OS KOMMUNE Avdeling for Tenestestyring Utval: TENESTEUTVALET Møtestad: Luranetunet Møtedato: 11.03.2009 Tid: 09.00 MØTEINNKALLING Tillegg SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Side Tittel 20/09 08/91 HALVÅRSEVALUERING AV MATLEVERANSER TIL BRUKARAR AV PLEIE OG OMSORGSTENESTA I OS KOMMUNE 3 Innkalte: Funksjon Namn Forfall Møter for Leiar Hedevig Holst Stig Endre Nilsen Leiv Gunnar Heggland FO Nina B. Halhjem Rebecca Engevik Bjørn Reidar Matland Helge F. Kjellevold Borghild Borgen Torunn Øvredal Varamedlem Sonja V. Hansen Leiv Gunnar Heggland mer som ikkje kan møta må snarast melda frå til Os kommune, tlf. 56 57 50 00. Varamedlemmer møter berre etter særskild innkalling. Os, 04.03.2009 Terje Søviknes Ordførar Knut Terje Rekve Rådmann ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: 56 57 50 00 postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: 6525.05.05676 Torggata 7 Telefax: 56 57 50 01 www.os.hordaland.no Org.nr.: 844 458 312 Pb.84, 5202 Os Dir. innval: 56 57 50 20
MØTEBOK HALVÅRSEVALUERING AV MATLEVERANSER TIL BRUKARAR AV PLEIE OG OMSORGSTENESTA I OS KOMMUNE Saksbehandlar: Birgit Nora Holsen Arkiv: 027 F26 Arkivsaksnr.: 08/91 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 6/08 Tenesteutvalet PS 23.01.2008 17/08 Os eldreråd PS 21.04.2008 36/08 Os eldreråd PS 16.06.2008 20/09 Tenesteutvalet PS 11.03.2009 Framlegg til vedtak: Tenesteutvalet tek halvårsevalueringa av matleveransen til pleie og omsorg til orientering. Os, 02.03.09 Knut Terje Rekve Rådmann ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: 56 57 50 00 postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: 6525.05.05676 Torggata 7 Telefax: 56 57 50 01 www.os.hordaland.no Org.nr.: 844 458 312 Pb.84, 5202 Os Dir. innval: 56 57 50 20
Behandling i Os eldreråd i møte 16.06.2008 Behandling i utvalet: Kommunaldirektør Beate Moberg orienterte om prosessen fram til val av tilbydar på matlevering i pleie- og omsorgstenesta og om prøvesmaking. Eldrerådet vil enno ein gong presisera at ordninga må evaluerast etter eitt års drift. Eldrerådet tek samrøystes orienteringa matleveransar til pleie- og omsorgstenesta til etterretning. Vedtak: Eldrerådet tek orienteringa om matleveranser til brukarar av pleie- ogomsorgstenesta til etterretning. Rådet vil presisera at ordninga må evaluerast etter eitt års drift. Behandling i Os eldreråd i møte 21.04.2008 Behandling i utvalet: Fung. leiar for organisasjonseininga, tidlegare pleie- og omsorgssjef Anne Valle orienterte. Orienteringa vart teken til etterretning. Ruth Solberg ville ha inn ein setning om at ordninga skal evaluerast etter eitt år. Leiar Jorunn Klausen foreslo endring i 1. kulepunkt i siste avsnitt. Punktum skal setjast etter best mogeleg, og ein skal ta bort resten av setningen. Marianne Hjelle: Premissane ser greie ut. Vert det endringar, ønskjer Eldrerådet å få desse tilbake til ny uttale. Innstillinga, med ovannemnde endring og tillegg, vart samrøystes vedteke. Vedtak: Premissar for matlevering for Os kommune: Generelt for alle brukarane: Os kommune skal levera god og næringsrik mat for å fremja god helse og trivsel Brukarane har ei valfridom i høve til kva dei skal eta Brukarane har ei valfridom i høve til når dei skal eta Kvaliteten på maten skal vera best mogeleg Levering av maten skal vera til sjølvkost. Gjeld heimebuande brukarar: Mat til dei heimebuande som ikkje høyrer til Luranetunet skal vera med i anbodet. Heimebuande brukarar har ei valfridom i høve til kor mange dagar i veka dei skal få middag Tilbodet om leveransar av mat kan utvidast til fleire enn dei som får dette tilbodet i dag At leverandør fakturerar middagsleveransene til heimebuande til sjølvkost At leverandør fraktar middagsleveransene heim til heimebuande Gjeld bebuarar på Luranetunet: Det vert lagt til rette for at stemninga rundt måltidet vert best mogeleg. Side 3 av 9
At kommunen investerar i dampkokarar og ventilasjonsanlegg på alle avdelingar ved Luranetunet og sjukeheimen. At det vert igjen ein husøkonomstilling på kjøkkenet At levering av tørrmat, drikke og frukt skjer gjennom bestilling direkte frå avdelinga til leverandør som så leverer maten direkte til postkjøkken. Desse premissane er ikkje absolutte, men skal vera med i det viare arbeidet med anbodet. Vert det endringar i premissane, ønskjer Eldrerådet å få desse tilbake til ny uttale. Ordninga med matleveransar skal evaluerast etter eit år. Behandling i Tenesteutvalet i møte 23.01.2008 Behandling i utvalet: Borghild Borgen (Ap) kom med framlegg om nytt første kulepunkt: Os kommune skal levera god og næringsrik mat for å fremja god helse og trivsel. Leiv Gunnar Heggland (FrP) kom med følgjande framlegg: Levering til sjølvkost skal inn i vedtaket. Kantinedrifta er ikkje ein del av anbodet. Hedevig Holst (H) kom med endringsframlegg: Vedtaket skal heita premisser for matlevering i Os kommune. Kulepunket om kantinedrifta skal utgå. Premissane er ikkje absolutte, men skal vera med i det vidare arbeidet med anbodet. Elisabeth Haugland (V) kom med famlegg om nytt kulepunkt: Mat til dei heimebuande som ikkje høyrer til Luranetunet skal vera med i anbodet. Desse framlegga vart samrøystes vedteke. Vedtak: Premissar for matlevering for Os kommune: Generelt for alle brukarane: Os kommune skal levera god og næringsrik mat for å fremja god helse og trivsel Brukarane har ei valfridom i høve til kva dei skal eta Brukarane har ei valfridom i høve til når dei skal eta Kvaliteten på maten skal vera best mogeleg Levering av maten skal vera til sjølvkost. Gjeld heimebuande brukarar: Mat til dei heimebuande som ikkje høyrer til Luranetunet skal vera med i anbodet. Heimebuande brukarar har ei valfridom i høve til kor mange dagar i veka dei skal få middag Tilbodet om leveransar av mat kan utvidast til fleire enn dei som får dette tilbodet i dag At leverandør fakturerar middagsleveransene til heimebuande til sjølvkost At leverandør fraktar middagsleveransene heim til heimebuande Gjeld bebuarar på Luranetunet: Side 4 av 9
Det vert lagt til rette for at stemninga rundt måltidet vert best mogeleg ved å flytta ressursar frå åpen omsorg til avdelingane for å styrkja bemanninga rundt matomsorga. At kommunen investerar i dampkokarar og ventilasjonsanlegg på alle avdelingar ved Luranetunet og sjukeheimen. At det vert igjen ein husøkonomstilling på kjøkkenet At levering av tørrmat, drikke og frukt skjer gjennom bestilling direkte frå avdelinga til leverandør som så leverer maten direkte til postkjøkken. Desse premissane er ikkje absolutte, men skal vera med i det viare arbeidet med anbodet. Side 5 av 9
Vedlegg: Ingen. Saksopplysningar: 1. Bakgrunn I desember 2007 vart det politisk vedtatt å henta inn nye anbod på matleveransen knytt til pleie og omsorgssektoren, med verknad frå 1. september 2008. Etter ein gjennomgang av ulike produksjonsmetodar vart det vedteke at Os kommune går over til ein produksjonsmetode som sikrar at: Brukarane har ein valfridom i høve til kva dei skal eta Brukarane har ein valfridom i høve til når dei skal eta Heimebuande brukarar har ein valfridom i høve til kor mange dagar i veka dei skal få middag Tilbodet om matleveransar kan utvidast til fleire heimebuande enn dei som får tilbodet i dag Kvaliteten på maten er best mogeleg Det vert lagt til rette for at stemninga rundt måltidet vert best mogeleg og ressursar vert flytta frå matombringing til matomsorg Os kommune vil freista å gje eit betre tilbod innan dei same økonomiske rammene som i dag, dette er altså ikkje eit innsparingstiltak. Ved dette valet gjekk ein i praksis bort frå institusjonskjøkken og over til mat laga etter sous vide-prinsippet. Våren og sumaren 2008 vart tre ulike anbod lagde ut på Doffin.no: eit for produksjon og levering av middag (vunne av VIP Norge AS), eit for levering av tørrvarer (vunne av Måkestad Engros as) og eit for levering av brød og kaffimat (vunne av Hagavik Hjemmebakeri AS). For å kunna varma maten på dei ulike postkjøkkena, måtte det gjerast ein del investeringar knytt til omnar og kjøleskap, samt ein del tilbehør. Det vart også kjøpt inn mikrobølgjeomnar til dei heimebuande som hadde trong for det (gjeld ikkje nye brukarar). Totalt har det vore gjort investeringar for omlag kr 650 000. Avdeling for Tenestestyring fekk ansvaret for dei oppgåvene som hadde med dei eksterne samarbeidspartnarane å gjera, mens den interne organiseringa av korleis ein skulle jobba og organisera ressursane vart lagt til Luranetunet. Avdeling for Tenestestyring var ansvarleg for anbodrundane og oppfølginga av leverandørane, innkjøp av omnar og anna materiell som var nødvendig. Avd. for tenestestyring var ansvarleg for å legga så godt til rette som mogeleg for dei tilsette når det gjeld bestilling og kontakt med leverandørane, samt å sikra ein god økonomisk kontroll. For å sikra god økonomisk kontroll har kvar avdeling på Luranetunet ansvaret for å halda budsjettet sitt, og det er utarbeidd budsjett/rekneskap for kvar avdeling. Vidare er det utarbeidd bestillingsskjema for kvar leverandør, gjeve opplæring i bruk av dei nye omnane, opplæring i oppvarming av mat, samt opplæring i bruk av bestillingsskjema og budsjett-/rekneskapsskjema. 2.Økonomi Ordninga med institusjonskjøkken hadde i 2008 ein årleg berekna kostnad på kr 4,8 mill eks mva. Når ein trekk ifrå dei heimebuande, om lag kr 400 000, sit vi igjen med ein årleg kostnad på kr 4,4 mill kr for ordninga. Budsjettet for den nye ordninga tilseier at maten skal kosta kr 3,6 mill, det er i dette lagt inn ein prisstigning på 5 % pr 1. september 2009. Då er ikkje mat til heimebuande med, då VIP Norge AS fakturerer desse direkte. Side 6 av 9
Utgifta til eksterne leverandørar vil gå ned med om lag kr 800 000 årleg pga den nye matordninga. Når det gjeld dei heimebuande hadde ein venta seg ein nedgang i brukarar som nyttar seg av tilbodet om å få mat køyrd heim. Det er no 35 heimebuande som får tilkjøyrt middag med eit snitt på 3 middagar pr. veke. Det er omlag som vi hadde når ordninga starta opp. Dette kan tyda på at dei heimebuande er nøgde med maten. Når heimebuande får mat fleire dagar i veka sikrar vi rett ernæring, folk trivst og held seg friske lenger og kan difor bu heime lenger. Dette er viktig i eit samfunnsperspektiv. Eit anna resultat av omlegginga av matomsorga er at ein har fått kontroll med uttaket av mat og drikke i pleie og omsorg. Rapportar går på at det er mindre matavfall og auka medvit i høve til uttak av tørrmat og drikke. Dette var eit viktig mål med omlegginga. Tilbakemeldingar får leverandøren av middagar, VIP Norge AS, er at Os kommune har jobba godt og har lukkast godt med innføringa av dei nye prinsippa kring matomsorg. Dei seier vidare at deira erfaring er at det er spesielt krevjande å gå over til ny leverandør når ein legg ned eit lokalt kjøkken. Det har vore betre organisert i Os kommune kring dette enn dei har sette i andre kommunar som har gjort same omlegginga. 3.Brukarundersøkingar I haust vart det gjennomført ei brukarundersking blant bebuarane og pårørande til bebuarar på Luranetunet. Resultata frå undersøkinga viser at bebuarane er nøgde med maten. På ein skala frå 1 til 4 rapporterer dei at dei er nøgde på 3,3. Når det gjeld kor nøgde dei er med måltida rapporterar brukarane at dei er svært nøgde med måltida dei får. På ein skala frå 1-4 rapporterer dei tilbake at dei er nøgde på 3,9. Snittet for Norge er her på 3,4. Hugnaden med måltida har auka monarleg sidan førre måling som var i 2006. Førre måling i 2006 viste ein hugnad med måltida på 3,5. Også dei pårørande gjer god tilbakemelding på maten og måltida i pleie og omsorg. På ein skala frå 1-4 visar dei ein hugnad på 3,3 kring matomsorga. Dette er heilt på høgde med snittet i Norge. Når det gjeld maten rapporterar dei pårørande med ein hugnad på 3,1. Snittet i landet på dette området er på 3,3. I 2006 viste tilbakemeldingane frå dei pårørande ein hugnad med måltida på 3,4. Oppsummerer vi brukarundersøkingane i høve bebuarane og dei pårørande viser resultata at omlegginga av matomsorga har gitt ein positiv effekt for brukarane. Det har ikkje vore gjennomført brukarundersøkingar for dei heimebuande, derfor har vi ikkje faktabaserte tal på kor nøgde dei er med middagane. I følgje VIP er reduksjonane i tal brukarar frå oppstart til i dag normalt fråfall og få nye som har starta opp med ordninga. VIP ønskjer i samarbeid med Os kommune å gjennomføra ei slik brukarundersøking og det vil bli gjennomført i løpet av året. Dei tilsette gjer sitt beste for at maten skal opplevast så god som mogeleg av brukarane, mellom anna så vert maten tilpassa ved at ekstra krydder, fløyte eller anna vert tilsett. Det har vore ein del klagar når det gjeld kjøtt. Klagane går på at dette er for seigt. VIP Norge AS tok konsekvens av dette og skifta leverandør hausten 2008. Sjølv om det også etter dette har vore nokre klagar, har det også vore mange som har vore nøgde. Vidare har det vore vanskar med å laga einskilde fiskerettar. Ved eit tilfelle skuldast dette at dei mangla oppskrift (lutefisk). Det har også vore nokre diskusjonar om maten er nok krydra. Leverandøren opplyser at dei ikkje krydrar for mykje då mange ikkje ønskjer dette, samstundes gjev det høve for den einskilde til å krydra maten slik han/ho vil ha den. Når det gjeld brød og kaffimat har kvaliteten klart blitt betre. Side 7 av 9
4.Kantina på Luranetunet Kantinen vart drive av Beredt AS. Da det vart klart at Beredt AS ikkje fekk fortsetta å levera mat til Luranetunet, vart kantina stengt. Det vart gjort undersøkingar med tanke på å få andre til å driva den, men ein lukkast ikkje med det. Hovudårsaka er at det er vanskeleg å driva ei kantine med så få kundar til konkurransedyktige prisar og med overskot. Kantina er av denne grunn ikkje i drift pr i dag og ein ser ikkje for seg at eksterne finn det lønsamt å driva den. 5.Vegen vidare Erfaringane frå omlegging av produksjon og levering av middagar og levering av matvarer/tørrvarer vert no evaluert etter 5 månadars drift. Omlegginga har vore krevjande for alle involverte partar mellom anna dei tilsette på Luranetunet og særleg for tilsette i open omsorg. Det er dei som idag står for oppvarminga av middagane til dei to avdelingane på sjukeheimen. Det vert brukt meir tid på matomsorga i dag, tid som går av anna pasientretta arbeid. Ein har stått overfor ei omfattande omlegging av rutinar, måtar å jobba på og nye fokusområde. Mange nye rutinar skulle etablerast, og ein måtte legga om turnusar og måtar å organisera dei tilsette på i pleie og omsorg. Eit suksesskriterium hos andre som har gjennomført same omlegginga, viser seg å vera at ein har kontinuitet i høve dei som lagar til middagen. Vi må ha nokon som har eit eigarforhold til maten og som vert ekspert på matomsorg. Dette er blitt tydeleggjort ved at vi mister fleksibilitet når open omsorg skal varma maten for sjukeheimen. Kontinuiteten blir dårlegare slik at nytten av eventuell læring vert liten. Derfor meiner vi at eit anna suksesskriterium vil vera å kjøpa inn dampkokarar på avdelingane og at dei tilsette på avdelingane får eit eigarforhold maten. Dette krev mellom anna ei omlegging i høve til oppvarming av middagen på sjukeheimen som i dag vert oppvarma på sentralkjøken. Skal vi klara dette må det investerast i 2 nye dampkokarar på avdelingane på sjukeheimen. Eit tiltak kan vera å tilsetja ein person i ein prosjektstilling på dagtid for å jobba med fokus på matomsorg, ernæring, hygiene, oppvarming av middagar på sjukeheimen, få på plass rutinar og gode system, følgja opp til tilsette på dei ulike avdelingane kring matomsorga, arrangera kurs og temadagar, koma med idear og sikra matfokus i heile pleie og omsorgstenesta. Vedkomande kan ha interesse for mat og matomsorg og bør ha kompetanse på sous vide metoden. Denne personen kan jobba ut mot alle avdelingane på Luranetunet. Det vert også avgjerande at avdelingane organiserer matomsorga slik at dei som lagar maten til har god kompetanse på tilbereding av middagane og at matkontaktane er tilstades når maten vert laga til slik at dei får kompetanse på metoden. Eit anna tiltak kan vera å fordela nokre stillingsprosenter til dei ulike avdelingane for å ta unna for meirarbeidet rundt matomsorga. Det tredje suksesskriterium er at vi har gode rutinar og system på bestilling, mottak, avviksrapportering og hygiene, og at desse systema vert følgde. Det er etablert gode rutinar på mange av desse områda men det er varierande korleis dei ulike avdelingane nyttar desse. Her har nokre avdelingar ein viktig jobb å gjera i høve til å sikra opplæring til dei tilsette og vidare sikring av at rutinane vert følgde. Der det ikkje er laga gode nok rutinar skal no pleie og omsorg syta for at dette vert etablert. Ei omlegging som er så omfattande som dette krev lenger tid enn 5 månadars drift før ein kan få ei god evaluering. Det er derfor for tidleg å gjera ei endeleg evaluering no. Denne statusgjennomgongen skal derfor nyttast som status og bevisstgjering i høve til å justera kursen der vi ser at det er nødvendig. Ordninga må fungera i eit år før ein kan gjera ein betre og heilskapleg vurdering av endringa. Dei tilsette må få tid på seg til å få auka kompetansen sin på dette området for å få full effekt av omlegginga. Dei tilsette må også få tid til å bli kjent Side 8 av 9
med dei nye leverandørane og rutinane deira. I tillegg må dei tilsette og pleie og omsorg få tid til å få internrutinane til å fungera optimalt og til å få på plass ei organisering som er optimal. Vi ønskjer derfor å gjennomføra ei ny evaluering av endringa våren 2010. Os, 02.03.09 Christian Moe saksbehandlar Side 9 av 9