Politiske saksframlegg Gjennomgang 06.09.2016 v/ rådgiver Eli Stigen, politisk sekretariat Presentasjonen er satt opp og formulert slik at den også kan ha nytteverdi som en veiledning for saksbehandlere, når den leses via Ansattportalen: http://gran.kommune.no/gran-kommune/ansattportalen/informasjonsavdelingen/saksbehandling/tips-og-triks-og-oppskrifter/ 1
Velkommen! 2
Politiske saksutredninger, - tre samlinger Politikerne er vanlige mennesker som representerer innbyggerne. Folkevalgte som gjør et omfattende arbeid med å lese -, diskutereog prøve å forstå saksutredningene våre. De gjør det for å påvirke og ta vesentlige beslutninger. Denne gjennomgangen handler om hvordan vi, gjennom gode saksutredninger, gjør dem i stand til å utføre politikerjobben. - På en forsvarlig måte, og slik at det oppleves meningsfullt å bruke fritida i lokaldemokratiet. Tirsdag 6. september: Gjennomgang av sentrale rutiner, frister, godkjenning mv. Kort om malen og innholdet Tirsdag 11. oktober: Mer om spesielt utvalgte tema. Vi noterer innspill. F.eks mer om innholdet i saksutredningen og hva de røde veiledningstekstene betyr. Tirsdag 8. november: Teknisk bruksanvisning for politisk saksframlegg Hvordan gjør jeg det i P360? 3
Om samlingene Hvem: Alle som skriver eller skal skrive politiske saksutredninger, - saksbehandlere, ledere og de som skal godkjenne på rådmannsnivå. Vi har mange nye saksbehandlere. Vi skal også holde dere som er erfarne, oppdaterte. Hvorfor og hvordan: Forbedre saksutredningene ved å bli mer bevisste på hva som gjør et saksframlegg godt. Og hvordan vi samarbeider gjennom hele løpet fra en sak oppstår og fram til vedtaket skal iverksettes. Kan vi endre saksframlegg-malen? Malen ble utformet av en politisk arbeidsgruppe i 2012 og 2013, og er senere videreutviklet gjennom politiske vedtak. Gjelder både strukturen, overskriftene og ledetekstene. 4
Tirsdag 6. september Programmet i dag: Arbeidsflyten fra saken oppstår til vedtaket skal iverksettes Rådmannsavklaringer, virksomhetens arbeid med saken Møteplanen og skrivefrist Kort om malen for saksframlegget, krav til saksbehandler Bruk av vedlegg, lenker, bilder Rådmannens godkjenning, prosessen videre Saksbehandlers oppgaver mens saken er underveis i det politiske systemet Saksbehandlers oppgaver når en sak behandles via rådene Oppfølgingen når det politiske vedtaket er fattet Spørsmål og interpellasjoner til kommunestyremøtene 5
6
Arbeidsflyten fra saken oppstår og fram til politisk behandling Først en oversikt. Mer om detaljene, etterpå. Saksframleggets innhold og avgrensning, tidspunktet for behandling og hvilke politiske utvalg som er aktuelle, avklares med virksomhetsleder og rådmann Vurder om saken er tverrfaglig og bør drøftes på Møteplassen, eller avklares direkte med rådmannen. På Møteplassen diskuteres politiske saker som er tverrfaglige og involverer flere fagområder. Bl.a: Innhold, hvilke utvalg, når? Fristene for å foreslå saker til Møteplassen, blir publisert i Ansattportalen. Den blir også sendt til alle virksomhetssjefer. Innkallingen med dagsorden for Møteplassen blir også lagt ut i Ansattportalen som en nyhet, og sendt til virksomhetssjefene. Gjennomgang og avklaringer bør skje før skrivefrist. 7
Arbeidsflyten Skrivefristen og overleveringsmøtet Skrivefristen er tirsdag kl 1200. De følgende dagene gjennomgår rådmannen saksframleggene og eventuelt godkjenner Saksbehandler sjekker nederst i saken. Saksbehandler setter det godkjente saksframlegget til Ekspedert / status Journalført. NB! Innen fredag kl 0900. Politisk sekretariat samler de ferdige saksframleggene i P360 og sender dem til overleveringsmøtet, som sakslisteforslag. Overleveringsmøtet holdes tirsdag kl 0800. Ordføreren og planutvalgslederen godkjenner sakene til politisk behandling - utredningen, tidspunkt, hvilke utvalg, orienteringer, befaringer. I overleveringsmøtet deltar rådmann, ordfører, varaordfører, leder og nestleder for planutvalget, og politisk sekretær (sekretær for kommunestyret, formannskapet, planutvalget mv.) 8
Arbeidsflyten Utsendelse av sakslistene Sakslistene til formannskapet, planutvalget mv. sendes ut direkte etter overleveringsmøtet, - tirsdag kl 1000, fra politisk sekretariat, (sekretær for disse utvalgene). Sakslista til kommunestyremøtet gjennomgås med ordfører i et eget møte, sammen med status for spørsmål og interpellasjoner Tilleggssaker skal også godkjennes av ordføreren. Alle saksdokumenter publiseres på hjemmesiden og til politikeripadene, i 360 emeetings. (Ikke de som er unntatt offentlighet.) De politiske representantene får i tillegg en epost med innkallingen, der blant annet pressen får kopi. Rådmannen og utvalgssekretæren er som hovedregel de eneste fra administrasjonen som deltar i det politiske møtet. 9
Utvalgssekretærene hvem er de? Kommunestyret: Eli Stigen Formannskapet: Eli Stigen Planutvalget: Eli Stigen Klagenemnda: Eli Stigen Valgstyret: Eli Stigen Valgnemnda: Eli Stigen Kontrollutvalget: Kjetil Solbrækken (eksternt sekretariat) Eldrerådet: Sven Sandvik Råd for funksjonshemmede: Sven Sandvik Ungdomsrådet: Rune Larsen Sakkyndig nemnd eiendomsskatt: Thomas Petersen Klagenemnd i eiendomsskattesaker: Thomas Petersen Gruppeledermøte: Eli Stigen Administrasjonsutvalget: Eli Stigen I tillegg har vi midlertidige styringsgrupper og arbeidsgrupper med sekretær Regionrådet for Hadeland har eget sekretariat Personalavdelingen har ansvaret for arbeidsmiljøutvalget. (Ikke politisk). 10
Arbeidsflyten - Politisk behandling, vedtak og oppfølging Utvalgssekretæren fører protokollen Utvalgssekretæren avklarer eventuelle uklarheter med rådmannen før protokollen sendes til representantene for gjennomsyn og merknader, med frist ca. 2 virkedager for å gi tilbakemelding om feil og mangler. Når fristen for merknader er utløpt, publiserer utvalgssekretæren protokollen på hjemmesiden og til ipad, i 360 emeetings. Utvalgssekretæren produserer vedtakene. 11
Hvor og når finner jeg vedtaket i saken? De politiske vedtakene legger seg «automatisk» som nye dokumenter i saksbehandlers arkivsaker. Saksbehandler må følge med i den aktuelle saken i P360. Det kommer ikke varsel i Outlook eller i arbeidslista i P360. Kontakt gjerne utvalgssekretæren hvis du har en hastesak. Saksbehandler iverksetter vedtaket og sender meldinger til interne og eksterne som skal informeres. Virksomhetssjef rapporterer status for oppfølging av vedtak, som del av resultatrapporteringen, hvert tertial. Den formelle godkjenningen av protokollen skjer innledningsvis i neste utvalgsmøte. (Protokollen signeres ikke.) 12
Innholdet i saken Hva gjør en sak god? all relevant informasjon står i selve saksframlegget, minst mulig vedlegg, helst ingen forklarer hvorfor saken kommer til politisk behandling synliggjør det politiske handlingsrommet og alternativene får fram viktige konsekvenser av vedtaket vurderinger - fullstendig med både for- og motargumenter tydelig og begrunnet anbefaling fra rådmannen strukturert innhold og tydelig språk Kort Saksframleggmalen ble tatt i bruk i 2013. Den er utformet av en politisk arbeidsgruppe som ble nedsatt av kommunestyret 30.08.2012. Gruppa valgte å bruke malen fra Sørum kommune, og å legge til noen egne punkter og formuleringer. 13
Malen for politisk saksframlegg Rådmannens innstilling skal angi hvem som har vedtatt hva, (Kommunestyret vedtar ) evt. med hjemmel for vedtaket. o hva som er vedtatt skal være tydelig og kunne forstås uten å lese saksframlegget o eventuell klageadgang skal fremgå o finansiering art/ansvar/funksjon skal fremgå o strukturert, gjerne med nummererte punkter o rådmannen kan bli bedt om å bistå politikerne med utforming av endringsforslag, jf. kommunelovens 23 nr 2. Vurder sannsynligheten, og forbered rådmannen på slike alternativer. Saksdokumenter, angir dokumenter som er brukt som grunnlag for utredningen, med Ja eller Nei (Vedlagt eller Ikke). 14
Oppsummeringen skal inneholde: hva saken dreier seg om politisk handlingsrom og alternativer rådmannens anbefaling og konklusjon Den skal være kort. Maksimalt på 400 tegn. Uthevet skrift. Oppsummeringen er IKKE det samme som Bakgrunn for saken. Saksutredningen har følgende underpunkter: bakgrunn for saken, - som forklarer hva saken omhandler og hvorfor den legges fram konsekvenser, herunder lover og forskrifter, eksisterende planer, gjeldende vedtak, økonomi og bemanning uttalelser fra rådene (Ja/Nei) 15
Vurdering / alternative løsninger o ta opp igjen temaer fra fakta-delen o peke på handlingsrom og alternativer o alle vesentlige for- og motargumenter o gi en begrunnet anbefaling o forslag til vedtak (gjengi innstillingen) o eventuelt forslag til alternative vedtak Kommunikasjons- og informasjonstiltak o hvem skal få melding om vedtaket, fra saksbehandler o eventuell annen kommunikasjon og informasjonsoppfølging Ikke slett punkter fra malen. Skriv eventuelt «Ingen merknad». Det viser at det er gjort en vurdering i forhold til innholdet. 16
Vedlegg, bilder og lenker Hovedregelen er INGEN vedlegg. All informasjon skal fremgå av saksutredningen, så langt det er praktisk mulig. Unntak er f.eks reguleringsplaner, store kart og andre omfattende planer og tekster som ikke kan tas inn. Bruk av vedlegg må også vurderes av den som godkjenner saksframleggene, både for den konkrete saken og for møtet som helhet. Vi må være bevisste på totalt dokumentomfang. Pass på å gi eventuelle vedleggsfiler tydelige titler, slik at de er enkle å finne blant filene på hjemmesiden og i 360 emeetings. Skrekk-eksempel: XC2.10-013520.rapport.versjon2807.vedtak avkopifralunner.520493_364579_0.doc.x. Lenker til info for spesielt interesserte. Må eventuelt kopieres. Bilder av f.eks kartutsnitt er bra! Bildebruksanvisning gjennomgås i tredje samling. 17
Rådmannens godkjenning, Her presiseres noen av temaene i arbeidsflyten: Gjennomganger og rådmannsavklaringer underveis i arbeidet med saksutredningen, bør så langt mulig, skje før skrivefrist. Saksframlegget skal være ferdig fra saksbehandler og virksomhetens side, innen skrivefristen. Saksbehandler sender saksframlegget til rådmannen for godkjenning, via arbeidsflyt i P360 18
Prosessen videre, når saken er sendt til rådmannen for godkjenning Rådmannen leser saken og o sender den tilbake som ikke godkjent, med kommentarer o eller setter Godkjent nederst i saken og sender den tilbake som godkjent, via arbeidsflyt i P360 Saksbehandler får en epostmelding fra P360 om arbeidsflyten. Når saken er kommet tilbake som Godkjent, skal saksbehandler sette den til Ekspedert slik at den får status Journalført NÅ er saken klar til å settes på sakslista til et politisk utvalg. 19
Saksbehandlers oppgaver mens saken er underveis i den politiske møtebehandlingen Før skrivefristen: Politisk sekretariat kan se alle saksframlegg som er påbegynte i P360, og se hvilken status de har. Reservert/Godkjent/Journalført. Saksbehandleren eier saken hele veien gjennom systemet, - fra det oppstår en sak og til vedtaket er iverksatt: o Bevisst på skrivefristen slik at rådmannen får mulighet til å gjennomgå alle saksframleggene. o Sørge for at saksframlegget er Ekspedert og har status Journalført innen fredag kl 0900. 20
Saksbehandlers oppgaver fortsettelse Etter skrivefristen: Politisk sekretariat tar med sakene som har status Journalført, ved oversendelsen til overleveringsmøtet. Saksbehandler må være forberedt på å få tilleggsbestillinger til utredningen, - notater, vedlegg, oversikter, kanskje endringer. Rådmannen gir beskjed dersom han vil at ledere eller saksbehandlere skal delta i utvalgsmøtet for å orientere eller svare på spørsmål. 21
Saker som behandles i rådene Saksbehandler vurderer - og sørger for at saker som er aktuelle for eldrerådet, ungdomsrådet og råd for funksjonshemmede, kommer til behandling der på riktige tidspunkter i prosessen. Rådene ønsker å bli tidlig informert og involvert. Avklar med rådmannen - hvilke utvalg foreslår administrasjonen? Saksutredningene godkjennes via overleveringsmøtet. Kontakt rådets utvalgssekretær, avklar skrivefrist og om du skal komme i møtet for å orientere om saken og/eller svare på spørsmål. Det skal fremgå i saksutredningen at den behandles i rådene, slik at kommunestyret vet det og er oppmerksomme på rådenes vedtak. 22
Skal jeg skrive et eget saksframlegg til behandlingen i rådene? Nei Hovedregelen er ett saksframlegg som settes opp til alle aktuelle politiske utvalg og råd. Da vil behandlingen i rådene automatisk fremgå i saksdokumentene til kommunestyremøtet. (Saksprotokoll/Vedtak.) Unntaksvis lager saksbehandler en ny, kort sak, og henviser til det opprinnelige saksframlegget som vedlegg. Da må saksbehandler legge inn rådenes vedtak som nye vedlegg i saken. Dette må i så fall være tydelig markert i oversikten over saksdokumenter. 23
Oppfølgingen når vedtak er fattet Etter det politiske møtet Etter møtet sender utvalgssekretæren protokollen til representantene, med to dagers frist for tilbakemeldinger om feil Pressen er blant de som får kopi. (Det fremgår av oversendelsen hvilken status protokollen har.) Når fristen for merknader er ute, publiserer utvalgssekretæren protokollen til hjemmesiden og 360 emeetings. Samtidig produserer utvalgssekretæren vedtakene i sakene. 24
Følg med i aktuell sak i P360 Saksbehandler følger med i sin sak i P360, der vedtaket kommer opp som et nytt dokument. Det kommer ikke varsel via Outlook, eller via arbeidslista i 360 Saksbehandler sørger for at vedtaket blir fulgt opp og iverksatt, og følger opp med å sende ut meldinger om vedtak, informasjon og kommunikasjon. Det ligger en egen mal i P360 for melding om vedtak. Denne fletter inn innholdet i vedtaket og alle formelle henvisninger til utvalg, møtedato, politisk saksnummer. Oppfølging av vedtak i kommunestyre-saker er del av resultatrapporten hvert tertial. Spørsmål fra publikum, parter, pressen mv. besvares av saksbehandler. 25
Interpellasjoner og spørsmål til kommunestyremøtene Kommunestyrets medlemmer kan sende interpellasjoner og spørsmål til ordføreren i forkant av kommunestyremøtene. Dokumentsenteret registrerer interpellasjonen eller spørsmålet når det kommer inn via postmottak. Ordføreren er mottaker. Ordføreren ber ofte rådmannen om bistand til å lage et svarutkast. Rådmannen kan videresende bestillingen til aktuell virksomhet. Forslaget til svar sendes til rådmannen som gjennomgår utkastet og videreformidler til ordføreren. Ordføreren legger eventuelt inn egne formuleringer og endringer. Ofte sendes utkastene fram og tilbake mellom ordføreren og administrasjonen, før ordføreren gir beskjed om at det er godkjent. 26
Interpellasjoner og spørsmål Når svarene er ferdige Sekretær for kommunestyret registrerer svaret i P360 når det er godkjent av ordføreren, og sender en samling med alle skriftlige spørsmål og svar til representantene, mandagen før møtet. Interpellasjoner settes på sakslista med et saksframlegg, slik at kommunestyret kan debattere saken og fatte vedtak. Saken har innstilling fra ordføreren, og er ikke utredet av administrasjonen ut over eventuell bistand med å lage svaret. (Svaret er vedlegg.) Spørsmål blir kun gjennomgått i møtet, og ikke behandlet som sak. 27
Avslutning del 1 Del 1: Målet, - kort om malen og innholdet, mer detaljert om arbeidsflyten og rutinene Del 2: Utvalgte tema fra del 1, oppfølging av innspill For eksempel mulighet for å gå mer inn på underpunkter i malen og å si mer om hva som er ment med de røde veiledningstekstene Del 3: Den tekniske P360-brukanvisningen. 28
Bruksanvisninger og veiledere finner dere i Ansattportalen, under Informasjonsavdelingen, Saksbehandling, Oppskrifter og dokumenter. Oppdaterte bruksanvisninger lanseres i løpet av høsten og skal også bli lagt inn i Kvalitetssystemet. Målet er god tilrettelegging for lokaldemokratiet gjennom innholdsmessig korte, tydelige og komplette saksutredninger. Færrest mulig misforståelser og tekniske problemer som tar oppmerksomheten bort fra innholdet. Hvordan ville jeg eller kollegaen min oppfattet saken, hvis han eller jeg var politiker? Politikerne er vanlige mennesker. Vi er fagpersoner 29
Takk for oppmerksomheten! 30