Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med fokus på NOARK 4 og 5 systemer Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen 2012-05-31
Elektronisk sak-/arkivsystem - tema Sak-/arkiv er arkivtjenestens ansvar, hvor periodisering er en av mange oppgaver som skal løses Overgang til helelektronisk sak-/arkiv stiller arkivtjenesten overfor nye og store utfordringer, herunder integrasjoner med fagsystemer Reduksjon i støttevirksomhet (her arkiv) kan være ett av flere overordnede mål Presentasjonen vil fokusere på konkrete oppgaver og utfordringer knyttet til innføring, bruk og forvaltning av helelektronisk arkiv Gjennomgang og tilpasning av prosesser, rutiner, samt fordeling av roller og ansvar knyttet til bruk og forvaltning anses som viktig
Ikke NOARK-godkjent sak-/arkivsystem Applikasjoner som lagrer saksdokumenter i ikke-noark-system skal meldes Riksarkivet. Dette omfatter blant annet fagsystemer med journalsystem uten NOARK kjerne. For detaljer se Riksarkivet: http://www.arkivverket.no/arkivverket/offentlig -forvaltning/arkivering/innrapportering
Proveniens - periodisering Arkivplan skal dokumentere blant annet fysiske- og elektroniske arkiver, periodiseringsprinsipper og periodiseringsperioder Periodisering hjemlet i arkivlov m/forskrifter. Periodisering er et middel for å opprettholde både ytre og indre proveniens, og derigjennom lette gjenfinning Ytre orden: Arkiver skapt av en arkivskaper skal holdes for seg og ikke blandes sammen med andre arkiver Indre orden: Det enkelte arkiv skal en i størst mulig grad bevare den opprinnelige ordning som de fikk ved arkivering Elektronisk sak-/arkiv normalt satt opp som ett arkiv for hele kommunen (arkivskaper) Arkiv kan deles logisk i arkivdeler med samme ordningssystem, ordnet etter Objekt (Eiendomsarkiv, Gards- og bruksnummer, personal, klient- og elevmapper på fødselsnummer) Emne (arkivnøkkel) Fysisk/elektronisk, eks elektroniske arkiver inneholdende fysisk materiale (kontrakter, bilder, kart m v) Hvordan ivaretas arkivansvaret gjennom oppsett og evt. databehandlingsavtaler: Når flere kommuner som benytter felles sak-/arkivsystem? Ved vertskommunesamarbeid? Interkommunalt selskap (AS) leverer tjenester til en eller flere arkivskapere? Kjøp av tjenester fra privat næringsliv?
Hendelsesbasert periodisering Emneordnede arkivdeler periodiseres ved eks: Kommunesammenslåing Overgang til helelektronisk arkiv Fastsatte arkivperioder (typisk valgperiode) Bytte av arkivnøkkel (ikke absolutt krav, men store endringer, samt konflikter mellom gammel og ny Bytte av sak-/arkivsystem (evt. større oppgraderinger) Mye uaktuell informasjon i arkivet (vanskeliggjør søking og utfordrende m h p sikkerhetskopiering)
Periodisering - objektordnet arkivdel Periodiseringsprinsipp hentes fra arkivplan, hentes fra regelverk, evt. bestemmes før opprettelse av arkivdel Personopplysningsloven og Forskrift om pasientjournal åpner for «sletting» av informasjon. Ved krav om bevaring, fjernes informasjon fra produksjonssystemet: Opprett arkivdel for uaktuelle objekter Overfør uaktuelle objekter til denne Arkivdel sperres for nye objekter og deponeres hos arkivdepot etter avtale Arkivdel med tilhørende fysisk arkivmateriale avleveres til arkivdepot etter avtale
Periodisering - periodeskille Skarpt ingen nyregistrering av saker eller dokumenter Overgang fra papirbasert journal til Noark-system Overgang fra Noark-3 til Noark 4, hvis dataene ikke konverteres Større omorganiseringer (herunder kommunesammenslåing) og ved opprettelse av ny arkivskaper Skifte av arkivnøkkel i Noark-3 eller ved papirjournal Mykt dokumenter kan opprettes i eksisterende saker Nye saker tillates ikke opprettet i arkivdel som skal periodiseres. Registrerte saker med tilvekst av dokumenter flyttes automatisk til ny arkivdel (arvtager) Overlappingsperiode settes for eks til 2 år, før arkivdel stenges for registrering og deponeres
Forberedende aktiviteter periodisering I Planlegg Vurder ekstern støtte fra systemleverandør Varsle arkivdepot og avtal test av uttrekk Beskriv oppdraget og estimer kostnader forankres hos ledelsen Informer saksbehandlere om prosess og tidsplan Identifiser arkivdeler som skal periodiseres Sjekk regelverk i f t bevaring (eks rettighetsdokumentasjon) kontra sletting, samt Datatilsynets krav om sletting av personopplysninger Periodisering med påfølgende avlevering, samt logisk eller fysisk sletting av produksjonsdata kan tilfredsstille spesifikke slettekrav Vurder innsynsløsninger og krav til tilgjengelighet på periodisert materiale Beslutt deponering eller avlevering før tiden Oppdater grunnlagsdata på arkivdeler som skal periodiseres Periodiseringsprinsipp Overlappingsperiode (fra til) eller tidspunkt for skarpt periodeskille Status m v som angitt i systemets dokumentasjon i f m periodisering
Forberedende aktiviteter periodisering forts II Følg opp saksbehandlere Lagres dokumenter som forventet eller finnes disse i andre strukturer som e-post, filstrukturer m v Gjennomfør restansekontroll Dokumenter under arbeid fullføres eller slettes Kontroller dokumenter uten el.dok Sett status UTGÅR på uaktuelle saker uten Dokumenter (registreringer). NB! Ikke dokument m/fysisk materiale Saker benyttet for test- og undervisningsformål Åpenbare feilregistreringer (duplikater m v) Følg opp fordelere (leder) Mangelfull journalføring Ufordelte dokumenter, dokumenter til omfordeling Skjerming og tilgangsstyring
Forberedende aktiviteter periodisering forts III Foreta hjemlet kassasjon Hovedregel bevaring, jf. arkivloven 9, ledd c El.dok hvor man KUN er kopimottager - kasseres Rundskriv fra Riksarkivet, datert 25.06-2010: Regulerer kassasjon i NOARK-systemer Noark 1-3 Noark 4 og 5, uten elektronisk arkiv Noark 4 og 5, med elektronisk arkiv Merk fysisk arkivmateriale tilhørende arkivdeler som periodiseres
Forberedende aktiviteter periodisering forts IV Rydd opp i hjelperegistre Sluttdato på saksbehandlere Sluttdato på nedlagte org-ledd Rydd opp avsender/mottagerregister, herunder adressegrupper (hvem er ansvarlig for å holde disse oppdatert/melde endringer?) Foreta kontroll av register for emnekoder (arkivkoder) og bruk
Forberedende aktiviteter periodisering forts V Rydd opp i journalen Korrektur og oppdatering i tråd med endringer i hjelperegistre Vurdere saker merket med presedens Hente inn utlån og fjerne utlånsmarkering Avgrader/omgrader sikkerhetsgraderte dokumenter Journalposter i elektronisk arkiv uten el.dok sjekk! Etterskanning Konvertering av filer til godkjent arkivformat utfordringer (se påfølgende sider) Avslutte saker
Krav og funksjonalitet VI Krav: Arkivlov Forskrifter NOARK mv Hvordan tolkes og implementeres krav i leverandørens applikasjoner? Hvilke krav er stilt i f m anskaffelsen? Krav uttrekk: Arkivlov Forskrifter NOARK 4 NOARK 5, eks 5.12.2 avleveringspakke og 5.13.1 konv. til arkivformat m.v.
Forberedende aktiviteter periodisering forts VII Når foretas konvertering, fortløpende eller på deponering/avleveringstidspunktet? Hvordan forvisse seg om at alle filer faktisk konverteres? Hvordan sikrer du at konvertering foretas til siste/gjeldende arkivformat? Identifisering og konvertering av sammensatte objekter/filtyper Er det en fornuftig balanse mellom filstørrelse og kvalitet på skannede/konverterte dokumenter
Forberedende aktiviteter periodisering forts VIII Analyser antall el.dok per filtype (faktisk) Bruk verktøy for å avsløre avvik mellom faktisk og registrert filtype Foreta stikkprøvekontroller/etterkontroll av konverteringsresultat for alle filtyper som: Flettebrev Pakkede filer (.zip) Excel Med en arbeidsbok Flere arbeidsbøker Konverteres hele arbeidsboken eller utskriftsområdet i filen Er det formlene eller tekst (PDF) som er viktig å dokumentere?
Forberedende aktiviteter periodisering forts IX Konverteres dokumenter med eldre arkivformater til gyldig format? Konvertering av e-post med og uten vedlegg e-post med zip-fil eller e-post som vedlegg vedlegg med blanding av produksjons- og arkivformat vedlegg med elektronisk dokument i arkivformat Lagres objekter fra andre typer løsninger, og blir disse korrekt konvertert? Sosiale medier SMS / MMS Hvem initierer og hvem foretar tester ved endringer i konfigurasjonen? Har fagsystem egen konverteringsløsning? Hvem er ansvarlig for denne følger regelverket og testes?
Noen feil og problemstillinger Journalposter med status = "U" med el.dok Journalposter flyttet til annen sak Er løsningen satt opp med arkivdel med lagring av el.dok i både intern- og sikker sone? Er uttrekksrutinen i stand til å foreta uttrekk fra begge sonene? Funksjonalitet for tilgangsstyring i historisk base, evt bortsatt/avlevert arkivdel i produksjonssystemet? NOARK-system integrert med fagsystem lagring i produksjonsformat/arkivformat? NOARK-systemene forholder seg i beste fall til beskrevet, ikke faktisk filtype, men ikke versjoner og varianter av PDF Krypterte og passordbeskyttede filer konverteres ikke Tar konverteringsrutinen høyde endringer som foretas på el.dok etter journalføring? Hvem følger opp og håndterer feilmeldinger og logger fra konverteringsrutinen?
Aktiviteter knyttet til produksjon og godkjenning av uttrekk til arkivdepot Tilrettelegg Klargjør datautstyr, tilganger programmer i samarbeid med leverandør Foreta databehandling på virksomhetens eget utstyr. Dette for å hindre at sensitiv informasjon kommer på avveie! Foreta uttrekk i h t regelverket Samarbeid mellom systemleverandør, egen IKT-leverandør og arkivtjenesten Test, samt produksjon av sjekksummer til uttrekket Dokumentasjon av uttrekket Oppdater egen arkivplan Dokumentasjon av selve uttrekket i h t regelverket Oversend uttrekket til depotinstitusjon for test og godkjenning Følgeskriv, uttrekk, funksjonell/arkivfaglig og teknisk dokumentasjon av arkivet Ved avlevering medfølger også tilhørende fysiske arkiv Ved deponering settes tilhørende fysiske arkiv bort Motta og behandle avvik knyttet til uttrekket, samt forta uttrekk i nødvendig antall iterasjoner, inntil uttrekket godkjennes
Nyttige dokumenter - periodisering Periodisering m v, arkivforskriften Arkivverkets temaside om periodisering Veiledning i periodisering av offentlige arkiver Arkheion 2003-2 periodisering av arkiver Arkivverket temaside: krav til innrapportering av elektroniske systemer Rundskriv om generell bevaring og kassasjon i NOARK-baserte løsninger NOARK 5 - Standard for elektronisk arkiv
Og hva med fagsystemene Fagsystemer som inneholder bevaringsverdig informasjon: Overføring av all arkivverdig dokumentasjon til sak-/arkivsystemet? Egen NOARK-kjerne i fagsystemet? Uttrekk etter generell metode?
Når skal det gjøres uttrekk? Overgang til nytt system og oppgraderinger som påvirker den interne strukturen Periodisk Spesielt når historikk ikke håndteres av systemet Ved store organisasjonsendringer
Utfordringen med fagsystemene Svært få leveres med NOARK-funksjonalitet Dokumentasjon av systemet må være på plass for å få gjort gode uttrekk Brukerdokumentasjon (inkl. rutiner) Systemdokumentasjon (datastrukturer) Primært vet systemleverandøren og arkivskaper hvordan systemet er oppbygd og har blitt brukt. Derfor må det være dialog for å få gjort uttrekk og gjenbruk. Tilrettelegging for effektiv gjenfinning og bruk Tilgjengelighet til datastrukturer, dokumentasjon og systeminformasjon
Hva bør en tenke på? Dokumenter hvilke arkivserier som finnes i fagsystemene (gjelder både dokumenter, journaler og registre) Bevar all bruker- og systemdokumentasjon Vurder integrasjon med sak-/arkivsystem eller annen NOARK-kjerne EPJ-systemer som følger standarden har generell godkjenning, men det er kun den delen som omfatter EPJ (ikke evt. saksbehandling som ligger ved siden av). Dessverre er det ingen godkjennings- og testinstans utover leverandøren og kundens testing. Det er arkivskaper som er ansvarlig for å levere et godkjent arkivuttrekk.. men vi hjelper så godt vi kan
Mer å tenke på Avlevering bør tenkes allerede ved anskaffelse Meld inn fagsystemer så tidlig som mulig med planlagt fremdrift for deponering Vi ønsker å koordinere uttrekk fra like og lignende systemer fra flere kommuner for å utnytte tid og kompetanse best mulig Ingen avleveringer er godkjent før det er skriftlig meddelt en godkjenning. Det skal inngås en databehandleravtale mellom IKA og kommunen i forhold til hva som skal gjøres med uttrekk/deponert elektronisk materiale.
= Arkivplan Organisering Ansvar Rutiner Arkivserier Elektroniske systemer