av Ephorte. Desse to brukarane var utpeikte av kommunearkivaren fordi dei hadde meiningar om og var flittige brukarar av systemet. Eg hadde på denne tida ingen forventningar til kva som kunne gjere at Ephorte ikkje vart brukt i den grad det skulle, og formålet var framleis å få ei oversikt over brukssituasjonen. I den innleiande fasen vart eg også kjent med Ephorte gjennom å prøve kursdelen i systemet. Heile denne fasen er prega av induktiv datainnsamling. Eg hadde ingen forventningar om kva eg ville finne, men prøvde å samle inn så mykje informasjon som mogleg. 3.4.2 Spørjeskjema Etter å ha samla inn ein del generell informasjon om Lier kommune, Ephorte og bruken av systemet i kommunen ville eg samle inn meir konkret informasjon. I tillegg til den informasjonen eg hadde samla inn hadde eg gjennom å lese relevant teori fått ein del forventingar til kva som gjorde at Ephorte vart brukt på ein bestemt måte i Lier kommune. Med bakgrunn i desse forventningane utvikla eg i slutten av desember 2002/byrjinga av januar 2003 eit spørjeskjema som skulle sendast til alle brukarane av Ephorte utanom politikarane (Sjå Vedlegg A Spørjeskjema). Målet med spørjeskjemaet var å samle inn ein del informasjon om bruken av systemet, syn på opplæring, syn på nytte, problemsituasjonar o.l. Det vart utforma av meg i fleire omgangar, med tilbakemeldingar frå rettleiar, kommunearkivaren og leiaren for IKT-eininga. Side 14

Metode Spørjeskjemaet inneheldt 31 spørsmål fordelt på tre delar. 30 av desse spørsmåla hadde svaralternativ, medan det siste spørsmålet var ope for at respondentane kunne skrive inn ein tekst. Spørjeskjemaet var altså i hovudsak ei instrument for innsamling av kvantitative data, med moglegheit for kvalitative data. Dette gav moglegheit for å få inn informasjon som eg elles ikkje ville ha fått. Spørsmåla hadde ulike svaralternativ. Ein type svaralternativ var kategorisvar, der respondentane kunne velje mellom ulike alternativ. Ofte hadde desse svaralternativa moglegheit for å spesifisere svaret nærare som vist i eksempelet under. 3. Stilling (Du kan sette flere kryss viss nødvendig): ( ) Saksbehandler ( ) Leder ( ) Annet: (spesifiser) Eksempel 1 - Kategorisvar Ein anna type svaralternativ var rangordna svar. Av denne typen svar brukte eg svaralternativ for å måle frekvens (Eksempel 2) og vurdering (Eksempel 3) [jf. Jacobsen, 2000]. 9. Hvor ofte bruker du Ephorte? ( ) Daglig ( ) 2-3 ganger i uken ( ) Ukentlig ( ) 2-3 ganger i måneden ( ) Sjelden ( ) Aldri Eksempel 2 - Rangordna svaralternativ som måler frekvens 6. Hvordan opplevde du tilgangen til informasjon om Ephorte i forkant av innføringen av systemet? ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Svært bra Svært dårlig Eksempel 3 Rangordna svaralternativ som måler vurdering Side 15

Metode Sidan talet på brukarar av Ephorte er om lag 200 valde eg å sende spørjeskjemaet til alle brukarane. Eg trengte derfor ikkje å tenkje på å om eg hadde eit representativt utval for alle brukarane. Spørjeskjemaet vart sendt ut via Lier kommune sin internpost og vedlagt kunne ein finne ein konvolutt som var ferdig adressert til IKT-eininga ved meg. Som ein introduksjon til spørjeskjemaet presenterte eg meg sjølv og oppgåva, og informerte om at undersøkinga vart utført i samarbeid med IKT-eininga. Eg informerte og om at svara berre ville verte tilgjengelege for meg, men at dei ville verte brukte i statistiske formål i hovudoppgåva. Kommunearkivaren informerte om spørjeskjemaet på kommunen sine intranettsider. Svarfristen på spørjeskjemaet var på 12 dagar, men eg tok og imot ettersendingar etter kvart som dei kom inn. Totalt vart det sendt ut 190 spørjeskjema den 16. januar 2003. Av desse kom 11 i retur fordi personar hadde slutta i kommunen og ikkje var fjerna frå brukardatabasen, var sjukmelde, hadde permisjon, eller oppga at dei ikkje brukte systemet. Totalt fekk eg inn 115 utfylte svar. Dersom ein trekker frå dei spørjeskjemaa som kom i retur hadde undersøkinga ein svarprosent på 64,25 %, eit tal som er veldig bra. Jacobsen [2000] hevdar at ein ved postsendte spørjeskjema kan rekne med ein svarprosent på maksimum 60-70 %. 3.4.3 Observasjon på kurs, seminar og brukarforum Som ein del av datainnsamlinga har eg delteke som observatør på eit superbrukarkurs, på eit Ephorte-seminar og på eit brukarforum i regi av ErgoEphorma. På suparbrukarkurset fekk eg høve til å observere kva type problem ein hadde ute i verksemdene og kva kunnskapsnivå superbrukarane hadde om Ephorte utifrå kva spørsmål dei stilte. Også på Ephorte-seminaret fekk eg innsikt i kva kunnskap deltakarane hadde ved å observere kva det vart undervist i og kva type spørsmål som vart stilte. Men dette trengte ikkje vere representativt for kunnskapsnivået i organisasjonen sidan det berre var nokre få saksbehandlarar som møtte opp i løpet av ein heil dag. Både superbrukarkurset og Ephorte-seminaret gav meg høve til sjølv å lære meir om bruksområde for systemet. Brukarforumet var veldig interessant med tanke på at eg fekk innsikt i kva typar problem ulike organisasjonar som brukar Ephorte har. Vidare fekk eg innblikk i korleis ein vidareutviklar eit system som Ephorte. 3.4.4 Opne intervju I perioden januar mars 2003 hadde eg fleire opne intervju og samtalar med kommunearkivaren angåande moment som var uklare i datamaterialet eg hadde. Eg hadde også fleire uformelle samtalar med leiaren for IKT-eininga når eg besøkte rådhuset i Lierbyen. Alt dette er kvalitative metodar der eg, i tillegg til å samle inn faktaopplysningar om konkrete hendingar, la vekt på samle inn kommunearkivaren og ikt-leiaren sine fortolkingar av brukarane si samhandling med Ephorte. Side 16

Metode Etter å ha analysert datamaterialet frå spørjeundersøkinga såg eg at det framleis mangla ein del opplysningar som kunne hjelpe meg i å kaste lys over bruken av Ephorte. Gjennom samtalar med kommunearkivaren hadde det og komme fram ein del opplysningar som eg var svært interessert i å undersøke nærare gjennom å intervjue brukarar av systemet. Utifrå spørjeundersøkinga fann eg fram fleire verksemder som utmerka seg ved at saksbehandlarane enten var positive eller negative til Ephorte, eller at dei på andre måtar virka interessante i samband med nærare studie. Ved å nemne desse verksemdene til kommunearkivaren fekk eg ei liste med personar som var engasjerte i samband med Ephorte, både ved at dei var positive og såg moglegheiter, eller ved at dei var kritiske til systemet. Utifrå denne lista fekk eg hjelp til å booke møte med 8 personar fordelt over to dagar med ei vekes mellomrom. Kvar av respondentane fekk tilsendt ein e-post der eg presenterte meg sjølv og oppgåva, fortalte om spørjeundersøkinga eg hadde utført, og kva tema eg ville gjennomgå i intervjuet. Eg opplyste at tema ville vere respondenten sitt: - forhold til Ephorte, både positivt og negativt. - forhold til arkivrutinar, lover, instruksar o.l. - syn på andre sine forhold til Ephorte og arkiv. + ting som dukkar opp etter kvart. Før intervjua hadde eg laga ein intervjuguide som inneheldt ein del punkt som eg ville ta opp og ha svar på, men eg var og open for at me kunne snakke om andre ting. Eg hadde på denne tida ein del forventningar til kva som gjorde at Ephorte ikkje vart brukt i den grad som det var ynskjeleg og i ulik grad av ulike grupper, men eg var samstundes open for å få ny innsikt i problemet. Intervjua vart utførte på respondentane sine eigne kontor eller på møterom på avdelingane, og dei vart med løyve frå respondentane tekne opp på bandopptakar. Samstundes noterte eg i grove trekk kva som vart sagt. Innleiingsvis forklarte eg kva oppgåva gjekk ut på, og eg gjentok punkta som stod i e-posten eg sende ut. Kvart av dei 8 intervjua varte i om lag ein time. For å få ei generell over Ephorte og leverandøren ErgoEphorma var eg i to møter med representantar frå ErgoEphorma. Før det første møtet sende eg ein e-post der eg forklarte kva eg ville skulle takast opp på møtet. Også dette møtet var eit ope intervju som tok utgangspunkt i ein intervjuguide. I tillegg fekk representantane frå ErgoEphorma høve til å snakke om moment som ikkje var skrive ned i intervjuguiden. På grunnlag av den informasjonen som hadde komme fram i intervjuet og dokument eg hadde fått utdelt eller fått tak i skreiv eg ei generell skildring av ErgoEphorma og Ephorte. Denne sende eg so til ErgoEphorma for gjennomlesing. Det eg hadde skrive var ikkje heilt korrekt, og me arrangerte derfor eit nytt møte der ErgoEphorma skulle få komme med tilbakemeldingar på det som var skrive. Side 17

Metode 3.4.5 E-post Kommunearkivaren, som hadde vore min kontaktperson i Lier kommune, hadde fråtredd stillinga i kommunen, men hadde likevel tilbydd seg å svare på spørsmål. Etterkvart som eg skulle skrive empirien oppdaga eg at det mangla ein del faktaopplysningar omkring Lier kommune, Ephorte, innføringa, opplæringa, arkivplanen o.l. Eg sendte derfor ho e-post med spørsmål etterkvart som eg lurte på ting, og i løpet av denne fasen kom det også fram ein del opplysningar og fortolkingar om korleis Ephorte vart brukt i kommunen. 3.4.6 Dokumentundersøking Den typen data som er nemnt over vert kalla primærdata. I tillegg til denne typen data finn ein sekundærdata, data som er samla inn av andre [Jacobsen, 2000]. Ulike dokument vil vere sekundærdata. I samband med forskingsarbeidet mitt har eg lese gjennom ei rekkje ulike dokument. Dette har omfatta produktskildringar, referat frå ulike prosjekt, rapportar, strategidokument, brukarhandbøker, planar, informasjonshefte, utgreiingar, lovverk, offentlege standardar o.l. Slike dokument har eg fått utdelt av Lier kommune og ErgoEphorma, henta frå Lier kommune sitt intranett eller henta frå ulike nettstadar. Dokument vil ofte ha ulik grad av truverde. Til dømes vil ei utgreiing ha større truverde enn eit internt arbeidsnotat. I arbeidet mitt har eg vore kritisk til dei sekundærdata eg har samla inn. Eg har for eksempel nytta produktskildringar om Ephorte, men vore forsiktig med å bruke reklamemateriell. 3.5 Analyse av datamaterialet Eg har hatt to typar data som eg har analysert; kvantitative data frå spørjeundersøkinga og kvalitative data frå intervju, observasjonar, dokument og e-postutveksling. Allereie frå det første møtet med Lier kommune samla eg inn kvalitative data. Eg skreiv ned all informasjon eg fekk, men eg gjorde ikkje noko forsøk på å systematisere datamaterialet. Etter kvart som eg begynte å få meir data begynte eg å sjå eit mønster. Lesing av faglitteratur medverka også til dette. Datamaterialet eg hadde samla inn før eg tok til med spørjeundersøkinga var i hovudsak faktaopplysningar, men også ein del fortolkingar om korfor Ephorte ikkje vart brukt i den grad som var ynskjeleg. I denne fasen brukte eg ei induktiv tilnærming til røyndommen, der eg gjekk frå empiri til, om ikkje teori, så iallfall til forventningar. Desse forventningane resultere i spørjeskjemaet. Datamaterialet frå spørjeundersøkinga var lagt inn i eit rekneark. Det første eg gjorde med datamaterialet var å lage enkle fordelingar av kvar variabel, og setje fordelinga opp i grafiske framstillingar. Deretter føretok eg ein bivariat analyse der eg sette eg dei ulike variablane opp mot kvarandre for å sjå om det er samvariasjon (for eksempel opplæring og Side 18

Metode bruk). Samvariasjon seier ikkje noko om årsaker, berre om forhold førekjem samstundes [Jacobsen, 2000]. I dei fleste tilfella der eg har føreteke ein bivariat analyse på variablar med fleire svaralternativ har eg brukt alle svaralternativa i analysen. Dette har mange ruter i tabellen, men dei grafiske framstillingane har gjort det lettare å få oversikt. I denne oppgåva er spørjeundersøkinga meint som eit hjelpemiddel for å illustrere forhold, og eg har ikkje brukt tid på statistisk analyse av samvariasjonen. Eg såg fort at ikkje spørjeundersøkinga kasta godt nok lys over korfor Ephorte ikkje vart brukt i den grad det var ynskjeleg. Samstundes byrja datamaterialet som eg samla inn å peike på ein del moment som eg ikkje hadde sett tidlegare. Spesielt kom det fram gjennom samtalar med kommunearkivaren at det var ei laber holdning til arkiv i Lier kommune. Dette gav meg nye forventningar om røyndommen som eg kunne finne ut meir om ved å samle inn meir empiri. Dette gav grunnlaget for dei 8 intervjua som seinare vart utførte. I denne fasen brukte eg deduktiv datainnsamling med å gå frå teori til empiri. Eg hadde dei 8 intervjua på lydband, og høyrde gjennom desse, samstundes som eg noterte stikkord og kor på lydsporet eg kunne finne dei ulike momenta som vart omtala. På denne måten kunne eg gå tilbake å lytte nærare på relevant informasjon, og eventuelt skrive ut denne i fulltekst etter kvart som eg systematiserte intervjua. I analysen av intervjua var eg så open som mogleg i starten. Etter kvart som eg oppdaga moment som gjekk igjen hjå fleire av respondentane valde eg å fokusere på desse, og sile ut informasjon eg såg på som mindre viktig. Etter kvart sat eg igjen med eit materiale som eg kunne bruke i analysen med utgangspunkt i struktureringsteori, samstundes som eg hadde moglegheit for å gå tilbake til lydbanda dersom eg trengde meir informasjon. I heile analysefasen so har eg gått tilbake å henta ny informasjon der eg såg at datamaterialet var tynt. På denne måten har eg fått mykje informasjon om nokre moment, medan eg medvite har silt ut ein del informasjon som har vore mindre relevant. I oppgåveteksten har eg brukt ei rekkje sitat frå det opne spørsmålet i spørjeundersøkinga, intervju med saksbehandlarar, og intervju og e- postutveksling med den tidlegare kommunearkivaren. I samband med sitata vil eg bruke følgjande referansar for å vise til kor sitata er frå: Saksbehandlar/leiar/anna, spørjeundersøking. Saksbehandlar/leiar/utvalssekretær, intervju Kommunearkivar, intervju Tidlegare kommunearkivar, e-post (etter at ho slutta) Side 19