Konkurransegrunnlag for open anbodskonkurranse (over EØS-terskelverdi) ved anskaffing av: Matvarer HFK

Konkurransegrunnlag for open anbodskonkurranse (over EØS-terskelverdi) ved anskaffing av: Matvarer HFK-13-0021-2

Innhald 1 GENERELL SKILDRING... 3 1.1 Oppdragsgjevar... 3 1.2 Føremålet med anskaffinga... 3 1.3 Deltilbod... 4 1.4 Oppbygginga av konkurransegrunnlaget... 4 1.5 Kunngjering... 5 1.6 Viktige datoar... 5 2 REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBOD... 5 2.1 Anskaffingsprosedyre... 5 2.2 Teieplikt... 6 2.3 Atterhald og avvik... 6 2.4 Frist tilbodet står ved lag til... 6 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 2.6 Tilleggsopplysningar... 7 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.1 Obligatoriske krav... 7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 3.4 Leverandørens tekniske og faglege kvalifikasjonar... 8 3.5 Forpliktingsfråsegn... 9 4 TILDELINGSKRITERIUM... 9 4.1 Vektingsmodell... 10 5 INNLEVERING AV TILBOD OG TILBODSUTFORMING... 11 5.1 Innlevering av tilbod... 11 5.2 Utforming av tilbodet... 11 6 VEDLEGG... 12 Side 2 av 13

1 GENERELL SKILDRING 1.1 Oppdragsgjevar Hordaland fylkeskommune, HFK, har ansvar for å utvikle hordalandssamfunnet. Vi gir vidaregåande opplæring, tannhelsetenester og kollektivtransport til innbyggjarane i fylket. Vi har ansvar for vegsamband og legg til rette for verdiskaping, næringsutvikling, fritidsopplevingar og kultur. Som del av eit nasjonalt og globalt samfunn har vi ansvar for å ta vare på fortida, notida og framtida i Hordaland. Fylkestinget er øvste politiske organ i fylkeskommunen. Hordaland fylkeskommune er ein av fylket sin største arbeidsgjevarar med 4 500 tilsette og eit årleg driftsbudsjett på om lag 6 715 milllionar kroner (2012). Organisasjonen Hordaland fylkeskommune (HFK) består av Fylkesadministrasjonen, Bybanen Utbygging, Skyss, om lag 46 vidaregåande skular, og 5 tannhelsedistrikt med om lag 65 tannklinikkar. For meir informasjon om oppdragsgjevar sjå www.hordaland.no. Kontaktperson hjå oppdragsgjevar er: Namn: Postadresse: e-post Marte Hustveit Hauge Hordaland fylkeskommune, Postboks 7900, 5020 Bergen marte.hustveit.hauge@hfk.no Eventuelle spørsmål skal rettast til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikkje vere kontakt/kommunikasjon med andre personar hjå oppdragsgjevar om anbodskonkurransen enn nemnde kontaktperson. 1.2 Føremålet med anskaffinga Hordaland fylkeskommune skal inngå kontrakt om levering av matvarer til fylkeskommunen. Per dags dato er det om lag 30 skular som driv kantiner og/eller nyttar matvarer i undervisninga (Restaurant- og matfag osb.). Tal på skular og einingar som nyttar avtalen kan endrast gjennom avtaleperioden, og leverandør må kunne levere til alle vidaregåande skular i Hordaland fylke, samt andre einingar i fylkeskommunen. For oversikt, sjå Vedlegg E einingar i avtalen. Side 3 av 13

Kunden har til saman eit årleg kjøp av matvarer på om lag 14 millionar kroner. Det vert understreka at oppgjeven verdi er basert på estimat frå statistikk og opplysningar frå Kunden sine noverande leverandørar og eigne økonomidata. Det vert teke atterhald om endringar i volum, mellom anna med bakgrunn i budsjettsituasjonar som påverkar Kunden sin aktivitet. For oppdraget skal det bli inngått rammeavtale med opp til fire leverandørar. Rammeavtalen vil vare frå haust 2013 til haust 2015. Oppdragsgjevar skal ha opsjon på forlenging av rammeavtalen i ytterlegare 1 + 1 år, til saman maksimalt 4 år. Nærare skildring av leveransen følgjer av vedlegg 1 til kontrakt - Kravspesifikasjon. 1.3 Deltilbod Det er høve til å gje tilbod på heile eller delar av oppdraget, det vil seie tilbod på desse delane (varegruppe 1, 2, 3 og/eller 4): 1. Kjøtvarer (forbruk 2012 om lag kr 1.850.000) - Kjøt - Fugl og fjærkre - Vilt 2. Meieriprodukt (forbruk 2012 om lag kr. 5.600.000) 3. Sjømat (forbruk 2012 om lag kr. 410.000) 4. Resterande matvarer (forbruk 2012 om lag kr. 6.000.000) - Frosne grønsaker og frukt - Friske grønsaker og frukt - Baker- og konditorvarer - Fersk bakst og bake-off - Mjøl- og mjølprodukt - Kolonialvarer - Iskrem - Brus og mineralvatn Det er ikkje høve til å gje tilbod kun på undergrupper til ei varegruppe (1 til 4), ein må gje tilbod på ei heil varegruppe. 1.4 Oppbygginga av konkurransegrunnlaget Del 1 Dette dokumentet med reglar om konkurransegjennomføringa med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterium. o Bilag 1: Samtykkeerklæring Del 2 Kontrakt med dei bilaga som er oppgjevne i tabellen nedanfor: Alle rubrikkar skal vere kryssa av (Ja eller Nei): Ja Nei Side 4 av 13

Vedlegg A Kravspesifikasjon Vedlegg B Leverandøren si skildring av leveransen Vedlegg C Pris Vedlegg D Administrative føresegner Vedlegg E Einingar i avtalen og i økonomi- og miljørekneskapen Vedlegg F Endringar i kontrakten etter avtaleinngåing X X X X X X 1.5 Kunngjering Konkurransen er kunngjord i DOFFIN-databasen og TED-basen Sjå www.doffin.no 1.6 Viktige datoar Aktivitet Tidspunkt Kunngjering i DOFFIN/TED 06.05.2013 Siste dag for spørsmål til konkurransegrunnlaget 10.06.2013 Frist for å levere tilbod 17.06.2013 kl. 13:00 Tilbodet står ved lag til 17.10.2013 Evaluering Juni/august 2013 Melding om tildeling August 2013 Klagefrist leverandørar August/september 2012 Kontraktsinngåing August/september 2012 Det blir gjort merksam på at tidspunkta etter opning av tilboda er rettleiande. 2 REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBOD 2.1 Anskaffingsprosedyre Anskaffinga blir gjennomførd i samsvar med lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og III. Kontraktstildeling vil bli gjord etter prosedyren Open anbodskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Berre dei tilbydarane som oppfyller kvalifikasjonskrava vil få tilboda sine evaluerte. I denne konkurransen er det ikkje høve til å forhandle. Det er følgjeleg ikkje høve til å endre tilbodet etter at tilbodsfristen er over. Vidare blir det gjort merksam på at tilbod som inneheld avvik, atterhald, feil, uklåre moment, ufullstendige moment mv. som kan medføre tvil om Side 5 av 13

korleis tilbodet skal vurderast samanlikna med dei andre tilboda, skal avvisast etter FOA 20-13 (1). Leverandøren blir derfor oppfordra på det sterkaste til å følgje dei rettleiingane som blir gjevne i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg, og eventuelt stille spørsmål ved uklåre punkt per e-post til kontaktperson. 2.2 Teieplikt Kunden og dei tilsette der pliktar å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysningar om tekniske innretningar og framgangsmåtar eller drifts- og forretningsforhold det av konkurranseomsyn vil vere grunn til å halde hemmeleg, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningslova 13. 2.3 Atterhald og avvik Dersom leverandøren tek atterhald mot delar av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokument, skal dette klårt gå fram av tilbodet. Atterhalda skal spesifiserast med kva konsekvensar dette har for yting, pris eller andre forhold. Det same gjeld for avvik. Atterhald og avvik skal vere presise og eintydige og takast inn i tilbodsbrevet slik at oppdragsgjevar kan vurdere dei utan kontakt med leverandøren, jf. FOA 20-3. Vesentlege atterhald og atterhald eller avvik som kan medføre tvil om korleis tilbodet skal bedømmast i forhold til dei andre tilboda vil føre til at tilbodet blir avvist, jf. FOA 20-13 (1). Tilvising frå leverandøren til standardiserte leveringsvilkår eller liknande vil bli vurderte som atterhald dersom dei avvik frå føreliggjande konkurranse- eller kontraktsreglar. 2.4 Frist tilbodet står ved lag til Leverandøren må stå ved tilbodet sitt til det tidspunktet som er oppgjeve i pkt. 1.6 ovanfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettingar, suppleringar eller endringar av konkurransegrunnlaget, attåt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidla til alle leverandørar som har registrert si interesse for anskaffinga på Doffin.no. Side 6 av 13

2.6 Tilleggsopplysningar Dersom leverandøren finn at konkurransegrunnlaget ikkje gjev tilstrekkeleg rettleiing, kan han skriftleg be om tilleggsopplysningar hjå oppdragsgjevar ved kontaktpersonen der. Dersom det blir oppdaga feil i konkurransegrunnlaget, bed ein det om at dette blir formidla skriftleg til kontaktpersonen hjå oppdragsgjevar. Skriftleg førespurnad om tilleggsopplysningar skal merkjast: Anbodskonkurranse, ref saksnummer HFK-13-0021», og sendast til kontaktpersonen hjå oppdragsgjevar pr e-post. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordna forhold m.o.t. skatteinnbetaling og meirverdiavgiftsinnbet aling. Dokumentasjonskrav Skatteattest, ikkje eldre enn 6 månader rekna frå tilbodsfrist Meirverdiavgiftsattest, ikkje eldre enn 6 månader rekna frå tilbodsfrist Ein attest for skatt og ein attest for betalt avgift blir utferda anten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkrevjarkontoret der leverandøren har sitt hovudkontor. Utanlandske leverandørar skal leggje fram attestar frå tilsvarande styresmakter som dei norske. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal vere eit lovleg etablert føretak Dokumentasjonskrav Norske selskap: Firmaattest Utanlandske selskap: Godtgjering på at selskapet er registrert i bransjeregister eller føretaksregister som føreskrive i lovgjevinga i det landet der leverandøren er etablert Side 7 av 13

3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjonskrav Leverandørens årsrekneskap inkludert noter med styre- og revisjons melding frå det siste året. Om årsrekneskapen for fjoråret ikkje er ferdigstilt ved dato for tilbodsfrist i denne konkurransen skal det i tillegg leggjast ved mellombels årsrekneskap for fjoråret. Oppdragsgjevar tek atterhald om å sjølv foreta ei kredittvurdering frå AAA Soliditet AS. Finansiell styrke vurderast i forhold til omsetning, resultatgrad, soliditet og likviditet. Dersom leverandøren av gyldige grunnar ikkje kan leggje fram den dokumentasjonen oppdragsgjevar har bede om, kan han godtgjere den økonomiske og finansielle stilinga si med eit kvart anna dokument som oppdragsgjevar kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglege kvalifikasjonar Krav Leverandøren skal ha røynsle frå tilsvarande oppdrag i løpet av dei siste 3 åra. Med tilsvarande oppdrag meines fast og jamleg mottak av bestilling og levering av matvarer til fleire lokasjonar. Leverandøren skal ha tilstrekkeleg gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav Skildring av dei 3 mest relevante oppdraga frå leverandøren i løpet av dei siste 3 åra. Skildringa må inkludere informasjon om verdien av oppdraget, tidspunkt og mottakar (namn, telefon og e- post.) Referansar vil kunne bli kontakta ved behov for klårgjering av relevansen av oppdraget. Det er likevel slik at det er leverandøren sitt ansvar å dokumentere relevans gjennom skildringa. Gjere greie for den gjennomsnittlege arbeidsstyrken hjå leverandøren i løpet av siste 3 år og dei reiskapane, maskinane, verktya, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Det krevst eit godt og velfungerande kvalitetssikringssystem for ytingane som skal leverast. Gjere greie for leverandøren sitt kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller Kopi av systemsertifikat utferda av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarande dokumentasjon. Side 8 av 13

Krav Leverandøren skal sikre forsvarleg retur av emballasje. Dokumentasjonskrav Dokumentasjon på medlemskap i Grønt Punkt Norge eller tilsvarande ordning eller 3.5 Forpliktingsfråsegn Skildring av leverandøren sin eigen returordning med miljømessig forsvarleg slutthandsaming av emballasjen, som inneber: - Avhenting av emballasje - Transport til gjenvinnar - Sikring av gjenvinning Leverandørar kan støtte seg på andre leverandørar for å oppfylle Kvalifikasjonskravet «Krav til økonomisk og finansiell stilling» i punkt 3.3 og Kvalifikasjonskravet «Krav til tekniske og faglige kvalifikasjonar» i punkt 3.4. Dersom Leverandøren støttar seg på andre leverandørar for å oppfylle kvalifikasjonskravet, må det leverast forpliktingsfråsegn frå denne leverandøren. Manglande forpliktingsfråsegn i dei tilfelle der det er naudsynt med ein samarbeidspartner/underleverandør for å oppfylle kvalifikasjonskravet vil medføre avvising. 4 TILDELINGSKRITERIUM Berre tilbod som er leverte av kvalifiserte tilbydarar og som innfrir dei obligatoriske krava og spesifikasjonane som er oppgjevne i konkurransegrunnlaget medrekna kontraktframlegget og kravspesifikasjonen vil bli vurderte i forhold til tildelingskriteria. Tildelinga skjer på basis av kva for tilbod som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på desse kriteria: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris (ikkje for økologiske varer) 1 Ferdig utfylt prisskjema i vedlegg C. - Oppdragsgjevar har oppgjeve prioritet/viktighet på den einskilde vare. Pris på varer med prioritet 1 vert vekta tyngre enn pris på varer med prioritet 2. Service og levering - Distribusjonsmåte og leveringstid - Rutinar for mottak av bestilling og oppfølging - Leveringstid - Kurs, produktopplæring, osb. 1 Skildring i Leverandøren sitt løysingsforslag i vedlegg B som svar på krav i punkt 3 i vedlegg A. Side 9 av 13

Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Utval av økologisk mat 0,5 Ferdig utfylt prisskjema med dei økologiske produkta leverandøren kan tilby, samt skildring i Leverandøren sitt løysingsforslag i vedlegg B som svar på krav i punkt 4 i vedlegg A. 4.1 Vektingsmodell Alle godkjente tilbod vil bli evaluerte med poeng på tildelingskriteria, der 6 er høgast og 0 er lågast. Tilbod med poeng 0 på tildelingskriteria utanom prisen vil bli avvist, jf. FOA 20-13. Evalueringsmodellen som vil bli nytta byggjer på prising av avvik/manglar i forhold til høgaste oppnåelege poengsum i tildelingskriteria utanom prisen (K1). Poeng under 6 på desse tildelingskriteria gir uttrykk for kor stor avviket/mangelen er. Mangelen/avviket vil bli prisa inn i tilbodet med eit påslag på tilboden pris. Det økonomisk mest fordelaktige tilbodet er det tilbodet som kjem ut med lågast prisa kvalitet (PK). Sjå formel og døme nedanfor. Avvik frå best oppnåeleg poeng vert berekna slik: «maksimalt oppnåelig poeng (6) minus gitt poeng for kriteriet delt på maksimal oppnåelig poeng (6)». Matematisk modell for det økonomisk mest fordelaktige tilbod PK PK = Pris kvalitet (total poengsum) P = Total pris (summen av prisane) i tilbodet K1 = vekt av tildelingskriterium 1 - pris (skal alltid være 1) K2 = vekt av tildelingskriterium 2 K3 = vekt av tildelingskriterium 3 Sm= maks oppnåelige poeng på vurderingskalaen = 6 s2 = Poeng gitt på tildelingskriterium nr 2 s3 = Poeng gitt på tildelingskriterium nr 3 Formel: PK = P* K1 + K2*(Sm s2)/sm + K3*(Sm - s3)/sm Side 10 av 13

DØME Vekt tildelingskriterium: Kriterium 1 Pris = 1, kriterium 2 = 0,6 og kriterium 3 = 0,3 Tilbyder 1: totalpris: 2 000 000, 5 poeng på kriterium 2 og 6 poeng på kriterium 3 Tilbyder 2: totalpris: 1 920 000, 4 poeng på kriterium 2 og 6 poeng på kriterium 3 PK tilbyder 1: 2 000 000 * [1+ 0,60*(6-5)/6 + 0,30*(6-6)/6]= 2 200 000 PK tilbyder 2: 1 920 000 * [1 + 0,60*(6-4)/6 + 0,30*(6-6)/6] = 2 304 000 I dette dømet vinn tilbyder 1 konkurransen. 5 INNLEVERING AV TILBOD OG TILBODSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbod Tilbodet skal leverast til: eller sendast til: Hordaland fylkeskommune Hordaland fylkeskommune Dokumentsenteret, 3. etg. Dokumentsenteret Agnes Mowinckelsgate 5 Postboks 7900 5020 Bergen 5020 Bergen Tilbodet skal vere datert og underteikna av ansvarleg representant for leverandør, leggjast i nøytral, lukka konvolutt og tydeleg merkjast med: "Tilbod, saksnr. HFK-13-0021-2 v/ Marte Hustveit Hauge Skal berre opnast av adressat Tilbodet skal leverast i to eksemplar utan noka form for innbinding eller stifting, anten sett inn i ringperm med skiljekort, eller i plastlomme eller liknande. I tillegg skal tilbodet leverast elektronisk på cd-rom eller minnepenn, og som sladda versjon i redigerbar PDF. Sjå samtykkeerklæring i bilag 1 til konkurransegrunnlaget. Papirversjonen har forrang føre den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. 5.2 Utforming av tilbodet Side 11 av 13

Tilbodet skal utformast i samsvar med den disposisjonen som følgjer av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er sjølv ansvarleg for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkt er svara på / belyste og dokumenterte i tilbodet. Tilbodet skal utformast med denne disposisjonen: Tilbodsbrev o Signert av ansvarleg representant for leverandøren. o Ein aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt med bilag. o Eventuelle atterhald må kome fram her og vere oppgjevne i samsvar med dei reglane som er gjevne om atterhald og avvik i dette konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt med vedlegg. o Namn og kontaktinformasjon til kontaktpersonen hjå leverandøren. Kvalifikasjonskrav o Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgjevaravgift frå kemnerkontoret. o MVA-attest, attest på betalt meirverdiavgift frå skattekontoret. o Firmaattest. o Årsrapport, revisorstadfest årsrekneskap og oversikt over omsetninga det siste året, og eventuelt mellombels årsrekneskap for fjoråret. o Skildring av dei 3 mest relevante leveransane frå leverandøren dei siste 3 åra. o Utgreiing om den gjennomsnittlege arbeidsstyrken hjå leverandøren i løpet av siste 3 år og om dei reiskapane, maskinene, verktøya, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. o Utgreiing om leverandøren sitt kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller kopi av systemsertifikat utferda av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarande dokumentasjon. o Dokumentasjon på forsvarleg returordning for emballasje. Tildelingskriterier o Leverandøren sitt løysingsforslag, utfylling av vedlegg B. o Utfylt prisskjema, utfylling av vedlegg C. 6 VEDLEGG Samtykkeerklæring Kontrakt m/ bilag Side 12 av 13

Bilag 1: Samtykkeerklæring Allmennheita har innsyn i tilbod og protokoll etter at val av leverandør er føreteke, jf. lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (Offentleglova), sjå 23 (3), jf. FOA 3-5. Oppdragsgjevar er pålagd å følgje prinsippet om meirinnsyn, jf. Offentleglova 11. Leverandøren skal difor levere ei utgåve av tilbodet, som kan nyttast ved ein eventuell førespurnad om innsyn. I dette eksemplaret skal leverandøren, om det er aktuelt, sladde innhald som ein betraktar som forretningsforhold som det er av konkurransemessig tyding å halde hemmeleg. Opplysningar om tekniske innretningar og framgangsmåtar eller drifts- og forretningsforhold som det vil vere av konkurransemessig tyding å hemmelighalde, kan unntakas frå offentligheita, jf. FOA 3-6, jf. Forvaltningsloven 13. Denne samtykkeerklæringa skal signerast av same person som underskriv tilbodet. Det vert med dette samtykka i at informasjon som ikkje er identifisert som unntaksberettiga kan offentleggjerast. Stad og dato Underskrift Side 13 av 13