Innkalling til sameiermøte

1 Sameiet Spinnerikroken 10 & 12 Til behandling foreligger: Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Sameiet Spinnerikroken 10 & 12 avholdes 13.03.2013 kl. 17.30 i aulaen Gudeberg skole. 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR 2012 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2012 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. 4. BUDSJETT 2013 5. INNKOMNE FORSLAG A) Endring av brøk i forhold gasspeis B) Endring av felleskostnader 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år D) Valg av valgkomité Fredrikstad, 28.02.2013 Styret i Sameiet Spinnerikroken 10 & 12 Per Kristian Olsen/s/ Hroar Gravning/s/ Inger Due Wille/s/

2 Sameiet Spinnerikroken 10 & 12 ÅRSBERETNING FOR 2012 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Per Kristian Olsen Spinnerikroken 10 Styremedlem Hroar Gravning Spinnerikroken 12 Styremedlem Inger Due Wille Spinnerikroken 10 Varamedlem Betty Berglind Spinnerikroken 12 Fungerende Varamedlem Tore Berg Spinnerikroken 12 Styrets medlemmer består i dag av 1 kvinne og 2 menn. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 38 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 998523184, ligger i bydel 904 Østfold i FREDRIKSTAD kommune og har adresse: Spinnerikroken 10 Spinnerikroken 12 Eiendommen har følgende gårds- og bruksnummer: 303 1807 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet har 0 ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er PricewaterhouseCoopers AS. Styrets arbeid Se vedlegg lengre bak i hefte.

3 Sameiet Spinnerikroken 10 & 12 ÅRSREGNSKAPET FOR 2012 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2013. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2012 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2012 var til sammen kr 1 459 537,-. Vesentlig avvik i forhold til budsjettet skyldes i hovedsak at budsjett er basert for ett helt år, men inntekten er for 7 måneder. Andre inntekter består i hovedsak av oppstart kapital. Kostnader Driftskostnadene i 2012 var på kr 847 248,- Vesentlig avvik i forhold til budsjettet skyldes i hovedsak at budsjett er basert for ett helt år, men inntekten er for 7 måneder Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr 262 000,- mens regnskapet viser kr 19 076,-. Hovedårsakene er at budsjettet er for ett helt år, men kostnadene for 7 måneder og i tillegg er bygget helt nytt. Kostnader for gasspeis er med i budsjett, men er ført under andre fyringskostnader. Resultat Årets resultat på kr 613 369,- som fremkommer i resultatregnskapet foreslås overført til egenkapital. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2012 som påvirker regnskapet i vesentlig negativ grad. BUDSJETT 2013 Styret har satt opp et budsjett for 2013. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatregnskapet. Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året 2013. Forøvrig vises til de enkelte tallene i oversikten. Fredrikstad, 28.02.2013 Styret i Sameiet Spinnerikroken 10 & 12 Per Kristian Olsen/s/ Hroar Gravning/s/ Inger Due Wille/s/

4 Sameiet Spinnerikroken 10 & 12

5 Sameiet Spinnerikroken 10 & 12

6 Sameiet Spinnerikroken 10 & 12 RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2012 2011 2012 2013 DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader 2 1 275 445 0 1 751 000 1 935 924 Andre inntekter 3 184 092 0 0 0 (oppstart kapital) SUM DRIFTSINNTEKTER 1 459 537 0 1 751 000 1 935 924 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 0 0-7 500-12 000 Styrehonorar 0 0-40 000-80 000 Revisjonshonorar 4-6 000 0-6 000-6 000 Forretningsførerhonorar -46 666 0-70 000-70 000 Konsulenthonorar 0 0-15 000-10 000 Drift og vedlikehold 5-19 076 0-262 000-300 000 Forsikringer -74 029 0-140 000-154 000 Kommunale avgifter -172 583 0-340 000-340 000 Energi/fyring 6-308 162 0-446 000-490 000 Kabel-/TV-anlegg -89 874 0-212 000-220 000 Andre 7-130 859 0-165 000-224 000 driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER -847 248 0-1 703 500-1 906 000 DRIFTSRESULTAT 612 289 0 47 500 29 924 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 8 1 289 0 0 0 Finanskostnader 9-209 0 0 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 1 080 0 0 0 ÅRSRESULTAT 613 369 0 47 500 29 924 Overføringer: Til opptjent egenkapital 613 369

7 Sameiet Spinnerikroken 10 & 12 BALANSE EIENDELER Note 2012 2011 OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader 14 129 0 Kortsiktige 10 70 487 0 fordringer Driftskonto i OBOS 685 409 0 SUM OMLØPSMIDLER 770 025 0 SUM EIENDELER 770 025 0 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 613 369 0 SUM EGENKAPITAL 613 369 0 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 33 911 0 Leverandørgjeld 116 745 0 Annen kortsiktig 11 6 000 0 gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD 156 656 0 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 770 025 0 FREDRIKSTAD, 28.02.2013, STYRET FOR SAMEIET SPINNERIKROKEN 10 & 12 PER KRISTIAN OLSEN/S/ HROAR GRAVNING/S/ INGER DUE WILLE/S/

8 Sameiet Spinnerikroken 10 & 12 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god Regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Det har heller ikke vært utbetalt styrehonorar. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader 101 317 Garasjeleie 21 744 Brensel 260 512 Felleskostnader 752 585 Kabel-TV 139 287 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 1 275 445 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Oppstartkapital 184 092 SUM ANDRE INNTEKTER 184 092 NOTE: 4 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 6 000 NOTE: 5 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -785 Drift/vedlikehold utvendig -2 753 anlegg Drift/vedlikehold ventilasj.anl. -15 538 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -19 076 NOTE: 6 ENERGI / FYRING Fjernvarme -210 988 Andre fyringskostnader -89 425 Elektrisk energi -7 749 SUM ENERGI / FYRING -308 162

9 Sameiet Spinnerikroken 10 & 12 NOTE: 7 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -5 600 Container -5 123 Verktøy og -259 redskaper Lyspærer og sikringer -5 815 Vaktmestertjenester -99 970 Renhold ved firmaer -163 Andre fremmede tjenester -9 157 Kontor- og datarekvisita -275 Møter, kurs, oppdateringer mv -894 Andre kostnader tillitsvalgte -372 Andre kontorkostnader -540 Porto -1 248 Bankgebyr -322 Velferdskostnader -1 121 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -130 859 NOTE: 8 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 800 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 489 SUM FINANSINNTEKTER 1 289 NOTE: 9 FINANSKOSTNADER Andre rentekostnader -209 SUM FINANSKOSTNADER -209 NOTE: 10 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (vil bli kostnadsført i 2013) 70 487 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 70 487 Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2013, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i 2013. NOTE: 11 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Revisjon -6 000 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -6 000

10 Sameiet Spinnerikroken 10 & 12 Forslag til sameiermøte 5 A Endring av fellesbrøk for felleskostnader. I dag fordeles felleskostnadene etter følgende brøk: 1 - Felleskostnader pr kvm pr mnd kr 26 2 - Digital-Tv/bredbånd pr seksjon mnd kr 451 3 - Fjernvarme (forbruk oppvarming/varmt tappevann) pr kvm pr mnd kr 9 4 - Felleskostnad drift og vedlikehold gassanlegg pr kvm pr mnd kr 3,5 5 - Drift og vedlikehold garasje pr plass pr mnd kr 50 Styrets anbefaling: Styret foreslår å endre fordeling av utgifter for gassanlegg fra pr. kvm til pr stk peis fra og med 1. januar 2014. 1 - Felleskostnader pr kvm pr mnd kr 26 2 - Digital-Tv/bredbånd pr seksjon mnd kr 451 3 - Fjernvarme (forbruk oppvarming/varmt tappevann) pr kvm pr mnd kr 9 4 - Felleskostnad drift og vedlikehold gassanlegg pr stk peis pr mnd kr 305 5 - Drift og vedlikehold garasje pr plass pr mnd kr 50 Forslag til vedtak: Fordeling av utgifter til gassanlegg endres fra pr. kvm til pr stk peis fra og med 1. januar 2014. Vedtak:

11 Sameiet Spinnerikroken 10 & 12 5 B) Endring av felleskostnader. 2013 vil bli det første hele året i sameiets drift og dette vil gi oss bedre oversikt over kostnader som må fordeles på sameiets medlemmer. Avhengig av størrelsen på oppvarningskostnadene (så langt i 2013 er de moderate) vil det kunne være grunnlag for å justere ned månedlig innbetaling til felleskostnader i 2014. Styrets anbefaling: Styret får fullmakt til å justere ned månedlig innbetaling fra og med 1. januar 2014 dersom det er økonomisk grunnlag for det. Forslag til vedtak: Styret får fullmakt til å justere ned månedlig innbetaling fra og med 1. januar 2014 dersom det er økonomisk grunnlag for det. Vedtak:

12 Sameiet Spinnerikroken 10 & 12 A. Som valgkomité for 1 år foreslås: Carl Fisher Spinnerikroken 10 Knut Hansen Spinnerikroken 12 Gro Westlie Spinnerikroken 12 Fredrikstad, 28. februar 2013

13 Sameiet Spinnerikroken 10 & 12 Orientering om sameiets drift. STYRETS ARBEID 2012 Det har vært avholdt 12 styremøter i løpet av 2012. Styremøtene avholdes alternerende hos styrets medlemmer. Styrets arbeid har i det vesentlige vært konsentrert om: Avtale om vaktmestertjenester etter å ha forespurt flere leverandører ble Gårdsservice valgt ut fra pris og tjenesteleveranse. Kontraktavtale foreløpig for 1 år, gjeldende fra juni 2012. Solavskjerming etter å ha innhentet tilbud fra 3 leverandører, ble Fasadeprodukter valgt. Dette ut fra et gunstig pristilbud, samt tilfredsstillende leveranse og referanse i Spinnerikroken 7,9 og 11. Det er inngått avtaler med følgende leverandører i vårt sameie: 1. Forretningsfører - OBOS 2. Heiser StarLift AS 3. Brann- og nødlysanlegg Installatøren AS 4. Varme og sanitæranlegg - Borge Rør AS 5. Fjernvarmeanlegg Fredrikstad fjernvarme 6. Gasspeiser Norsk Gassnett AS/Østfold Gassmontasje 7. TV /internett Canal Digital 8. Garasjeport Scanmark AS Styret har fremskaffet postkasseskilt for samtlige beboere, samt ringeklokketablåer i begge bygg. Sameiets Hjemmeside/nettside ble opprettet i august, med god bistand av beboer Kristen Ruud. Dette er en god informasjonskanal for sameiets beboere, hvor Styret legger ut fortløpende informasjon av allmenn interesse. www.spinnerikroken.no Det har vært avholdt 15 befaringer med utbygger Solid entrepenør og byggherre Profier As når det gjelder fellesarealer og fellesinstallasjoner innom og utomhus.befaringene har påvist og avdekket en rekke bygningstekniske svakheter og feil/mangler som styret nå kontinuerlig følger opp med forsøk på tidsfrister for utbedring og oppretting. Det vises for øvrig til Hjemmesiden vår hvor det ligger en omfattende presentasjon av dette. http://spinnerikroken.no/etterarbeidermangler-i-fellesarealer-etc/ En alvorlig vannlekkasje inntraff i Blokk D i september. En koplingsfeil av varmtvannsrør i himling mellom 5. og 4. etg. viste seg å våre årsak til lekkasjen. Lekkasjen førte til alvorlige og omfattende vannskader i 3 leiligheter, hvorav 2 leiligheter måtte totalrenoveres. De aktuelle beboere fikk midlertidig bosted i 3 mndr. Det er avholdt 2 felles styremøter med Sameiet 1 Spinnerikroken 7,9 og 11. Dette for en gjennomgang av felles utfordringer, som utbedring utebelysning, innkjøringen til området, skilting. lekeplassområdet, julegrantenning, felles tjenesteleverandører etc.. Grupper for felles gode løsninger er nedsatt, bestående av styre- representanter fra begge sameier. Det ble avholdt «Bli-kjent-fest»/informasjonsmøte for beboerne i garasjeanlegget 15. juni. En vellykket samling med 90% oppslutning. Spekemat besørget av styret, medbrakt drikke og allsang vel akkompagnert av Arild Westlie på trekkspill, bidro til god steming «ut i de små timer».

14 Sameiet Spinnerikroken 10 & 12 2. desember 1. søndag i advent hadde vi felles julegrantenning med Sameiet 1. Gløgg og pepperkaker og gang rundt juletreet i bitende kulde, var en god start på førjulstiden. God oppslutning også om dette arrangementet. Styret har hatt mange utfordringer i 2012 og mye arbeid er nedlagt i sameiets første driftsår. Henvendelser fra beboere er tatt opp fortløpende, men som man har erfart, er ikke alt løsbart. Det gjenstår fortsatt utfordringer i form av mangelfulle og sviktende leveranser fra entreprenør og byggherre, noe styret anser som en viktig oppgave å kunne sluttføre i inneværende år. Styret har arbeidet ut fra gitte retningslinjer for styrearbeid knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Fredrikstad 25. februar 2013 Styret i Sameiet Spinnerikroken 10 og 12 Vaktmestertjeneste Vaktmester ivaretar den daglige drift og det løpende vedlikeholdet i sameiet i henhold til kontrakt. Nøkler/skilt Nøkler kan bestilles hos styre Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i If Skadeforsikring med polisenummer 3020514. Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre.

15 Sameiet Spinnerikroken 10 & 12 Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere alt som har med helse,- miljø- og sikkerhet å gjøre i sameiets regi. Styret ivaretar internkontrollen til blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Kabel-TV Sameiet har en avtale med Canal Digital AS Avtale om leveranse av elektrisk kraft Fredriktad Energi Salg AS leverer strøm til fellesarealene. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.