Brukerdokumentasjon: etiming - Individuelt endagsløp

Brukerdokumentasjon: etiming - Individuelt endagsløp Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 1 av 35

1. Formål... 3 2. Forutsetning... 3 3. Forberedelser... 3 4. Oppretting av ny database... 3 5. Import fra EntryOnline... 6 6. Klasseregister... 9 7. Løyperegister... 10 8. Hent inn påmeldingene... 12 8.1 Sett riktig løype på løperene... 15 8.2 Legg inn antall ledige.... 15 9. Trekning... 17 9.1 Første trekning... 18 9.2 Sett nye starttidspunkter for noen løyper... 20 9.3 Ny trekning... 22 10. Tildeling av leiebrikker... 23 11. Printing av backuplapper... 23 12. Løpsavvikling... 25 12.1 Oversikt... 25 12.2 Tidtaking... 25 12.3 Feilhåndterer... 27 12.4 Resultatlister... 27 13. Appendix A Entry Online... 28 13.1 Entry Online administrasjon... 28 13.2 Entry Online dataoverføringer... 34 Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 2 av 35

1. Formål Dette dokumentet er ment som en opplærings-kokebok for de som ønsker å arrangere et enkelt o-løp med etiming. Som utgangspunkt benyttes et lite kretsløp "KM Natt" med relativt få klasser og deltagere. 2. Forutsetning - Det ble benyttet versjon 1.9 av etiming. - Entry OnLine benyttes for påmeldinger. - Klasser og tilhørende løyper må være klare. 3. Forberedelser - Ved hjelp av MS Explorer/Utforsker lag en ny folder med løpets navn: For eks: D:\Orientering\KM-Natt - Lag en ny folder for system fil: D:\Orientering\KM-Natt\System - Kopier filen system.mwd fra Emits installasjons folder til D:\Orientering\KM-Natt\System 4. Oppretting av ny database - Trykk på Fil->Ny Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 3 av 35

- Fyll ut Løpets navn og Antall løyper, ellers som vist i figur. Legg merke til at første start må være identisk med starttidspunktet som er angitt i EntryOnline. Vanligvis vil det i påmeldings filen (xml-filen) som lastes ned fra Entry Online stå løpsdato og starttidspunkt 00:00:00. Først når all påmeldingsimport fra Entry Online er gjort, inkludert etteranmeldinger, kan løpets klokkestart settes. - Trykk Neste>> og spesifiser hvor database og system fil skal være. Se avsnitt foran om Forberedelser. - Trykk på Neste>> En god regel er alltid å legge system.mdw filen under katalogen med løps databasen i en egen katalog med navn System. Du kopiere en system.mdw fil fra etiming installasjons katalog. Når flere PCer skal kople seg opp mot databasen må alle bruke samme system fil. Da er det greit å innarbeide en regel for hvor den skal ligge. Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 4 av 35

Det neste vinduet hopper vi over fordi vi benytter Entry Onlines import. Hvis du ikke benytter EntryOnline kan det være greit å benytte et tidligere løp for å ta inn klasser og løyper evt. klubber fra dette. - Trykk bare "Neste>>" Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 5 av 35

Databaseoppsettet er nå ferdig. Trykk på Exit. Det blir anbefalt å restarte etiming: Trykk Fil->Exit og start etiming igjen. 5. Import fra EntryOnline - Gå inn på Entry Online og last ned Klasser og Klubber. Dette kan gjøres med en gang løpet er laget i Entry Online. XML filene for klubber og klasser lagres f.eks i databasekatalogen sammen med databasefilen etime.mdb - Velg Fil->Klubben Online og trykk på Neste>> Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 6 av 35

- Velg Importtype Klasser og trykk Neste Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 7 av 35

- Velg xml filen med klasser som ble lastet ned fra Entry Online (Har vanligvis et noe mer kryptisk navn enn "klasser.xml"). - Trykk Open og importen starter. - Trykk Avslutt - Trykk på Klasser til høyre. Velg Arkfane Liste og alle klasser vises. Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 8 av 35

- Vent med å importere Klubber inntil påmeldingene er importert. Da kan du bare ta inn klubbene som har påmeldt løpere. Du vil også sannsynligvis få en feilmelding hvis du prøver å importere alle. 6. Klasseregister Fra innbydelsen vises klasser og løyper: Løype Klasse Lengde 1 H21 7,0 km 2 H17-20, D21 5,5 km 3 H17AK, H40, H50, D17-20 4,5 km 4 H15-16, D35, D50 4,3 km 5 D15-16 3,2 km 6 H11-14 (Par), D11-14 (Par) 2,5 km - Trykk på klasser og du får opp klasseregisteret. Velg Detalj arkfane.her legges nå inn løypenr og hvilken rekkefølge klassene skal starte i løypen. Sett første start=løpstart kun på de klassene som starter som nr. 1 i løypen. Dette blir modifisert etter trekning. NOF regler sier at de antatt beste klassene i løypen skal starte først. Rekkefølgen i tabellen ovenfor benyttes. Benytt pilene øverst for å bla i listen og "v" for å lagre etter at alle detaljer er lagt inn for klassen. - Legg også inn startkontingent. - Nivå 3 (vanligvis brukt til direktepåmelding) kan benyttes dersom du ønsker å differensiere påmeldingene i tre nivåer: 1:Ordinær startkontingent 2:Redusert etteranmelding (før trekning) 3:Full etteranmelding (etter trekning) bruk Nivå 3. - Ikke legg inn antall ledige nå. Vent til senere. Kjønn spesifiseres ikke. - Velg Premie regel. - I NÅpen (denne eksisterer ikke i eksemplet) hukes av for 'Bruk alltid brikketid' og 'Fristart' og Tidtakingstype 'Ikke vis tid'. Etter at alle detaljer er lagt inn, velg Liste arket og kontroller at klassene har riktig løype og startrekkefølge i løypen. Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 9 av 35

7. Løyperegister Løyperegister er det ikke nødvendig å ha komplett med koder før trekning. Løypekodene kan skrives inn manuelt eller importeres fra OCAD. Manuelt: Trykk Løyper og velg ark Detalj. Gi løypene navn, f.eks. L1 til L6 og angi lengde i meter. Trykk på kodefeltet og skriv postkode. Trykk 'Enter' og angi neste kode. Avslutt med koden under målseglet. Trykk på øverst for å få neste løype. Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 10 av 35

Under er det vist en txt fil fra OCAD. Semikolon separerer feltene. Importen skjer fra Fil->Importer->OCAD8 Velg filtype Txt (eller All) og velg OCAD-filen Viktig: Hvis ikke målposten (under målseglet) er med i listen, (noe den normalt ikke er), så må denne legges til for all løyper etter at importen er ferdig. (Glemmes dette så får løperne tid frem til siste ordinære post og ikke tid frem til målseglet.) - Trykk på Løyper og deretter menyvalg Løype->'Legg til målpost i alle løyper'. Når du har kommet hit så er det ikke så mye mer du kan gjøre på forhånd. Nå er det bare å vente på påmeldingene... Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 11 av 35

8. Hent inn påmeldingene Når tiden for etteranmelding er utløpt hentes påmeldingene fra Entry Online. Her er et eksempel på en påmelding fra XML filen. Viktig er å legge merke til første linje 'create date=2004-09-04' som er påmeldingsdatoen. Løpere som har meldt seg på etter 2004-09-12 er å betrakte som etteranmeldte i dette løpet. 'Entry day' er uthevet. Dette må stemme med løpets 'Første start:' før import starter. <SingleEntry createdate="2004-09-04" modifydate="2004-09-04"> <Competitor> <Person clubname="notodden OL" clubid="62105"> <Name> <Family>Løe</Family> <Given order="1">petter</given> </Name> <Identity value="14869"/> </Person> <Entry day="2004-09-15" time="00:00:00" id="181290" actualforranking="" notimepresentation="" numberofvacants="" course=""> <EntryClass id="301488" shortname="h40"/> <Exercise id="250" name="nattløp"/> <CCard type="emit" name="480046"/> </Entry> </Competitor> </SingleEntry> - Trykk på Løp øverst til høyre og løps-vinduet kommer opp. Første start: 15.09.2004 00:00:00 Dette stemmer med XML filens 'Entry day', import kan starte. Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 12 av 35

- Velg Fil->Klubben Online - Velg 'Importer klubben online påmeldinger' - Fjern haken for 'Oppdater eksisterende påmeldinger' (Dette er første import) - Trykk Neste Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 13 av 35

- Velg 'Angi dato som grense for etteranmeldte' - Angi etteranmeldingsdato NB: For at dette skal virke må dataformatet på PCen settes til YYYY-MM-DD som er det samme som benyttes i XML-filen. Dette gjøres i Settings->Control Panel->Regional and Language Options - Trykk Neste Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 14 av 35

- Velg påmeldingsfilen. - Trykk Open Import starter. Ønsker du å ta vare på import-loggen så kan denne skrives ut eller lagres til fil. Merk: Påmeldtes klubbnavn lagres i klubbregisteret. Det er ikke nødvendig å importere klubber fra Klubben Online før senere, feks. når løpskontingent skal beregnes. Da oppdateres klubbene med kontaktperson, adresse etc. Hvis løpere skal registreres manuelt trykk på løper og benyttes verktøy-linjen øverst: Trykk på + for ny løper og fyll inn all informasjon. Hvis trekning er foretatt må også startid og startnr angis. Bla med og, slett løper med - og lagre ny løper med V. 8.1 Sett riktig løype på løperene. Løperne har ikke fått koplet klasse og løype. Dette må gjøres separat slik: - Trykk på Klasser til høyre. - Velg på øverste meny Klasse->Oppdater løypenr. på løpere. - Velg Alle og trykk Ok - Trykk deretter på Løper til høyre og sjekk at løperene har fått tildelt løypenr. 8.2 Legg inn antall ledige. - Trykk på Klasser og velg arkfane Statistikk. Her er nå en oversikt av hvor mange startnr som starter i hver klasse. Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 15 av 35

- Trykk på arkfane Detalj og legg inn minimum antall ledige, 20-25% (?), for alle klassene. Du kan trykke på høyrepil (øverst) for å gå til neste klasse. Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 16 av 35

9. Trekning - Velg Løp og sett riktige starttidspunkt for første start. Dette er løpsstart. Merk: I vanlige løp hvor klasse Nåpen er med, sier reglene at disse skal kunne få starte inntil 1 time før ordinær løpsstart. Hvis dette hadde vært et slikt løp så skulle første start bli satt til kl 19:00. Målklokken skulle altså vise 00:00 kl 19:00. En annen fordel er at man får mange ledige startnummer før de første klassene starter, altså mellom kl 19:00 og 20:00, hvis det skulle bli behov for flere ledige. I dette eksemplet har vi ikke Nåpen og beholder løpsstart kl 20:00. Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 17 av 35

- Svar Ja til lagring. - Trykk Cancel. (Alle løperene får starttid ved trekning) 9.1 Første trekning. - Trykk på Trekk til høyre - Trykk på Neste>> Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 18 av 35

- Svar Ja til å starte trekning - Trykk OK for å avslutte trekning - Hvis trekke-log skal lagres trykk på Lagre (Vanligvis unødvendig) Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 19 av 35

9.2 Sett nye starttidspunkter for noen løyper. Alle løypene hadde før første trekning startidspunkt 20:00. Nå må noen av løypene få nytt startidspunkt fordi: - Vi ønsker en myk start uten for mange løpere ut samtidig - Ved mange løyper bør ikke antall samtidig startende overstige 8-10 - Belastningen i mål reduseres. - Unngå en lang hale i en av løypene. - Trykk på Løyper til høyre og deretter på arkfane Statistikk. - Fjern haken på 'Excl ledige' Listen viser antallet som starter i hver løype. Løype 3 er den største og vil derved bestemme startens varighet. Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 20 av 35

Første start 00:00---------------------------------------------------------------------------------- L3 26 00:11 L1 9 L6 14 L5 4 00:09 L4 15 00:15 Siste start 00:25----------------------------------------------------------------------------------- L2 11 - Avsett på et ruteark antall løpere i løypene, klipp ut søylene og lag puslespill. - Løypen med flest deltagere bestemmer da første og siste start. - Bestem maks antall som skal kunne starte samtidig, i eksemplet 4 stk (kolonner). - Grupper løypene i tilsvarende antall kolonner. - Juster noen av løypene (her 3 stk) slik at flere starter samtidig som siste løper ut slik at hale unngås. - La de aller yngste starte tidlig. Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 21 av 35

- Regn ut startidspunktet for løypene. Vær nøyaktig. - Trykk på Klasser og velg arkfane Liste. - Legg inn utregnet startidspunkt på løypene. (Kun på første klasse i løypen, rekkefølge = 1) Løype 2, 4 og 5 vises under med modifiserte startidspunkter. 9.3 Ny trekning - Foreta ny trekning nøyaktig som forrige gang, men med de modifiserte startidene. - Velg deretter Startlister og Starterliste. - Bla igjennom og se at maks 4 stk (fra eksemplet) starter på samme minutt. - Gå til slutten av starterlisten og sjekk at det er 3 som starter på siste startminutt. Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 22 av 35

10. Tildeling av leiebrikker En 250 avleserenhet tilkoples serieporten. Du trenger vanligvis en 9-pins hun/hun Gender Changer eller lignende. Velg Start->Tildel brikke Velg Rekkefølge Klubb og fortsett som beskrevet under Hvordan. For hver klubb som har leiebrikker noteres klubbens Kid nr. på en pose som brikkene legges i. Etterpå kan du sjekke i Klubbregisteret hvilket klubbnavn tilhører Kid nummeret og skrive det på posen: - Trykk Klubber - Velg meny Rekkefølge->Kid og klubblisten blir sortert etter Kid nr. 11. Printing av backuplapper Dersom backuplapper skal printes trenger du en Etikett-skriver. Sturla har en skriver av type DataMax som de har stilt til disposisjon for klubber i Buskerud. Børre Jensen/Eiker O-Lag oppbevarer skriveren. Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 23 av 35

Dersom du ikke har benyttet skriveren på PCen før, så må du installere driveren. Se installasjonssanvisning som medfølger skriver. Du må også bestemme deg for hvor mange utdelingsbord du skal ha på start, og hvilke løyper som skal til hvilket bord. I eksempelet så har vi to bord og delt løypene slik at det blir omtrent like mange pr. bord. Nåpen skrives separat da de har fri start. - Velg Start->Skriv brikke etiketter - Trykk for Starttid, Ovation 2, Ikke skriv ledige løpere, og Løype under begrensning. - Velg løypene som skal til første bord. - Trykk Ok Du får en side pr. backuplapp og nederst i venstre hjørne står det Side 1 av <total antall> Du får det inn på en rull hvis <total antall> er under 550. - Trykk på skriver oppsett øverst på siden og velg etikettskriveren. - Skriv ut Gjør det samme for de resterende løypene til bord to, og til slutt for Nåpen løypen. Nåpen sorteres klubbvis eller alfabetisk da de har fri start. NB. Hvis du setter Etikettskriveren som default skriver, må du huske å sette den tilbake etter at du har skrevet backuplappene. Generering av andre lister forårsaker program crash hvis Etikettskriveren står som default skriver. Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 24 av 35

12. Løpsavvikling 12.1 Oversikt 12.2 Tidtaking - Trykk på Tidtaking - Sjekk at RTR/ETR nulltid er riktig. NB: Hvis løpet har Nåpen klasse som skal kunne starte inntil 1 time før ordinær start, settes nulltid til 1 time før ordinær start, her altså kl 19:00. Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 25 av 35

- Under oppsett skal ingen av boksene under Tidtakingstype være huket av. - RTR2 er den vanligste tidtakerenhet og serieporten må settes riktig. Nye bærebare PCer har nå vanligvis ikke COM-porter. En USB til COM adapter må da benyttes. - Forsinkelse settes til 0 dersom brikketid alltid skal benyttes. Dette vil medføre at de som kommer for sent til start får sin brikketid som resultat og slipper forsent-tillegget. Settes 5 sek., så betyr det at alle starttidspunkt innenfor løperens program-startid ± 5 sek blir akseptert. Mer enn 5 sek for tidlig er tjuvstart og disk. Mer enn 5 for sent gir forsent-tillegg. Forsinkelse = 0 skal man være restriktiv i bruken av. Benyttes vanligvis kun for Nåpen. - Trykk på Start kommunikasjon og Detalj kommer opp. Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 26 av 35

Spørsmåltegnene i statusfeltet viser at kommunikasjonen med RTR2 er ok. Brukes MTR3 så skal det stå "Status OK" i feltet. 12.3 Feilhåndterer Feilhåndtereren benyttes til til å parre ukjente brikkenr. med startnr. Feil rettes ved å trykke på ark-fane 'Feilhåndterer'. Klikk på feilmeldingen og spesifiser startnummeret til løperen i det vinduet som dukker opp. Startnr. finner du forhåpentlig på skjema fra disk/feil PCen. Alle uregelmessigheter skal skrives ned på et skjema på disk/feil PCen. Her noteres løperens brikkenr., startnr., navn og klasse. Skjema bringes f.eks. hver ¼ -½ time inn til datarom for oppretting av databasen. (Mange arrangører er veldig nøye med å registrere at alle som starter har korrekt brikke. Ved feil telefoneres dette til datarommet slik at riktig brikkenr. legges inn på løperen. Dette er egentlig en unødvendig aktivitet. Alt kan registreres ved innkomsten på disk/feil PCen. Starten blir roligere og man kan der konsentrere seg om andre oppgaver.) 12.4 Resultatlister - Trykk Resultat->Resultat - Endrede klasser->landskap Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 27 av 35

- Trykk Diverse->Automatiske rutiner - Huk av for Liggende resultaliste og sett tidsintervall for generering av resultatlister, f.eks hvert 15 min. - Trykk OK 13. Appendix A Entry Online 13.1 Entry Online administrasjon Entry Online bestilles hos N3Sport og da får klubben en hjemmeside m/tilhørende passord for Entry Online administrasjon. For å lage et nytt arrangement trykk på 'Administrere arrangementer'. Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 28 av 35

- Angi password og 'Logg inn' Rammeverket er allerede definert for løp som er på NOFs terminliste til eksempel Kongsbergs Pinseløp 2005. For slike løp skjer vanligvis påmeldingen via NOFs web-side. 'Interne løp' kan også defineres. Påmelding her vil vanligvis være fra klubbens hjemmeside. - Trykk på 'Nytt internt arrangement' Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 29 av 35

- Fyll inn nødvendig informasjon og trykk på pilen nederst til venstre for å fortsette med side 2. - Fyll inn nødvendig arrangørinformasjon - Trykk på pilen nederst til venstre for å fortsette til neste side. - Fyll inn påmeldingsinformasjon - Det er mulig å legge inn tjenester som overnatting o.l. Klikk på symbolet helt til høyre. - Trykk på 'Ny frist' og legg inn dato for påmeldingsfrist. Det er åpent for påmelding på internett inntil denne datoen. - Trykk på pilen for å gå til side 4. Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 30 av 35

- Her velges klassene løpet tilbyr. Bruk fortrinnsvis de klassene som eksisterer i listen. Egendefinert klasse kan lages ved å trykke på 'Ny klasse'. - Huk av for Emit (bruke brikker) Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 31 av 35

- Side 5 og 6 er det ikke nødvendig å fylle ut. - Gå tilbake til 'Administrere arrangementer' - Velg løpet som akkurat har blitt definert - Trykk på 'Endre arrangement' - Velg kategori til venstre og sjekk at alle dataene er som ønsket, evt modifiser. - På hjemmesiden trykkes på aktivitetskalender for å få frem alle aktivitetene. - Velg måned og trykk på 'Vis' - Der kan nå sees 'KM Natt testløp' fra Svarte Skogen Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 32 av 35

- Trykk på 'Mer info' utenfor dette løpet. - Trykkes deretter på 'Online påmelding' kan påmeldingen skje på vanlig måte. Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 33 av 35

13.2 Entry Online dataoverføringer - Velg Dataoverføringer fra Klubben Online. (Side 31) - Velg Last ned påmeldinger - Si Nei til Søk på påmeldingsfrist - Si Nei til dato søk - Trykk på Generer fil - Last ned filen - Lagre filen: File>Save as Påmeldinger.xml Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 34 av 35

- Det samme kan gjøres med klasser og klubber Opplasting av resultater, påmeldinger etc. til N3Sport krever endel forutsetninger. Paul Biseth, Kongsberg o-lag Side 35 av 35