PROSJEKTDIREKTIV FOR ARBEIDET MED UTVIKLINGSPLAN 2018-2035 Godkjent av styringsgruppen 5. desember 2017 1
1. Bakgrunn «Oppdrag og bestilling 2017» gir føringer om at alle helseforetakene i Helse Sør-Øst RHF skal utarbeide utviklingsplaner frem mot 2035. Det er utarbeidet regionale føringer for helseforetakenes arbeid, ref styresak Helse Sør-Øst RHF 008-2017. Fristen for helseforetakenes arbeid ble satt til 1. mars 2018. Helse Sør-Øst RHF har utarbeidet en veileder for foretakenes arbeid med utviklingsplaner, ref styresak 056-2017. Veilederen påpeker at det skal gjennomføres tre dialogmøter mellom foretakene og Helse Sør- Øst RHF om innhold og fremdrift i arbeidet med utviklingsplanen. Det første dialogmøtet skjedde i direktørmøtet i Helse Sør-Øst RHF 6. april 2017. Dialogmøte 2 mellom Helse Sør-Øst RHF og Sykehuset Innlandet ble avholdt 30. oktober 2017. Sykehuset Innlandet ba i dette møtet om utsatt frist på grunn av foretakets spesielle situasjon der avslutningen av arbeidet med idéfasen og oppstarten av arbeidet med utviklingsplanen har vært sammenfallende i tid. Helse Sør-Øst RHF har forståelse for foretakets situasjon og har gitt ny frist 15. april 2018. Foretaket vil oversende forslag til «Utviklingsplan 2018-2035» innen fastsatt frist og godkjent plan etter styrets behandling av saken 27. april 2018. 2. Mandat Prosjekt «Utviklingsplan 2018-2035» skal innen 1. april 2018 utarbeide utkast til utviklingsplan i tråd med regionale føringer og foretakets prioriteringer. Foretaksledelsen vil bruke perioden 1.- 15. april 2018 til kvalitetssikring av planen før oversendelse til Helse Sør-Øst RHF. Utviklingsplanen må ses i sammenheng med Sykehuset Innlandets mål om god samhandling med primærhelsetjenesten, desentralisering av spesialisthelsetjenester, økt prehospital satsing og etablering av Mjøssykehuset. Videre skal planen fokusere på Sykehuset Innlandets valgte strategi om forløpstenking. Arbeidet med utviklingsplanen skal bygge på idéfasen, og kan ikke gå på tvers av retning og innhold i idéfaserapporten. Utviklingsplanen må gå lenger innenfor organisering og arbeidsformer, særlig for de første ti årene av planperioden. Utviklingsplanen skal være forankret i fagmiljøene og beskrive hvordan foretaket skal gi pasientbehandling i årene fremover. Hovedfokuset for utviklingsplanen skal være perioden 2018-2028, men planen skal også trekke linjene fremover til 2035. Prosjektet skal bidra til interne prosesser som sikrer forankring av utviklingsplanens faglige prioriteringer og mål for pasientens helsetjeneste i fremtiden. Prosjektet skal videre bidra til god dialog med eksterne interessenter i tråd med regionale føringer og prosjektets interessentanalyse. 3. Arbeidets målsetting Effektmålet for prosjektet er at Sykehuset Innlandet videreutvikler pasientens helsetjeneste gjennom velfungerende helhetlige pasientforløp og endring av måter å arbeide og samhandle på. Resultatmålet for prosjektet er å utarbeide forslag til utviklingsplan for perioden 2018-2035 innenfor tidsfristen 15. april 2018. Planen skal være forankret i fagmiljøene og godt kjent blant eksterne interessenter. Utviklingsplanen skal bidra i arbeidet med utvikling av nytt driftskonsept i konseptfasen for ny sykehusstruktur. 2
4. Organisering Administrerende direktør har godkjent denne organiseringen for arbeidet med utviklingsplanen: 4.1 Styringsgruppe Prosjekteier er leder av styringsgruppen som består av følgende medlemmer: Administrerende direktør Alice Beathe Andersgaard (leder) Sven-Inge Sunde, HINN Heidi Vifladt, NTNU Gjøvik Anne Lise Trøen, rådmann i Rendalen kommune/rådmannsutvalget i KS Hedmark og Oppland Liv Kaatorp, administrasjonen i KS Hedmark og Oppland Tone Meisdalen, Brukerutvalget i Sykehuset Innlandet Svein Erik Lund, Brukerutvalget i Sykehuset innlandet Viseadministrerende direktør Astrid Bugge Mjærum Divisjonsdirektør Astrid Millum, divisjon Habilitering og rehabilitering Ass divisjonsdirektør Benedicte Thorsen-Dahl, divisjon Psykisk helsevern Divisjonsdirektør Bård Are Bjørnstad, divisjon Eiendom og intern service Divisjonsdirektør Geir Kristoffersen, divisjon Prehospitale tjenester Divisjonsdirektør Gunn Gotland Bakke, divisjon Psykisk helsevern Divisjonsdirektør Hege Gjessing, divisjon Kongsvinger 3
Divisjonsdirektør Hege Lundring, divisjon Gjøvik-Lillehammer Ass divisjonsdirektør Håvard Kydland, divisjon Elverum-Hamar Ass divisjonsdirektør Kari Mette Vika, divisjon Gjøvik-Lillehammer Divisjonsdirektør Randi Lilleengen Beitdokken, divisjon Medisinsk service Divisjonsdirektør Stein Tronsmoen, divisjon Tynset Divisjonsdirektør Øyvind Graadal, divisjon Elverum-Hamar Direktør medisin og helsefag Ellen H. Pettersen Økonomidirektør Nina Lier HR-direktør Rune Hummelvoll Prosjektdirektør Roger Jenssen Marianne Nielsen, NSF Wenche Hansen, Fagforbundet Elin Seierstad, hovedverneombud Styringsgruppens oppgaver: Godkjenne prosjektdirektiv Ta nødvendige beslutninger for prosjektet Sikre at prosjektet ikke går utover sitt mandat Bidra til å sikre ressurser og fagkompetanse Godkjenne hovedleveranser i planarbeidet 4.2 Prosjektsekretariat Sykehuset Innlandet valgte å lyse ut stillingen som prosjektleder for arbeidet med utviklingsplanen. Konst. overlege Ane Kaurstad ble ansatt i 50 % stilling som prosjektleder fra 1. november 2017 og leder arbeidet i prosjektsekretariatet. Det er utover prosjektleder knyttet faste prosjektdeltakere tilsvarende ca en hel stilling til prosjektsekretariatet. I tillegg vil ressurser fra divisjonene bidra i arbeidet med utviklingsplanen. Sekretariatets oppgaver: Utrede og forberede saker til styringsgruppen Sikre framdrift iht godkjent framdriftsplan/milepælsplan Følge opp, støtte og koordinere arbeidet i arbeidsgrupper Utarbeide utkast til utviklingsplan i tråd med regional veileder/veiledende innholdsfortegnelse Utarbeide kommunikasjonsplan basert på interessentanalysen Prosjektdeltakerne vil ha en utførende rolle i prosjektet og vil: Bidra i gjennomføringen av prosjektets aktiviteter og leveranser Bidra med innsikt i de aktuelle fagområder og prosesser Representanter fra divisjonene skal bidra til nødvendig forankring i egen divisjon 4.3 Arbeidsgrupper Sykehuset Innlandet har prioritert fire pasientforløp som skal utredes av tverrfaglige arbeidsgrupper: 4
God start Den alvorlig syke pasienten Den eldre pasienten Helhetlig tilnærming integrering psykisk helsevern og somatikk Arbeidsgruppenes innspill/leveranser skal danne grunnlag for beskrivelse av målbilde, tiltak og organisering for pasientens helsetjeneste i utviklingsplanen (kapittel 6). Prosjektet skal i tillegg utrede/svare opp problemstillinger i tråd med regional veileder for utviklingsplanen og utarbeide beskrivelse av målbilde, tiltak og organisering for disse sju fagområdene: Habilitering Rehabilitering Psykisk helsevern Tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) Hjerneslag Kreftkirurgi Prehospitale tjenester De aktuelle divisjonene vil bli involvert i arbeidet med de sju fagområdene. 5. Gjennomføring av arbeidet Helse Sør-Øst RHF har gjennom sin «Veileder for arbeidet med utviklingsplaner» gitt detaljerte og konkrete føringer for hvordan arbeidet skal gjennomføres. Veilederen definerer følgende interessenter: 5
Interessenter som skal informeres eller involveres (ref veileder) Sykehusaksjoner MED FLERE! Brukere Fylkeskommuner Kommuner politisk/admin Utdanning RHF Utviklingsplan Pasientorganisasjoner Fastleger Ledere Private aktører Eksterne Tillitsvalgte og ansatte Vernetjeneste Fagfolk Interne Veilederen påpeker at følgende prinsipper skal legges til grunn for arbeidet med utviklingsplanen: Foregå i åpenhet slik at det er mulig å følge prosessen for alle som ønsker innsyn. Sykehuset Innlandet har etablert en egen informasjonsside på www.sykehusetinnlandet.no der relevante dokumenter og informasjon om prosjektets sammensetning, fremdrift og leveranser vil bli lagt ut. Informere eller involvere interessenter etter en interessentanalyse av både interne og eksterne interessenter. Kommunene skal alltid involveres i arbeidet med utviklingsplanen. Brukermedvirkning og medvirkning fra tillitsvalgte er en selvfølge. Involvering betyr bl.a. deltakelse i styringsgruppen. Sykehuset Innlandet ønsker at arbeidet med utviklingsplanen skal være temaer på de faste møtene i Overordnet samarbeidsutvalg (OSU), de geografiske samarbeidsutvalgene (GSU), Brukerutvalget og møtene med foretakstillitsvalgte og foretakshovedverneombud (TV20). Prosjektet vil avholde to workshop med temaer fra arbeidet med utviklingsplanen og høringsmøter med interessenter om forslag til utviklingsplan i mars 2018. Være forutsigbart slik at alle interessenter skal kunne forstå hva som skjer, når det skjer og hvor beslutningspunktene er. Prosjektet har utarbeidet en milepælsplan for arbeidet med utviklingsplanen. Milepælsplanen vil bli løpende oppdatert og skal gi grunnlag for statusoppdateringer til styringsgruppen. 6
6. Overordnet fremdriftsplan Helse Sør-Øst RHF har utarbeidet en overordnet fremdriftsplan med følgende hovedaktiviteter: Sykehuset Beslutning om at det skal lages utviklingsplan Nasjonalt, regionalt eller lokalt initiativ FORBEREDE START UTVIKLINGSPLANARBEID SLUTT Dialog RHF Regionale føringer Organisere arbeidet Interessentanalyse Invitere interne og eksterne aktører Revurdere interessentanalyse og involvering Dialog med RHF Dialog med kommuner 1 2 3 Risiko- og mulighetsanalyse sammen med interessenter Dialog med RHF Dialog med kommuner Sykehuset Innlandet ved administrerende direktør har gjennomført dialogmøtene 1 og 2 med Helse Sør-Øst RHF hhv 6. april og 30. oktober 2017. I siste dialogmøte fikk Sykehuset Innlandet aksept for utsatt frist fra 1. mars til 15. april 2018. Dato for dialogmøte 3 blir tett opp mot leveranse av utviklingsplanen. Sykehuset Innlandet har på bakgrunn av regional fremdriftsplan og ny tidsfrist utarbeidet en overordnet fremdriftsplan for foretakets arbeid med utviklingsplanen: 7
Fremdriftsplan og milepæler for utviklingsplanarbeidet Oktober November Desember Januar Februar Mars April Beslutning om organisering og ressurser Interessentanalyse Kommunikasjonsplan Prosjektleder tiltrer Dialogmøter med fagråd, brukerutvalg, tillitsvalgte og faste organer i SI Konstituering av styringsgruppen Godkjenning av prosjektdirektiv Workshop 1 med kommuner, fastleger, HINN, NTNU Gjøvik, ledere og tillitsvalgte Informasjon om utviklingsplanen på sykehusetinnlandet.no Etablering av fire tverrfaglige grupper Workshop 2 med interessenter Tilsvar sju fagområder iht veileder Leveranser fra de tverrfaglige arbeidsgruppene og andre bidragsytere Utarbeide forslag til utviklingsplan Dialogmøter med GSUene, fagmiljøer, ledergrupper, brukere og tillitsvalgte Ferdigstille utkast til utviklingsplan Høringsmøter med utvalgte interessentgrupper Dialogmøte 3 med HSØ Oversendelse av forslag til utviklingsplan til HSØ 15. april Ekstern kvalitetssikring Styrebehandling 27. april oversendelse av godkjent plan til HSØ Møter med divisjonenes ledergrupper 7. Avhengigheter og avgrensninger Styret i Sykehuset Innlandet vedtok i oktober 2017 idéfaserapporten og ny sykehusstruktur mot 2040. Dette gjør at Sykehuset Innlandet står i en særstilling når det gjelder utviklingsplanarbeidet. Foretakets nye utviklingsplan skal danne det faglige grunnlaget for utvikling og planlegging av både organisering og struktur. Fremtidens sykehusbygg skal komme som en konsekvens av faglige prioriteringer og teknologisk utvikling. Utviklingsplanen skal beskrive modeller for hvordan fagmiljøene skal samhandle og ta i bruk nye arbeidsformer (inkludert teknologi) frem mot ny sykehusstruktur. Deler av idéfaserapporten kan «gjenbrukes» i utviklingsplanen, ref veiledende innholdsfortegnelse i veilederen. Utviklingsplanen vil sammen med idéfaserapporten være førende for konseptfasen som skal beskrive hvordan vi skal organisere virksomheten i ny struktur. Samarbeidsavtalen mellom kommunene i Hedmark og Oppland og Sykehuset Innlandet skal evalueres og revideres i 2018. Samarbeidsavtalen består i dag av en innledende del, ti tjenesteavtaler og ni rutiner. For at tjenesteavtalene skal bli best mulige og gjenspeile de utfordringer som er i daglig samhandling mellom kommunene og sykehuset, er det viktig å få inn innspill til den enkelte avtale/rutine i tråd med erfaringer. Overordnet samarbeidsutvalg (OSU) vedtok på sitt møte 22. september 2017 at prosessen med evaluering og revidering av Samarbeidsavtalen skal igangsettes og foregå gjennom året 2018. OSU nedsatte en arbeidsgruppe som skal lede prosessen fram til selve reforhandlingen av avtaleverket høsten 2018. Arbeidsgruppen består av representanter fra kommunene og Sykehuset Innlandet. 8
Den foreløpige fremdriftsplan for arbeidet med revidering av Samhandlingsavtalen starter med kickoff 1. februar 2018. Det kan være utfordrende for interne og eksterne interessenter som involveres i prosjektarbeidet «Utviklingsplan 2018-2035» å skille mellom de tre store prosessene i Sykehuset Innlandet i 2018: Utarbeidelse av ny utviklingsplan Konseptfasen for ny sykehusstruktur Evaluering og revidering av Samarbeidsavtalen Alle involverte i de tre parallelle prosessene må sikre nødvendig informasjon til og bidra til god kommunikasjon med samarbeidspartnere/interessenter. 8. Kommunikasjon i prosjektet Sykehuset Innlandet vil utarbeide en egen kommunikasjonsplan for arbeidet med utviklingsplanen. 9