AREMARK KOMMUNE ORGANISASJONS- OG ØKONOMISTABEN Telefon: 69 19 96 00 e-post: post@aremark.kommune.no 1798 AREMARK MØTEINNKALLING Formannskapet innkalles til møte på Rådhuset Torsdag 27.05.2014 kl. 13:30 Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. SAKSLISTE: GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Sak nr. Tittel 7/14 SØKNAD OM ALMINNELIG SKJENKEBEVILLING - FURULUND KAFÉ 8/14 NY SELSKAPSAVTALE FOR INDRE ØSTFOLD KOMMUNEREVISJON IKS 9/14 REGNSKAPSKONTROLL 2014 - TERTIALRAPPORT 1/2014 10/14 FINANSFORVALTNINGEN PR 30.04.14 11/14 AREMARK KOMMUNES ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR 2013 GRUNNGITTE SPØRSMÅL ETTER 20 I REGLEMENT FOR UTVALG. FORESPØRSLER Aremark, 20.05.2014 Geir Aarbu (sign.) Ordfører
Sak 7/14 SØKNAD OM ALMINNELIG SKJENKEBEVILLING - FURULUND KAFÉ Styre/råd/utvalg Arkivsak nr. Arkiv Formannskapet 14/221 /U63/ Sektor: VIRKSOMHET BARNEVERN OG HELSE Saksbehandler: CGU Sak nr.: Utvalg Møtedato 7/14 Formannskapet 27.05.2014 Rådmannens innstilling: 1. Søknad om skjenkebevilling på Furulund cafe med uteservering for Praktisk Renhold v/ann Cecilie Brestrup innvilges ut inneværende bevillingsperiode fra gyldig Kunnskapsprøve i alkoholloven - skjenkebevilling er avlagt og bestått. Skjenkebevillingen omfatter: a Alkoholholdig drikk gruppe 1 (2,5-4,7 vol. prosent). Skjenketider og andre vilkår knyttet til bevillingen framgår av Rusmiddelpolitisk handlingsplan del 2 Edruskapspolitisk plan og retningslinjer for Aremark kommune 2011-2015. b Alkoholholdig drikk gruppe 2 (4,7-22 vol. prosent). Skjenketider og andre vilkår knyttet til bevillingen framgår av Rusmiddelpolitisk handlingsplan del 2 Edruskapspolitisk plan og retningslinjer for Aremark kommune 2011-2015. c Alkoholholdig drikk gruppe 3 (22 60 vol. prosent). Skjenketider og andre vilkår knyttet til bevillingen framgår av Rusmiddelpolitisk handlingsplan del 2 Edruskapspolitisk plan og retningslinjer for Aremark kommune 2011-2015. 2. Som styrer for skjenkebevillingen godkjennes Ann Cecilie Brestrup, f. 14.10.74, adresse: Rokkeveien 28 B, 1779 Halden. Som stedfortreder godkjennes Trine Ulsrød, f. 09.01.75, adresse: Vestre Bøen, 1798 Aremark. Styrer og stedfortreder må levere bestått Kunnskapsprøve i alkoholloven før bevillingen er gyldig. 3. Bevillingshaver/styrer forplikter seg til enhver tid å holde seg orientert om de vilkår som knytter seg til bevillingen som framkommer i Rusmiddelpolitisk handlingsplan for Aremark kommune.
Sak 7/14 4. Søker skal selv uoppfordret sørge for å levere inn de opplysninger som kommunen trenger i forbindelse med beregning av gebyr. Beregning av gebyr gjøres i henhold til Forskrift for omsetning av alkoholholdig drikk. I henhold til Rusmiddelpolitisk handlingsplan for Aremark kommune, skal gebyrinntekter av alkoholholdig drikk benyttes til kontroll, behandling og forebyggende tiltak. Vedlegg: 1. Søknad fra Praktisk renhold v/ann Cecilie Brestrup om skjenkebevilling. 2. Uttalelse fra Aremark lensmannskontor ( ikke utsendt ) 3. Firmaattest, Brønnøysundregistrene ( ikke utsendt ) 4. Attest om restanse på skatt/avgift mv. ( ikke utsendt ) 5. Vitnemål om bestått Etablererprøve for serveringsbevilling, Ann Cecilie Brestrup ( ikke utsendt ) 6. Vitnemål om bestått Kunnskapsprøve for skjenkebevilling, Ann Cecilie Brestrup ( ikke utsendt ) 7. Vitnemål om bestått Kunnskapsprøve for skjenkebevilling, Trine Ulsrød ( ikke utsendt ) 8. Plantegninger som markerer lokalets areal og funksjoner innendørs og utendørs der bevillingen skal utøves. ( ettersendes ) 9. Dokumentasjon på styrers og stedfortreders tilknytning til skjenkestedet ( ikke utsendt ) 10. Skatteattest for alle som er involvert i driften av skjenkestedet, basert på skjema RF- 1244 fastsatt av Skattedirektoratet ( ikke utsendt ) 11. Utfyllende opplysninger om driftskonseptet ( ikke utsendt ) Saksopplysninger: Praktisk renhold v/ann Cecilie Brestrup søker om skjenkebevilling for Furulund cafè. Skjenking skal foregå innendørs og utendørs. Vurdering: Serveringsbevilling foreligger fra tidligere, derfor innvilges i tillegg skjenkebevilling. Kriterier i Alkohollovens 1-7a er vurdert og kravene i lovteksten oppfylt. Dette i forhold til antall salgs- og skjenkesteder i kommunen, skjenkestedets karakter og skjenkestedets beliggenhet. I tillegg blir det i vurderingen tatt hensyn til målgruppene, trafikk- og ordensmessige forhold, næringspolitiske hensyn, samt hensynet til lokalmiljøet for øvrig.
Sak 8/14 NY SELSKAPSAVTALE FOR INDRE ØSTFOLD KOMMUNEREVISJON IKS Styre/råd/utvalg Arkivsak nr. Arkiv Formannskapet 13/1728 026//&01 Sektor: RÅDMANN Saksbehandler: STK Sak nr.: Utvalg Møtedato 8/14 Formannskapet 27.05.2014 / Kommunestyret 12.06.2014 Rådmannens innstilling: Aremark kommune godkjenner Selskapsavtale for Indre Østfold Kommunerevisjon IKS vedtatt av representantskapet IØKR IKS 14.11.2013 med endring av punkt 4.4 Låneramme 24.4.2014. Vedlegg: Brev av 16.5.2014 fra Indre Østfold Kommunerevisjon vedrørende ny selskapsavtale for Indre Østfold Kommunerevisjon IKS. Selskapsavtale for Indre Østfold Kommunerevisjon vedtatt i IØKR IKS 14.11.2013, korrigert 24.04.2014. Saksopplysninger: Sak om endring av selskapsavtalen for Indre Østfold Kommunerevisjon ble fremmet for formannskapet i møte 30.1.2014, men saken ble trukket etter anmodning fra kommunerevisjonen. Årsaken til at saken ble trukket var krav til bestemmelser om selskapets mulighet for å oppta lån og rammen for dette. Brønnøysundregistret vil ikke kunne godkjenne selskapsavtalen uten en angitt låneramme. Den opprinnelige selskapsavtalens punkt 4.4. Låneramme og lyder slik: «Selskapet kan ta opp lån for finansiering av vedtatte investeringer. Representantskapet vedtar rammene for selskapets låneopptak. Låneopptaket skal fremkomme i handlingsplanen.» Punkt 4.4 Låneramme i selskapsavtalen ble etter dette foreslått endret slik: «Selskapet skal ikke ta opp lån til finansiering av investeringer.» Nevnte endring er behandlet i styret for Indre Østfold kommunerevisjon 19.2.14 og representantskapet 24.4.14. Vurdering: Rådmannen viser til foranstående og foreslår at Selskapsavtale for Indre Østfold Kommunerevisjon IKS godkjennes med ovennevnte endring av selskapsavtalens punkt 4.4. Låneramme som anbefalt av styre og representantskapet for Indre Østfold Kommunerevisjon.
Sak 9/14 REGNSKAPSKONTROLL 2014 - TERTIALRAPPORT 1/2014 Styre/råd/utvalg Arkivsak nr. Arkiv Formannskapet 14/231 212// Sektor: ORGANISASJONS- OG ØKONOMISTABEN Saksbehandler: MIE Sak nr.: Utvalg Møtedato 9/14 Formannskapet 27.05.2014 / Kommunestyret 12.06.2014 Rådmannens innstilling: Tertialrapport 1/2014 for perioden 01.01.14 30.04.14 tas til etterretning. Vedlegg: Tertialrapport 1/2014. Vedtaksoppfølging 01.01.2014 16.05.2014 Saksopplysninger: I følge forskrift om årsbudsjett 10 skal rådmannen gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjett. Uttrykket gjennom året og rapporter angir at slik rapportering skal skje med jevne mellomrom og minimum to ganger pr. år i tillegg til behandlingen av årsregnskapet. Regnskapet er nå ajourført for perioden 01.01.14 30.04.14. Vurdering: Innholdet i sakens vedlegg vil bli presentert av administrasjonen i møtet. Rådmannen innstiller på at tertialrapporten for 1. tertial 2014 tas til etterretning.
Sak 10/14 FINANSFORVALTNINGEN PR 30.04.14 Styre/råd/utvalg Arkivsak nr. Arkiv Formannskapet 14/232 250// Sektor: ORGANISASJONS- OG ØKONOMISTABEN Saksbehandler: MIE Sak nr.: Utvalg Møtedato 10/14 Formannskapet 27.05.2014 / Kommunestyret 12.06.2014 Rådmannens innstilling: Aremark kommunes finansforvaltning pr. 30.04.14 tas til etterretning. Vedlegg: Ingen Saksopplysninger: Aremark kommunestyre vedtok eget finansreglement 02.09.10, sak 32/10. Reglementet er vedtatt med hjemmel i forskrift om finansforvaltning i kommuner og fylkeskommuner som trådte i kraft 01.07.10. Formålet med reglementet er at kommunen skal forvalte sine midler slik at tilfredsstillende avkastning oppnås, uten at det innebærer vesentlig finansiell risiko, og under hensyn til at kommunen skal ha midler til å dekke sine betalingsforpliktelser ved forfall. Reglementer legger opp til at rådmannen skal rapportere vedr. finansforvaltningen i kommunen i forbindelse med tertialrapporteringen og årsrapporteringen. Pr. 30.04.14 hadde Aremark kommune plassert sine finansielle aktive slik: Innskudd hos hovedbank-forbindelse: 30.04.2011 30.04.2012 30.04.2013 30.04.2014 Beløp Beløp Beløp Beløp % Marker Sparebank 7 586 324,93 12 281 154,63 11 438 262,44 10 846 768,58 45,25 % Betingelser pr. 30.04.14 2,04 % (3 mnd Nibor + 0,25 %) Andre banker: Berg Sparebank 1 689 833,81 153 303,57 3 176 409,81 13 125 518,50 Samlet plasseringer 9 276 158,74 12 434 458,20 14 614 672,25 23 972 287,08 54,75 % 3,2%/2,95% 100,00 % Kommunen har ikke plassert noen av sine midler i aksjer/obligasjoner eller andre verdipapirer for å oppnå avkastning.
Sak 10/14 Pr. 30.04.13 hadde Aremark kommune sine finansielle passiva slik: Pr. 30.04.11 Pr. 30.04.12 Pr. 30.04.13 Pr. 30.04.14 Beløp Beløp Beløp Beløp % Betingelser pr. 30.04.14 Lån til investeringer: Husbanken 10 845 183,00 10 412 586,00 9 942 371,00 9 454 069,00 17,37 % Fast: 1,084, 2,084 og 2,089. Flytende: 2,130 og 2,250 Kommunalbanken 20 893 870,00 22 515 550,00 26 754 790,00 25 904 870,00 47,61 % Fast: 3,060 og 2,550 KLP 17 987 500,00 17 530 936,00 17 074 372,00 16 617 808,00 30,54 % Flytende: 2,440 og 2,950 Lån til viderutlån: Husbanken 2 228 787,00 3 561 264,00 2 829 156,00 2 436 326,00 4,48 % Samlet innlån 51 955 340,00 54 020 336,00 56 600 689,00 54 413 073,00 100,00 % Flytende: 2,477og 2,485 Fast: 1,990 Største enkeltlån er tatt opp fra Kommunalbanken til Aremarkhallen, saldo pr. 30.04.14 kr 10 260 000,-. Det er tatt opp lån til investeringformål på kr 4 925 000,- i desember 2012. Det er ikke gjort låneopptak i 2013 og ikke hittil i 2014. Kommunen har ikke rentebytteavtaler eller finansiell leasing.
Sak 11/14 AREMARK KOMMUNES ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR 2013 Styre/råd/utvalg Arkivsak nr. Arkiv Formannskapet 14/77 210// Sektor: RÅDMANN Saksbehandler: JFO Sak nr.: Utvalg Møtedato 11/14 Formannskapet 27.05.2014 / Kommunestyret 12.06.2014 Rådmannens innstilling: Aremark kommunes årsregnskap for 2013 fastsettes som fremlagt. Aremark kommunes årsberetning for 2013 tas til etterretning. Regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) i driftsregnskapet for 2013, kr 81 336,21 benyttes til avsetning til disposisjonsfond, kto. 2.5600.001. Udisponert beløp i investeringsregnskapet for 2013, kr 4 019 831,70, benyttes til avsetning til investeringsfond, kto 2.5300.001. Vedlegg: 1. Utskrift av Kontrollutvalgets behandling av Aremark kommunes årsregnskap for 2013 uttalelse av 21.05.14 blir ettersendt. 2. Revisjonsberetning for 2013 fra Indre Østfold Kommunerevisjon IKS datert 22.04.14 3. Oppsummering av utført arbeid ved regnskapsavleggelsen 2013 fra Indre Østfold Kommunerevisjon IKS datert 22.04.13 4. Aremark kommunes regnskap 2013 (eget vedlegg) 5. Rådmannens årsberetning 2013 (eget vedlegg) Saksopplysninger: Aremark kommunes regnskap og årsberetning for 2013 har vært gjennom de nødvendige behandlingene både av revisjonen og i kontrollutvalget. Kontrollutvalgets vedtak/innstilling av 21.05.14 vil bli ettersendt. Vurdering: Ut fra de uttalelsene som har kommet som et resultat av behandlingene av revisjonen og i kontrollutvalget innstiller rådmannen på at det fremlagte regnskapet for 2013 fastsettes og at årsberetningen tas til etterretning. Driftsregnskapet ble avsluttet med et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr. 81 336,21 etter at kr. 6 650.550,- fra tidligere års regnskapsmessig merforbruk (underskudd 2011) er dekket inn. Netto driftsresultat for 2013 er på kr. 5.851.498,74. Investeringsregnskapet ble avsluttet med et udisponert beløp på kr 4 019 831,70 som i hovedsak skyldes salg av fast eiendom.