1 av 6 Det medisinske fakultet Saksnotat til Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet Til: Fakultetsstyret ved DMF Kopi til: Fra: Dekan Stig A. Slørdahl Signatur: HR-seksjon DMF/Albert Verhagen O-sak 18-12 Midlertidig tilsetting og fortrinnsrett Oppfølging av styrevedtak S-23/11 NTNUs styre vedtok i våren 2011 følgende retningslinjer for midlertidige stillinger: a. Strategiske planer med tilhørende bemanningsplaner skal brukes for å skape forutsigbarhet og dermed minske behovet for midlertidighet. b. Midlertidige tilsettingsforhold skal gjøres om til faste dersom arbeidstakeren allerede har sterkt stillingsvern og fortrinnsrett til annen stilling. c. NTNU skal i større grad tilsette eksternt finansierte forskere og teknisk/administrativt personale i faste stillinger selv om det er lovhjemmel for midlertidighet, spesielt dersom tilsettingen skjer innenfor strategi og strategiske bemanningsplaner. d. Bruk av vikarbyrå begrenses til å løse akutte situasjoner, og innenfor en periode på 6 måneder. For øvrig skal ledere aktivt bidra til karriereplanlegging for alle tilsatte, men spesielt for stipendiater og postdoktorer for å forberede overgang til stilling utenfor virksomheten etter endt periode, og derigjennom skape forutsigbarhet. Ved DMF har vi startet jobbingen med å følge opp tiltakene i vedtaket. Vi har konsentrert oss mest om punktet «Overføring fra midlertidig til fast for de som har sterkt stillingsvern og fortrinnsrett til annen stilling». Før jul i fjor hadde fakultetet en gjennomgang av alle midlertidige teknisk/administrative ansatte, og fant fram til de som tilfredsstiller kravet om sterkt stillingsvern og fortrinnsrett til annen stilling. Disse ble ved Dekani vedtak 193/2011 tilbudt fast tilsetting fra 01.01.12. De fikk tilsendt ny arbeidsavtale, og det ble foretatt endring i Paga. Konteringen ble ikke endret da lønna fortsatt skal finansieres av prosjektmidler. Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Seksjoenssjef HR Postboks 8905 E-post: Medisinsk teknisk + 47 73 59 88 59 Albert A. Verhagen MTFS dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Telefaks 7491 Trondheim http://www.ntnu.no/dmf Olav Kyrres gt 9 + 47 73 59 88 65 Tlf: + 47 91897713 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 6 Vi har laget oss en oversikt for å følge opp tidspunktene når finanseringen opphører for den enkelte. Dersom vi får signaler om at finansieringa vil opphøre, må det startes en oppsigelsesprosess. Da alle det her gjelder har fortrinnsrett til tilsvarende stilling, vil det gi oss (og hele NTNU) en utfordring å eventuelt finne ny stilling til dem. På nåværende tidspunkt jobbes det med en oversikt over vitenskapelige ansatte som har sterkt stillingsvern og fortrinnsrett. For å følge opp de som til en hver tid skal overføres til fast tilsetting, vil vi gjennomføre tilsvarende prosess som beskrevet over, to ganger pr. år. DMF har også fulgt opp andre av styrets forslag til vedtak. Arbeidet med Strategisk personalplan er i full gang, og en slik plan vil gi en god oversikt over midlertidig tilsatte til en hver tid. Det har også blitt en mer bevisst holdning til å tilsette i faste stillinger selv om det er lovhjemmel for midlertidighet. Vi har blitt flinkere til å løse vikarsituasjoner innen eget fakultet, og bruken av vikarbyrå er redusert. Lengre tilsettingskontrakter praktiseres i større grad nå enn tidligere. Om tilsetting i Staten Tilsetting i Staten reguleres av Tjenestemannsloven. Lovens 1. kapittel 3 regulerer fast eller midlertidig tilsetting av ansatte ved universitetet: 3.2. Tjenestemann skal tilsettes fast, medmindre: a. Tjenestemannen trengs bare for et bestemt tidsrom eller for å utføre et bestemt oppdrag. b. Arbeidet ennå ikke er fast organisert og det derfor er usikkert hvilke tjenestemenn som trengs. c. Tjenestemannen skal gjøre tjeneste i stedet for en annen (vikar). d. Tjenestemannen skal være aspirant eller elev ved etatsskole. e. Tjenestemannen skal tjenestegjøre i utdanningsstilling. f. Tjenestemannen skal tjenestegjøre i åremålsstilling. 3.2.a brukes oftest som hjemmel for å tilsette ekstern finansierte medarbeidere midlertidig, vanligvis for et bestemt tidsrom. Sterkt stillingsvern (rett på oppsigelse) Tjenestemannsloven 10. regulerer oppsigelse av ansatte ved universitetet etter de første tjenesteår: Fast tilsatt tjenestemann med mer enn to års sammenhengende tjeneste og midlertidig tjenestemann med mer enn fire års sammenhengende tjeneste kan sies opp med seks måneders frist når stillingen inndras eller arbeidet faller bort. Man sier gjerne at tjenestemannen oppnår et "sterkt stillingsvern" og har krav på formell oppsigelse.
3 av 6 Unntak fra krav om formell oppsigelse Disse regler gjelder ikke åremålsstillinger (for eksempel instituttledere, dekan, II-stillinger) eller utdanningsstillinger. Arbeidstaker som er midlertidig tilsatt i slike stillinger er unntatt fra "fireårsregelen" og plikter altså å fratre uten oppsigelse, selv om det midlertidige tilsettingsforholdet har vart sammenhengende i mer enn fire år, jf. tjenestemannsloven 10 nr. 1, 3.ledd. Unntak gjelder også for: vikar for tjenestemann som har permisjon for å være tjenestemann i åremålsstilling eller være innehaver av vitenskapelig stilling tjenestemann som vikarierer for en arbeidstaker som for en periode er medlem av regjeringen, medlem av Stortinget eller er statssekretær m fl. Vedkommende vil imidlertid ha fortrinnsrett. Videre gjelder unntaket for tjenestemann som vikarierer for en arbeidstaker som er syk eller har lovfestet permisjon (mammaperm, pappaperm osv). Slike vikarer plikter å fratre stillingen uten oppsigelse når den opprinnelige stillingsinnehaveren kommer tilbake i stillingen. Regler for oppsigelse ved flere arbeidsforhold Krav på formell oppsigelse ved flere arbeidsforhold er avhengig av rekkefølgen av arbeidsforholdene: Hvis den ansatte først har vært tilsatt i utdanningsstilling (Tml. 3.2.e) eller åremålsstilling (Tml. 3.2.f) og så går over i et tidsbegrenset engasjement etter Tml 3 nr. 2a, så vil vedkommende ved engasjementets opphør falle inn under 4-årsregelen (mer enn 4 års sammenhengende tjeneste) og ha krav på formell oppsigelse (sterkt stillingsvern). Hvis vedkommende derimot først har vært ansatt i et tidsbegrenset engasjement etter Tml 3 nr. 2a og deretter går over i åremålsstilling eller utdanningsstilling, vil vedkommende måtte fratre uten formell oppsigelse når åremålsperioden eller utdanningsperioden er over (ikke sterkt stillingsvern). Fortrinnsrett Ansatte som blir sagt opp, kan ha fortrinnsrett til en annen passende stilling. Fortrinnsrett til en ny stilling reguleres av Tjenestemannsloven 13: 1. Før en tjenestemann blir sagt opp fordi: a. stillingen blir inndratt eller arbeidet er falt bort, b. vedkommende på grunn av sykdom er varig uskikket til forsvarlig å utføre sin tjeneste, c. vedkommende ikke lenger har de kvalifikasjoner som er nødvendige eller foreskrevet for stillingen,
4 av 6 skal tjenestemannen om mulig tilbys annen passende stilling i virksomheten dersom vedkommende har minst ett års sammenhengende tjeneste. Blir tjenestemannen likevel sagt opp, skal vedkommende så vidt mulig tilbys annen passende stilling i staten, jfr. 5 nr. 4. Rett til ny stilling har bare fast tjenestemann som har vært tilsatt sammenhengende i minst to år, eller midlertidig tjenestemann med sammenhengende tjeneste i minst fire år. 2. Fortrinnsretten gjelder bare der tjenestemannen har de nødvendige faglige og personlige egenskaper for stillingen. Kan manglende kvalifikasjoner rettes ved hensiktsmessig tilleggsutdanning, kan vedkommende tilsettes på vilkår av at tilleggsutdanningen tas innen en fastsatt frist. 3. Kongen fastsetter ved forskrift nærmere regler om fortrinnsrett. Det kan fastsettes at fortrinnsretten ikke skal gjelde den som blir sagt opp fra nærmere bestemte stillinger, og at den heller ikke skal gjelde ved tilsetting i nærmere bestemte stillinger. 4. Tjenestemann som nevnt under nr. 1 skal, ved oppsigelse eller varsel om oppsigelse, gjøres kjent med sine rettigheter etter denne paragraf. Det kan da samtidig pålegges tjenstemannen innen en fastsatt frist å melde fra om fortrinnsretten ønskes gjort gjeldende. Får tjenestemannen tilbud om ny, passende stilling og det ikke er akseptert innen 14 dager, faller fortrinnsretten endelig bort. Kan tjenestemannen tilbys ny stilling i samme virksomhet, tilsettes vedkommende av tilsettingsorganet uten at stillingen kunngjøres ledig og etter at innstillingsorganet har uttalt seg om tjenestemannens skikkethet for stillingen. Fortrinnsretten gjelder for ultyste eller ledige stillinger. Arbeidsgiver er ikke forpliktet til å opprette en ny stilling dersom en ansatt har fortrinnsrett. Unntak fra fortrinnsrett Fortrinnsrett etter 13 kan ikke gjøres gjeldende av: tjenestemenn som er tilsatt i utdanningsstillinger midlertidig tilsatt undervisnings- og forskningspersonale som er tilsatt for å utføre oppdrag som er eksternt finansiert vikarer som har mindre enn 4 års sammenhengende tjeneste Når den ledige stilling vanligvis blir besatt ved opprykk Hvis flere tjenestemenn med fortrinnsrett er søkere til samme stilling og de er kvalifiserte i samsvar med lovens 13 nr. 3, gjelder ikke fortrinnsretten i forholdet mellom dem. Tilsettingsorganet skal da i valget mellom dem legge til grunn de samme vurderinger som nyttes i valget mellom tjenestemenn uten fortrinnsrett.
5 av 6 Regler for fortrinnsrett ved flere arbeidsforhold Krav på fortrinnsrett ved flere arbeidsforhold er avhengig av rekkefølgen av arbeidsforholdene: Hvis den ansatte først har vært tilsatt i utdanningsstilling (Tml. 3.2.e), åremålsstilling (Tml. 3.2.f) eller tidsbegrenset ekstern finansiert engasjement, og så går over i et tidsbegrenset engasjement finansiert av bevilgningsøkonomien, så vil vedkommende ved engasjementets opphør ha krav på fortrinnsrett Hvis vedkommende derimot først har vært ansatt i et tidsbegrenset engasjement finansiert av bevilgningsøkonomien, og deretter går over i åremålsstilling eller utdanningsstilling, vil vedkommende ikke ha fortrinnsrett når åremålsperioden eller utdanningsperioden er over Intern husleie og overføring av stillinger til bevilgningsøkonomien I forbindelse med intern husleie prosjekt har ØP-seksjonen foreslått å overføre alle ekstern finansierte vitenskapelige ansatte som ivaretar faste / permanente oppgaver (med andre ord: oppgaver som ikke har en sluttdato, som for eksempel undervisning) til fakultetets bevilgningsøkonomi. Overføring til bevilgningsøkonomien bør skje basert på faglig begrunnelse. Overføring til bevilgningsøkonomien gjelder ikke ansatte som er ansatt for midlertidige oppgaver og som ikke utfører faste oppgaver. Dette gjelder for eksempel forskere som ikke underviser. De økte kostnadene overføringen medfører for bevilgningsøkonomien dekkes av ompostering fra / kontering av lønnskostnadene på ekstern finansiert virksomhet, slik at de reelle kostnadene for bevilgningsøkonomien ikke øker. Overføring fra ekstern finansierte prosjekter til bevilgningsøkonomien betyr ikke automatisk at disse ansatte også får en fast stilling, selv om vi ofte snakker om «fastlønnsbudsjett». Konsekvensen av overføring fra ekstern finansiert virksomhet til bevilgningsøkonomien er imidlertid konkret at disse ansatte får krav på oppsigelse og har fortrinnsrett for faste stillinger fra dagen de overføres. Det er derfor viktig at fakultetet gjør en vurdering av ønskeligheten om å kreere stillingsvern og fortrinnsrett for disse individuelle ansatte. Der hvor vi ikke ønsker å kreere rettigheter på grunn av strategiske valg, bortfall av finansiering i nær framtid osv., bør vi ikke overføre ekstern finansierte ansatte til bevilgningsøkonomien. Anbefaling for ansatte finansiert av bevilgningsøkonomien Overføring av midlertidige ansatte fra ekstern finansiert virksomhet til bevilgningsøkonomien betyr i praksis at disse midlertidige ansatte får de samme rettigheter som fast ansatte, og at det egentlig ikke finnes grunn lenger til å fortsette med deres midlertidige tilsetting. HR-seksjonen anbefaler derfor at alle midlertidig ansatte på bevilgningsøkonomien som ikke er tilsatt på åremål, i utdanningsstillinger eller som vikar, får tilbud fast stilling.
6 av 6 Omgjøring til fast stilling innebærer en risiko om den eksterne finansieringen av stillingene skulle falle bort. Dette betyr at disse stillinger må synliggjøres tydelig i økonomisystemet, slik at de kan følges opp. Prosjektøkonomene må varsle lederne og HR-seksjonen i god tid før finansieringen opphører, slik at det kan settes i gang en oppsigelsesprosess. Det bør også avtales rutiner på fakultetet om dekking av lønnskostnadene i tilfelle den eksterne finansieringen faller bort og oppsigelsen starter for sent. Anbefaling for ekstern finansierte ansatte med langvarig midlertidig tilsetting Ansatte som ikke utfører faste oppgaver omfattes ikke av ØP-seksjonens forslag om overføring av ekstern finansierte ansatte til bevilgningsøkonomien. NTNUs styre har imidlertid vedtatt at fakultetene i større grad skal tilsette eksternt finansierte forskere og teknisk/administrativt personale i faste stillinger selv om det er lovhjemmel for midlertidighet, spesielt dersom tilsettingen skjer innenfor strategi og strategiske bemanningsplaner. HR-seksjonen anbefaler at: Hovedregel for alle nye tilsettinger ved DMF (både ekstern finansiert og bevilgningsøkonomi) er fast tilsetting, med unntak av tilsetting i undervisningsstillinger, vikariater og åremålsstillinger Tilsetting i midlertidig stilling begrunnes særskilt Alle nåværende ekstern finansierte ansatte som har et langvarig tilsettingsforhold (mer enn 4 år) og utsikt på fortsatt finansiering for mer enn ett år vurderes for fast tilsetting HR-seksjonen og ØP-seksjonen utarbeider rutiner for oppfølging av disse fast tilsatte på eksterne midler