MØTEINNKALLING Utvalg Møtedato Møtested : KONTROLLUTVALGET : 09.06.2008 15.00 OBS: merk tid : Brekkåsen skole Sakliste: SAK 20/2008 SAK 21/2008 SAK 22/2008 SAK 23/2008 SAK 24/2008 SAK 25/2008 GODKJENNING AV MØTEBOK REFERATSAKER PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL MELHUS KOMMUNES KJØP AV HOFSTAD LEIR INNKOMMET SAK TIL KONTROLLUTVALGET EVENTUELT Det blir orientering og omvisning på Brekkåsen i forkant av ordinær saksbehandling Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/hanne Kongsvik, på telefon 73 86 61 50, mobil 92 45 03 68. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Berit Skillingsås Nygård leder (sign) Hanne Kongsvik Sekretær Gjenpart: Varamedlemmer, til orientering Ordfører Rådmann Oppdragsansvarlig revisor
SAK 20/2008 GODKJENNING AV MØTEBOK Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 09.06.2008 20/2008 Saksbeh: Hanne Kongsvik Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS FORSLAG TIL VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 21.04.2008 godkjennes Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 21.04.2008
SAK 21/2008 REFERATSAKER Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 09.06.2008 21/2008 Saksbeh: Hanne Kongsvik Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering Følgende referatsaker legges fram for utvalget: 1. Melding om politisk vedtak årsmelding for kontrollutvalget 2007 2. Melding om politisk vedtak plan for forvaltningsrevisjon 2008
SAK 22/2008 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 09.06.2008 22/2008 Saksbeh: Hanne Kongsvik Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget slutter seg til framlagte forslag til Plan for selskapskontroll for valgperioden 2007-2011. Forslaget oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til framlagte forslag til Plan for selskapskontroll for valgperioden 2007-2011. Vedlegg: 1. Forslag til Plan for selskapskontroll for Melhus kommune valgperioden 2007-2011 BAKGRUNN I henhold til kommunelovens bestemmelser, 77, skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Forskrift om kontrollutvalg, 13, gir nærmere bestemmelser om dette: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. SAKSUTREDNING Organisering i offentlig sektor I kommuneloven er det åpnet for ulike typer organisering av kommunal virksomhet og det er lagt til rette for at flere kommuner og fylkeskommuner kan samarbeide om felles oppgaver. I tillegg kan kommunene organisere virksomhet etter lov om interkommunale selskaper, lov om stiftelser eller lov om aksjeselskaper. Dette kan oppsummeres i følgende oversikt:
Forvaltningsorgan Selvstendige rettssubjekt Kommunal etat Kommunal institusjon (koml 10) (koml 11) Interkomm. samarbeid (koml 27) Interkomm. samarbeid (koml 28 a-c) Kommunalt foretak (koml kap 11) Interkomm. selskap (IKS-lov) Aksjeselskap (AS-lov) Stifting (Stiftingslova) Offentlige eiere Offentlige og private eiere Ingen eiere Figur: Organisering av offentlig sektor, kilde: Norge Kommunerevisorforbund (NKRF) Hvor hensiktsmessig det er å legge virksomhet utenfor den kommunale organisasjonen vil avhenge av en rekke forhold: Har kommunen kapasitet og kompetanse til å utføre tjenesten i egenregi? Er det stordriftsfordeler ved produksjonen, og kan flere aktører betjenes? Er det hensiktsmessig å samarbeide med andre om tjenesteutførelsen? Er det hensiktsmessig med markedseksponering? Er det billigere å kjøpe tjenesten hos andre? Er det en kommunal kjerneoppgave? I en del tilfeller kan det være aktuelt å organisere kommunal virksomhet etter mer bedriftsøkonomiske prinsipper, der beslutningene fullt og helt kan tas ute i virksomhetene. Dette kan i første rekke gjelde produksjon av varer og tjenester som er enkel å prissette og som det er lett å definere omfang og kvalitet av. Lovgrunnlaget for selskapskontroll Forskriftens 13, pålegger kontrollutvalget å legge frem en plan for selskapskontroll for kommunestyret. Selskapskontroll kan deles i to deler: 1. Eierskapskontroll Som innebærer å påse at kommunen forvalter sine eierinteresser i selskaper på en god måte, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 2. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er definert i kommunelovens 77 nr. 4, som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Selskapskontroll i form av forvaltningsrevisjon er frivillig og således opp til kommunestyret å bestemme gjennom vedtakelsen av plan for selskapskontroll.
Dette kan skjematisk fremstilles som følger: Kommunestyre Eierstyring Eierskapskontroll Generalforsamling Kontrollutvalg KU-sekretariat Revisor Styret Kommunerevisor Daglig leder Forvaltningsrevisjon Selskapet Figur: Selskapskontroll etter kommunelovens 80 Som det fremgår av figuren kan eierskapskontrollen utføres av både revisjon og sekretariat, men forvaltningsrevisjon i selskaper kan kun utføres av revisor. Kommunens innsynsrett i frittstående selskaper Innsyn via kontrollutvalget Gjennom en endring i kommuneloven i 2004 fikk kommuner/fylkeskommuner en særskilt innsynsrett i interkommunale selskaper og aksjeselskaper via kontrollutvalgene, via egne bestemmelser om selskapskontroll. (jfr Kommuneloven 77 og 80. Forskrift om kontrollutvalg utdyper bestemmelsene ytterligere.) Ulike innfallsvinkler til selskapskontroll Kontrollvirksomheten kan omfatte: 1. Eierskapskontroll ved selskapsetablering Om kapitalinnskuddet er i tråd med kommunestyrets forutsetninger, og om innskutte verdier står i et rimelig forhold til motytelsen i form av aksjer eller innskuddskapital.
2. Ordinær eierskapskontroll Om virksomheten foregår i henhold til gjeldende lover, regler, og virksomhetens vedtekter og om den drives innenfor rammene av kommunens vedtak og forutsetninger. 3. Eierskapskontroll ved salg eller avvikling av virksomhet Om eventuelle forutsetninger ved salget er oppfylt og om vederlaget står i forhold til verdiene i virksomheten. 4. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon, med en systematisk gjennomgang av hele eller deler av virksomheten, er en mer gjennomgripende undersøkelse av foretaket. Dette kan være aktuelt i særlige tilfeller, der kommunen har store interesser i virksomheten, der virksomheten utfører viktige oppgaver for kommunen, eller der man opplever at virksomheten utvikler seg på tvers av kommunestyrets intensjoner. Rapportering Med utgangspunkt i plan for selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført, samt resultatene av disse. Selskaper i Melhus som er aktuelle for selskapskontroll Selskapskontroll kan kun gjennomføres der kommunen alene, eller sammen med andre fylkeskommuner eller kommuner eier selskapet fullt ut, og i heleide datterselskaper til slike selskaper. For melhus sitt vedkommende er dette pr. dato følgende selskap: Trønderenergi AS Melhus Vekst AS Gaula Natursenter AS Fylkes fellesvaskeri AS Gaia Lab AS Envina IKS Bomveiselskapet E39-øysand-Thamshavn Lundamo Bruk AS Interkommunalt arkiv Revisjon Midt-Norge IKS Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS
I slike selskaper har kommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som anses nødvendig for kontrollen, og opplysningene kan innhentes fra selskapets daglige leder, styret eller fra selskapets valgte revisor. Kommunens kontrollutvalg og revisor kan også selv foreta undersøkelser i selskapet. Videre har kontrollutvalget og kommunens revisor rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende selskapsorganer. gjennomført selskapskontroll i Melhus kommune Det ble i 2007 gjennomført begrenset eierskapskontroll i 9 av de 11 selskapene som er aktuelle for selskapskontroll: Interkommunalt arkiv IKS Gaia Lab AS Vekst Melhus AS Trønderenergi AS Bomveiselskapet E-39 Øysand-Thamshavn AS Envina IKS Fylkets Fellesvasker AS Gaula Natursenter AS A/S Lundamo Bruk Det ble da gjort kartlegginger for å vurdere hvordan Melhus kommune som eier forvalter og følger opp sine interesser i de aktuelle selskapene. Selskapene ble vurdert til å ha en forsvarlig økonomisk drift. Gjennomgående viste imidlertid undersøkelsene at kommunen ikke hadde etablert noen eierstrategi eller rutiner for oppfølging av eierinteressene i selskapene. På bakgrunn av de utførte selskapskontrollene ble det fattet følgende vedtak i kommunestyret, sak 54/07: Kommunestyret tar saken til etterretning og ber på generelt grunnlag rådmannen om å påse at det utarbeides rutiner, eller en eierstrategi, for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i utenforliggende selskaper og virksomheter. Kommunestyret hadde i februar i år, sak 14/08, til behandling sak om Melhus kommunes eierskap i ulike foretak forslag til eierstrategi for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser. Det er så langt ikke gjennomført forvaltningsrevisjon i noen av kommunens selskap. Forslag til plan for inneværende periode åpner for denne muligheten, dersom det viser seg å være hensiktsmessig. KONKLUSJON Kontrollutvalgssekretariatet legger med dette frem forslag til plan for selskapskontroll i Melhus kommune for valgperioden 2007 2011. Dersom kontrollutvalget slutter seg til den foreslåtte planen legges den fram for kommunestyret for endelig behandling.
Plan for selskapskontroll i Melhus kommune 2007-2011 1. Virkeområde Selskapskontroll kan utøves i interkommunale selskaper og i aksjeselskaper der Melhus kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer eller andeler, og heleide datterselskaper av slike selskaper. 2. Selskapskontrollens innhold Selskapskontrollen omfatter Eierskapskontroll som omfatter kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, eventuelt Forvaltningsrevisjon i henhold til kommunelovens 77 nr. 4, det vil si systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen som skal utøves på vegne av Melhus kommune. 3. Innhenting av opplysninger Kommunestyret gir kontrollutvalget og den som kontrollutvalget utpeker til å utføre selskapskontroll, anledning til å kreve enhver opplysning av selskapet, selskapets styre og selskapets revisor som anses nødvendig for å kunne utøve selskapskontrollen. Kontrollutvalget kan kreve å få tilsendt følgende dokumenter rutinemessig som et ledd i eierskaps-kontrollen av selskapet: årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning, nummererte brev fra revisor, møteinnkallinger samt protokoller fra generalforsamling / representantskap og styremøter. 4. Gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget må minst én gang i året vurdere aktuelle selskaper med hensyn til gjennomføring av selskapskontroll, og hvilket omfang selskapskontrollen skal ha. 5. Rapportering Rapportering av gjennomført selskapskontroll skjer rutinemessig til kontrollutvalget etter at selskaps-kontroll er gjennomført. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll i henhold til denne planen én gang i året. 6. Planens virkningstid Planen gjelder for valgperioden 2007 2011.
SAK 23/2008 MELHUS KOMMUNES KJØP AV HOFSTAD LEIR Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 09.06.2008 23/2008 Saksbeh: Hanne Kongsvik Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget tar innholdet i sak om kommunens kjøp av Hofstad leir til orientering. Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar sak oversendt fra kontrollutvalget om prosessen med kjøp av Hofstad leir til etterretning. Vedlegg: 1. Svar rådmannens uttalelse i forbindelse med kontrollutvalgets behandling av sak vedrørende kjøp av Hofstad leir Utrykte vedlegg i saken: Erverv av Hofstad leir. Brev til kontrollutvalget, datert 06.02.2008, fra Johan Lund Furunes, gruppeleder Fremskrittspartiet, Sigmund Gråbak, gruppeleder Høyre og Jorid Jagtøien, gruppeleder Senterpartiet Samlet saksfremstilling Erverv av Hofstad leir, kommunestyret sak 31/07, 22.05.2007 Samlet saksfremstilling Kjøp av Gravråkmoen (Hofstad leir), kommunestyret sak 79/07, 23.10.07 BAKGRUNN Kontrollutvalget ble i forrige møte forelagt sak angående Melhus kommunes erhverv av areal i tidligere Hofstad leir, sak 18/07. Innholdet i saken ble drøftet og følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget tar innholdet i framlagt sak om kommunens kjøp av Hofstad leir til orientering. Kontrollutvalget ber om rådmannens syn i saken, i form av en skriftlig uttalelse, før saken tas opp til ny behandling på utvalgets neste møte. Saken legges fram uten endringer. Rådmannens svar til kontrollutvalget vedlegges saken.
SAKSUTREDNING I mars 2005 ble det fattet vedtak i formannskapet, som det Faste utvalg for plansaker, om å starte regulering av Gravråkmoen området der Hofstad leir ligger. Bakgrunnen var Forsvarets frigivelse av Gravråkmoen og politisk vedtak om å regulere området til næringsformål. Som konsekvens av at Forsvarets bruk av Hofstad leir opphørte var Forsvarsbygg v/skifte Eiendom i 2007 satt til å avhende den aktuelle eiendommen. Melhus kommune vurderte i den forbindelse området til å være aktuelt for næringsformål. Næringsplanens mål om å sørge for ledige og tilrettelagte næringsareal som næringslivet oppfatter som attraktive ble blant annet vist til ved utredning av saken. Formannnskapet og kommunestyret behandlet i mai 2007 sak om erhverv av Hofstad leir. Vedtaket i kommunestyret innebar at kommunen skulle akseptere pris etter takst, og gjøre nødvendige avklaringer for å få overta Hofstad leir ved hjelp av bestemmelsene om Utvidet offentlig avklaring (UOA). Kommunestyret 22.05.2007, sak 31/07 Innstilling til Kommunestyret: Melhus kommune vedtar å gi rådmannen fullmakt til å gjennomføre videre forhandlinger med Skifte Eiendom as og andre aktører med tanke på å erverve Hofstad leir ved å benytte seg av bestemmelsene i Utvidet offentlig avklaring (UOA) 1 Omforent forslag (enstemmig vedtatt) Melhus kommune aksepterer pris etter takst, og vedtar at ordfører/rådmann gjennomfører forhandlingene med Skifte Eiendom as og andre aktører for å erverve Hofstad leir (Gravråksmoen) snarest råd, ved å benytte seg av bestemmelsene i Utvidet offentlig avklaring(uoa). UOA innebærer at kommuner og fylkeskommuner gis rett til å kjøpe eiendommer som kan benyttes til frilufts- eller kulturformål (trinn 1) eller til næring (trinn 2) til takst, etter statlige etater, men før de legges ut i åpent marked. I den ovenfornevnte saken til formannskap og kommunestyre var det hverken i saksfremstillingen eller i vedtaket som ble fattet referert til en bestemt tallfestet takst. Det forelå imidlertid, i henhold til tilgjengelig skriftlige dokumenter, på det aktuelle tidspunktet bare èn takst, nemlig den som Skifte Eiendom hadde innhentet på kr 65 mill kroner, datert 21.02.2007 2. Takstdokumentene fulgte brev datert 12.06.2007 fra Forsvarsbygg til Melhus kommune, sammen med formelt varsel om avhending av Forsvarets eiendom Hofstad leir. 2 Foretatt av Midt-Norge Takst
Melhus kommune ved rådmannen innhentet i tillegg takst fra en annen aktør. Denne ble gjennomført på et senere tidspunkt og er datert 28.06.2007 3. Denne taksten var på 25 mill kroner for kjøp av Hofstad leir. Formelt varsel om avhending Ved formelt varsel om avhending, trinn 2, skal det redegjøres for en rekke forhold ved eiendommen som skal avhendes, deriblant den takst som er satt. Formelt varsel, trinn 2, ble sendt fra Forsvarsbygg til Melhus kommune 12.06.2007. Det ble her angitt taksten som ble innhentet i februar på 65 mill kroner. I sitt tilsvar til Skifte eiendom, 05.07.2007, ble det meldt om Melhus kommunes interesse for å erverve Hofstad leir, etter bestemmelsene om UOA. Kommunestyret 19.06.2007 Det ble i kommunestyremøte 19.06.2007 stilt spørsmål vedrørende Hofstad leir. I protokollen fra det aktuelle møtet er det ført opp at spørsmålet er besvart av ordfører/rådmann, med påfølgende diskusjon. Spørsmålet er ikke framsatt og besvart skriftlig, og det finnes dermed ikke skriftlige nedtegnelser som redegjør for innholdet i spørsmålet eller ordførerers svar. Merknad i protokoll: Jostein Myhr og Johan Lund Furunes stilte spørsmål til ordføreren vedr. Hofstad leir. Besvart av ordføreren/rådmannen. Diskusjon etterpå. Formannskapet 26.06.2007 Merknad i protokoll: Etter at sakene 94 96/07 var behandlet, orienterte rådmannen/ordføreren om videre forhandlinger med Skifte Eiendom vedr. Hofstad leir (Gravråksmoen). Mail, mottatt 26.06.07, fra Skifte Eiendom utdelt på møtet. Orienteringen tatt til etterretning. I mailen det her blir referert til henvises det til møtet som hadde funnet sted 20.06.2007. Videre i mailen bekrefter Skifte Eiendom at Melhus kommune kan starte arbeidet med å regulere/tilpasse eiendommen for nybygg til Delprodukter AS. Brev fra Melhus kommune til Skifte Eiendom region nord, datert 02.08.2007 Det vises til brev av 12.06.2007 og møte 20.06.2007. Videre vises det til kommunstyrets vedtak 22.05.07. Kommunens stadfester vedtaket, og bekrefter ønsket om å overta Hofstad leir. Videre pekes det på de to ulike takstene som foreligger. På bakgrunn av så vidt stor forskjell i de to takstene krever Melhus kommune at det opprettes en takstnemnd. Formannskap 04.09.2007 Merknad i protokoll: 3 Foretatt av Takst-Forum Trøndelag
Arnfinn Amundal stilte spørsmål vedr. kjøp av Gravråksmoen, besvart av rådmannen. Spørsmålet er ikke framsatt og besvart skriftlig, og det framgår dermed ikke av protokollen hva som var innhold i spørsmål eller svar. Kommunestyret 23.10.2007, sak 79/07: I saken som ble framlagt redegjøres det for at forhandlingene med Skifte Eiendom har dreid seg om kjøpekontrakt og avtale om opprettelse av takstnemnd. Det vises til de to ulike takstene som er utarbeidet, og at man derfor oppretter en klageinstans som kan avgjøre uenigheten. Det vises her til at kommunestyrets vedtak er utformet slik at man skal kjøpe til takst, og da differansen mellom takstene avvek så mye har man gått til det skrittet å be om at det opprettes en takstnemnd som kan fastsette den riktige takst og salgssum (saksutredning sak 79/07, 23.10.2007) Vedtak (enstemmig) 1. Kommunestyret godkjenner fremlagte kjøpekontrakt for overtagelse av Gravråkmoen i Melhus kommune. 2. Kommunestyret godkjenner avtale mellom Skifte Eiendom og Melhus kommune om bruk av takstnemdsordningen. 3. Kommunestyret vedtar å betale et forskudd på kr 17 mill. kr for overtagelse av Gravråkmoen i Melhus kommune. Beløpet forskutteres gjennom bruk av disposisjonsfondet. Oppfølging av politiske vedtak Som nevnt vedtok kommunestyret i mai 2007 å akseptere pris etter takst og ved hjelp av UOA inngå avtale om erverv av Hofstad leir. Sett i lys av at det på det tidspunktet forelå kun en takst må det antas at det er denne vedtaket refererer til. Dette understøttes av at det i innstillingen til kommunestyret i den aktuelle saken var tatt til orde for at rådmannen skulle gis fullmakt til å gjennomføre videre forhandlinger, mens det i vedtaket ble fastslått at kommunestyret gikk inn for å akseptere pris etter takst. Som nevnt er det imidlertid verken ikke i saksutredning eller vedtak nevnt noe om hvilket beløp det refereres til. I juni samme år innhentet Melhus kommune en egen takst, som viste seg å være langt lavere enn Skifte Eiendom sin takst. På bakgrunn av differansen mellom de to ulike takstene ble det i kommunikasjon med Skifte Eiendom, jfr. brev av 02.08.2007, bedt om opprettelse av takstnemnd. I perioden fra kommunestyrets vedtak 22.05.2007 til kommunestyret 23.10.2007 på nytt fikk saken til behandling ble det et par ganger gitt orientering angående Hofstad leir i formannskapet, uten at forhold ble behandlet som politisk sak. Uavhengig av drøftinger og orienteringer som ble gitt i perioden mai til oktober 2007 hadde ikke kommunestyret den aktuelle saken til ny behandling. Det ble stilt spørsmål angående saken i kommunestyret 19.06. Spørsmål og svar framgår ikke av protokollen. Sett i lys av dette var det vedtaket som ble fattet i sak 31/07 den 22.05 som hele tiden sto fast. Dersom politiske vedtak skal endres eller opphøre må det skje i samme organ som fattet vedtaket eller organet over. I dette tilfellet ville kun kommunestyret være riktig organ for å omgjøre allerede fattet vedtak.
Kommunestyret hadde saken til ny behandling i 23.10.2007. Det ble da fattet enstemmig vedtak om å godkjenne kjøpekontrakt og avtale om bruk av takstnemndordning. Takstfastsettelsen fra nemnda kom i slutten av desember, og var på kr. 80 mill. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering På bakgrunn av kommunens håndtering av kjøp av Hofstad leir er det gjennom media og på andre hold reist spørsmål om kommunestyrets vedtak i sak 31/07 ga anledning til å be om opprettelse av takstnemd. Et noe uklart vedtak, hvor det ikke angis hvilken takst som aksepteres bidrar til at de i etterkant kan være vanskelig å vurdere om vedtaket ble fulgt eller ikke. Forutsatt at det var taksten fra Skifte Eiendom som ble referert til kan det stilles spørsmål ved oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i sak 31/07, mai 2007. Det vises i flere sammenhenger til at saken er tatt opp muntlig i både kommunestyre og formannskap. Dilemmaet blir imidlertid at dette er muntlig, og ikke kan tilbakeføres til protokoller eller andre skriftlige dokumenter. I henhold til reglement for Melhus kommunestyre er det anledning til å komme med forespørsler som stilles og besvares muntlig i møtet (jfr pkt 19.1). Reglementet peker videre på at forespørsler av prinsipiell art blir behandlet som interpellasjoner (jfr pkt 19.2), som framsettes og besvares skriftlig, tas inn i sakslista og hvor ordførerens svar sendes ut sammen med protokoll fra møtet. I denne aktuelle saken kan det i ettertid se ut til at spørsmål som ble tatt opp muntlig med fordel kunne vært framsatt som interpellasjoner, eller vært fremmet forslag i tilknytning til. Med bakgrunn i spørsmålene som er stilt og kritikken som ettertid sies å ha vært underveis i denne prosessen hadde muligens kommunestyret vært tjent med å ta opp saken på nytt, etter behandlingen i mai 2007. Ved sin behandling av saken i oktober 2007 ga kommunestyret sin godkjenning til bruk av takstnemndordningen. Konklusjon På bakgrunn av den innkomne henvendelsen til kontrollutvalget har sekretariatet gjennom denne saksutredningen forsøkt å belyse den aktuelle prosessen i forbindelse med kommunens kjøp av Hofstad leir. Uheldige forhold som angår saksbehandlingen er pekt på, og bør for ettertiden søkes unngått. Det bør etterstrebes at både saksutredninger og vedtak i politiske organer er tydelige og informative, slik at det ikke oppstår situasjoner hvor det kan skapes tvil om hva som faktisk ble vedtatt i den enkelte sak. I tilfeller der spørsmål tas opp eller orienteringer gis bør det sikres at nødvendig informasjon om det aktuelle forholdet framgår av protokollene. Der forhold av prinsipiell karakter tas opp i kommunestyret kan det være hensiktsmessig at disse framsettes som interpellasjoner. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta innholdet i saken til orientering. Med bakgrunn i de forholdene som er beskrevet i saken anbefales den oversendt til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar sak oversendt fra kontrollutvalget om prosessen med kjøp av Hofstad leir til etterretning.
SAK 24/2008 INNKOMMET SAK TIL KONTROLLUTVALGET Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 09.06.2008 24/2008 Saksbeh: Hanne Kongsvik Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS FORSLAG TIL VEDTAK: Ingen forslag til vedtak SAKSUTREDNING Kontrollutvalget har mottat henvendelse fra Atle Øyen, Ola Solberg og Sigurd Busklein angående klage på at politiske vedtak i Melhus kommune ikke blir iverksatt. Brevet, datert 08.04.2008, og tilhørende dokumenter vil blir gjennomgått i kontrollutvalgets møte. SAK 25/2008 EVENTUELT Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 09.06.2008 25/2008 Saksbeh: Hanne Kongsvik Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS FORSLAG TIL VEDTAK: Ingen forslag til vedtak