Formannskapets sakliste 18.02.03

Page 1 of 30 Formannskapets sakliste 18.02.03 Karmøy kommune Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 18.02.03Tid: Kl. 18.00 MØTEINNKALLING Eventuelle forfall må meldes til møtesekretær på telefon 52 85 74 21. Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. 0019/03 02/01924 BUDSJETT FOR SENTRALADMINISTRASJON 2003 0020/03 03/00418 LOKALT HANDLINGSROM I ORGANISERING AV GRUNNOPPLÆRINGEN. FORSLAG OM ENDRINGER I OPPLÆRINGSLOVEN. HØRING. 0021/03 03/00455 GARANTISAK - STIPEND FOR VID. UTD. I MATEMATIKK, NORSK OG SAMISK 0022/03 02/00267 INTERKOMMUNALT LÆRLINGSAMARBEID - PRINSIPPSAK 0023/03 02/02435 EVALUERING AV VAKTMESTERTJENESTEN 0024/03 03/00365 KARMØY WINCH. UTFYLLING I SJØ. UTTALELSE JFR. FORURENSINGSLOVEN. 0025/03 02/04140 KOMMUNALE RETNINGSLINJER FOR LEGGING AV KABLER OG LEDNINGER I KOMMUNAL VEG. 0026/03 03/00041 REFERATLISTA 0027/03 03/00042 EVENTUELT Karmøy rådhus, 11.02.03 sign. sign. Sak 0019/03 Side 3 av 53 Arkivsaksnr. Tittel Sak 0019/03 BUDSJETT FOR SENTRALADMINISTRASJON 2003 Side 2 av 53 Saksbehandler: Jostein Espeset Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 02/01924 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0019/03 Formannskapet 18.02.03

Page 2 of 30 Forslag til vedtak: Karmøy kommunestyre vedtok rådmannens innstilling til budsjett for 2003 med blant annet en nettoreduksjon på kroner 550.000 til funksjon 120 administrasjon. Formannskapet er tildelt myndighet til å fordele budsjettet til sentraladministrasjon, og har valgt å vedta dette på KOSTRA funksjon og gruppeart nivå. Rådmannens forslag vedtas således med følgende endringer: 1. Tilskuddet til Europakontoret i Brussel opprettholdes med kroner 131.000 med dekning ved tilsvarende reduksjon i budsjettposten til formannskapet disposisjon. 2. Kommunestyrets reduksjon på kroner 550.000 dekkes inn på følgende måte: a) Kr 300.000 i innsparing av lønnsmidler. b) Kr 300.000 i generell innsparing av lønnsmidler for senere budsjettregulering. Her er tenkt på mulig innsparing i stillingen som næringssjef. c) Kr 50.000 i merutgifter som ekstra tilskudd til Vikingfestivalen, slik at årets tilskudd vil beløpe seg til kroner 300.000. SAKSFRAMSTILLING Det henvises til pkt. 7 i kommunestyrets budsjettvedtak for 2003, sålydende: 1. I kommunestyresak 41/02 "Dokumentutforming og innhold budsjett, med virkning fra budsjett 2003 og økonomiplan 2003-2006" vedtok kommunestyret i pkt 7: "Kommunestyret delegerer til formannskap og hovedutvalg å foreta eventuelle ønsker om ytterligere tallmessig inndeling av kommunestyrets budsjettvedtak:" Kommunestyret viser til ovenstående vedtak som gjøres gjeldende med følgende begrensninger: - det skal ikke føres midler fra anslagsposter til andre poster i budsjettet - antall inndratte spesifiserte stillinger fastholdes. Det var i budsjettdrøftelsene mellom gruppene enighet om at tilskuddet til Europakontoret i Brussel skulle opprettholdes med kr 131.000, med tilsvarende reduksjon i budsjettposten til formannskapets disposisjon. Dette er tatt med i forslaget pkt. 1. Budsjettvedtaket vedr. funksjon 120 "Netto endring administrasjon" angir en reduksjon på kr. 550.000. Oppsettet i forslagets pkt. 2 er fordelingen av denne endringen etter ordførers notater fra drøftelsene mellom gruppene før budsjettvedtak. Sak 0020/03 Side 7 av 53 Sak 0020/03 LOKALT HANDLINGSROM I ORGANISERING AV GRUNNOPPLÆRINGEN. FORSLAG OM ENDRINGER I OPPLÆRINGSLOVEN. HØRING. Side 4 av 53

Page 3 of 30 Saksbehandler: Arnt Mogstad Arkiv: B10 &13 Arkivsaksnr.: 03/00418 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0020/03 Formannskapet 18.02.03 Forslag til vedtak: Med bakgrunn i forslaget til endringer i opplæringsloven om økt handlingsrom i opplæringen vil formannskapet: 1. Gi støtte til endringene som myker oppreglene for klassedeling. 2. Gi sin tilslutning til forslaget om endring i kompetanekravet for rektorstillinger, og at en opphever dagens strenge krav om at det ikke er tillatt at skoler kan ha felles rektor. 3. Be Utdannings- og forskningsdepartementet klargjøre 8-1 i opplæringslova, slik at kommunene gis anledning til en fleksibel og fornuftig organisering av elever når skoler ligger i nærheten av hverandre. Innledning Det kongelige utdannings- og forskningsdepartementet (UFD) har sendt ut et høringsnotat der det foreslås endringer i opplæringsloven som, etter UFDs vurdering, vil øke den lokale handlefriheten i organiseringen av grunnskoleopplæringen. Et nøkkelord for forslagene som foreligger er fleksibilitet. Denne fleksibiliteten kan stimulere til søkning etter bedre løsninger hos skolens ledelse og lærere, riktigere ressurstildeling i forhold til behovene og forhåpentligvis til økt trivsel både blant de ansatte og for elevene. Høringsnotatet tar opp tre til dels radikale endringsforslag for grunnskolen: 1. Bestemmelsene om klassedeling 2. Bestemmelsene om klassestyrer 3. Bestemmelser om rektor Bakgrunn I årene etter at L97 ble vedtatt har det skjedd til dels store forandringer i grunnskolen. Både for elevene og for lærerne. Det er spesielt arbeidsformene som har utviklet seg. Her spiller både den nye læreplanen og innføring av ny teknologi inn. Elevene i dag arbeider i prosjekter som ofte spenner over flere fag og med svært varierende gruppestørrelser. Kunnskapsinnhentingen skjer fra flere steder som til tider ligger utenfor klasserom/skole. Dette gjør jo også at deler av lærerens rolle er endret. Det viser seg da at dagens regelverk ofte ikke er i overensstemmelse med dagens skolevirkelighet. Dette har medført at i løpet av de to siste årene er det gjennomført godkjente lokale forsøk som går på avvik fra dagens lovverk i om lag 10% av grunnskolene i Norge. Disse forsøkene går i det vesentligste ut på avvik fra reglene om klasse-organisering og reglene om fag- og timefordeling. Samtidig pågår ca. 600 godkjente forsøk med avvik fra bestemmelsene i arbeidstidsavtalen. I tillegg foregår det hundrevis for ikke å si tusenvis av forsøk/ordninger som ikke er formelt godkjente over hele landet. Undersøkelser gjennom de siste årene (PISA, TIMMS, IEA) viser at norske elever ligger omtrent på gjennomsnittet for OECD-landene i sentrale fag. Med dette som bakgrunn mener UFD at kvaliteten i grunnopplæringen må heves og at bl.a. større lokal frihet vil medvirke til dette. Forskjellige tiltak, som alle er ledd i en samlet strategi for å oppnå best mulig kvalitet i opplæringen, vil følge ulik fremdrift og blir lagt frem til høring og beslutning til ulik tid. Dette høringsnotatet tar, for grunnskolens del, opp følgende problemstillinger: 1. Bestemmelsene om klassedeling erstattes av en bestemmelse om pedagogisk forsvarlig størrelse på elevgruppene. 2. Bestemmelsen om klassestyrer erstattes av en bestemmelse om en elevkontakt i forhold til den enkelte elev. 3. Bestemmelsen om formelle kompetansekrav for rektor faller bort, samtidig som rektorkravet utvides til å gjelde alle skoler. Dagens begrensning når det gjelder muligheten til å være rektor for flere skoler foreslås opphevet. Rådmannens vurdering

Page 4 of 30 Organisering av elever i grupper Klassebegrepet står på flere måter svært sentralt i norsk grunnskole. Vi har detaljerte regler for organisering, pedagogressursutløsning, klassedeling og er også ment å ivareta både pedagogiske og sosiale formål. De utfordringer skolen står overfor, gjør at klassedelingsreglene ikke lenger er godt nok tilpasset skolens behov. Dette går også frem av det store antall skoler som søker om forsøk med avvik fra lov og avtaleverk. Skoler som gjennomfører forsøk, viser til at lærerne får mer tid til å følge opp elevene og gi bedre tilpasset opplæring når skolen organiseres annerledes. Slik forslaget er utformet, er det imidlertid ikke i seg selv til hinder for at de skolene som ønsker det kan fortsette med dagens klasseinndeling. Det nye forslaget er i tillegg tilpasset andre måter å organisere elevgrupper på. I forslaget ligger det at all organisering må være pedagogisk forsvarlig i alle konkrete opplæringssituasjoner. Hver elev skal være tilknyttet en lærer (elevkontakt) som har et særlig ansvar for en del sentrale gjøremål, kommer i stedet for det gjeldende kravet om klassestyrer, men er ellers utformet over samme lest. At elevene skal få oppleve sosial tilhørighet og ha en lærer som har hovedansvaret for kontakten med de foresatte, foreslås videreført. Jeg har vurdert om det ville være bedre med en annen betegnelse i stedet for "elevkontakt", så som for eksempel "elev-og foresattekontakt", "elev-/foreldre-kontakt". Jeg finner disse betegnelsene tungvinte og upraktiske og går inn for at "elevkontakt" beholdes. Den økte fleksibiliteten som foreslås åpner ikke for en reduksjon i ressursbruken. Skoleeier har ansvar for å stille til rådighet tilstrekkelig med ressurser til at kravet om pedagogisk forsvarlige undervisningsgrupper blir ivaretatt. Dagens lov- og regelverk har ikke noen tallfestet norm for hva som er laveste lovlige ressursbruk. Dette kommer av at noen av bestemmelsene for ressurstildeling er skjønnsmessige og således ikke sier noe klart om hvor store ressurser som må settes inn. En teoretisk nedre grense kan jo være minstetimetallet på hvert klassetrinn (+ 1 lærer og høyeste lovlige elevtall). Det er selvsagt ingen kommuner som har en ressursbruk i grunnskolen som ligger så lavt. For landet ligger lærertimetallet i snitt 70% over dette nivået. I utdanningsdirektoratets siste tilstandsrapport, er Haugesund beregnet til 74%, mens vi i Karmøy har 59% og klart lavest i vår gruppe i Rogaland. I høringen bes instansene om å vurdere hensiktsmessigheten ved å ha en statlig utarbeidet veiledende norm for hva som ansees for å være forsvarlig ressursbruk i skolen. Med bakgrunn i de store forskjeller det er mellom enkeltkommuner i dagens Norge når det gjelder befolkningsstruktur, skolestruktur, størrelse, utbredelse og sosioøkonomiske forhold, er jeg sterkt i tvil om at en statlig veiledende norm vil ha noen verdi for enkeltkommuner. Jeg mener Kostra-tallene og GSI-statistikken gir kommunen et meget godt tallmateriale for riktig budsjettering og korrigering. Dette ikke minst når en i kostrasammenheng har gruppert de mest like/sammenlignbare kommunene. Økonomiske og administrative konsekvenser Det foreliggende forslag vil verken føre til innsparing eller økning i ressursbruken, og det forutsetter heller ikke omorganiseringer. Kommunen blir ikke pålagt nye oppgaver, men vil stå noe friere i organisering og fordeling av ressursene. Forslag til lovregulering UFD foreslår at gjeldende 8-2 (klassen), 8-3 (klassedelingstall) og 8-4 (pedagogressurser i første klasse) i opplæringsloven blir opphevet, og at det vedtas en ny 8-2: Organisering av elevane i grupper Elevane kan delast i grupper etter behov. Gruppene må ikkje vere større enn det som er pedagogisk forsvarleg. Organiseringa skal vareta elevane sitt behov for sosialt tilhør. Til vanleg skal organiseringa ikkje skje etter fagleg nivå, kjønn eller etnisk tilhør. Kvar elev skal vere knytt til ein lærar (elevkontakt) som har særleg ansvar for dei praktiske, administrative og sosialpedagogiske gjeremåla som gjeld eleven, blant anna kontakten med heimen. Videre foreslår UFD at andre deler av lovverket tilpasses den nye 8-2. Dette gjelder i første rekke 1-5 (målformer i skolen), 5-5 (unntak fra reglene om innholdet i opplæringen), 11-2 (elevråd) og 11-3 (klasseråd). UFD foreslår også at det i lovens kapittel 13 (ansvarskapitlet) fastsettes en ny 13-10 som presiserer det ansvar skoleeieren har for skolen blir tilført de nødvendige økonomiske ressurser og følger de faglige og formelle krav som gjelder for skolen. 13-10 Ansvarsomfang Skoleeigaren har ansvar for at krava i opplæringslova og forskriftene til lova blir oppfylte, under dette å stille til disposisjon dei ressursane som er nødvendige for at krava skal kunne oppfyllast. Rådmannen er enig i disse forslagene til forandringer i opplæringsloven.

Page 5 of 30 Skoleledelse og rektorkrav Både i opplæringsloven og i forskriftene til denne stilles det klare kvalifikasjons-krav til ledelsen av grunnskolene. Kvalifikasjonskravene går på faglig, pedagogisk og administrativ ledelse. Til rektorstilling er i dag kvalifikasjonskravet tre års praksis fra undervisning eller administrativt arbeid i skolen, samt at kompetanse-kravet for å kunne bli ansatt i undervisningsstilling oppfylles. Dagens rektorkrav innebærer at den øverste faglige, pedagogiske og administrative ledelsen ved den enkelte skole ikke kan splittes opp og fordeles på flere personer. UFD går i høringsnotatet inn for at alle skoler (også små barneskoler) skal ha rektor. God skoleledelse er helt avgjørende for hvordan en skole fungerer, og for å kunne møte de utfordringer skolene står overfor. Skolens ledelse er ansvarlig for: 1. Det pedagogiske arbeidet 2. Forvaltning av skolens økonomiske midler 3. De øvrige administrative deler av skolens virksomhet UFD foreslår at alle skoler skal ha rektor og at lovens krav om at skolen skal ha en faglig, pedagogisk og administrativ ledelse videreføres, men at dagens kompetansekrav for en slik stilling fjernes (både at en skal ha tre års erfaring fra skolearbeid og at en skal ha formell pedagogisk kompetanse). Rådmannen er av den oppfattning at dagens krav til at have rskole skal ha rektor og kvalifiksasjonskravene til rektor må utgå. Dette er krav som i de fleste andre deler av arbeidslivet er overlatt den enkelte arbeidsgiver å avgjøre. Rådmannen er av den formening at kommunen selv er i stand til å vurdere dette i hvert enkelt tilfelle og at forslaget som nå foreligger er et forsøk på en statlig overstyring som ikke er nødvendig. Rådmannen er derfor uenig i det forslaget som foreligger i høringsdokumentet. Vedlegg: Høringsnotat Moderniseringsprosjektet lokalt handlingsrom i organisering av grunnopplæringen. Rådmannen i Karmøy, 06.02.03 Arnt Mogstad sign. Sak 0021/03 Side 9 av 53 Sak 0021/03 GARANTISAK - STIPEND FOR VID. UTD. I MATEMATIKK, NORSK OG SAMISK Side 8 av 53 Saksbehandler: Kjell Mangor Flotve Arkiv: 505 Arkivsaksnr.: 03/00455 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0021/03 Formannskapet 18.02.03 / Kommunestyret 25.03.03 Forslag til vedtak: Alt.1:

Page 6 of 30 Karmøy kommunestyre vedtar at kommunen står som garantist for dei stipend tilsette i Karmøy kommune måtte få tildelt gjennom Læringssenteret si stipendordning for faga matematikk, norsk og samisk for perioden 2003-2005. Rådmannen får i fullmakt til å inngå avtale med stipendeltakarane. Avtalen skal sikre kommunen lavast mogleg risiko. Alt.2: Karmøy kommunestyre finn det prinsipielt urett at kommunen skal stå som garantist for statlege stipendordningar. SAKSFRAMSTILLING GARANTISAK- STIPEND FOR VIDAREUTDANNING I MATEMATIKK, NORSK OG SAMISK Frå hausten 2003 kan lærarar som vil ta vidareutdanning i nemnde fag, få tildelt inntil 100.000 i stipend. Føresetnaden for å få stipend er at søkjaren har oppnådd 60 studiepoeng (tilsvarar 1-års vidareutdanning) pr. 1. august 2005. Det er høve til å byggje vidare på studiepoeng ein alt har fått gjennom tidlegare utdanning. Dersom ein person har 30 poeng i lærarutdanning frå før, kan vedkommande ta 30 nye studiepoeng, og dermed oppnår ein 60 studiepoeng til saman. Stipendet vil då vera på halve beløpet, kr. 50.000. Stipendet er etter det Læringssenteret opplyser, i utgangspunktet skattepliktig. Stipendet blir utbetalt for eitt år om gongen, hausten 2003 og hausten 2004, samla til skole -eigar (kommunen) som utbetalar vidare til den enkelte stipendmottakaren. Ansvar for oppfølging av stipendet ligg hos skoleeigaren (kommunen) og kommunen blir ansvarleg for å trekkja tilbake stipendet dersom vidareutdanninga ikkje blir gjennomført som føresett. Skoleeigar (kommunen) står som garantist overfor Læringssenteret for dei utbetalte stipenda, og dersom studia ikkje blir gjennomført i høve til føresetnadene, 60 studiepoeng innan 01.08.05., vil kommunen ble beden om å returnere beløpet for ikkje gjennomført utdanning. I og med at det her ligg føre eit krav om kommunal garanti som kan forpliktar kommunen økonomisk i framtida, vurderer rådmannen det slik at saka må godkjennast av kommunestyret i høve til kommunelova 51. Saka må og godkjennast av fylkesmannen. Rådmannen har ikkje vore borti likande sak der kommunen står som garantist for statlege midlar brukte til skoleutvikling og legg difor saka fram for kommunestyret med alternativ innstilling. Rådmannen i Karmøy, 10.02.03 Arnt Mogstad sign. Sak 0022/03 Side 12 av 53 Sak 0022/03 INTERKOMMUNALT LÆRLINGSAMARBEID - PRINSIPPSAK Side 10 av 53 Saksbehandler: Wenche Håvik Arkiv: A50 Arkivsaksnr.: 02/00267

Page 7 of 30 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0043/02 Administrasjonsutvalget 18.12.02 0022/03 Formannskapet 18.02.03 / Kommunestyret 25.03.03 Forslag til vedtak: 1. Kommunestyret går på prinsippielt grunnlag inn for at lærlingearbeidet organiseres ved oppretting av et interkommunalt opplæringskontor, og ber rådmannen arbeide videre med egen sak vedrørende organisering og forslag til vedtekter/avtale. Administrasjonsutvalget behandlet saken den 18.12.02, saksnr. 0043/02 Behandling: Enstemmig vedtatt. SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Kommunene på Haugalandet har organisert lærlingearbeidet ulikt. Fra kommunene Karmøy, Haugesund og Tysvær er det tatt et administrativt initiativ til ny vurdering av dagens organisering og samarbeid på dette området. Rådmennene ber i denne saken kommunestyrene i de respektive kommuner fatte et prinsippvedtak om å etablere et interkommunalt kontor før det arbeides videre med å fremme nærmere forslag til organisering og vedtekter/avtale. Fakta/saksopplysninger: Bakgrunn for saken Ved innføring av Reform 94 fikk kommunene et vesentlig ansvar for inntak av lærlinger. Kommunene har organisert dette arbeidet på ulik måte. Det ble den gang (1995) nedsatt et arbeidsgruppe med representanter fra Karmøy, Haugesund, Tysvær og Sveio for å se på organiseringen av arbeidet i nevnte kommuner med tillegg av Bokn og Utsira Kommune. Arbeidsgruppen vurderte ulike alternativ, således også oppretting av interkommunalt opplæringskontor. Etter politisk behandling i den enkelte kommune ble det den gang konkludert med at Haugesund kommune og Karmøy kommune etablerte sine egne kommunale opplæringskontor, mens de andre kommunene organiserte arbeidet gjennom saksbehandlere/lærlingekoordinatorer uten å opprette eget opplæringskontor. Måltall / fordeling av læreplasser Ved innføring av Reform 94 var KS sitt måltall å få 5000 læreplasser på landsbasis i kommunal sektor. De konkrete måltall som det senere er arbeidet med utgangspunkt i, er en lærling pr.tusen innbygger. For kommunene Tysvær, Haugesund og Karmøy viser måltall, samt reelt løpende lærekontrakter ved pr.mai 02; Måltall for lærekontrakter Reelt løpende kontrakter Tysvær : 12 lærlinger (24 løpende kontrakter) 23 løpende kontrakter Haugesund : 30 lærlinger (60 løpende kontrakter) 32 løpende kontrakter Karmøy : 36 lærlinger (72 løpende kontrakter) 61 løpende kontrakter I de senere år har kommunene erfart at søkermassen har gått ned, noe som har resultert i ledige lærlingehjemler. Dagens organisering i kommunene Tysvær, Haugesund og Karmøy og løpende lørekontraketer pr. mai 02; Tysvær kommune; 23 løpende lærekontrakter. 1 stilling som lærlingerkoordinator. Stillingen er for øvrig også er tillagt andre administrative oppgaver. I tillegg benytter de faglige lederne for de konkrete lærefag til sammen ca10% stilling. Sum utgifter til lønn (ekskl.faglige leder) og andre driftsutgifter er beregnet til kr. 360.000.

Page 8 of 30 Haugesund kommune; 32 løpende lærekontrakter. 80% stilling som daglig leder. Stillingen har også brukt tid på andre administrative oppgaver. Faglige ledere har avsatt/benytter totalt ca 90% stilling. Sum kostnader lønn (ekskl.faglige ledere) og andre driftsutgifter er beregnet til kr. 399.000 Karmøy kommune; 60 løpende lærekontrakter. 1 stilling som daglig leder + 1/2 merkantil stilling. Faglige ledere for ulike fag nytter totalt ca 90% stilling. Sum kostnader lønn (ekskl. faglige ledere) og andre driftsutgifter er beregnet til kr 676.000. Problemanalyse For at et opplæringskontor skal kunne etableres har det vært, og er, en forutsetning at kontoret har knyttet til seg flere medlemsbedrifter. For store kommuner ble ordningen praktisert slik at de ulike etater/sektorer i den enkelte kommune ble sett på som egne medlemmer tilknyttet opplæringskontoret. Dette ble da såkalte bedrifts- interne opplæringskontor i offentlig sektor. På dette grunnlag ble det gitt tilskudd til slike bedriftsinterne opplæringskontor etter samme regelverket som opplæringskontor i privat sektor som hadde ulike bedriftsmedlemmer. Det årlige driftstilskuddet til Opplæringskontor utgjør kr. 5.000 pr.år pr.lærling. Dette driftstilskuddet utgår fra årsskiftet 2002/2003. Dette gjelder alle typer Opplæringskontor. I nye retningslinjer vedtatt av Yrkesopplæringsnemnda i Rogaland heter det nå blant annet at bedriftsinterne opplæringskontor ikke godkjennes og at opplæringskontor for å bli godkjent i et fag minimum må ha 3 ulike bedrifter tilknyttet. I fylkesrådmannens saksfremstilling heter det således at rådmannen vil sikre at "også eksisterende offentlige opplæringskontor tilstreber seg selvstendige bedrifter som medlemmer, slik at en oppnår minimum tre bedrifter innenfor de ulike fagene. Eksisterende opplæringskontor i offentlig sektor vil kunne få dispensasjon for de fag som er typisk offentlige (omsorgsfaget, barne-og ungdomsfaget osv.)". Muntlig er det ellers opplyst at det ikke vil bli tatt initiativ til å legge ned allerede etablerte opplæringskontor. Andre opplysninger Det ble på forsommeren 2002 tatt initiativ fra personalsjefene i Haugesund, Karmøy og Tysvær til å lage en ny utredning som vurderte alternativ organisering, blant annet eventuelt interkommunalt opplæringskontor. I denne sammenheng ble det nedsatt en arbeidsgruppe som både skulle se på organisasjonsmessige og økonomiske vurderinger i så måte. Arbeidsgruppen hadde representanter fra alle 3 kommunene. Dagens samarbeid Av rapporten går det fram kommunene Tysvær, Haugesund og Karmøy har etablert et uformelt, men reelt samarbeid på en rekke felt. Dette gjelder både i forhold til rekruttering og inntak av lærlinger, samt opplæring på ulike felt. Fordelen med dagens organisering påpekes fra arbeidsgruppen å være stor grad av fleksibilitet, mens ulempen er at det blir noe personavhengig og uforpliktende. Alternative løsninger A. Formalisert samarbeid mellom frittstående kommuner der det inngås skriftlig samarbeidsavtale. B. Opplæringsring. Formålet med opplæringsring er i utgangspunktet å organisere bedrifter som ikke alene kan gi full opplæring i egen bedrift. C. Interkommunalt opplæringskontor der den enkelte kommune inngår som bedriftsmedlem. Alternativt kan det også åpnes for at andre offentlige, eller private bedrifter kan opptas som medlem i et interkommunalt opplæringskontor. Det er også mulig, slik vi forstår fylkesrådmannen, å fortsette den modell som Haugesund og Karmøy har i dag ved at det søkes dispensasjon til å fortsette med såkalt bedriftsinternt opplærings-kontor. Rapporten konkludere med å tilrå alternativet med interkommunalt opplæringskontor, og viser til at dette vil innebære mindre administrative kostnader og en mer kostnadseffektiv drift totalt sett. Kostnadsbesparelsen er beregnet til kr. 560.000 pr. år, der det aller meste gjelder reduksjon av lønnsutgifter ved felles administrasjon og ledelse. Driftsutgifter til husleie inkl.strøm, telefon og edb er beregnet til kr. 100.000 samlet sett med dagens organisering. Disse utgiftene vil nok måtte justeres opp avhengig av plassering og lokalleie. Økonomi Når det gjelder tidligere omtalt statlig driftstilskudd til opplæringskontorene basert på antall lærlinger, er dette en tilskuddordning som faller bort fra 01.01.2003. Denne økonomiske tilskuddsordningen var nok et viktig insitament til at de kommunale opplæringskontorene ble etablert i sin tid. Den økonomiske gevinsten av oppretting av interkommunalt kontor knytter seg således nå ikke til statlige tilskuddsordninger, men til at kommunene i sum kan organisere dette arbeidet på en mer kostnadseffektiv måte i et

Page 9 of 30 interkommunalt samarbeid enn om hver kommune organiserer og driver dette arbeidet hver for seg. Rådmannens kommentarer: Når organisering av arbeidet med lærlinger som en følge av Reform 94 ble behandlet i kommunene i 1994/95 ble også alternativet med interkommunale opplæringskontor vurdert, men altså ikke vedtatt som aktuelt på daværende tidspunkt. Tidspunktet synes nå aktuelt for vurdering av denne saken på ny. Rådmannens konklusjon: Rådmennene i Karmøy, Haugesund og Tysvær tilrår kommunestyrene i de respektive kommunene å fatte et prinsippvedtak om å arbeide videre med å opprette interkommunalt opplæringskontor. Egen konkret sak med nærmere vurderinger, inklusiv organisering og forslag til vedtekter/selskapsavtale, blir å fremme som egen sak i forlengelsen foreslåtte prinsippvedtak i de respektive kommuner. Rådmannen i Karmøy, 06.11.02 Arnt Mogstad sign. Sak 0023/03 Side 30 av 53 Sak 0023/03 EVALUERING AV VAKTMESTERTJENESTEN Side 13 av 53 Saksbehandler: Sigurd Østebøvik Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 02/02435 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0003/03 Hovedutvalg teknisk 23.01.03 0004/03 Administrasjonsutvalget 05.02.03 0023/03 Formannskapet 18.02.03 / Kommunestyret 25.03.03 Forslag til vedtak: 1. Hovedmålet for vaktmestertjenestene skal være å oppnå best mulig utnyttelse av de disponible ressurser i forhold til tjenesteproduksjonen og service. Evalueringen slik den framgår av rapport av 03.01.03 har gitt verdifulle innspill for det videre arbeidet med å oppnå dette målet. 2. Med bakgrunn i evalueringens resultater videreføres nåværende organisering av vaktmestertjenesten i en sentralisert modell innenfor teknisk etat. 3. Kommunestyret ber om at det innenfor denne organisasjonsformen som framgår av punkt 2 - arbeides aktivt med de forbedringsområder som anbefales i rapporten. Det legges spesielt vekt på følgende sentrale punkter: Ansvar og rolleavklaringer Rutiner og optimal ressursutnyttelse herunder eventuelle samordnings- og samlokaliseringsløsninger. Samarbeid og brukerkontakt.

Page 10 of 30 Hovedutvalg teknisk behandlet saken den 23.01.03, saksnr. 0003/03 Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalget behandlet saken den 05.02.03, saksnr. 0004/03 Behandling: Enstemmig vedtatt. SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Med bakgrunn i kommunestyrevedtak har teknisk etat evaluert vaktmestertjenesten i Karmøy kommune. Vi har også sett på hvordan vaktmestrene opplever sin situasjon ut fra dagens organisering. Evalueringsgruppens har bestått av: Økonomirådgiver Per Ulvedal fra helse- og sosialetaten 1.konsulent Ørjan Røed skole- og kulturetaten Teknisk sjef Ove Røys Eiendomssjef Olav Sønstabø Personalkonsulent Sigurd Østebøvik Hovedtillitsvalgt Bjarte Lien (utdanningsforbundet) Tillisvalgt Viggo Gausvik (Karmøy kommuneforening) Hovedtillitsvalgt Odd Haukås (KFO). For å få til evalueringen har vi gjennomført 3 brukersamlinger. I tillegg har vi utarbeidet et spørreskjema som vi har sendt alle vaktmestrene. Brukersamlingene har avdekket at brukerne i stor utstrekning er ganske godt fornøyd med vaktmestertjenesten slik den i dag framstår. Samtidig vil det naturligvis også være rom for forbedringer. I så måte har brukersamlingene gitt oss konstruktive innspill. Vaktmestrene opplever også sin situasjon som meget god. Men også her har vi fått innspill og tilbakemeldinger som fordrer at vi tenker igjennom etablert praksis. Rapporten peker også klart i retning av opprettholdelse av dagens modell der eiendomsforvaltningen organiseres i en sentral enhet slik vi har det i Karmøy kommune Fakta/saksopplysninger: Bakgrunn: I forbindelse med budsjettbehandlingen for 2002 ba kommunestyret om at følgende punkt ble inntatt i budsjettvedtaket: "Karmøy kommunestyre ber om at vaktmestertjenesten evalueres. Alle brukere av tjenesten gis anledning til å uttale seg. Evalueringen har som mål å sikre en optimal utnyttelse av ressursene og en god personalpolitikk" Vaktmestertjenesten har også tidligere vært gjenstand for fokus. 12. desember 1989 vedtok kommunestyret ny organisasjonsplan for kommunal eiendomsforvaltning. I denne planen inngikk bl.a. samordning av vaktmestertjenesten i kommunen, herunder overføring av vaktmestrene til eiendomsavdelingen. 8. juni 1993 vedtok kommunestyret bl.a. følgende i.f.t. eiendomsavdelingen:

Page 11 of 30 ". (c) Ansvaret for bygningsmessig drift og vedlikehold av svømme- og idrettshaller overføres i sin helhet fra kulturetaten til teknisk etat ved eiendomsavdelingen. Overføringen forutsetter at man før iverksetting gjennomgår tjenesten med sikte på fordeling av arbeids- og ansvarsområde mellom de to etater". (Utdrag fra kommunestyrets vedtak). I kommunestyremøtet 9. desember 1997 vedtok kommunestyret følgende oversendelseforslag: "Det foretas en gjennomgang av vaktmestertjenesten i Karmøy kommune for å sikre nødvendige ressurser til vedlikehold og service overfor brukerne". Rådmannen nedsatte våren '98 en arbeidsgruppe som fikk mandat til å foreta en gjennomgang av vaktmestertjenesten i Karmøy kommune for å sikre nødvendige ressurser til vedlikehold og service overfor brukerne. Arbeidsgruppen har i rapporten "Vaktmestertjenesten i Karmøy kommune" (av mars 1998) gitt dette sammendraget: "Volumsøkning" på tjenesten fra 1992 til 1998 har gått opp med ca. 24 %. Arbeidslederne må frigjøres fra ordinære vaktmesteroppgaver. Det synes å være viktig at tjenesten legges noe om mot mer forebyggende vedlikehold. Det er framkommet ønsker om at tjenesten må omfatte alle bygg (anlegg) Prioritering av vedlikeholdsoppgaver må drøftes med leder for det aktuelle bygg. Vaktordning for tjenesten må vurderes. Teamarbeid i tjenesten må søkes brukt i økende grad. Vedlikeholdssyklusen må reduseres. En konstaterer at en stor del av bygningsmassen er av eldre dato. Vaktmester/vedlikeholdstjenesten har for knappe ressurser Det synes å være rett å foreslå økning av både stillinger og midler Gruppen konstaterer at alle ønsker/synspunkter ikke kan etterkommes. På bakgrunn av dette anbefales: 1. Vaktmestertjenesten bør tilføres 5.5 stillinger fordelt på sonene slik: Sone 1, 2, 4 og 5: En stilling i hver sone. Sone 3: En og en halv stilling 2. For driftsbudsjettets vedlikeholdsposter foreslås en betydelig økning for å møte de store oppgaver som skal ivaretas. Utfra eiendomsavdelingens erfaringstall bør økningen være i størrelseorden 25 30 %. Rapporten ble lagt fram for administrasjonsutvalget og fikk sin avsluttenden behandling i dette utvalget. Problemanalyse: En utfordring for enhver organisasjon er å få mest mulig ut av de ressurser som settes inn. Det vil det derfor være naturlig at organisasjonen med jevne mellomrom evaluerer sin ressursbruk. I en situasjon med forholdsvis knappe ressurser vil kampen om disse noen ganger være svært synlige. Når det gjelder vaktmestertilgang må vi kunne si at etterspørselen er større enn tilbudet. Vår utfordring ligger i å få til et best mulig og rettferdig - tilbud. Det betyr at noen brukere vil kunne få bedret tilgangen på vaktmester, mens andre kanskje må avgi noe. I en slik sammenheng blir bl.a. den organisatoriske strukturen viktig. Vurdering Forslag til løsning Som en vil se i vedlagte rapport finnes det en del ulike måter å organisere kommunal eiendomsforvaltning og dermed vaktmestertjenesten på. Tre hovedmodeller kan tenkes: Sentralisert modell

Page 12 of 30 Delvis sentralisert modell Desentralisert modell. En sentralisert modell innebærer at forvalteroppgaven ivaretas av en separat bygg- og eiendomsforvaltningsorganisasjon (slik vi har det i Karmøy kommune). De enkelte virksomhetene ivaretar brukerrollen og er "leietakere" av bygningen av bygg- og eiendomsfororganisasjonen En delvis sentralisert modell innebærer at virksomhetene ivaretar brukerrollen, og delvis forvalterrollen. Virksomhetene har selv personalansvar for eget operativt personell (driftspersonell, vaktmester, renhold og event. servicefunksjoner), og ivaretar den daglige drift og vedlikehold av bygningene. Den sentrale enheten fungerer som rådgiver overfor virksomhetene ved større prosjekter og spesialiserte oppgaver og ivaretar også en del forvaltningsoppgaver. En desentralisert modell innebærer at virksomhetene ivaretar brukerrollen, forvalterrollen og ofte også i stor grad eierrollen. Modellen innebærer at virksomhetene selv er ansvarlig for arbeidsoppgavene knyttet til eiendomsforvaltning, Dette betyr at institusjonene selv har personalansvar, driftsansvar og oppfølgingsansvar. Beslutninger om større prosjekter og økonomiske beslutninger fattes normalt av sentral administrasjon eller politiske organer for alle modellene. Rådmannens konklusjon Rådmannen har vurdert ulike modeller for organisering av vaktmestertjenesten. Rådmannen registrerer også at brukerundersøkelsene har avdekket at brukerne av vaktmestertjenestene i hovedsak er godt fornøyd med den tjeneste som tilbys. Det er videre også rådmannens oppfatning at vaktmestertjenesten drives effektivt. På denne bakgrunn vil rådmannen tilrå at dagens organisering videreføres, men at teknisk etat arbeider videre med de forbedringspotensialer som er framkommet i brukerundersøkelsene. Rådmannen i Karmøy, 3. januar 2003 Arnt Mogstad Rapporten omhandler: Bakgrunn og faktaopplysninger Brukerundersøkelser Personalpolitikk i.f.t.vaktmestrene EVALUERING AV VAKTMESTERTJENESTEN I KARMØY KOMMUNE

Page 13 of 30 Dato: 03.01.03 ---------------------------------------------------------------------------------------------- Evaluering av vaktmestertjenesten i Karmøy kommune ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Bakgrunn for rapporten 2. Brukerundersøkelser 3. Personalpolitisk undersøkelse blant vaktmestrene Vedlegg 1. Bakgrunn:

Page 14 of 30 I forbindelse med budsjettbehandlingen for 2002 ba kommunestyret om at følgende punkt ble inntatt i budsjettvedtaket: "Karmøy kommunestyre ber om at vaktmestertjenesten evalueres. Alle brukere av tjenesten gis anledning til å uttale seg. Evalueringen har som mål å sikre en optimal utnyttelse av ressursene og en god personalpolitikk" Herværende rapport er utarbeidet av en evalueringsgruppe som ble nedsatt for å imøtekomme kommunestyrets vedtak. Evalueringsgruppens har bestått av: Økonomirådgiver Per Ulvedal fra helse- og sosialetaten 1.konsulent Ørjan Røed skole- og kulturetaten Teknisk sjef Ove Røys Eiendomssjef Olav Sønstabø Personalkonsulent Sigurd Østebøvik Hovedtillitsvalgt Bjarte Lien (utdanningsforbundet) Tillitsvalgt Viggo Gausvik (Karmøy kommuneforening) Hovedtillitsvalgt Odd Haukås (KFO). For å få til evalueringen har vi gjennomført 3 brukersamlinger. I tillegg har vi utarbeidet et spørreskjema som vi har sendt alle vaktmestrene. Grunnlagsdata: Dagens organisering av vaktmestertjenesten i Karmøy kommune: Som en ser har vi i hver sone et vaktmesterteam som ledes av en arbeidsleder. Dette teamet er forsøkt satt sammen slik at teamet som helhet kan dekke ulike forebyggende oppgaver, men også ivareta vedlikeholdsoppgavene. Noen vaktmestrer har tømrerbakgrunn, andre mekanisk, elektro- eller elektromekanisk bakgrunn. Vanligvis vil det være slik at vaktmestrene har ansvar for flere bygg. Arbeidslederne har også en lederfunksjon overfor renholdere badevakter m.fl. i de ulike sonene. Nøkkeltall: Antall vaktmestere: 30. Kompetanse: De fleste har fagbrev i ulike håndverksfag. Rekruttering: Fram til årsskiftet har det vært relativt lett å rekruttere vaktmestere. Vi har imidlertid det siste året opplevd at dette i stor grad har snudd. Bygningsmassen: 105 kommunale bygg på til sammen ca. 140.000 m2. Vedlikeholdsbudsjett på kommunale bygg er på 8 millioner kroner Hvordan er vaktmestertjenesten organisert i andre kommuner? Kommunenes Sentralforbund ba ECON (Senter for økonomisk analyse) og Multiconsult om å analysere om organiseringen av kommunenes eiendomsforvaltning kan forklare hvorfor vedlikeholdet er dårlig. ECON og Muliticonsult har videre analysert hvordan eiendomsforvaltningen bør organiseres for å gi god forvaltning. ECON og Muliticonsult la fram sin rapport våren 2002. Fra resyméet gjengis: ".Det er et betydelig potensiale for effektivisering av eiendomsforvaltningen i kommunene. Sentralisering av ansvaret vil normalt bidra til høyere effektivitet, bl.a. i form av bedre utnyttelse av midler som avsettes til drift og vedlikehold. Vridning av ressursbruken over mot et preventivt vedlikehold er imidlertid en type beslutning som normalt tas på politisk og ikke på administrativt nivå og som derfor ikke vil følge av en sentralisering av det administrative ansvaret. Vi anbefaler at kommunene sentraliserer ansvaret for eiendomsforvaltningen, enten til en eiendomsavdeling eller til et kommunalt foretak. Dette gir bedre ressursutnyttelse og en

Page 15 of 30 profesjonalisering av eiendomsforvaltningen" Hvilke hovedmodeller for organisering av eiendomsfunksjonen finnes? Det finnes tre hovedmodeller for organisering av eiendomsfunksjonen innen kommunal eiendomsforvaltning: Sentralisert modell Delvis sentralisert modell Desentralisert modell. En sentralisert modell innebærer at forvalteroppgaven ivaretas av en separat bygg- og eiendomsforvaltningsorganisasjon (slik vi har det i Karmøy kommune). De enkelte virksomhetene ivaretar brukerrollen og er "leietakere" av bygningen av bygg- og eiendomsfororganisasjonen En delvis sentralisert modell innebærer at virksomhetene ivaretar brukerrollen, og delvis forvalterrollen. Virksomhetene har selv personalansvar for eget operativt personell (driftspersonell, vaktmester, renhold og event. servicefunksjoner), og ivaretar den daglige drift og vedlikehold av bygningene. Den sentrale enheten fungerer som rådgiver overfor virksomhetene ved større prosjekter og spesialiserte oppgaver og ivaretar også en del forvaltningsoppgaver. En desentralisert modell innebærer at virksomhetene ivaretar brukerrollen, forvalterrollen og ofte også i stor grad eierrollen. Modellen innebærer at virksomhetene selv er ansvarlig for arbeidsoppgavene knyttet til eiendomsforvaltning, Dette betyr at institusjonene selv har personalansvar, driftsansvar og oppfølgingsansvar. Beslutninger om større prosjekter og økonomiske beslutninger fattes normalt av sentral administrasjon eller politiske organer for alle modellene. ECON og Multiconsult's konklusjoner ECON og Muliticonsult konkluderer med at en ser en klar tendens til sentralisering av eiendomsforvaltningen. Dette forklares delvis med at sentralisering gjør det lettere å få til en helhetlig prioritering i bruken av vedlikeholdsmidlene og ikke bare en prioritering innenfor den enkelte etats eller institusjons bygningsmasse. ECON og Muliticonsult's inntrykk er videre at oppmerksomhet om eiendomsforvaltningen øker når ansvaret sentraliseres og eiendomsforvaltning defineres som et eget virksomhetsområde. Samtidig gir rapporten uttrykk for at valg av organisasjonsmodell er viktig, men at det er enda viktigere at beslutningstakerne har bevissthet om betydningen av god eiendomsforvaltning. ECON og Muliticonsult sier videre i sin rapport at når ansvaret sentraliseres blir det lettere å fordele arbeidsbelastningen mellom de driftsansatte. Dessuten blir de ansattes spesialkompetanse bedre utnyttet, og det skapes bedre vilkår for kompetanseoppbygging. Dessuten bidrar sentralisering, som tidligere nevnt, til økt profesjonalisering. Rapporten berører også problemstillingen hvor institusjoner (skoler, barnehager, alders- og sykehjem) mister sin faste vaktmester ved omlegging til en mer sentralisert eiendomsforvaltning. Rapporten fastslår at dette kan medføre betydelige frustrasjoner hos brukerne, og at det tar tid før den nye organiseringen blir akseptert og forstått. Noe av denne motstanden mot sentralisering skyldes at institusjonene mister vaktmesteren som "gratisressurs", bl.a. til å utføre brukertjenester (være "altmuligmann"). Imidlertid er det ECON og Muliticonsult's inntrykk at institusjonene etter hvert finner akseptable erstatninger for vaktmesteren som "altmuligmann". Imidlertid bør vaktmester ha løpende kontakt med brukerne av byggene og bruke mesteparten av sin arbeidstid på disse. 2. Brukerundersøkelsene: For å kunne evaluere vaktmestertjenesten i Karmøy kommune har teknisk sjef gjennomført en brukerundersøkelse. Denne er gjennomført i samarbeid med representant fra skole- og kulturetaten og helse- og sosialetaten samt tre aktuelle fagforeninger. Metodisk tilnærming har vært følgende: Vi har invitert alle rektorer, barnehagestyrere, kulturhusledere og virksomhetsledere i helse- og sosialetaten til tre brukersamlinger der disse gjennom gruppearbeid er bedt om å si hvordan de opplever vaktmestertjenesten i Karmøy kommune. Mer konkret: Spørsmål 1: Hva mener gruppen fungerer bra slik vaktmestertjenesten i dag framstår? Spørsmål 2: Hvilket forbedringspotensiale mener gruppen vaktmestertjenesten har? Spørsmål 3: Supplerende kommentarer. I tillegg har brukerne hatt mulighet til å avgi individuelle betraktninger.

Page 16 of 30 Oppsummering/sammendrag av brukerundersøkelsen: (Bakerst i rapporten finnes et vedlegg der en har forsøkt å gjengi så detaljert som mulig hvilke synspunkter som framkom under brukerundersøkelsen) Brukerundersøkelsen avdekker i noen grad divergerende synspunkter og oppfatninger. Dette gjelder brukergrupper imellom, men også innen samme brukergruppe. Det sier seg selv at brukere fra forskjellige etater og med erfaring og bruk av bygg av ulik størrelse vil ha forskjellige behov. Teknisk etat har i det store og hele fått svært gode tilbakemeldinger fra brukerne av vaktmestertjenesten. Samtidig er det også slik at det på enkelte arbeidssteder fungerer svært dårlig. Dette må vi ta innover oss og se hvilke forbedringsgrep som kan gjøres innenfor de rammer som vi i dag har. Hvordan skal vi "vekte" brukerne? Hvis 3 av 4 brukere sier seg godt fornøyd vil det da være slik at 75 % av brukerne er fornøyd? Svaret må bl.a. tolkes utfra størrelsen på brukeren. Vi må derfor være noe forsiktig når vi skal tolke de data og tilbakemeldinger vi har fått. Samtidig må vi kunne trekke noen slutninger fra den informasjon vi besitter i etterkant av brukerundersøkelsene. Vi har nedenfor forsøkt å gi en oppsummering av hovedtendensene i svarene som er avgitt. Oppsummeringen baserer seg på tilbakemeldingene som er gjengitt som eget vedlegg til saken. Her finnes en oppstilling av svarene vi fikk fra brukerne på brukerforumet. For å opprettholde anonymitet er sonenummerene byttet ut med bokstaver. Hva fungerer bra? Tilgjengelighet til vaktmesterressurs er vurdert til å være ganske god. Imidlertid ser en av undersøkelsen at det er bygg og trygdeboliger/puh-boliger som har ingen eller meget liten vaktmesterressurs. Kvalitet på utført arbeid er gjennomgående beskrevet til å være veldig god. Samarbeidet mellom brukere og vaktmester ser også ut til å være godt. Imidlertid vil det alltid oppstå situasjoner der vaktmester vil komme litt mellom barken og veden (mellom rektor og arbeidsleder). Vi snakker her om arbeidsoppgaver som synes å ligge i gråsonen m.h.t. hvem som skal utføre dem. Er det vaktmester som skal hjelpe til med å få ballen fra skoletaket eller skal det være den lærer som har inspeksjonsrunde? Lignende spørsmål vil det være mange av. Fleksibilitet. Gjennomgående beskrevet som god Servicenivået. Vi mener å kunne lese ut av svarene at servicenivået generelt er av god kvalitet. Arbeidsbok. Der hvor det er etablert praksis med arbeidsbok (brukerne skriver opp hvilke oppgaver som bør/må utføres) fungerer det veldig bra. Hvilket forbedringspotensiale har vaktmestertjenesten? Av undersøkelsen avdekkes det klart et behov for å få en avklaring av hvilket arbeidsområde og hvilke arbeidsoppgaver vaktmester har og kan brukes til - ved de enkelte institusjoner, skoler, barnehager, kulturhus. Flere brukere har uttrykt ønske om å få lov til å benytte vaktmester til å montere møbler og annet praktisk vedlikehold av inventar og utstyr. Det kan også synes som nødvendig å avklare hvorvidt den enkelte bruker skal ha noen instruksjonsmyndighet overfor vaktmester eller kunne disponeres av bruker en del av tiden. En del brukere gir også uttrykk for at det er ønskelig å etablere praksis om at vaktmester er på det enkelte bygg til faste tider. Noen brukere gir også uttrykk for at det er behov for en mer systematisert langtidsplanlegging mellom bruker og arbeidsleder/vaktmester En god del brukere fra helse- og sosialetaten har etterlyst en eller annen form for vaktordning (Dette er allerede til vurdering i eiendomsavdelingen). Mange brukere har også stilt spørsmål om hvem som har ansvaret for utearealene i umiddelbar nærhet av bygget.

Page 17 of 30 3. Personalpolitisk undersøkelse blant vaktmestrene I forbindelse med budsjettbehandlingen for 2002 ble etaten også bedt om å se på vaktmestrenes situasjon rent personalpolitisk. I denne forbindelse har vi utarbeidet et spørreskjema som er sendt samtlige vaktmestere i kommunen. Spørreskjemaet fokuserer dels på vaktmestrenes oppfatning av hvordan de mener dagens organisering av vaktmesterfunksjonen fungerer (altså vaktmestrenes egen oppfatning om hva som er bra og mindre bra med dagenes organisering) og dels på hvordan de opplever sin egen situasjon (personalpolitisk). Nedenfor gjengis resultatene fra spørreundersøkelsen: Svarprosent 96.42 % (27 av 28 har besvart). Imidlertid har 4 vaktmestere dessverre ikke besvart side 2 på spørreskjemaet. Vi har valgt å ikke ta med disse i presentasjonen (uten at disse ser ut til å fravike fra hovedtyngden av de andre svarskjemaene). I tillegg til svarene som gjengis i nedenforstående tabell, har vaktmesterene også fått anledning til å gi en skriftlig redegjøring m.h.t. hva som kunne vært gjort bedre/annerledes når det gjelder dagens organisering. De har også hatt mulighet til å kommentere sin egen arbeidssituasjon. Noen få har gjort dette, og teknisk sjef vil se nærmere på hva som her fremkommer. Spørreskjemaene er anonymisert. Godt over halvparten av våre vaktmestere har minst 5 års fartstid. Videre har en god del av vaktmesterene også erfaring/praksis fra den perioden der den enkelte vaktmester var knyttet direkte til den enkelte skole. Det betyr at de skulle ha gode muligheter til å foreta en relevant sammenligning av både førsituasjon og nåsituasjon Som vi ser svarer over 91 % av vaktmesterene at de oppfatter at dagens organisering i stor grad eller i meget stor grad er hensiktsmessig i.f.t. de oppgaver som skal løses.

Page 18 of 30 Kun 3 vaktmestere uttaler at de i liten grad føler tilhørighet til eiendomsavdelingen. Samtlige vaktmestere opplever at forholdet til våre brukere er ganske godt eller meget godt. 70 % av vaktmesterene svarer at de trives meget godt i jobben sin. 22 % av vaktmesterene sier de trives ganske godt. Når det gjelder forholdet til nærmeste leder (arbeidsleder) svarer hele 74 % av vaktmesterene at de har et meget godt forhold til arbeidsleder. 78 % av vaktmesterene sier at de i høy grad blir sett og hørt av nærmeste leder. 91 % av vaktmestrene ønsker å være tilknyttet eiendomsavdelingen 30 % opplever Karmøy kommune som en meget god arbeidsgiver, mens 48 % sier at kommunen er ganske god arbeidsgiver. 17 % opplever oss som en god arbeidsgiver. Organisasjonsmessige vurderinger Dagens organisering av vaktmestertjenesten, som en del av eiendomsavdelingen i teknisk etat, har mange positive effekter med hensyn til samordning, muligheter for kompetanseoppbygging og spesialisering, teamarbeid m.v.. En bør likevel alltid se på mulige forbedringsområder. Brukerundersøkelsene har gitt verdifulle innspill her. I tillegg vil det være aktuelt å vurdere og om mulig videreutvikle den interne organiseringen av vaktmestertjenesten. Aktuelle spørsmålstillinger vil kunne være: Mulige rasjonaliseringseffekter av samordning, og eventuelt samlokalisering, med andre del av teknisk etat. Eksempelvis samordning-/lokalisering med drifts- og eventuelt V.A..R-avdelingen. Geografisk soneinndeling og mulige justeringer på dette feltet. Disse spørsmålene har ikke vært omfattende vurdert i denne evalueringen, men vil være en naturlig videreføring av arbeidet. Noen kommuner har valgt å organisere eiendomsforvaltningen i egne foretak eller virksomheter. Det mest nærliggende er Haugesund Kommunale Eiendomsbedrift KF (HKEB). En slik organisasjonsform framtrer som en mer selvstendig enhet sammenliget med en kommunal avdeling. Foretaket har et eget styre som i utgangspunktet har tilnærmet samme ansvar- og myndighet som styret i et aksjeselskap. Det har ikke framkommet momenter i evalueringsprosessen som har gjort det naturlig å foreslå en slik organisering av

Page 19 of 30 eiendomsforvaltningen og vaktmestertjenesten i Karmøy kommune. Konklusjon Evalueringen har blant annet gitt grunnlag for å trekke følgende konklusjoner: 1. Dagens ordning med en sentralisert modell for vaktmestertjenesten, d.v.s. at disse tjenestene ivaretas av en egen bygg- og eiendomsforvaltningsorganisasjon bør videreføres. Dette er også en modell som etter hvert er blitt den mest vanlige i kommuneorganisasjonene. 2. Det må fokuseres på: Avklaring av "gråsoneoppgaver", d.v.s. hvem har ansvaret for å gjøre hva. Her tenkes det spesielt på de avklaringer som må gjøres mellom den enkelte institusjon og eiendomsavdeling og driftsavdeling. Hvorvidt en skal etablere en ordning der vaktmester møter på de ulike bygg til fastsatte tider. Avklare opprettelse av en vaktordning. 3. Vi ser at vi får en stadig økende kommunal eiendomsmasse med mange tekniske installasjoner. I tillegg har eiendomsmassen omfattende krav til inneklima, brannvern m.v. som krever god kompetanse og effektiv ressursutnyttelse. Det blir derfor viktig å ha spesielt fokus på kompetanseutvikling innenfor dette feltet. VEDLEGG: Sammendrag av tilbakemeldinger fra brukergrupper av Karmøy kommunes vaktmestertjeneste Sammendrag og konklusjoner fra ECON og Multiconsults rapport "Organisering av kommunal eiendomsforvaltning" (av februar 2002) Vedlegg: 1. Referater fra brukersamlingen 2. Sammendrag av rapporten VEDLEGG: Momenter brukergruppene har tilkjennegitt på brukersamlingene Brukersamling

Page 20 of 30 Rektorer (18 rektorer) Sone "A" Fungerer bra: Føler at vaktmesterressursen er blitt langt bedre og mer fleksibel både når det gjelder økonomi og faglig kompetanse Bra tilgjengelighet (ikke minst takket være at vaktmester har fått mobiltelefon) God tilgjengelighet i akuttsituasjoner Sjekkrunder med arbeidsleder og vaktmester i.f.t. utarbeidelse av tiltaksplan fungerer godt Forbedringspotensiale: Avklaring av roller mellom arbeidsleder, vaktmester og rektor. Hva er rektors "myndighet"? Hva må gå via arbeidsleder? Hva kan gå via vaktmester? Avklaring av vaktmester sine arbeidsområder "gråsoner" Bedre utnyttelse av arbeidsleder vaktmesterressurs Supplerende kommentarer: Rektorene i sone "A" ønsker å beholde sonevis organisering Fremdeles et element av nærhet og stolthet i.f.t. byggene i sonen Bedre utnyttelse av ressursene enn om de tilligger den enkelte skole Dersom vi (kommunen) ønsker høy faglig kompetanse, må en se på lønnsforholdene til vaktmester Utgifter knyttet til bredbånd/tekn. Installasjoner bør etter hvert overføres eiendomsavd. Det ligger et stort potensiale i å ansvarliggjøre elevene våre i samarbeid med renholdere/vaktmestere som et supplement, ikke en erstatning Sone "B" Fungerer bra: Tilgjengeligheten er varierende, men best på de store skolene. Kvaliteten på arbeidet er god Samarbeidet mellom rektor og vaktmester er stort sett god, men noe frustrasjon når arbeidsleder og rektor har ulike meninger Forbedringspotensiale: Avklaring av ansvaret for vedlikehold av inventar og utstyr Personaltilhørighet? Låsing etter skoletid? Sone "C" Fungerer bra: Fire av skolene er tilfreds med den nye organisasjonsmodellen og ønsker at den skal fortsette (en skole mener imidlertid at vaktmester skulle vært tilsatt i skoleetaten og underlagt rektor) Bruk av arbeidsbok for å sette opp arbeidsoppgaver At flere vaktmestere kan gå sammen for å få utført større arbeidsoppdrag. Når vaktmester er kjent på bygget, så ser han hva som må gjøres Samarbeidet med vaktmester fungerer bra (mobiltelefon nødvendig) Forbedringspotensiale: Rektor må få mer myndighet (hvis vaktmester har tid til overs) At vaktmester til en viss grad selv kan se hva som skal gjøres Vaktmester må kunne være med ved rigging av møbler, flytting av pulter/stoler, praktisk vedlikehold av inventar og utstyr Vaktmester bør ta kontakt med rektor hvis noe skal repareres. Supplerende kommentarer: "XX-senteret" må få avklart hvorvidt vaktmesterressurs kan stilles til disposisjon. Vaktmesterordningen må ikke bli for personavhengig Hvem har ansvaret for nærmiljøanleggene?