ADVANTAGE Et magasin fra UNIT4 Agresso Nr 2, 2014 BLI MED TIL GARDERMOEN! AGRESSO BRUKERKONFERANSE 2014 60 seminarer og faglige foredrag Erfaringer fra to prøvedriftskunder i a-meldingsprosjektet
ADVANTAGE INNHOLD 04 05 08 16 Brukerkonferansen 2014 04 Agresso Brukerforening ønsker velkommen til årets Brukerkonferanse Nyttig og inspirerende 05 Innholdet i Brukerkonferansen lever, og noen nyheter er det i år også. Men tilgangen til Agresso-ekspertise er som før, lover Stig Amundsen. Programoversikt Agresso Brukerkonferanse 2014 06 Dette er innholdet på årets konferanse. CC Cowboys kommer 08 Etter en sommerturné med ca 25 konserter, lander CC Cowboys på Gardermoen. Erfaringer fra to deltakere på Brukerkonferansen 10 Magne Lillestøl, Fjord1 og Marie Bjørtuft Skåra, Porsgrunn kommune forteller om sine erfaringer. Utstillere på Brukerkonferansen 2014 12 Her finner du oversikten overe årets utstillere. A-meldingen erfaringer og tips fra to prøvedriftskunder 14-16 Selvaag Gruppen AS og Mattilsynet forteller om sine erfaringer og gir tips til andre virksomheter som bruker Agresso programvare. Fagside - Økonomi 18 Sissel Rønning og Unni Evjen gir deg praktiske tips. INSIDE 20 Kort om Agresso Fagdag og litt fakta fra evalueringen av Agresso Brukerkonferanse 2013. QUIZ & KRYSSORD 22 Send inn løsningsordet og bli med i trekningen av tre gavekort á kr. 1.000, Ansvarlig utgiver UNIT4 Agresso AS Redaktør Børre Rødal Redaksjon Nina Borgersen, Marianne Stern, Terje Kaasa, Rolf Skregelid, Anne Strandman, Trygve Lønn, Børre Rødal og Circus Reklamebyrå. Design/layout Circus Reklamebyrå Trykk Nordby Grafisk AS Forsidefoto Stig Amundsen, UNIT4 Agresso (Foto: Rasmus Kongsøre) UNIT4 Agresso AS Gjerdrumsvei 4, Postboks 4244, Nydalen, 0401 Oslo, Telefon 22 58 85 00, www.unit4agresso.no UNIT4 Agresso tar forbehold om eventuelle feil i tekstene. Tekster og symboler i dette magasinet som inneholder referanser til andre firmaer, merke- og produkt navn er her ute lukkende brukt for identi fikasjon og kan være varemerker for sine respektive eiere. 2 ADVANTAGE Nr 2 2014
LEDER Nye og offensive eiere Det internasjonale investeringsselskapet Advent International overtok i mars 100% eierskap i UNIT4. Vi kan allerede etter noen uker slå fast at vi har fått aktive og offensive eiere. I tillegg til bred erfaring og faglig tyngde, har de store og ambisiøse mål knyttet til utviklingen av selskapet. Som private investeringsselskaper flest er deres første aktivitet å se etter effektiviseringsområder. Samtidig er det igangsatt et program som skal danne grunnlaget for prioriteringer av nye produkt- og markedssatsinger de nærmeste årene. Fra å være et konsern med mange relativt frittstående enheter, beveger vi oss i en retning med mer koordinert sentral styring og økt fokus på synergier på tvers av de ulike markedene. A-melding Fra januar 2015 innføres a-melding for alle arbeidsgivere i Norge. Kort oppsummert betyr det at lønns- og ansattinformasjon skal rapporteres samlet via Altinn hver måned. Fem ulike innrapporteringsskjemaer erstattes med én elektronisk melding. Dette er en stor omlegging som krever nye rutiner og programvare. De fleste av våre kunder har deltatt på våre kurs eller informasjonsmøter og er allerede godt i gang med forberedelsene. Agresso Brukerkonferanse 2014 Årets Brukerkonferanse arrangeres på Gardermoen 21.-23. september. Programmet omfatter ca. 60 foredrag og seminarer, hvor de fleste er direkte relatert til praktisk bruk av Agresso programvare. Les mer om konferansen på de neste sidene. Dette blir både nyttig og inspirerende! Vi sees på Gardermoen! Mvh Helge Strypet Adm dir i UNIT4 Agresso AS Nr 2 2014 ADVANTAGE 3
BRUKERKONFERANSEN 2014 Agresso Brukerkonferanse Gardermoen 21.-23. september Nyheter, tips&triks og erfaringsutveksling - Sammen med resten av styret i Brukerforeningen gleder jeg meg over å kunne ønske alle brukere av Agresso programvare velkommen til Gardermoen, sier leder i Agresso Brukerforening Jørn Johannessen. - I tett samarbeid med UNIT4 Agresso har vi laget et solid faglig program som vi er overbevist om at deltakerne vil oppleve både nyttig og interessant. Her blir det både nyheter, tips&triks og nyttig erfaringsutveksling! Mange betydelige nyheter - Den nye Agresso-versjonen - Milestone 4 representerer en ny genererasjon ERP-systemer både med tanke på funksjonalitet og leveringsmodell. Her er det mange nyheter som det er viktig å få med seg. Et annet hovedtema er a-meldingen som vi er i ferd med å forberede oss på, forteller Fjeld. Ved å delta på Brukerkonferansen får din virksomhet innblikk i satsninger og prioriteringer som gjøres i forbindelse med Agresso programvareutvikling. Det er nyttig for alle og viktig for dem som skal legge planer for videre utvikling av virksomheten de selv jobber i. Programmet gir også nyttige tips og kunnskap om Agresso og Agresso-relaterte løsninger og du treffer andre brukere som du kan utveksle erfaringer med. Et omfattende fagprogram - Årets program består av ca. 60 foredrag, kundecaser og seminarer, sier Elisabeth Fjeld, informasjonsansvarlig i Brukerforeningen. Jeg vil gjerne gi en stor honnør til alle som har vært involvert i planleggingen både hos UNIT4 Agresso og i Brukerforeningen. En spesiell takk til Øyvind Skarelven i UNIT4 Agresso, som har vært hoved arkitekten bak fagprogrammet. Nettverksbygging Agresso Brukerforening er for tiden i ferd med å bygge opp nye faglige nettverk. Ja, vi har allerede hatt en samling innen HR&Lønn, og vil i tiden fremover ta initiativ til å samle ressurser innen flere fagområder. Interessen har vært meget bra, og det virker som vi med dette fyller et udekket behov. Hensikten er å bygge nettverk mellom brukere som både kan være en ressurs for hverandre, og dessuten fremstå som en kompetent interessegruppe overfor UNIT4 Agresso, avslutter Elisabeth Fjeld, som lover mer informasjon om nettverksbyggingen på Brukerkonferansen. Bli med på Agresso Brukerkonferanse det er en god investering! 4 ADVANTAGE Nr 2 2014
Nyttig og inspirerende Fagprogrammet skal være både nyttig og inspirerende. Derfor diskuteres både innhold og presentasjonsform i forbindelse med planleggingen av Agresso Brukerkonferanse. Nye hoder har nye tanker, og Øyvind Skarelven, som i år er hovedansvarlig for konferansens fagprogram, lanserer to nyheter med hensyn til presentasjonsform. Tre paneldebatter - Poenget med fagseminarene er at deltakerne skal huske det som har blitt presentert og tar med seg ny kunnskap tilbake til virksomheten sin, sier Øyvind Skarelven. For å oppnå det, vil vi forsøke paneldiskusjon som form i tre fagseminarer. Det gjør presentasjonen ledigere og mindre monoton, og åpner dessuten for bedre dialog mellom podium og sal. Vi tror de utvalgte temaene egner seg som paneldiskusjoner og er spent på å få deltakernes vurdering i etterkant. Løpende presentasjoner av Experience Packs Midt i fagprogrammet er det satt av en hel klokketime til presentasjoner av totalt ni Experience Packs. Hvordan i all verden skal dette foregå? - Vi lager ni Experience Pack stasjoner i et eget område tilknyttet Utstiller-/AgressoTorget, med en drillet presentør på hver stasjon. De kjører informative presentasjoner på ca. 8 min, slik at deltakerne hele tiden kan rullere til en ny stasjon og få med seg inntil 6 presentasjoner på en time. De som ikke ønsker å bruke hele timen til dette kan besøke utstillere eller svinge innom Agresso- Torget. Utover denne timen vil det på alle stasjonene stå selvgående demoer som deltakerne kan ta en titt på, når det passer for dem. Hva er en Experience Pack? OK, men hva er egentlig - veldig kort fortalt - en Experience Pack? - Mitt talent er nok ikke å fatte meg i korthet, smiler Skarelven, - men jeg skal forsøke. UNIT4 Agresso har alltid hatt fokus på å levere systemer som er funksjonelle for virksomhetene i vår målgruppe. Det er ikke lenger nok. Vi må også fokusere på funksjonalitet som er hensiktsmessig og brukervennlig for ulike brukere. UNIT4 Agresso Experience Packs er vårt svar på dette. De implementeres på Milestone 4 plattformen og tilbyr uavhengig av hverandre en helt ny brukervennlighet både for erfarne og sporadiske brukere. Vil du vite mer, anbefaler jeg at du tar en titt på web-sidene våre, kontakter din Account Manager eller deltar på Brukerkonferansen. Dette er en helt ny generasjon ERP, avslutter Øyvind Skarelven. Fri tilgang til kunnskapsbank UNIT4 Agresso er hovedsponsor for Agresso Brukerkonferanse. I tillegg til foredrag og seminarer, har UNIT4 Agresso et eget standområde under konferansen AgressoTorget hvor dyktige fagkonsulenter står til din disposisjon. AgressoTorget er bemannet under hele konferansen og er et servicetilbud som du absolutt bør benytte deg av. Du kan ta med deg alle typer Agresso-realterte spørsmål til Agresso Torget som er organisert i fagområdene: HR & Lønn Økonomi & Regnskap Virksomhetsstyring & Rapportering Logistikk & Prosjekt Teknologi & Systemadministrasjon Opplæring - Ta gjerne med deg problemstillinger eller spørsmål som du har tenkt ut på forhånd. Vi som bemanner AgressoTorget har ett hovedfokus: Å gi gode svar på alle henvendelser, sier leder Stig Amundsen. Nr 2 2014 ADVANTAGE 5
BRUKERKONFERANSEN 2014 Tekst Børre Rødal Foto Per Heimly, Rasmus Kongsøre, Herman Dreyer, Management Årets program Det skal være faglig lærerikt å delta på Agresso Brukerkonferanse. Konferansen skal gi påfyll av kunnskap og inspirasjon. Årets program består av ca. 60 foredrag, seminarer og kundecaser som krydres med artister og flotte musikalske opplevelser. Søndag 21. september Vitsen er at alle med samme drakt spiller mot samme mål Folk flest kjenner Johan Kaggestad best som TV2 s kunnskapsrike kommentator av Tour de France. I dette foredraget øser han av sin kunnskap og erfaring fra både næringsliv og idrett. Et foredrag til både inspirasjon og ettertanke. Full Agresso-implementering i rekordfart Gard valgte i 2013 å anskaffe Agresso til å støtte sine økonomi-, og lønn- og personalprosesser. Sammen med Deloitte ble løsningen implementert på rekordfart; seks måneder etter at prosjektet startet opp var systemet «live». Inge Liltved (Gard) og Petter Tveøy (Deloitte) fortelle om Gards Agresso-løsning, og hvilke utfordringer de møtte underveis. Effektivisering av fakturaflyten UNIT4 Agresso har innført mottak og forsendelse av EHF internt. Espen Gjester forteller om hvilke erfaringer de gjorde seg. Konsert med CC Cowboys m/ gjesteartist Dette kommer du til å huske. Mandag 22. september Plenum Konferansier: Klaus Sonstad Nytt fra Brukerforeningen og UNIT4 Agresso Spennende produktnyheter med fokus på brukeropplevelser og nytteverdi Hva er tilgjengelig nå hva kommer i morgen? Mer informasjon om a-meldingen Fagprogram Fagseminarer (19 stk) Paneldiskusjoner (2 stk) 1 times løpende presentasjoner av 8 Experience Packs og litt til. AgressoTorget tilgang til dyktige Agresso-konsulenter innen alle produkter UtstillerTorget partnere og utstillere med kompetanse og produkter som supplerer Agresso FestAften Det er Klaus Sonstad som er kveldens konferansier Konsert/Show/Dans med Hans Aaseth Orkster Tirsdag 23. september Mot til å lykkes! Plenumsforedrag av Anne Lindmo Hun har jobbet i NRK siden 1994 og er idag en av Norges mest anerkjente program ledere. Hør hennes inspirerende versjon av hva som skal til for å lykkes. Årsmøte i Agresso Brukerforening Fagprogram Fagseminarer (16 stk) Paneldiskusjon (1 stk) AgressoTorget tilgang til dyktige Agresso-konsulenter innen alle produkter UtstillerTorget partnere og utstillere med kompetanse og produkter som supplerer Agresso Avsluttende lunsj Under den avsluttende lunsjen offentlig gjøres det nyvalgte styret i Bruker foreningen, det trekkes det premier og det blir et muntert og inspirerende innslag med Kari Jaquesson som vi håper kan bidra til at alle holder seg i form til neste Brukerkonferanse. 6 ADVANTAGE Nr 2 2014
Nr 2 2014 ADVANTAGE 7
BRUKERKONFERANSEN 2014 Tekst Børre Rødal Foto Per Heimly CC Cowboys kommer godt forberedt - Vi kommer veldig godt forberedt til Agresso Brukerkonferanse, sier frontfigur Magnus Grønneberg i CC Cowboys. I løpet av sommermånedene skal vi ha 20-25 konserter, så i september skal hver minste detalj sitte som et skudd. Vi vil dessuten ha med oss en gjesteartist, som vi er sikre på at publikum vil ta godt i mot. Hvem det er, vil jeg ikke si, men jeg kan røpe at vi møttes under innspillingen av «Hver gang vi møtes.» En gave I sesong to av «Hver gang vi møtes» møtte Magnus Grønneberg artistvennene Kurt Nilsen, Marion Ravn, Ole Paus, Lene Marlin, Morten Abel og Anita Skorgan. Det ble en braksuksess for TV2 med ca 1 million seere pr sending. Det var en gave å få lov til å være med i programmet. Og det er ingen tvil om at det bidro til å øke interessen for CC Cowboys og musikken vår. Alle omveiene CC Cowboys ble etablert i Fredrikstad i 1989. De betrakter seg selv som et rockeband og har altså holdt det gående i 25 år. Magnus Grønneberg har vært med siden starten. I tillegg til ham er dagens besetning Jørn Christensen, Per Vestaby, Agne Sæther og Kyrre Fritzner. Vi hører til veteranene i bransjen og er glade for at vi er til og at folk liker musikken vår. Vi er gamle nok til å vite at suksess handler om hardt arbeid. Vi må gjøre jobben hver gang vi opptrer. Å få delta i et program som «Hver gang vi møtes» er en av de snarveiene livet av og til kan by på. Det var fantastisk både for meg personlig og for CC Cowboys. Men en sånn gave kan man ikke kalkulere med. Jeg pleier å si at det er alle omveiene det blir et liv av, og slik er det i bunn og grunn for CC Cowboys også. Særpreg Et av varemerkene til CC Cowboys er Magnus Grønnebergs norskspråklige tekster og intense stemme. De fikk stor suksess i 1990 med singlen Harry og debutalbumet Blodsbrødre, som ga dem Spellemannprisen for beste nykommer. Siden har de gitt ut en rekke album som Tigergutt (1992), Persille & panser (1994), Himmeltitter (1996), Lyst (2003), Evig liv (2006), Morgen & kveld (2009) og Innriss (2011) og det akustiske livealbumet På Svalbard uten strøm (2007). Blant deres hits er: Kom igjen, Kanskje du behøver noen, To hjerter og en sjel og Bare du. Film Magnus Grønneberg og CC Cowboys er i år filmaktuelle i to norske filmer. Grønneberg 8 ADVANTAGE Nr 2 2014
spiller i den romantiske kinomusikalen «Ta meg med!» som hadde premiere i mars. I høstens norske storfilm «Burning» lytter hovedpersonene på CC Cowboys og rap. Det ga Stargate den noe overraskende idéen å koble sammen CC Cowboys og rapperen Kaveh. Resultatet er låta «Alle vet ingenting» - en rock/rap-hybrid. Det er moro å prøve noe nytt, og det var en ære å samarbeide med Stargate og Kaveh. Men nå gleder vi oss aller mest til å komme på veien og treffe folk. Vi sees på Gardermoen! Nr 2 2014 ADVANTAGE 9
BRUKERKONFERANSEN 2014 Tekst Børre Rødal Erfaringer fra Brukerkonferansen Den viktigste begrunnelsen for å delta på Agresso Brukerkonferanse er naturligvis hvilken verdi arrangementet har for den enkelte deltaker. Her er erfaringene fra to som deltok på konferansen i fjor. Magne Lillestøl Lønningssjef, FJORD1 Har deltatt på Agresso Brukerkonferanse fem ganger Hvilken verdi ga det deg å delta på fjorårets Agresso Brukerkonferanse? - I min rolle som lønningssjef er det verdifullt å få et tydelig bilde av hva UNIT4 Agresso tenker fremover. Derfor er den innledende orienteringen fra ledelsen i UNIT4 Agresso viktig å få med seg. I fjor var det mye nytt å absorbere, og det blir det sikkert i år også. - Som superbruker på HR&Lønn i Fjord1 er jeg naturligvis også svært opptatt av å følge med på nyheter i programvaren. Det er så og si umulig å basere det bare på oppslag på UNIT4 Agresso sine websider og kundenettet. På Brukerkonferansen plukker jeg derfor alltid opp nyheter og tips som jeg har konkret nytte av i jobben. - Agressokonsulentene på AgressoTorget og representantene for de ulike utstillerne tilfører også verdifulle bidrag i form av konkrete løsningsforslag og anbefalinger som kan vurderes i etterkant. - Fordi parallellsesjonene er organisert i fagspor, treffer jeg dessuten mange personer fra andre virksomheter som har høy kompetanse i bruk av Agresso HR&Lønn. Det er både interessant og nyttig å diskutere ulike problemstillinger, og av og til få helt konkrete løsningsforslag på felles utfordringer. Hvorfor vil du anbefale Agresso Brukerkonferanse for andre brukere av Agresso programvare? - Det handler om mye av det jeg allerede har nevnt, men jeg kan i prioritert rekkefølge - prøve å konkretisere det i noen punkter: Du treffer kyndige fagfolk fra andre virksomheter som du kan utveksle erfaringer med. Av og til resulterer det i konkrete løsninger som sparer deg for både tid og ergrelser. Nettverk med andre brukere er nyttig. Du kommer tett på konsulentene i UNIT4 Agresso. På tomannshånd er det mange gode tips å få. Gode relasjoner er aldri noen ulempe. Det er utfordrende å holde seg løpende oppdatert på ny funksjonalitet og nye muligheter. Seminarene på Brukerkonferansen bidrar til å holde deg ajour med utviklingen i programvaren. Hvis du sender inn konferanse-evalueringen får du tilgang til så og si alle presentasjonene som har blitt vist. Selv pleier jeg å laste ned alt som er interessant for min avdeling og ha en gjennomgang av dette sammen med kollegaene mine. Det er alltid noen overraskelser og hyggelige sosiale innslag under konferansen. Det er en ekstra bonus ved å delta på Agresso Brukerkonferanse. - Det er utfordrende å holde seg løpende oppdatert på ny funksjonalitet og nye muligheter. Seminarene på Brukerkonferansen bidrar til å holde deg ajour med utviklingen i programvaren. 10 ADVANTAGE Nr 2 2014
- Jeg opplevde Agresso Brukerkonferanse som et faglig solid arrangement krydret med gode, sosiale opplevelser. Marie Bjørtuft Skåra Økonomisk Rådgiver, Porsgrunn kommune Har deltatt på Agresso Brukerkonferanse én gang Hvilken verdi ga det deg å delta på fjorårets Agresso Brukerkonferanse? - Jeg deltok på Agresso Brukerkonferanse for første gang i fjor. Da hadde jeg bare jobbet ett år i kommunen, hvor jeg blant annet har ansvar for å følge opp budsjettene for skolene. Jeg var altså ganske fersk som Agresso-bruker og følte at noe av i nformasjonen gikk litt «over hodet» på meg. Vi var imidlertid fire deltakere fra kommunen, dermed kunne vi veksle mellom å spre oss på flere parallelle seminarer eller gå flere sammen. På den måten fikk vi enten med oss ulik kunnskap som vi kunne dele, eller samme informasjon som vi kunne diskutere med hverandre. Det var nyttig,- og omfanget og valgmulighetene i fagprogrammet var imponerende. - Totalt sett var det mye informasjon å absorbere i løpet av konferansen og jeg følte det til tider som et dypdykk i en smule ukjent farvann. Likevel var det for meg et nyttig gløtt inn i «Agresso-verdenen». I tillegg til økt innsikt i programvarens muligheter fikk jeg en bedre forståelse for Agresso- systemets omfang og rolle i kommunens virksomhet. Det ble på en måte en reise fra isolerte skjermbilder til å se Agresso i et videre perspektiv. Hvorfor vil du anbefale Agresso Brukerkonferanse for andre brukere av Agresso programvare? - Det er mange verdifulle bidrag å ta med seg fra Agresso Brukerkonferanse. Programmet inneholder nyheter både om UNIT4 Agresso-selskapet, samarbeidspartnerne og produktene - og gir dessuten et interessant innblikk i utviklingsstrategier og fremtidige løsninger. - Likevel tror jeg det mest verdifulle for de fleste deltakerne er alle de gode tipsene om hvordan man kan bruke programvaren på en enklere og mer effektiv måte. Disse tipsene kan en plukke opp på seminarer, hos Agresso-konsulentene som svarte på alle mulige spørsmål på AgressoTorget - og ved å treffe andre og mer erfarne Agresso- brukere. Jeg opplevde iallefall Agresso Brukerkonferanse som et faglig solid arrange ment krydret med gode, sosiale opplevelser. Kommentarer om Agresso Brukerkonferanse 2013 Etter hver Brukerkonferanse blir det foretatt en grundig evaluering (se s. 21). Her er noen av kommentarene i evalueringen fra 2013. OM FAGPROGRAMMET «Seminarene var generelt bra, strukturert og ryddig med gode foredragsholdere.» «Fagseminarene var meget bra. Tar opp aktuelle tema som er viktige for oss som brukere.» «Veldig høy standard på foredragene i år. Imponert.» OM AGRESSOTORGET «Må få skryte! Det var veldig bra!» «Viktig innslag i arrangementet.» «Sikkert meget nyttig, men som førstereis hadde jeg ikke forberedt ting jeg kunne ha spurt om.» OM KONFERANSEN GENERELT «Generelt et meget bra arrangement. Verdifult for oss kunder.» «Fantastisk arrangement. Spesielt imponert over kvaliteten på logistikken! Meget bra gjennomført. Tusen takk for et supert arrangement!» «Et helt utrolig bra arrangement.» «Hadde utbytte av konferansen både faglig - og sosialt. Koste meg!» Nr 2 2014 ADVANTAGE 11
BRUKERKONFERANSEN 2014 Brukerforening Utstillere Capgemini BPO IBX Business Network IBX Business Network er en del av Capgemini Group, et av verdens ledende Consulting-, ITog Outsourcing-selskaper. Capgemini BPO IBX Business Network leverer tjenester i mer enn 100 ulike land og knytter sammen mer enn 250 globale virksomheter med 550 000 leverandører. IBX Business Network er en s kybasert innkjøpsplattform hvor brukervennlighet, kontroll over innkjøpene og realiserte besparelser er i fokus. I Norge er Capgemini BPO IBX Business Network også operatør av Ehandelsplatt formen for offentlig sektor. Det er i dag mer enn 285 offentlige virksomheter som benytter vår (teknologiuavhengige) skybaserte innkjøpsplattform. Ehandelsplattformen passer for alle typer virksomheter, små og store kommuner, fylkeskommuner, helse og utdanningssektoren samt statlige virksomheter og organisasjoner. For mer informasjon om Capgemini BPO IBX Business Network: http://www.capgemini.com/procurement/ ibx-business-network For mer informasjon om Ehandelsplattformen: www.ehandelsplattformen.no Deloitte Deloitte er en av Norges ledende multidisiplinære tjenesteytende virksomheter med 1300 medarbeidere innen revisjon-, konsulentvirksomhet og advokattjenester. Konsulentvirksomheten vår har 250 ansatte. For å kunne gi gode råd må våre konsulenter vite hvordan rådene kan omsettes i praksis. Derfor er vår konsulentvirksomhet preget av en balanse mellom strategisk forretningsforståelse, funksjonell prosesskunnskap og praktisk, teknologisk gjennomføringsevne. Dette er reflektert i de tre kompetanseområdene som vår virksomhet består av: Strategi og operasjonell effektivitet strategiutvikling, prosesseffektivisering, økonomi og virksomhetsstyring Teknologi IT-rådgivning og implementering av teknologiske løsninger Human kapital implementering av strategi gjennom ledelsesvikling og endringsledelse Deloitte har vært en Agresso-systemintegrator siden 1996. Våre konsulenter kombinerer kunnskap fra de tre kompetanseområdene med spisskompetanse på Agresso. EVRY EVRY er et av de ledende IT-selskapene i Norden. Vår ambisjon er å gi mening og liv til informasjon gjennom ideer, teknologi og løsninger som skaper verdier for våre kunder og nytte for samfunnet vi lever i. EVRY kombinerer omfattende bransjekunnskap med en kundenær tilnærming. Vi kombinerer det store foretakets muskler med lokal tilstedeværelse for å hjelpe våre kunder med å realisere sitt fulle IT-potensiale. EVRY har om lag 10 000 ansatte og omsetter årlig for nærmere 13 milliarder kroner. Selskapet er notert på Oslo Børs under tickeren EVRY ASA med hovedkontor i Oslo og med betydelig virksomhet både i det norske og svenske markedet. 12 ADVANTAGE Nr 2 2014
It Nor It Nor ble opprett i 1999, og er partner med UNIT4 Agresso. Det meste av It Nor sin virksomhet er relatert til programvaren Agresso. It Nor har siden oppstarten hatt en jevn vekst både hva angår ansatte og omsetning. Vår hovedoppgave er å forenkle og forbedre hverdagen for våre kunder. For It Nor er kompetanse og kontinuitet viktige suksessfaktorer, men mest av alt drives vi av gleden ved å se fremgang og suksess hos våre kunder. It Nor sine kunder kjennetegnes av kompleksitet med hensyn til å ivareta prosjektregnskap, konsernstruktur, internasjonal business og komplisert Lønn/HR. Kredinor Kredinor er et landsdekkende inkasso selskap med vel 300 ansatte. Gjennom medlemsstrukturen eies selskapet av oppdragsgiverne. Det sikrer tjenesteutvikling på oppdragsgivernes premisser. Store deler av overskuddet investeres i IT systemer og kurstilbud. Kreditorforeningen Kreditorforeningen er et av Norges l edende foretak innen inkasso og fordrings administrasjon, med kontorer i Kristiansand, Bergen, Stavanger, Kongsvinger, Trondheim og Steinkjer. For oss er inkasso mer enn penger: Over 100 år med inkassosaker har lært oss at vi kommer lengst med imøtekommenhet. Det er vår jobb å få mest mulig tilbake til våre kunder. Da må vi evne å se menneskene bak inkasso kravene, og jobbe sammen med dem for å finne en løsning. Vi tilbyr nå en helt ny og tidsbesparende integrasjons løsning mot Agresso med fordeler du garantert vil sette pris på. Mercell Mercell holder orden på dine konkurranser og kontrakter! Mercell leverer verktøy for konkurransegjennomføring og avtaleadministrasjon, for både offentlig og privat sektor. Disse verktøyene kan enkelt kobles sammen med elektroniske sakarkivsystemer for enkel og sikker arkivering av arkivverdig informasjon. Ta kontakt med oss for en kort presentasjon av hvordan du på en enklere, bedre og sikrere måte kan gjennomføre dine anskaffelser, samt holde orden på dine kontrakter og rammeavtaler. Norges Blindeforbund Norges Blindeforbund ønsker å være en ressurs for norsk næringsliv gjennom å tilby kompetanse om universell utforming av teknologi. Fra 1. juli 2014 vil det være et lovkrav at websider og annen teknologi som lanseres skal være universelt utformet. Universell utforming av teknologi er ikke så vanskelig som det høres ut til, man må bare vite hvordan man skal gjøre det! Norges Blindeforbund tilbyr næringslivet kompetanse på dette området gjennom kurs, konsulentbistand og brukertesting. På Brukerkonferansen vil dere få mulighet til å stifte bekjentskap med denne tjenesten og hvordan din virksomhet kan skaffe seg et konkurransefortrinn gjennom å være god på dette området. SendRegning Som Norges ledende leverandør av nettbasert fakturasystem, er SendRegning med sine ca. 50.000 brukere en god partner for leverandøraktivering. Vi tilbyr en komplett tjeneste som dekker alle faktureringsbehov for små og mellomstore bedrifter, foreninger og privatpersoner. Ved å henvise små, lokale leverandører til å benytte SendRegning kan store virksom heter innfri offentlige krav om en elektronisk fakturaprosess. Tjenesten inkluderer bl.a. fakturering, purring, avtalegiro, kundereskontro, inkasso og lagring av fakturaer og vedlegg i 10 år. SendRegning er gratis å ta i bruk og har ingen etableringsavgift eller abonnements-avgift. Det kreves ingen programvare utover en vanlig nettleser. Regningen kan sendes som brev, e-post eller elektronisk. SendRegning støtter alle formater, også den nye statlige EHF-standarden. UNIT4 Current UNIT4 Current utvikler og leverer løsninger for virksomheter som ønsker å effektivisere sine prosesser knyttet til planlegging, fangst og prosessering av timer, reiser og utlegg. Vårt fokus er å gjøre hverdagen enklere for både ansatte og ledere gjennom å levere brukervennlige løsninger som gir oversikt og kontroll over de oppgavene man skal utføre. Uansett om man sitter på et kontor eller er på reise med mobil eller nettbrett. UNIT4 Current har 300 virksomheter med 80.000 brukere på sine løsninger og er et heleid datterselskap av UNIT4 Agresso AS. Se unit4current.no for mer informasjon. Nr 2 2014 ADVANTAGE 13
Grundige forberedelser til a-meldingen Et utvalg virksomheter som bruker Agresso programvare er i full gang med forberedelsene til a-ordningen, som trer i kraft ved årsskiftet. Selvaag Gruppen AS har allerede endret interne rutiner for å møte de nye rapporteringskravene. 14 ADVANTAGE Nr 2 2014
KUNDEREPORTASJE Tekst Hanne Gravem Sagen Foto Rasmus Kongsøre «Metodeverket som UNIT4 Agresso har utviklet, var en god støtte underveis, og det kan også brukes som oppslagsverk i ettertid» Ann Kristin Årbogen, leder for lønns- og scanningtjenester i Selvaag Gruppen Prøvedriftskundene har allerede installert første del av programvaren som UNIT4 Agresso har utviklet for å etterkomme myndighetenes nye krav. Jeg var skeptisk på forhånd. Dette er tross alt den største endringen på lønnsområdet på mange år, og det er tre etater som skal samarbeide. Det er lett å se for seg en tung prosess, sier Ann Kristin Årbogen, som er leder for lønnstjenester og scanningtjenester i Selvaag Gruppen. Morselskapet Selvaag Gruppen AS med 30 ansatte er én av virksomhetene som er valgt ut til prøvedrift i 2014 før a-ordningen innføres for alle arbeidsgivere 1. januar 2015. Endret interne rutiner Siden oppstarten i november 2013 har selskapet deltatt på informasjonsmøter der representanter for myndighetene og UNIT4 Agresso har informert om de nye lovkravene og hvordan a-ordningen kan påvirke deres oppsett i Agresso. En foranalyse av dagens oppsett sammen med konsulenter fra UNIT4 Agresso avdekket hva som bør endres for å imøtekomme de nye kravene. Vi så at vi måtte endre noen interne rutiner og arbeidsprosesser. Blant annet har vi flyttet utbetalingsdatoen for reisegodtgjørelser. Den var tidligere siste dag i måneden, men fordi a-meldingen skal sendes inn den 5. hver måned, ville vi få for lite tid til å avstemme og sjekke at det vi rapporterer er riktig. Vi har også informert internt om at opplysninger om fravær og permisjoner må komme til oss tidligere enn i dag for at vi skal få rapportert til riktig tid. Først og fremst har vi vært opptatt av å innarbeide gode rutiner for å få inn riktig informasjon til riktig tid, og dette behøver vi ikke vente med til program varen er på plass, sier Årbogen. Tidlig i prosessen ble de oppfordret til å gjøre seg kjent med de nye reglene. Jeg har brukt veldig mye av informasjonen som EDAG-prosjektet har lagt ut på Altinn, for eksempel veiledningen og kodespeilet. Informasjonen her oppdateres løpende, og det er mye å sette seg inn i. Derfor er det viktig å begynne å fordøye det i god tid, sier Årbogen. Godt samarbeid med UNIT4 Agresso Selvaag Gruppen AS har nå installert den første delen av programvaren, som omhandler oppsett av rapporteringsstruktur og kodifisering av lønnarter. Selve installasjonen av testoppsettet gikk over all forventning og tok fire timer. Dette er et oppsett i fire skjermbilder som jeg opplevde som brukervennlig, enkelt og forståelig. Metodeverket som UNIT4 Agresso har utviklet, var en god støtte underveis, og det kan også brukes som oppslagsverk i ettertid dersom det oppstår en feilsituasjon, sier Årbogen. Som prøvedriftskunde har selskapet hatt jevnlig kontakt med konsulenter fra UNIT4 Agresso. Vi er glade for å være prøvedriftskunder og har hatt et godt samarbeid med både EDAG-prosjektet og UNIT4 Agresso. De har vært tidlig ute med informasjon, vært godt forberedt og hatt god kunnskap. Sammen med dem har vi hatt effektive arbeidsmøter og følt oss ivaretatt. Forbered deg nå Årbogen er ikke i tvil om hvilket råd hun vil gi andre som ennå ikke har begynt å forberede seg på a-ordningen. Gå inn på Altinn og les alt EDAG-prosjektet har lagt ut om a-ordningen for å danne deg et bilde av omfanget for nettopp din virksomhet. Det er ingenting å vente på, for dette er endringer som kommer enten vi vil eller ikke. Nr 1 2014 ADVANTAGE 15
16 ADVANTAGE Nr 2 2014 Opprydning før a-meldingen
KUNDEREPORTASJE Tekst Hanne Gravem Sagen Foto Rasmus Kongsøre Mattilsynet skjønte raskt at a-meldingen ville kreve endringer i deres system. De startet tilpasningene med en ryddejobb som vil forenkle den nye rapporteringen fra årsskifet. Mattilsynets klare oppfordring til andre Agresso-kunder er: Det viktigste er å komme i gang! A-meldingen er ikke en endring som håndteres bare ved å installere ny programvare. Det stilles en rekke krav til struktur, orden og konsekvent bruk av begreper i systemet. Derfor er det viktig at du skaffer deg oversikt over hva som må gjøres, og vurderer hvor mye din virksomhet kan ordne opp i selv - og hva du bør søke bistand til. Det var helt nødvendig for oss å gå igjennom oppsettet vårt og se på hva vi måtte endre, hva vi kunne beholde og hva slags ryddejobb vi kunne gjøre på forhånd. Vi har gjennomgått tabellverk, lønnarter og stillingsregister, sier rådgiver Greta Kristoffersen i Mattilsynet, som er en desentralisert statlig virksomhet med ca 1300 fast ansatte, lokalisert på Sortland i Nordland. Sammen med UNIT4 Agressos konsulenter gjør prøvedriftskundene en analyse av oppsettet i Agresso for å se hvor det må gjøres endringer. UNIT4 Agresso ønsket å se på våre rutiner og arbeidsprosesser, og vurderte blant annet relasjoner, lønnarter og hvordan konteringen er bygget opp. De hadde veldig strukturerte planer for hva vi skulle igjennom. I denne fasen oppdaget vi at vi måtte endre innrapporteringen av ansatte som bor i utlandet. I dag gjøres dette manuelt, så disse har vi bygget et nytt sett med lønnarter for. Vi må også tilrettelegge for at vi nå skal begynne å rapportere permisjoner, sier Kristoffersen. En av de store jobbene har vært å rydde i lønnartskatalogen. Alle lønnarter får ny kontering, og det kommer en ny arkfane i lønnartskatalogen. Vi har veldig mange lønnarter og har nå luket ut alt vi ikke lenger har behov for. Det forenkler jobben for oss ved at vi slipper å konvertere over uaktuelle data, sier hun. En annen stor jobb har vært å gjennomgå alle relasjonene, for så å flytte relasjoner fra relasjonsarkfanen til ansettelsen. Ryddet og analyserte Før de var klare for analysen, gikk de gjennom veiledningen for a-meldingen som myndighetene har utarbeidet og som ligger tilgjengelig for alle på Altinn. Vi startet med å gå igjennom den fra perm til perm og brukte litt tid på å ta inn over oss de nye rapporteringsreglene og hva de innebærer. Først når det var gjort, var vi klare til å gå et steg videre og analysere virksomheten, sier Kristoffersen. Hun tror mange kan ha godt av en opprydning. Jeg er sikker på at alle har godt av å rydde i lønnarts katalogen og stillingsregisteret og få parkert ansatte som ikke er aktive. Prøvedriftskundene skal i år rapportere etter gammel og ny ordning parallelt. Vi har kopiert hele databasen vår og opprettet et eget testmiljø som vi og UNIT4 Agresso har tilgang til. Selv om vi fysisk sitter langt fra hverandre, har det fungert fint å fjernstyre maskiner og snakke sammen via telefonkonferanse. Vi har hatt hyppige, korte statusmøter underveis som har fungert fint, sier systemansvarlig Thomas Solheim. UNIT4 og vi har hatt en felles forståelse for at vi ønsket god fremdrift. De har vært raske med å ta tak i problemstillinger som har dukket opp, og samarbeidet har fungert veldig bra, sier Kristoffersen. Frykter ikke ekstraarbeid I neste fase skal første del av programvaren installeres i produksjonsmiljøet. Denne inneholder skjermbilder og nødvendig oppsett for a-meldingen. Deretter skal andre del av programvaren installeres, som er selve rapporten som kjøres og som gjør det mulig å sende inn a-meldingen via Altinn. Kristoffersen er ikke sikker på om hyppigere rapportering vil medføre mye ekstraarbeid. Det er jo ikke slik at dagens rapportering kun består av lønns- og trekkoppgaven én gang i året. Vi rapporterer og avstemmer hver måned, så jeg tror egentlig ikke endringene blir så store, sier Kristoffersen. «Mattilsynets klare oppfordring til andre Agresso-kunder er: Det viktigste er å komme i gang!» Greta Kristoffersen, rådgiver i Mattilsynet Nr 2 2014 ADVANTAGE 17
FAGSIDER ØKONOMI Sissel Rønning Unni Evjen Praktiske tips Hvordan kan du se periodisering på en faktura som har vært på arbeidsflyt før du bokfører fakturaen? I skjermbildet for bilagsregistrering (VP10) er det mulig å se om det er lagt inn periodisering på en faktura, og hvilken periodiseringsnøkkel som er valgt. For å få frem informasjonen om periodisering må du stå i tabellfeltet nederst i VP10. Deretter velger du Fil Opsjoner skjermbildet. Her kan du lage deg en mal med hvilke kolonner som skal vises. Kolonnen FN er periodiseringsnøkkel. Kryss av for at denne kolonnen skal vises. Du kan også overskrive kolonnennavnet FN til for eksempel Periodisering. Hvordan kan du overstyre bilagstekst på bilag som er bokført? I enkelte tilfeller kan du ha behov for å endre bilagsteksten etter at et bilag er bokført. For eksempel ved reversering vil du i teksten på det opprinnelige bilaget skrive bilagsnummer på reverseringen. Hvis du aktiverer parameteret CHANGE_GL_TEXT under Oppsett parametre vil du få mulighet til å endre teksten på bokførte bilag. Du endrer teksten ved å zoome på bilagsraden og deretter velge Verktøy Transaksjonstekst. I VP10 vil det vises en kolonne med periodiseringsnøkkelen som er brukt på bilaget: Merk at endringen kun vil gjelde for din bruker. 18 ADVANTAGE Nr 2 2014
ØKONOMI Hvordan unngå å bokføre bilag som ikke balanserer ved Innlesning fra forsystemer (GL07)? Aktiverer du rapportparameteret Maks.bilagsdiff på GL07 vil det ikke bli postert bilag med større bilagsdifferanse enn du har godtatt i Firmaopplysninger/skillekort Oppsett. Eksempel Maks bilagsdiff er kr 0,05. Dette kan være nyttig i de tilfellene det leses inn en fil som ikke balanserer. Kryss av for parameteret Maks.bilagsdiff på GL07, og du vil få en feilliste dersom differansen på en transaksjonen er større enn 0,05. Da unngår du at beløp som er større enn 0,05 blir bokført på feilkonto fordi filen ikke balanserer. Nr 2 2014 ADVANTAGE 19
AGRESSO FAGDAG 350 deltakere på Agresso Fagdag Agresso Fagdag er et samarbeid mellom Agresso Brukerforening og UNIT4 Agresso, og samlet onsdag 21. mai 350 deltakere på Radisson Blu Oslo Plaza Hotel. Programmet omfattet to plenumsforedrag og 12 seminarer som ble organisert i tre parallelle spor - Økonomi&Regnskap, HR&Lønn og Virksomhetsstyring&Rapportering. I tillegg til tips&triks og praktiske råd om hvordan man kan utnytte programvaren enklere og mer effeltivt, fikk deltakerne med seg informasjon om nyheter i Milestone 4 og tilhørende Experience Packs - og dessuten bred informasjon om a-meldingen og nødvendigheten av å starte forberedelsene i tide. 20 ADVANTAGE Nr 2 2014
INSIDE Bli med på Agresso Brukerkonferanse 2014 Det deltok 654 personer på Agresso Brukerkonferanse i 2013, og hele 523 personer (80%) tok seg tid til å evaluere arrangementet. Det er vi svært takknemlige for. Evalueringen blir grundig analysert av styringsgruppen og bidrar til kvalitetssikring og aktiv utvikling av Brukerkonferansen. Under finner du noen av tilbakemeldingene i evalueringen, og dessuten faktaopplysninger om hvem som deltok på konferansen i 2013. Noen tall og resultater fra evalueringen i 2013 Brukerforeningen gjør en viktig jobb for brukerne Enig 84 % Delvis enig 16 % Delvis uenig 1 % Uenig 0 % Deltakernes helhetsvurdering av konferansen Meget bra 49 % Bra 49 % Mindre bra 2 % Dårlig 0 % Om UNIT4 Agresso og fremtiden Jeg har tillitt til at Agresso programvare og tilhørende tjenester vil dekke de framtidige behov i min virksomhet: Enig 75 % Delvis enig 24 % Delvis uenig 2 % Uenig 0 % Hvem deltar? Privat / offentlig virksomhet Privat 41 % Offentlig 59 % Stillingskategorier: Utførende stilling 77 % Mellomleder 18 % Leder 5 % Arbeidsområde (noen har flere) Økonomi 64 % Lønn/personal 36 % Innkjøp/fakturering 20 % IT/Systemadm. 21 % Annet 5 % Kjønn Kvinner 66 % Menn 34 % Alder 20-30 år 4,2% 31-40 år 19,2 % 41-50 år 42,2 % 51-60 år 29 % Over 60 år 5,4 % Utvikling antall deltakere José Duarte blir med på Brukerkonferansen José Duarte overtok som konsernsjef i UNIT4-konsernet 01.01.2014 etter å ha jobbet parallellt med tidligere konsernsjef i et halvt år. Han deltar på Brukerkonferansen og vil presentere selskapets nye eiere, mål og strategier frem mot 2020. Nr 2 2014 ADVANTAGE 21
KRYSS&QUIZ QUIZ 1. Fornavnet til informasjonsansvarlig i Brukerforeningen 2. Vi bruker ett Clarion- og ett Comfort-hotell under konferansen. Hva mer heter Comfort-hotellet? 3. Gardermoen er Norges hovedflyplass. Hvor lå den gamle hovedflyplassen? 4. Fornavn på kvinnelig foredragsholder i plenum tirsdag på Brukerkonferansen 5. Hva heter frontfiguren i CC Cowboys til etternavn? 22 ADVANTAGE Nr 2 2014